Hakijoiden opas (Osa 2) Ehdotuspyyntökohtainen osa Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta Tutkijavoimavarojen lisääminen ja sosioekonomisen tietopohjan laajentaminen (1998 2002) Tammikuun 2002 laitos 1
Esipuhe lukuun IV Tämä Hakijoiden opas on osa tietokokonaisuutta, joka tarvitaan tehtäessä ehdotusta johonkin viidennen puiteohjelman ohjelmista. Opas auttaa löytämään oikean ohjelman ja tarjoaa tietoa ehdotuksen jättämisestä ja tähän tarvittavista lomakkeista. Opas on jaettu kahteen pääosaan ja neljään lukuun: OSA 1 Luvussa I esitellään viidennen puiteohjelman yleiset painopistealueet, tavoitteet ja rakenteet. Luvussa II kuvaillaan erityisohjelman "Tutkijavoimavarojen lisääminen ja sosioekonomisen tietopohjan laajentaminen" 1 painopisteet ja tavoitteet. Luvussa III selostetaan viidennen puiteohjelman keskeisiä osallistumissääntöjä ja -ehtoja. OSA 2 TÄMÄ ASIAKIRJA Luvussa IV on yksityiskohtaista tietoa tutkijavoimavaroja koskevaan ohjelmaan kuuluvan toimintalinjan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" neljännestä ehdotuspyynnöstä sekä ehdotuslomakkeet. Ehdotuksen laatimista varten tarvitaan lisäksi seuraavat asiakirjat: Tutkijavoimavaroja koskevan ohjelman työohjelma. Työohjelmassa kuvaillaan niitä toimintalinjoja tai tutkimustavoitteita, joita koskevia ehdotuksia otetaan vastaan, sekä esitetään ohjelman ohjeellinen toteutusaikataulu (toteutuskaavio). Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä julkaistun ehdotuspyynnön. Ehdotuspyynnöstä käyvät ilmi toimintalinjat tai tutkimustavoitteet, joita ehdotuspyyntö koskee, sekä ehdotusten jättämisen määräajat. Ehdotusten arviointimenettelyt -oppaan (jonka tiivistelmä sisältyy tämän Hakijoiden oppaan osaan 2). Näissä asiakirjoissa on lisätietoja ehdotusten arviointiin sovellettavista perusteista, perusteiden painotuksista sekä ehdotusten hyväksymiselle mahdollisesti asetetuista kynnysarvoista. Arviointiopas ja ohjelmakohtaiset ohjeet muodostavat hyödyllisen muistilistan ehdotuksen muodollisen täydellisyyden tarkistamiseksi. Hakijoiden opas ja siinä olevat ehdotuslomakkeet muodostavat yhdessä työohjelman, ehdotuspyynnön ja arviointioppaan kanssa kunkin ehdotuspyynnön tietopaketin. Hakijoiden opas sisältää myös viittauksia muihin asiakirjoihin, raportteihin, lomakkeisiin ja tietokoneohjelmiin, joista on apua laadittaessa ehdotusta (nämä ovat saatavissa Cordis-palvelimelta osoitteesta http://www.cordis.lu). Tämän Hakijoiden oppaan sisältämät tiedot eivät rajoita viidettä puiteohjelmaa koskevien neuvoston ja Euroopan parlamentin päätösten, eri erityisohjelmien taikka näihin ohjelmiin liittyvien ehdotuspyyntöjen sääntöjen ja ehtojen soveltamista. 1 Jäljempänä 'tutkijavoimavaroja koskeva ohjelma'. 2
IV. Erityisesti toimintalinjaa "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" ja sen 15. tammikuuta 2002 julkaistua ehdotuspyyntöä koskevat tiedot IV.1 Johdanto Tässä jaksossa selostetaan menettely, jota on noudatettava jätettäessä ehdotuksia tiettyyn määräaikaan mennessä. Epäsuoria TTK-toimia koskeva ehdotuspyyntö tutkimuksen, teknologisen kehittämisen ja esittelyn erityisohjelmassa "Tutkijavoimavarojen lisääminen ja sosioekonomisen tietopohjan laajentaminen" Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta Ehdotuspyynnön tunniste: IHP-RPA-02-1 IV.2 Toimintatyypit Tutkijavoimavaroja koskevaan ohjelmaan kuuluvan toimintalinjan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" päätavoite on kuroa umpeen eurooppalaisen tieteen ja yleisön välistä kuilua. Toiminnan tavoitteena on erityisesti lisätä yleisön tietoisuutta tieteellisestä toiminnasta ja teknologian kehittämisestä Euroopan tasolla ja eurooppalaisissa tutkimusohjelmissa. Siten Euroopan kansalaiset voisivat ymmärtää paremmin sekä tieteen ja teknologian hyödyllistä vaikutusta jokapäiväiseen elämään että tutkimuksen ja teknologian kehittämisen rajoituksia ja mahdollisia vaikutuksia. Lisäksi pyritään lisäämään tutkijoiden tietoisuutta yleisön kannalta tärkeistä asioista. Toiminta perustuu aina mahdollisuuksien mukaan kansalliseen toimintaan ja täydentää sitä. Tämä ehdotuspyyntö koskee: ehdotuksia aihepiirikohtaisiksi verkoiksi, joissa vaihdetaan kokemuksia, tietämystä, taitotietoa ja tietoa parhaista toimintatavoista (verkkojen toiminnan pituuden olisi oltava 2 3 vuotta). Etusija annetaan verkoille, joissa on mukana vähintään viisi toisistaan riippumatonta yhteistyökumppania vähintään