YHTEENVETO 3. KYSELYSTÄ Kysymykset 1. Kuka kirjastossanne hoitaa seuraavia tehtäviä? (kirjastonjohtaja / kirjastonhoitaja / kirjastovirkailija / joku muu kuka?) a. aineiston valinta b. tilattavan aineiston vienti PallasProhon eli nimekkeen vienti tietokantaan ja osaston / kirjaston tilattavat kappaleet c. aineiston tilaaminen toimittajilta d. aineiston vastaanotto toimittajilta e. aineiston luettelointi poimimalla olemassa olevia tietueita (esim. BTJ yms.) f. aineiston varsinainen luettelointi (primaariluettelointi) g. aineiston lainauskuntoon saattaminen (tarroitus ja muovitus) 2. Arvioi, kuinka paljon työaikaa kuluu seuraaviin aineistonhankinnan osa alueisiin viikossa. a. aineiston valinta b. tilattavan aineiston vienti PallasProhon eli nimekkeen vienti tietokantaan ja osaston / kirjaston tilattavat kappaleet c. aineiston tilaaminen toimittajilta d. aineiston vastaanotto toimittajilta e. aineiston luettelointi poimimalla jo olemassa olevia tietueita (esim. BTJ yms.) f. aineiston varsinainen luettelointi (primaariluettelointi) g. aineiston lainauskuntoon saattaminen (tarroitus ja muovitus) 3. Mikä on aineistonhankinnan työvaiheista hitain / aikaa vievin ja miksi? 4. Mikä aineistonhankinnan työvaiheista on pullonkaula aineiston lainauskuntoon saattamisessa? 5. Kun kilpailutatte aineiston toimittajia, mitkä ovat tärkeimmät kriteerit toimittajan valinnassa hinnan lisäksi? 6. Mikä on toimittajanne antama alennus tai nettohintaisten hintakerroin kotimaisen yleisen kirjallisuuden tilauksista tällä hetkellä? a. alennus ennakkoon tilattaessa b. alennus jälkikäteen tehtävissä täydennyksissä c. nettohintaisten kirjojen hintakerroin 7. Onko kirjastollanne aineistonvalinnan painopisteitä tai erikoistumisalueita? Kerätäänkö kirjastoonne jotain erikoiskokoelmaa? Mitä ne ovat? 8. Muita ajatuksia, kommentteja tai kysymyksiä kokoelmayhteistyöstä Aineistonhankinnan tehtävien hoito Aineistonhankinnan tehtävien hoito riippuu paljon kirjaston koosta. Pienissä kirjastoissa kaikilla tehtävänimekkeillä töissä olevat osallistuvat lähes kaikkiin vaiheisiin. Suuremmissa kirjastoissa tehtävät jakautuvat tarkemmin eri tehtävänimekkeille. Taulukkoon on kerätty tehtävien hoito siten, että esimerkiksi aineiston valintaa kirjastossa hoitaa useampi kirjastonhoitaja, joka on merkitty taulukkoon
vain yhtenä kappaleena / kirjasto. Jos valintaa hoitaa myös muulla nimekkeellä oleva työntekijä esimerkiksi kirjastovirkailija, on myös tämän kohdalle tehty yksi merkintä. Kirjastontoimenjohtaja / Kirjastonhoitaja Kirjastovirkailija Toimistotyöntekijä Kirjastoavustaja Työllistetty/ kirjastonjohtaja tilap. työvoima Aineiston valinta 18 12 9 Tietokantaan vienti 6 8 14 1 Aineiston tilaaminen 13 9 10 1 Aineiston vastaanotto 4 7 16 3 1 Poimintaluettelointi 6 11 12 Primaariluettelointi 6 14 5 Tarroitus ja muovitus 1 3 20 4 9 Aineistonhankintaan kuluva työaika Aineistonhankintaan kuluvaa työaikaa oli vaikea arvioida, koska sitä tehdään pätkissä ripoteltuna pitkin työpäivää ja asiakaspalvelun lomaan. Työaikojen yhteenveto on myös hieman hankalaa. Kirjastot ilmoittivat aikoja eri tyyleillä ja erilaisina kokonaisuuksina, joten niiden avaaminen oli vaikeaa. Esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjastossa aineiston vientiä tietokantaan, tilaamista ja vastaanottoa hoitaa täyspäiväisesti kuusi henkilöä, joiden työaika jakaantuu näiden kolmen työvaiheen kesken eri tavoin. Ikaalisten kaupunginkirjasto on juuri liittynyt PIKI kirjastoihin ja PallasPron käyttöön, joten työajan arviointi on heille vaikeaa. Juupajoen