Valtiokonttori Ohje 1 (50) Palvelustietojen ilmoittaminen valtion palvelusrekisteriin (PSR) 2011 Valtiotyönantajat sekä seuraavat erityisryhmät: Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio, pohjoismaiset instituutit, Pohjoismaiden Investointipankki, Saamelaiskäräjät, Tieteellisten seurain valtuuskunta 31.10.2011 31.10.2011 ohjeisiin tehdyt päivitykset sivu Opinnäytetyön vakuuttaminen täsmennys ohjeistukseen 15 Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevät sekä Suomessa valtion palveluksessa 17 työskentelevät ulkomaalaiset täsmennys ohjeistukseen Ulkomaalaisen henkilön henkilötunnus täsmennys ohjeistukseen 19 Uusi palkkajärjestelmäkoodi 19 21 Palkkajärjestelmän vaihtuminen täsmennys ohjeistukseen 25 Palvelustietojen eräajot - ei paperisia eräajotulosteita palvelustiedot ilmoittaneelle 38 1.1.2012 alkaen Listalla palvelustietonsa ilmoittavat PSRnetin käyttäjiksi viimeistään 1.1.2013 alkaen 41 Tärkeää huomioitavaa PSRnetistä, palvelustietojen ilmoittamisesta organisaation 49 muutostilanteessa tai palkkajärjestelmän vaihtuessa sekä virhetilanteiden välttämisestä Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2011 on lähetettävä 31.1.2012 mennessä.
Valtiokonttori Ohje 2 (50) 20.10.2010 ohjeisiin tehdyt päivitykset Luottamustoimen/-tehtävän uusi rekisteröinnin peruste 38 jäänyt ottamatta käyttöön - miten toimia? Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat täsmennyksiä ohjeistukseen Työkorvaus täsmennyksiä ohjeistukseen Käyttökorvaus ohjeistus Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen palkkiot miten ilmoitetaan? Ulkomaalaisen henkilön suomalainen henkilötunnus Takautuvasti maksettu ansio 18-vuotias Takautuvasti maksettu ansio 68-vuotias Uusi rekisteröinnin peruste 18 vajaakuntoisen työntekijän palvelukselle (URA-järjestelmä) Uusi rekisteröinnin peruste yliopistoille ja korkeakouluille 1.1.2010 alkaen - 52 = yksityinen VaELpalvelus.Valtion eläkelakia sovelletaan yksityisen yliopiston palveluksessa olevaan tai palvelukseen tulevaan henkilöön 1.1.2010 alkaen, jos henkilö on syntynyt ennen 1.1.1980. Henkilö siirtyy osatapaturmaeläkkeelle palveluksen katkaisu Muutoksia työnantajaorganisaatioissa täsmennyksiä ohjeistuksiin palvelusten rekisteröimisestä eri muutostilanteissa Osa-aikatyöhön siirtyminen pitääkö palvelus katkaista? Uuden ammattinimikkeen tilaaminen palkka täsmennyksiä ohjeistukseen PSR-tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä VaEL-sanktiot mahdollinen eläkevakuutusmaksun korotus mikäli palvelustietoja ei toimiteta ajoissa tai ne eivät vastaa laatuvaatimuksia täsmennys ohjeistukseen Ilmoitusohjetekstiä on muokattu myös muilta osin. 4.11.2009 ohjeisiin tehdyt päivitykset VaEL-sanktiot käyttöön 1.1.2010 alkaen tiedot toimitettava määräaikaan mennessä (myös laatukriteerejä) Uusi palkkajärjestelmäkoodi 18 Rekisteröinnin perusteen 06 uusi selite: aliupseeri Muutoksia työnantajaorganisaatiossa ohjeistuksia työnantajatunnuksista ja palvelusten päättämisestä Takautuvat maksut täsmennyksiä ilmoitustapaan Eläkkeelle jäävien henkilöiden ansiotietojen ja palveluksen päättymisen ilmoittaminen palvelusrekisteriin palkka ja sen ilmoittaminen palvelusrekisteriin Koneilmoitusliikenne-termi on poistettu ohjeista jatkossa palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa. Ohjeistusta on selkiytetty. Tiedostomuodossa palvelustiedot ilmoittaville työnantajille ja ohjelmistotaloille tarkoitettu tietuekuvaus on omana asiakirjana.
Valtiokonttori Ohje 3 (50) 15.10.2008 ohjeisiin tehdyt päivitykset Luottamustoimen/-tehtävän rekisteröinnin peruste 1.1.2009 alkaen Työkorvaus Päivitetty virastotunnusluettelolinkki Uusi palkkajärjestelmäkoodi 17 Palveluksen päättymispäivän määrittely toistaiseksi voimassa olevassa täydessä työkyvyttömyyseläkkeessä Päivitetty virka- ja ammattinimikekoodistolinkki Palvelustietojen ilmoittamisen uusi määräaika 31.1.
Valtiokonttori Ohje 4 (50) SISÄLLYSLUETTELO 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR)... 9 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut... 9 1.2 Ketä PSR-ilmoitusohjeet koskevat... 10 1.3 Palvelusrekisteriin rekisteröitävät palvelukset... 10 1.3.1 Virkasuhteet... 11 1.3.2 Työsuhteet... 11 1.3.2.1 VEL-LEL työsuhde... 12 1.3.2.2 TaEL-työsuhde... 12 1.3.3 Jäsenyys valtion toimielimissä ja muut luottamustoimet... 12 1.3.3.1 Luottamustoimi/-tehtävä vai palvelussuhde... 12 1.3.3.2 Luottamustoimen/-tehtävä - rekisteröinnin peruste 38... 13 1.3.3.3 Palvelusaika ja ansio... 13 1.3.4 Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat... 14 1.3.5 Palkka, työkorvaus vai käyttökorvaus... 15 1.3.5.1 Työkorvaus ja muut ennakkoperintälain (EPL) 25 :n mukaiset suoritukset VaEL:ssa... 15 1.3.5.2 Käyttökorvaus... 15 1.3.6 Oman viraston/laitoksen työntekijälle maksettu muu palkka/palkkio... 16 1.4 Muuta palveluksiin liittyvää... 16 1.4.1 Eräät yksittäiset palkat ja palkkiot - Pohjoismainen instituutti, Pohjoismaiden Investointipankki ja Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio... 16 1.4.2 Erityisvaroin teetetty työ... 16 1.4.3 Sivutoiminen tuntiopettaja... 16 1.4.4 Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevät sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevät ulkomaalaiset... 17 2 PALVELUKSELLE ILMOITETTAVAT TIEDOT... 18 2.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen... 18 2.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset... 18 2.3 Henkilötiedot... 18
