Aika Tiistai 19.5.2015 klo 9.15 Paikka Ravintola Oppipoika, Kokoustila Puistikko (3. krs), Korkalonkatu 33, 96200 Rovaniemi Tarkastuslautakunta Jäsen Antti Paananen, puheenjohtaja Jaakko Huttunen, varapuheenjohtaja Sari Arponen Sakari Karkkola Ulla Karttunen Pirita Nenonen Varajäsen Merja Mäntyniemi Eini Marja Tennilä Sarita Helttunen Antti Laukkanen Tapani Rantajääskö Rauno Jaakola Muut osallistujat Antero Hyvärinen, JHTT, HTM tilintarkastaja, JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy Muut kuultavat Marjaana Vähäkuopus, koordinaattori, 39 Kari Plosila, oppisopimusjohtaja, 40 Jukka Arola, sisäinen tarkastaja, 41 Arto Ylitalo, kuntayhtymän johtaja, 42 Yliviivattu= pois ALLEKIRJOI- TUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Antti Paananen KÄSITELLYT ASIAT 37 50 Antero Hyvärinen PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka: Aika ja paikka:.. 2015 Kuntayhtymän hallintopalvelujen ilmoitustaulu 1 / 9
/ Liite nro 37 38 39 / 1 40 / 2 (salainen) 41 / 3 42 43 / 4 44 / 5 (salainen) 45 / 6 46 / 7 47 48 49 50 Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajan valinta Oppilashuollon tilannekatsaus Oppisopimuksen tarkastusraportti Riskienhallinta Johdon ajankohtaiskatsaus Johdon vahvistusilmoituskirje Tilintarkastajan yhteenvetoraportti vuodelta 2014 Tilintarkastuskertomus 2014 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2014 Esitys yhtymävaltuustolle tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä Kokouksessa tiedoksi annettavat asiat ja muut mahdolliset asiat Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Antti Paananen 2 / 9
37 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 38 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN JA PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN VALINTA Kokouksen järjestäytymistoimista on tarpeen mm. hyväksyä asialista ja valita pöytäkirjan tarkastaja. Kokouksen sihteerinä toimii tilintarkastaja, ellei kokouksessa toisin päätetä. Kokouskutsu lähetetään liitteineen vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta sähköpostilla ja postitse varsinaisille jäsenille ja lisäksi kokouskutsu liitteineen toimitetaan varajäsenille sähköpostilla. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa on Sari Arponen. 39 OPPILASHUOLLON TILANNEKATSAUS LIITE 1a: LIITE 1b: Opiskeluhuollon tilannekatsaus Hyvinvointisuunnitelma (luonnos) Kuullaan koordinaattori Marjaana Vähäkuopuksen tilannekatsaus oppilashuollosta ja merkitään asia tiedoksi. 3 / 9
40 OPPISOPIMUKSEN TARKASTUSRAPORTTI LIITE 2: Tarkastusraportti (salainen) Kuullaan oppisopimusjohtaja Kari Plosilaa oppisopimuksen tarkastusraportista ja merkitään asia tiedoksi. 41 RISKIENHALLINTA Sisäinen tarkastaja Jukka Arola on estynyt olemaan läsnä kokouksessa. Tarkastuslautakunnalla on ollut mahdollisuus toimittaa ennakkokysymyksiä Arolalle. Arolan vastaukset ja selostus riskienhallinnasta, riskienhallinnan resursseista ja suunnitelmistaan toimia RKK:n sisäisenä tarkastajana on sisäisen tarkastajan laatimassa liitteen 3 raportissa. LIITE 3: Sisäisen tarkastajan vastaukset/selvitys riskienhallinnasta Käydään läpi sisäisen tarkastajan laatima raportti RKK:n riskienhallinnasta ja merkitään asiat tiedoksi. 42 JOHDON AJANKOHTAISKATSAUS Kuullaan johtaja Arto Ylitalon selostus koululutuskuntayhtymän ajankohtaisista asioista ja merkitään asiat tiedoksi. 43 JOHDON VAHVISTUSILMOITUSKIRJE Tilintarkastusstandaarien mukaan kuntayhtymässä tulee olla johdon allekirjoittama vahvistusilmoituskirje osana tilintarkastusprosessia. Vahvistuskirjeellä tilintarkastaja hankkii kirjallisen vahvistuksen siitä, että johto on täyttänyt lakisääteiset velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot. Kuntayhtymän hallitus on 6.5.2015 kokouksessaan käsitellyt vahvistusilmoituskirjeen. 4 / 9
