15.12.2008 Laatija: suunnittelija Anna-Kaisa Sjölund Verkkokirjasto Theseuksen toimintasuunnitelma 2009 Verkkokirjasto Theseuksen yleistavoitteet Ammattikorkeakoulut ovat päättäneet yhdessä toteuttaa kansallisen verkkokirjaston vuosina 2008 2009. Ammattikorkeakoulujen Open Access -hankkeen tavoitteena on avoimen julkaisutoiminnan edistäminen maamme ammattikorkeakoulujen piirissä. Opetusministeriön ja ammattikorkeakoulujen rahoittaman yhteishankkeen puitteissa toteutetaan kaksi osakokonaisuutta: verkkojulkaisu OSAAJA.net sekä verkkokirjasto Theseus. Verkkokirjasto Theseuksen tarkoituksena on ammattikorkeakoulujen opinnäytteiden sijoittaminen yhteen paikkaan elektronisessa muodossa. Tällä pyritään ratkaisemaan mielekkäällä tavalla elektronisten opinnäytteiden sekä ammattikorkeakoulujen omien verkkojulkaisujen saavutettavuus ja tallennus. DSpace -tallennusalustalle tallennetaan myös korkeakoulujen rinnakkaisjulkaisuja. Tällä tavoin voidaan lisätä julkaisujen saavutettavuutta ja tavoitettavuutta. Tavoitteena on tehdä järjestelmästä joustava sekä käyttäjäystävällinen. Kansalliskirjasto vastaa verkkokirjaston tarvitsemasta palvelimesta sekä tallennusalustan teknisestä toteutuksesta. Syksyllä 2008 pilotoivat korkeakoulut (Arcada, Haaga-Helia, Jyväskylän amk, Kemi-Tornion amk, Lahden amk, Laurea amk, Metropolia amk, Piramk, Samk, Seinäjoen amk ja Turun amk) aloittavat opinnäytteiden tallennuksen verkkokirjastoon. Vuoden 2009 alusta kaikki loput ammattikorkeakoulut tulevat mukaan. Verkkokirjastossa on mahdollisuus hyödyntää erityisesti verkkoympäristöön kehitettyä tekijänoikeuksien hallintajärjestelmää Creative Commonsia. Creative Commons antaa tekijälle mahdollisuuden jakaa teoksiaan verkossa tavanomaisten tekijänoikeuksien lisäksi tekijänoikeuksien haltijan asettamilla ehdoilla, esim. Wikissä tai muissa julkaisualustoissa. Tunnistautuminen palveluun tulee tapahtumaan sähköisen asiointijärjestelmän avulla. Osa tallennuksen yhteydessä vaadittavista tiedoista saadaan suoraan sähköisestä tunnistautumisesta. Näitä tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, korkeakoulu, koulutusohjelma (kun on kyseessä opiskelija) sekä status (henkilökuntaa/opiskelija). Tunnistautumiseen käytetään CSC:n Haka-federaation Shibboleth-järjestelmää. Verkkokirjasto Theseuksen yhteyteen on suunniteltu myös audiovisuaalisten materiaalien julkaisuväylää CSC:n stream-palvelun avulla. Stream-palvelussa on kyse mahdollisuudesta saavutettavuuden ja näkyvyyden lisäämiseen. Tekijä vastaa stream-palvelua käytettäessä, että videon tai muun audiovisuaalisen materiaalin tekijänoikeudet ja luvat ovat kunnossa. Audiovisuaalisten aineistojen arkistointimahdollisuutta selvitetään yhteistyössä CSC:n kanssa. Kansallisia ja ammattikorkeakoulujen verkkokirjastoa sivuavia hankkeita seurataan tiiviisti tulevan vuoden aikana sekä selvitetään Theseuksen pitkäkestoisen toiminnan ja rakenteellisen kehittämisen edellytykset sekä toiminnan suhde Amkit-konsortioon. 1
Käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja roolit Amkit-konsortio Konsortion osalle on varattu hallintavastuu Theseuksesta hankekauden päätyttyä. Asia varmistuu ohjausryhmän tehtyä esityksen Arene ry:lle. Arene ry. Verkkokirjaston palvelun tarjoaja on ammattikorkeakoulujen rehtorien neuvosto Arene ry. Kansalliskirjasto Pääkäyttäjän oikeuksien hallinta on Kansalliskirjastolla sekä hankekauden aikana suunnittelijalla. Ohjausryhmä tekee esityksen Arene ry:lle siitä, miten Theseus verkkokirjastoa hallinnoidaan hankekauden päätyttyä. Kansalliskirjasto antaa ammattikorkeakouluille sopimuksen mukaisesti koulutusta koskien Theseuksen tallennusalustan teknisiä kysymyksiä ja kokoelmien hallinnointia. Koulutustilaisuudet järjestetään Kansalliskirjastossa. Samassa yhteydessä hankesuunnittelija esittelee tekijänoikeuksiin liittyvää materiaalia sekä prosessia ja vastaa esille tuleviin kysymyksiin. Korkeakoulut Theseuksen ensimmäisinä käyttöönottajina toimivat pilotoivat korkeakoulut. Pilottikorkeakoulut aloittavat kirjastohenkilökunnan sekä opiskelijoiden voimin tallentamaan opinnäytteitä Theseukseen loppuvuodesta 2008. Yhdyshenkilöt tiedottavat omissa korkeakouluissa Theseuksesta opettajille, opiskelijoille, kirjastohenkilökunnalle sekä tietohallinnolle ja muille sähköisten opinnäytteiden kanssa tekemisiin joutuville tahoille. Pilottikorkeakoulut ratkaisevat käytännön perehdytyksen itsenäisesti. Useimmissa yhteistyö opiskelijoiden ja kirjastohenkilökunnan välillä on tiivistä alkuvaiheessa. Loput 15 ammattikorkeakoulua tulevat mukaan vuoden 2009 aikana. Aikataulutus on laadittu siten, että viimeisetkin korkeakoulut ovat ottamassa palvelua käyttöön kesäkuussa 2009. Sähköinen asiointi tulee rehtoreiden päätöksen mukaisesti saattaa käyttökuntoon vuoden 2009 loppuun mennessä. Sähköisen asioinnin käyttöönotosta vastaa korkeakouluissa tietohallinto. Sähköinen tunnistautuminen otetaan kerralla käyttöön 1.9.2009. Siihen asti toimitaan Theseuksessa ilman tunnistautumista. Palvelua käyttöönotettaessa tulee tutustua palvelun www-sivustoon http://theseus.fi sekä wikiin http://iamk.wikispaces.com. Erityisesti Wikistä löytyy Theseusta ja hanketta koskeva dokumentaatio. Ammattikorkeakoulut vastaavat opiskelijan perehdyttämisestä verkossa julkaisemiseen liittyviin seikkoihin sekä organisoivat opinnäytteiden arkistoinnin. Opiskelijat vastaavat hankesuunnitelman mukaisesti itse syöttöprosessista. Hanke suosittaa, että kirjasto tarkistaa syötetyt bibliografiset tiedot ja tarvittaessa täydentää tai korjaa niitä sekä julkistaa itse opinnäytetyön. 2
