KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ KOKOUSKUTSU/ASIALISTA 4/2015 Yhteinen kirkkovaltuusto 1.9.2015 1 ( ) AIKA Tiistai 8.9.2015 klo 18.00 PAIKKA Kaarlelan seurakuntakoti, Öja-auditorio, Kruunupyyntie 3 KOKOUSASIAT 43 Kokouksen avaus 44 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 45 Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta sekä pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 46 Työjärjestyksen hyväksyminen 47 Kirjanpitäjän viran lakkauttaminen 48 Kirjanpitäjän viran lakkauttaminen 49 Kirkonmäen seurakuntakodin emäntä-vahtimestarin viran lakkauttaminen 50 Seurakuntakeskuksen ruotsalaisen seurakuntakodin emäntä-vahtimestarin viran lakkauttaminen 51 Hautaustoimen seurakuntamestarien virkanimikkeiden muuttaminen 52 Tilintarkastajan valinta 53 Tonttien myynti Kirkonmäellä 54 Maa-alueen vuokraus Kokkolan Vedelle 55 Valtuustoaloitteisiin vastaaminen Aimo Maijala yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Mikäli olet estynyt osallistumasta kokoukseen, ilmoita taloustoimistoon puh. 050 3147 234. Kahvitarjoilu klo 17.30, ilmoitathan mahdollisesta ruokavaliostasi (susanna.herlevi@evl.fi).
2 KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2015 Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 AIKA Tiistai 8.9.2015 klo 18.00 PAIKKA Kaarlelan seurakuntakoti, Öja-auditorio, Kruunupyyntie 3 LÄSNÄ Maijala Aimo puheenjohtaja Snellman Hans varapuheenjohtaja Valtuutetut: Kokkolan suom. seurakunnasta: Annala Heini Finnilä Klaus Harju-Karhula Tarja Hautamäki Esko Hulkko Pekka Klemola Eero Kultala Raili Kuusisto Riikka - Kuusniemi Hannu Marttila Perttu Mustasaari Erkki Myllymäki Tomi Myllyniemi Heikki Kokkolan ruots. seurakunnasta: Haals Benita Holmqvist Kristina Lindqvist Mikael Nilsson Carina Kaustisen ja Ullavan seurakunnasta: Kentala Jussi Kettu Terttu Linnarinne Tanja Kälviän seurakunnasta: Honkala Ville Kallinen Markku Kemppainen Ari Lohtajan seurakunnasta: Herlevi Mikko Lapinoja Antti Nurmi Pekka Paananen Juhani Paasikivi Johannes Paloranta Johanna Pensaari Paula Rajaniemi Timo Rytioja Antti Räisänen Sanna Suonsyrjä Ilkka Taskila Petri Teerikangas Kristiina Urpilainen Pirjo Virkkala Touko Nyman Kurt Sandell Torbjörn Ventin Kim Myllymäki Raimo Salo Oili Salo Tuula Kivistö Irja Maunula Jukka Toskala Jouko Niemi Heikki Orjala Vuokko Poissa Varajäsen Kokkolan suom. seurakunnasta: - Kuusniemi Hannu Peltola Antti
3 Kokkolan ruots. seurakunnasta: Kaustisen ja Ullavan seurakunnasta: Kälviän seurakunnasta: Lohtajan seurakunnasta: Muut: Harju Veli-Pekka Niemelä Heikki Sirviö Jouni Stenberg Per Typpö Sakari Björkström Aune-Inkeri Kankkonen Vilhelm Marjamaa Helinä Herlevi Susanna Yhteinen kirkkoneuvosto: Joensuu Erkki Passoja Merja kirkkoherra, Kaustinen ja Ullava kirkkoherra, Kälviä kirkkoherra, Kokkolan suom. kirkkoherra, Kokkolan ruots. vt. kirkkoherra, Lohtaja viestintäpäällikkö hallintojohtaja hallintojohtaja pöytäkirjanpitäjä Teerikangas Juha Uusimäki Heleena 43 / 15 KOKOUKSEN AVAUS 44 / 15 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen 8 luvun mukaan on kutsu asialuetteloineen lähetettävä yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Yhteinen kirkkovaltuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.
