Suostumusten hallinta sekä tietojen luovutus ja käyttö Kanta-palveluiden näkökulmasta Tellu+ Sohvi, Jyväskylä Riitta Konttinen Mistä on kysymys?
Suostumukset Kanta-palveluissa Suostumus Reseptikeskuksen tietojen katseluun Suostumus potilastietojen luovutukseen potilastiedon arkistosta Informointi ennen suostumusta
Informoinnit Informoinnit informointi Kanta-arkistosta informointi sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhuollon yhteisestä Potilastietorekisteristä informointi sähköisestä lääkemääräyksestä ja Kanta- Reseptikeskuksesta Potilas Potilaan informointi Potilastiedon arkistossa olevien tietojen käyttö ja luovuttaminen edellyttää potilaan informointia Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen tai tehdä kieltoja Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään, jonka kautta tieto tallentuu Potilastiedon arkiston Tiedonhallintapalveluun. Tieto informaatiosta on kaikkien Kanta-palveluihin liittyneiden organisaatioiden tarkistettavissa. Kansalainen voi itse merkitä informaation saaduksi Omakanta-palvelun kautta. Suositeltavaa on, että potilas informoidaan heti, kun hän asioi terveydenhuollossa ja havaitaan, ettei informointia ole vielä annettu. Asiakirjojen arkistointi ei edellytä informointia, eikä potilas voi kieltää arkistointia
Informointitavat Informointi tulee antaa potilaalle henkilökohtaisesti Informointi voidaan antaa ajanvarauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä tai vastaanotto- ja kotikäyntien yhteydessä. Informointi annetaan suullisesti tai kirjallisesti (Informoinnin muistilappu) Potilaalle voidaan antaa kirjallinen esite valtakunnallisesta Potilastiedon arkistosta tai lähettää se esimerkiksi ajanvarauskirjeen yhteydessä (Kelan esite) Tieto informoinnista kirjataan potilastietojärjestelmään vasta, kun potilas on paikan päällä ja voidaan todeta hänen vastaanottaneen informoinnin Potilasta voidaan informoida myös puhelimitse tai itsepalveluilmoittautumisen yhteydessä, jolloin potilas voi tulostaa laitteelta kirjallisen informointimateriaalin. Informointi voidaan antaa myös sähköisen asioinnin yhteydessä liittämällä viestiin sähköinen esite tai linkki Kanta.fi -sivuilla olevaan esitteeseen Potilaalle annetaan tarvittaessa myös suullinen informaatio Informoinnista ei voi kieltäytyä. Potilaan informointi sähköisestä lääkemääräyksestä Terveydenhuollon on informoitava potilasta ennen ensimmäisen sähköisen lääkemääräyksen kirjoittamista: suullisesti tai kirjallisesti (Kelan esite) tai sähköisen asiointikanavan kautta Suositeltavin tapa on, että potilaat informoidaan ajanvarauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä Jos tämä ei ole mahdollista, vastuu siirtyy muille potilasta hoitaville henkilöille, viime kädessä vastuu on lääkärillä Kotisairaanhoito voi informoida asiakasta kotikäynnin yhteydessä Poikkeustapauksessa suullinen informointi voidaan antaa myös puhelimitse Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään Osa järjestelmistä tallentaa myös reseptin informointitiedon Tiedonhallintapalveluun
Informoinnin sisältö Informoinnin sisältö on Kelan tuottaman kirjallisen esitteen mukainen Potilasta informoidaan valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista, arkistointipalveluun tallennetuista tiedoista ja niiden käyttömahdollisuuksista sekä mahdollisuudesta rajoittaa tietojen luovutusta Suomen- ja ruotsinkieliset esitteet tilattavissa osoitteesta sari.svensk@postituspojat.fi (http://www.kanta.fi/materiaalin-tilausohjeet) Muita kieliversioita tulostettavissa Kanta.fi-sivuilta Esim. saame, englanti, venäjä, somali, sorani Linkki Kanta sivujen opastevideoon: Informointi, suostumukset ja kiellot (23.6.2014 LSHP) Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumukset tietojen luovuttamiseen