Valtiokonttori Ohje 5 (50) 2.3.1 Henkilötunnus... 18 2.3.2 Sukunimi... 19 2.3.3 Etunimet... 19 2.4 Yksilöintitunnus... 19 2.4.1 Työnantajatunnus (TA-tunnus)... 20 2.4.2 Yksilöintikirjain... 20 2.5 Palveluksen alkamispäivä... 20 2.5.1 Palvelus alle 18-vuotiaana... 20 2.5.2 Palvelus yli 68-vuotiaana... 21 2.6 Palkkajärjestelmä... 21 2.7 Rekisteröinnin peruste... 21 2.8 Palvelusten päättäminen päättymispäivä ja päättymissyy... 22 2.8.1 Miten palveluksen päättyminen ilmoitetaan... 22 2.8.2 Miten palvelukset katkaistaan tietyissä erityistilanteissa... 23 2.8.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta... 23 2.8.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta... 24 2.8.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle... 24 2.8.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyyseläkkeelle tai osatapaturmaeläkkeelle... 24 2.8.2.5 Työnantaja muuttuu lomakeilmoittajasta tai PSRnetin kautta tietonsa ilmoittavasta tiedostoilmoittajaksi... 24 2.8.2.6 Palvelustietonsa tiedostona ilmoittava työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää... 25 2.8.2.7 Rekisteröinnin peruste vaihtuu... 25 2.8.2.8 Muutoksia työnantajaorganisaatiossa... 26 2.8.2.9 Muu tekninen katkaisu... 28 2.8.2.10 Palveluksen päättymispäivä, kun henkilölle on myönnetty toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke... 28 2.8.2.11 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä... 28 2.8.3 Miten ansiot kohdistetaan palvelusjaksoihin palvelusten katkaisua vaativissa tilanteissa... 29 2.9 Ammattikoodi... 29 2.10 Toimipaikka... 29 2.11 PSR:n lajittelutiedot... 29 2.11.1 Työnantajan lajittelutieto 59... 29 2.11.2 Lajittelutieto 16... 30 2.12 Ansiotiedot... 30 2.12.1 Ansiovuosi... 30 2.12.2 Vuosiansio... 30 2.12.3 Takautuvat maksut... 30
Valtiokonttori Ohje 6 (50) 2.12.3.1 Takautuva maksu kokonaan päättyneeseen palvelukseen... 30 2.12.3.2 Takautuva maksu, kun palvelus on katkaistu jostakin syystä teknisesti... 31 2.12.3.3 Takautuva maksu työnantajatunnuksen vaihtuessa... 31 2.12.3.4 Takautuva maksu, kun henkilö täyttää 18 tai 68 vuotta... 31 2.12.3.5 Poikkeukset... 31 2.12.4 Eläkkeelle jäävän henkilön palveluksen päättymisen ja ansioiden ilmoittaminen... 31 2.12.5 palkka eläkkeeseen oikeuttavat työansiot ulkomaantyössä... 32 2.12.5.1 Kehen vakuutuspalkkaa sovelletaan... 32 2.12.5.2 palkan määrittäminen... 32 2.12.5.3 palkan ilmoittaminen... 32 2.12.6 Ansionmenetys... 33 2.13 Eläkemaksutieto... 33 2.14 Palkattomat työnteon keskeytykset... 33 2.14.1 Keskeytysaika... 33 2.14.2 Keskeytyksen syy... 34 3 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT... 35 3.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa... 35 3.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä... 35 3.1.2 Palvelustietojen siirtoperiaatteet... 36 3.1.3 Ohjelmistotalo hoitaa tiedostojen toimitukset... 36 3.1.4 Työnantaja lähettää tiedoston linjaliikenneohjelmistolla... 36 3.1.5 Työnantaja lähettää levykkeen tai CD-romin... 36 3.1.6 Lisätietoja tiedostomuotoiseen tiedonsiirtoon liittyvistä teknisistä seikoista... 37 3.1.7 Lisätietoja palvelustietojen ilmoittamisesta Valtiokonttorin PSR:iin... 37 3.1.8 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen eräajotulosteet... 38 3.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta... 39 3.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön... 39 3.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa ja PSR-yhteyshenkilötiedoissa sähköpostiosoite tärkeä 39 3.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä... 39 3.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai -listauksena... 40 3.3.1 Lomakeilmoittajat... 40 3.3.1.1 Palvelusilmoitukset... 40
Valtiokonttori Ohje 7 (50) 3.3.1.2 Vuosi-ilmoitukset... 41 3.3.2 Listailmoittajat... 41 4 VALTION ELÄKELAIN (VAEL) MUKAISET ELÄKEMAKSUT... 42 4.1 Eläkemaksuprosentit... 42 4.1.1 Työntekijän eläkemaksu... 42 4.1.2 Työnantajan eläkemaksu... 42 4.2 Eläkemaksujen perusteena oleva palkka... 42 4.3 Eläkemaksun tilittäminen... 44 4.4 Työntekijän eläkemaksun pidättäminen takautuvasti *)... 45 4.5 Aiheettomasti pidätetyn työntekijän eläkemaksun palautus *)... 45 4.6 Eläkemaksun vanhentuminen *)... 45 4.7 Aiheettomasti maksetun eläkemaksun palautuksen vanhentuminen *)... 45 4.8 Maksun vanhentumiseen liittyvät siirtymäajat *)... 45 4.9 Eläkemaksun ulosottokelpoisuus... 46 4.10 Eläkemaksun viivästyskorko... 46 4.11 Eläkemaksut ja niiden tilittäminen Valtiokonttoriin... 46 5 VAEL-SANKTIOT JA MAHDOLLINEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUN KOROTUS... 47 5.1 Työnantajan tietojenantovelvollisuus... 47 5.1.1 VaEL-sanktiot - eläkevakuutusmaksun korotus... 47 5.1.2 VaEL-sanktioiden käyttöönotto 1.1.2010 lukien... 47 5.1.3 VaEL-sanktioiden soveltaminen... 47 5.2 Valtiokonttorin tarkastusoikeus... 48 6 HUOMIOITAVAA... 49 6.1 PSRnet - tärkeä työväline tiedostomuodossa palvelustiedot ilmoittavalle... 49 6.2 Muutostilanteissa yhteys sekä Valtiokonttoriin että palkkajärjestelmän toimittajaan... 49 6.3 Virheelliset koodit... 50
Valtiokonttori Ohje 8 (50) 6.4 Työnantajatunnus... 50 6.5 Kokonaistilanteen tarkastaminen olennaista PSRnet-käyttäjän tekemissä päivityksissä... 50 6.6 Toistuvat virheet palvelustietojen ilmoittamisessa... 50 6.7 Eläkeläisten päättämättömät palvelukset... 50
Valtiokonttori Ohje 9 (50) 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR) 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut Valtion palvelusrekisteriin (PSR) kerätään tiedot kaikista valtion eläkelain piiriin kuuluvista palveluksista. Rekisteröinnin tarkoituksena on: kerätä keskitetysti tietoa eläkkeiden laskemista, myöntämistä ja maksamista varten antaa rekisteröidyistä palveluksista ja eläketurvasta tietoja muille työeläkelaitoksille ja Kansaneläkelaitokselle antaa tietoa PSR:iin rekisteröidylle henkilölle hänen palveluksistaan ja eläketurvastaan välittää Tilastokeskukselle tieto henkilön toimipaikasta ja palveluksen kestosta työssäkäyntitilastoa varten, jos työnantaja ei ole muuta sopinut. Työnantaja vastaa siitä, että rekisteröitävät palvelustiedot ilmoitetaan oikein. Valtiokonttorin vastuulla on, että ohjeiden mukaan ilmoitetut tiedot rekisteröidään PSR:iin sellaisina kuin työnantaja tai työnantajaa palvelusasioissa edustava taho (esim. palvelukeskus) on ne ilmoittanut. Tieto Oyj vastaa PSR:n ylläpidosta. Näissä ohjeissa on otettu huomioon 1.1.1998 ja 1.1.2005 valtion eläkelakiin (VEL) tulleet muutokset sekä 1.1.2007 voimaanastuneen valtion uuden eläkelain (VaEL) 1295/2006 aiheuttamat muutokset. Jäljempänä ohjeessa käytetään vain lyhennettä VaEL. Kaikki valtiotyönantajat käyttävät näitä ohjeita riippumatta palvelustietojen ilmoitustavasta. Luvussa 3 on kerrottu kunkin ilmoitustavan erityispiirteet.