4 45 / 15 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA SEKÄ PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä 15.9. 15.10.2015 taloustoimistossa. 46 / 15 TYÖJÄRJESTYS 47 / 15 KIRJANPITÄJÄN VIRAN LAKKAUTTAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 94 Taloustoimistossa on kirjanpitäjän virka. Virka on ollut täyttämättä 1.8.2011 lähtien, jolloin virkaa hoitanut Irja Kivistö jäi eläkkeelle. Talouspäällikkö ehdottaa, että virka lakkautetaan. lakkauttaa kirjanpitäjän viran 1.11.2015. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 47 lakkauttaa kirjanpitäjän viran 1.11.2015. 48 / 15 KIRJANPITÄJÄN VIRAN LAKKAUTTAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 95 Seurakuntayhtymässä on kirjanpitäjän virka, jonka sijoituspaikka on Kaustisen ja Ullavan seurakunta. Virka on ollut täyttämättä 1.7.2011 lähtien, jolloin virkaa hoitanut Marianne Virkkala jäi eläkkeelle. Talouspäällikkö ehdottaa, että virka lakkautetaan.
5 lakkauttaa kirjanpitäjän viran 1.11.2015. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 48 lakkauttaa kirjanpitäjän viran 1.11.2015. 49 / 15 KIRKONMÄEN SEURAKUNTAKODIN EMÄNTÄ-VAHTIMESTARIN VIRAN LAKKAUTTAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 96 Kirkonmäen seurakuntakodissa on emäntä-vahtimestarin virka. Virka on ollut täyttämättä 1.10.2012 lähtien, jolloin virkaa hoitanut Seija Valo erosi palveluksesta. Vastaava emäntä ehdottaa, että virka lakkautetaan, koska toiminta Kirkonmäen seurakuntakodilla on vähentynyt. Lisäksi työvoimaa on liikuteltu muista toimipisteistä. lakkauttaa Kirkonmäen seurakuntakodin emäntä-vahtimestarin viran 1.11.2015. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 49 lakkauttaa Kirkonmäen seurakuntakodin emäntä-vahtimestarin viran 1.11.2015. 50 / 15 SEURAKUNTAKESKUKSEN RUOTSALAISEN SEURAKUNTAKODIN EMÄNTÄ-VAHTIMESTARIN VIRAN LAKKAUTTAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 97 Keskustan seurakuntakeskuksen ruotsalaisessa seurakuntakodissa on emäntävahtimestarin virka. Virka on ollut täyttämättä 1.7.2014 lähtien, jolloin virkaa hoitanut Benita Läspä jäi eläkkeelle.
6 Vastaava emäntä ehdottaa, että virka lakkautetaan, koska ruoan valmistus on keskitetty seurakuntakeskuksen pääkeittiöön. lakkauttaa keskustan seurakuntakeskuksen ruotsalainen seurakuntakodin emäntä-vahtimestarin viran 1.11.2015. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 50 lakkauttaa keskustan seurakuntakeskuksen ruotsalainen seurakuntakodin emäntä-vahtimestarin viran 1.11.2015. 51 / 15 HAUTAUSTOIMEN SEURAKUNTAMESTARIEN VIRKANIMIKKEIDEN MUUTTAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015/ 103 Seurakuntayhtymän hautaustoimessa on kaksi seurakuntamestarin virkaa. Virkojen virkapaikoiksi on määritelty Elisabethin ja Marian hautausmaat. Seurakuntamestarien tehtävänkuvauksissa mainitaan, että he vastaavat käytännössä Annan, Marian ja Elisabethin hautausmaiden ja niiden kiinteistöjen hoitamisesta. Tehtävät painottuvat kuitenkin enenevässä määrin hautauspalvelujen tuottamiseen. Hautausmaiden työntekijämäärää ja virkarakennetta arvioitaessa eräänä näkökohtana on jo aikaisemmin tullut esiin, että seurakuntamestareiden virkanimikkeet pitäisi muuttaa tehtäviä paremmin kuvaaviksi, esim. hautausmaan työnjohtajan nimikkeiksi. Omaisten keskuudessa ja työyhteisössä käytetään poikkeuksetta työnjohtajan nimikettä. Työnjohtovastuullisen seurakuntamestarin työtehtävät ovat laajat. Nimikkeen muuttaminen hautausmaan työnjohtajaksi kuvaisi nykyisiä työtehtäviä paremmin. Viroille on päivitetty uusi johtosääntö, joka vastaa nykyisiä työtehtäviä, liite A/ 103. Nimikkeen muutos ei vaikuta tehtävän vaativuudenarviointiin (vaativuusryhmän 403 mukainen). Hautausmaajohtokunta puoltaa seurakuntamestarien virkanimikkeiden muuttamista työnjohtajan viroiksi.