Informoinnit ja suostumukset Informoinnit Informointiasiakirja - informointi Kanta-arkistosta - informointi sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhuollon yhteisestä Potilastietorekisteristä) Suullinen, kirjallinen tai sähköisen tiedonvälityksen kautta informointi sähköisestä lääkemääräyksestä ja Kanta- Reseptikeskuksesta Potilas Suostumukset Kirjallinen suostumus Potilastiedon arkistossa olevien tietojen luovutukseen Suullinen suostumus terveydenhuollolle Reseptikeskuksessa olevien tietojen katseluun hoitotilanteessa Suullinen suostumus apteekille reseptien yhteenvedon tulostamista, kokonaislääkityksen selvittämistä, uudistamispyynnön lähettämistä tai lääkemääräyksen mitätöintiä varten Kirjallinen suostumus Reseptikeskuksessa olevien tietojen katseluun ei hoitotilanteessa Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen Potilastiedon arkistoon tallennetut tiedot ovat rekisterinpitäjän käytettävissä ilman suostumusta Potilastiedon arkistoon tallennettujen potilastietojen käyttö toisissa terveydenhuollon toimintayksiköissä edellyttää potilaan suostumusta -> kyseessä asiakirjan luovutus Potilas antaa suostumuksen kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai kansalainen antaa suostumuksen sähköisesti Omakannan kautta Suostumus kattaa kaikki Potilastiedon arkistossa jo olevat ja myös sinne myöhemmin tallennettavat potilastiedot Suostumus voimassa toistaiseksi Suostumuksen voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa 17.9.2015
Potilaan suostumus Reseptikeskuksen tietojen katseluun Potilaan suullinen suostumus tarvitaan Reseptikeskuksessa olevien kaikkien tietojen katseluun aina hoitotilanteessa, lukuun ottamatta kiireellisiä tilanteita kun resepti mitätöidään hoidollisesta syystä kun uudistamispyyntö välitetään tekstiviestillä kun tulostetaan yhteenveto Suostumus pyydetään aina palvelutapahtumakohtaisesti. Suullinen suostumus Reseptikeskuksen tietojen katseluun Voidaan pyytää potilaalta joko vastaanotolla, käynnin tai hoitojakson aikana, puhelimitse tai luotettavan sähköisen palvelukanavan avulla Hoitava lääkäri tai sairaanhoitaja pyytää potilaalta suostumuksen. Terveydenhuolto pyytää potilaalta suostumuksen ja välittää tiedon hoitavalle lääkärille tai sairaanhoitajalle puhelimitse tai potilastietojärjestelmän kautta Apteekki pyytää potilaalta suostumuksen ja välittää tiedon hoitavalle lääkärille ja sairaanhoitajalle uudistamispyynnössä tai puhelimitse Potilas välittää suostumuksen lääkärille tai sairaanhoitajalle luotettavan sähköisen palvelukanavan avulla. Sähköpostia ei voi käyttää tähän tarkoitukseen.
Potilaan suostumus Reseptikeskuksen tietojen katseluun Potilaan kirjallinen suostumus tarvitaan Reseptikeskuksen tietojen katseluun hoitoon liittymättömissä tilanteissa Potilaalla on oikeus tehdä kielto tietojen luovuttamisesta
Informoinnit, suostumukset ja kiellot Informoinnit Informointiasiakirja - informointi Kanta-arkistosta - informointi sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhuollon yhteisestä Potilastietorekisteristä) Suullinen, kirjallinen tai sähköisen tiedonvälityksen kautta informointi sähköisestä lääkemääräyksestä ja Kanta- Reseptikeskuksesta Potilas Suostumukset Kiellot Kirjallinen suostumus Potilastiedon arkistossa olevien tietojen luovutukseen Suullinen suostumus terveydenhuollolle Reseptikeskuksessa olevien tietojen katseluun hoitotilanteessa Suullinen suostumus apteekille reseptien yhteenvedon tulostamista, kokonaislääkityksen selvittämistä, uudistamispyynnön lähettämistä tai lääkemääräyksen mitätöintiä varten Kirjallinen suostumus Resepti keskuksessa olevien tietojen katseluun ei hoitotilanteessa Palveluta pahtuma Kielto Potilastiedon arkiston tietojen luovutukseen Hätätila - luovutus Palvelun antaja Rekisterin pitäjä Resepti kohtainen kielto tietojen luovutukses ta Reseptikesk uksesta Tietojen luovutuksen kieltäminen Kansalainen voi rajoittaa potilastietojensa käyttöä kielloilla Kiellon voi tehdä kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai sähköisesti Omakannan kautta Kielto voi olla Toimintayksikkö- eli palvelunantajakohtainen Rekisterikohtainen Palvelutapahtuma (eli käynti- tai osastojakso) -kohtainen Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Kieltoa tehdessä voi erikseen sallia tietojen käytön hätätilanteissa Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita, joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön peruuttamaan tekemänsä kiellon Omassa organisaatiossa tiedot näkyvät kiellosta huolimatta
