HP Visual Collaboration Room Käyttöopas HP Visual Collaboration Room 2.0 First edition: December 2010
Lainsäädännöllistä tietoa Copyright 2010 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Tässä olevia tietoja voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. HP-tuotteiden ja -palveluiden ainoat takuut on esitetty tuotteiden ja palveluiden mukana toimitettavissa takuuehdoissa. Mikään tässä mainittu ei muodosta lisätakuuta. HP ei ole vastuussa tämän aineiston teknisistä tai toimituksellisista virheistä eikä puutteista. Microsoft, Windows ja Windows NT ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa. Painettu Yhdysvalloissa.
Aloitus Sisällys Aloitus Kokousten aloittaminen ja liittyminen niihin... 5 Järjestelmän aktivoiminen lepotilasta... 5 Huoneiden tyypit... 5 Kokousten tyypit... 5 Liittyminen kokoukseen... 6 Kokouksen aloittaminen... 7 Suorasoitto... 7 Lähteminen kokouksesta tai kokouksen lopettaminen... 7 Yhteyden ajankohta ja tapa... 7 Huoneen tila... 8 Käyttäjän tila... 8 Kaukosäätimen käyttäminen... 8 Kokousten hallinta Kokousympäristön hallinta... 9 Ensisijainen-tilan käyttäminen... 9 Tarkasteltavien osallistujien määrän vaihtaminen... 10 Osallistujien tilakuvakkeet... 10 Sisällön jakaminen... 11 Jaetun sisällön tarkasteleminen... 11 Jakamisen ja näkymien hallinta... 12 Toisessa huoneessa olevan kameran hallinta... 12 Yhteystietoluettelon kerääminen... 13 Yhteystiedon lisääminen... 13 Yhteystiedon poistaminen... 13 Yhdistäminen puhelin- ja legacy-osallistujiin Konftel 300- ja H.323-järjestelmien käyttäminen... 14 Neuvottelupuhelun määrittäminen... 14 Kokouksen aloittaminen legacy-järjestelmällä... 14 3
Aloitus Aloitus Käytettävissä on kaksi HP Visual Collaboration Room -versiota: Visual Collaboration Room 100 Teräväpiirtovideo 720p, 60 kuvaa/s Yksi näyttö Visual Collaboration Room 220 HD 720p, 60 kuvaa/s / 1080p, 30 kuvaa/s 2 x teräväpiirtokoodattu, 60 kuvaa/s Molemmissa käytetään samaa kaukosäädintä ja käyttöliittymää. 4
Aloitus Kokousten aloittaminen ja liittyminen niihin Tässä osassa esitellään seuraavat: Järjestelmän herättäminen lepotilasta. Huoneiden ja kokousten tyypit. Liittyminen kokouksiin sekä kokousten aloittaminen ja lopettaminen. Järjestelmän aktivoiminen lepotilasta Järjestelmä saattaa olla lepotilassa, kun tulet huoneeseen. Aktivoi järjestelmä painamalla jotakin kaukosäätimen painiketta. Käyttöliittymä avautuu. Huoneiden tyypit On tärkeää tietää Visual Collaboration Roomin ja kokoushuoneen ero, ennen kuin aloitat kokouksen tai liityt kokoukseen. Visual Collaboration Room on fyysinen huone, joka sisältää kaukosäätimellä hallittavan Visual Collaboration -laitteiston. Kokoushuone on virtuaalinen tila, jossa muodostetaan yhteys toisiin käyttäjiin. Yhteys kokoushuoneeseen muodostetaan valitsemalla Liity huoneeseen -painike Visual Collaboration Room - ohjelmistossa. Kullakin Desktop-käyttäjällä tai Visual Collaboration Roomilla on yksi kokoushuone. Kokousten tyypit Kokoustyyppejä on kaksi: Suorasoitto (eli pisteestä pisteeseen -kokous). Näissä kokouksissa voi olla ainoastaan kaksi osallistujaa. Monipistekokoukset. Näissä kokouksissa voi olla useita osallistujia. 5
Aloitus Liittyminen kokoukseen Kokoukseen liitytään muodostamalla yhteys järjestäjän kokoushuoneeseen. Jos yhteystieto näkyy Omat yhteystiedot -luettelossa, korosta nimi ja paina OK-painiketta. Jos yhteystieto ei näy Omat yhteystiedot -luettelossa, voit etsiä kyseisen yhteystiedon. 1. Valitse kaukosäätimen nuolilla Hae-kenttä. 2. Näytä näppäimistö painamalla OK-painiketta. 3. Korosta merkki nuolilla ja kirjoita se painamalla OK-painiketta. 4. Kun yhteystieto näkyy Omat yhteystiedot -luettelossa, valitse Done ja sulje näppäimistö painamalla OK-painiketta. 5. Korosta haluamasi yhteystieto kaukosäätimen nuolipainikkeilla ja paina OK-painiketta. VIHJE: Kirjoittamalla prosenttimerkin (%) voit näyttää kaikkien rekisteröityjen käyttäjien luettelon aakkosjärjestyksessä. Kirjoittamalla tähtimerkin (*) voit näyttää kaikki online-tilassa olevat rekisteröidyt käyttäjät. 6
