Aika Torstai 27.3.2014 klo 8.30 9.30 (yhteistapaaminen hallituksen kanssa) ja klo 9.30-11.30 (tarkastuslautakunnan kokous) Paikka Klo 8.30 9.30 Kokoustila Oltermanni (4. krs), Korkalonkatu 33, Rovaniemi Klo 9.30 11.30 Kokoustila Puistikko (3. krs), Korkalonkatu 33, Rovaniemi Tarkastuslautakunta Jäsen Antti Paananen, puheenjohtaja Jaakko Huttunen, varapuheenjohtaja Sari Arponen Sakari Karkkola Ulla Karttunen Pirita Nenonen Varajäsen Muut osallistujat Antero Hyvärinen, JHTT, HTM tilintarkastaja, JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy Muut kuultavat Kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen 21 Talouspäällikkö Else Kaarlela 21 Kiinteistöjohtaja Hannu Kerkelä 21 Henkilöstöpäällikkö Mirjami Palojärvi 22 Yliviivattu= pois ALLEKIRJOI- TUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Antti Paananen KÄSITELLYT ASIAT 18 26 Antero Hyvärinen PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka: Sakari Karkkola Aika ja paikka: 24.4.2014 Kuntayhtymän hallintopalvelujen ilmoitustaulu 1 / 8
/ Liite nro 18 19 20 21 / 1a-b 22 / 2 23 24 / 3 25 26 Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajan valinta Hallituksen ja tarkastuslautakunnan yhteistapaaminen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vuoden 2013 tilinpäätös ja toimintakertomus Henkilöstöraportti vuodelta 2013 Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2013 Kokouksessa tiedoksi annettavat asiat ja muut mahdolliset asiat Seuraavan kokouksen ajankohta Kokouksen päättäminen 2 / 8
18 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 19 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN JA PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN VALINTA Kokouksen järjestäytymistoimista on tarpeen mm. hyväksyä asialista ja valita pöytäkirjan tarkastaja. Kokouksen sihteerinä toimii tilintarkastaja, ellei kokouksessa toisin päätetä. Kokouskutsu lähetetään liitteineen vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta sähköpostilla ja postitse varsinaisille jäsenille ja lisäksi kokouskutsu liitteineen toimitetaan varajäsenille sähköpostilla. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa on Sakari Karkkola. Päätettiin, että 20 käsitellään 22 jälkeen. Muilta osin esityslista hyväksyttiin kokouksen asioiden käsittelyjärjestykseksi. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Sakari Karkkola. 20 HALLITUKSEN JA TARKASTUSLAUTAKUNNAN YHTEISTAPAAMINEN Keskustellaan hallituksen ja tarkastuslautakunnan tapaamisen pohjalta. Todettiin, että ensimmäistä kertaa järjestetyllä yhteistapaamisella oli myönteinen vastaanotto ja vastaavia tapaamisia päätettiin jatkossakin järjestää. Merkittiin, että yhteistapaamisesta laadittu muistio jaetaan tarkastuslautakunnan jäsenille. 3 / 8
21 ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN VUODEN 2013 TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTA- KERTOMUS ------------------ Tarkastuslautakunta 21.2.2014 13 Koulutuskuntayhtymän tilinpäätös 2013 on valmistelussa. Kuullaan talouspäällikkö Else Kaarlelaa tilinpäätöksen tilanteesta. Keskustellaan alustavien tilinpäätöstietojen 2013 pohjalta (liite 1, joka toimitetaan to 20.2. sähköpostitse) ja merkitään asia tiedoksi. Merkittiin, että kokouksessa jaettiin tilinpäätöstietoja, jotka päätettiin ottaa pöytäkirjan liitteeksi 1 a ja 1 b. Todettiin, että talouspäällikkö Else Kaarlela ei osallistunut Sodankylässä pidettyyn kokoukseen, koska hänen kanssaan oli sovittu tarvittaessa tapahtuvasta puhelinyhteydenpidosta henkilökohtaisen paikallaolon sijaan. Todettiin liitteet ja keskusteltiin niissä esitetyistä tilinpäätöstiedoista. Päätettiin kutsua seuraavaan Toripuistikon toimitiloissa pidettävään kokoukseen tilinpäätöksen osalta kuultaviksi talouspäällikkö, kiinteistöjohtaja sekä kehitysjohtaja. Muilta osin saatu informaatio päätettiin merkitä tiedoksi. ----------------- Tarkastuslautakunta 27.3.2014 21 Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tilinpäätös ja toimintakertomus on liitteenä 1a. Vuoden 2013 hanketoiminnasta on raportti liitteenä 1b. Kuullaan kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkasta, kiinteistöjohtaja Hannu Kerkelää ja talouspäällikkö Else Kaarlelaa koulutuskuntayhtymän vuoden 2013 tilinpäätöksen ja yhtymävaltuuston asettamien tavoitteiden toteutumisesta. Kehitysjohtajaa kuullaan lisäksi hanketoiminnasta. Merkittiin, että kokouksessa jaettiin kuntayhtymän johtajan katsaus sekä korjattuja sivuja aikaisemmin toimitettuun vuoden 2013 tasekirjaan. Lisäksi jaettiin myös korjattu hanketoiminnan raportti ajalta 1.1. 