kolmesta jäsenvaltiosta tai ohjelmaan assosioituneesta valtiosta. Vähintään yhden yhteistyökumppanin on oltava sijoittautunut johonkin jäsenvaltioon. ehdotuksia liitännäistoimenpiteiksi, jotka koskevat parhaiden toimintatapojen testaamista, uusien lähestymistapojen demonstrointia, menetelmäanalyysia sekä Euroopan tiede- ja teknologiaviikon (ks. jäljempänä) osalta tieteen ja teknologian suoraa esittelyä yleisölle. Etusija annetaan liitännäistoimenpiteille, joissa on mukana vähintään kolme toisistaan riippumatonta yhteistyökumppania vähintään kolmesta eri jäsenvaltiosta tai ohjelmaan assosioituneesta valtiosta. Vähintään yhden yhteistyökumppanin on oltava sijoittautunut johonkin jäsenvaltioon. Liitännäistoimenpiteet, joissa on mukana vähemmän yhteistyökumppaneita, voivat olla tukikelpoisia, jos niiden toteuttajat sitoutuvat tuottamaan siirrettävissä olevia tuloksia, joita kyseiseen hankkeeseen osallistumattomat toimijat voivat käyttää. Huom: Aihepiirikohtaisten verkkojen ja liitännäistoimenpiteiden välillä on merkittäviä eroja tukikelpoisten kustannusten ja kumppanuuksien osalta, koska näiden kahden rahoitusmekanismin tavoitteet ovat erilaiset (ks. tämän oppaan osassa 1 oleva laatikko 6 ja osassa 2 oleva kohta IV.3.2). Ehdotetulla toiminnalla on kummassakin toimintatyypissä oltava selkeä aloitusajankohta ja toimintasuunnitelma. 3
Aihepiirikohtaisessa verkossa käsiteltävän aihepiirin kaikki osatekijät eivät kuitenkaan ehkä ole alkuvaiheessa selvillä, vaan niiden määrittämiseksi on järjestettävä kokouksia ja vaihdettava tietoja. Näin ollen aihepiirikohtaisen verkon tukikelpoisiksi kustannuksiksi hyväksytään ennen muuta sellaisten toimien kustannukset, jotka helpottavat kokousten järjestämistä ja tiedonvaihtoa. Yleisenä sääntönä voidaan sanoa, että tyypillisesti kustannukset kumppania kohti ovat suunnilleen 20 000 euroa vuodessa. Liitännäistoimenpiteiden puolestaan tulisi olla tulostensa osalta huomattavasti täsmällisemmin määriteltyjä. Näin ollen tukikelpoisiksi kustannuksiksi hyväksytään useammanlaisten toimien kustannukset jotka on kuitenkin eriteltävä riittävän täsmällisesti. Ehdotusten tulee koskea yhtä tai useampaa seuraavista aloista: Ala 1: Vuoropuhelu kansalaisten kanssa Tavoite: Niiden mekanismien tutkiminen, joilla kansalaiset saataisiin mukaan tiedepolitiikasta käytävään keskusteluun, tavoitteena määritellä keinot kokemusten jakamiseksi ja yleistämiseksi Euroopassa. Ehdotuksissa voidaan hyödyntää paikallisista tai kansallisista aloitteista saatuja kokemuksia. Aloitteet voivat koskea esimerkiksi: kansalaisten kuulemista deliberative polling -menetelmällä pysyviä neuvoa-antavia paneeleja toimintaryhmiä kansalaisten lautakuntia konsensuskonferensseja eri etutahojen vuoropuheluja Internet-vuoropuheluja Ehdotus voi koskea kaikkia tieteellisen tutkimuksen osa-alueita yhteiskunta- ja taloustieteet mukaan luettuina, mutta ehdotuksen on oltava suoraan yhteydessä maallikkoyleisöä kiinnostaviin aiheisiin. Ala 2: Tiedotusvälineiden ja tieteestä tiedottavien tahojen tehtävä Tavoite: Niiden mekanismien ja kanavien arvioiminen, joiden välityksellä suuri yleisö ja erityisesti nuoriso saavat tieteeseen liittyvää tietoa; parhaiden toimintatapojen tunnistaminen ja niiden uusien lähestymistapojen kehittäminen ja demonstrointi, joilla parannetaan tieteeseen liittyvän tiedon välittämistä. Tärkeimpiä kiinnostuksen kohteita ovat yleislehdet, televisio, Internet, tiedemuseot ja tiedekeskukset. Erityistä huomiota on kiinnitettävä tekijöihin, jotka koskevat asiaan liittyviä ammatteja (tutkijat, tieteestä tiedottavat tahot ja kommentoijat, tiedetoimittajat ja tieteelliset kirjoittajat, tiedepolitiikan laatijat) ja jotka muokkaavat tieteen kuvaa ja tieteen roolia yhteiskunnassa. Ala 3: Euroopan tiede - ja teknologiaviikko 2003 Tavoite: Toiminnalla on osoitettava ja selitettävä tieteen, sen käytön ja sen sovellusten vaikutukset Euroopan kansalaisten jokapäiväiseen elämään kansalaisten kannalta ymmärrettävällä tavalla. Ehdotukset voivat koskea kaikkia tieteellisen tutkimuksen osa-alueita yhteiskunta- ja taloustieteet mukaan luettuina, mutta ehdotuksissa on esitettävä toiminnasta Euroopan tasolla aiheutuvat edut. 4
