Pöytäkirja 1 (5) Käyttöönottotyöryhmän kokous 16.6.2017 Aika Paikka 16.6.2017 klo.9-15 Duetto Business Park, Läkkisepäntie 23, 00620 Helsinki 2 krs. nh. Kuolajärvi Läsnä Minna Arffman Fingrid Oyj (pj.) Kerttu Korpelainen Fingrid Oyj (siht.) Johanna Piispa Vantaan Energia Sähköverkot Oy Jari Arve Satapirkan Sähkö Oy Juha Leinonen Pöyry Management Consulting Oy Jimmy Forsman Pöyry Management Consulting Oy Riina Heinimäki Energiateollisuus ry Greetta Arha Elenia Oy Riitta Vaissalo Fortum Asialista 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo. 9.05 ja kävi läpi lyhyesti edellisen kokouksen pöytäkirjan, pöytäkirjaan ei tullut enää kommentteja. Puheenjohtaja kertoi alkuun ajankohtaisena uutisena, että tietokonversiopalvelun toimittajaksi on valittu inpulse Works Oy. Arffman täsmensi, että itse datahub-järjestelmän hankinta on parhaillaan käynnissä, ensimmäiset neuvottelukierrokset ovat menossa toimittajaehdokkaiden kanssa ja neuvotteluja jatketaan kesän jälkeen. Puheenjohtaja kertoi myös, että datahub-projektiin on nyt rekrytoitu testauspäällikkö, joka aloittaa tehtävissään elokuussa. Hänet kutsutaan työryhmän elokuun kokoukseen. Puheenjohtaja kävi alkuun myös läpi työryhmän työskentelytapoja, sillä kotitehtävien osalta on koettu haasteelliseksi aikataulu ja taustamateriaalin löytäminen. EDI-päivät ymmärrettävästi veivät aikaa kokouksen kotitehtäviin valmistautumiselta. Todettiin, että hyödynnetään kokouksiin varattu aika tehokkaasti ja kotitehtävät tehdään mahdollisuuksien mukaan. Ryhmäläiset toivoivat myös kotitehtävien taustalle soveltuvaa materiaalia. Sovittiin, että annetaan linkit ja vinkkejä taustamateriaaleihin (mikäli materiaalia olemassa) kotitehtävien annon yhteydessä. Pyritään myös antamaan kotitehtävät hyvissä ajoin ennen seuraavaa kokousta. Käyttöönottosuunnitelman luonnokseen lisätään uusia osioita kokouksissa kertyvän materiaalin pohjalta ja sihteeri informoi ryhmäläisiä uusien osioiden lisäyksestä. Suunnitelmaluonnos löytyy projectplacesta, jossa se on työryhmän jäsenten luettavissa. Puheenjohtaja kertoi, että dokumenttiluonnos on kaikkien työryhmäläisten muokattavissa ja sinne voi lisätä kommentteja, eikä siitä tule erikseen ilmoituksia. Muokkaukset tulisi tehdä Track Changes toiminnolla, jotta tiedetään, mitä on muokattu ja kenen toimesta. Muistutettiin myös, että dokumenttiin kommentteja lisätessä se kannattaa lukita, ja on tärkeää muistaa myös vapauttaa dokumentti muokkauksen jälkeen. Mietitään Microsoft OneDriven hyödyntämistä myöhemmin mikäli tulee tarve, että useampi pystyy muokkaamaan dokumenttia samanaikaisesti.