Valtiokonttori Ohje 10 (50) 1.2 Ketä PSR-ilmoitusohjeet koskevat Nämä PSR-ilmoitusohjeet koskevat valtiotyönantajia (valtion virastot, laitokset ja liikelaitokset), yksityisistä työnantajista yliopistoja sekä seuraavia erityisryhmiä: Suomessa sijaitsevan pohjoismaisen instituutin palveluksessa olevalla henkilöllä on oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys- ja työttömyyseläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- tai työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä ja henkilön kuoltua hänen jälkeensä perheeläkkeeseen. Itämeren merellisen ympäristön suojelukomission palveluksessa olevalla Suomen kansalaisella on oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys- ja työttömyyseläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- tai työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä ja henkilön kuoltua hänen jälkeensä perheeläkkeeseen. 1.7.1998 lukien Itämeren merellisen ympäristön suojelukomission palveluksessa olevat työntekijät voivat valita, kuuluvatko he VaEL:n piiriin. Pohjoismaiden Investointipankin, Saamelaiskäräjien ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevalla henkilöllä on oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys- ja työttömyyseläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- tai työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä ja henkilön kuoltua hänen jälkeensä perhe-eläkkeeseen. 1.1.2007 lukien Tieteellisten seurain valtuuskunnan palveluksessa olevat työntekijät kuuluvat VaEL:n piiriin vain niin kauan kun heidän ennen 1.1.2007 alkanut palveluksensa jatkuu. Kaikki Tieteellisten seurain valtuuskunnan palvelukset kuuluivat VEL:n piiriin 31.12.2006 saakka. Yliopistoille on näiden ohjeiden lisäksi oma lisäohjeensa ja siihen liittyvä liite osoitteessa www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet. 1.3 Palvelusrekisteriin rekisteröitävät palvelukset Valtion eläkelain piiriin kuuluvat työnantajat luokitellaan seuraavasti: valtiotyönantajat (valtion virastot, laitokset ja liikelaitokset), kunta- ja kuntayhtymätyönantajat (kuntien ja kuntayhtymien peruskoulut ja lukiot), yksityiset työnantajat (perus- ja lukio-opetusta antavat yksityiset koulut, ammatilliset oppilaitokset, kansanopistot, liikunnan koulutuskeskukset, opintokeskukset, kansalaisopistot, musiikkioppilaitokset, yliopistot 1.1.2010 lukien)
Valtiokonttori Ohje 11 (50) erityissäännösten mukaan VaEL:iin kuuluvat virastot ja laitokset (esim. Saamelaiskäräjät, Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio, Pohjoismaiset instituutit). Valtion eläkelain piiriin kuuluvat 1.1.2005 alkaen kaikki 18-68 -vuotiaat VaEL:n piirissä olevat työntekijät palveluksen kestosta riippumatta. Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 18 vuoden iän täyttämistä seuraavan kalenterikuukauden alusta 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Kun henkilö otetaan palvelukseen työnantajan on ratkaistava, mikä alla olevista palvelusmuodoista on kyseessä virkasuhteet 1.3.1 työsuhteet 1.3.2 tehtävät valtion toimielimissä 1.3.3 toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat 1.3.4 työkorvaus tai käyttökorvaus 1.3.5 1.3.1 Virkasuhteet Valtion eläketurvan piiriin kuuluvat henkilöt, joilla on virka, toimi tai tilapäinen/ muu tehtävä valtiotyönantajalla. Rekisteröinnin perusteena on 01. 1.3.2 Työsuhteet Valtion eläketurvan piiriin kuuluvat myös henkilöt, joilla on työsopimus VaEL:n piiriin kuuluvan työnantajan kanssa. 1.1.2007 alkaen kaikki valtion työsuhteet kuuluvat VaEL:n piiriin (myös entiset VEL-LEL ja TaEL-palvelukset). Rekisteröinnin perusteena on 10. Rekisteröinnin perustetta 11 ei 1.1.2007 lukien enää käytetä (ks. 1.3.2.1 VEL-LEL työsuhde ja 1.3.2.2 TaEL-työsuhde). Työsuhteen työoikeudelliset tunnusmerkit ovat: työsuhde perustuu suulliseen tai kirjalliseen sopimukseen (erilaisten tulkintojen välttämiseksi suositellaan kirjallista työsopimusta) työnantajalla on oikeus johtaa ja valvoa työtä, myös työn suoritusaikana työntekijä saa vastikkeena kaikenlaatuista palkkaa, palkkiota tai muuta etuutta työntekijä tekee työn määrättynä tai sovittuna aikana.
Valtiokonttori Ohje 12 (50) 1.3.2.1 VEL-LEL työsuhde 31.12.2006 saakka VEL-LEL-työsuhteet rekisteröitiin palvelusrekisteriin rekisteröintiperusteella 11. Palvelustiedot ilmoitettiin sekä Valtiokonttoriin että Eteraan ja eläkemaksut maksettiin Eteralle. 1.1.2007 alkaen VEL-LEL työsuhteita ei enää ole ollut, vaan kaikki työsuhteet rekisteröidään PSR:iin rekisteröintiperusteella 10 ja eläkemaksut maksetaan Valtion eläkerahastoon. 1.3.2.2 TaEL-työsuhde Aikaisemmin valtion alle vuoden jatkuneita TaEL-työsuhteita ei rekisteröity palvelusrekisteriin. TaEL:in piiriin kuuluneita ammatteja valtiotyönantajien osalta olivat muusikko, näyttelijä, tanssija tai muu esiintyvä taiteilija, ohjaaja, koreografi, dramaturgi, pukusuunnittelija tai lavastaja, sanoma- tai aikakauslehden toimittaja, toimituksellinen avustaja tai muu painomenetelmällä aikaansaadun teoksen valmistaja, radio- tai televisioohjelman toimittaja, kuuluttaja tai taiteellinen avustaja, kielenkääntäjä, tulkki, opas, valokuvan tai elokuvan valmistukseen osallistuva kuvaaja, leikkaaja tai taiteellinen avustaja. Tällaiset valtion työsuhteet rekisteröidään työsuhteen kestosta riippumatta 1.1.2007 alkaen PSR:iin rekisteröinnin perusteella 10, ja eläkemaksut maksetaan Valtion eläkerahastoon. Jos kyseessä ei ole työ- eikä virkasopimus, palvelukset viedään PSR:iin (sopimuksen pituudesta riippumatta) rekisteröinnin perusteella 37. 1.3.3 Jäsenyys valtion toimielimissä ja muut luottamustoimet 1.3.3.1 Luottamustoimi/-tehtävä vai palvelussuhde Palvelussuhteen tunnusmerkki on se, että työntekijä tekee työtä työnantajalle tämän johdon ja valvonnan alaisena vastiketta vastaan sopimuksen/määräyksen perusteella. Työtä tehdään yleensä ansaintatarkoituksessa (ansiotyö). Vuoden 1998 alusta myös valtion toimielimistä saatua palkkaa ja palkkiota on pidetty työansiona eläkepalkkaa laskettaessa. Luottamustoimi/-tehtävä ei perustu työsopimukseen/virkamääräykseen, vaan nimittämiseen esim. lautakunnan tms. jäseneksi edustamaan tiettyä yhteisöä, henkilöpiiriä tai asiantuntemusta ja jossa tehtävässä ei olla työtai virkasuhteessa eikä toimita yrittäjien eläkelaissa tarkoitettuna yrittäjänä.