Ehdotukset voivat koskea 2 : kansallisella tasolla alulle saatettujen hankkeiden (esimerkiksi yhteistyöhankkeet, kilpailut) yhdistämistä Euroopan tasolla sellaisten tapahtumien tai hankkeiden (esimerkiksi tieteelliset näyttelyt, videot, ohjelmat) käynnistäminen, joita myöhemmin toteutetaan kansallisella tasolla sellaisten olennaisesti eurooppalaisten tapahtumien tai hankkeiden käynnistäminen, joilla ei ole selkeää kansallista foorumia tai joiden mahdollisuuksia voidaan paremmin kehittää valtioiden rajat ylittävällä tasolla komission omia aloitteita täydentäviä toimia Euroopan kansalaisten tutustuttamiseksi yhteisön tutkimusohjelmien tavoitteisiin. Mahdolliset toimeksisaajat, joiden ehdottamat Euroopan tiede- ja teknologiaviikkoa tukevat hankkeet on valittu rahoitettaviksi, kutsutaan koordinointikokoukseen (tai -kokouksiin) Brysseliin ennen sopimusten viimeistelyä, jotta voidaan sopia molemminpuolisesti sitova aikataulu, viikon tarkka ajankohta (suunniteltu marraskuulle 2003) ja muut asiat, jotka liittyvät viikon onnistuneeseen toteuttamiseen. Viikkoa varten ehdotettujen hankkeiden valmisteluaika saa olla kokonaisuudessaan enintään yhdeksän kuukautta. Tätä ehdotuspyyntöä varten yhteisön rahoitusosuutena käytettävissä oleva ohjeellinen kokonaisbudjetti on 4 miljoonaa euroa. Hakijoita kehotetaan tutustumaan sitä toimintaa (tai toimia) koskeviin kelpoisuusvaatimuksiin, johon (tai joihin) liittyvän ehdotuksen ne aikovat tehdä. Tämän ehdotuspyynnön perusteella voi toimittaa ainoastaan sellaisia ehdotuksia, jotka täyttävät joko aihepiirikohtaisia verkkoja tai liitännäistoimenpiteitä koskevat kelpoisuusvaatimukset. Nämä kelpoisuusvaatimukset on selostettu tämän oppaan osan 1 luvussa III. Hakijoiden on otettava ehdotuksen laadinnassa huomioon, millaiset hankkeen kustannukset ovat tukikelpoisia (ks. laatikot 6 ja 7 tämän oppaan osan 1 luvussa III). Hakijoita kehotetaan myös tutustumaan huolellisesti tämän oppaan liitteenä oleviin kelpoisuus- ja arviointiperusteisiin. Niissä selostetaan ehdotusten arviointiin sovellettavat perusteet, perusteiden painoarvot sekä ehdotusten hyväksymiselle mahdollisesti asetetut kynnysarvot. IV.3 Osallistumisen erityisehdot IV.3.1 Kuka voi osallistua? Tämän ehdotuspyynnön perusteella tuettavia toimia eli aihepiirikohtaisia verkkoja ja liitännäistoimenpiteitä koskevat yleiset osallistumissäännöt ja -ehdot selostetaan tämän oppaan osan 1 luvussa III. Luvussa III selostetut ehdot ovat vähimmäisvaatimuksia. Näiden yleisten ehtojen lisäksi odotetaan, että "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" -toimintalinjaan osallistujat ovat mukana ainakin yhdessä seuraavista toiminnoista: ammattimainen tieteen alan tiedotus ja tietoisuuden lisääminen politiikan ja osaamisen kehittäminen yleisön tietoisuuden lisäämisessä tieteen ja teknologian alalla tasapainotetun, asiapohjaisen tieteellisen tiedon puolueeton levittäminen, edistäminen ja käyttö. 2 Esimerkkejä aikaisemmin rahoitetuista toimista ja lisätietoja Euroopan tiede- ja teknologiaviikosta löytyy seuraavilta verkkosivuilta: www.cordis.lu/scienceweek. 5
Termillä "tieteen alan tiedotus viitataan erityisesti tiedotusvälineisiin, oppimateriaalin tuottajiin, tiede- ja teknologiamuseoihin, tieteeseen liittyvien sähköisten tietopalvelujen tarjoajiin jne. IV.3.2 Kuinka monta osallistujaa hankkeessa on oltava? Tukikelpoisten toimien laajuus eli osallistujien toivottu vähimmäismäärä käy ilmi luvusta IV.2. Toimet, jossa on mukana vähemmän osallistujia, voivat olla tukikelpoisia, jos sen toteuttajat sitoutuvat tuottamaan siirrettävissä olevia tuloksia, joita kyseiseen hankkeeseen osallistumattomat toimijat voivat käyttää. Vähimmäisvaatimukset tähän toimintalinjaan kuuluviin aihepiirikohtaisiin verkkoihin ja liitännäistoimenpiteisiin osallistumiselle on kuvattu laatikossa 6, joka löytyy tämän oppaan osan 1 luvusta III. IV.3.3 Toimien kesto Vaikka hakijat voivat yleensä määritellä vapaasti ehdotettuun työhön tarvittavan ajan ja voimavarat, tiettyjä erityisehtoja on noudatettava toteutettavan toimintatyypin mukaan. i) Aihepiirikohtaisen verkon toiminnan kesto on kahdesta kolmeen vuotta. ii) Euroopan tiede- ja teknologiaviikko, jota koskevia ehdotuksia otetaan vastaan tässä ehdotuspyynnössä, on määrä järjestää vuoden 2003 marraskuussa. Mahdolliset toimeksisaajat, joiden ehdottamat toimet on valittu rahoitettaviksi Euroopan tiede- ja teknologiaviikon tukemista varten, kutsutaan koordinointikokoukseen (tai -kokouksiin) Brysseliin ennen sopimusten viimeistelyä, jotta voidaan sopia molemminpuolisesti sitova aikataulu, viikon tarkka ajankohta ja muut asiat, jotka liittyvät viikon onnistuneeseen toteuttamiseen. Koska