1 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 30.11.2012 klo 8.00 13.15 KOKOUSPAIKKA Lopen kunnantalo, kokoushuone II Mäkitie 2 asunnot tutustumiskäynti Kasari, keskuskeittiö tutustumiskäynti LÄSNÄ Ukkola Marja puheenjohtaja Tuomi Vilho varapuheenjohtaja Ahlqvist Leila jäsen Laukkanen Jarmo jäsen Lähde Aarno jäsen Mikkola Tapio jäsen Vuorimies Kristiina jäsen, pöytäkirjanpitäjä POISSA Ruuskanen Raija pöytäkirjanpitäjä, tilintarkastaja MUUT Viitanen Karoliina kunnanjohtaja Leppänen Pekka talousjohtaja Väistö Katja hallintopäällikkö Ulvila Sari ruokapalvelupäällikkö ALLEKIRJOITUKSET Marja Ukkola puheenjohtaja Kristiina Vuorimies pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Lopella / 2012 Aarno Lähde Tapio Mikkola Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
2 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 54 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT JA TYÖJÄRJESTYS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asioista päätetään puheenjohtajan esittelyn ja selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tarkastuslautakunta on 8.9.2009 5 päättänyt, että lautakunnan kokouskutsu / asialista lähetetään paperitulosteena jäsenille noin viikkoa ennen kokousta ja kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Ehdotus: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestys on esityslistan mukainen. Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Aarno Lähde ja Tapio Mikkola. Päätös: Hyväksyttiin. Pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Kristiina Vuorimies. 55 AJANKOHTAISKATSAUS, TALOUSTILANNE JA TALOUSARVION VALMISTELUVAIHE Kunnanjohtaja Karoliina Viitanen ja talousjohtaja Pekka Leppänen on kutsuttu kokoukseen kertomaan kunnan ajankohtaisista asioista, tämänhetkisestä taloustilanteesta ja ensi vuoden talousarvion valmistelun vaiheesta. (klo 8 8.30) Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee kunnanjohtajan ja talousjohtajan esittelyt sekä käydyt keskustelut tiedoksi. Merkittiin tiedoksi esitykset. Kunnanjohtaja Karoliina Viitasen esitykset ovat liitteenä 4. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
3 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 56 KESKUSHALLINTO Talousarvioon on kirjattu Keskushallinnon perustehtäväksi huolehtia osaltaan kunnan kehittämisestä, edunvalvonnasta ja johtamisjärjestelmän toimivuudesta sekä kunnan resursseista, joita tarvitaan kunnan kehittämisessä, viranomaistoimintojen hoidossa ja kunnan palvelutuotannossa. Keskushallinto sisältää seuraavat kustannuspaikat: hallintopalvelut, talouspalvelut, neuvonta- ja laitepalvelut, atk, suunnittelu, asuntoasiat. Keskushallinnolle on hyväksytty vuodelle 2012 kolme sitovaa tavoitetta ja lisäksi useita toiminnallisia tavoitteita, jotka tukevat kuntastrategian toteutumista. Keskushallinnon sitova toimintakate vuonna 2012 on -1.497.100 euroa (ed. vuonna toteutunut -1.435.381 euroa). Tarkastuslautakunta on kutsunut kokoukseensa kunnanjohtaja Karoliina Viitasen, talousjohtaja Pekka Leppäsen ja hallintopäällikkö Katja Väistön kertomaan keskushallinnon toiminnoista, tavoitteista ja niiden toteutumisesta vuonna 2012. (8.30 9.30) Tutustumiskäynti Mäkitie 2:n peruskorjauskohteeseen tehdään isännöitsijä Simo Hannulan johdolla klo 11.00 12.00. Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kuullut esitykset ja käydyt keskustelut sekä tutustumisen Mäkitie 2:n uusittuihin tiloihin. Merkittiin tiedoksi. Lautakunta tutustui Mäkitie 2:n uusittuihin tiloihin. 