1 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 6/2011 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 11.11.2011 klo 9.00 12.25 KOKOUSPAIKKA Lopen kunnantalo, kokoushuone II LÄSNÄ Ukkola Marja puheenjohtaja Tuomi Vilho varapuheenjohtaja Nummela Ritva varajäsen Laukkanen Jarmo jäsen Lähde Aarno jäsen, klo 9.05 alkaen Mikkola Tapio jäsen Vuorimies Kristiina jäsen Ruuskanen Raija pöytäkirjanpitäjä, tilintarkastaja POISSA Ahlqvist Leila jäsen MUUT Viitanen Karoliina kunnanjohtaja, 55 56, klo 9-10 Kerola Raimo ympäristö- ja rakennuslautakunnan pj., 57, klo 10.05-11.40 Kuntonen Olli rakennustarkastaja, 57, klo 10.05-11.40 Viinikka Juha ympäristöpäällikkö, 57, klo 10.05-11.40 ALLEKIRJOITUKSET Marja Ukkola puheenjohtaja Raija Ruuskanen pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Lopella / 2011 Aarno Lähde Tapio Mikkola Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
2 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 6/2011 55 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT JA TYÖJÄRJESTYS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asioista päätetään puheenjohtajan esittelyn ja selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tarkastuslautakunta on 8.9.2009 5 päättänyt, että lautakunnan kokouskutsu / asialista lähetetään paperitulosteena jäsenille noin viikkoa ennen kokousta ja kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Ehdotus: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestys on esityslistan mukainen. Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Aarno Lähde ja Tapio Mikkola. Päätös: Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Asiat käsitellään esityslistan mukaisesti. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Aarno Lähde ja Tapio Mikkola. 56 AJANKOHTAISKATSAUS, TALOUSTILANNE JA TALOUSARVION VALMISTELUVAIHE Kunnanjohtaja Karoliina Viitanen ja talousjohtaja Pekka Leppänen on kutsuttu kokoukseen kertomaan kunnan ajankohtaisista asioista, tämänhetkisestä taloustilanteesta ja ensi vuoden talousarvion valmistelun vaiheesta. Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee kunnanjohtajan ja talousjohtajan esitykset tiedoksi. Merkittiin tiedoksi kunnanjohtajan esitys. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
3 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 6/2011 57 YMPÄRISTÖ- JA RAKENNUSLAUTAKUNNAN ALAISET TOIMINNOT Tarkastuslautakunnan kokoukseen on kutsuttu ympäristö- ja rakennuslautakunnan puheenjohtaja Raimo Kerola, rakennustarkastaja Olli Kuntonen ja ympäristöpäällikkö Juha Viinikka kertomaan vastuualueensa palvelutoiminnasta, tavoitteista ja niiden toteutumisesta. Rakennustarkastajaa ja ympäristöpäällikköä on pyydetty ennen kokousta täyttämään arviointilomakkeet, joka ovat esityslistan liitteinä 1. Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi arviointilomakkeet liitteineen, liite 1 sekä kuullut esittelyt ja käydyt keskustelut. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan rakennuslautakunnan ja ympäristölautakunnan yhdistäminen on ollut onnistunut ratkaisu. Todettiin, että käytössä oleviin resursseihin nähden ympäristö- ja rakennuslautakunnan tehtävät on hoidettu hyvin. Neuvontapalveluiden parantamiseksi voisi hakea rahoitusta EMO ry:n Leader-hankkeista. Prosessikuvaukset on hyvä tehdä riskienhallinnan parantamiseksi. Myös asiakaspalautteita toivotaan kerättävän. Tarkastuslautakunta totesi, että taksoja on tarkistettu kuluvana vuonna. Taksat tulee pitää jatkuvasti ajan tasalla ja tehdä tarkistukset säännöllisesti. 