Aika Keskiviikko 27.1.2016 klo 9.15 11.40 Paikka Ravintola Oppipoika, Kokoustila Puistikko (3. krs), Korkalonkatu 33, 96200 Rovaniemi Tarkastuslautakunta Jäsen Antti Paananen, puheenjohtaja Jaakko Huttunen, varapuheenjohtaja Sari Arponen Sakari Karkkola Ulla Karttunen Pirita Nenonen Jorma Särkelä Varajäsen Muut osallistujat Antero Hyvärinen, JHTT, HTM tilintarkastaja, JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy Muut kuultavat Yliviivattu= pois Kari Ketola, työsuojelupäällikkö 3 Kimmo Siuruainen, työsuojeluvaltuutettu 3 Veli-Pekka Laukkanen, kehitysjohtaja :t 3, 4, 5 ja 6 Arto Ylitalo, kuntayhtymän johtaja 7 Marko Keisu, tietohallinnon suunnittelija 4 Else Kaarlela, talouspäällikkö :t 5 ja 6 ALLEKIRJOI- TUKSET Puheenjohtaja Sihteeri KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Antti Paananen Antero Hyvärinen 1-10, käsittelyjärjestyksessä 7 käsiteltiin :n 2 jälkeen Aika ja paikka: Sari Arponen Aika ja paikka:..2016 Kuntayhtymän hallintopalvelujen ilmoitustaulu 1 / 8
/ Liite nro 1 2 3 / 1 4 5 / 2a-b 6 / 3a-b 7 8 9 10 Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajan valinta Hyvinvointiohjelman toteutuminen Tietohallintopalveluihin tutustuminen Hallituksen vastaus tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2013 esitettyihin toimenpiteisiin Hallituksen vastaus tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2014 esitettyyn yhteenvetoon ja johtopäätöksiin Johdon ajankohtaiskatsaus Kokouksessa tiedoksi annettavat asiat ja muut mahdolliset asiat Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista Kokouksen päättäminen 2 / 8
1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN JA PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN VALINTA Kokouksen järjestäytymistoimista on tarpeen mm. hyväksyä asialista ja valita pöytäkirjan tarkastaja. Kokouksen sihteerinä toimii tilintarkastaja, ellei kokouksessa toisin päätetä. Kokouskutsu lähetetään liitteineen vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta sähköpostilla ja postitse varsinaisille jäsenille ja lisäksi kokouskutsu liitteineen toimitetaan varajäsenille sähköpostilla. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa on Sari Arponen. Päätettiin käsitellä 7 :n 2 jälkeen. Muilta osin esityslista hyväksyttiin kokouksen asioiden käsittelyjärjestykseksi. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Sari Arponen. 3 HYVINVOINTIOHJELMAN TOTEUTUMINEN ------------------ Tarkastuslautakunnan kokous 17.12.2015 81: HYVINVOINTIOHJELMA Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tavoitteena on olla hyvinvoiva oppimis- ja työympäristö, jossa tuetaan kaikkien siinä toimivien hyvinvointia. Liitteenä oleva Hyvinvointisuunnitelma (osa II) kokoaa yhteen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hyvinvointiin liittyvät suunnitelmat ja palautejärjestelmän sekä opiskelijaettä henkilöstönäkökulmasta. LIITE 1: OPS/Hyvinvointisuunnitelma 3 / 8
Kuullaan henkilöstöpäällikkö Mirjami Palojärven, kuraattori Miia Karvon sekä opiskelija Taija Lipposen (matkailupuoli) ja opiskelija Tuukka Hedemäen (tieto- ja tietoliikennetekniikan pt.:n opiskelija) selostukset ja vastaukset lautakunnan esittämiin kysymyksiin koulutuskuntayhtymän hyvinvointiohjelmasta ja merkitään asia tiedoksi. Kuultiin henkilöstöpäällikkö Mirjami Palojärven, kuraattori Miia Karvon sekä opiskelija Taija Lipposen (matkailupuoli) ja opiskelija Tuukka Hedemäen (tieto- ja tietoliikennetekniikan pt.:n opiskelija) selostukset ja vastaukset lautakunnan esittämiin kysymyksiin koulutuskuntayhtymän