Käyttöönoton tilanne korkeakouluittain Korkeakoulu Sähköisen asioinnin tila Mukaantuloajankohta Arcada-Nylands svenska yrkeshögskola Diakonia amk Käytössä 2009 keväällä Etelä-Karjalan amk 3-4/2009 HAAGA-HELIA amk Humanistinen amk Käytössä 1/2009 5-6/2009 Hämeen amk Käytössä 3-4/2009 Jyväskylän amk Käytössä keväällä 2009 Kajaanin amk Käytössä 3-4/2009 Kemi-Tornion amk Käytössä 2008 loppuvuodesta Keski-Pohjanmaan amk Käytössä keväällä 2009 5-6/2009 Mellersta Österbottens yrkeshögskola Kymenlaakson amk Lahden amk Laurea -amk Metropolia amk Käytössä loppuvuodesta 2008 Käytössä vuoden 2009 lopulla Käytössä vuoden 2008 lopulla 3-4/2009 Mikkelin amk Käytössä keväällä 2009 5-6/2009 Oulun seudun amk Käytössä 5-6/2009 Pirkanmaan amk Käytössä Pohjois-Karjalan amk Käytössä 3-4/2009 Rovaniemen amk Ei vielä arvioitavissa 5-6/2009 Satakunnan amk Käytössä keväällä 2009 Savonia- amk Käytössä 3-4/2009 Seinäjoen amk Käytössä Tampereen amk Käytössä 2009 lopulla 5-6/2009 Turun amk Käytössä vuoden 2009 lopulla 3
Vaasan amk-vasa yrkeshögskola Käytössä 1/2009 Yrkeshögskola Novia Käytössä vuoden 2009 lopulla 5-6/2009 Käyttöönotto pilottikorkeakouluissa Pilottikorkeakoulut ovat aloittaneet Theseuksen testauksen kirjastohenkilökunnan toimesta vuoden 2008 aikana. Pilottikirjastot tekevät testauksia opiskelijoidensa kanssa omien päätöstensä mukaisesti. Käyttöönoton tilanne 2009 mukaan tulevissa ammattikorkeakouluissa Käyttöönotto tapahtuu muiden korkeakoulujen osalta vaiheittain kevään 2009 aikana. Korkeakouluille on esitetty aikataulu ja korkeakoulut ovat itse voineet päättää heille sopivasta ajankohdasta. Ensimmäinen vaiheessa 1-2/2009 mukana ovat pilottikorkeakoulut sekä Vaasan amk, seuraavassa vaiheessa, 3-4/2009, mukaan tulevat Etelä-Karjalan amk, Hämeen amk, Kajaanin amk, Kymenlaakson amk, Pohjois-Karjalan amk ja Savonia. Viimeisessä vaiheessa, 5-6/2009, mukaan tulevat Diak, Humak, Mikkeli, Oulu, Rovaniemi, Tampere sekä Yrkeshögskolan Novia. Kaikki korkeakoulut ovat siis mukana ennen kesälomia. Yhdyshenkilöt ja roolitus 2009 mukaan tulevien korkeakoulujen osalta Vuoden 2009 aikana 15 ammattikorkeakoulua tulee lisää Theseuksen piiriin. Mukaan tulevat ammattikorkeakoulut ovat Diak, Etelä-Karjalan amk, Hamk, Humak, Kajaanin amk, Keski-Pohjanmaan amk, Kymenlaakson amk, Mikkelin amk, Novia, Oulun amk, Pohjois.Karjalan amk, Rovaniemen amk, Savonia, Tamk sekä Vaasan amk. Suunnittelija on pyytänyt kirjastonjohtajilta ehdotuksia yhdyshenkilöistä niistä korkeakouluista, jotka eivät ole olleet pilotissa mukana. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on välittää omissa korkeakouluissaan Theseuksen käyttöönottoon liittyvää informaatioita ja materiaalia. Tiedotus Tiedotusta korkeakouluihin hoidetaan sähköpostitse ja wikin http://iamk.wwikispaces.com välityksellä sekä verkkolehti Osaaja.Net:in kautta. Tiedotus hoidetaan yhteistyössä hankkeen viestintäsuunnittelija Marie Mattilan kanssa. Hankekauden aikana muissa kuin teknisissä ongelmatilanteissa tulee kääntyä suunnittelijan puoleen tai www-sivuston ohjeistuksen mukaisesti oman korkeakoulun kirjaston puoleen. Teknisissä ongelmissa tulee ottaa yhteyttä oman korkeakoulun tietohallintoon tai Kansalliskirjastoon. Verkkokirjasto Theseuksen aikataulu Aika Tehtävä Tekijä Kesäkuu 2008 Syyskuu 2008 Vastuunkanto: Arenen päätös 27.6.2008 Creative Commons liitettynä Theseukseen Arene ry Turre Legal Oy, Kansalliskirjasto 4