7 1. hyväksyy hautaustoimen seurakuntamestarien virkanimikkeiden muuttamisen hautausmaan työnjohtajien nimikkeiksi 1.11.2015 alkaen, 2. vahvistaa hautausmaan työnjohtajan viran johtosäännön. Ennen päätöksentekoa henkilöstöpäällikkö esitteli virkanimikkeiden muutosta. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 51 Päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin yksimielisesti. Liite A/ 51 johtosääntö 1. hyväksyy hautaustoimen seurakuntamestarien virkanimikkeiden muuttamisen hautausmaan työnjohtajien nimikkeiksi 1.11.2015 alkaen, 2. vahvistaa hautausmaan työnjohtajan viran johtosäännön. 52 / 15 TILINTARKASTAJAN VALINTA Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 105 Valtuusto päätti kokouksessaan 16.6.2015 palauttaa tilintarkastajan valinnan uudelleen valmisteltavaksi, koska hinta ylitti kansallisen kynnysarvon. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee tilintarkastajan hallinnon ja talouden tarkastamista varten vuonna 2015 alkaneen toimikauden ajalle tilivuosiksi 2015 2018. Tilintarkastuksen tarjouspyyntö on julkaistu julkisten hankintojen www-palvelussa HILMAssa 29.5.2015. Tarjousten jättöaika oli 17.7.2015 klo 16.00 mennessä. Tarjoukset on pyydetty kirkkojärjestyksen 15 luvun 11 ja 13 pykälien mukaisten tehtävien tilintarkastuksesta. Yhteisen kirkkovaltuuston valitsema tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Tarjouksia saapui määräaikaan mennessä 4 kpl, jotka kaikki täyttivät tarjouspyynnön kriteerit. Tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
8 Tarjouspyynnössä valintaperusteeksi on ilmoitettu kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa arvioidaan seuraavin perustein: - kokonaishinta 50 %, - vastuullisen tilintarkastajan tarkastuskokemus 20 %, - vastuullisen tilintarkastajan tarkastuskokemus seurakuntayhtymätaloudesta sekä kirkon hallinnon ja talouden tuntemuksesta 20 %, - laadunvalvontajärjestelmän kuvaus, miten se on järjestetty ja miten sen toimivuutta valvotaan käytännössä 5 %, - vastuullisen tilintarkastajan työpäivien osuus tarkastuspäivistä yhteensä 5 %, Tarjouksista on laadittu yhteenveto, johon on koottu edellä mainitut arviointikriteerit ja pisteytykset, liite A / 105. valitsee tarjousten perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n tilintarkastusyhteisöksi vuosiksi 2015 2018. Ennen päätöksentekoa hallintojohtaja esitteli tarjousvertailua, arviointikriteerejä ja pisteytystä. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 52 Liite A/ 52 tarjousvertailu valitsee tarjousten perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n tilintarkastusyhteisöksi vuosiksi 2015 2018. 53 / 15 TONTTIEN MYYNTI KIRKONMÄELLÄ Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 106 Seurakuntayhtymä omistaa Kirkonmäellä kanttorilan tontin nro 270-004-0020, josta on tarkoitus myydä kolme määräalaa viereisille tontin omistajille Jens ja Marina Lillsundelle, Tiia-Lotta Lintulalle sekä Kirsti ja Sakari Niemiselle. Kokkolan kaupungin teknisen palvelukeskuksen mukaan asemakaava on valmistunut viime vuonna ja tonttijako tehty keväällä. Kaupan vahvistus tehdään, kun tonttijako on lopullisesti hyväksytty ja saatu hyväksyntä myös valtuustolta ja kirkkohallitukselta. Tässä vaiheessa tarvitaan tonttien myynnille hyväksyntä ja valtuudet allekirjoittaa kauppakirjat,
9 liite A/ 106 liite B/ 106 kartta ja myytävät määräalat kauppakirjaluonnokset Myyntipäätös on tehtävä määräenemmistöin ja alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi. 1. hyväksyy tonttien myynnin, 2. hyväksyy Jens ja Marina Lillsunden kanssa laaditun kauppakirjan, 3. hyväksyy Tiia-Lotta Lintulan kanssa laaditun kauppakirjan, 4. hyväksyy Kirsti ja Sakari Niemisen kanssa laaditun kauppakirjan, 5. valtuuttaa hallintojohtajan ja hallintosihteerin allekirjoittamaan kauppakirjat sitten kun kauppa voidaan virallisesti tehdä. Ennen päätöksentekoa hallintojohtaja esitteli tonttien myyntiä. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 53 Päätösehdotuksen kohdat 1 5 hyväksyttiin yksimielisesti. Liite A/ 53 Liite B/ 53 kartta ja myytävät määräalat kauppakirjaluonnokset 1. hyväksyy tonttien myynnin, 2. hyväksyy Jens ja Marina Lillsunden kanssa laaditun kauppakirjan, 3. hyväksyy Tiia-Lotta Lintulan kanssa laaditun kauppakirjan, 4. hyväksyy Kirsti ja Sakari Niemisen kanssa laaditun kauppakirjan, 5. valtuuttaa hallintojohtajan ja hallintosihteerin allekirjoittamaan kauppakirjat sitten kun kauppa voidaan virallisesti tehdä.