Aloitus Kokouksen aloittaminen Lähetä huoneen nimi osallistujille, jotka kutsut kokoukseesi. 1. Korosta kaukosäätimen nuolilla Oma huone -kohta. 2. Paina OK-painiketta. Suorasoitto Voit aloittaa kokouksen toisen osallistujan kanssa (pisteestä pisteeseen -kokous) suorasoittamalla kyseiselle yhteyshenkilölle. Kokoukseen voitte osallistua ainoastaan sinä ja toinen osallistuja. Kukaan muu ei voi liittyä kokoukseen. 1. Hae osallistujaa tai etsi hänet Omat yhteystiedot -luettelosta. 2. Korosta yhteystieto nuolilla. 3. Jos yhteystieto on käytettävissä, korosta oikealla nuolella Suorasoitto-kohta ja paina kaukosäätimen OK-painiketta. Osallistuja saa kutsun. Käyttäjä voi liittyä kokoukseen valitsemalla Vastaa. Lähteminen kokouksesta tai kokouksen lopettaminen Voit poistua kokouksesta milloin tahansa. Jos monipistekokouksessa on muita osallistujia, he voivat pysyä yhteydessä ja jatkaa kokousta, vaikka olisit kokouksen aloittaja. Jos soitit toiselle osallistujalle suoraan, kokous loppuu. Paina DISCONNECT -painiketta. Yhteyden ajankohta ja tapa Liittymismahdollisuus kokoushuoneeseen määräytyy huoneen tilan ja huoneen omistajan määrittämien asetusten mukaan. Kokoushuoneet voivat olla kaikkien käytettävissä, PIN-suojattuja tai lukittuja tai tilassa, jossa ne eivät hyväksy uusia osallistujia. Kokoushuoneen tilakuvakkeet esitellään seuraavassa taulukossa. Kuvakkeet näkyvät nimen kohdalla yhteystietoluettelossa. 7
Aloitus Huoneen tila Tila Merkitys Tyhjä. Huoneessa ei ole ketään, ja voit liittyä siihen. Liity huoneeseen -painike on käytettävissä. Täysi. Huone on täynnä eikä hyväksy enempää osallistujia. Liity huoneeseen -painike ei ole käytettävissä. Lukittu. Huone on lukittu, etkä voi liittyä siihen. Liity huoneeseen -painike ei ole käytettävissä. Varattu. Huone on vararru, mutta uudet osallistujat voivat liittyä siihen. Liity huoneeseen - painike on käytettävissä. PIN-suojattu. Tarvitset PIN-koodin, jotta voit liittyä huoneeseen. Liity huoneeseen -painike on käytettävissä. (PIN-koodi on huoneen omistajalta saamassasi sähköpostikutsussa.) Käyttäjän tila Kuten huoneiden yhteydessä, käyttäjän tila määrää, voitko soittaa kyseiselle käyttäjälle, liittyä kyseisen käyttäjän huoneeseen tai kutsua kyseisen käyttäjän kokoukseen. Käyttäjän tilakuvakkeet esitellään seuraavassa taulukossa. Kuvakkeet näkyvät nimen kohdalla yhteystietoluettelossa. Tila Merkitys Käytettävissä. Voit suorasoittaa käyttäjälle. Voit liittyä hänen huoneeseensa tai kutsua hänet kokoukseen. Kiireinen. Käyttäjä on kiireinen, etkä voi suorasoittaa hänelle tai kutsua häntä kokoukseen. Voit liittyä hänen huoneeseensa, jos se ei ole täysi tai lukittu. Henkilökohtaisessa kokoushuoneessa. Käyttäjä on omassa huoneessaan. Et voi suorasoittaa hänelle. Voit liittyä hänen huoneeseensa, jos se ei ole täysi tai lukittu, ja hän voi poistua huoneestaan ja liittyä huoneeseesi. Henkilökohtaisessa kokoushuoneessa/huone täysi. Käyttäjä on huoneessa, ja huone on täysi. Et voi suorasoittaa hänelle etkä liittyä hänen huoneeseensa, mutta hän voi poistua huoneestaan ja liittyä huoneeseesi. Henkilökohtaisessa kokoushuoneessa/huone lukittu. Käyttäjä on omassa huoneessaan, ja huone on lukittu. Et voi suorasoittaa hänelle etkä