Noin kerran kuussa toukokuulle 2009 asti Pilottikokoukset Pilottikorkeakoulut, hankesuunnittelija Lokakuu 2008 Ohjeistus Pilottikorkeakoulut ja hankesuunnittelija Lokakuu 2008-2009 Stream-palvelu: aloitusneuvottelu 3.10.2008 CSC,Kansalliskirjasto ja hankesuunnittelija Marraskuussa 2008 WWW-sivusto valmiina Kielitoimisto Lingoneer, hankesuunnittelija Marraskuu 2008 Theseuksen käyttöönotto pilotissa Pilottikorkeakoulut Tammikuu/Huhtikuu 2009 Vastuuhenkilöiden koulutus Kansalliskirjasto, hankesuunnittelija 31.5.2009 Lomaketiedot jäädytetään Pilottiryhmä, julkaisutyöryhmä, Kansalliskirjasto, hankesuunnittelija 1-2/2009, 3-4/2009, 5-6/2009 Vuonna 2009 mukaan tulevien kaikkien korkeakoulujen siirtyminen Theseuksen käyttöön 1.9.2009 Shibboleth-lomake yksinomaisesti käytössä Kansalliskirjasto, korkeakoulut, hankesuunnittelija, Kansalliskirjasto Kansalliskirjasto, Korkeakoulut Vastuut Theseus verkkokirjastossa Arene ry on verkkokirjasto Theseuksen palveluntarjoaja. Tästä tehtiin päätös rehtoreiden kokouksessa Tammisaaressa 27.6.2008. Palvelimesta ja tallennusalustasta vastaa Kansalliskirjasto, jonka kanssa on tehty viisivuotinen sopimus. Pilottikorkeakoulut ovat antaneet merkittävän panostuksen ohjeistuksen sekä käyttöehtojen laadinnassa ja pilotointia jatketaan kevään 2009 ajan. Tarkistuksia ja korjauksia ohjeistukseen on edelleen tehtävä. Pilottikirjastot ovat keskittyneet opinnäytteiden tallennusprosessiin. Pilottikirjastojen rinnalla on pilotoimassa pienempi työryhmä rinnakkaisjulkaisuja. Rinnakkaisjulkaisujen käsittely useimmissa korkeakouluissa ei kuulu kirjastojen tehtäviin. Julkaisutyöryhmään kuuluvat suunnittelija Johanna Saarinen (Turun amk), informaatikko Pekka Malvela(Kyamk), suunnittelija Mia Kujala (Kyamk) sekä informaatikko Ismo Vainikka (Etelä-Karjalan amk). Julkaisutyöryhmä selvittää ja päättää yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa rinnakkaisjulkaisujen tarvitsemat metatiedot sekä suunnittelee tarvittavan syöttöprosessin. Ohjeistus Hakuohje Theseukseen (Kansalliskirjaston toimittama) on lähetty arvioitavaksi pilottikirjastoille ja kommenttien jälkeen Samu Viita on laittanut ohjeistuksen Theseuksen yhteyteen. Suunnittelija on toimittanut toivotut korjaukset Kansalliskirjastolle tiedoksi. 5
WWW-sivuston ohjeistus käyttäjille Ohjeet opiskelijalle opinnäytteen toimittamiseksi Theseukseen ja opinnäytteen muuttaminen Pdf-muotoon sekä ohjeet tekijän oikeuksien hallinnasta verkkokirjaston yhteydessä on tuotettu www-sivustolle lokakuun 2008 aikana. Ohjeistus tuotettiin wikiä hyödyntäen siten, että kaikilla pilottikirjastoilla oli mahdollisuus osallistua tuotantoon ja ohjeistuksen arviointiin. Ohjeistus on valmistunut ja käännetty sekä ruotsiksi että englanniksi ja lisätty wwwsivustolle