31.12.2013. Kuultiin kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkasen esittely hanketoiminnasta. Todettiin, että kuntayhtymässä tehdään hanketoiminnan vaikuttavuutta koskevaa itsearviointia. Pitkän aikavälin vaikuttavuuden arviointi on hanketoiminnan osalta haasteellista. Tilintarkastaja esitti, että hanketoimintaa koskeva yhteenveto liitettäisiin myös toimintakertomukseen ja siihen lisättäisiin hankekohtaisesti kuntayhtymän omarahoitusosuus. Seuraavaksi kuultiin kiinteistöjohtaja Hannu Kerkelän selostus kiinteistöpalveluiden toiminnasta ja kiinteistöstrategian toteuttamisesta. Kiinteistöstrategian toteuttaminen edellyttää, että koulutusalat tekevät ratkaisunsa ensin. Lopuksi kuultiin talouspäällikkö Else Kaarlelan tilinpäätöstä koskeva esitys. 4 / 8
Kuullut esitykset päätettiin merkitä tiedoksi. Keskusteltiin toimintakertomuksessa esitettyjen tuloksellisuustavoitteiden toteutumisesta. Todettiin, että toimintakertomuksen esitystapaa voisi selkeyttää mikä tavoitteet ja niiden toteutuminen esitettäisiin taulukkomaisesti. Sovittiin, että tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja selvittävät seuraavana päivänä pidettävän valtuustokokouksen yhteydessä, voidaanko vuoden 2013 toimintakertomusta vielä muuttaa em. tavalla. 22 HENKILÖSTÖRAPORTTI VUODELTA 2013 Henkilöstöraportin tehtävä on antaa tietoa kuntayhtymän henkilöstössä tapahtuneista muutoksista, henkilöstörakenteesta ja henkilöstön kehittämiseen liittyvistä kysymyksistä. Henkilöstöstä kerättävää tietoa käytetään toiminnan tehokkuuden arvioimiseen ja kehittämissuunnitelmien painopisteiden määrittämiseen ja toiminnan suunnitteluun. Tietojen avulla kuntayhtymän tulosyksiköt voivat arvioida toimintaansa, kuntayhtymässä voidaan vertailla eri tulosyksiköiden toimintaa ja vertailla kuntayhtymää muihin vastaaviin organisaatioihin. Henkilöstöraportti täydentää toimintakertomusta. Henkilöstöraportti on osa kuntayhtymän itsearviointia. Oppilaitoksissa tehdyissä itsearvioinneissa on arvioitu lisäksi henkilöstöön liittyvät toiminnot osana tuloksellisuusarviointia ja raportoitu osana hallitus- ja valtuustotasoisia mittareita. Työilmapiiriä mittaava työolobarometrikysely oli vastattavana henkilöstölle huhtikuussa 2013. Henkilöstömäärä on laskettu 31.12.2013 tilanteen mukaan pois lukien sivutoimiset työntekijät ja viranhaltijat. Päätoimisen henkilöstön määrä sisältää 31.12.2013 virka- tai toimivapaalla olevat. Päätoimisen henkilöstön määrä vuoden 2013 lopussa oli 979, joista sijaisia 43 henkilöä. Vakinaisia oli 675 eli 69 % henkilöstöstä. Henkilöstön määrä laski 16 henkilöllä. Määräaikaisten osuus laski hieman ollen 31 %. Vakinaisen henkilöstön määrä väheni kuudella henkilöllä. Henkilöstömääriltään suurin yksikkö on Lapin ammattiopisto, jossa on lähes 40 % koko henkilöstöstä eli 378 työntekijää. Henkilöstöstä n. 51 % työskenteli opetustehtävissä, n. 37 % erilaisissa tukipalvelu- ja hallintotehtävissä, 10 % projekteissa ja 2 % yksiköiden johtotehtävissä. Vuoden aikana palkkaa oli maksettu 1733 eri henkilölle, joka oli 5 % vähemmän kuin edellisvuonna. Osa-aikaeläkkeellä työskenteli vuoden lopussa 50 henkilöä. Noin 4,0 % henkilöstöstä oli vuoden lopussa palkattomalla virka- tai toimivapaalla omasta tehtävästään. Vanhuuseläkkeelle jäi vuoden aikana 22 henkilöä kuntayhtymän palveluksesta. Vanhuuseläkkeelle jäännin keski-ikä oli 62 v. Maksettujen palkkojen ja palkkioiden määrä oli 41,1 M, joka oli noin 1,4 M pienempi kuin edellisvuonna. Palkkamenot pienenivät 2,9 %, johon vaikutti osaltaan mm. henkilöstön vähentyminen. Palkkamenot sisältävät virka- ja työehtosopimusten palkankorotukset. 5 / 8
Sairauspoissaolojen määrä laski 540 päivää edellisvuodesta. Sairauslomapäiviä v. 2013 oli yhteensä 7 571 kalenteripäivää eli noin 7,7 pv työntekijää kohden, työpäivinä sairauslomapäiviä oli yhteensä 6 009 eli n. 6,1 pv työntekijää kohden. Henkilöstöraporttia on käsitelty kuntayhtymän johtoryhmän ja yhteistyötoimikunnan kokouksissa 20.3.2014. LIITE 2: Henkilöstöraportti 2013 Kokouksessa kuullaan henkilöstöpäällikkö Mirjami Palojärven selostus kuntayhtymän henkilöstöraportista 2013 ja keskustellaan esityksen pohjalta. Kuultiin henkilöstöpäällikkö Mirjami Palojärven selostus henkilöstöraportista 2013. Todettiin, että raportti on selkeä ja hyvä. Saatu informaatio päätettiin merkitä tiedoksi. 23 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2013 ----------------- Tarkastuslautakunta 21.2.2014 14 Liitteenä on Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tarkastuslautakunnan laatima arviointikertomus vuodelta 2012 (liite 2). Keskustellaan ja päätetään arviointikertomuksen laadinnasta ja sisällöstä. Keskusteltiin vuoden 2013 arviointikertomuksen laadinnasta ja sisällöstä. Päätettiin, että tarkastuslautakunnan jäsenet toimittavat 25.3.2014 mennessä sihteerinä toimivalle tilintarkastajalle arviointikertomusta varten ajatuksiaan sähköpostitse ja valmistelua jatketaan seuraavassa tarkastuslautakunnan kokouksessa tilintarkastajan laatiman arviointikertomusluonnoksen pohjalta. ------------------ Tarkastuslautakunta 27.3.2014 23 Tarkastuslautakunnan on kuntalain 71 :n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Edellisen kokouksen pohjalta laadittu arviointikertomusluonnos vuodelta 2013 toimitetaan sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille ennen kokousta. Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnoksen sekä valmistelee sen pohjalta arviointikertomusta vuodelta 2013. Todettiin yhteenveto arviointikertomukseen sisällytettäviksi esitetyistä aiheista. Lisäksi todettiin, että arviointikertomuksessa on aiheellista käsitellä hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelman toteuttamista. Tätä varten päätettiin vielä tutustua lähemmin 6 / 8
suunnitelmaan, joka on löydettävissä myös internetistä. Arviointikertomuksen valmistelua jatketaan seuraavassa tarkastuslautakunnan kokouksessa. 24 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT Kokouksessa voidaan käsitellä kokouskutsussakin mainitsematon asia. Laajakantainen asia on kuitenkin syytä valmistella ennakkoon ennen päätöksentekoa. 21.2.2014 pidetyssä kokouksessa päätettiin palata Auditio -konferenssiin 27.3.2014 pidettävässä kokouksessa (esite liitteenä 3). Todetaan tiedoksi annettavat asiat ja käsitellään muut mahdolliset asiat. BDO Audiator järjestää perinteisen viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden yhteisen tapahtuman, Auditio -konferenssin, 21. 23.5.2014. Todetaan tarkastuslautakunnan oman talousarvion toteutumatilanne ja päätetään tilaisuuteen osallistumisesta. Todettiin, että tarkastuslautakunnan jäsenet voivat osallistua tarvittaessa koulutustilaisuuksiin ja tätä varten talousarviossa on varattu myös määrärahaa. Auditio - konferenssiin halusivat osallistua Jaakko Huttunen, Pirita Nenonen ja Antti Paananen. Sari Arponen ei osallistunut kokoukseen, joten hänen halukkuutensa osallistumiseen on selvitettävä myöhemmin. Päätettiin pyytää Tarja Piittisjärveä hoitamaan käytännön järjestelyt, jotka liittyvät ilmoittautumisiin sekä matka- ja majoitusvarauksiin. 25 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA JA ASIALISTA Päätetään tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen käsiteltävistä asioista sekä asiantuntijoiden kutsumisesta. Seuraava tarkastuslautakunnan kokous pidetään 23.4.2014 klo 9.15. Kokous pidetään kokoustila Puistikossa (3. krs) osoitteessa Korkalonkatu 33, Rovaniemi. Kokoukseen kutsutaan kuultavaksi kuntayhtymän johtaja. 26 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja kiitti kokoukseen osallistuneita ja päätti kokouksen kello 11.30. 7 / 8
Muutoksenhakuohjeet Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kokouspäivämäärä 27.3.2014 Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Toripuistikko 5-7 (3 krs), 96200 Rovaniemi. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Pohjois-Suomen hallinto-oikeus. Postiosoite on PL 189, 90101 OULU ja käyntiosoite Isokatu 4, Oulu. Puhelin 029 56 42800 (vaihde), telekopio 029 56 42842 ja sähköposti pohjoissuomi.hao@oikeus.fi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 90 euroa. 8 / 8