rahoitettaviksi valituista toimista tehtyjen sopimusten aikaisin todennäköinen alkamisaika on lokakuu 2002, kyseisten toimien kokonaiskesto (tapahtuman valmistelu ja sen lopullinen toteutus tiede- ja teknologiaviikon aikana) saa olla enintään 9 kuukautta. IV. 4 Ehdotuksen laatiminen IV.4.1 Ehdotuksen kieli Ehdotukset voidaan laatia millä tahansa Euroopan unionin virallisella kielellä. Jos ehdotusta ei ole laadittu englannin kielellä, englanninkielinen käännös koko ehdotuksesta helpottaa arvioijien työtä. Lisäksi ehdotuslomakkeen osaan A on tällöin sisällytettävä englanninkielinen käännös ehdotuksen tiivistelmästä ja lyhennelmästä. IV.4.2 Ehdotuksen rakenne ja ehdotuslomakkeet Laadittujen ehdotuslomakkeiden avulla voidaan koota yhteen vaadittavat tiedot. Ehdotuslomakkeiden tarkoituksena on yhtäältä varmistaa, että ehdotus sisältää kaikki tarvittavat tiedot, ja toisaalta mahdollistaa ehdotusten oikeudenmukainen ja tasapuolinen vertailu. Eri tyyppisiä toimia (TTK-hankkeet, demonstraatioeli esittelyhankkeet mukaan luettuina, liitännäistoimenpiteet, koordinoiva toiminta jne.) varten on erilaiset lomakkeet. Hakijoiden on varmistettava, että he käyttävät ehdotusta tehdessään lomaketta, joka vastaa ehdotettavan toiminnan tyyppiä. Tässä toimintalinjassa "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" käytetään ainoastaan kahdentyyppisiä lomakkeita tukikelpoisten toimien mukaan: Ehdotuslomakkeet Euroopan yhteisön rahoitustuen hakemiseksi koordinoivaa toimintaa tai aihepiirikohtaista verkkoa varten Ehdotuslomakkeet Euroopan yhteisön rahoitustuen hakemiseksi liitännäistoimenpiteitä varten. Ehdotuslomakkeissa on kolme osaa: 6
Osa A sisältää kaikki tarvittavat hallinnolliset tiedot ehdotuksesta ja hakijoista (esim. ehdotuksen nimi, hakijoiden nimet ja osoitteet, lyhyt työn kuvaus, haettava rahoitus kulutyyppikohtaisesti jne.). Keräämällä nämä tiedot helpotetaan sopimuksen laatimista siinä tapauksessa, että ehdotus hyväksytään. Komission yksiköt tarkistavat tiedot. Ehdotuslomakkeen osa B ei ole osan A tavoin esilaadittu lomake vaan tietynlainen hakijaa ohjaava aiherakenne tai -luettelo. Tässä osassa on määrä kuvata yksityiskohtaisesti suunnitteilla olevan tutkimustyön luonne. Valtaosassa puiteohjelman toimista tämä osa on täytettävä "nimettömänä", toisin sanoen se ei saa sisältää mitään tietoa, josta kävisi ilmi, keitä osallistujat ovat. Toimintalinjaan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" nimettömyysvaatimusta ei sovelleta, koska tämän alueen toiminnassa osallistujien henkilöllisyyttä voi olla mahdoton pitää erillään työn luonteesta. Tässä osassa on kuitenkin annettava tarkka kuvaus työn luonteesta ja tavoitteista. Ehdotuslomakkeen osassa C (joka on niin ikään hakijaa ohjaavan rakenteen muodossa) yksilöidään ja kuvataan perusteellisesti yhteistyökumppanit ja niiden asema konsortiossa ja ehdotetussa hankkeessa. Kaikki osat A, B ja C on täytettävä asianmukaisesti myös silloin, kun on kyse liitännäistoimenpiteestä ja toimeksisaajia on vain yksi. (Yksi ainoa toimeksisaaja on liitännäistoimenpiteen vähimmäisvaatimus. Hakijoiden tulee kuitenkin ottaa tarkasti huomioon edellä kohdassa IV.3 esitetyt erityisehdot.) Jos ehdotus laaditaan paperiversiona, hakijan on merkittävä ehdotuksen lyhytnimi, ehdotuksen numero ja laatimispäivämäärä osan A, B ja C jokaisen sivun yläreunaan sekä kaikkiin liitteisiin. Sivut on numeroitava selvästi. Ehdotukseen on liitettävä vastaanottoilmoituslomake, jotta hakijoille voidaan ilmoittaa ehdotuksen perille saapumisesta. Kaikki tarvittavat lomakkeet ja niihin liittyvät ohjeet ovat tämän oppaan liitteenä. IV.4.3 Ehdotusten laadintatyökalu ProTool Komissio tarjoaa ehdotusten laadintaa varten ohjelmistotyökalun (Proposal Preparation Tool eli "ProTool"), joka on saatavissa CORDIS-palvelimelta osoitteesta http://www.cordis.lu/fp5/protool/. Työkalu auttaa hakijoita kokoamaan ehdotuksen hallinnolliset ja rahoitukseen liittyvät tiedot (osa A) kyseisen ehdotuslomakkeen edellyttämällä tavalla. Näin ollen se on tarkoitettu erityisesti hanketta koordinoivan yhteistyökumppanin käyttöön. Lisäksi hankkeen muut osallistujat voivat ohjelman tietyn version avulla laatia oman osuutensa toimitettavaksi sähköisesti koordinoijana toimivalle kumppanille. ProTool-laadintatyökalu sisältää ohjetekstejä ja viitetietoja sekä apuneuvoja, joiden avulla varmistetaan, että lomakkeet täytetään kokonaisuudessaan ja yhtenäisesti