Valtiokonttori Ohje 13 (50) Luottamustoimessa vastike on yleensä vähäinen, esimerkiksi vain kulukorvaus tai palkkio, jonka ei voida arvioida vastaavan tehtävän vastuullisuutta tai henkilön työmäärää tehtävässä. Luottamustoimia/-tehtäviä ovat: toimikunnan, neuvottelukunnan, lautakunnan tai muun vastaavan elimen jäsenyys tai sihteerinä toimiminen käräjäoikeuden lautamies erilaisten lautakuntatyyppisten muutoksenhakuasteiden asiantuntijajäsenet (ei henkilökunta). Tällaisia lautakuntia ovat mm. tarkastuslautakunta ja työttömyysturvalautakunta. erilaisten suosituksia antavien elinten asiantuntijajäsenet (ei henkilökunta), mm. kuluttajavalituslautakunta 1.3.3.2 Luottamustoimen/-tehtävä - rekisteröinnin peruste 38 Valtion toimielimien jäsenyys sekä muut luottamustoimet ja tehtävät ilmoitetaan palvelusrekisteriin 1.1.2009 alkaen rekisteröinnin perusteella 38. 31.12.2008 saakka nämä tehtävät on ilmoitettu PSR:iin rekisteröinnin perusteella 01 (valtion palvelus virkasuhteisena). Rekisteröinnin perusteen vaihtumisen vuoksi kaikki kyseiset jatkuvat palvelukset on katkaistava 31.12.2008 päättymissyykoodilla 04 ja avattava uudelleen 1.1.2009 alkaen rekisteröinnin perusteella 38. Uusi rekisteröinnin peruste 38 on otettu käyttöön, koska luottamustehtävä ei estä vanhuuseläkkeen saamista jo aiemmin päättyneistä palveluksista, vaikka luottamustehtävä jatkuisikin. Mikäli luottamustoimeen/-tehtävään ei ole tehty katkaisua 31.12.2008 tai sen jälkeen edellä mainitun ohjeen mukaisesti eikä uutta rekisteröinnin perustetta 38 ole vielä otettu käyttöön, voi käyttöönoton ja sen edellyttämän palveluksen katkaisemisen päättymissyykoodilla 04 tehdä vielä 31.12.2010. Katkon jälkeinen uusi palvelusjakso rekisteröinnin perusteella 38 avataan silloin 1.1.2011 alkaen. 1.3.3.3 Palvelusaika ja ansio Palvelusajaksi puheenjohtajalle, jäsenille ja sihteerille ilmoitetaan se aika, joksi ko. elin on asetettu. Varajäsenelle palvelusajoiksi ilmoitetaan vain ne kuukaudet, joilta hän saa kuukausipalkkiota ja kokouspalkkioita, jos jäsenyydestä maksetaan kuukausipalkkiota. Jos jäsenyydestä maksetaan pelkkiä kokouspalkkioita, varajäsenelle palvelusajoiksi ilmoitetaan vain ne päivät, joilta hän saa kokouspalkkiota.
Valtiokonttori Ohje 14 (50) Vuoden 1998 alusta lukien kunkin elimen jäsenyys ilmoitetaan omana palveluksenaan riippumatta siitä, että PSR:iin ehkä rekisteröityy samalta työnantajalta useitakin rinnakkaisia palveluksia tai että toinen työnantaja maksaa toisen työnantajan päävirkaan kuuluvia palkkioita. PSR-ansioina ilmoitetaan mahdollinen kuukausipalkkio ja tehtävästä maksetut kokouspalkkiot sekä muut mahdolliset palkkiot. 1.3.4 Toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat Valtion eläketurvan piirissä ovat 1.1.1998 lukien sellaiset kirjalliset tai suulliset toimeksiantotai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehtävät työt, joissa työpanoksen antaa ja rahallisen vastikkeen saa luonnollinen henkilö toimimatta yrittäjänä eikä toimintaa harjoiteta yhtiön tai muun yhteisön nimissä. Em. järjestelyillä tehtävää työtä on esimerkiksi henkilökohtainen luento- ja esitelmäpalkkio. Työn tilaajalla/maksajalla on vastuu selvittää, toimiiko työn suorittaja itsenäisenä yrittäjänä vai onko kyseessä yllä mainittu luonnollinen henkilö. On suositeltavaa, että sopimus tehdään kirjallisena. Sopimuksesta on tarpeen käydä ilmi, kenen vastuulla on hoitaa sosiaaliturvaan liittyvät maksut (eläke- ja tapaturmavakuutusmaksut). Toimeksianto- ja konsulttisopimusten tai vastaavien osalta on siis selvitettävä, täyttyykö joku alla luetteluista yrittäjyyden tunnusmerkeistä. Jos täyttyy, toimeksianto- tai konsulttisopimukseen tai vastaavaan perustuva palvelus ei kuulu VaEL:n piiriin: jos luonnollinen henkilö toimii yrittäjänä eli hänellä on ko. toimintaa varten yrittäjän eläkelain (YEL 1272/2006) mukainen vakuutus jos em. järjestelyin tehtävästä työstä maksettava korvaus ei ole veron- tai ennakonpidätyksen alaista (vrt. EPL 1118/1996 25 2 mom; henkilö on merkitty ennakkoperintärekisteriin). työsuorituksesta henkilölle maksettuun rahalliseen vastikkeeseen on sisältynyt arvonlisävero Työnantaja ilmoittaa toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehtävät työt/palvelukset PSR:iin rekisteröinnin perusteella 37. Työnantajan tulee määritellä em. palveluksille palveluksen alkamis- ja päättymispäivä.
Valtiokonttori Ohje 15 (50) Poikkeus: Mikäli työn suorittajalla/laskuttajalla on voimassaoleva VaEL:iin kuuluva virka- tai työsuhde samaan VaEL-työnantajaan, kuuluu toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehdyn palveluksen eläkevakuutus VaEL:iin, vaikka yrittäjyyden tunnusmerkit täyttyisivät. 1.3.5 Palkka, työkorvaus vai käyttökorvaus Verotuksessa sovellettava palkan käsite on määritelty ennakkoperintälain (EPL) 13 :ssä. Sen mukaan palkalla tarkoitetaan kaikenlaatuista palkkaa, palkkiota, etuutta ja korvausta, joka saadaan työ- tai virkasuhteessa; kokouspalkkiota, henkilökohtaista luento- ja esitelmäpalkkiota, hallintoelimen jäsenyydestä saatua palkkiota sekä luottamustoimesta saatua korvausta. Palkkana pidetään myös luontoisetuja kuten auto-, asunto-, ravinto- ja puhelinetua. Eläkemaksujen perusteena olevasta palkasta löytyy lisätietoja kohdasta 4.2. Työkorvauksella tarkoitetaan EPL 25 :n mukaan työstä, tehtävästä tai palveluksesta maksettua korvausta, jota ei pidetä palkkana. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että ensin on aina selvitettävä, onko työstä maksettava suoritus palkkaa täyttääkö maksettu korvaus siis palkan tunnusmerkit. Jos palkan tunnusmerkit eivät täyty, kyseessä on työ- tai käyttökorvaus. 1.3.5.1 Työkorvaus ja muut ennakkoperintälain (EPL) 25 :n mukaiset suoritukset VaEL:ssa Työn teettäjällä/maksajalla on vastuu selvittää, kuuluuko työkorvaus VaELin piiriin. EPL 25 :n mukaisista suorituksista valtion eläketurvan piiriin on voinut kuulua 1.1.1998 alkaen työkorvaus (verottajalle ilmoitettava suorituslaji H) edellyttäen, että mikään kohdassa 1.3.4 mainituista yrittäjyyden tunnusmerkeistä ei täyty. Jos EPL 25 :n mukaisessa suorituksessa on kyse opinnäytetyöstä, sitä ei vakuuteta valtion eläkejärjestelmässä. Opinnäytetyö kuuluu kuitenkin valtion eläkelain piiriin, jos opinnäytetyö tehdään virka- tai työsuhteessa. Työnantaja ilmoittaa työkorvauksina maksetut suoritukset PSR:iin palveluksina rekisteröintiperusteella 37. Työnantajan tulee määritellä em. palveluksille palveluksen alkamis- ja päättymispäivä. Lisätietoja työkorvauksesta löytyy Internet-sivuilta osoitteesta www.vero.fi. 1.3.5.2 Käyttökorvaus Käyttökorvaukset (verottajalle ilmoitettava suorituslaji G) eivät kuulu valtion eläkelain piiriin.
