1 (5) 22.09.05 1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on: Jyväskylän Yliopiston Eteläpohjalainen osakunta Viralliset nimilyhenteet ovat: EPOK, Epok Yhdistyksen kotipaikka on: Jyväskylä 2. Tarkoitus ja toiminnan laatu Yhdistyksen tarkoituksena on koota yhteen Jyväskylän Yliopiston Etelä-Pohjanmaalta kotoisin olevat opiskelijat viettämään aikaa erilaisten tapahtumien ja harrastusten parissa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää erilaisia tapahtumia ja illanviettoja, voi tarjota jäsenilleen etuja ja alennuksia, sekä ylläpitää osakunnan internet-sivuja ja postituslistaa. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää maksullisia tapahtumia, joiden tuotoilla se rahoittaa toimintaansa. Lisäksi yhdistys voi hakea apurahoja, toiminta-avustuksia ja lahjoituksia organisaatioilta ja yksityisiltä ihmisiltä. 3. Jäsenet Jäsenyyden edellytyksenä on opiskelupaikka Jyväskylän Yliopistossa. Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt ja maksaa jäsenmaksun. Osoituksena jäsenyydestä yhdistys luovuttaa jäsenilleen jäsenkortin. Yhdistyksen hallituksella on painavista syistä oikeus evätä jäseneksi pyrkivän henkilön pääsy yhdistyksen jäseneksi. 4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä sähköpostitse tai kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Hallituksen on lähetettävä eroavalle jäsenelle vahvistus erohakemuksen hyväksymisestä joko sähköpostitse tai kirjallisesti. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Hallituksen on ilmoitettava erotettavalle jäsenelle erotuspäätöksestä sähköpostitse tai kirjallisesti. 5. Liittymis- ja jäsenmaksu Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta ja kattavuudesta päättää vuosikokous. Yhdistyksen jäsenmaksu on viisi (5) euroa. Jäsenmaksu kattaa jäsenen koko opiskeluajan Jyväskylän Yliopistossa. Vaihtoehtoisesti jäsen voi maksaa vuosimaksun, joka kattaa kyseisen vuoden jäsenyyden. Vuosimaksu on kaksi (2) euroa.
2 (5) 22.09.05 6. Hallitus Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, isäntä ja emäntä. Hallitus voi yksin nimittää jäsenilleen varajäseniä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen jäsenten tulee olla vähintään 15-vuotiaita, he eivät saa olla holhouksenalaisia tai konkurssissa. Lisäksi puheenjohtajalla ja vähintään puolella muista hallituksen jäsenistä tulee olla kotipaikka Suomessa. Puheenjohtajan on oltava vähintään 18 vuotta täyttänyt. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 8. Hallituksen tehtävät Hallituksen tehtävänä on: talouden suunnittelu toiminnan suunnittelu jäsenluettelon pitäminen yhdistyksen kokouksen koollekutsuminen ja äänestystilaisuuksien järjestäminen yhdistyksen edustajana toimiminen toimiminen purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tilinpäätöksen allekirjoitus sekä tilintarkastuksen järjestäminen jäsenen erottaminen, jos säännöissä on niin määrätty kanteen nostaminen yhdistystä vastaan, jos yhdistys on tehnyt moitteenvaraisen tai mitättömän päätöksen nimenkirjoitusoikeuden antaminen, jos säännöissä niin on määrätty yhdistyksen omaisuuden myyminen. Yli 500 euron kaupat on hyväksytettävä yleiskokouksella. 9. Hallituksen jäsenten tehtävät Hallituksen toimintaa johtaa puheenjohtaja. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu: hallituksen työskentelyn johtaminen puheen johtaminen hallituksen kokouksissa ja näiden kokousten valmistelu yhdistyksen edustaminen nimenkirjoitusoikeus
3 (5) 22.09.05 yhdistyksen kehittäminen Varapuheenjohtajan tehtäviin kuuluu: toimiminen puheenjohtajan varamiehenä. yhdistyksen virallinen tiedotus sähköpostilistalle Sihteerin tehtäviin kuuluu: pöytäkirjojen laatiminen jäsenrekisterin ylläpito arkiston ylläpito Internet-sivujen ja sähköpostilistan ylläpito Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu: laskujenmaksu kirjanpito käteiskassan ylläpito yhdistyksen taloudellisen tilanteen seuraaminen ja raportointi hallitukselle veroilmoituksen laatiminen Yhdistyksen hallitus on vastuussa kaikesta omasta toiminnastaan viimekädessä jäsenistölleen, jota edustaa yhdistyksen yleiskokous. Hallituksen on tiedotettava yhdistyksen toiminnasta jäsenilleen riittävällä ja hyväksyttävällä tavalla. Sähköpostilista ja yhdistyksen internet-sivut ovat yhdistyksen ensisijaisia tiedotusvälineitä. 10. Muut toimihenkilöt Hallitus voi yksin nimittää muita tarpeelliseksi katsomiaan toimihenkilöitä, vastaavia tai heistä koostuvia toimikuntia joko määräajaksi, tai toistaiseksi. Hallitus voi yksin päättää toistaiseksi nimitetyn toimihenkilön tai toimikunnan toimen lakkauttamisesta. Vuosikokous nimittää yksi tai kaksi tilintarkastajaa, ja heille varatilintarkastajat. Tilintarkastajien toimikausi on yksi vuosi. 11. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, tai varapuheenjohtaja. 12. Tilikausi ja tilintarkastus Yhdistyksen tilikausi on lukuvuosi. Tilintarkastajan tehtävänä on jäsenistön puolesta tarkastaa yhdistyksen taloudenhoito ja hallinto. Tästä tarkastuksesta tilintarkastaja antaa yhdistyksen kokoukselle tilintarkastuskertomuksen, jossa he antavat mm. lausuntonsa vastuuvapauden myöntämisestä.
4 (5) 22.09.05 Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään viikko ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään vuorokausi ennen vuosikokousta hallitukselle. 13. Yhdistyksen kokoukset Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 14. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille sähköpostitse tai kirjallisesti toimitetulla kutsulla. 15. Vuosikokous Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. kokouksen avaus 2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa 3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. hyväksytään kokouksen työjärjestys 5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto 6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille 7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus 8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet 9. valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat 10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
5 (5) 22.09.05 Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti tai sähköpostitse hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. 16. Esteellisyys yhdistyksen kokouksessa Jäsen ei saa yhdistyksen kokouksessa äänestää eikä tehdä päätösehdotuksia päätettäessä hänen ja yhdistyksen välisestä sopimuksesta tai muusta asiasta, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Hallituksen jäsen tai muu, jolle on uskottu yhdistyksen hallintoon kuuluva tehtävä, ei saa äänestää päätettäessä tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta taikka vastuuvapauden myöntämisestä, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa. 17. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen. 18. Sääntöjen voimaanastuminen Nämä säännöt astuvat voimaan, kun ylimääräinen yleiskokous on niiden puolesta kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä äänestänyt.