Ote hallituksen 6.5.2015 pöytäkirjasta 48 esityksen ja päätöksen osalta: -------------- Johtaja: Hallitus päättää antaa liitteenä olevan vahvistusilmoituskirjeen tilitarkastajalle ja valtuuttaa hallituksen puheenjohtajan ja kuntayhtymän johtajan allekirjoittamaan kirjeen. Hallitus hyväksyi tehdyn päätösesityksen. -------------- Tarkastuslautakunta 19.5.2015 43 LIITE 4: Allekirjoitettu vahvistusilmoituskirje Merkitään tiedoksi kuntayhtymän hallituksen puheenjohtaja Kai Väistön ja kuntayhtymän johtaja Arto Ylitalon allekirjoittama tilintarkastajalle osoitettu vahvistusilmoituskirje, jonka kohteena on koulutuskuntayhtymän kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto tilikaudelta 1.1. 31.12.2014. 44 TILINTARKASTUKSEN YHTEENVETORAPORTTI VUODELTA 2014 Tilintarkastaja toimittaa tilintarkastuksen yhteenvetoraporttinsa tarkastuslautakunnan jäsenille sähköpostitse ennen kokousta. LIITE 5: Raportti (salainen). BDO Audiator Oy:n vastuullinen tilintarkastaja Antero Hyvärinen esittelee tilintarkastuksen yhteenvetoraportin vuodelta 2014. Tarkastuslautakunta käsittelee tilintarkastajan raportin ja merkitsee sen tiedoksi. 45 TILINTARKASTUSKERTOMUS 2014 Tilintarkastaja on suorittanut vuoden 2014 hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastuksen. Tilintarkastuskertomus jaetaan kokouksessa. LIITE 6: Tilintarkastuskertomus v. 2014 Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2014. 5 / 9
46 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2014 ------------------ Tarkastuslautakunta 26.2.2015 16 Tarkastuslautakunnan on kuntalain 71 :n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Keskustellaan ja päätetään arviointikertomuksen laadinnasta ja käynnistetään arviointikertomuksen valmistelu. Kuultiin aluksi Ammatillisten koulutuskuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivään 3.2.2015 osallistuneiden Pirita Nenosen ja Jaakko Huttusen selostukset koulutustilaisuuden annista. Merkittiin, että koulutustilaisuuden materiaali jaettiin tarkastuslautakunnan jäsenille tutustuttavaksi ja hyödynnettäväksi mm. arviointikertomuksen valmistelussa. Keskusteltiin vuoden 2014 arviointikertomuksen laadinnasta ja sisällöstä. Käynnistettiin arviointikertomuksen valmistelu. Toimintakertomuksen tekstiosien valmistuttua pyydetään ennakkoon toimittamaan toimintakertomuksen kopio tarkastuslautakunnan jäsenille ja sihteerinä toimivalle tilintarkastajalle. Päätettiin, että arviointikertomuksen valmistelussa ja käsittelyssä noudatetaan edellisen vuoden käytäntöä. Valmistelua jatketaan tarkastuslautakunnan seuraavissa kokouksissa. ----------------- Tarkastuslautakunta 26.3.2015 23 Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnoksen sekä valmistelee sen pohjalta arviointikertomusta vuodelta 2014. Todettiin, että yhtymähallitus käsittelee kuntayhtymän vuoden 2014 toiminta- ja henkilöstökertomukset samana päivänä pidettävässä kokouksessaan. Tarkastuslautakunnalle asiakirjat esitellään seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunta kävi läpi kuntayhtymän toimintakertomusluonnoksen vuodelta 2014. Samalla keskusteltiin arviointikertomukseen sisällytettävistä asiakohdista