JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Informaatioteknologian tiedekunta PÖYTÄKIRJA TIEDEKUNTANEUVOSTON KOKOUS 9/2017 Aika 8.11.-15.11.2015 (sähköpostikokous) Paikka - Professorit Jäsen: Läsnä asiat Varajäsen: Läsnä asiat Dekaani, professori FT Pekka Neittaanmäki 1-4 - Professori, Dr.-Ing. Jari Veijalainen 1-4 Professori, FT Pertti Saariluoma Poissa Professori, FT, YTT Mikko Siponen 1-4 Professori, KTT Tuure Tuunanen Poissa Professori, FT Tapani Ristaniemi Poissa Professori, FT Tuomo Rossi 1-4 Professori, FT Timo Tiihonen 1-4 Professori, FT Raino A.E. Mäkinen Poissa Muu opetus- ja tutkimushlöstö ja muu hlöstö Jäsen: Varajäsen: Tutkijatohtori, FT Michael Cochez 1-4 Lehtori, KTL, LitM Panu Moilanen Poissa Lehtori, FT Vesa Lappalainen 1-4 Yliopistonopettaja, FT Antti-Juhani Poissa Kaijanaho Projektitutkija, FT Tero Tuovinen 1-4 Tutkijatohtori, FT Sanna Mönkölä Poissa Opiskelijat Jäsen: Varajäsen: Opiskelija Santtu Seppänen 1-4 Opiskelija Magnus Jyrkkänen Poissa Opiskelija Riku Tulla 1-4 Opiskelija Emmi Huttunen Poissa Opiskelija Antti Louko 1-4 Renne Hirsimäki Poissa Ulkopuoliset jäsenet Hannu Häkkinen 1-4 Ei varajäsentä Ari Hirvonen 1-4 Ei varajäsentä 1. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouskutsu (tieto varautua kokoukseen) on lähetetty 27.10.2017 ja kutsu liitetietoineen 8.11.2017. Sähköpostikokous käytiin ajalla 8.-15.11.2017. Keskusteluaika/kokous päättyi ke 15.11.2017 klo 17:00. Jyväskylän yliopiston hallintoasioiden ja muiden asioiden käsittelymenettelyohjeen mukaan yliopiston hallintoelin on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtaja ja vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä. Johtosäännön 13 :n mukaan dekaani toimii tiedekuntaneuvoston puheenjohtajana. Käsittelymenettelyohjeen mukaan opintosuorituksia arvosteltaessa saavat päätöksentekoon osallistua vain ne jäsenet tai varajäsenet, joilla on samantasoinen opintosuoritus taikka jotka on otettu professorin tehtävään. Hallintoelimen muilla jäsenillä on kuitenkin puheoikeus kokouksessa. Hallintoelin on päätösvaltainen opintosuorituksia arvosteltaessa, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi päätöksentekoon oikeutettuja jäseniä on läsnä vähintään neljä. Mikäli puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei voi osallistua asian käsittelyyn, puheenjohtajana toimii palvelusvuosiltaan vanhin käsittelyyn osallistuva jäsen. Hallintoelimen jäsenten keskinäinen palvelusvuosijärjestys määräytyy syntymäajan mukaan. Käsittelymenettelyohjeen mukaan monijäsenisessä hallintoelimessä tulee päättää pöytäkirjan tarkastamisesta. Mikäli pöytäkirjaa ei tarkasteta tulevassa kokouksessa, hallintoelin valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka tarkastavat pöytäkirjan kokouksen kulkua vastaavaksi. Pöytäkirjan tarkastajaksi valitun tulee olla paikalla asian käsittelyn ajan. Asian niin vaatiessa pöytäkirjan tarkastaja voi esittää tarkastuksen hallintoelimen tehtäväksi. Hallintoelin voi päättää myös muusta tavasta tarkastaa pöytäkirja.