ja että osa A liitetään osiin B ja C. Työkalu helpottaa sekä hakijoiden että komission yksiköiden työtä mahdollistamalla hallinnollisten tietojen antamisen selkeästi ja jäsennellysti. Kun ehdotus on laadittu työkalun avulla, hakijat voivat lähettää sen oman valintansa mukaan joko sähköisessä muodossa tai paperilla. IV.4.4 Ehdotuksen nimettömyys Valtaosassa puiteohjelman toimista lomakkeiden osa B on täytettävä "nimettömästi", toisin sanoen se ei saa sisältää mitään tietoa, josta kävisi ilmi, keitä osallistujat ovat. Toimintalinjaan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" nimettömyysvaatimusta ei sovelleta, koska tämän alueen toiminnassa osallistujien henkilöllisyyttä voi olla mahdoton pitää erillään työn luonteesta. Ehdotuslomakkeiden osassa B hakijoiden on kuitenkin annettava tarkka kuvaus ehdotetun työn luonteesta ja tavoitteista. 7
IV.5 Ehdotusten jättäminen IV.5.1 Johdanto Jos ehdotus on laadittu paperille asianmukaisen ehdotuslomakkeen muotoa noudattaen, se voidaan jättää Euroopan komissiolle paperiversiona. Samoin jos ehdotus on laadittu ProTool-laadintatyökalun avulla ja tulostettu sen jälkeen paperille, voidaan jättää kyseinen paperiversio. ProTool-laadintatyökalun avulla laadittu ehdotus voidaan jättää myös sähköisessä muodossa. Sähköisessä muodossa olevan ehdotuksen voi jättää kuka tahansa konsortion jäsen (ei pelkästään koordinoiva yhteistyökumppani). Ehdotuksen jättävän osallistujan on saatava varmenne (ks. tarkemmat tiedot jäljempänä), jonka avulla ehdotuksen jättäminen sähköisessä muodossa voidaan toteuttaa turvallisesti. Koordinoijan hallussa on oltava joko hankkeen rahoitukseen osallistuvien osallistujien (eli päätoimeksisaajien ja avustavien toimeksisaajien) allekirjoitukset tai näiden sitoumuskirjeet, joissa osallistujat ilmaisevat sopineensa ehdotuksesta ja valtuuttavat koordinoijan jättämään hanke-ehdotuksen konsortion puolesta. 8
IV.5.2 Ehdotuksen jättämistavat (ks. myös tarkistuslista kohdassa IV.9) Hakijoiden on jätettävä ehdotuksensa joko paperiversiona tai sähköisesti, ei molemmissa muodoissa. Jos ehdotus jätetään molemmissa muodoissa, komissio arvioi sähköisessä muodossa olevan version. IV.5.2.1 Ehdotusten jättäminen sähköisesti Varmenteet Jotta ehdotus voidaan lähettää sähköisessä muodossa komissiolle, koordinoijan (tai valmiin ehdotuksen jättävän muun yhteistyökumppanin) on pyydettävä etukäteen varmennetta, jonka avulla hän voi allekirjoittaa ehdotuksen digitaalisesti. Varmenteen voi pyytää joko vakiovarmenteena (luokka II) tai kertavarmenteena (luokka I). Molemmat toimitetaan ilmaiseksi. Vakiovarmenteen (luokka II) saamiseksi on haettava verkosta, asennettava ja otettava käyttöön ProTool-laadintatyökalu (sen uusin versio). Varmennetta tarvitsevien hakijoiden tulee täyttää ja allekirjoittaa varmennepyyntölomake ja lähettää sen viidennen puiteohjelman varmennepalvelun tarjoajalle. Saatuaan ja hyväksyttyään lomakkeen varmennepalvelun tarjoaja toimittaa varmenteen. Tämän jälkeen varmenne mahdollistaa ehdotusten tekemisen sähköisessä muodossa varmenteen voimassaolon ajan (yleensä yksi vuosi, mutta pidennettävissä) ilman paperiasiakirjojen vaihtoa. Vakiovarmenne mahdollistaa myös ehdotuksen salakoodauksen. (Tältä osin on huomattava, että kansallisilla määräyksillä voidaan asettaa tiettyjä ehtoja salausohjelmien käytölle. Hakijoiden on itse huolehdittava siitä, että ehdotuksia jätettäessä noudatetaan kansallisia määräyksiä.) Kertavarmenteet (luokka I) voi niin ikään saada viidennen puiteohjelman varmennepalvelun tarjoajalta. Kaikki yhteydet palvelun tarjoajaan hoidetaan ProToolin avulla ja sähköisessä muodossa. Kertavarmenteen avulla voidaan jättää ainoastaan yksi ehdotus, ja se soveltuu sellaisten koordinoijien käyttöön, jotka haluavat kokeilla järjestelmää tai jotka eivät aio lähettää lähitulevaisuudessa toista ehdotusta. Ehdotuksen jättäminen tämän varmenteen avulla edellyttää lisäksi, että komissiolle lähetetään ennen asianomaisessa ehdotuspyynnössä asetettua määräaikaa ehdotuslomakkeen osan A lomakkeen A.1 käsin allekirjoitettu paperiversio. Kertavarmenne ei mahdollista salausta. Turvatoimenpiteet rajoittuvat tällöin suojatuissa palvelimissa käytettyyn turvastandardiin (SSL). Varmennetta pyydetään ProTool-laadintatyökalun avulla. Menettely ProTool-laadintatyökaluun kuuluu ehdotuslomakkeiden sinetöimistä varten tarvittava työkalu. Koordinoija paketoi tämän työkalun avulla ehdotuksen hallinnolliset ja tekniset tiedot sisältävät osat A, B ja C yhdeksi tiedostoksi ja luo ehdotuksen "sormenjälki"- eli validointitiedoston ehdotustiedoston ainutkertaiseksi tunnisteeksi. Ehdotus katsotaan jätetyksi sillä hetkellä, kun validointitiedosto on toimitettu. Jos tiedonsiirrossa ilmenee ongelmia, tämä tiedosto voidaan tulostaa ja lähettää faksina ennen ehdotuspyynnön määräaikaa. Varsinaisen ehdotuksen on oltava perillä sähköisessä muodossa 48 tunnin kuluessa ehdotuspyynnön määräajan päättymisestä. 