Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 1 (5) 95 yhteinen asiakastietojärjestelmä (ns. Apotti) HEL 2013-004973 T 02 08 00 Päätös päätti hyväksyä sopimuksen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon esityslistan tämän asian liitteen 1 mukaisesti. päätti samalla oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimen apulaiskaupunginjohtajan allekirjoittamaan yhteistyösopimuksen. Lisätiedot virastopäällikkö Matti Toivola Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366 helena.ylisipola(a)hel.fi Antti Iivanainen, Hankejohtaja, puhelin: 310 71023 antti.iivanainen(a)hel.fi Liitteet 1 Hankintayhteistyötä koskeva sopimus 2 Hankintayhteistyötä koskeva sopimus, KL-Kuntahankinnat Oy Otteet Ote Apotti-hanke Hallintokeskus Päätösehdotus päättänee hyväksyä sopimuksen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon esityslistan tämän asian liitteen 1 mukaisesti. päättänee samalla oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimen apulaiskaupunginjohtajan allekirjoittamaan yhteistyösopimuksen. Tiivistelmä
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 2 (5) yhteisen asiakastietojärjestelmän hankintayhteistyösopimus on hyväksytty sosiaalilautakunnassa ja terveyslautakunnassa aiemmin kaksi kertaa: Terveys- ja sosiaalitoimen yhteisen asiakastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyö (Terveyslautakunta 14.2.2012, 27 ja sosiaalilautakunta 21.2.2012, 47) Hyväksytyn sopimuksen osapuolet olivat Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS), Helsingin, Espoon, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunki sekä Kirkkonummen kunta. Kaupunginhallitus hyväksyi tämän sopimuksen 19.3.2012. Lausunto sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyön laajentamisesta (Terveyslautakunta 2.10.2012, 243 ja sosiaalilautakunta 2.10.2012, 327) Tällöin aiempien sopimusosapuolien lisäksi sopimusosapuoleksi tuli KL- Kuntahankinnat Oy (liite 2). Kaupunginhallitus päätti 3.12.2012 esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi hyväksyä sopimuksen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintayhteistyöstä. Helsingin kaupunginvaltuusto hyväksyi yhteistyösopimuksen 12.12.2012. Samalla kaupunginvaltuusto päätti 1.1.2013 lukien oikeuttaa sosiaali- ja terveyslautakunnan päättämään asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinnasta ja muista hankintayhteistyössä tarvittavista toimenpiteistä. Sopimus hankintayhteistyöstä tulee nyt uudelleen päätettäväksi, koska sopimuksen sisältöä on joiltakin osin muutettu. Kaksi oleellisinta muutosta ovat: Espoo ei ole hankintayhteistyön osapuolena ja hankintayhteistyön organisaatiota on kehitetty perustamalla hankkeelle työvaliokunta ja muutosryhmä. Lisäksi hankkeen tietotekniikkaosaamista on vahvistettu nimeämällä hanketoimistoon tekninen kehitysjohtaja. Hankkeen keskeistä tavoitetta, toiminnan muutosta, toteuttamaan on nimetty toiminnan kehitysjohtaja. Lisäksi sopimustekstiä on täsmennetty ja yksinkertaistettu. Esimerkiksi hankintamenettelyyn liittyviä yksityiskohtia ei enää käydä läpi sopimuksessa, asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu -termin sijaan käytetään termiä asiakas- ja potilastietojärjestelmä, sopimuksen kohtaan 8 on lisätty kuntarakenne- ja sote-uudistukseen liittyvä lauseke yhtenä mahdollisena hankinnan keskeyttämisen syynä. KL-
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 3 (5) Taustaa Kuntahankinnat Oy:n puitejärjestelyn kautta hankintaan liittyvän kunnan ehtoa korvauksista muille hankintayhteistyösopimuksen osapuolille on tarkennettu ja sopimuksen kohdan 9 loppuun on lisätty uusi kappale hankkeesta vetäytymiseen liittyvistä kustannuksista. APOTTI-hankkeen (Asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeen) ohjausryhmä on 19.3.2013 kokouksessaan yksimielisesti hyväksynyt päivitetyn hankintayhteistyösopimuksen. Lisätietoa Apotti-hankkeesta saa hankkeen internet-sivuilta www.apotti.fi Hankejohtaja ja toiminnan kehitysjohtaja Antti Iivanainen, hankepäällikkö Heikki Onnela, tekninen kehitysjohtaja Jari Renko, sosiaalihuollon projektipäällikkö Veli-Pekka Lehtonen ja kaupunginlakimies Sami Sarvilinna ovat kokouksessa kutsuttuna asiantuntijoina tätä asiaa käsiteltäessä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, joka sisältää asiakas- ja potilastietojen tallennuksen ja käsittelyn lisäksi useita muita toiminnallisuuksia. Näitä ovat esimerkiksi asiakas- ja potilasporttaali sähköistä asiointia ja palvelua varten, asiakas- ja hoitoprosessien toiminnanohjaus ja päätöksenteon tuki herätteineen ja muistutuksineen, laatumittarit sekä toiminnan