58 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄSENTEN HAVAINNOT Lautakunta ottaa keskusteluun jäsentensä tekemät havainnot kunnan toimielinten ja viranhaltijoiden toiminnasta. Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee jäsenten havainnot tiedoksi. Aarno Lähde esitti, että tehdään selvitys kunnan alueella olevien vesiosuuskuntien tasapuolisesta kohtelusta. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomioita perusturvalautakunnan päättämistä uusista asiakasmaksuista tiedottamiseen, jonka kohderyhmänä voisivat olla mm. loppilaiset eläkeläisjärjestöt. Kiinnitettiin huomiota Läyliäisten nuorisotilojen ongelmiin. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota metsäyhtiöiden puukartelliin ja esittää, että asia selvitetään kunnan osalta. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
4 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 6/2011 59 ILMOITUSASIAT Ehdotus: Päätös: Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. Ilmoitusasioita ei ollut. 60 SEURAAVA KOKOUS Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään aikaisemmin hyväksytyn työohjelman mukaisesti perjantaina 27.1.2012 alkaen klo 9.00. Kokouksessa käsitellään teknisiin palveluihin, liikenneväyliin ja yleisiin alueisiin liittyviä toimintoja. Kokoukseen kutsutaan teknisen lautakunnan puheenjohtaja Aimo Alho ja tekninen johtaja Timo Rahikainen. Kokouksen yhteydessä tehdään tutustumiskäynti kunnan varikolle. Päätös on ehdotuksen mukainen. Vilho Tuomi ilmoitti esteellisyydestään 27.1.2012 kokoukseen. 61 MUUT ASIAT Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi mahdollisia muita asioita. Muita asioita ei ollut. 62 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ehdotus: Päätös: Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Tämän kokouksen päätöksistä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, koska päätökset koskevat valmistelua ja täytäntöönpanoa (KuntaL 91 ). Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS 6/2011 Aika 11.11.2011 Paikka Kunnantalo Arviointikohde Rakennusvalvonta Esittelijä/ tilivelvollinen Rakennustarkastaja Olli Kuntonen Kokoukseen on kutsuttu ympäristö- ja rakennuslautakunnan puheenjohtaja Raimo Kerola, rakennustarkastaja Olli Kuntonen ja ympäristöpäällikkö Juha Viinikka esittelemään tehtäväalueensa palvelutoimintaa sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuonna 2011. Perustietoja 1. Vastuualueen yleiskuvaus (tiivistetysti, tarvittaessa erillisellä liitteellä) Ympäristö- ja rakennuslautakunta toimii maankäyttö- ja rakennuslain 21 :n mukaisena rakennusvalvontaviranomaisena. Rakennusvalvonnan tehtävä on ohjata rakentamista siten, että noudatetaan kaavoitusta, lainsäädäntöä ja muita rakentamiseen liittyviä määräyksiä ja ohjeistuksia, pyrkiä aikaansaamaan ympäristön huomioivaa rakentamista yms. sekä osaltaan vaikuttaa kaavoitukseen. 2. Vastuualueenne/toimintayksikkönne organisaatio, tilivelvolliset/ esittelijöinä toimivat viranhaltijat (tiivistetysti, tarvittaessa voidaan viitata liiteasiakirjoihin). Ympäristö- ja rakennuslautakunta muodostuu kahdesta tehtäväalueesta, rakennusvalvonta ja ympäristönsuojelu. Rakennusvalvonnan osalta esittelijänä ja tilivelvollisena on rakennustarkastaja. Katselmuksia, neuvontaa yms. suorittaa lisäksi tarkastusinsinööri 45 %:n osuudella. Asiakaspalvelusihteereitä on 1,5 henkilöä hoitamassa erilaisia asiakaspalvelu- ja toimistotöitä. LVI-teknikko toimii asiantuntijana LVI-asioissa 20 %:n osuudella. Lisäksi maankäyttöpäällikkö suorittaa pääsääntöisesti asemakaava-alueiden rakennusten merkinnät ja tarjoaa asiantuntija-apua mm. emätilalaskelmien ja kaavatulkintojen osalta.