liittyä hänen huoneeseensa. Hän voi poistua huoneestaan ja liittyä huoneeseesi. PIN-suojatussa huoneessa. Käyttäjä on huoneessa, ja huone on PIN-suojattu. Et voi suorasoittaa hänelle, mutta voit liittyä huoneeseen, jos tiedät PIN-koodin. Offline. Käyttäjä ei ole kirjautuneena portaaliin. Et voi suorasoittaa hänelle, mutta voit liittyä huoneeseen, jos se ei ole täysi tai lukittu. Legacy. Tämä on legacy-loppukäyttäjätyyppi. Kaukosäätimen käyttäminen Voit tarkastella kaukosäätimen painikkeiden kaaviota kokouksen aikana. Voit avata kaukosäätimen painikkeiden kaavion painamalla MANAGE -painiketta. Voit piilottaa kaavion painamalla MANAGE -painiketta uudelleen. 8
Kokousten hallinta Kokousten hallinta Kokousympäristön hallinta Tässä osassa esitellään seuraavat: Näyttötilan vaihtaminen Tarkasteltavien osallistujien määrän vaihtaminen Osallistuhien tilakuvakkeet Sisällön jakaminen ja tarkasteleminen Toisessa huoneessa olevan kameran hallinta Ensisijainen-tilan käyttäminen Ensisijaisessa tilassa aktiivinen puhuja (tai viimeisin puhuja) näkyy näytössä suurempana kuin muut osallistujat. Painamalla kaukosäätimen -painiketta voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Ensisijaisen tilan. HUOMAUTUS: Ensisijainen-näyttö muuttuu sen mukaan, tarkasteletko jakonäyttöä ja kuka puhuu. Jos tarkastelet jakonäyttöä, jakonäyttö on ensisijainen. Jos et tarkastele jakonäyttöä, viimeisin puhuja näkyy ensisijaisessa näytössä. 9
Kokousten hallinta Tarkasteltavien osallistujien määrän vaihtaminen Voit muuttaa näytössä näkyvien osallistujien enimmäismäärää. HUOMAUTUS: Jos olet valinnut jaetun näytön tarkasteltavaksi tai ottanut käyttöön oman näkymän, nämä näytöt ovat aina näkyvissä. Määritä tarkasteltavien osallistujien määrä kaukosäätimen numeropainikkeilla 1-8. Painamalla kaukosäätimen 0-painiketta voit antaa ohjelmiston valita näytettävien osallistujien määrän. Jos kokouksessa on alle 8 osallistujaa, kaikki osallistujat näkyvät. Jos kokouksessa on yli 8 osallistujaa, viimeisimmät puhujat näkyvät. Osallistujien tilakuvakkeet Näytössä on tietoja kokouksen osallistujien tilasta. Kuvakkeet näkyvät näytössä osallistujan videokuvassa. Kuvake Merkitys Huoneen kaiuttimet on mykistetty. Huoneen mikrofoni on mykistetty. Huoneen kamera on mykistetty. VGA2USB-sovitin on liitetty, mutta huone ei jaa vielä sisältöä. VGA2USB-sovitin on liitetty ja jako on synkronoitu (valmis jakamaan). Joku toinen osallistuja jakaa sisältöä. Jollakin toisella osallistujalla on käytössä kameran hallinta. 10
Kokousten hallinta Sisällön jakaminen Voit jakaa sisältöä kannettavasta tietokoneesta näyttöön näytönjaon lisävarusteella. 1. Liitä näytönjaon lisävaruste kannettavaan tietokoneeseen. 2. Ota VGA-lähtö käyttöön (esimerkiksi näppäinyhdistelmällä FN+F4). 3. Aloita jakaminen painamalla kaukosäätimen -painiketta. Room 220 -versiossa kannettavan tietokoneen sisältö näkyy toisessa näytössä ja osallistujat näkyvät toisessa. 4. Lopeta jakaminen painamalla -painiketta uudelleen. TÄRKEÄÄ: Kannettavan tietokoneen näytön tarkkuuden on oltava 1024 x 768 ja virkistystaajuuden 60 Hz. Jaetun sisällön tarkasteleminen Voit tarkastella ainoastaan yhden osallistujan jakamaa sisältöä kerrallaan. Voit selata useiden osallistujien jakamaa sisältöä painamalla kaukosäätimen -painiketta. Voit näyttää sisällön täysikokoisena painamalla -painiketta. 11