Sähköisen lääkemääräyksen tietojen luovuttamisen kieltäminen 1.11.2015 alkaen kansalainen voi tehdä Omakanta-palvelun kautta kiellon lääkemääräyskohtaisesti, tietojen luovuttamisesta Reseptikeskuksesta Lääkkeen määrääjä voi PKV- ja huumausainelääkemääräystä laatiessaan hakea Reseptikeskuksesta vastaavat kielletyt lääkemääräykset Lääkemääräyksen haku uudistamispyynnön käsittelyä varten Kielto ei kopioidu uudistettuun reseptiin Lääkkeen määrääjällä on hoitosuhteen jatkuessa oikeus saada potilaalle itse määräämiensä reseptien tiedot Viite: Laki sähköisestä lääkemääräyksestä, 13 Sähköisen lääkemääräyksen tietojen luovuttamisen kieltäminen Apteekki voi hakea kielletyt lääkemääräykset Reseptikeskuksesta vain lääkemääräyksen tunnisteen perusteella Potilasohje Omakannasta tulostettu yhteenveto Jos apteekilla on toimituksen jälkeen tarve hakea kielletyn lääkemääräyksen tiedot Reseptikeskuksesta lääketoimituksen korjausta, mitätöintiä tai annosjakelua varten, saa tiedot hakea ilman potilasohjetta tai yhteenvetoa Potilastietojärjestelmälle tai apteekkijärjestelmälle ei välitetä tietoa siitä onko potilaalla kiellettyjä reseptejä vai ei Potilaan lääkitystä Reseptikeskuksesta tarkasteltaessa tulee tämä ottaa huomioon Viite: Laki sähköisestä lääkemääräyksestä, 13
Tietojen käyttö hätätilanteessa Potilastietojen käyttö hätätilanteissa Jos potilas on sallinut tietojen käytön hätätilanteissa, Kanta-arkisto luovuttaa myös kielletyt tiedot hätätilahaun perusteella. Tilanteessa, jossa informointia ei ole voitu antaa ja / tai potilastietojen tietojen luovutukseen ei ole potilaan suostumusta, potilastiedot voidaan luovuttaa Kanta-palvelujen kautta hätätilahaun perusteella. Esimerkkeinä mm. potilaan tajuttomuus tai tilanteet, joissa potilas ei esimerkiksi kehitysvammaisuuden tai muistisairauden takia kykene päättämään hoidostaan. Tällöin tietoja voidaan käyttää, jos niitä tarvitaan potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi (potilaslain 13 :n 3 momentin 3 kohdan tarkoittamat tilanteet).
Kirjalliset suostumus- ja kieltolomakkeet Suostumuslomakemallit löytyvät KELA:n ekstranetista Mikä tahansa Potilastiedon arkistoon liittynyt terveydenhuollon palvelunantaja voi kirjata suostumuksen ja kiellot Suostumus ja kielto tehdään kirjallisesti Lomake tulostetaan potilastietojärjestelmästä ja kansalainen allekirjoittaa lomakkeen Allekirjoitetut lomakkeet arkistoidaan terveydenhuollon toimintayksiköissä, erillään potilaskertomuksesta Niiden säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä Potilaan puolesta-asiointi
Informoinnit, suostumukset ja puolesta-asiointi Informoinnit Informointiasiakirja - informointi Kanta-arkistosta - informointi sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhuollon yhteisestä Potilastietorekisteristä) Suullinen, kirjallinen tai sähköisen tiedonvälityksen kautta informointi sähköisestä lääkemääräyksestä ja Kanta- Reseptikeskuksesta Suostumukset Potilas Suostumukset puolestaasiointiin henkilölle tai organisaation edustajalle Kiellot Kirjallinen suostumus Potilastiedon arkistossa olevien tietojen luovutukseen Suullinen suostumus terveydenhuollolle Reseptikeskuksessa olevien tietojen katseluun hoitotilanteessa Suullinen suostumus apteekille reseptien yhteenvedon tulostamista, kokonaislääkityksen selvittämistä, uudistamispyynnön lähettämistä tai lääkemääräyksen mitätöintiä varten Kirjallinen suostumus Resepti keskuksessa olevien tietojen katseluun ei hoitotilanteessa Palveluta pahtuma Potilastiedon arkiston kieltoasiakirja Hätätila - luovutus Palvelun antaja Rekisterin pitäjä Resepti kohtainen kielto asiakirja Potilaan kirjallinen suostumus Muut kirjalliset suostumukset (toimintaa helpottava) Potilaan puolesta asioivalle henkilölle, voimassa 3 v. Potilaan puolesta asioivalle organisaatiolle, voimassa toistaiseksi (=terveydenhuollon toimintayksikkö, palveluyksikkö, apteekki Arkistointiaika 12 v. suostumuksen päättymisestä Kirjallisten suostumusten arkistointipaikka Sähköisen lääkemääräyksen edellyttämät suostumuslomakkeet voidaan arkistoida keskitetysti terveydenhuollon keskusarkistoon tai hajautetusti useaan palveluyksikköön. Lomakkeet tulee tuhota asianmukaisella tavalla arkistointivelvoitteen päätyttyä.