Päätös: Todettiin kokous päätösvaltaiseksi, valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi professori Tuomo Rossi ja opiskelija Antti Louko. Nimettiin kokouksen sihteeriksi ja pöytäkirjanpitäjäksi hallintopäällikkö Jaana Markkanen. 2. Lisäasioiden hyväksyminen esityslistalle ja käsittelyjärjestyksestä päättäminen Jyväskylän yliopiston hallintoasioiden ja muiden asioiden käsittelymenettelyohjeen mukaan tiedekuntaneuvoston kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Pakottavassa tapauksessa tiedekuntaneuvosto voi läsnä olevien jäsenten yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväksi asian, jota ei ole kokouskutsussa mainittu. Päätös: Päätettiin asioiden käsittelyjärjestyksestä liitteen A / asia 2 mukaisesti. Puheenjohtaja (Asiat 1-4) Professori Pekka Neittaanmäki Pöytäkirjanpitäjä (Asiat 1-4) Hallintopäällikkö Jaana Markkanen Pöytäkirjan tarkastaja Professori Tuomo Rossi Pöytäkirjan tarkastaja Opiskelija Antti Louko
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO PÖYTÄKIRJA 10/2017 Informaatioteknologian tiedekunta 8.11.-15.11.2017 (sähköpostikokous) Tiedekuntaneuvosto ASIALISTA 3 1. Informaatioteknologian tiedekunnan vuosien 2017-2020 toiminta- ja taloussuunnitelman tarkiste 4 2. Informaatioteknologian tiedekunnan vuoden 2018 talousarviosta päättäminen
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Pöytäkirja 10/2017 (sähköpostikokous) Informaatioteknologian tiedekunta 8.11.-15.11.2017 Tiedekuntaneuvosto Lista 1 Jäsen / varajäsen Jäsen / varajäsen Jäsen / varajäsen Dekaani, prof. Pekka Neittaanmäki Tutkijatohtori, FT Michail Cochez Opiskelija Santtu Seppänen Professori, Dr.-Ing. Jari Veijalainen Lehtori, FT Vesa Lappalainen Opiskelija Riku Tulla Professori, FT, YTT Mikko Siponen Projektitutkija, FT Tero Tuovinen Opiskelija Antti Louko Professori, FT Timo Tiihonen Professori, FT Tuomo Rossi Asian valmistelija: Varadekaani Timo Tiihonen, puh. 050 3732125, timo.tiihonen@jyu.fi Pöytäkirjanpitäjä: Hallintopäällikkö Jaana Markkanen, puh. 0408053279, hallintopaallikko-it@jyu.fi 3 Informaatioteknologian tiedekunnan vuosien 2017-2020 toiminta- ja taloussuunnitelman tarkiste Jyväskylän yliopisto uudisti strategisen johtamisen ja toiminnanohjauksen toimintamallin vuoden 2016 aikana. Toiminta- ja taloussuunnittelun ohjeistus löytyy verkosta: https://uno.jyu.fi/fi/ohjeet-japalvelut/ohjekeskus/talousasiat/toiminta-ja-taloussuunnittelu/toiminta-ja-taloussuunnittelu-2017 Rehtorin kanssa käytävissä sopimusneuvotteluissa käsitellään keskeiset muutokset ja lisäykset koko sopimuskauden toimintaan ja sovitaan vuoden 2018 voimavaroista. Neuvotteluiden perusteella laaditaan vuonna 2016 tehtyyn sopimukseen liite, josta ilmenevät keskeiset muutokset ja lisäykset tavoitteisiin sekä yksikölle kohdennettavat voimavarat. Toiminta- ja taloussuunnitelma toimitetaan yliopistopalveluihin 17.11.2017 mennessä. Tiedekuntaneuvoston kokouksessa 25.10.2017 päätettiin, että dokumentteja työstetään varadekaanin johdolla ja tdk-neuvosto käsittelee asian sähköpostikokouksessa ennen 17.11.2017. Toiminta- ja taloussuunnitelman sisältö (tarkentava ohje vuodelle 2018): rehtorin kirje (21.6.2017) https://uno.jyu.fi/fi/ohjeet-ja-palvelut/ohjekeskus/talousasiat/toiminta-jataloussuunnittelu/toiminta-ja-taloussuunnittelu-2017/rehtorin-kirje-21062017-1.pdf Rehtorin asettamat tavoitteet tiedekunnille (10.6.2016), IT-tiedekunnalle asetetut tavoitteet sivu 2 https://www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/howto/tts2016/rehtorin_kirje_10062016_yksikkokohtaiset_suunnitteluperusteet Jyväskylän yliopiston johtosäännön 19 :n mukaan tiedekuntaneuvosto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman. Prosessi, dokumentit