KUVA ARKISTO Perustettu 1983 kokoamalla yhteen Tampereen viiden eri museon ja kaupunginarkiston kuvat tavoitteet: 1. kokoelmien hallintaa ohjaavat kokoelmapoliittinen ohjelma ja kokoelmastrategia 2. digitoinnin ja dokumentoinnin sisältöjä ja toimintatapoja kehitetään suunnitelmallisesti
kuva ja esinekokoelmat ovat olleet verkossa jokaisen tietokoneen käyttäjän selattavissa syksystä 2006 lähtien kokoelmien dokumentoiminen digitaaliseen muotoon jatkuu, tavoitteena 6 000 digitoidun kuvan vuosivauhti Siiri tietokannassa on 2009 lähes 85 000 valokuvaa, webkannassa yli 50 000 kuvaa http://siiri.tampere.fi/ SIIRI KUVA JA ESINETIETOKANTA
KUVAKOKOELMAT karttuvat lahjoitusten, hankintojen ja oman kuvausdokumentaation kautta yhteensä noin miljoona valokuvaa, pääosin negatiiveja kartunnan suuntaaminen ja priorisointi digitoinnin suunnittelu ja kustannustehokas toteutus
koostuu useista suurista kuvakokoelmista sekä yksittäisten ammattikuvaajien ja harrastajien kokoelmista
Kuva arkisto kokoelmien painopistealueet Tampereen seutukunnan kehitys teollisuushistorian tallentaminen nykyhetken dokumentointi alueella toimineiden ammattikuvaajien työ valokuvausharrastuksen tallentaminen Pirkanmaa
Digitoinnin tavoitteita etsimässä 1. Digitoinnin tavoitteiden asettaminen osa digitointipolitiikkaa vai kokoelmapolitiikkaa? digitointipolitiikka on käytännössä kokoelmapolitiikan suurten linjojen lisäksi vuosittaiseen toimintasuunnitelmaan kirjattuja tavoitteita 2. Miksi digitoidaan? Mitä saavutetaan tai tavoitellaan? alkuperäisen aineiston säilyminen aineiston käytettävyyden paraneminen kokoelmahallinnan tehostaminen 3. Tavoitteiden asettaminen Määrälliset Laadulliset Sisällölliset Kuvien fyysiseen säilyvyyteen liittyvät Tekniset
Digitointi ja dokumentointi Kuvakokoelma vastaanotettu diarioitu Diarioitu aineisto Type name siirretään here odottamaan Type title here digitointia ja dokumentointia Kuvaoriginaalien puhdistus ja pakkaus konservointitarpeen kartoitus Originaalien säilytys Type holvien name olosuhteiden here seuranta kuvien kunnon seuranta Type title here Kuvien digitointi skanneri, digitaalinen kamera Digitoidun kuva aineiston säilytys palvelimella Type varmuuskopiointi name here Type title here Dokumentointi Tunnisteluettelointi Type perustiedot name here tietokannan pakolliset kentät Type title here digitoija luetteloi viedessään kuvat tietokantaan Tutkimusluettelointi syventävä dokumentointi kaikki kontekstitiedot liittää kuvan ja kokoelman kokonaisuuteen
Mitä digitoidaan? lähtökohta: kaikkea ei voi digitoida ja viedä tietokantaan, mitkä kysymykset auttavat digitoitavien kuva aineistojen valinnassa, miten asetamme tavoitteita digitoinnille ja millä perusteilla! Tavoitteiden asettelun lähtökohtana on oltava kokoelmien tuntemus, kokoelmien painopistealueiden huomioon ottaminen sekä käytännön saavutettavuus! 1. Tekijänoikeudet selvät 2. Hyvät kontekstitiedot sisältävät kuvat (dokumentoinnin taso) 3. Käytetyimmät kuvat, tulevat näyttely ym. projektit, saavutettavuus 4. Verkkojulkaisuissa ja julkaisuissa käytettävät kuvat 5. Hyvät kokoelmakokonaisuudet, joilla paikallista merkitystä 6. Teeman perusteella valitut 7. Kokoelmien kunto ja säilyminen
Tavoitteita käytännössä Kokoelman valinta: sisällölliset ja kokoelman merkittävyyteen liittyvät perusteet = HÄMEEN MUSEON KOKOELMA Hämeen museon kokoelma on ollut jo 1990 luvulta lähtien säännöllisesti kokonaisuutena digitoitava kokonaisuus, jota on toteutettu mm. OPM:n digitointiavustuksilla Tavoitteena on digitoida koko kokoelma (tällä hetkellä Siiri tietokannassa noin 12 000 valokuvaa)