57 TILINTARKASTUSPALVELUIDEN HANKINTA 2013 ALKAEN Tilintarkastuspalveluiden ostot vuodesta 2013 eteenpäin kilpailutus käynnistetään kuluvan vuoden syksyllä. Kuntalain muutoksesta johtuen tilintarkastaja on mahdollisuus valita 1 6 vuoden ajaksi kun aikaisemmin valinta voitiin tehdä valtuustokaudeksi eli 4 vuodeksi. Aikaisempina kausina kilpailutuksen on hoitanut vanha tarkastuslautakunta ja uusi, vuoden alusta toimintansa aloittava lautakunta on tehnyt esityksen valtuustolle tilintarkastajan/tilintarkastusyhteisön valinnasta. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
4 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 Myös Kuntaliitto suosittelee, että uutta tilintarkastuskautta koskevan tarjouspyynnön ja -vertailun, mukaan lukien esitys tilintarkastajan toimikauden pituudesta, valmistelee vuosiksi 2009 2012 valittu tarkastuslautakunta, koska se pystyy hankkimansa kokemuksen perusteella paremmin arvioimaan tarvittavien tarkastuspäivien määrän ja tarkastuspalvelujen laatua koskevat vaatimukset. Talousjohtaja Pekka Leppänen laatii tilintarkastuspalveluiden hankinnan kilpailutusta varten ehdotuksen tarjouspyyntöasiakirjaksi, joka toimitetaan lautakunnalle. Ehdotus: Tarkastuslautakunta hyväksyy tarjouspyyntöasiakirjan tilintarkastuspalveluiden hankinnan kilpailuttamiseksi siten, että tarjousaika päättyy 31.1.2013. Kilpailutus suoritetaan julkisen hankintalain mukaisesti julkaisemalla ilmoitus Julkisten hankintojen Hilmailmoitusmenettelyä käyttäen (www.hankintailmoitukset.fi). Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti tarjouspyyntö tilintarkastuspalveluiden hankinnan kilpailuttamiseksi tilikausille 2013 2016. Tarjouspyyntö julkaistaan Hilma-ilmoitusmenettelyä käyttäen. Tarjousaika päättyy 31.1.2013. Liitteenä 5 on tarjouspyyntö ja tarjouslomakkeet. 58 HENKILÖSTÖHALLINTO Henkilöstöhallinnon perustehtävään kuuluu keskitetty henkilöstökoulutus, yhteistoiminta, työsuojelu, työterveyshuolto sekä tykytoiminta. Toimialaan kuuluu myös työllistäminen ja palkkavaraukset. Henkilöstöhallinnolle on vuodelle 2012 hyväksytty kaksi sitovaa tavoitetta ja useita toiminnallisia tavoitteita. Toimintakate kuluvan vuoden talousarvion mukaan on -441.930 euroa (ed. vuonna toteutunut -423.988 euroa). Tarkastuslautakunta on kutsunut kokoukseensa hallintopäällikkö Katja Väistön kertomaan vastuualueensa toiminnasta ja tavoitteista. Hallintopäällikköä on pyydetty täyttämään etukäteen esityslistan liitteenä 1 oleva arviointilomake. (9.45 10.15) Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi hallintopäällikön esityksen ja käydyt keskustelut. Merkittiin tiedoksi. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
5 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 59 ARVIOINTIKERTOMUKSEEN 2011 SAADUT SELVITYKSET Tarkastuslautakunnan valtuustolle antama arviointikertomus vuodelta 2011 on käsitelty kunnanhallituksessa ja lautakunnissa. Arviointikertomuksen sisältämistä havainnoista on annettu selvitykset, jotka valtuusto merkitsi tiedoksi 5.11.2012 49. Arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin saadut vastineet ovat esityslistan liitteenä 2. (klo 10.15 -) Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta käsittelee saatuja vastineita ja merkitsee ne tiedoksi. Merkittiin tiedoksi arviointikertomuksessa saadut selvitykset. 