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE Toiminnan johtamisen, kehittämisen ja prosessien näkökulma 3. Onko kunnan hyväksymä strategia muodossa, josta vastuualueen/toimintayksikön on mahdollista löytää lähtökohtia omille talousarviotavoitteille? Esitä esimerkki sellaisesta kunnan strategian tavoitteesta, jota vastuualueella on toteutettu sitovana tavoitteena. Asiakaspalvelun/ajankäytön tehostaminen. Toimintatapoja on kehitetty vastaamaan palvelun kysyntää ja kohdistamaan palvelua rakennusvalvonnan vastuualueen mukaiseen toimintaan. 4. Vertaako vastuualue/toimintayksikkö itseään säännöllisesti muiden kuntien organisaatioihin? Miten? Liitä vertailutietoja palauteaineistoon. Vertailua suoritetaan säännöllisesti, mutta aineistoa vertailutiedoista ei ole koostettu. Vertailua on suoritettu kollegojen kanssa käytyjen keskustelujen muodossa sekä eri kuntien organisaatiokaavioita tarkasteltuna. Myös Kuntaliitto on aika ajoin tehnyt vertailuja kuntien organisaatioista. 5. Onko vastuualueen/toimintayksiköiden eri toimintojen prosessit tunnistettu ja kuvattu? Mitkä prosessit on kuvattu? Liitä mahdollinen esimerkki prosessikuvauksista mukaan. Prosesseja ei ole kuvattu. Talouden näkökulma 6. Vastuualueenne/toimintayksikkönne sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumatilanne 30.9.2011. (voidaan viitata liitemateriaaliin, esim. kirjanpidon tuloste, osavuosikatsaus) II osavuosikatsaus 1.1. 31.8. ja talouden toteutumavertailu 30.9.2011. Toiminnallinen tavoite ohjeistuksen päivityksestä on saavutettu. Tulotavoitteesta 133.500 on saavutettu 93.071 eli 69,7 %. Talousarvion toimintakuluista 173.020 on käytetty 121.128 eli 70 %.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE 7. Mitä toimenpiteitä vastuualueellanne/toimintayksikössänne on viimeisimmän vuoden aikana tehty tuottavuuden kehittämiseksi ja onko tuottavuuden kasvu saavutettu? Uusittu rakennusvalvontataksa tuli voimaan 1.2.2011 alkaen. Korotusta maksuihin edelliseen verrattuna 20 30 %. Taksalla on saavutettu haettu tuottavuuden kasvu huomioiden sen jälkeen tapahtunut rakentaminen. Rakennusvalvonnan suorittamia katselmuksia on vähennetty resurssien vaatimissa ja lain sallimissa rajoissa. Esim. hormikatselmukset on jätetty vastaavan työnjohtajan suoritettavaksi. Asiakas-/vaikuttavuusnäkökulma 8. Onko vastuualueellanne/toimintayksikössänne tehty arviointia asiakasnäkökulmasta, esimerkiksi asiakaspalautteiden kautta? Liittäkää viimeisimmän arvioinnin tulokset mukaan. Koko kunnantalon asiakastyytyväisyyskysely suoritettiin maaliskuussa 2011, joten strategian mukaista rakennusvalvonnan palautekyselyä ei ole erikseen toteutettu. 9. Miten vastuualueellanne/toimintayksikössänne on arvioitu toiminnan vaikuttavuutta? Miten on varmistettu, että tuotetut palvelut vaikuttavat suunnitellulla tavalla? Toiminnan vaikuttavuutta ei ole arvioitu. Rakennusvalvonta on kuitenkin ensimmäisiä tahoja, joihin kuntaan rakentamista tai yrityksen perustamista suunnitteleva ja harkitseva ottaa yhteyttä. Siten toimiala ei ole pelkästään lupabyrokraatti, vaan myös ensivaikutelman antaja kunnasta. Henkilöstönäkökulma 10. Miten henkilöstöä koskevaa tietoa on kerätty ja mitä johtopäätöksiä niiden perusteella on tehtävissä? Mihin toimenpiteisiin niiden perusteella on ryhdytty? Tietoja ei ole kerätty.