Hämeen museon kokoelmaa digitoidaan jatkuvasti omana työnä ja sille haetaan erilaisia digitointiavustuksia vuosittain Tampereen museoiden kuvakokoelmissa on merkittävä kokoelma märkälevykauden kuvia 1800 luvulta (lisätietoja Suomen valokuvataiteen museon Valokuvan muisti inventointi 2005). Suurinta osaa kuvista ei ole digitoitu ja dokumentoitu tietokantaan. Kuvissa tulee esille Tampereen ja lähikuntien sekä useiden muiden suomalaisten kaupunkien maisema ja kaupunkikuva 1800 luvulla. Digitointia odottaa myös kokoelma gelatiinilevynegatiiveja sekä muita vanhoja negatiiveja, joissa on aiheena tamperelaisen ja pirkanmaalaisen maiseman kehitys 1800 1900 lukujen vaihteessa. (Myytti 2007) Myytti rahoitusta haetaan kuva arkiston digitointisuunnitelman mukaan 1800 1900 luvun vaihteen kaupunkikuvaston digitoimiseen. Digitointisuunnitelman kulkua ohjaa materiaalin ikä ja kiinnostavuus: Kaupunkikuvat ovat kuva arkiston kysytyintä materiaalia, ja niitä on runsaasti arkiston vanhimpien kuvien joukossa. Näin ollen tämän materiaalin digitointi palvelee sekä asiakkaita että kokoelmien säilyvyyttä. Kysytyt kuvat tulevat nettiin asiakkaiden vapaasti selattaviksi ja negatiivit saavat levätä. Seuraavaksi digitoinnissa on tarkoitus edetä kokoelmittain eteenpäin 1800 1900 luvun vaihteen sekä 1900 luvun alun kaupunkikuvissa. Vuorossa ovat kokoelmiin kuuluvat Hämeen museon lasinegatiivit, joita on digitoimatta noin 7000 kappaletta. Negatiivit on luetteloitu valokuvaajittain, joten digitoiminen etenee myös valokuvaajittain (esim. William Lomax 2500 kpl, Werner Mauritz Gestrin 700 kpl, Kaarlo Mäkinen 600 kpl). (Myytti 2009)
Aamulehden kuvakokoelma ensimmäinen osa lahjoitettu kaupunginarkistolle 1970 luvulla, toinen lahjoituserä kuva arkistolle vuonna 2001 negatiivit 1928 1977, arviolta 300 000 tamperelainen arki, juhla, tapahtumat, maisemat
Perusteita digitointiin Aamulehden kokoelma sisältää runsaasti huonokuntoisia asetaatti ja nitraattinegatiiveja, joiden digitointi on priorisoitu ensisijaisen tärkeäksi kuva arkiston toiminnan kannalta. Sanomalehden valokuvaajien aineisto on sisällöllisesti laaja käsittäen yhteiskunnan eri osa alueet. Erittäin suosittuja ovat mm. lehden uutis, urheilu, arki ja työ, sekä katunäkymäkuvat, jotka kertovat mm. tamperelaisen maiseman ja miljöön muutoksesta. Aamulehden kokoelma on yksi kuva arkiston käytetyimmistä kokonaisuuksista.
Tavoitteena Aamulehti kokoelman laajuus johtaa priorisointiin kokoelman sisällä tavoitteena on tulevina vuosina jatkaa Aamulehden kokoelman digitoimista sekä erilaisissa projekteissa että kysytyimmän aineiston osalta arkiston jatkuvana työnä nyt Siiri tietokannassa 8000 digitoitua kuvaa eli työtä riittää!
Kustannusten arviointi Mitä digitointiprojekti tarvitsee? 1. Hyvän hallinnon ja projektisuunnittelun 2. Tilat ja tekniset välineet, resurssit 3. Henkilökuntaa, ammattitaitoista a. museoammattilaisia mm. luettelointiin ja kokoelmien priorisointiin b. valokuvauksen osaajia digitointiin, valittavien kuva aineistojen arviointiin ja laadun valvontaan c. teknisiä osaajia, hardware software d. konservaattoria valittavien kuva aineistojen arviointiin ja kuvien valmisteluun 4. Resurssit, joilla digitoidut aineistot jatkossa ylläpidetään (pitkäaikaissäilytys) ja tarjotaan asiakkaille (saavutettavuus)
Mistä kustannukset käytännössä muodostuvat? valmistelun ja täydentämisen työvoimakustannukset (luettelointi, kontekstitietojen täydentäminen, fyysinen kuvien valmistelu digitointiin) välineet ja materiaalit digitointiin (laitteet, ohjelmistot) digitoinnin työvoimakustannukset (palkkakulut, koulutus) tilakustannukset työtilojen, laitteiden, ohjelmistojen ylläpito tietojärjestelmäkulut kuljetuskustannukset (ulkopuolinen digitointi) digitoidun aineiston säilyttäminen Mitkä näistä kuluista mukana seuraavassa laskelmassa? työvoima, digitointi on hyvin työvoimavaltaista! Muut kustannukset, jotka muodostavat suurimman osan kustannuksista ovat riippumattomia siitä, tehdäänkö omana työnä?