Valtiokonttori Ohje 16 (50) Käyttökorvauksia ovat esimerkiksi tekijänoikeuden, valokuvaan perustuvan oikeuden ja teollisoikeuden, kuten patentin tai tavaramerkin käyttämisestä, käyttöoikeudesta tai käyttöoikeuden myynnistä suoritettavat korvaukset. 1.3.6 Oman viraston/laitoksen työntekijälle maksettu muu palkka/palkkio Virkaan tai tehtävään kuuluvat muut yksittäiset palkat tai palkkiot lukuun ottamatta toimielimen jäsenyydestä (ks. 1.5.3) saatua palkkaa tai palkkiota ilmoitetaan PSR:iin siihen palvelukseen, johon niiden katsotaan ko. viran tai tehtävän perusteella kuuluvan. Tällaisia palkkioita ovat mm. työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen palkkiot. 1.4 Muuta palveluksiin liittyvää 1.4.1 Eräät yksittäiset palkat ja palkkiot - Pohjoismainen instituutti, Pohjoismaiden Investointipankki ja Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio Jos laitoksen palveluksessa olevalle henkilölle maksetaan johtokunnan, hallituksen tms. kokouspalkkioita tai muita lisäpalkkioita, niistä saadut ansiot lisätään pääpalvelussuhteen ansioihin. Jos edellä mainittuja palkkiota maksetaan laitoksen ulkopuoliselle henkilölle, ne jäävät VaEL-turvan ulkopuolelle eikä niitä ilmoiteta PSR:iin. Jos henkilölle maksetaan em. toimesta kuukausipalkkaa tai vuosipalkkaa, kysymyksessä on PSR:iin ilmoitettava erillinen palvelussuhde. Palkkana ilmoitetaan tällöin kokouspalkkiot ja kuukausi/vuosipalkka. 1.4.2 Erityisvaroin teetetty työ Työnantaja voi palkata työntekijän myös budjetin ulkopuolisilla varoilla. Rahoituslähteestä huolimatta kyseessä on 1.1.1998 lukien VaEL:n tarkoittama PSR:iin rekisteröitävä palvelus. 1.4.3 Sivutoiminen tuntiopettaja Jos henkilöllä on samalla työnantajalla kokonaan tai osittain samanaikaisia sivutoimisia tuntiopetusmääräyksiä, ne rekisteröidään PSR:iin yhtenä palveluksena.
Valtiokonttori Ohje 17 (50) 1.4.4 Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevät sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevät ulkomaalaiset Erillisissä taulukoissa on kerrottu Suomen valtion palveluksessa ulkomailla työskentelevien sekä Suomessa valtion palveluksessa työskentelevien ulkomaalaisten eläketurva 30.4.2010 saakka sekä 1.5.2010 alkaen. Molemmat ohjeet löytyvät osoitteesta www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet. (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR - PSRnet). Yksityisille yliopistoille tullaan julkaisemaan oma ohjeensa. samassa osoitteessa. Ulkomailla työskentelevien vakuutuspalkasta löytyy lisätietoja kohdasta 2.12.5. Toisessa maassa vakuutettuja palveluksia ei saa missään tapauksessa ilmoittaa Valtiokonttoriin.
Valtiokonttori Ohje 18 (50) 2 PALVELUKSELLE ILMOITETTAVAT TIEDOT 2.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen Palvelus tunnistuu PSR:ssä: henkilötunnuksella palveluksen alkamispäivällä yksilöintitunnuksella, joka muodostuu työnantajatunnuksesta ja yksilöintikirjaimesta. Kaikki nämä tunnistetiedot on pidettävä samoina, kunnes palvelus tai palvelusjakso jostakin syystä päätetään. Tällöin palvelus tunnistuu myös seuraavissa päivitysajoissa. Henkilöllä saattaa palkkajärjestelmässä olla yksi yhtäjaksoinen palvelus, mutta PSR:ssä palvelus näkyy useana erillisenä päivästä päivään jatkuvana palvelusjaksona. Tämä johtuu siitä, että palvelukseen on tehty katkoksia tässä ohjeessa mainituista syistä. 2.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset Vuoden 1998 alusta lukien työnantaja on ilmoittanut palvelukset PSR:iin kunkin määräyksen tai sopimuksen mukaisesti riippumatta siitä, että PSR:iin saattaa rekisteröityä samalta työnantajalta useita rinnakkaisia palveluksia. Poikkeuksena em. sääntöön ovat kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat (ks. luku 1.4.3). PSR:ssä saman työnantajan rinnakkaiset palvelukset erotetaan toisistaan yksilöintikirjaimella. 2.3 Henkilötiedot Henkilötietoja ovat henkilötunnus sekä suku- ja etunimitiedot. PSR:ssä suku- ja etunimitiedot ovat Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän rekisterin mukaisia. 2.3.1 Henkilötunnus Henkilötunnuksen on oltava Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietojärjestelmän mukainen tunnus. Jos henkilötunnus on virheellinen, tiedot eivät päivity PSR:iin. Virheellinen henkilötunnus on selvitettävä ja korjattava palkkajärjestelmään. Ulkomaalaisten henkilöiden tulee hankkia suomalainen henkilötunnus, jotta palvelustiedot voidaan rekisteröidä.
Valtiokonttori Ohje 19 (50) Saadakseen suomalaisen henkilötunnuksen ulkomaalaisen henkilön on itse ilmoittauduttava asuinpaikkansa maistraattiin rekisteröintiä varten. Tilapäisesti Suomessa oleskeleva ulkomaalainen voi jättää rekisteröinti-ilmoituksen myös verotoimistoon, Maahanmuuttovirastoon tai Kelan toimistoon. Lisätietoa aiheesta löytyy Väestörekisterikeskuksen verkkosivustolta www.vrk.fi (Väestötietojärjestelmä» Ulkomaalaisen rekisteröinti). Jos ulkomaalaiselle henkilölle on jostakin syystä mahdotonta saada suomalaista henkilötunnusta, keinotekoisen henkilötunnuksen nelimerkkisen loppuosan on oltava muodoltaan seuraavanlainen: - Ensimmäinen merkki on aina oltava 9. - Toinen merkki voi olla mikä tahansa numeerinen merkki. - Kolmas merkki on naisilla parillinen ja miehillä pariton numeerinen merkki. - Neljäs merkki eli tarkistusmerkki on numero tai kirjain. Se saadaan jakamalla syntymäajan ja yksilönumeron muodostama yhdeksännumeroinen luku 31:llä. Tarkistusmerkki määräytyy jakojäännöksen perusteella osoitteesta www.vrk.fi löytyvän taulukon mukaisesti. 2.3.2 Sukunimi Jos palkkajärjestelmässä on erilainen sukunimi kuin PSR:ssä, kaikki palvelustiedot hylkäytyvät eivätkä päivity PSR:iin. Sukunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. 2.3.3 Etunimet Palvelustiedot hylkäytyvät, jos mikään henkilön etunimistä ei täsmää PSR:ssä olevien etunimien kanssa. Etunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. 2.4 Yksilöintitunnus Yksilöintitunnus muodostuu 6-numeroisesta työnantajatunnuksesta (TA-tunnus) ja yksilöintikirjaimesta (Y-kirjain).