9 IV.5.2.2 Ehdotusten jättäminen paperiversiona Menettely Jos tiedonsiirtoa koskevat kansalliset määräykset eivät salli salausta eikä tietojen luottamuksellisuutta lähettämisen yhteydessä näin ollen voida taata tai jos hakijat muusta syystä pitävät toisenlaista lähetystapaa parempana, ehdotukset voidaan ensin laatia ProTool-laadintatyökalun avulla ja tulostaa sitten paperille tai ne voidaan laatia alun alkaen paperille käyttäen asianomaisia ehdotuslomakkeita. ProToolin avulla voidaan laatia viidennen puiteohjelman keskeisiä toimintatyyppejä koskevat ehdotukset. Joissakin poikkeustapauksissa ei välttämättä ole käytettävissä tarkoitukseen sopivaa ProToolin versiota, jolloin ehdotukset voidaan jättää ainoastaan paperiversiona. Hakemukselta vaadittava rakenne määritetään tässä hakijoiden oppaassa, ja käyttöön annetaan tarvittavat lomakkeet. Paperiversioiden määrä Jos ehdotus jätetään paperiversiona, siitä on toimitettava: - viisi sidottua kappaletta osasta A, - viisi sidottua kappaletta osasta B, - viisi sidottua kappaletta osasta C, - yksi koko ehdotuksen käsittävä sitomaton alkuperäiskappale, jossa on allekirjoitukset. Kaikki ehdotusasiakirjat suljetaan kirjekuoreen tai kirjekuoriin, johon/joihin merkitään "Commercialin-confidence " sekä seuraavat tiedot: Ohjelman nimi Human Potential Programme (Tutkijavoimavaroja koskeva ohjelma), ehdotuspyynnön julkaisupäivä 15.1.2002 ja ehdotuspyynnön tunnus IHP-RPA-02-1. Toimintalinjaa tarkoittava viite Raising Public Awareness (Yleisön tietoisuuden lisääminen). Lisäksi mukana on lähetettävä valmiiksi täytetty vastaanottoilmoituslomake (ks. liite 2), jotta komissio voi ilmoittaa ehdotuksen saapuneen perille ongelmitta. Ehdotusasiakirjat sisältävä kirjekuori tai kirjekuoret on sinetöitävä toiseen kirjekuoreen tai muuhun pakkaukseen, johon merkitään ehdotukset vastaanottavan komission toimiston osoite. Osoite
Lähettäjälle lähetetään sähköinen viesti, jossa ilmoitetaan tiedoston siirron onnistumisesta, mutta tätä ei katsota viralliseksi todistukseksi ehdotuksen vastaanottamisesta. Ne, joilla on luokan II varmenne, voivat myös salakoodata ehdotustiedoston. Sinetöintityökalu sisältää selostuksen salausmenetelmästä. Vastaanotettuaan ehdotuksen komissio arkistoi suojatusti elektronisessa muodossa validointi- ja ehdotustiedoston siinä muodossa kuin tiedostot on saatu. Kun ehdotustiedoston salaus on purettu ja tiedosto on muunnettu tiivistetystä normaalimuotoon, arkistoidaan sähköisesti ja samalla tavoin suojatusti myös arvioijille toimitettu kopio ehdotuksesta sekä tarvittavat tiedot tiedoston salauksen purkamisessa ja normaalimuotoon muuntamisessa käytetyistä työkaluista ja tiedoista. on annettu julkaistussa ehdotuspyynnössä. Paperiversiona jätettävät ehdotukset voidaan lähettää komissioon postitse, luotettavan lähettipalvelun kautta tai tuoda henkilökohtaisesti siten kuin julkaistussa ehdotuspyynnössä on selostettu. Jos kirjekuoria tai pakkauksia on monta, ne on selvästi merkittävä 1/x, 2/x jne. Jos ehdotus laaditaan paperille, hakijan on merkittävä ehdotuksen lyhytnimi, ehdotuksen numero (jos komissio on antanut ehdotukselle numeron ennen sen jättämistä) sekä laatimispäivämäärä osien A, B ja C jokaisen sivun yläreunaan sekä kaikkiin liitteisiin. Sivut on numeroitava selvästi. Jos komissio saa useita sähköisiä versioita samasta ehdotuksesta, se arvioi ainoastaan version, joka on toimitettu viimeisenä ennen määräaikaa, ja jättää huomiotta kaikki muut. Varoitus ehdotusten lähettäjille: käyttöön annettavien salausohjelmien käyttö voi joissakin tapauksissa olla kielletty tietyissä jäsenvaltioissa. Ehdotusten sähköiseen jättämiseen liittyvä varamenettely Jos ehdotustiedoston siirtäminen tietokoneiden välillä, sen salauksen purku tai lukeminen ei onnistu, komissio käynnistää varamenettelyn pyytämällä vuorokauden kuluessa kyseisiä hakijoita toimittamaan varmistuskopion ehdotuksesta. Varmistuskopion on oltava