10 54 / 15 MAA-ALUEEN VUOKRAUS KOKKOLAN VEDELLE Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 113 Kokkolan Vesi on käynnistänyt kesällä/syksyllä 2015 Kokkola-Lohtaja -siirtolinjat hankkeen. Hankkeeseen liittyen Kokkolan Vesi ostaa tai vuokraa siirtolinjalle sijoittuville jäteveden pumppaamoille sijoituspaikkoja. Siirtolinjan viimeinen pumppaamo tulee sijoittumaan Lohtajan Pappilan vanhan puhdistamon alueelle. Kokkolan Vesi on halukas vuokraamaan Kokkolan seurakuntayhtymältä kyseisen maa-alueen, joka on noin 1. 296 m 2 suuruinen, liite A / 113 liite B / 113 asemapiirustus vuokrasopimus 1. vuokraa Kokkolan Vedelle Lohtajan pappilan vanhan puhdistamon alueen 1. 296 m 2, 2. valtuuttaa hallintojohtajan ja hallintosihteerin allekirjoittamaan vuokrasopimuksen, 3. alistaa päätöksen Oulun tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Ennen päätöksentekoa hallintojohtaja totesi, että maa-alueen vuokraksi on sovittu 500 euroa koko vuokra-ajalta. Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 54 Päätösehdotuksen kohdat 1 3 hyväksyttiin yksimielisesti. Liite A / 54 Liite B / 54 vuokrasopimus asemapiirustus 1. vuokraa Kokkolan Vedelle Lohtajan pappilan vanhan puhdistamon alueen 1. 296 m 2, 2. valtuuttaa hallintojohtajan ja hallintosihteerin allekirjoittamaan vuokrasopimuksen, 3. alistaa päätöksen Oulun tuomiokapitulin vahvistettavaksi.
11 55 / 15 VALTUUSTOALOITTEISIIN VASTAAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto 18.8.2015 / 107 1. Tiina Niemen ja 18 muun valtuutetun allekirjoittama aloite yhteisessä kirkkovaltuustossa 18.1.2005 koskien 3-vuotisen henkilöstösuunnitelman laatimista. Yhteisessä kirkkoneuvostossa 27.2.2005 päätettiin huomioida valtuustoaloitteessa esitetyt toimenpiteet ja tuoda alustava suunnitelma ja aikataulu henkilöstösuunnitelman laatimisesta seuraavaan kokoukseen tiedoksi. Asiaa käsiteltiin uudelleen 4.10.2005, jolloin päätettiin laatia vuoden 2006 talousarvioon liittyen henkilöstö- ja investointisuunnitelmat ja varata talousarvioon projektimääräraha perusteellisemman suunnitteluprosessin läpi viemiseen vuonna 2006. Tavoitesuunnittelun yhteydessä on seurakuntayhtymän yhtenä tavoitteena laadittu henkilöstösuunnitelma. Yhteinen kirkkovaltuusto on 10.6.2014 lisäksi hyväksynyt sopeuttamisohjelman. 2. Anja Mehtälän ja 10 muun valtuutetun allekirjoittama aloite yhteisessä kirkkovaltuustossa 7.2.2006 koskien päihdestrategian laatimista. Jo keväällä 2004 oli perustettu kaupungin ja muiden tahojen Anders-työryhmä. Työryhmän tehtävänä oli selvittää mahdollisuuksia perustaa Sininauhaliiton tuella Kokkolaan uusi päihdehoitoyksikkö ja saada sitä kautta tukea myös seurakuntayhtymän päihdetyöhön. Muutamiin kokouksiin on osallistunut myös Sininauhaliiton toiminnanjohtaja, joka suhtautuu hyvin positiivisesti hankkeeseen. Sininauhaliitto on kristillisellä pohjalla toimiva päihdetyön keskusjärjestö. Myös seurakuntayhtymän/seurakunnan omaa päihdetyötä on eri yhteyksissä esitetty vahvistettavaksi. Mm. suomalaisen srk:n diakoniatyön