SKH-ISÄNNÖINTI OY - REKISTERISELOSTEET Sisältö: Henkilörekisteri / palkanlaskentajärjestelmä sivu 1 Terveydentilatiedot sivu 2 Rekrytointirekisteri sivu 3 Asiakasrekisteri sivu 4 SKH-Isännöinti Oy:n henkilörekisterien yleiset säädökset sivu 5 Taloyhtiöiden pitämät lakisääteiset henkilörekisterit sivu 6 Henkilötunnuksesta sivu 7
Henkilörekisteri / palkanlaskentajärjestelmä Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 31.12.2010 päivitetty 14.7.2014 1. Rekisterinpitäjä SKH-Isännöinti Oy Beckerintie 8, 00410 Helsinki puh. (09) 530 8860 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Juha Kulmala, puh. 045 320 5780 juha.kulmala@skh.fi 3. Rekisterin nimi Henkilörekisteri / palkanlaskentajärjestelmä 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus - työsuhdeasioiden hoito - palkanmaksu - lain ja sopimusten vaatimat ilmoitukset 5. Rekisterin tietosisältö - henkilön yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus ja osoite - työsuhdetiedot - koulutustiedot - työaikatiedot - palkkatiedot - poissaolotiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet - työntekijä - työsopimus 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle - TEL-ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöön - Vuosi-ilmoitus verottajalle - Työntekijätilastot työnantajaliittoon ja tilastokeskukseen - ay-tilastot ammattiliittoihin - henkilöluettelo työterveyshuoltoon - henkilöluettelo puhelinvaihteeseen - EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Palkanlaskentajärjestelmän tietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Työntekijöiden terveydentilatiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista. Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa. 1
Terveydentilatiedot Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 31.12.2010 päivitetty 14.7.2014 1. Rekisterinpitäjä SKH-Isännöinti Oy Beckerintie 8, 00410 Helsinki puh. (09) 530 8860 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Katri Kulomäki, puh. 040 456 2053 katri.kulomaki@skh.fi 3. Rekisterin nimi Terveydentilatiedot 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus - Työntekijöiden terveydentilatietojen seuraaminen 5. Rekisterin tietosisältö - Lääkärintodistukset ja terveystarkastuslausunnot henkilöstöstä 6. Säännönmukaiset tietolähteet - Diacor Oy, Terveystalo Oy ja muut työntekijöiden mahdollisesti käyttämät lääkäriasemat. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle - Sairauspäivärahahakemuksen liitteenä Kelaan ja työtapaturmailmoituksen liitteenä vakuutusyhtiöön. - EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Työntekijöiden terveydentilatietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Manuaaliset terveydentilatiedot säilytetään lukitussa kaapissa erillään muista henkilötiedoista. 2
Rekrytointirekisteri Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 31.12.2010 päivitetty 14.7.2014 1. Rekisterinpitäjä SKH-Isännöinti Oy Beckerintie 8, 00410 Helsinki puh. (09) 530 8860 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Katri Kulomäki, puh. 040 456 2053 katri.kulomaki@skh.fi 3. Rekisterin nimi Rekrytointirekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus - Henkilövalinnat 5. Rekisterin tietosisältö - Hakijan hakemus ja ansioluettelo, jossa henkilön perustiedot, koulutustiedot ja työhistoria 6. Säännönmukaiset tietolähteet - Työnhakija itse 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle - Hakemus ansioluetteloineen luovutetaan rekrytoinnista vastaavalla henkilölle, jonka velvollisuus on pitää tiedot luottamuksellisina - EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Hakemuksia voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Hakemuksia säilytetään sähköisesti 6 kuukauden ajan, jonka jälkeen ne hävitetään. 3