Suunnittelija tekee vielä kirjastojen ehdottamia ja havaitsemia viimeistelyjä ja parannuksia. Tarvittavat käännökset on tehtävä vuoden 2009 aikana suunnittelijan ja pilottikorkeakoulujen kanssa yhteistyössä. WWW-sivustolle tehdään sivu rinnakkaisjulkaisujen ohjeistusta varten. Mahdolliset käännökset voitaneen teettää samalla käännöstoimistolla kuin tähänkin asti, tosin ohjausryhmä tekee asiasta varsinaisen päätöksen. WWW-sivuston päivitys ja ylläpito Hankekauden ajan suunnittelijan tehtäviin kuuluu sivuston päivitys ja sisällön ylläpito. Sivusto on Seinäjoen ammattikorkeakoulun palvelimella ja teknisestä ylläpidosta vastaa, atkpääsuunnittelija Marko Loukkaanhuhta. Vuoden 2009 tehtävät Theseuksessa Ylläpito Kansalliskirjasto ylläpitää Theseuksen palvelinta, huolehtii varmuuskopioinnista sekä tallennusalustan teknisestä toimivuudesta sopimuksen edellyttämällä tavalla. Hankkeen eteminen kaikkia ammattikorkeakouluja koskevaksi tuo vuonna 2009 mukanaan 15 uutta korkeakoulua. Näiden uusien korkeakoulujen tietojen (koulutusohjelmat, valvojat, kokoelmanhoitajat) lisätään Theseukseen tammikuussa 2009. Creative Commons Marraskuussa 2008 järjestettiin kirjastonjohtajien pyynnöstä Creative Commons -tilaisuus, missä Herkko Hietanen Turre Legal Oy:stä kävi kertomassa mitä Creative Commons on. Tilaisuuteen oli kutsuttu myös korkeakoulujen juristit. Toinen samankaltainen tilaisuus järjestetään tammikuussa 2009 Oulussa pohjoisen Suomen ammattikorkeakouluille. Tarkka päivämäärä sovitaan, mikäli toiminnalle saadaan ohjausryhmän päätös. Käyttöehtosopimuksen tekstiä joudutaan mahdollisesti tarkistamaan rinnakkaisjulkaisujen osalta, mutta tähän on varauduttu budjetissa. Stream-palvelu Yhteistyö stream-palvelun liitämiseksi verkkokirjasto Theseukseen on aloitettu CSC:n, hankkeen sekä Kansalliskirjaston kanssa lokakuun aikana. Stream-palvelusta kiinnostuksensa on ilmoittanut viisi ammattikorkeakoulua. Streamauksella tarkoitetaan videoiden suoratoistoa. Suunnittelija on pyytänyt CSC:ltä tarjouksen palvelusta ja ohjausryhmä käsittelee tarjousta kokouksessaan 12.12.2008. Mikäli palvelu otetaan käyttöön, tulisi sen olla käyttökunnossa huhtikuussa 2009. Asiasta on sovittava Kansalliskirjaston sekä CSC:n kanssa. Koulutus Tavoitteena on järjestää yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa kaksi koulutustilaisuutta vuoden 2009 aikana Theseukseen mukaan tuleville korkeakouluille. Koulutustilaisuudet järjestetään Kansalliskirjastossa tammikuussa ja huhtikuussa. Tilaisuudet ovat tarkoitettu 6
uusille yhdyshenkilöille. Kansalliskirjaston toimesta heidät perehdytetään Theseuksen kokoelmien hallintaan ja työskentelyyn DSpace-alustalla. Suunnittelija perehdyttää yhdyshenkilöt syöttöprosessiin, tekijänoikeuksiin ja Creative Commons lisensointiin, Open Access-periaatteisiin sekä esittelee Theseuksen vaikutuksia opinnäyteprosessiin. Suunnittelijan tuottama materiaali on käytettävissä wikissä. Koulutuspäivät ovat yhden päivän mittaisia. Kohderyhmässä on sekä kirjastoalan ammattilaisia että opettajia. Usean tekijän ongelma Pilottiryhmä etsii yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa ratkaisua usean tekijän ongelmaan opinnäytteiden osalta. Ammattikorkeakouluissa on melko tavallista tuottaa opinnäytteitä usean tekijän yhteistyönä. Opinnäytteen näkyminen tällöin esim. kolmen eri koulutusohjelman tai useamman korkeakoulun tiedoissa muodostuu ongelmaksi. Tähän liittyy myös tilastointiongelma, joka on ratkaistava hankekauden aikana. Tämä on yksi tärkeimmistä ratkaistavista ongelmista vuoden 2009 aikana. Asia vaatii periaatepäätöksiä siitä, miten ja mitä julkaistaan ja tilastoidaan. Päätösten jälkeen voidaan ryhtyä suunnittelemaan toteutusta. Usean tekijän ongelman ratkaisu vaatii nopeita päätöksiä. Suunnittelija valmistelee ohjausryhmälle mallinnukset mahdollisista vaihtoehdoista yhteistyössä Kansalliskirjaston ja pilottiryhmän kanssa. Ohjausryhmä tekee esityksen perusteella päätöksen keväällä 2009. Tilastointi DSpace-tilastoinnin kehittäminen AMKien tarpeisiin soveltuvaksi. Työnkulku Työnkulkujen parantaminen. Valvojan tekemä metadatan muokkaus pitäisi siirtää tapahtumaan ennen julkaisemista. Vaatii DSpacen koodiin merkittäviä muutoksia. Myös hallinnointityökaluja tulisi parantaa:1) kokoelmien ja töiden siirto kokoelmista toiseen, 2) käyttäjänhallinnan parantaminen; korkeakoulukohtaisten valvojien mahdollistamien (nyt kokoelmakohtaisia). Tietoturvan edellyttämät parannukset OAI-PMH moduuliin tietoturvaparannuksia: provenienssitietojen (nimi ja sähköposti) piilottaminen haravoitavissa olevasta metadatasta. Hierarkia Kokoelmahierarkian geneeristäminen. AMK - koutulusohjelma -tyylisestä hierarkiasta kohti syvempiä tai muuten monipuolisempia hierarkioita. Aiheuttaa muutostarpeita monessa syöttöprosessin kohdassa Theseus ja Voyager Suunnittelija on pyytänyt tarjouksen Theseuksen ja Voyagerin tietojen yhdistämisestä Kansalliskirjastolta 28.11.2008 mennessä. Ohjausryhmä käsittelee tarjousta 12.12.2008 kokouksessaan. Tallennusalustan kehittämiseen liittyvät tehtävät Infrastruktuurikehitys ei hyödytä pelkästään Theseusta, mutta sen osalle on laskettava osuus siihen käytetyistä panostuksista. Suorituskyvyn parantaminen: DSpace-koodin ja palvelinkonfiguraation optimointi. Kehitysympäristön siirto erilliselle palvelimelle. 7
Päivitys DSpacen uudempaan versioon on laaja operaatio, Doria päivitetään samaan aikaan yhteisen koodiston vuoksi. Ei välttämätön vuonna 2009, mutta tulee eteen viimeistään 2010. Sähköinen asiointi Ammattikorkeakoulujen siirtyessä eri aikoina Haka-federaation Shibbolethtunnistautumiseen, on syntynyt tarve pitää yllä kahta erilaista syöttölomaketta. Tilanteen yksinkertaistamiseksi avoin syöttölomake on käytössä 31.8.2009 asti ja 1.9.2009 alkaen on käytössä Shibbolethiin perustuva lomake. Avoimessa syöttölomakkeessa ei ole minkäänlaista tunnistautumista. 8