johtokunta on 8.11.2005 esittänyt erityisdiakonian viran perustamista hoitamaan seurakunnan päihdetyötä. Yhteisessä kirkkoneuvostossa 16.2.2006 merkittiin tiedoksi, että selvitystyö päihdetyön järjestelyistä on keskeneräinen. Seurakuntayhtymään perustettiin 1.9.2009 erityisdiakonian virka. Viranhaltija vastaa päihde-, katulähetys- ja kriminaalityöstä. Suomen ensimmäinen päihde- ja peliriippuvuuteen erikoistunut, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon kumppanuusyhteistyönä toimiva yksikkö, Päihdekeskus Portti, avattiin syyskuussa 2013. Yksikkö toimii valtakunnallisesti, palvelun tuottaa Ventuskartano ry.
12 3. Salme Heinon ja yhdeksän muun valtuutetun allekirjoittama aloite yhteisessä kirkkovaltuustossa 12.12.2006 koskien kiinteistösuunnitelman laatimista. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 19.12.2006, että aloite lähetetään kiinteistöpäällikölle ja taloustoimistolle valmisteltavaksi. Kiinteistösuunnitelmaa on alustavasti käsitelty yhteisessä kirkkoneuvostossa 12.6.2007. Kiinteistösuunnitelman laatiminen on myös merkitty kiinteistötoimen tavoitteeksi vuodelle 2010. Hannele Winterin laati vuonna 2011 kiinteistöselvityksen, joka koski erityisesti Halkokarin seurakuntakeskusta ja leirikeskuksia. Halkokarin seurakuntakodin osalta kiinteistöselvityksen pohjalta tehty toimenpide-ehdotus oli kiinteistön mahdollisimman pikainen realisointi. Leirikeskusten osalta ehdotettiin seuraavia toimenpiteitä: - säilytettävät ja kehitettävät: Vasikkasaari, Soldatskär, Torsö ja Pirskeri, - jollain aikavälillä luovuttaviin: Nuolinen (toistaiseksi kesäkäytössä), - välittömästi realisoitaviin: Suviranta. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi raportin 6.3.2012 ja merkitsi sen tiedoksi. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi 4.6.2013 seurakuntayhtymän tavoitesuunnitelman, jonka osana on kiinteistöomistuksen ja käytön toimintasuunnitelma vuosille 2014 2016. Kiinteistöomistuksen ja käytön toimintasuunnitelma päivitetään valtuustokausittain. Vuodesta 2010 on talousarvion yhteydessä vuosittain hyväksytty investointisuunnitelma talousarviovuodelle ja seuraaville neljälle vuodelle. 1. merkitsee tiedoksi yhteisen kirkkoneuvoston toimenpiteet valtuustoaloitteiden johdosta, 2. toteaa Tiinan Niemen ja 18 muun valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi, 3. toteaa Anja Mehtälän ja 10 muun valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi, 4. toteaa Salme Heinon ja 9 muun valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi, Päätösehdotuksen kohdat 1 4 hyväksyttiin yksimielisesti.
13 Yhteinen kirkkovaltuusto 8.9.2015 / 55 1. merkitsee tiedoksi yhteisen kirkkoneuvoston toimenpiteet valtuustoaloitteiden johdosta, 2. toteaa Tiinan Niemen ja 18 muun valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi, 3. toteaa Anja Mehtälän ja 10 muun valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi, 4. toteaa Salme Heinon ja 9 muun valtuutetun allekirjoittaman valtuustoaloitteen loppuun käsitellyksi,