Kokousten hallinta Jakamisen ja näkymien hallinta Seuraavilla kaukosäätimen painikkeilla voit hallita omaa ja muiden osallistujien näkymää kokouksen aikana. Painike Toiminto Oman näkymän asetusten selaaminen. Lähtevän videon mykistäminen. Jakamisen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä käytettäessä VGA2USB-laitetta. Jaetun sisällön selaaminen. Voit näyttää jaetun sisällön täysikokoisena painamalla *-painiketta. Näytön vaihtaminen käytettäessä kahden näytön tilaa (vain Room 220). C Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Kameran hallinta -tilan. Voit ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä ensisijaisen tilan. 1-8 Tarkasteltavien osallistujien määrän asettaminen. 0 Tarkasteltavien osallistujien määrän asettaminen automaattiseksi. Toisessa huoneessa olevan kameran hallinta Joissakin Visual Collaboration Room -huoneissa on moottoroidut, säädettävät kamerat. Jos olet kokouksessa tällaisessa huoneessa, ja siellä on käytössä FECC (Far End) -kameranhallinta, voit säätää toisessa huoneessa olevan kameran suuntaa ja zoomausta kaukosäätimellä. 1. Paina kaukosäätimen C-painiketta. 2. Voit suunnata kameran kaukosäätimen nuolipainikkeilla. 3. Voit lähentää ja loitontaa kaukosäätimen ZOOM-painikkeilla. 4. Kun kamera on oikeassa asennossa, paina C-painiketta. 12
Kokousten hallinta Yhteystietoluettelon kerääminen Yhteystiedot ovat käyttäjiä ja huoneita, joiden kanssa ja joissa voit järjestää kokouksia. Yhteystiedot näkyvät Omat yhteystiedot -välilehdessä aloitussivulla. Kun käytät huonetta ensimmäisen kerran, yhteystietoluettelossa on ainoastaan oma huoneesi. Jos käytät tiettyä yhteystietoa usein, voit lisätä sen henkilökohtaiseen Omat yhteystiedot -luetteloosi. Yhteystiedon lisääminen Voit lisätä yhteystiedon luetteloon seuraavasti: 1. Etsi yhteystieto kaukosäätimellä. 2. Korosta yhteystieto Omat yhteystiedot -kohdassa hakutuloksissa. 3. Korosta Lisää yhteystieto -kohta ja painaa OK-painiketta. Yhteystieto lisätään Omat yhteystiedot -luetteloon, jossa se säilyy, kunnes poistat sen. Yhteystiedot näkyvät aakkosjärjestyksessä, ja voit tarkastella niitä kaikkia vierittämällä luetteloa. Yhteystiedon poistaminen Jos Omat yhteystiedot -luettelo kasvaa liian pitkäksi tai et enää käytä tiettyä yhteystietoa säännöllisesti, voit poistaa yhteystietoja Omat yhteystiedot -luettelosta. 1. Siirry kaukosäätimellä Omat yhteystiedot -luetteloon. 2. Korosta yhteystieto. 3. Korosta Poista yhteystieto -kohta ja paina OK-painiketta. Yhteystieto poistetaan Omat yhteystiedot -luettelosta. Jos haluat osallistua kokoukseen yhteyshenkilön kanssa, käytä Hae-toimintoa. 13
/Yhdistäminen puhelin- ja legacy-osallistujiin Yhdistäminen puhelin- ja legacy-osallistujiin Konftel 300- ja H.323-järjestelmien käyttäminen Konftel 300 on neuvottelupuhelin, jossa on analoginen puhelinlinja ja jonka avulla kokoukseen voi osallistua ainoastaan puhelimen kautta. H.323-järjestelmät ovat legacy-videoneuvottelujärjestelmiä. Neuvottelupuhelun määrittäminen Voit määrittää neuvottelupuhelun Konftel 300 -neuvottelupuhelimella. Siten useat osallistujat voivat soittaa kokoukseesi puhelimella. 1. Paina LINE MODE -painiketta. 2. Valitse ANALOG + USB ja OK. 3. Anna neuvottelupuhelun numero. 4. Paina -painiketta. Kokouksen aloittaminen legacy-järjestelmällä Jos et löydä legacy-järjestelmää portaalin aloitussivulta, voit soittaa siihen suoraan. Yhdistäminen legacy-järjestelmään edellyttää järjestelmän tarkennetta tai IP-osoitessa. Pyydä tiedot järjestelmänvalvojalta. TÄRKEÄÄ: Voit muodostaa yhteyden legacy-järjestelmään ainoastaan, jos Visual Collaboration - järjestelmä sisältää yhdyskäytävän. 1. Kirjoita legacy-järjestelmän tarkenne tai IP-osoite Hae-kenttään numero- tai näyttönäppäimistöllä. 2. Korosta Suorasoitto-kohta ja paina kaukosäätimen OK-painiketta. Kutsu lähetetään legacy-järjestelmään. Legacy-käyttäjä voi liittyä kokoukseen valitsemalla Vastaa. 14