seuranta- ja raportointitoiminnot. solmittavalla sopimuksella on tarkoitus aloittaa näiden tietojärjestelmien uudistaminen. Hankintayhteistyön on arvioitu ajoittuvan vuosiksi 2013 2014. Pilotoinnin ja käyttöönottovaiheen jälkeen uuden järjestelmän arvioidaan olevan tuotantokäytössä vuonna 2017. Tavoitteena on hankkia ajanmukainen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen tietojärjestelmä, joka osaltaan mahdollistaa monipuolisen toiminnan tukemisen, hoito- ja hoivakokonaisuuksien nykyistä paremman hallinnan, asiakas- ja potilasturvallisuuden kohentamisen, palvelujen laadun ja tuottavuuden parantamisen, toimintatapojen ja prosessien uudistamisen sekä asiakkaan ja potilaan sähköisen asioinnin ja palvelun parantamisen. Lisäksi tavoitteena on, että järjestelmä on helposti laajennettava ja muunneltava ja siinä on sellaiset avoimet hallinnassamme olevat rajapinnat, joiden avulla liitytään sujuvasti muihin käytössä oleviin ja käyttöön tuleviin tietojärjestelmiin sekä kolmansien osapuolien palveluihin.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 4 (5) Hankintayhteistyön organisaatio Hankintarenkaana tehtävää yhteistyötä valvoo ohjausryhmä, joka tekee päätökset yksimielisesti. Päätöksentekoon osallistuvat HUS:n, Helsingin, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunkien sekä Kirkkonummen kunnan edustajat. KL-Kuntahankinnat Oy:llä ja sosiaalija terveysministeriöllä on läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmässä. KL- Kuntahankinnat Oy:n tehtävänä hankinnassa on toimia julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007; hankintalaki) 11 :n mukaisena yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinta hankintalain 31 :n mukaisena puitejärjestelynä niitä HUS-alueen kuntia varten, jotka eivät ole tämän sopimuksen osapuolia. Hankkeella on työvaliokunta, joka osallistuu hankinnan ohjaukseen valmistelemalla ohjausryhmässä käsiteltäviä asioita yhdessä hankejohtajan kanssa. Työvaliokuntaan kuuluvat osapuolina olevien kuntien ja HUS:n edustajat. Neuvotteluja varten perustetaan neuvotteluryhmä, jonka kokoonpanon vahvistaa ohjausryhmä. Hanketta johtaa hankejohtaja ohjausryhmän hyväksymien linjausten ja hankesuunnitelman mukaisesti. Hanketoimisto toimii hankejohtajan alaisuudessa vastaten hankkeen käytännön toteutuksesta. Toiminnan kehittämistä, muutosjohtamista ja tuotosten katselmointia varten perustetaan muutosryhmä, johon hankintarenkaan osapuolina olevat kunnat ja HUS nimeävät edustajat ja jonka kokoonpanon vahvistaa ohjausryhmä. Hankinnan eri vaiheissa voidaan perustaa eri alueiden asiantuntijoiden muodostamia alaryhmiä. Yhteistyön ja sopimuksen keskeinen sisältö Sopimuksen tarkoituksena on sopia sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintayhteistyöstä. Sopimuksen mukaan hanke organisoidaan mukana olevien hankintayksiköiden (Helsinki, Vantaa, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, HUS ja KL-Kuntahankinnat Oy) hankintarenkaana. Hankintarenkaan kukin jäsen toimii omana hankintayksikkönä. Hankintayksiköt tekevät kukin toimivaltaisella tasollaan päätökset ja esityslistan liitteen mukaisen sopimuksen hankintarenkaaseen osallistumisesta. Samoin ne tekevät aikanaan toimivaltaisella tasolla hankintapäätökset.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 5 (5) Hankinta toteutetaan hankintalain 25 :n mukaisena neuvottelumenettelynä. Hanketoimisto valmistelee hankinnassa tarvittavat asiakirjat. Asiakirjojen lopullisen sisällön vahvistaa ohjausryhmä. Ehdokkaiden ja tarjoajien sekä tarjousten arviointi- ja vertailuperusteista painoarvoineen sovitaan ohjausryhmässä. Hankintaprosesseista aiheutuvat kustannukset Hankintaprosessista aiheutuvat kustannukset jaetaan HUS:n, Helsingin, Vantaan, Kauniaisten ja Keravan kaupunkien sekä Kirkkonummen kunnan kesken seuraavasti: hankinnan valmisteluvaiheesta aiheutuvat kustannukset: HUS 50 % ja kunnat yhteensä 50 % siten, että kunkin kunnan osuus asukaslukunsa mukaisessa suhteessa hankintamenettelyvaiheesta aiheutuvat kustannukset: HUS 50 % ja hankintaan osallistuvat kunnat yhteensä 50 % siten, että kunkin kunnan osuus asukaslukunsa mukaisessa suhteessa Osapuolet sopivat ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan ja ylläpidon kustannusten jakautumisperusteista. Lisätiedot virastopäällikkö Matti Toivola Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366 helena.ylisipola(a)hel.fi Antti Iivanainen, Hankejohtaja, puhelin: 310 71023 antti.iivanainen(a)hel.fi Liitteet 1 Hankintayhteistyötä koskeva sopimus 2 Hankintayhteistyötä koskeva sopimus, KL-Kuntahankinnat Oy Otteet Ote Apotti-hanke Hallintokeskus