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE Muut asiat 11. Mikä palvelu/toiminto on mielestänne esimerkillisesti järjestetty vastuualueellanne/toimintayksikössänne? Asiakaspalveluun toimistohenkilöstön osalta on panostettu ja palvelua tarjotaan kiitettävästi. Katselmusajat voi varata myös asiakaspalvelusihteereiltä, jolloin ajanvaraus on oleellisesti parantunut tavoitettavuuden myötä. Lupamenettelyn ja tarkastusaikojen saatavuus on resurssit huomioiden onnistuttu säilyttämään vertailukelpoisena naapurikuntiin. (Ei kirjallista vertailuaineistoa) 12. Minkä palvelun/toiminnan järjestämisessä on suurimmat haasteet (puutteet tai ongelmat)? Rakennuslainsäädännössä ja niihin liittyvissä määräyksissä tapahtuneet muutokset ovat lisänneet oleellisesti neuvontatarvetta. Neuvontaan ei käytännön tasolla ole kysyntää vastaavaa aikaa käytettävissä. Muutoksiin perehtymiseen ei myöskään ole riittävästi aikaa käytettävissä siten, että varmuus omasta ajantasaisesta tietämyksestä olisi parhaalla mahdollisella tasolla. Resurssien vähentäminen on merkittävällä tavalla heikentänyt palvelukykyä tältä osin. 13. Mitä muita asioita haluaisit tuoda esille? Rakennusvalvonta suorittaa tilastoissa näkymätöntä työtä lisääntyneessä määrin mm. seuraavien asioiden parissa: - yleinen neuvontatarve sekä luvanhakijoiden että suunnittelijoiden taholle on oleellisesti lisääntynyt muuttuvien säännöstöjen myötä - lakisääteisten kuulemisten myötä on lisätyötä tullut sekä itse kuulemisen että niistä johtuvien asioiden selvittelyssä - kansalaisten aktiivisuus tietojen kyselyyn lisääntynyt - luvanhakijoiden ja heidän naapureidensa kriittisyys rakentamiseen ja lupamenettelyihin selkeästi lisääntynyt ja se aiheuttaa lisätyötä
17 TOIMIELIN: TEHTÄVÄALUE: YMPÄRISTÖ- JA RAKENNUSLAUTAKUNTA RAKENNUSVALVONTA Perustehtävä Rakentamisen ohjaaminen siten, että saavutetaan mahdollisimman onnistunut rakennushanke käyttäjän ja ympäristön kannalta katsoen ja siten, että rakentaminen tapahtuu lainsäädännön, rakentamismääräysten, kaavoituksen ja tasapuolisen kohtelun vaatimusten mukaisesti. TALOUSARVIO 2011 Sitovat tavoitteet 1. Asiakaspalvelun / ajankäytön tehostaminen Mittarit, joilla kuvataan onnistumista menestystekijöiden suhteen Laatukriteerit määritelty Vastuuhenkilö rakennustarkastaja Toteutuma 1 Laatukriteerien laatiminen on aloitettu kartoittamalla rakennusvalvonnan tehtäviä ja niiden suorittamisen toimintatapoja. Toiminnalliset tavoitteet Mittarit, joilla kuvataan onnistumista Vastuuhenkilö menestystekijöiden suhteen 1. Neuvonta ja ohjeistus päivitetään Päivitys tehty rakennustarkastaja 2. Asiakastyytyväisyyskysely Kysely toteutettu rakennustarkastaja Toteutuma 1 Ohjeita rakentajalle jaetaan sekä paperiversiona rakennusvalvontatoimistosta että rakennusvalvonnan sivuilla internetissä. Ohjemonistetta on päivitetty viimeksi maaliskuussa - muutoksia tehdään, kun tarvetta siihen ilmenee. Suunnittelijoiden kanssa käydään keskusteluja toimintatavoista joustavan ja tehokkaan palvelun edistämiseksi. Toteutuma 2 Kyselyn toteuttamisesta on luovuttu, koska kunnantalolla suoritettiin yleinen asiakastyytyväisyyskysely.