perillä 48 tunnin kuluessa ja sen on oltava identtinen sinetöinnin yhteydessä luodun tiedoston kanssa. Identtisyys tarkistetaan käyttämällä validointitiedoston ainutkertaista tunnistetta. (Hakijoita, jotka aikovat jättää ehdotuksensa sähköisessä muodossa, kehotetaan ottamaan tällainen varmistuskopio etukäteen, jotta se olisi tarvittaessa käytettävissä.) IV.5.3 Vastaanottoilmoitus Kun komissio on saanut ja rekisteröinyt sähköisessä muodossa tai paperiversiona olevan ehdotuksen, se lähettää vastaanottoilmoituksen (ks. liite 2). Hakijoiden, jotka eivät saa vastaanottoilmoitusta kolmen viikon kuluessa määräajan umpeutumisesta ja jotka pelkäävät ehdotuksensa joutuneen kadoksiin, tulee ottaa yhteyttä ohjelman tiedotuspisteeseen. Hakijat ovat itse vastuussa sen varmistamisesta, että heidän ehdotuksensa saapuu perille. 10
IV.6 Määräajat ja osoitteet UUSI MENETTELY: Ehdotusten on oltava perillä komissiossa ENNEN julkaistussa ehdotuspyynnössä IHP-RPA-02-1 mainittua määräaikaa. MYÖHÄSTYNEITÄ ehdotuksia, jotka saapuvat ehdotuspyynnössä mainitun määräajan JÄLKEEN, EI hyväksytä. Hakijoiden TULEE siis lukea erittäin huolellisesti ehdotusten jättämistä koskevat ohjeet, jotka annetaan julkaistussa ehdotuspyynnössä. 11
IV.7 Lisätietoa hakijoille IV.7.1 Tiedotuspiste Kirjallisia tiedusteluja voi lähettää seuraavaan tiedotuspisteeseen, joka on avoinna klo 10 16 maanantaista perjantaihin: European Commission Directorate General Research SDME European Research Area - Science and Society: Public Awareness of Science B-1049 Bruxelles/Brussel Sähköposti: improving@cec.eu.int Internet: http://www.cordis.lu/improving Faksi: (32-2) 296 32 70 HUOM! Tähän osoitteeseen EI saa lähettää ehdotuksia. Hakijoiden tulisi säännöllisin väliajoin tarkistaa toimintalinjaa "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" koskevan ehdotuspyynnön tuoreimmat tiedot toimintalinjan verkkosivuilta osoitteesta: http://www.cordis.lu/improving. IV.7.2 Kansalliset yhteyspisteet Tutkijavoimavaroja koskevan ohjelman kansalliset yhteyspisteet (ks. liite 4) voivat auttaa organisaatioita niiden omassa maassa löytämään yhteistyökumppaneita muista maista. Yhteyspisteissä annetaan lisätietoja asianomaisesta maasta. Tuoreimmat tiedot löytyvät komission Cordis-palvelimelta osoitteesta: http://www.cordis.lu/improving. IV.7.3 Ohjelman tiedotuspäivät Tutkijavoimavaroja koskeva ohjelma järjestää tiedotuspäiviä, joihin ehdotusten tekemisestä kiinnostuneet voivat tulla seuraamaan erityisohjelman ja puiteohjelman esittelyä, hakemaan asiaan liittyvää materiaalia ja ehdotusten laadintaan tarkoitetun ProTool-työkalun, esittämään kysymyksiä sekä tapaamaan mahdollisia yhteistyökumppaneita. Tuoreimmat tiedot suunnitelluista tiedotuspäivistä on saatavissa ohjelman tiedotuspisteestä sekä ohjelman verkkosivuilla osoitteessa: http://www.cordis.lu/improving. 12
IV.8 Viitteet Hakijoita kehotetaan tutustumaan seuraaviin asiakirjoihin: Viidennestä puiteohjelmasta tehty päätös Tutkijavoimavaroja koskevasta ohjelmasta tehty päätös Tutkijavoimavaroja koskevan ohjelman verkkosivut Toimintalinjan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" verkkosivut http://www.cordis.lu/fp5/src/oj.htm myös EYVL L 26, 1.2.1999 http://www.cordis.lu/improving/src/5fpdec.htm http://www.cordis.lu/improving http://www.cordis.lu/improving/src/hp_rpast.htm joilta löytyvät seuraavat tiedot: - ehdotuspyyntö (Call for Proposals) - Hakijoiden opas (Guide for Proposers) - arviointiopas (Guide for Evaluators) - tutkijavoimavaroja koskevan ohjelman työohjelma (Human Potential Work Programme) (- koko ohjelmaa koskeva Ehdotusten arviointimenettelyt -opas [Evaluation Manual for Programme] 3 ) - ehdotuslomakkeet ja niihin liittyvät ohjeet (Application forms and associated notes) - ehdotusten laadintatyökalu ProTool - ajantasaistettu luettelo kansallisista yhteyspisteistä (National Contact Points) - tietoja Euroopan tiede- ja teknologiaviikosta (European Science and Technology Week - A framework for promoting European science) ja lisäksi: - viime hetken tiedot - tiedotuspäivien ajankohdat Euroopan tiede- ja teknologiaviikon verkkosivut http://www.cordis.lu/scienceweek 3 Toimintalinjan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" arviointiopas pohjautuu tähän viidennen puiteohjelman arviointioppaaseen. 13