Valtiokonttori Ohje 20 (50) 2.4.1 Työnantajatunnus (TA-tunnus) Työnantajatunnus on Valtiokonttorin ylläpitämän työnantajarekisterin käyttämä tunnus valtiotyönantajista. Voimassa olevan virasto- ja laitoskoodisto löytyy löytyy Valtiokonttorin kotisivulta www.valtiokonttori.fi seuraavan polun päästä: Hallinnon ohjaus Valtion talous- ja henkilöstöhallinto Raportointipalvelut Tahtikoodistoja ja ohjeita. 2.4.2 Yksilöintikirjain Yksilöintikirjain on aina iso kirjain, ei kuitenkaan Ä, Ö eikä Å. Yksilöintikirjain erottaa henkilön rinnakkaiset palvelukset samalla työnantajalla. Henkilöllä ei saa olla samanaikaisesti voimassa (osittain tai kokonaan päällekkäin) kahta tai useampaa palvelusta, joilla on sama työnantajatunnus ja yksilöintikirjain. Sääntöä on tiukennettu (aikaisemmin myös sama alkupäivä edellytyksenä), koska teknisten katkaisujen vuoksi jatkuvien palvelusten alkuperäiset alkupäivät muuttuvat PSR:issä. Silloin palvelusten katkaisun ja uudelleen avauksen jälkeen alun perin eri päivinä alkaneilla palveluksilla saattaakin olla sama alkupäivä, ta-tunnus ja yksilöintikirjain. 31.12.2004 kaikille jatkuville palveluksille tehtiin tekninen katkaisu päättymissyykoodilla 04. Uusi palvelusjakso avattiin alkupäivällä 1.1.2005. PSR:iin ilmoitettavan palveluksen alkupäivä voi siis olla 1.1.2005 tai sitä myöhempi päivä. 2.5 Palveluksen alkamispäivä Palveluksen alkamispäivä on kunkin määräyksen tai sopimuksen alkamispäivä (ks. kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat luku 1.4.3). 2.5.1 Palvelus alle 18-vuotiaana Jos palvelus alkaa alle 18-vuotiaana, palveluksen alkamispäiväksi ilmoitetaan 18-vuotispäivää seuraavan kalenterikuukauden ensimmäinen päivä. Palvelus alle 18- vuotiaana ei oikeuta eläkkeeseen eikä siitä makseta eläkemaksuja. Ohjeita takautuvasti maksetuista ansioista: Henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa 18-vuotispäiväkuukauden jälkeen palveluksesta, joka on päättynyt ennen 18-vuotispäivää seuraavan kuukauden ensimmäistä päivää. Tällöin ansio ei ole eläkkeen perusteeksi luettavaa palkkaa eikä sitä ilmoiteta PSR:iin eikä siitä makseta eläkemaksuja.
Valtiokonttori Ohje 21 (50) Henkilön palvelus alkaa ennen 18-vuotissyntymäpäivää ja jatkuu edelleen 18- vuotispäiväkuukauden jälkeen. Henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, kun hän on täyttänyt 18 vuotta. Tällöin takautuvat palkat, jotka kohdistuvat aikaan ennen 18 vuoden täyttämistä kuuluvat VaEL:in piiriin maksuperiaatteen mukaan. 2.5.2 Palvelus yli 68-vuotiaana Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Tämän jälkeen palvelustietoja ei ilmoiteta PSR:iin eikä ansioista myöskään makseta eläkemaksuja. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut. 2.6 Palkkajärjestelmä Kaksinumeroinen palkkajärjestelmäkoodi, joka ilmoittaa, mitä palkkajärjestelmää kyseinen työnantaja käyttää. Valtiotyönantajien palkkajärjestelmät ovat: 11 = FENIX 12 = HELMI/FORTIME/PERSONEC F.V. 13 = PRIMA 14 = SONET 15 = STATUS 16 = MEPAL 17 = INNOVA 18 = KIEKU 19 = LOGICA PALKAT 2.7 Rekisteröinnin peruste Rekisteröinnin peruste määrittää mm. minkä eläkelaissa olevan säännön perusteella eläke määräytyy. Yleisimmät rekisteröinnin perusteet ovat valtion virkasuhde sekä valtion työsuhde. Rekisteröinnin perusteet ovat: 01 = valtion palvelu virkasuhteisena ks. 1.3.1 02 = sotilaseläkeajaksi luettava palvelus 03 = palvelus rajavartijana 04 = palvelus lentäjänä 05 = ilma-aluksen päällikkö
Valtiokonttori Ohje 22 (50) 06 = aliupseeri 07 = merivartija 08 = lakkautuspalkka-aika (palkka maksettu kokonaan) 09 = lakkautuspalkka-aika (palkka pidätetty osaksi tai kokonaan) 10 = valtion palvelus työsuhteisena, ks. 1.3.2 12 = erikoisupseerit ja sotilaspapit 13 = RVL:n sotilasteknikot ja sotilasyliteknikot 14 = siviili (entinen värvätty) 15 = siviili (entinen erikoisupseeri) 16 = määräaikainen sotilasvirka 17 = työllisyysmäärärahojen avulla työllistetyt 18 = URA-järjestelmä rekisteröinnin peruste vajaakuntoiselle työntekijälle Tarkemmat ohjeet löytyvät aihetta käsittelevästä tiedotteesta osoitteessa www.valtiokonttori.fi/vakuutus/psrnet (polku: www.valtiokonttori.fi - Etusivu - Kaiku-palvelut työnantajille, laitoksille ja virastoille Palvelussuhdeasiat Valtion palvelusrekisteri PSR -PSRnet) 20 = aika kansanedustajana 21 = aika valtioneuvoston jäsenenä 24 = aika EU-parlamentaarikkona 37 = suullisen tai kirjallisen toimeksianto- tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella tehtävä työ sekä työkorvaus silloin, kun työn tekee ja palkan saa luonnollinen henkilö toimimatta yrittäjänä, eikä toimintaa harjoiteta yhtiön tai muun yhteisön nimissä; myös henkilökohtainen luento- ja esitelmäpalkkio, ks. 1.3.4 38 = luottamustoimi tai -tehtävä 52 = yksityinen VaEL-palvelus (yliopistot 1.1.2010 alkaen) Valtion eläkelakia sovelletaan yksityisen yliopiston palveluksessa olevaan tai palvelukseen tulevaan henkilöön 1.1.2010 alkaen, jos henkilö on syntynyt ennen 1.1.1980. Muita mahdollisia sallittuja rekisteröinnin perusteita heidän osaltaan ovat 37 ja 38. 54 = Pohjoismaisen instituutin palvelus. 55 = asemamaasta palkattu. Käytössä vain erityistapauksissa. Käytöstä on aina sovittava Valtiokonttorin kanssa. Työnantaja ei saa ilmoittaa näitä tiedostomuodossa. 2.8 Palvelusten päättäminen päättymispäivä ja päättymissyy 2.8.1 Miten palveluksen päättyminen ilmoitetaan Kun palvelus päättyy, sille ilmoitetaan päättymispäivä ja päättymissyy. Palvelusten päättymissyykoodeja ovat: 01 = eronnut/työ päättynyt, siirtynyt vanhuuseläkkeelle, siirtynyt työkyvyttömyys-, osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle
Valtiokonttori Ohje 23 (50) Jos henkilö saa kuntoutustukea (siirtyy entiselle määräaikaiselle työkyvyttömyyseläkkeelle), palvelusta ei päätetä vaan ko. aika ilmoitetaan palveluksen keskeytyksenä koodilla 73. 04 = tekninen katkos, palveluksen on aina jatkuttava seuraavasta päivästä 07 = päättynyt lainsäädännön muutoksen vuoksi 09 = päättynyt työpaikan omistussuhteen muutoksen vuoksi 11 = valtion laitos yhtiöitetty 12 = siirtynyt osa-aikaeläkkeelle 13 = siirtynyt asemamaan eläketurvaan 14 = laitos kunnallistettu/yksityistetty/muuttunut ammattikorkeakouluksi 15 = yliopiston toimintojen kunnallistaminen Päättymissyiden 07, 09, 11, 13, 14 ja 15 käytöstä on aina sovittava Valtiokonttorin kanssa. Valtiokonttori ohjeistaa tapauskohtaisesti tarvittavista palvelusten katkaisuista ja lakkautettavista/uusista työnantajatunnuksista organisaatioiden muutostilanteissa. 2.8.2 Miten palvelukset katkaistaan tietyissä erityistilanteissa Palvelus katkaistaan PSR:iin, kun palvelus päättyy. Sen lisäksi on tilanteita, joissa jatkuva palvelus päätetään PSR:iin ohjeissa määritellyllä päättymissyykoodilla ja avataan uutena palveluksena seuraavasta päivästä alkaen. Eritellyt aikajaksot vaikuttavat mm.eläkkeen määräytymiseen tai katkot joudutaan tekemään teknisistä syistä. Palveluksille ei tehty teknistä katkaisua VaEL:n tullessa voimaan 1.1.2007. 2.8.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Palvelus päätetään päättymissyyllä 01 viimeistään sen kalenterikuukauden viimeiseen päivään, jolloin henkilö täyttää 68 vuotta. Myöskään eläkemaksuja ei makseta sen jälkeen.