18 Mittarit ja tunnusluvut 31.8. 2007 31.8. 2008 31.8. 2009 31.8. 2010 31.8. 2011 Rakennusluvat 190 175 119 154 133 omakotitalot 44 30 23 28 29 - asemakaava-alueet 21 10 9 12 15 - muut alueet 23 20 14 16 14 loma-asunnot 24 24 15 19 12 - ranta-asemakaava-alueet 7 9 3 6 4 - muut alueet 17 15 12 13 8 Toimenpideluvat 41 38 44 34 22 Toimenpideilmoitukset 75 65 38 36 60 Poikkeamispäätökset 8 4 4 3 12 Suunnittelutarveratkaisut 13 14 16 14 7 Poikkeamislausunnot ympäristökeskukselle 6 6 1 6 7 Resursseihin perustuen rakennusaikaisia katselmuksia on pyritty vähentämään ja jättämään rakentamisen seuranta vastaavan työnjohtajan varaan. Katselmusten määrä myönnettyä rakennus- ja toimenpidelupaa kohti on tänä vuonna ollut 3,58 kpl. Määrään on vaikuttanut lisäävästi vuonna 2000 tulleet aloituskokoukset ja vuonna 2004 tulleet rakennusten ulkopuoliset jätevesijärjestelmien katselmukset. Vähennystä on tapahtunut perustus-, rakenne- ja hormikatselmusten osalla. Rakennuslupien kokonaislukumäärä on lievästi laskenut viime vuoteen verrattuna, mutta omakotitalolupien määrä on pysynyt keskimääräisellä viime vuosien tasolla. Asuinrakennusten osalta on todettavissa asemakaava-alueen rakentamisen lisääntyminen kolmeen edelliseen vuoteen verrattuna. Talous Talousarvio 2011 Toteutuma Käyttö Toteutuma Muutos Muutokset Yhteensä 31.8.2011 % 31.8.2010 +/- % Toimintatuotot 133 500 133 500 86 158 64,5 76 018 13,3 Valmistus omaan käyttöön 3 000 3 000 55-100,0 Toimintakulut 173 020 173 020 108 649 62,8 103 684 4,8 Toimintakate -36 520-36 520-22 491 61,6-27 611-18,5 Poistot Talousarvion toteutuminen Tulot ovat jääneet hieman arvioitua pienemmiksi, mutta tuloarvion toteutumiseen on vielä mahdollisuus riippuen loppuvuoden aikana haettavista rakennuslupien määrästä ja hankkeiden suuruuksista.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS 6/2011 Aika 11.11.2011 Paikka Kunnantalo Arviointikohde Ympäristötoimi Esittelijä/ tilivelvollinen Ympäristöpäällikkö Juha Viinikka Kokoukseen on kutsuttu ympäristö- ja rakennuslautakunnan puheenjohtaja Raimo Kerola, rakennustarkastaja Olli Kuntonen ja ympäristöpäällikkö Juha Viinikka esittelemään tehtäväalueensa palvelutoimintaa sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuonna 2011. Perustietoja 1. Vastuualueen yleiskuvaus (tiivistetysti, tarvittaessa erillisellä liitteellä) Ympäristö- ja rakennuslautakunta toimii kuntien ympäristönsuojelun hallinnosta annetun lain 5 :n mukaisena kunnan ympäristönsuojeluviranomaisena. Ympäristönsuojeluviranomaisen tehtävänä on ympäristönsuojelun valvomiseksi ja edistämiseksi kunnassa: 1) huolehtia sen hoidettavaksi laissa tai sen nojalla säädetyistä tai määrätyistä tehtävistä; 2) huolehtia omalta osaltaan ympäristönsuojelun suunnittelusta ja kehittämisestä; 3) huolehtia ympäristön tilan seurannasta sekä siihen liittyvistä selvityksistä ja tutkimuksista; 4) osallistua kunnassa tarvittavan ympäristönsuojelua koskevan ohjauksen ja neuvonnan järjestämiseen; 5) antaa lausuntoja sekä tehdä esityksiä ja aloitteita ympäristönsuojeluun liittyvistä asioista muille viranomaisille; 6) huolehtia omalta osaltaan ympäristönsuojelua koskevasta tiedottamisesta, valistuksesta ja koulutuksesta kunnassa; 7) edistää kunnan yhteistyötä muiden viranomaisten ja yhteisöjen kanssa ympäristönsuojeluasiassa sekä 8) suorittaa muut sille johtosäännössä määrätyt tehtävät.