ja Kylmäkosken kunnankirjastot vastasivat, että työaikaa on vaikea arvioida, koska työvaiheet hoidetaan asiakaspalvelun lomassa tiskissä. Pälkäneen kunnankirjasto käyttää yhteensä yhden työpäivän viikossa aineiston valintaan, tietokantaan vientiin, tilaamiseen, vastaanottoon ja luettelointiin. Taulukoista puuttuu niiden kirjastojen kohdalta tietoa ajankäytöstä, jotka oli ilmoitettu könttäsummina tai ilmoitetuissa luvuissa oli liikaa tulkinnan vaaraa. Lisäksi hyvin erilaiset ajankäyttöarviot voivat johtua siitä, että eri asiat kuuluvat eri työvaiheisiin kirjastosta riippuen. Taulukoissa työvaiheeseen kulunut aika on ilmoitettu viikkoa kohden. Aineiston valinta Kunta Kulunut aika (h) Akaa 8 Hämeenkyrö 7 11 Ikaalinen 7 Juupajoki 3 Kangasala 5 Kuhmalahti 2 Lempäälä 8 Mänttä 6 Nokia 7 Orivesi 10 14 Pirkkala 3 30 Punkalaidun 5 Tampere Urjala 5 Valkeakoski 72,5 Vammala 7 Vesilahti 5 10 Vilppula 3 Ylöjärvi 50 Äetsä 4
Aineiston valintaan kuluva aika eri kirjastoissa vaihtelee aika tavalla kahdesta tunnista 72,5 tuntiin (2 x kirjastonhoitaja) viikossa. Valintaan on osa kirjastoista katsonut kuuluvan myös kokoelmanhoitoa, joten se näkyy suuremmissa aika arvioinneissa. Aineiston vienti tietokantaan Akaa 4 Hämeenkyrö 4 Ikaalinen Kangasala 5 (+8) Kuhmalahti 1 Lempäälä 3 Mänttä 2 Nokia 9 Orivesi 1 3 Pirkkala 10 Punkalaidun Tampere Urjala 4 Valkeakoski 15 Vammala 10 Vesilahti 5 Vilppula 5 Ylöjärvi 8 Äetsä 2 Aineiston vienti tietokantaan vaihtelee vähemmän kuin valinnan tekoon käytetty aika. Tietokantaan vientiin käytetään yhdestä 15 tuntiin aikaa viikossa. Kangasalan kohdalla suluissa oleva kahdeksan tuntia tulee heidän ilmoittamasta aineiston niteiksi viennistä, jonka he olivat ilmoittaneet aineiston vastaanoton kohdalla. Aineiston tilaamiseen toimittajilta kuluu huomattavasti vähemmän aikaa kuin kahteen ensimmäiseen vaiheeseen. Tilausten tekoon käytetään kirjastoissa puolesta tunnista yhteen päivään aikaa viikossa.
Aineiston tilaaminen toimittajilta Akaa 3 Hämeenkyrö 4 Ikaalinen 2 3 Kangasala 3 Kuhmalahti 0,5 Lempäälä 2 Mänttä 2 Nokia 0,5 Orivesi 1 Pirkkala 6 Punkalaidun 2 Tampere Urjala 5 Valkeakoski 7 Vammala 1 Vesilahti 2 3 Vilppula 2 Ylöjärvi 3 Äetsä Aineiston vastaanotto Akaa 1 Hämeenkyrö 2 3 Ikaalinen 4 Kangasala 2 Kuhmalahti Lempäälä 3 Mänttä 6 Nokia 14 Orivesi 27 Pirkkala 2 Punkalaidun 2 Tampere Urjala 1 Valkeakoski 3 Vammala 2 Vesilahti 1 2 Vilppula 4 Ylöjärvi 5 Äetsä 0,5 Aineiston vastaanottoon käytetään aikaa puolesta tunnista 27 tuntiin. Oriveden ilmoittama 27 tuntia sisältää myös niteiden vientiä rekisteriin ja tarroitusta, joten se selittää osaltaan huomattavasti muita kirjastoja tähän työvaiheeseen käytetyn ajan.
Poimintaluettelointi Akaa 10 Hämeenkyrö 4 Ikaalinen 21 Kangasala 2 Kuhmalahti 2 Lempäälä 2 Mänttä 2 Nokia 7 Orivesi 7 Pirkkala 3 Punkalaidun 8 Tampere 108,75 Urjala 8 Valkeakoski 32 Vammala 1 Vesilahti 2 3 Vilppula 10 Ylöjärvi 8 Äetsä 4 Primaariluettelointi Akaa 1 Hämeenkyrö 2 Ikaalinen 1 2 Kangasala 1 Kuhmalahti 0 Lempäälä 3 Mänttä 1 Nokia 1 Orivesi <1 Pirkkala 2 Punkalaidun 0,5 Tampere 127 Urjala <1 Valkeakoski 10 Vammala 0,5 Vesilahti 1 Vilppula <1 Ylöjärvi 3 Äetsä 1 Poimintaluettelointia tehdään kirjastoissa huomattavasti enemmän kuin primaariluettelointia Tamperetta lukuun ottamatta. Poimintaluettelointiin kuluu aikaa tunnista 108,75 tuntiin (3 kirjastovirkailijaa) viikossa. Primaariluettelointiin kuluu kirjastoilta aikaa viikossa alle tunnista 10 tuntiin. Tampereella kolme kirjastonhoitajaa tekee täyspäiväisesti primaariluettelointia ja yksi puoli päivää.