ja henkilöstökokoukset Tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitteluprosessia ja vetovastuita on avattu tiedekunnan intrassa https://www.jyu.fi/it/intra/ohjeita-henkilostolle/toiminta-ja-taloussuunnitelmat/ttsohje. Kyseiseltä nettisivulta löytyvät käsittelyssä olevan materiaalin lisäksi aiemmat toiminta- ja taloussuunnitelmat, rehtorin kanssa tehdyt sopimukset sekä muuta toiminta- ja taloussuunnitteluun liittyvää aineistoa. Aikataulu ja keskustelutilaisuudet: Tiedekunnan henkilöstökokous 13.10.2017, yt-menettelyn mukainen keskustelutilaisuus Tiedekunnan johtoryhmä on käsitellyt asiaa kokouksissaan syys-lokakuussa
TTS-materiaalit ovat olleet henkilökunnan saatavilla intrassa ja keskustelutilaisuuden versio 10.10.2017 alkaen (tiedotettu viikkotiedotteen yhteydessä 10.10.2017) Sopimusneuvottelu rehtorin kanssa ti 24.10.2017 Toiminta- ja taloussuunnitelma liitteineen toimitetaan yliopistopalveluihin 17.11.2017 mennessä. Investointisuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2018 valmistellaan seuraavaan kokoukseen Liitteet Informaatioteknologian tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitelman 2017-2020 tarkiste Liite A / Lista 1 Riskienhallintakohteet IT-tiedekunnassa Liite B / Lista 1 Smart Campus ohjelma Liite C / Lista 1 Investointisuunnitelma Liite D / Lista 1 Esitys 1. Hyväksytään informaatioteknologian tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitelman 2017 2020 liitteinen (Liitteet A-D) ja valtuutetaan varadekaani Tiihonen ja hallintopäällikkö tekemään TTS-dokumenttiin liitteineen mahdolliset kokouksessa sovitut muutokset ja täydennykset. Päätös Hyväksyttiin informaatioteknologian tiedekunnan toiminta- ja taloussuunnitelman 2017 2020 tarkiste liitteineen kommenteissa kannatettujen (GD:ssa kommentoitavana ollut TTS-dokumentti) muutosten mukaisina. Valtuutettiin varadekaani Tiihonen ja hallintopäällikkö tekemään TTSdokumenttiin liitteineen mahdolliset kokouksessa sovitut muutokset ja täydennykset.
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Pöytäkirja 10/2017 (sähköpostikokous) Informaatioteknologian tiedekunta 8.11.-15.11.2017 Tiedekuntaneuvosto Lista 2 Jäsen / varajäsen Jäsen / varajäsen Jäsen / varajäsen Dekaani, prof. Pekka Neittaanmäki Tutkijatohtori, FT Michail Cochez Opiskelija Santtu Seppänen Professori, Dr.-Ing. Jari Veijalainen Lehtori, FT Vesa Lappalainen Opiskelija Riku Tulla Professori, FT, YTT Mikko Siponen Projektitutkija, FT Tero Tuovinen Opiskelija Antti Louko Professori, FT Timo Tiihonen Professori, FT Tuomo Rossi Asian valmistelija: Varadekaani Timo Tiihonen, puh. 050 3732125, timo.tiihonen@jyu.fi Pöytäkirjanpitäjä: Hallintopäällikkö Jaana Markkanen, puh. 0408053279, hallintopaallikko-it@jyu.fi 4 Informaatioteknologian tiedekunnan vuoden 2018 talousarviosta päättäminen Yliopiston ohjeen mukaan yksiköiden budjetit vuodelle 2018 tulee valmistella 22.11.2017 mennessä. OKM:n perusraha it-tiedekunnalle pienenee hieman vuodesta 2017. Yliopiston johto korostaa yksiköiden vastuuta tehdä nolla- tai ylijäämäinen tulos vuonna 2017, jotta yliopiston talous pysyy kunnossa. Jyväskylän yliopiston johtosäännön 14 :n mukaan tiedekuntaneuvosto päättää tiedekunnan talousarviosta. Liitteet Informaatioteknologian tiedekunnan talousarvio vuodelle 2018 (Liite A / Lista 2) Esitys Tiedekuntaneuvosto hyväksyy informaatioteknologian tiedekunnan talousarvion raamit vuodelle 2018 (tavoite hiukan ylijäämäinen). Päätös Hyväksyttiin informaatioteknologian tiedekunnan talousarvio vuodelle 2018. Valtuutettiin varadekaani Tiihonen, hallintopäällikkö Markkanen ja controller Nousiainen tekemään teknisiä muutoksia, mikäli tämä on tarpeen, talousarvion tallentamiseksi SAP-järjestelmään.