ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA Nro 9/2012 Sivistyslautakunta 20.12.2012 1 Kokousaika Kokouspaikka Saapuvilla olleet et Torstai 20.12.2012 klo 16.15 16.20 Kihniön kunnanviraston kokoushuone Inkinen Anneli Räsänen Jesse Mattila Annika Oksanen Annika Pystykoski Tero Rannikko Urho Taupila Sinikka puheenjohtaja varapuheenjohtaja Muut saapuvilla olleet Yli-Hietanen Harri Nevanperä Hannele Khall:n edustaja esittelijä, pöytäkirjanpitäjä Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Asiat 45 Pöytäkirjan tarkastustapa Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Annika Oksanen ja Jesse Räsänen Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Anneli Inkinen Hannele Nevanperä Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Tarkastusaika: 20.12.2012 Allekirjoitukset Pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä Annika Oksanen Paikka ja pvm: Kihniön kunnankirjastossa 28.12.2012 Jesse Räsänen Kanslisti Terttu Räsänen
Sivistyslautakunta 20.12.2012 2 SISÄLLYSLUETTELO: 45 Kihniön kunnankirjaston kirjahankinnat vuosille 2013 2014 + optiovuodet 2015 ja 2016
Sivistyslautakunta 20.12.2012 3 45 Kihniön kunnankirjaston kirjahankinnat vuosille 2013 2014 + optiovuodet 2015 ja 2016 Etelä-Pirkanmaan kunnat ovat perinteisesti tehneet yhteistyötä kirjastoaineiston kilpailutuksessa. Kuntarajat ylittävällä kilpailutusyhteistyöllä on mahdollista saavuttaa hankinnassa merkittäviä kustannushyötyjä. Tällä kertaa yhteiseen kirjakilpailutukseen oli Pirkanmaalla aiempaa laajempaa kiinnostusta ja Valkeakosken kaupunginkirjaston kirjahankintakilpailutus tehtiin yhteistyössä Akaan kaupungin, Hämeenkyrön kunnan, Ikaalisten kaupungin, Juupajoen kunnan, Kihniön kunnan, Mänttä-Vilppulan kaupungin, Parkanon kaupungin, Pälkäneen kunnan, Ruoveden kunnan ja Urjalan kunnan kirjastojen kanssa. Valkeakosken kaupunginkirjastolla oli päävastuu kilpailutusprosessista, jonka perusteella jokainen kilpailutukseen osallistuva kunta tekee oman hankintapäätöksen kunkin kunnan käytäntöjen mukaisesti. Hankintaan sisältyvät kirjastojen kotimainen ja ulkomainen painettu kirjallisuus sekä äänikirjat. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä puitesopimusjärjestelyillä tehtävä tavarahankinta. Hankintamenettelynä käytetään kansallisen lainsäädännön mukaista avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta jätettiin 5.10.2012 hankintailmoitus HILMA -ilmoituskanavaan, josta ilmoitus on toimitettu edelleen julkaistavaksi TED -tietokannassa. Tarjouspyyntö julkaistiin myös Valkeakosken kaupungin www-sivuilla. Tarjoajilla oli mahdollisuus pyytää tarjouspyynnöstä lisätietoja sähköpostitse viimeistään 5.11.2012 klo 12 mennessä. Määräaikaan menneessä saapuneista kysymyksistä ja niiden vastauksista laadittu yhteenveto julkaistiin 8.11.2012 Valkeakosken kaupungin www-sivuilla. Tarjoukset tuli jättää viimeistään 16.11.2012 klo 12 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Booky.fi Oy, BTJ Finland Oy ja Kirjavälitys Oy. Tarjousten käsittely suoritettiin kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3) Tarjousten vertailu
Sivistyslautakunta 20.12.2012 4 Kaikkien tarjoajien arvioitiin täyttävän tarjoajille asetetut kelpoisuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin yhteydessä lähetettiin 21.11.2012 s-postitse kirjallinen selvityspyyntö Booky.fi Oy:lle koskien heidän tarjouksessaan ilmoittamia toimitusaikoja sekä muovituspalvelua. Booky.fi Oy vastasi s-postitse kirjallisella selvityksellä selvityspyynnössä asetettuun aikarajaan 27.11.2012 mennessä. Selvityksessä saadun lisätiedon valossa kaikki tarjoukset arvioitiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjouspyynnön mukaisesti valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka arviointiperusteita olivat kirja-aineiston yhteenlaskettu vertailuhinta, painoarvo 60 %, ja tilaukseen ja toimituksiin liittyvät tekijät, painoarvo 40 %. Vertailussa käytetyt periaatteet ja laskentakaavat on ilmoitettu tarjousvertailu liitteen yhteydessä. Hintavertailu tehtiin tarjousten liitteenä edellytetyn hintavertailutaulukon (tarjouspyynnön liite 1.) perusteella ja tilaukseen ja toimituksiin liittyvät tekijät arvioitiin tarjousten liitteenä edellytetyn erillisen liitteen perusteella (tarjouspyynnön liite 2.). Kihniön kunnan hankintasäännön mukaan sivistyslautakunta päättää yli 8.500 euron hankinnoista. Seudulliset yhteishankinnat voidaan tehdä siten, että hankintayksiköt pyytävät yhdessä tarjouksia ja sitoutuvat päätöstä tehdessään siihen päätösehdotukseen, joka yhteisesti kilpailun perusteella valmistellaan. Kaikki kilpailutukseen osallistuneet kunnat päättävät hankinnasta kuluvan vuoden loppuun mennessä. Hankintapäätös ja tarjousvertailuliite julkistetaan, kun kaikki kilpailutukseen osallistuneet kunnat ovat tehneet päätöksensä. Kuntien päätökset toimitetaan tarjoajille tiedoksi yhteispostituksena tarjouspyynnön mukaisesti sähköpostitse. Hankintasopimus tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa voidaan solmia, kun hankintalain mukainen 14 päivän valitusaika ja 7 päivän odotusaika tiedoksi saattamisesta on umpeutunut. Liitteet: Tarjouspyyntöasiakirjat, liite nro 1. Yhteenveto määräaikaan mennessä saapuneista lisäkysymyksistä ja niiden vastauksista, liite nro 2. Tarjousten avauspöytäkirja, liite nro 3. Tarjousvertailu (kokoukseen osallistuville), liite nro 4. Tarjousten hintavertailutaulukko -liitteet sekä tilaukseen ja toimituksiin liittyvät tekijät liitteet (kokoukseen osallistuville), liite nro 5.
Sivistyslautakunta 20.12.2012 5 Valmistelija Valkeakosken kirjastotoimenjohtaja Antti Peltonen, 040 335 7040 Esittelijä Ehdotus: Sivistyslautakunta 1) päättää, että Kihniön kunnan kirjastoaineisto vuosille 2013 2014 ja mahdolliset kaksi optiovuotta (1+1) hankitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä BTJ Finland Oy:ltä. 2) oikeuttaa Kihniön kunnan kirjastotoimenjohtajan hyväksymään kyseisen tarjoajan kanssa tehtävät erilliset sopimukset sopimuskaudelle 2013 2014 sekä mahdolliselle sopimuksen jatkokausille 2015 ja 2016, joista sovitaan erikseen. (kirj.tj) Sltk 45 Päätös: Sivistyslautakunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän päätösehdotuksen.