60 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄSENTEN HAVAINNOT Lautakunta ottaa keskusteluun jäsentensä tekemät havainnot kunnan toimielinten ja viranhaltijoiden toiminnasta. Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee jäsenten havainnot tiedoksi. Ei havaintoja. 61 ILMOITUSASIAT Tarkastuslautakunnan päätös 21.9.2012 49 Ylöstalontien yksityistielle asetetut liikennemerkit teknisen lautakunnan käsiteltäväksi Tekninen lautakunta velvoitetaan ilmoittamaan yksityistiekunnille myönnettävien avustusten hakemisen määräajoista entisen vallitsevan tavan mukaisesti joko kirjeitse tai sähköpostilla o tekninen johtaja Timo Rahikainen on antanut selvityksen ko. asioista: o tekninen lautakunta on käsitellyt Ylöstalontielle asetettujen häiritsevien liikenne-esteiden poistamista kokouksessaan kuluvan vuoden helmikuussa, maaliskuussa ja toukokuussa o vuoden 2013 yksityisteiden avustusten hakemisesta tiedotetaan suoraan tiekunnille kirjeitse Ehdotus: Päätös: Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
6 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 62 SEURAAVA KOKOUS Ehdotus: Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään perjantaina 25.1.2013 alkaen klo 8.00. Kokouksessa käsitellään maankäyttöä ja kaavoitusta, elinkeinotoimikunnan toimintaa, maa- ja metsätiloja sekä maatalouden ohjausta. Kokoukseen kutsutaan kunnanjohtajan ja talousjohtajan lisäksi kehittämispäällikkö, maankäyttöpäällikkö ja maataloussihteeri. Viranhaltijoita pyydetään ennen kokousta täyttämään arviointilomake, joka käsitellään kokouksessa. Päätös: Merkittiin tiedoksi. 63 MUUT ASIAT Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi mahdollisia muita asioita. Muita asioita ei ollut. 64 RUOKAPALVELUT Ruokapalveluiden perustehtävä on tuottaa monipuolista, terveellistä ja maittavaa ruokaa asiakkaille taloudellisesti ja asiakaslähtöisesti sekä ohjata oikeisiin ruokatottumuksiin ja tapoihin. Vuoden 2012 talousarvioon ruokapalveluille on kirjattu kolme sitovaa tavoitetta. Toimintatuotot ovat talousarviossa 1.263.930 euroa ja toimintakulut 1.210.070 euroa. Tehtäväalueen tulot koostuvat pääasiassa sisäisistä laskutuksista. Arvioitu toimintakate on kuluvana vuonna +53.860 euroa (ed. vuonna toteutui +40.656 euroa). Tarkastuslautakunta on kutsunut kokoukseensa ruokapalvelupäällikkö Sari Ulvilan kertomaan vastuualueensa toiminnasta ja tavoitteista. Ruokapalvelupäällikköä on pyydetty täyttämään etukäteen esityslistan liitteenä 3 oleva arviointilomake. Lisäksi kokouksen yhteydessä tehdään tutustumiskäynti kunnan keskuskeittiö Kasariin. (12.30 13.15) Ehdotus: Päätös: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi ruokapalvelupäällikön esityksen, käydyt keskustelut ja tutustumisen keskuskeittiö Kasariin. Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan ruokapalvelu toimii maksimaalisesti annetuissa rajoissa (kustannustehokkuus, laadun omavalvonta, kuljetusorganisointi ja kunnan laajuus huomioon ottaen). Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:
7 Tarkastuslautakunta 2009 2012 PÖYTÄKIRJA 7/2012 65 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ehdotus: Päätös: Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Tämän kokouksen päätöksistä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, koska päätökset koskevat valmistelua ja täytäntöönpanoa (KuntaL 91 ). Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet: