C 406/33 KERTOMUS Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen (Luxemburg) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaus (98/C 406/06) 1.1 Tämä kertomus annetaan Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen johtokunnalle neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 ( 1 ) 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti. TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN UNIONIN ELINTEN KÄÄNNÖSKESKUKSEN TALOUSARVION TO- TEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1997 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito 1.2 Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1997 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 14 artiklan 1 kohdan mukaan talousarvion toteuttamisesta on vastannut keskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen ( 2 ) neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 15 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 188 c artiklan nojalla. 1.5 Vaikka vuosi 1997 oli keskuksen kolmas toimintavuosi (joista kaksi kokonaisia varainhoitovuosia), talousarviokirjanpito tapahtuu edelleen taulukkolaskennan avulla asianmukaisen kirjanpito-ohjelmiston sijaan. Tilintarkastustuomioistuin on jo aiempia varainhoitovuosia koskevassa kertomuksessaan ( 3 ) arvostellut taulukkolaskentaohjelman käyttöä. 1.6 Keskuksen olisi otettava käyttöön kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon järjestelmä, jotta saataisiin selville keskuksen asiakkailleen suorittamien palvelujen todelliset kustannukset. 1.3 Tilintarkastustuomioistuin toimitti tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Se suoritti kirjanpitoa koskevia tarkastuksia sekä käytti muita tässä yhteydessä tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenettelyjä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten. 1.4 Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1997 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset. ( 1 ) EYVL L 314, 7.12.1994, s. 1. ( 2 ) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94 14 artiklan 3 kohdassa säädetään, keskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1997 laadittiin 25.2.1998 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen johtokunnalle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 3.3.1998. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa. Komission kanssa tehdyt sopimukset 1.7 Keskus teki vuosina 1996 ja 1997 komission kanssa sopimuksia sellaisten käännöstöiden antamisesta komission käännöspalvelulle, jotka tavallisesti kuuluvat keskuksen hoidettavaksi. Tästä aiheutui kuluja keskuksen talousarvioon 0,4 miljoonaa ecua varainhoitovuonna 1996 ja 0,2 miljoonaa ecua varainhoitovuonna 1997 (tästä määrästä 0,06 miljoonaa ecua liittyy muuhun kuin käännöstoimintaan, esimerkiksi terminologian yhdenmukaistamiseen ja standardointiin). 1.8 Tehtyjen sopimusten mukaan laskutus tapahtui eri perustein kuin suoritetun työn seuranta (päivien eikä sivumäärän perusteella); tilintarkastustuomioistuin ei voi tämän vuoksi ottaa kantaa siihen, voidaanko ilmoitetut määrät katsoa perustelluiksi. Lisäksi oli mahdotonta löytää selitystä siihen, miksi käännetyn sivun omakustannushinta oli vuonna 1996 erilainen kuin vuonna 1997 (36 ecua/sivu vuonna 1996 ja 82 ecua/sivu vuonna 1997). ( 3 ) EYVL C 393, 29.12.1997, s. 47.
C 406/34 28.12.98 Terminologian yhdenmukaistamiseen ja standardointiin liittyvän 0,06 miljoonan ecun määrän osalta havaittiin puolestaan, että todentava aineisto ei ole riittävä. Talousarvio 1.9 Niistä määrärahoista, jotka on siirretty automaattisesti varainhoitovuodelta 1996, on käytetty ainoastaan 58 prosenttia eli 0,89 miljoonaa ecua. Tämän seurauksena on peruuntunut huomattava määrä määrärahoja, mikä johtuu siitä, että yhteensä 0,65 miljoonan ecun määrä siirretyistä määrärahoista ei vastannut mitään tiettyjä maksusitoumuksia. 1.10 Vuoden 1997 osalta maksut (9,92 miljoonaa ecua) vastasivat vain 57,1 prosenttia varainhoitovuoden määrärahoista; näistä määrärahoista 30,3 prosenttia siirrettiin automaattisesti varainhoitovuoteen 1998 ja 12,6 prosenttia peruuntui. 1.11 Keskuksen varainhoitoasetuksen 13 artiklassa säädetään, että keskuksen talousarvio on julkaistava Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Näin ei ole tapahtunut. Varainhoitoasetuksen soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt 1.12 Keskuksen varainhoitoasetuksen (annettu syyskuussa 1996) soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt olivat edelleen antamatta keskusta koskevien tarkastusten aikaan (maaliskuussa 1998). Toimipaikka 1.13 Keskuksella on ollut huhtikuusta 1997 alkaen toimitiloja, jotka Luxemburgin valtio on antanut sen käyttöön. Näiden toimitilojen käyttöä koskevista ehdoista ei ole vieläkään tehty kirjallista sopimusta. Varainhoitovuoden saldo 1.14 Toisin kuin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 32 artiklassa säädetään, keskus ei ole ottanut aina seuraavaan talousarvioon edellisen varainhoitovuoden saldoa. Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 29. lokakuuta 1998 pitämässään kokouksessa. Tilintarkastustuomioistuimen puolesta Bernhard FRIEDMANN Presidentti
C 406/35 Taulukko 1 Tase varainhoitovuosilta 1996 ja 1997 (1 000 ecua) Vastaavaa 1997 1996 Käyttöomaisuus Laitteet ja kalusto 71 9 Atk-laitteisto 156 Aineettomat hyödykkeet 48 8 yhteensä 275 17 Vastattavaa 1997 1996 Pysyvä pääoma Oma pääoma 275 17 Varainhoitovuoden saldo 2 666 464 yhteensä 2 941 481 Saamiset Virastojen maksuosuudet 693 259 Muut saamiset 7 yhteensä 693 266 Rahat ja pankkisaamiset Pankkitilit avistatilit 5 915 1 894 Ennakkomaksujärjestelmä 2 109 yhteensä 5 917 2 003 Lyhytaikaiset velat Automaattisesti siirretyt määrärahat 3 007 1 543 Muut velat 241 3 Virastojen maksuosuuksien saldo 693 259 Uudelleen käyttöön otettavat määrärahat 3 yhteensä 3 944 1 805 Vastaavaa yhteensä 6 885 2 286 Vastattavaa yhteensä 6 885 2 286 Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu keskuksen toimittamiin tietoihin.
C 406/36 28.12.98 Taulukko 2 Varainhoitovuosien 1996 ja 1997 saldo (1 000 ecua) 1997 1996 Tulot Komissiolta saatu tuki 300 Muut tulot 118 90 Omat tulot 9 809 2 703 Tulot yhteensä 10 227 2 793 Menot Henkilöstö I osasto Maksut 5 217 1 155 Siirretyt määrärahat 2 171 905 Kiinteistöt, koneet, jne. II osasto Maksut 441 88 Siirretyt määrärahat 836 638 Menot yhteensä 8 665 2 786 Varainhoitovuoden tulos 1 562 7 Edeltävältä varainhoitovuodelta siirretty tulos 464 334 Siirtyneet ja peruuntuneet määrärahat 649 133 Kurssierot (9) (10) Varainhoitovuoden saldo 2 666 464 Lähde: tilintarkastustuomioistuimen laatima esitys, joka perustuu keskuksen toimittamiin tietoihin.
C 406/37 KÄÄNNÖSKESKUKSEN VASTAUS Talousarvio ja yleinen kirjanpito 1.5 Keskus on aina pitänyt käyttämäänsä kirjanpitoohjelmaa tarpeitaan vastaamattomana, kuten keskuksen vastauksesta edellisiä varainhoitovuosia koskevaan kertomukseen ilmenee. Yhdessä eräiden muiden virastojen kanssa keskus on laatinut sopimuksen koordinointiyksikön perustamisesta S12:n asentamista ja tukea varten. Sopimus on saanut myönteisen lausunnon toimivaltaisilta elimiltä. Viime kesäkuussa keskus tutki S12:n asentamista nopeuttaakseen asian etenemistä. Testiversio on käytössä suunnitelmien mukaan marraskuun ensimmäisellä viikolla. 1.6 Keskus on täysin tietoinen tehokkaan kustannuslaskentajärjestelmän tärkeydestä. Suunnitelmissa on S12:n täydentäminen liittämällä siihen yleisen kirjanpidon ja kustannuslaskennan moduulit. Vuoden 1998 aikana keskus on käyttänyt Excel-ohjelmaa kustannuslaskentaan. Sopimukset komission kanssa 1.8 Komission aloitteesta laskutusperusteena on ollut tehdyt työpäivät, koska keskukselle annetut palvelut eivät koostu pelkästään asiakirjojen kääntämisestä, vaan myös terminologiaan liittyvistä palveluista, standardoinnissa avustamisesta, tietokantojen käytöstä jne. Keskus yrittää päästä komission kanssa sopimukseen, jotta dokumentointi tulevaisuudessa olisi aiempaa yksityiskohtaisempaa, vaikka näistä palveluista maksettavat summat ovat vähenemässä (0,4 miljoonaa ecua vuodelle 1996, 0,2 miljoonaa ecua vuodelle 1997 ja 0,045 miljoonaa ecua vuodelle 1998). hintojen määrittäminen on ollut vaikeaa laskennallisista syistä. Ongelman ratkaisemiseksi keskus on luonut tietokannan käännösten seurantaan vuonna 1998 ja aloittanut S12:n asentamisen tarkoituksenaan saada väline, jonka avulla voidaan laskea oikeat tiedot varainhoitovuoden tilinpäätökseen. 1.11 Talousarvion julkaiseminen Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä on aiheuttanut suhteellisen korkeat kustannukset. Yhteistyössä neljän muun viraston kanssa on keskusteltu yhteisestä talousarviota koskevasta julkaisusta virallisten julkaisujen toimiston kanssa. Parhaillaan neuvotellaan vuoden 1998 talousarviosta. Euroopan parlamentti puolestaan ehdottaa virastojen talousarvion julkaisemista Internetin kautta siten, että EYVL:ssä tiedotetaan kunkin viraston sivustolle pääsemisestä. Varainhoitoasetusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt 1.12 Luonnos varainhoitoasetusta koskevista yksityiskohtaisista säännöistä on jätetty varainhoidon valvojalle lausuntoa varten. Jos lausunto on myönteinen, varainhoitoasetusta koskeviin yksityiskohtaisiin sääntöihin liittyvä luonnos otetaan hyväksyttäväksi hallintoneuvoston esityslistalle 26. lokakuuta 1998 pidettävään kokoukseen. Toimitilat 1.13 Keskus on viimeistelemässä toimitiloja ja vartiointia koskevaa sopimusta, joka esitetään Luxemburgin viranomaisille. Talousarvio 1.9 ja 1.10 Ottaen huomioon tehtyjen freelancer-käännösten suuren määrän sekä Excel-kirjanpitojärjestelmän ja käännösten seurantajärjestelmän puutteet varainhoitovuoden 1997 lopulla tekeillä olevien tilattujen käännösten Varainhoitovuonna käyttämättä jääneet varat 1.14 Keskuksen oma varainhoitoasetus ei salli aikaisempien varainhoitovuosien käyttämättä jääneiden varojen kirjaamista seuraaviin talousarvioihin. Keskus aikoo tutkia mahdollisuutta muuttaa varainhoitoasetustaan tässä suhteessa.