C 406/38 FI Euroopan yhteisöjen virallinen lehti 28.12.98 KERTOMUS Euroopan koulutussäätiön (Torino) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä säätiön vastaus (98/C 406/07) 1.1 Tämä kertomus annetaan Euroopan koulutussäätiön hallitukselle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/ 90 ( 1 ) 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN KOULU- TUSSÄÄTIÖN TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUO- DEN OSALTA Talousarvion ulkopuoliset tuet (Phare-, Tacis- ja Tempus-ohjelman yhteydessä) 1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan koulutussäätiön tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 1 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen ( 2 ) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 12 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. 1.5 Säätiö hallinnoi Phare- ja Tacis-ohjelmien yhteydessä ja Tempus-ohjelman osalta varoja, jotka komissio on asettanut sen käyttöön. Huomattavaa tukimäärää (noin 380 miljoonaa ecua vuonna 1997) ei ole otettu säätiön talousarvioon, vaan se on merkitty erilliseen kirjanpitoon. Lisäksi noin kolmenkymmenen pankkitilin kokonaissaldo (56,6 miljoonaa ecua 31. joulukuuta 1997), joka on säätiön käytettävissä kyseisten toimien hallinnointia varten, ei sisälly säätiön tilinpäätökseen. Tilintarkastustuomioistuin esittää säätiölle uudelleen kehotuksensa ( 3 ), jonka mukaan säätiön olisi sisällytettävä omaan kirjanpitoonsa kyseisten varojen hallinnointiin liittyvät toimet. 1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. Uusi järjestelmä maksujen suorittamismenettelyjä varten 1.6 Maksusitoumusten ja maksumääräysten kirjaaminen nopeutuu ja tehostuu uuden SI2-tietokonejärjestelmän avulla. 1.4 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. ( 1 ) EYVL L 131, 23.5.1990, s. 4. ( 2 ) Kuten neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1360/90 11 artiklan 3 kohdassa säädetään, säätiön kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 31.3.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen säätiön hallitukselle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 17.4.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. 1.7 Olisi kuitenkin suotavaa, että SI2-järjestelmä ei kattaisi ainoastaan talousarvion hallinnointia vaan mahdollisimman pian myös yleisen kirjanpidon. Omaisuusluettelo 1.8 Tarkistaessaan omaisuusluetteloon merkittyjen tavaroiden olinpaikkaa tilintarkastustuomioistuin totesi, että säätiön tiloihin oli varastoitu käytöstä poistettuja atklaitteita (PC-tietokoneita, kirjoittimia jne.), joiden arvo oli omaisuusluettelossa noin 0,3 miljoonaa ecua. Säätiön olisi myytävä käytöstä poistetut laitteet tai hävitettävä ne. ( 3 ) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 41.
28.12.98 FI Euroopan yhteisöjen virallinen lehti C 406/39 Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 5. marraskuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti
C 406/40 FI Euroopan yhteisöjen virallinen lehti 28.12.98 Taulukko 1 Tase varainhoitovuodelta 1997 (1 000 ecua) Vastaavaa 1997 1996 Käyttöomaisuus Koneet ja kalusto 1 892 1 562 Varastot 13 16 yhteensä 1 905 1 578 Vastattavaa 1997 1996 Pysyvä pääoma Oma pääoma 1 905 1 578 Siirrettävä tulos 2 212 1 794 yhteensä 4 117 3 372 Saamiset Muut saamiset 10 12 Tuki (komissiolta 1995) 543 Tuki (komissiolta 1996) 431 yhteensä 10 986 Rahat ja pankkisaamiset Pankkitilit avistatilit 4 459 6 088 Ennakkomaksujärjestelmä 1 860 yhteensä 6 319 6 088 Lyhytaikaiset velat Ei-automaattiset määrärahojen siirrot 665 Maksettava tuki (komissio 1996) 431 Automaattiset määrärahojen siirrot 2 727 3 288 Vireillä olevat maksut 658 350 Palkoista tehtävät pidätykset 311 56 Eri velkojat 391 432 Korvaukset tilinpitäjille 4 4 Perintämääräykset 10 9 Tiettyihin käyttötarkoituksiin sidotut 16 45 tulot yhteensä 4 117 5 280 Vastaavaa yhteensä 8 234 8 652 Vastattavaa yhteensä 8 234 8 652 Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin.