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE 2. Vastuualueenne/toimintayksikkönne organisaatio, tilivelvolliset/ esittelijöinä toimivat viranhaltijat (tiivistetysti, tarvittaessa voidaan viitata liiteasiakirjoihin). Ympäristö- ja rakennuslautakunta muodostuu kahdesta tehtäväalueesta, ympäristönsuojelu ja rakennusvalvonta. Ympäristönsuojelun osalta esittelijänä ja tilivelvollisena on ympäristöpäällikkö. Tarkastuksia, neuvontaa, valmistelutehtäviä ja luonnonsuojeluselvityksiä yms. suorittaa tarkastusinsinööri 45 %:n osuudella. Yhden asiakaspalvelusihteerin tehtävästä 60 % kuuluu ympäristönsuojelun tehtäväalueelle. Hän hoitaa erilaisia asiakaspalvelu-, valvontarekisterien hoito- ja toimistotehtäviä. Toiminnan johtamisen, kehittämisen ja prosessien näkökulma 3. Onko kunnan hyväksymä strategia muodossa, josta vastuualueen/toimintayksikön on mahdollista löytää lähtökohtia omille talousarviotavoitteille? Esitä esimerkki sellaisesta kunnan strategian tavoitteesta, jota vastuualueella on toteutettu sitovana tavoitteena. Kyllä on. Tehtäväalueen vastuulla oleva sitova strateginen tavoite liittyy tehtäväalueen perustehtäviin kuuluvaan ympäristön tilan seurantaan, sen entistä jäsentyneempään järjestämiseen. Kehittämistyö on kesken eli valtuustokauden tavoite ei ole vielä toteutunut. 4. Vertaako vastuualue/toimintayksikkö itseään säännöllisesti muiden kuntien organisaatioihin? Miten? Liitä vertailutietoja palauteaineistoon. Vertailua suoritetaan säännöllisesti, mutta kirjallista aineistoa vertailutiedoista ei ole koostettu. Vertailua on suoritettu lähialueen kuntien kollegojen kanssa käydyissä keskusteluissa sekä eri kuntien organisaatiokaavioita tarkasteltuna. Myös Kuntaliitto on aika ajoin tehnyt vertailuja kuntien ympäristönsuojeluorganisaatioista sekä niiden tehtävämääristä ja tehtävien hoidosta. 5. Onko vastuualueen/toimintayksiköiden eri toimintojen prosessit tunnistettu ja kuvattu? Mitkä prosessit on kuvattu? Liitä mahdollinen esimerkki prosessikuvauksista mukaan. Toimintojen laajoja prosesseja ei ole kuvattu. Lupamenettelyjen työvaiheista ja päätösten täytäntöönpanosta käytetään ympäristötoimen sisäisiä epävirallisia toimintaohjeita.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE Talouden näkökulma 6. Vastuualueenne/toimintayksikkönne sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumatilanne 30.9.2011. (voidaan viitata liitemateriaaliin, esim. kirjanpidon tuloste, osavuosikatsaus) II osavuosikatsaus 1.1. 31.8. ja talouden toteutumavertailu 30.9.2011. Sitova tavoite 2011: Ympäristön tilan seurantajärjestelmän kehittämistä jatketaan. on saavutettu siten, että kehittämistyötä on tehty tarkastelujaksolla. Tulotavoitteesta 23.150 on saavutettu 22.301 eli 96,3 %. Talousarvion toimintakuluista 135.880 on käytetty 95.121 eli 70 %. 