Informoinnit, Suostumukset, puolesta-asiointi ja kiellot Informoinnit Informointiasiakirja - informointi Kanta-arkistosta - informointi sairaanhoitopiirin kunnallisen terveydenhuollon yhteisestä Potilastietorekisteristä) Suullinen, kirjallinen tai sähköisen tiedonvälityksen kautta informointi sähköisestä lääkemääräyksestä ja Kanta-Reseptikeskuksesta Huoltaja ja laillinen edustaja Potilas Suostumukset Kiellot Kirjallinen suostumus Potilastiedon arkistossa olevien tietojen luovutukseen Suullinen suostumus terveydenhuollolle Reseptikeskuksessa olevien tietojen katseluun hoitotilanteessa Suullinen suostumus apteekille reseptien yhteenvedon tulostamista, kokonaislääkityksen selvittämistä, uudistamispyynnön lähettämistä tai lääkemääräyksen mitätöintiä varten Kirjallinen suostumus Resepti keskuksessa olevien tietojen katseluun ei hoitotilanteessa Palveluta pahtuma Potilastiedon arkiston kieltoasiakirja Hätätila - luovutus Palvelun antaja Rekisterin pitäjä Resepti kohtainen kielto asiakirja Alaikäinen potilas Alaikäiselle lapselle kuuluva informointi annetaan huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle Huoltaja voi antaa lapsen puolesta suostumuksen, mutta ei voi tehdä kieltoja Tieto väestörekisterikeskukseen merkitystä huoltajasta voidaan kirjata potilastietojärjestelmään Huostaanotto- ja sijoitustilanteissa huoltajuus säilyy vanhemmilla, jollei muuta ole huoltajuustietoihin merkitty Jos alaikäisen informaatio on annettu huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle, tulee alaikäinen informoida uudestaan viimeistään tämän täyttäessä 18 vuotta. Jos alaikäinen potilas arvioidaan kykeneväksi päättämään itse omasta hoidostaan, informaatio annetaan suoraan hänelle Hoidostaan vastaava alaikäinen voi itse päättää suostumuksen tai kieltojen tekemisestä Tällöin huoltajalla ei ole oikeutta tehdä suostumusta tai peruuttaa kieltoa
Potilaan huoltaja tai laillinen edustaja Laillinen edustaja on huoltaja tai potilaan edunvalvoja, jonka tehtäväksi on määrätty potilaan terveyttä koskevien asioiden hoitaminen Edunvalvojan tehtävän voi osoittaa otteella holhousrekisteristä Jos potilaalle ei ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, voi laillinen edustaja antaa suostumuksen Suostumuksen voi antaa vain palvelunantajalle, koska laillisen edustajan antama suostumus edellyttää, että terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi potilaan tilan Laillinen edustaja ei voi tehdä kieltoa potilaan puolesta eikä perua potilaan antamaa suostumusta Laillinen edustaja voi peruuttaa potilaan tekemän kiellon, jos sen voidaan arvioida vastaavan potilaan tahtoa Täysi-ikäinen, hoidostaan päättämään kykenemätön ilman laillista edustajaa Täysi-ikäisen, hoidostaan päättämään kykenemättömän potilaan hoito tulee järjestää tavalla, joka parhaiten vastaa potilaan tahtoa Potilaan tahdon selvittämiseksi tulee kuulla potilaan laillista edustajaa, lähiomaista tai muuta läheistä (Potilaslaki 6 ) Henkilö, joka ei ymmärrä informaation sisältöä eikä suostumuksen tai kiellon merkitystä, ei voi ottaa informaatiota vastaan tai antaa pätevää suostumusta tai kieltoa Jos laillista edustajaa ei ole, kukaan ei voi antaa suostumusta tai kieltoa potilaan puolesta Viime kädessä potilaalle voidaan määrätä edunvalvoja