28.12.98 FI Euroopan yhteisöjen virallinen lehti C 406/41 Taulukko 2 Tulostili varainhoitovuodelta 1997 (1 000 ecua) 1997 1996 Tulot Komissiolta saatu tuki 15 303 16 069 Pankkikorot 391 132 Muut tulot 3 27 Kurssivoitot 262 23 Tulot yhteensä 15 959 16 251 Menot Henkilöstömenot Talousarvion I osasto Maksut 9 231 8 277 Siirretyt määrärahat 303 439 Kiinteistöt, koneet ja muut hallintomenot Talousarvion II osasto Maksut 1 928 1 743 Siirretyt määrärahat 552 711 Toimintamenot Talousarvion III osasto Maksut 1 383 1 201 Siirretyt määrärahat 1 872 2 802 Kurssitappiot 128 1 030 Menot yhteensä 15 397 16 203 Varainhoitovuoden tulos 562 48 Edeltävältä varainhoitovuodelta siirretty tulos 1 794 1 566 Palautukset komissiolle 0 184 Vuoden 1995 peruuntunut tuki 543 Edeltävältä varainhoitovuodelta siirtyneet ja peruuntuneet määrärahat 399 364 Siirrettävä tulos 2 212 1 794 Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu säätiön toimittamiin tietoihin.
C 406/42 FI Euroopan yhteisöjen virallinen lehti 28.12.98 Säätiön vastaus Talousarvion ulkopuoliset tuet Phare, Tacis, Tempus Maksatusten uudet menettelytavat Tilintarkastustuomioistuin on uudistanut vuoden 1996 tilejä koskevaan kertomukseensa sisältyvän vaatimuksen, jonka mukaan kaikki komission säätiölle siirtämät määrärahat tulisi sisällyttää säätiön omiin tileihin. Tilintarkastustuomioistuin viittaa uuden talousarvion hallintojärjestelmän SI2 käyttöönoton aikaansaamiin parannuksiin, ja ehdottaa, että järjestelmää laajennetaan kaikkiin tilinpitoa koskeviin asioihin. Säätiö on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimen myönteisiin näkemyksiin ja samaa mieltä sen esittämistä suosituksista. Henkilöstö on jo alkanut tehdä työtä tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Projektisuunnitelma ja määrittelyt on jo laadittu ja tietotekninen kehitystyö on käynnissä. Tiedonsiirto pääkirjan tiedosta on mahdollinen. Suunnitelmien mukaan uusi järjestelmä on käytössä vuoden 1999 alkupuolella. 27. lokakuuta 1998 pidettiin kokous, johon osallistuivat tilintarkastustuomioistuin, komissio (PO XX, PO XXII) ja säätiö. Kokouksessa sovittiin kaikkien säätiön käsittelemien rahasummien ottamista mukaan tileihin. Kaikki summat, jotka on otettu mukaan säätiön tileihin, esitetään myös vuosikertomuksessa. Edelleen sovittiin siitä, että kaikkien summien tulisi olla näkyvissä talousarviossa. Säätiölle osoitettu määräraha hyväksytään hallintoneuvostossa, mutta muut summat, erityisesti komission kanssa sovittuun tekniseen apuun ja sopimuksin liittyvät, esitetään talousarvion liitteessä tiedoksi, ja siten ne ovat selvempiä ja avoimempia kaikille säätiön hallintoon, valvontaan ja tilintarkastukseen osallistuville. Inventaario Tilintarkastustuomioistuin on kiinnittänyt huomiota vanhentuneeseen tietokone- ja muuhun laitteistoon. Menettelystä sovittiin säätiön ja varainhoidon valvonnan välillä. Tämän mukaisesti valittiin voittoa tavoittelematon organisaatio laitteiston sijoittamiseksi ja ottamiseksi uudelleen käyttöön. Laitteisto toimitetaan tälle organisaatiolle marraskuun ensimmäisellä viikolla, ja inventaario siirretään vastaavasti tähän ajankohtaan.