7. Mitä toimenpiteitä vastuualueellanne/toimintayksikössänne on viimeisimmän vuoden aikana tehty tuottavuuden kehittämiseksi ja onko tuottavuuden kasvu saavutettu? II osavuosikatsaus 1.1. 31.8. ja talouden toteutumavertailu 30.9.2011. Ympäristönsuojelua koskevat taksat on tarkistettu vuoden 2011 alkupuoliskolla. Tämä näkyy tulojen toteutumassa 30.9.2011. Taksatarkistukset oli huomioitu jo talousarviossa 2011. Asiakas-/vaikuttavuusnäkökulma 8. Onko vastuualueellanne/toimintayksikössänne tehty arviointia asiakasnäkökulmasta, esimerkiksi asiakaspalautteiden kautta? Liittäkää viimeisimmän arvioinnin tulokset mukaan. Tehtäväalueella ei ole tehty omaa arviointia. Koko kunnantalon asiakastyytyväisyyskysely (maaliskuu 2011) sisältänee palautetta myös ympäristönsuojelusta. 9. Miten vastuualueellanne/toimintayksikössänne on arvioitu toiminnan vaikuttavuutta? Miten on varmistettu, että tuotetut palvelut vaikuttavat suunnitellulla tavalla? Ympäristönsuojelun toiminnan vaikuttavuutta ei ole arvioitu. Varmistusta ei ole tehty. Tehtäväalueen perustehtäviä ovat lupa- ja valvonta-asioiden hoitaminen ja asiakkaiden neuvonta. Yleisellä tasolla arvioni on, että toimintamme vaikuttavuus esim. kuntalaisten, mökkiläisten ja yritysten ratkaisuihin, valintoihin ja toimenpiteisiin on kattavaa, tehtäväalueen resurssit huomioiden. Toimintamme on luonteeltaan monitahoista ja kontaktoituu käytännössä laajasti toimintaan yhteiskunnassa. Tätä kautta vastuullamme on pyrkiä vaikuttamaan myönteisesti myös Lopen kunnan yleiseen julkisuuskuvaan.
Lopen kunta Tarkastuslautakunta 2009 2012 ARVIOINTILOMAKE Henkilöstönäkökulma 10. Miten henkilöstöä koskevaa tietoa on kerätty ja mitä johtopäätöksiä niiden perusteella on tehtävissä? Mihin toimenpiteisiin niiden perusteella on ryhdytty? Tietoja ei ole kerätty. Muut asiat 11. Mikä palvelu/toiminto on mielestänne esimerkillisesti järjestetty vastuualueellanne/toimintayksikössänne? Työmäärä on pysyvästi liian suuri tehtäväalueen resursseihin nähden. Työt ja niiden vaatimat aikataulut menevät jatkuvasti päällekkäin eikä töiden realistinen priorisointi ole kaikin ajoin mahdollista. Tästä syystä mitään palvelua/toimintoa ei ole mahdollista hoitaa esimerkillisesti. Katson kuitenkin, että lupakäsittelyajat ovat yleisesti ottaen pysyneet kohtuullisina ja paljon työaikaa vaativa kuntalaisten, mökkiläisten ja yrittäjien runsas neuvontatarve on saatu hoidettua resursseihin nähden hyvin. 12. Minkä palvelun/toiminnan järjestämisessä on suurimmat haasteet (puutteet tai ongelmat)? Ympäristönsuojelulainsäädännössä tapahtuneet muutokset ovat viimeksi kuluneiden 15 vuoden aikana lisänneet kuntien tehtäviä. Tehtäväalueen resurssit ovat samalla hieman pienentyneet (ma. ympäristötarkastaja 60 % 31.12.2008, lupa- ja valvontatarkastaja 50 % 1.1.2009 31.12.2010, tarkastusinsinööri 45 % 1.1.2011 ). Ongelmana on myös se käytännön työssä havaittu piirre, että rakennusvalvonnan pakollisten katselmusten takia tarkastusinsinöörin työpanoksesta kuluu jatkuvasti enemmän rakennusvalvonnan kuin ympäristönsuojelun tehtäviin, vaikka työaikajakoa on samalla pyritty pitämään tasapainossa. Ympäristö- ja rakennuslautakunnan alaisten kokonaisresurssien vähentäminen on siten merkittävällä tavalla heikentänyt ympäristönsuojelun tehtävien hoidon tehokkuutta. 13. Mitä muita asioita haluaisit tuoda esille? -