Pöytäkirja 2 (5) 2 Edellisen työpajan tulosten dokumentoinnin läpikäynti Leinonen esitteli päivän agendan ja kertoi, että suunnitelmaluonnokseen on nyt lisätty viime kokouksen pohjalta työstetty materiaali. Leinonen listasi päivän työpajan tavoitteiksi: Hyväksytään käyttöönoton ja käyttöönottosuunnitelman tavoitteet jatkovaiheiden pohjaksi. Muodostetaan yhtenäinen näkemys käyttöönoton merkittävimmistä riskeistä, minkä pohjalta voidaan laatia käyttöönottosuunnitelmaan riskienhallistasuunnitelman ensimmäinen versio. Tunnistetaan käyttöönoton vaiheet ja olennaiset tehtävät toimialan näkökulmasta ensimmäisen projektisuunnitelman laatimiseksi & jatkovaiheiden tehtävien pohjaksi. Leinonen kävi läpi edellisen työpajan tulosten dokumentoinnin. Terminologian määrittelyjä on jo lisätty dokumenttiin ja terminologiaa täydennetään dokumenttiin matkan varrella. Jo terminologian määrittelyissä on syytä tarkentaa, mikä on Fingridin käyttöönottosuunnitelman ja alan toimijoiden käyttöönottosuunnitelmien erona. Projectplacessa työryhmän jäsenten luettavissa on myös työsuunnitelma, josta ryhmäläiset voivat tarkistaa käyttöönottosuunnitelman laatimisen kokousaikataulut ja teemat. Väliraporttia käyttöönottosuunnitelman luonnoksesta kaavaillaan syksylle. Sopiva aika luonnoksen kommentoinnille katsotaan hyvissä ajoin, että saadaan välikommentit mahdollisimman hyvin hyödynnettyä. Heinimäki korosti, että Energiateollisuus ry:n kehitysryhmän välikommenteista saataisiin varmasti irti paljon jo varhaisessakin vaiheessa jos työversio annetaan kehitysryhmän kommentoitavaksi. Leinonen kävi läpi dokumentoidut käyttöönoton tavoitteet sekä onnistuneen käyttöönoton pääkohdat. Ryhmäläiset kommentoivat, että tärkeä on tuoda hyvissä ajoin ilmi myös asiakaslaskutuksen olennainen rooli, laskutus ei missään nimessä saa käyttöönoton myötä viivästyä, sähkömarkkinalaissa on määritelty sanktiot laskutuksen myöhästymisestä. Datahubin onnistuneelle käyttöönotolle tunnistettiin pääkohdiksi: asiakkaalle huomaamaton, projekti kerralla maaliin (suunnitelmallinen, hallittu ja kustannustehokas käyttöönotto) sekä vähittäismarkkinoiden prosessien ja liiketoiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Huomioitavaa on myös määritellä suunnitelmaan, mitä muutoksia ei sallita käyttöönoton aikana (esim. uusien myyjien markkinoille tulo). Käyttöönottosuunnitelmassa on tärkeä muistuttaa yhtiöitä, etteivät he aikatauluta käyttöönoton kanssa päällekkäin muita suuria projekteja, jotta tarvittavat resurssit ovat käytettävissä. Käyttöönottosuunnitelman tavoitteiden läpikäynnin yhteydessä päätettiin vielä täsmentää olennaisimpien tavoitteiden joukkoon sisällöllisesti laadukas. Suunnitelmaa laadittaessa on myös muistettava huomioida, mihin muualle tieto linkittyy ja ettei hypätä mitään tärkeää yli esim. osapuolten vastuulla olevaa (muistetaan kirjata tehtävälistoihin). Sovittiin, että käsitellään skype-kokouksen yhteydessä syksyllä alalle suunnattavia tehtävälistoja.
Pöytäkirja 3 (5) Lisättiin viime kokouksen pohjalta laaditulle sidosryhmälistalle vielä tiedonvaihtopalveluiden tarjoajat, aiemmin sidosryhmälistalle lisätyn sanomaoperaattorit lisäksi (jonka rooli sellaisenaan katoaa käyttöönoton myötä). Tämän lisäksi sovittiin, että Fingrid Oyj:n kohdalle lisätään rooli verkonhaltija ja sidosryhmälistaan lisätään konversiopalvelutoimittaja. Puheenjohtaja totesi, että käyttöönottosuunnitelman versio 1.0 tullaan kääntämään myös englanniksi. Ryhmässä keskustelua herätti viranomaisen tärkeä rooli käyttöönotossa. Puheenjohtaja kertoi, että kesän jälkeen on perinteisesti pidetty Fingridin ja Energiaviraston yhteistyöpalaveri, jossa Fingridillä on mahdollisuus viedä viestiä EV:lle heidän roolinsa tärkeydestä käyttöönotossa. 