IV.9 Tarkistuslista ehdotuksen jättämistä varten Viime hetken ongelmien välttämiseksi kannattaa tehdä joukko tarkistuksia. Jos ehdotus lähetetään SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA, tarkistakaa: Oletteko tilanneet varmenteen (ProToolin avulla sähköisesti ja lähettämällä kokonaan täytetyt ja allekirjoitetut lomakkeet) hyvissä ajoin ennen määräaikaa (suosituksen mukaan vähintään 3 viikkoa aiemmin)? Oletteko sisällyttäneet tämän varmenteen ProTooliin onnistuneesti? Onko ehdotukselle pyydetty numero (vähintään kolme viikkoa ennen määräaikaa)? Onko ehdotuslomakkeen kaikki osat (A, B ja C) asianmukaisesti täytetty? Oletteko yhdistäneet ehdotuksen kaikki osat (A, B, C ja täytetty vastaanottoilmoituslomake) lähetettävään tiedostoon? Oletteko tarkistaneet sen palvelimen osoitteen, johon ehdotus lähetetään? Oletteko tarkistaneet, että ehdotuksenne tulostuu oikein jollakin seuraavista muodoista: PDF, RTF, Postscript tai Word, ja että se ei sisällä muun muotoisia tiedostoja (älkää käyttäkö kuva-, valokuva-, ääni- tai videomuotoja, MS-projekteja tai vastaavia)? Lopuksi: lähetetäänkö ehdotus ennen sähköisen version jättämismenettelyssä noudatettavaa määräaikaa? Jos ehdotus lähetetään PAPERIVERSIONA, tarkistakaa: Onko ehdotuslomakkeen kaikki osat (A, B ja C) asianmukaisesti täytetty? Onko ehdotuksesta viisi sidottua kappaletta osasta A, viisi sidottua kappaletta osasta B, viisi sidottua kappaletta osasta C sekä yksi koko ehdotuksen käsittävä sitomaton alkuperäiskappale? Onko lomakkeessa A1 koordinoijan allekirjoitus? (Lomakkeen A3 osat "Osallistujan tiedot" (Participant Profile/Information) on tulostettava joko ProToolin avulla tai pdf-lomakkeena. Niitä ei saa lähettää faksina.) Onko kaikki ehdotusasiakirjat suljettu kirjekuoreen, johon on merkitty "Commercial-inconfidence" sekä seuraavat tiedot: ohjelman nimi Human Potential Programme (tutkijavoimavaroja koskeva ohjelma)? ehdotuspyynnön tunniste IHP-RPA-02-1? ehdotuspyynnön julkaisupäivä 15.1.2002? toimintalinjan nimi Raising Public Awareness (yleisön tietoisuuden lisääminen)? Oletteko täyttäneet vastaanottoilmoituslomakkeen ja liittäneet sen pakettiin? Jos paketteja on enemmän kuin yksi, onko ne merkitty selvästi 1/x, 2/x jne.? Onko jokainen paketti merkitty selvästi edellä kuvatulla tavalla? Onko pakettiin merkitty osoite oikea ja täydellinen (ks. julkaistu ehdotuspyyntö)? Lopuksi: ehtiikö ehdotus perille ennen julkaistussa ehdotuspyynnössä mainittua määräaikaa? 14
Liite 1. Ehdotuslomakkeet Aihepiirikohtaiset verkot Ehdotukset voidaan laatia käyttäen liitteissä 1.1.A, 1.1.B ja 1.1.C olevia lomakkeita ja noudattaen liitteissä kuvattua rakennetta sekä liitteessä 1.1.D olevia ohjeita. Hakijoita kehotetaan tutustumaan tämän Hakijoiden oppaan osiin 1 ja 2 sekä niissä mainittuihin asiakirjoihin ennen lomakkeiden täyttämistä. Liitteissä 1.1.A, 1.1.B ja 1.1.C olevat lomakkeet voi myös kopioida omalle tietokoneelle ohjelman verkkosivuilta, jotka löytyvät osoitteesta http://www.cordis.lu/improving/src/hp_rpast.htm. Lomakkeet voi täyttää ja lähettää sähköisessä muodossa siten kuin tässä Hakijoiden oppaassa on selostettu. Liitännäistoimenpiteet Ehdotukset voidaan laatia käyttäen liitteissä 1.2.A, 1.2.B ja 1.2.C olevia lomakkeita ja noudattaen liitteissä kuvattua rakennetta sekä liitteessä 1.2.D olevia ohjeita. Hakijoita kehotetaan tutustumaan tämän Hakijoiden oppaan osiin 1 ja 2 sekä niissä mainittuihin asiakirjoihin ennen lomakkeiden täyttämistä. Liitteissä 1.2.A, 1.2.B ja 1.2.C olevat lomakkeet voi myös kopioida omalle tietokoneelle ohjelman verkkosivuilta, jotka löytyvät osoitteesta http://www.cordis.lu/improving/src/hp_rpast.htm. Lomakkeet voi täyttää ja lähettää sähköisessä muodossa siten kuin tässä Hakijoiden oppaassa on selostettu. Valtaosassa puiteohjelman toimista ehdotuslomakkeiden osa B on täytettävä "nimettömänä", toisin sanoen se ei saa sisältää mitään tietoa, josta kävisi ilmi, keitä osallistujat ovat. Toimintalinjaan "Yleisön tietoisuuden lisääminen tieteestä ja teknologiasta" nimettömyysvaatimusta ei sovelleta, koska tämän alueen toiminnassa osallistujien henkilöllisyyttä voi olla mahdoton pitää erillään työn luonteesta. Osassa B on kuitenkin annettava tarkka kuvaus työn luonteesta ja tavoitteista. Jos ehdotus laaditaan paperille, hakijan on merkittävä ehdotuksen lyhytnimi, ehdotuksen numero (jos komissio on antanut ehdotukselle numeron ennen sen jättämistä) sekä laatimispäivämäärä osien A, B ja C jokaisen sivun yläreunaan sekä kaikkiin liitteisiin. Sivut on numeroitava selvästi. 15