hyvinvointiohjelmasta. Myös kokoukseen osallistuneet rehtori Taisto Arkko ja kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen täydensivät selostuksia käyttämissään puheenvuoroissa. Asia merkittiin tiedoksi. ------------------ Tarkastuslautakunta 27.1.2016 3 Kokouksessaan 17.12.2015 tarkastuslautakunta on päättänyt kuulla työsuojelupäällikkö Kari Ketolaa ja työsuojeluvaltuutettu Kimmo Siuruaista hyvinvointiohjelman toteutumisesta. LIITE 1: OPS/Hyvinvointisuunnitelma Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi annetut selvitykset hyvinvointiohjelman toteutumisesta. Kuultiin työsuojelupäällikkö Kari Ketolaa ja työsuojeluvaltuutettu Kimmo Siuruaista hyvinvointiohjelman toteutumisesta. Kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen täydensi selostuksia puheenvuoroissaan. Saatu informaatio merkittiin tiedoksi. 4 TIETOHALLINTOPALVELUIHIN TUTUSTUMINEN Tarkastuslautakunnan on tarkoitus tutustua kuntayhtymän yhteisiin palveluihin (hallintopalvelut, tietohallinto, kiinteistöpalvelu). Tutustumisen tarkoitus on saada kuva toiminnasta ja sen resursseista, tavoitteista ja toteutumisesta. Tässä kokouksessa kuullaan kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkasta tietohallinnon toiminnasta ja sen resursseista, tavoitteista ja toteutumisesta. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kuullun selvityksen tietohallintopalveluiden osalta. Kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen selosti tietohallinnon toimintaa, resursseja sekä tavoitteita ja niiden toteutumista. Tietohallinnon suunnittelija Marko Keisu täydensi selostuksia puheenvuoroissaan. Asia merkittiin tiedoksi. 4 / 8
5 HALLITUKSEN VASTAUS TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUKSESSA 2013 ESITETTYIHIN TOIMENPITEISIIN Vastaukset tarkastuslautakunnan tarkastuskertomukseen vuodelta 2013 on viety 17.12.2014 hallituksen kokouksesta valtuuston käsiteltäväksi 13.1.2015. Valtuusto palautti asian kokouksessaan uudelleen valmisteluun. Vastaus vietiin uudelleen valmisteltuna hallituksen 26.3.2015 kautta valtuuston käsittelyyn 16.6.2015, jossa asiasta pyydettiin vielä seuraavaan valtuuston kokoukseen yhteenvetoraportti/tiivistelmä hanketoiminnasta ja kiinteistöstrategian päivittämisestä. Valtuuston 16.6.2015 päätös on tuotu tarkastuslautakunnalle tiedoksi 8.9.2015 kokoukseen. Valtuusto piti kokouksen 9.12.2015, jossa em. lisäselvitykset esitettiin (selvityksistä otteet liitteinä 2a-b). LIITE 2a: LIITE 2b: Raportti hanketoiminnasta Selvitys kiinteistöstrategian päivittämisestä Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tarkastuslautakunnan arviointikertomukseen 2013 annetut lisäselvitykset. Kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen ja talouspäällikkö Else Kaarlela esittelivät vuoden 2013 arviointikertomukseen annettuja selvityksiä ja niiden käsittelyä kuntayhtymän valtuuston kokouksissa. Tarkastuslautakunta merkitsi valtuuston päätökset ja saadut selvitykset tiedoksi. 6 HALLITUKSEN VASTAUS TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUKSESSA 2014 ESITETTYYN YHTEENVETOON JA JOHTOPÄÄTÖKSIIN Hallitus esitti kokouksestaan 19.11.2015 valtuustolle vastauksen tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2014 esitettyyn yhteenvetoon ja johtopäätöksiin. Kokouksessaan 9.12.2015 34 yhtymävaltuusto hyväksyi yksimielisesti hallituksen päätösesityksen. Otteet päätöskohdista: -------------- Hallitus 19.11.2015 123 Johtaja: Hallitus esittää valtuustolle vastauksenaan tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen yhteenvedosta ja johtopäätöksistä sekä kertomuksessa esitetyistä muista huomioista liitteessä 9b selostetulla tavalla. Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultavana oli talouspäällikkö Else Kaarlela. Keskustelun jälkeen hallitus hyväksyi yksimielisesti tehdyn päätösesityksen. -------------- Valtuusto 9.12.2015 34 LIITE 8a: Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2014 5 / 8