3 Riskienhallintasuunnitelma Leinonen kertoi ryhmän tunnistaneen yhteensä 104 riskiä kotitehtävässä. Yleisimmin riskilistauksissa oli tunnistettu riskejä liittyen mm. aikatauluun, resursseihin, kustannuksiin, lainsäädäntöön, migraatioon, viestintään, koulutukseen, testaukseen, käyttöönottovalmiuteen ja johtamiseen sekä vastuisiin. Tunnistetut riskikategoriat sekä kotitehtävän pohjalta koostettu riskimatriisi löytyvät pöytäkirjan liitteestä. Kotitehtävän pohjalta käytiin läpi myös riskienhallinnan keinoja. Ensimmäisenä työpajatehtävänä oli arvioida ryhmissä annettua riskianalyysin luonnosta neljän keskeisen poimitun riskin osalta, tavoitteena muodostaa yhteinen näkemys käyttöönoton kannalta merkittävimmistä riskeistä. Keskustelussa esiin nousi, pystyykö tietokonversiopalvelu varmistamaan, että toimija korjaa virheelliset tiedot? Puheenjohtaja totesi, että palvelu palauttaa virheraportteja, joiden perusteella toimijat korjaavat virheelliset tiedot järjestelmissään. Puheenjohtaja lisäsi vielä, että ensimmäisten virheraporttien jälkeen nähdään myös puutteellisten tietojen osalta todellinen tilanne. Testauksen tilanteen tulee päivittyä reaaliaikaisesti, jotta pysytään ajan tasalla missä mennään. Järjestelmätoimittajien resurssit myös puhuttivat. Järjestelmätoimittajien järjestelmien yhtiökohtainen räätälöinti tulisi ajoittaa käyttöönoton jälkeiseen aikaan. Muutenkin aikataulutus ja koordinointi niin markkinaosapuolten kuin järjestelmätoimittajienkin puolelta on avainasemassa onnistuneessa käyttöönotossa. No-go tarkistuspisteitä ennen big bangia on oltava riittävän usein, erityisesti projektin lopussa. Resursoinnin riittävyyden varmistamiseksi Fingridin toivottiin kysyvän kyselyissään markkinaosapuolilta täsmäkysymyksiä, esim. kuinka monta henkilötyövuotta yhtiössä on resursoitu? Käyttöönottosuunnitelmassa tulee tuoda esille, miten muutospyynnöt prosesseihin käsitellään ja missä vaiheessa muutokset jäädytetään. Tärkeää on myös saada vahvistus, että muutosten osalta tieto on mennyt perille asti alalla, mikä tulee huomioida viestinnässä. Viestinnässä on huomioitava myös se, että viestintä tavoittaa todella kaikki markkinaosapuolet. Esim. kaikki markkinaosapuolet eivät ole ET:n jäseninä. Heinimäki kertoi, että ET:lle uudeksi viestintäkanavaksi on tulossa uutiskirje, jonka avulla voidaan jatkossa informoida pienempiäkin uutisia alalle (mutta tämä ei toki tavoita kuin ET:n jäsenet). Ehdotettiin ET:n EnergiaIT 2020 tyyppistä ryhmää (jossa olisi mukana myös järjestelmätoimittajia) tai ainakin kokouksen järjestämistä, jotta saataisiin järjestelmätoimittajat ja markkinaosapuolet keskustelemaan järjestelmähankintojen toteutuksesta / koordinointiin liittyvistä asioista. Heinimäki lupasi selvittää asiaa ja palata syksyllä.
Pöytäkirja 4 (5) Merkittävien riskien listalle tunnistettiin kokouksen yhteydessä riski viranomaisen tehtäviin liittyen, esim. lakimuutosten aikataulu ja toimialan valvonta datahub-käyttöönotossa. 4 Käyttöönoton vaiheistus Toisessa työpajatehtävässä käytiin läpi kotitehtävänä työstettyjen vaiheistuslistausten avulla, käyttöönoton vaiheistusta. Forsman pyysi ryhmäläisiä käymään läpi vaiheistuslistauksiaan ja näytti esimerkin avulla (pöytäkirjan liite), mikä on päivän fokus ja mihin paneudutaan elokuun ja syyskuun kokouksessa vaiheistuksen osalta. Kotitehtävää purettaessa tuli esille että go live hetkestä oli eri käsityksiä. Leinonen tarkensi, että go live alkaa siitä kun nykyinen tiedonvaihto jäädytetään ja päättyy kun datahubissa ollaan tuotantovaiheessa. Vaiheistukselle tunnistettuja tehtäviä ja milestoneja löytyy pöytäkirjan liitteestä. Keskusteluun nousi, että käyttöönottosuunnitelmassa on olennaista määritellä prosessit jäädytysvaiheessa, kuten myyjänvaihdot. Puheenjohtaja