Valtiokonttori Ohje 24 (50) Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut. 2.8.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta Kun työntekijä täyttää 53 vuotta, työntekijän eläkemaksuprosentti muuttuu täyttämistä seuraavan kuukauden alusta. Tästä syystä palvelus katkaistaan päättymissyyllä 04 täyttämiskuukauden viimeiseen päivään ja avataan uusi palvelusjakso heti seuraavasta päivästä alkaen 2.8.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osa-aikaeläkkeelle, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 12 (= osa-aikaeläkkeelle siirtyminen). Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilö palaa osa-aikaeläkkeeltä kokoaikaiseen palvelukseen, osa-aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01 ja kokoaikainen palvelus avataan seuraavasta päivästä lukien uudella alkamispäivällä. 2.8.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyyseläkkeelle tai osatapaturmaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osatyökyvyttömyyseläkkeelle ja jatkaa edelleen työntekoa samalla työnantajalla osa-aikaisena, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 01. Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilön osatyökyvyttömyyseläke lakkaa, osatyökyvyttömyyden aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01. Uusi palvelus avataan seuraavasta päivästä alkaen uudella alkamispäivällä. Osatapaturmaeläke myönnetään tapaturmavakuutuslain nojalla ja sen syynä on työtapaturma. Osatapaturmaeläketapauksissa noudatetaan samaa yllä olevaa palvelusten rekisteröintiohjetta kuin osatyökyvyttömyyseläketapauksissa. 2.8.2.5 Työnantaja muuttuu lomakeilmoittajasta tai PSRnetin kautta tietonsa ilmoittavasta tiedostoilmoittajaksi Kun työnantaja muuttuu lomakeilmoittajasta tai PSRnetin kautta tietonsa ilmoittavasta palvelustietonsa tiedostomuodossa ilmoittavaksi, lomakkeilla tai PSRnetin kautta ilmoitetut jatkuvat palvelukset katkaistaan päättymissyyllä 04. Palkkajärjestelmään avataan uudet palvelusjaksot seuraavasta päivästä alkaen.
Valtiokonttori Ohje 25 (50) Tiedostomuotoiseen ilmoitusliikenteeseen siirtymisestä tulee hyvissä ajoin sopia Valtiokonttorin kanssa. Ilmoitustavan muutos on mielellään ajoitettava vuodenvaihteeseen. 2.8.2.6 Palvelustietonsa tiedostona ilmoittava työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää Kun tiedostoilmoittaja vaihtaa palkkajärjestelmää, jatkuvat palvelukset päätetään vanhassa järjestelmässä päättymissyyllä 04 ja avataan uuteen palkkajärjestelmään seuraavasta päivästä alkaen. Jatkossa ansiot ja muut palvelustiedot kohdistetaan uusimpaan palvelusjaksoon uudella alkamispäivällä. Poikkeuksena on tilanne, jossa joulukuisen palveluksen ansio maksetaan takautuvasti uudesta järjestelmästä, esimerkki: Palkkajärjestelmä vaihtuu 1.1.2012 alkaen.palvelus on alkanut 12.12.2011 ja päättynyt 23.12.2011. Ansioita ei ole maksettu vanhasta järjestelmästä vaan ne maksetaan takautuvasti uudesta järjestelmästä seuraavan vuoden tammikuussa.tällöin palvelusjaksoa ei avata vanhaan palkkajärjestelmään lainkaan vaan se avataan uuteen järjestelmään yllä mainitulla todellisella palvelusajalla sekä silloin voimassa olleella työnantajatunnuksella. Jos palkkajärjestelmän vaihto tapahtuu kesken kalenterivuotta, henkilön palvelukset rekisteröidään PSR:iin samalta vuodelta kahdesta eri palkkajärjestelmästä kahtena palvelusjaksona (eri alkamispäivät). Kyseisen vuoden ansiot jaetaan molempiin palvelusjaksoihin. Kesken vuotta palkkajärjestelmää vaihtaneet työnantajat toimittavat alkuvuotta koskevat palvelustiedot vaihdon jälkeen Tieto Oyj:lle eräajoa varten. Loppuvuoden PSR-aineisto toimitetaan Tieto Oyj:lle normaalin aikataulun mukaisesti seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Palkkajärjestelmän vaihdosta on aina etukäteen ilmoitettava Valtiokonttoriin. Suositeltavaa olisi ajoittaa vaihto vuodenvaihteeseen. 2.8.2.7 Rekisteröinnin peruste vaihtuu Kun rekisteröinnin peruste vaihtuu, jatkuva palvelus katkaistaan. Päättymissyy on 01, elleivät kohdassa 2.8 mainitut muut päättymissyyt tule kysymykseen. Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä lukien. Jos rekisteröinnin peruste vaihtuu kesken kalenterivuotta, henkilön palvelukset rekisteröidään PSR:iin samalta vuodelta kahdella eri alkamispäivällä kahtena eri palvelusjaksona.
Valtiokonttori Ohje 26 (50) 2.8.2.8 Muutoksia työnantajaorganisaatiossa Valtiokonttori ohjeistaa käytettävistä työnantajatunnuksista ja palvelusten katkaisuista erikseen, kun työnantajan organisaatiossa tapahtuu muutoksia. Muutoksista on hyvä neuvotella Valtiokonttorin kanssa hyvissä ajoin. Alla olevassa taulukossa on esitetty erilaiset tilanteet ja niiden vaatimat toimenpiteet. Tilannekuvaus Toimenpiteet - työnantajatunnus Uusi virasto aloittaa Kirjanpitoyksikön toimintansa tai olemassa numerotunnuksen määrittämisen olevat virastot tai niiden jälkeen Valtiokonttori ilmoittaa osat yhdistyvät uudeksi työnantajalle määrittelemänsä virastoksi työnantajatunnuksen. Työnantajatunnuksen kolme ensimmäistä numeroa ovat yleensä samat kuin kirjanpitoyksikön numerotunnus Jos uusi virasto tai laitos ei ole itsenäinen kirjanpitoyksikkö, Valtiokonttori selvittää, minkä kirjanpitoyksikön alaisuuteen virasto kuuluu ja määrittelee työnantajatunnuksen sen perusteella. Kokonaan yhdistyvien virastojen työnantajatunnukset lakkautetaan. Osittain yhdistyvän viraston työnantajatunnus säilyy käytössä. Toimenpiteet - palvelusten rekisteröinti Yhdistyvien virastojen tai viraston osien palvelukset päätetään seuraavasti: Palvelusten päättymissyykoodi on siirtyvillä henkilöillä 04 ja niillä, joilla palvelus päättyy kokonaan 01. Jos virastosta vain osa yhdistyy toiseen virastoon, vanhaan virastoon jäävien (=entinen työnantajatunnus) henkilöiden palveluksia ei katkaista. Siirtyvien henkilöiden uudessa virastossa jatkuville palveluksille avataan katkon jälkeisestä seuraavasta päivästä alkaen palvelusjaksot uudella työnantajatunnuksella. Olemassa olevaan virastoon yhdistyy toinen virasto ja/tai osia toisesta virastosta Jatkavan viraston työnantajatunnus säilyy ennallaan. Kokonaan toiseen virastoon liitettävän viraston työnantajatunnus lakkautetaan. Viraston, jonka henkilöstöstä osa siirtyy toiseen virastoon, työnantajatunnus säilyy entisellään. Vain sulautuvan viraston ja/tai sen siirtyvän henkilöstön palvelukset päätetään. Palvelusten päättymissyykoodi on siirtyvillä henkilöillä 04. Siirtyvien henkiöiden jatkuville palveluksille avataan katkon jälkeisestä seuraavasta päivästä alkaen palvelusjaksot vastaanottavan viraston työnantajatunnuksella.