LIITE 8b: Vastaukset tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2014 esitettyyn yhteenvetoon ja johtopäätöksiin sekä kertomuksessa esitettyihin muihin huomioihin -------------- Hallitus esittää valtuustolle vastauksenaan tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen yhteenvedosta ja johtopäätöksistä sekä kertomuksessa esitetyistä muista huomioista liitteessä 8b selostetulla tavalla. Yhtymävaltuusto hyväksyi yksimielisesti tehdyn päätösesityksen. LIITE 3a: Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2014 LIITE 3b: Vastaukset tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2014 esitettyyn yhteenvetoon ja johtopäätöksiin sekä kertomuksessa esitettyihin muihin huomioihin Tarkastuslautakunta toteaa yhtymähallituksen ja yhtymävaltuuston päätökset ja kuulee asiassa kuntayhtymän johtajaa. Merkittiin, että asiassa olivat kuultavina kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen ja talouspäällikkö Else Kaarlela. Tarkastuslautakunta totesi yhtymähallituksen ja valtuuston päätökset sekä merkitsi asian tiedoksi. 7 JOHDON AJANKOHTAISKATSAUS Kuullaan johtaja Arto Ylitalon selostus koululutuskuntayhtymän ajankohtaisista asioista ja merkitään asiat tiedoksi. Kuultiin johtaja Arto Ylitalon selostus koululutuskuntayhtymän ajankohtaisista asioista. Saatu informaatio merkittiin tiedoksi. 8 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT Kokouksessa voidaan käsitellä kokouskutsussakin mainitsematon asia. Laajakantainen asia on kuitenkin syytä valmistella ennakkoon ennen päätöksentekoa. Todetaan tiedoksi annettavat asiat ja käsitellään muut mahdolliset asiat. Todettiin, ettei ollut tiedoksi annettavia eikä muita mahdollisia asioita. 9 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA JA ASIALISTA Tarkastuslautakunta on päättänyt seuraavan kokouksen ajankohdaksi ke 2.3.2016 klo 9.15. Päätetään käsiteltävistä asioista sekä asiantuntijoiden kutsumisesta. 6 / 8
Seuraavaan kokoukseen kutsutaan kuultaviksi: johtaja Arto Ylitalo aiheena ajankohtaiskatsaus mm. kuntayhtymän sisäisen tarkastuksen organisointi, kiinteistöjohtaja Hannu Kerkelä aiheena kiinteistöpalveluiden ajankohtaiskatsaus, kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen aiheena hallintopalveluiden toiminnan, resurssien, tavoitteiden ja niiden toteutumisen esittely. 10 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja kiitti kokoukseen osallistuneita ja toivotti kuntayhtymän tarkastuslautakunnan ensimmäiseen kokoukseensa osallistuneen uuden jäsenen Jorma Särkelän mukaan yhteiseen arviointityöhön. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.40. 7 / 8
Muutoksenhakuohjeet Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kokouspäivämäärä 27.1.2016 Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Toripuistikko 5-7 (3 krs), 96200 Rovaniemi. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Pohjois-Suomen hallinto-oikeus. Postiosoite on PL 189, 90101 OULU ja käyntiosoite Isokatu 4, Oulu. Puhelin 029 56 42800 (vaihde), telekopio 029 56 42842 ja sähköposti pohjoissuomi.hao@oikeus.fi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n mukaisesti. 8 / 8