kommentoi, että prosessit tullaan määrittelemään käyttöönottosuunnitelmaan. Käyttöönottoajankohdan oikealla ajoituksella voidaan puolestaan vaikuttaa siihen, että esim. muuttoja on mahdollisimman vähän käyttöönoton aikana. Käyttöönottosuunnitelmaan on myös määritettävä piste, jonka jälkeen roll-back ei ole enää mahdollinen. Osapuolille, jotka eivät pysy aikataulussa on tarjottava tukea ja olennaista on määritellä myös kuka tukea tarjoaa. Puhuttiin myös käyttöönottoharjoituksesta ja siitä, millainen se datahubin käyttöönotossa voisi olla, liittyen esim. testiympäristöön ja osallistuvien yrityksien määrään. Myös tasevirheiden korjauksen osalta on määriteltävä tarkkaan prosessi, miten käsitellään puskurissa olevat tiedot. Käyttöönottohetkeä edeltävien backlogien purku on yhtiöiden päässä otettava huomioon, ettei käyttöönottovaiheessa ole enää töitä rästissä. Piispa kommentoi, että projektinhallintatyökalujen hyödyntämistä kannattaa alkaa miettiä ja kertoi esimerkin heillä hyväksi koetusta järjestelmästä Project Top:sta (Project-Top Solutions Oy), jota voi hyödyntää esim. viestintään, tikettijärjestelmänä, raportoinnissa sekä projektin seurannassa. Käytiin yhdessä läpi vaiheistuksen kannalta olennaisia kysymyksiä. Milloin eri suunnitelmien, esim. koulutus- ja viestintäsuunnitelma, tulee olla valmiita vai päivitetäänkö niitä jatkuvasti? Viestintäkeinot tulee olla määriteltyinä versiossa 1.0 (kenelle ja miten, sisältö ja tarpeet hahmottuvat käyttöönoton aikana). Tärkeää on myös miettiä, mitä markkinaosapuolten tulee tietää, jotta he voivat suunnitella omat tehtävänsä. Mikä on olennaista version 1.0 julkaisuvaiheessa? Osapuolille täytyy syntyä hahmotus aikataulusta ja tehtävistä, johon oman aikataulutuksen voi suunnitella. Huomioitavaa on, että jos aikataulua muutetaan, vaiheistusta ei muuteta. Puheenjohtaja lisäsi, että vuoden vaihteeseen mennessä valmiina on käyttöönottosuunnitelma 1.0, johon tarkennukseksi lisättiin, että viestintäsuunnitelma on käyttöönottosuunnitelman liitteenä (itse suunnitelmaan määritellään viestintä pelkistetysti yleisellä tasolla). Vaiheistuksen ja tehtävien jatkotyöstöä tehdään elokuun kokouksessa, jolloin hahmotellaan myös vaiheistuksen aikataulua ja tehtävien riippuvaisuuksia karkealla tasolla. Aikataulu tarkentuu hankinnan edetessä ja testaussuunnitelman laatimisen jälkeen. Milestonien osalta tulee myös määrittää, mitkä ovat kriteerit jatkaa seuraavaan vaiheeseen. Riskienhallintakeinot käydään myös vielä läpi uudemman kerran niin, että tarkastetaan mitä pitää näkyä myös vaiheistuksessa.
Pöytäkirja 5 (5) 5 Seuraavan työpajan valmistelut 6 Muut asiat Leinonen veti yhteen työpajatehtävät ja kertoi, että seuraavan kokouksen tarkka agenda on vielä suunnitteilla. Todettiin, että seuraavaan kokoukseen tullaan huomioimaan työryhmän jäsenten kesälomat valmistelevan työn osalta. Kuitenkin pienet valmistelevat kotitehtävät voivat olla mahdollisia. Puheenjohtaja lisäsi, että keskustelemme Fingridin projektin hankinnan asiantuntijoiden kanssa vielä ennen seuraavaa kokousta, jotta saamme sieltä lisää tietoa vaiheistukseen liittyen. Puheenjohtaja pyysi kokouksen yhteydessä käytävän läpi työryhmän jäsenten kesälomat, jotta kaikilla on tiedossa, milloin kukakin on tavoitettavissa. Alla listaus kesälomista: Arha: 10.7.-9.8 Heinimäki: 5.7.-2.8 Piispa: 10.7-11.8 Arve: 23.6-10.7 ja 17.7-19.8 Vaissalo: 3.7-29.7 Forsman: 3.7-7.8 Leinonen: 29.6-2.8 Korpelainen: 26.6.-14.7 & 7.-16.8 Arffman: 17.7.-11.8 7 Työpajan päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo. 15.00. Seuraava käyttöönottotyöryhmän kokous on 22.8.2017 Fingridin päärakennuksessa Triotossa. Jakelu Datahub käyttöönottotyöryhmä Liitteet Esitys- ja kokouksessa työstetty materiaali