Miten moderneista tuottavuustyökaluista saa kaiken irti? Petteri Kankkunen Sulava Oy

Miten moderneista tuottavuustyökaluista saa kaiken irti? Petteri Kankkunen Sulava Oy

Suunnittele prosessi Keskeiset viestintätilanteet Tyypilliset valintatilanteet Käytössä olevat välineet

Välinekohtainen toimintamalli Tiedon etsiminen Tiedoston jakaminen Palaverin pitäminen Yhteydenotto Haku myös taustajärjestelmiin Ensisijainen tapa säilyttää yhteisiä tiedostoja Haku ja välilehdet Muistioiden jakaminen ja yhdessä muokkaus Keskustelulogeista haku Outlookissa Satunnaisten kahdenvälisten tiedostojen jakaminen Aina jos kaikilla Lync käytössä eikä olla samassa tilassa Kiireellistä asiaa ja henkilö online Haku ja kansiointi Tiedostojen jakaminen ulkopuolelle jos ei ekstranettiä Henkilö offline tai ulkoinen kontakti, asialla ei kiire Monipuolinen haku Kaikki asiakkuuteen liittyvät tiedostot Jos tietoa ei kirjallisessa muodossa, soita ja kysy! Esim. kuvien jakaminen Ei olla samassa tilassa ja kaikilla osallistuvilla ei Lynciä käytössä Kiireellistä tai monimutkaista asiaa ja henkilö offline SharePoint-haku

Tuottavuuden nousu Sosiaalisen teknologian ja sen mukaisten uusien toimintamallien avulla tehostettu viestintä ja yhteistyö voi nostaa tietotyöläisen tuottavuutta 20-25 prosenttia. Sähköpostien lukeminen ja vastaaminen Tietotyöläisen työtehtävät % tyypillisestä viikosta 28 Tuottavuuden parannus % 25-30 Lisääntynyt tuottelias aika % työviikosta 7.0-8.5 Tiedon etsiminen ja kokoaminen 19 30-35 5.5-6.5 Viestintä ja yhteistyö sisäisesti 14 25-35 3.5-5.0 Roolikohtaiset tehtävät 39 10-15 4.0-6.0 Yhteensä 100 20-25 20.0-25.0 Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies

+25%! Mistä se muka revitään?

1. Sähköposti-pingis vie 28% työjasta.

2. Tiedon etsiminen vie 19% työjasta.

3. Palaveripiina vie 14% työjasta.

sähköpostin käsittely tiedon haku sisäinen yhteistyö = 28h 7 tuntia vapautuu oikeaan tekemiseen

Sulavan tavoite: +7 tuntia tehokasta työaikaa työviikkoon

25% suunnitelma 1. Selvitä tietotyön kipupisteet organisaatiossa 2. Ota käyttöön tavoitteita tukevaa teknologia 3. Tee työstä mitattavaa, tavoitteellista ja johdettavaa

Sulava Action Engine Eroon turhasta sähköpostista 14

Sulava Action Engine Liika sähköposti on lähes jokaisen yrityksen ongelma. Vaikka käytössä olisi viestintää tehostava pikaviestin, henkilöstö on jumissa tutussa ja turvallisessa mutta tehottomassa sähköpostissa. Sulava Action Engine on ohjelma, joka auttaa yritystäsi pääsemään eroon kuormittavasta sähköpostista kiinnostavalla, hauskalla ja palkitsevalla tavalla. www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 15

Sulava Action Engine. Näyttää, kuinka henkilöstö oikeasti käyttää sähköpostia ja pikaviestintä työssään. Auttaa tunnistamaan toimintatapojen puutteet ja kehityskohteet. Ohjaa henkilöstöä toimimaan tehokkaasti ja antaa palautetta.

Järjestelmä tekee tavoitteiden mukaisen toiminnan näkyväksi. 1. Organisaatiolle 2. Työntekijälle 3. Johdolle Tunnustusta ja mainetta tehokkuudesta, kilpailua kollegoiden kanssa. Selkeitä tavoitteita, palautetta tekemisestä, kehityksen seuraamista Tavoitteiden asetantaa, suoritusten mittaamista, toiminnan kehittämistä www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 17

Mitä tuloksia voidaan odottaa? Välittömät hyödyt Välilliset hyödyt 75% vähemmän sisäistä sähköpostia 67% tehokkaampi Lyncin käytön omaksuminen 43% nopeampi tiedon löydettävyys 36% tyytyväisempi henkilöstö Ratkaisu mahdollistaa tavoitteiden asettamisen, suorituskyvyn mittaamisen sekä johtamisen näistä tavoitteista muodostettuja mittareita vasten. Työmotivaatio paranee, kun rutiinitehtävistä tulee selkeästi tavoitteellisia ja niiden suorittamisesta palkitaan. Saadaan luotua selkeä ja tehokas toimintatapa organisaation keskeisille tietotyötehtäville It-investoinneista saadaan enemmän irti, kun niitä hyödynnetään tehokkaammin. www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 18

My Performance TOP PERFORMERS Score History Activity Breakdown Timeframe Compare with Score History Activity Breakdown Timeframe Compare with MY MOST ACTIVE CONNECTIONS, 30 DAYS MY LEAST ACTIVE CONNECTIONS, 30 DAYS Lync Chats. Lync Calls.. MY BADGES Zero Inboxes In One Month No Emails Sent Outside Office Hours, Days 1 10 50 1 5 10 100 50 1 5 10 1 5 10 Reduction in the Number of Emails, % No Attachments Sent, Days 10 20 30 1 5 10

My Performance TOP PERFORMERS Score History Activity Breakdown Timeframe Compare with Score History Activity Breakdown Timeframe Compare with 253 111 You need 43 points to reach Arttu try cleaning up your mail box. MY MOST ACTIVE CONNECTIONS, 30 DAYS MY LEAST ACTIVE CONNECTIONS, 30 DAYS Lync Chats. Lync Calls.. MY BADGES Just 2 more Lync calls left Zero Inboxes In One to gain the next badge! Month No Emails Sent Outside Office Hours, Days 1 10 50 1 5 10 100 50 1 5 10 1 5 10 Reduction in the Number of Emails, % No Attachments Sent, Days 10 20 30 1 5 10

Company Performance MOST CONNECTED UNITS, 30 DAYS LEAST CONNECTED UNITS, 30 DAYS TOP PERFORMERS COMPANY S TOP GAINS, 30 DAYS COMPANY S LEARNING OPPORTUNITIES, 30 DAYS Having Lync video calls with externals: +207 scores Score History Sending attachments to colleagues: -40 scores Score History Originating long internal email threads: -37 scores Score History Participating in long internal email threads: -24 scores Score History Sending emails to several internal recipients at once: -18 scores Score History Sending emails outside office hours: -17 scores Score History Having Lync calls with colleagues: +185 scores Score History Having Lync chats with externals: +96 scores Score History Having Lync chats with colleagues: +196 scores Score History

Kiitos! Petteri Kankkunen petteri.kankkunen@sulava.com 23