Aikuissosiaalityön rekisteriseloste
SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 9. SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN 10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN 13. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 14. TARKASTUSOIKEUS 15. TIEDON KORJAAMINEN 16. KIELTO-OIKEUS
1 REKISTERIN NIMI Aikuissosiaalityön asiakasrekisteri 2 REKISTERINPITÄJÄ Kittilän kunta, sosiaali- ja terveyslautakunta Osoite: Kittilän kunta Sosiaalitoimisto Valtatie 15 99100 Kittilä 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Anri Tiri, vastaava sosiaalityöntekijä, pun.0400 139 684, anri.tiri@kittila.fi 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Anri Tiri, vastaava sosiaalityöntekijä 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Aikuissosiaalityön palveluiden järjestämistä ja toteuttamista koskevat tiedot. Aikuissosiaalityön suunnittelu, toteutus ja seuranta Päihdehuollon palvelut, tukiasumisen järjestäminen Kuntouttavan työtoiminnan palvelujen suunnittelu, toteutus ja seuranta Tiedot tallentuvat ProConsona sosiaalityöohjelmaan. 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011) Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001) 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Asiakkaan yksilöinti ja yhdystiedot - nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, perhesuhteet - lähiomainen/yhdyshenkilö ja hänen yhteystietonsa - tilanneselvitykset, annetut palvelut ja tuet - palvelusuunnitelmat ja päätökset 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Asiakas itse sekä seuraavat tahot: Väestörekisteritiedot
Kelan etuustietokysely Muilta tahoilta asiakkaan suostumuksella hankitut tiedot 9 SÄÄNNÖNMUKAISTEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä seuraavien lakien perusteella: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan nimenomaisella suostumuksella, joka on vapaaehtoinen, informoitu, yksilöity ja kirjallinen. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. ilman asiakkaan suostumusta sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 17-18 :n tai muun erityislainsäännöksen nojalla rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 28 ) tietoja luovutetaan tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin lakisääteisille valtakunnallisille sosiaalihuollon rekisterinpitäjille. Tietojen luovuttamisesta ulkopuolisille tehdään asiakirjaan merkintä. 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisteriä käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen sosiaalipalvelujen vastuualueella. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Rekisteriä ei yhdistetä muihin henkilötietorekistereihin. 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi ja asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä että paperisia asiakastietoja. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella.
Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Jokaisen rekisterin tietoja käyttävän edellytetään sitoutuvan Kittilän kunnan tietoturvapolitiikan sääntöihin ja hyvään tiedonkäsittelytapaan sekä suorittavan tietoturvan ja tietosuojan peruskurssin. 13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Asiakasta informoidaan siitä, että rekisteriseloste on nähtävillä kunnan www-sivuilla sekä asiakastyöpisteissä. 14 TARKASTUSOIKEUS Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkistusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos tiedon antamisesta on vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan asiakkaalle kirjallinen kieltäytymistodistus. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaista-vaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse tai käyttämällä vireillepanolomaketta (http://www.tietosuoja.fi/1151.htm). Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkistusoikeuden toteuttamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. 15 TIEDON KORJAAMINEN Korjauksen sisältö rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi
16 KIELTO-OIKEUS Tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.