Asiakasrekisteri Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 31.12.2010 päivitetty 14.7.2014 1. Rekisterinpitäjä SKH-Isännöinti Oy Beckerintie 8, 00410 Helsinki puh. (09) 530 8860 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Markku Kulomäki, puh. 050 574 7107 markku.kulomaki@skh.fi 3. Rekisterin nimi Asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus - Asiakassuhteen hoitaminen - Asiakkaan tunnistaminen ja yksilöinti asiakasapalvelutilateissa - Vuokra- ja vastikereskontran hoitaminen sekä perintä - Asiakkaan ja SKH Isännöinnin oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen - Lakiin perustuvat ja viranomaisvelvoitteet (säilytys, raportointi ja kyselyt) - Yrityksen oman mainonnan suuntaaminen asiakastietojen perusteella - Henkilötietolain sallimissa rajoissa asiakasuhteen kehittäminen, tilastointi ja tiedon tuottaminen 5. Rekisterin tietosisältö - Asiakkaan etu ja sukunimet, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite, kansalaisuus, siviilisääty, samassa osoitteessa asuvien henkilöiden (puoliso, lapset) lukumäärä, pankkiyhteystiedot, asiakkaan itsensä antamat muut yhteystiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet - Asiakas itse - Väestörekisteri - Muut viranomaislähteet lain asettamissa rajoissa 7. Tietojen luovutukset ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Muuta - Asiakkaan tietoja - EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta Rekisteri sijaitsee tietohallinnosta vastaavan henkilön valvonnan alla palvelimella ja on salasanasuojattu. Vastaavan henkilön velvollisuus on pitää tiedot asiaankuuluvilta osin luottamuksellisina. Asiakasrekisterin tietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Asiakkaalla on oikeus saada nähdä häntä koskevat tiedot ja pyytää niiden poistoa. Vapaamuotoinen pyyntö on toimitettava rekisterinpitäjälle ja se toteutetaan mahdollisimman pian. 4
SKH-Isännöinti Oy:n henkilörekisterien yleiset säädökset Rekisterien tietolähteet Rekisteriin kerätään tietoja käyttäjältä työ- tai asiakassuhteen syntymisen yhteydessä sekä työtai asiakassuhteen kestäessä. Rekisterien tietojen luovutus SKH-Isännöinti Oy voi luovuttaa tietoja lainsäädännön sääntelemissä rajoissa. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen kanssa toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle perustuu komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden mukaiseen tiedonsiirtosopimukseen henkilötietolain 23 :n 1. momentin 8. perusteella. Rekisterien suojaus Henkilörekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että sähköisiin tietojärjestelmiin tallennettuihin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Rekisterinpitäjän tiloissa on kulunvalvonta. Sähköiset tietojärjestelmät on suojattu suojausohjelmistojen avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja salasanan syöttämistä. Rekisteröidyn kielto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut, itseään koskevat tiedot. Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä. Tietojen käyttö ja poistaminen Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn kielto- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi sekä tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. 5
Yleistä taloyhtiöiden pitämistä lakisääteisistä henkilörekistereistä sekä henkilötunnuksesta Osakeluettelo Osakeluettelosta muodostuvan henkilörekisterin pitäminen perustuu asunto-osakeyhtiölakiin, Osakeluettelon pitäminen on yhtiön hallituksen velvollisuutena, mutta yleensä käytännössä hallitus on antanut osakeluettelon pitämisen isännöitsijän tehtäväksi. Osakeluettelomerkintää varten yhtiöllä on oikeus saada tieto osakkeiden omistajista. Osakeluettelo muodostuu asuntoosakeyhtiölaissa määritellyistä tiedoista, joita ovat: numerojärjestyksessä osakkeet osakeryhmittäin, huoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden, osakekirjojen antamispäivä, omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisten henkilöiden syntymäaika sekä muussa laissa siihen merkittäväksi säädetyt tiedot. Lain mukaan jokaisella on oikeus saada osakeluettelosta kopio. Kaikille nähtävillä olevassa osakeluettelossa ei saa olla näkyvillä entisten osakkeenomistajien tietoja. Asukasrekisteri Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiössä asukasrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolaissa säädettyyn yhteysvaatimukseen 6. Asunto-osakeyhtiön ja asukkaan välillä yleensä täyttyy tuo yhteysvaatimus, toisin sanoen asukasluettelon pitämisen perusteena on asukassuhde ja tuosta asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen. Asukassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneistotieto, asukkaan syntymäaika, tiedot vesi-, autopaikka-, sauna- ja pesutupamaksuista. Asukasrekisterin osarekisterin muodostaa pelastuslakiin perustuvan pelastussuunnitelman sisältämät tiedot asukkaista. Asukkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy laista johtuvaa perustetta. Vuokratalon asukassuhde täyttää henkilötietolain yhteysvaatimuksen asukkaan ja vuokratalon välillä. Asukassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneiston osoite, vuokralaisena olevan asukkaan henkilötunnus vuokralaisena olevan asukkaan vuokranmääritysyksikköä koskevat tiedot, luettelo asukkaan maksuista ja maksutapahtumista sekä asukasrekisterin osarekisterin muodostamat pelastuslakiin perustuvan pelastussuunnitelman sisältämät tiedot asukkaista. Asukkaiden kokouksella tai asukastoimikunnalla on oikeus saada omistajalta tai tämän edustajalta yhteishallintolain mukaisten oikeuksien käyttämiseen tarpeelliset vuokranmääritysyksikköä koskevat tiedot. Tiedot on annettava tilintarkastajan varmentamana, jos asukkaiden kokous tai asukastoimikunta ne sellaisena pyytää. Jos tietojen oikeellisuutta ei voida varmentaa, on tilintarkastajan todettava tämä. Vuokrataloissa asukkaiden kokouksella, asukastoimikunnalla ja valvojalla on oikeus saada tietoja asukkaista ja seikoista, jotka voivat vaikuttaa talon toimintaan. Asukkaiden kokouksen puheenjohtajalla tulee olla käytössää asukasluettelo. Luettelo tarvitaan ääni- ja läsnäolo-oikeuden tarkistamista varten. Osakasrekisteri Osakasrekisteristä muodostuvan henkilörekisterin pitäminen perustuu asunto-osakeyhtiölaissa säänneltyjen asunto-osakeyhtiön tehtävien hoitamiseksi. Osakasrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolakiin. Osakasrekisterin pitämisen perusteena on osakassuhde ja tuosta osakassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen. Yhtiökokouksessa tarvitaan tietoa osakkeenomistajista, jotta voidaan tarkistaa, keillä on äänioikeus yhtiökokouksessa. Osakassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että osakasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: osakkaan nimi ja huoneistotieto, osakkaan omistamat osakkeet, osakkaan postiosoite, osakkaan henkilötunnus ja yhtiökokouksen päättämät yhtiövastikkeen määrät osakaskohtaisesti. Osakkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain osakassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy nimenomaista laista johtuvaa perustetta. 6
Henkilötunnus Henkilötunnusta saa henkilötietolain 13 pykälän mukaan käsitellä mm. asianomaisen suostumuksella, laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi ja jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötunnusta saa mainitun pykälän 2 momentin mukaan käsitellä mm. saatavan perimisessä, vuokraus- ja lainaustoiminnassa ja sosiaaliturvan toteuttamisessa. Pääsääntö on, että taloyhtiön asukasluetteloon henkilötunnusta ei tule merkitä, koska sitä ei yhtiön toiminnan kannalta voi pitää asiallisesti perusteltuna ja tarpeellisena. Kuitenkin sellaisten asukkaiden, jotka pyytävät KELA:a varten ns. otteita talokirjoista, henkilötunnukset voidaan heidän suostumuksensa perusteella merkitä kyseisten otteiden kirjoittamista varten yhtiön asukasluetteloon. Samoin voidaan mahdollista perintää varten tallettaa sellaisten henkilöiden henkilötunnukset, joilta yhtiöllä on sopimussuhteeseen perustuvia saatavia, esim. vuokramaksuja tms. Syntymäajan tai ainakin syntymävuoden tallettaminen taloyhtiön asukasrekisteriin saattaa olla perusteltua joissakin sellaisissakin tapauksissa, joissa koko henkilötunnusta ei tarvita. Esimerkkinä voisi mainita ikään perustuvat vesi- tms. maksut, jotka saattavat määräytyä iän perusteella tai ns. avainpalvelun oikeellisuuden varmistamisen. Asukasluettelosta kokonaan erillinen asia on, että osakkeenomistajan henkilötunnus on tarpeellinen osakkeenomistajan vaihtuessa, koska asunto-osakeyhtiön tulee ilmoittaa veroilmoituksessaan uudet osakkeenomistajat henkilötunnuksineen verotoimistolle. Lisäksi taloyhtiön luottamustoimessa toimivat uudet henkilöt ilmoitetaan maistraattiin luottamustoimen alkaessa. 7