Tarroitus ja muovitus Akaa 10 Hämeenkyrö 36,25 Ikaalinen 7 14 Kangasala 25 Kuhmalahti 2 3 Lempäälä 14 Mänttä 5 Nokia 36,25 Orivesi 36,25 Pirkkala 25 Punkalaidun 10 Pälkäne 7,25 Tampere 181,25 Urjala 20 Valkeakoski 23 Vammala 36,25 Vesilahti 5 10 Vilppula 14 Ylöjärvi 56 Äetsä 3 Tarroitus ja muovitus on valinnan ohella aikaa vievimpiä tehtäviä. Siihen kuluu aikaa kirjastoissa kolmesta tunnista 181,25 tuntiin (viiden henkilön työpanos) viikossa. Aineistonhankinnan hitain työvaihe Luettelointi yhteensä 8 kpl primaariluettelointi 4 kpl luettelointitietojen odotus 3 kpl luettelointi yleensä 1 kpl Valinta yhteensä 13 kpl vähäisten määrärahojen täsmäkäyttö 3 kpl valinta laajasta tarjonnasta 4 kpl pienkustantajien aineiston valinta 1 kpl valinta yleensä 5 kpl Tilaaminen yhteensä 5 kpl tilattavan aineiston vienti tietokantaan 2 kpl toimitusten viipyminen 1 kpl aineiston tilaus ja tietokantaan vienti erikseen 1 kpl tilaaminen yleensä 1 kpl Aineiston lainauskuntoon laittaminen yhteensä 9 kpl tarroitus 3 kpl muovitus 6 kpl
Aineistonhankinnan pullonkaula Aineiston lainauskuntoon laittaminen yhteensä 9 kpl tarroitus 3 kpl muovitus 6 kpl Luettelointi yhteensä 9 kpl poimintaluettelointi 3 kpl primaariluettelointi 3 kpl luettelointi yleensä 3 kpl Toimituksen viipyminen 1 kpl Henkilökuntapula 1 kpl Tilattavan aineiston vienti tietokantaan 1 kpl Ei pullonkauloja 6 kpl Tärkeimmät kriteerit toimittajan valinnassa Tarjonta ja luettelot kattavuus (laaja tarjonta) 6 kpl tuoteluetteloiden laatu 4 kpl tiedot ilmestyvästä aineistosta 3 kpl näytelähetykset 2 kpl vanha aineisto 1 kpl valikoimanmuodostuspalvelu 1 kpl tarjonnan laatu 1 kpl Tilaaminen ja toimitukset nopeus 5 kpl toimitusvarmuus 5 kpl joustavuus 4 kpl toimitusajat 3 kpl sujuvuus 3 kpl laskutus ja tilauskäytännöt 2 kpl palautusmahdollisuus ja ehdot 2 kpl helppous 2 kpl toimitustapa 1 kpl toimituksen laatu 1 kpl Palvelut palvelukyky 5 kpl verkkopalvelut 2 kpl keskitetty asiantuntijatyö 1 kpl lisäpalvelut 1 kpl tiedotus 1 kpl
Muut luotettavuus 6 kpl kokonaistaloudellisuus 2 kpl alennukset 1 kpl vaivattomuus 1 kpl työvaiheiden karsiminen 1 kpl työajan säästö 1 kpl tietueet 1 kpl läheisyys 1 kpl kustantajayhteydet 1 kpl perehtyneisyys alaan 1 kpl Alennus ja hintakerroin Alennukset ja hintakertoimet eivät olleet suoraan verrannollisia kirjaston kokoon. Alennukseen vaikutti myös, onko kirjasto mukana jossain hankintayhteistyössä. Alennusprosentit ennakkoon tilattaessa vaihtelivat 20 prosentista 43 prosenttiin ja jälkikäteen tilattaessa 20 prosentista 38 prosenttiin suurten kustantajien osalta. Aineistonvalinnan painopisteet ja erityiskokoelmat Aineistonvalinnan painopisteet ja erityiskokoelmat on kerätty erilliseen liitteeseen. Muut kommentit Muita kommentteja vastauksissa oli aika vähän. Yleisin oli se, että kyselyn ajankäyttöön oli vaikea vastata. Aineistonhankintaa tehdään ripoteltuna usealle päivälle ja sitä tehdään myös asiakaspalvelun lomassa. Ei voi keskittyä ainoastaan yhteen työvaiheeseen kerrallaan. Arvo ketjun käyttöönottoa toivottiin edelleen. Toiveena oli myös kuulla jo toteutetusta kokoelmayhteistyömallista, muustakin kuin Helmet kirjastojen mallista. Kommenttina oli myös, että aineistonvalintaa voi tehdä vain paikallisesti. Kokoelmayhteistyöltä odotettiin panostusta varastoinnin ongelmiin ja tietokannan siivousta edelleen. Kokoelmayhteistyön olisi tuotava esiin tärkein tehtävämme sisältöjen tuntemus.