ja valmisteltiin arviointikertomusta. Seuraavassa tarkastuslautakunnan kokouksessa jatketaan valmistelua tarkastuslautakunnan sihteerinä toimivan tilintarkastajan laatiman luonnoksen pohjalta. ----------------- Tarkastuslautakunta 22.4.2015 34 Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnoksen sekä valmistelee sen pohjalta arviointikertomusta vuodelta 2014. Tarkastuslautakunta käsitteli arviointikertomusluonnoksen ja jatkoi valmistelua. Lopullinen arviointikertomus allekirjoitetaan seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunnan sihteerinä toimiva tilintarkastaja toimittaa päivittämänsä luonnoksen tarkastuslautakunnan jäsenille ennen seuraavaa kokousta. ----------------- 6 / 9
Tarkastuslautakunta 19.5.2015 46 Tarkastuslautakunnan sihteerinä toimiva tilintarkastaja toimittaa päivitetyn arviointikertomuksen luonnoksen tarkastuslautakunnan jäsenille sähköpostitse ennen kokousta. LIITE 7: Arviointikertomus vuodelta 2014 Tarkastuslautakunta valmistelee ja allekirjoittaa lopullisen arviointikertomuksen vuodelta 2014. Tarkastuslautakunta esittää edelleen, että yhtymävaltuusto antaa arviointikertomuksen yhtymähallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten sekä velvoittaa yhtymähallituksen antamaan yhtymäkokouksen talousarviokokoukseen mennessä selvityksen niistä toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai on ryhdyttävä tarkastuslautakunnan esille nostamien havaintojen johdosta. 47 ESITYS YHTYMÄVALTUUSTOLLE TILINPÄÄTÖKSEN HYVÄKSYMISESTÄ JA VASTUUVA- PAUDEN MYÖNTÄMISESTÄ Tarkastuslautakunta toteaa, että 1. tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen perusteella ei ole tarvetta pyytää kuntalain 75 :n mukaisia asianosaisten selvityksiä tai kuntayhtymän hallituksen lausuntoa. 2. tilintarkastaja esittää tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä kuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueen johtaville viranhaltijoille tilikaudelta 1.1. 31.12.2014. Tarkastuslautakunta esittää yhtymävaltuustolle, että 1. tilintarkastajan tilintarkastuskertomus tilikaudelta 1.1. 31.12.2014 merkitään tiedoksi. 2. kuntayhtymän tilinpäätös tilikaudelta 1.1. 31.12.2014 hyväksytään. 3. kuntayhtymähallituksen esitys tuloksen käsittelystä hyväksytään. 4. kuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueen johtaville viranhaltijoille myönnetään vastuuvapaus tilikaudelta 1.1. 31.12.2014. 7 / 9
48 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT Kokouksessa voidaan käsitellä kokouskutsussakin mainitsematon asia. Laajakantainen asia on kuitenkin syytä valmistella ennakkoon ennen päätöksentekoa. Todetaan tiedoksi annettavat asiat ja käsitellään muut mahdolliset asiat. 49 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA JA ASIALISTA Päätetään tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen ajankohdasta, käsiteltävistä asioista sekä asiantuntijoiden kutsumisesta. 50 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. 8 / 9
Muutoksenhakuohjeet Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kokouspäivämäärä 19.5.2015 Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Toripuistikko 5-7 (3 krs), 96200 Rovaniemi. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Pohjois-Suomen hallinto-oikeus. Postiosoite on PL 189, 90101 OULU ja käyntiosoite Isokatu 4, Oulu. Puhelin 029 56 42800 (vaihde), telekopio 029 56 42842 ja sähköposti pohjoissuomi.hao@oikeus.fi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n mukaisesti. 9 / 9