Potilasasiakirjojen käyttö ja luovuttaminen Potilastiedon arkistossa olevien asiakirjojen käyttö Potilastiedon arkistosta voi hakea oman organisaation (yksi rekisterinpitäjä) tallentamia asiakirjoja. Potilastiedon arkisto luovuttaa hoitotilanteessa toisen organisaation tallentamat potilasasiakirjat potilaan luvalla. Asiakirjojen hakeminen arkistosta edellyttää aina hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaaseen Teknisesti hoitosuhde todennetaan potilashallinnon merkintöjen perusteella Jos vain yksi henkilö on käsitellyt potilaan tietoja, tietojen käyttö täytyy perustella erikseen (ohjelmaan kirjataan erityinen syy tiedon käytölle) Tavoitteena on estää väärinkäytökset ja helpottaa lokivalvontaa - ei estää tietojen asianmukaista käyttöä Potilastietojärjestelmässä voidaan rajata tiedonhakua esim. aika- tai näkymärajauksella.
Erityissuojatut tiedot Erityissuojattuja merkintöjä ovat potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) 4 :n mukaan psykiatrian ja perinnöllisyyslääketieteen päivittäis- ja yhteenvetomerkinnät Erityissuojattujen tietojen käyttö vaatii tietojen käyttäjältä erillisen vahvistuksen ennen tietojen käyttöä Suojaus ei koske tietoja lääkityksestä ja kriittisistä riskeistä Erityissuojakseen valmistellaan muutosta Seksuaaliterapia tulossa erityissuojauksen piiriin Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaalle, viranomaisille ja muille tahoille Kukin toimintayksikkö luovuttaa vain omaan rekisteriinsä kuuluvia asiakirjoja Luovutuksesta tehdään luovutusilmoitus (LILM) potilastietojärjestelmään tai manuaalisesti Jos luovutus tapahtuu sähköisesti esim. aluetietojärjestelmän kautta, potilastietojärjestelmä muodostaa luovutusilmoituksen automaattisesti Jos luovutus tapahtuu paperilla, tulee luovuttavan henkilön tehdä manuaalinen luovutusilmoitus ja kirjata tieto potilastietojärjestelmään, jolloin tieto välittyy potilastiedon arkistoon Kun potilas käsittelee omia potilasasiakirjojaan Omakannan kautta, tästä ei tallennu luovutusilmoitusta arkistoon
Lokivalvonta Organisaation omien tietojen ja Potilastietojen arkistosta luovutettujen tietojen käyttöä seurataan lokivalvonnan avulla terveydenhuollon organisaatioissa Erityisesti seurattavia ovat: hätätilahakujen käyttö, erityiseen syyhyn perustuva asiakirjojen käyttö erityissuojattujen tietojen käyttö Tietojen luovutuksista Potilastiedon arkistosta muodostuu erillinen luovutusloki Jos väärinkäytöksiä havaitaan, niistä tulisi ilmoittaa sekä potilaalle että niille rekisterinpitäjille, joiden rekisteriin kuuluvia potilastietoja on käytetty väärin Kelalla on keskeinen rooli arkiston lokivalvonnassa Potilastiedon käyttöä valvovat Kela ylläpitää Potilastiedon arkiston luovutuslokeja Terveydenhuollon toimintayksikkö vastaa säännöllisestä luovutus- ja käyttölokien seurannasta Potilaalla on mahdollisuus Seurata omien terveystietojensa käyttöä Omakanta palvelun luovutuslokien kautta (toimintayksikkötaso) ottaa yhteyttä siihen terveydenhuollon toimintayksikköön, johon hänen tietojaan on luovutettu ja pyytää tarvittaessa tarkemmat lokitiedot potilastietojensa käytöstä (resurssitaso)
Kiitos! etunimi.sukunimi@thl.fi Kysymykset, kehittämisehdotukset ja muutostoiveet osoitteeseen kantapalvelut@thl.fi