Valtiokonttori Ohje 27 (50) Tilannekuvaus Toimenpiteet - työnantajatunnus Virasto siirtyy pois valtion Työnantajatunnus lakkautetaan. budjettitalouden piiristä (virasto yksityistetään tai se Mikäli osa henkilöstöstä jää muuttuu osakeyhtiöksi) valtion eläkelain piiriin määritellään työnantajalle näitä henkilöitä varten uusi työantajatunnus. Toimenpiteet - palvelusten rekisteröinti Jos vain osa viraston toiminnoista yhtiöitetään, siirtyvät palvelukset päätetään päättymissyykoodilla 01. Jos koko virasto yhtiöitetään, palvelukset päätetään päättymissyykoodilla 11 paitsi kyseisenä päivänä osaaikaeläkkeelle siirtyvät henkilöt, joiden palvelukset päätetään normaalisti päättymissyykoodilla 12. Viraston nimi muuttuu (ei muita muutoksia) Virasto lakkaa (ei siirtyviä henkilöitä) Ei muutoksia. Nimenmuutoksesta on kuitenkin ilmoitettava Valtiokonttorin palveluille. Työnantajatunnus lakkautetaan. Työnantaja hoitaa henkilöstön vakuutusturvan jatkossa yksityisen vakuutusyhtiön kautta, mikäli koko henkilöstö siirtyy pois valtion eläkelain piiristä. Jos osa henkilöstöstä jää valtion eläkelain piiriin, avataan heille seuraavasta päivästä uudet palvelusjaksot uudella työnantajatunnuksella. Ei muutoksia. Palvelukset päätetään palvelusrekisteriin päättymissyykoodilla 01. Virasto muuttuu valtion liikelaitokseksi. Jos ei muutoksia, työnantajatunnus säilyy ennallaan. Usein samalla tehdään nimenmuutos, josta on ilmoitettava Valtiokonttorin Vakuuttamispalveluille. Ei muutoksia.
Valtiokonttori Ohje 28 (50) 2.8.2.9 Muu tekninen katkaisu Valtiokonttori tai sen suostumuksesta muu taho voi joutua tekemään palvelusten teknisiä katkaisuja (päättymissyykoodi 04) myös muusta syystä joko kaikkiin tai osaan PSR:ssä olevista palveluksista. Vastaavat uudet palvelukset avataan seuraavasta päivästä. Tällainen tekninen katkaisu on tehty kaikille PSR:ssä voimassa oleville palveluksille esimerkiksi 31.12.2004 eläkelain uudistuksen yhteydessä. 2.8.2.10 Palveluksen päättymispäivä, kun henkilölle on myönnetty toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke Valtion virkamieslain 35 :n 4 momentti tuli voimaan 1.1.2008. Sen mukaan, kun virkamiehelle on virkasuhteen perusteella myönnetty täysi työkyvyttömyyseläke toistaiseksi, virkasuhde lakkaa ilman irtisanomista tai muuta virkasuhteen päättymistä tarkoittavaa toimenpidettä sen kalenterikuukauden päättyessä, jonka aikana virkamiehen oikeus sairausajan palkan saamiseen on päättynyt tai, jos työnantaja on saanut työkyvyttömyyseläkepäätöksestä tiedon myöhemmin, tiedoksisaantikuukauden päättyessä. (30.11.2007/1088). Palvelusrekisteriin palveluksen päättymispäiväksi ilmoitetaan sen kalenterikuukauden viimeinen päivä, jonka aikana oikeus sairausajan palkkaan päättyy. Jos työnantaja kuitenkin saa tiedon jälkikäteen, päättymispäiväksi ilmoitetaan sen kuukauden viimeinen päivä, jonka aikana työnantaja saa tiedon eläkepäätöksestä. 2.8.2.11 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä Palveluksen muuttuminen osa-aikaiseksi tai osa-aikaisuuden jälkeen jälleen kokoaikaiseksi ei palvelusrekisterin näkökulmasta vaadi uutta sopimusta tai palveluksen katkaisua. Mikäli palvelukseen halutaan tällöin jostakin syystä tehdä katkos, se tehdään päättymissyykoodilla 04.
Valtiokonttori Ohje 29 (50) 2.8.3 Miten ansiot kohdistetaan palvelusjaksoihin palvelusten katkaisua vaativissa tilanteissa Mikäli palvelus jostakin syystä katkaistaan ja avataan uudelleen seuraavasta päivästä alkaen keskellä vuotta, kyseisen vuoden ansiot jaetaan molempiin palvelusjaksoihin. Jatkossa ansiot ja muut palvelustiedot kohdistetaan uusimpaan palvelusjaksoon. Takautuvasti maksettujen ansioiden kohdistamisesta ohjeistetaan luvussa 2.12.3. 2.9 Ammattikoodi Ammattikoodi ilmoitetaan viisinumeroisena Valtiokonttorin Hallinnonohjauksen vuosittain täydentämän virka- ja ammattinimikekoodiston mukaisesti. Virka- ja ammattinimikekoodisto löytyy Valtiokonttorin kotisivulta www.valtiokonttori.fi seuraavan polun päästä: Hallinnon ohjaus Valtion talous- ja henkilöstöhallinto Raportointipalvelut Tahtikoodistoja ja ohjeita. Koodisto perustuu Valtiokonttorin ylläpitämään nimikekoodistoon, jossa on rekisteröitynä henkilötieto- ja eläkejärjestelmiä varten kaikki valtion virka- ja ammattinimikkeet. Uusia koodeja voi tilata täyttämällä osoitteesta www.valtiokonttori.fi löytyvän nimiketilauslomakkeen (polku: Lomakkeet - Hallinnon ohjauksen lomakkeet Nimiketilauslomake) ja painamalla LÄHETÄ-painiketta. Lomake menee automaattisesti Valtiokonttorin Hallinnon ohjaus -toimialan Henkilöstötietoryhmälle, joka avaa koodin ja ilmoittaa sen tilaajalle sähköpostitse. 2.10 Toimipaikka Toimipaikka tarvitaan Tilastokeskuksen työssäkäyntitilastoa varten. Jos työnantaja ei ole muuta sopinut, tiedot luovutetaan Tilastokeskukselle PSR:stä. Toimipaikka on kolminumeroinen ja se tulee ilmoittaa palvelukselle Tilastokeskuksen kanssa sovitun toimipaikkakoodiston mukaisesti. Toimipaikkaa ei ilmoiteta palveluksille, joissa työ tehdään toimeksiannon tai konsulttisopimuksen tai vastaavan järjestelyn perusteella (rekisteröintiperuste = 37), koska ne eivät kuulu työssäkäyntitilaston piiriin (ks. 1.3.4). 2.11 PSR:n lajittelutiedot 2.11.1 Työnantajan lajittelutieto 59 Työnantajan lajittelutiedolla (tieto 59) työnantaja voi määritellä Valtiokonttorista tulevat tulosteet haluamaansa tulostusjärjestykseen.