19 TOIMIELIN: TEHTÄVÄALUE: YMPÄRISTÖ- JA RAKENNUSLAUTAKUNTA YMPÄRISTÖNSUOJELU Perustehtävä Hoitaa ne tehtävät, jotka laissa ympäristönsuojelun hallinnosta (6 ) on asetettu kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen tehtäväksi. TALOUSARVIO 2011 Sitovat tavoitteet 1. Lopen kunnan ympäristön tilan seurantajärjestelmän kehittäminen Mittarit, joilla kuvataan onnistumista menestystekijöiden suhteen Seurantajärjestelmän kehittämistä jatketaan Vastuuhenkilö ympäristöpäällikkö Toteutuma 1 Seurantajärjestelmän kehittämistä on jatkettu toisen vuosikolmanneksen aikana. Ympäristönsuojelun tehtäväalueen olemassa olevaa luvanvaraisten toimintojen valvontasuunnitelmaa laajennetaan ja tarkennetaan. Mukaan pyritään valitsemaan sellaisia mm. vesistöjä ja luonnon monimuotoisuutta kuvaavia indikaattoreita, joiden seurantaa lainsäädännössä kunnilta edellytetään ja joiden seurantaan kunnan ympäristötoimessa on osoitettavissa resurssit. Seurantajärjestelmän kehittämistä on jatkettu talousarviossa asetetun sitovan tavoitteen ja käytettävissä olevien resurssien mukaisesti. Toiminnalliset tavoitteet 1. Lopen ilmastonmuutoksen toimenpidesuositukset 2. Materiaalien käytön ja hankinnan ohjeistuksen laatiminen Mittarit, joilla kuvataan onnistumista menestystekijöiden suhteen Lopen ilmastonmuutoksen toimenpidesuositusten tekeminen käynnissä Ohjeistuksen laadintaa jatketaan Vastuuhenkilö ympäristöpäällikkö ympäristöpäällikkö Toteutuma 1 Toimenpidesuositustyötä on jatkettu keräämällä tausta-aineistoa kuntien mahdollisuuksista ehkäistä ilmastonmuutosta omilla toimillaan. Tavoitteena on asiakokonaisuus, josta on mahdollista muotoilla suositukset sellaisista toimenpiteistä, jotka Lopen kunnan henkisessä ja fyysisessä infrastruktuurissa ovat loppilainen tapa vastustaa ilmastonmuutosta. Toimenpidesuositusten laatimista on jatkettu talousarviossa asetetun tavoitteen ja käytettävissä olevien resurssien mukaisesti. Toteutuma 2 Ohjeistuksen laadintaa on jatkettu talousarviossa asetetun tavoitteen ja käytettävissä olleiden resurssien mukaisesti. Talous Talousarvio 2011 Toteutuma Käyttö Toteutuma Muutos Muutokset Yhteensä 31.8.2011 % 31.8.2010 +/- % Toimintatuotot 23 150 23 150 22 301 96,3 15 348 45,3 Valmistus omaan käyttöön Toimintakulut 135 880 135 880 86 887 63,9 74 986 15,9 Toimintakate -112 730-112 730-64 586 57,3-59 637 8,3 Poistot
20 Talousarvion toteutuminen Toisen vuosikolmanneksen perusteella ympäristönsuojelun tehtäväalueen talousarvio näyttää toteutuvan hyvin. Alkuvuonna tarkistettujen kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen taksan ja kunnan maa-ainestaksan ansiosta tuloja on kertynyt jo tähän mennessä lähes budjetoidusti. Ympäristönsuojelun menot, etenkin tutkimus- ja valvontatehtävien ostossa, toteutuvat tyypillisesti takapainotteisesti vuoden loppupuolella. Tämä huomioon ottaen talousarvio näyttää menojen osalta toteutuvan budjetoidusti.