Mitä digitointi omana työnä sitten maksaa? tai käytännön arjessa: kuinka paljon saadaan digitoitua esim. haetulla projektirahalla? esimerkkinä digitointirahalla tehdyt projektit Myytti avustus 2007: saatiin OPM:n Myytti rahaa 4 500, oma osuus 2 726, yhteensä 7 226 palkkakuluihin Tällä avustuksella digitoitiin ja dokumentoitiin 1 107 kuvaa. Tämän projektin jälkeen kuva on valmiina tietokannassa hyvin luetteloituna asiasanoineen ja originaali paikallaan puhdistettuna ja pakattuna! Jos hankimme pelkän digitoinnin ostopalveluna, ainakin 3/4 työstä on silti tehtävä itse! Eli digitoinnin hinta on enintään 1/4 eli tässä projektissa 1,6 /kuva. Ajallisesti tallentaja pääsee Myytti projektissa keskimäärin 20 kuvan päivätahtiin, sisältää puhdistuksen, pakkauksen, digitoinnin ja dokumentoinnin tietokantaan.
Mitä digitointi omana työnä sitten maksaa? esimerkkinä 2 digitointirahalla tehdyt projektit, Finlaysonin säätiön apuraha 2009 Tampereen museoiden Vapriikin kuva arkisto käynnisti keväällä 2009 Finlaysonin kuvat projektin, jonka tavoitteena on Oy Finlayson Ab:n kuvakokoelman digitoiminen, Siiri tietokantaan vieminen konteksti ja kuvatietoineen sekä asiasanoineen. Lisäksi kuvien kunto tarkastetaan ja kuvat perushuolletaan. 1. Apurahaa saatiin 6 000, jolla digitointiprojekti saatiin hyvin alkuun. 2. Yhteensä kuvia saatiin sähköiseen muotoon ja kaikkien käyttöön Siiritietokantaan 1 540 kpl. Yhdelle kuvalle tehdyn työn hinnaksi tuli 3,9. 3. Pelkän digitoinnin hinta oli 0,9 / kuva. 4. Mutta jälleen kerran käytettiin jo olemassa olevaa teknistä kalustoa, tiloja ym. 5. Toisaalta digitointiprojektien työllistävä merkitys on ollut suuri
Miksi kustannusten laskeminen on vaikeaa? kustannukset eivät rajoitu pelkästään originaalin digitointiin vaan kokonaisuuteen kuuluu puhdistus, pakkaus, konservointi (tai edes tarpeen arviointi), säilytys, luettelointi, tietokanta, tiedostojen säilyttäminen, tekijänoikeusmaksut, tilat kuva aineistot ja niiden vaatima työmäärä vaihtelevat paljon kuinka arvioidaan, kuinka suuri osa työtä digitointi oikein on? kuinka arvioidaan ne kustannukset, jotka syntyvät kuvan pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta asiakkaille esim. tietokannan välityksellä? toisaalta kuinka paljon tuloja syntyy, kun kuvia voidaan tarjota ja markkinoida entistä tehokkaammin?
Omana työnä vai ostaen? Omana työnä, edut 1. osaamisen kehittyminen ja säilyminen arkistossa 2. oman tuotannon ja välineiden kehittyminen 3. kokoelmien hallinnan helppous 4. joustavuus tavoitteiden määrittelyssä 5. kokoelmien turvallisuuden säilyminen 6. laadun valvonta jatkuvaa Ostopalveluna, edut 1. osaaminen ulkopuolisen hallussa 2. kustannusten arviointi helpompaa, tinkiminen 3. pienemmät työvoimakustannukset 4. tekniikan kehittymisestä johtuvat kulut ovat ostopalvelun tuottajan vastuulla 5. mahdollisuus valita eri tuottajista ja palveluista
Omana työnä vai ostaen, osa 2? Omana työnä, haitat 1. Suuremmat investointikustannukset 2. Täsmällisten kustannusten arviointi ja laskeminen hankalaa 3. Tarvitaan välineet (tietokoneet, skannerit yms.) ja tilat 4. Tarvitaan omaa teknistä osaamista ja teknologioiden seuraamista 5. Maksetaan työstä ja laitteista, ei tuotteista 6. Vaatii ammattitaitoista (monenlaista) henkilökuntaa Ostopalveluna, haitat 1. Museo ulkoistaa osan kuvaustyöstä, kuva arkiston perustyöstä osaamisen kaventuminen 2. Ostopalvelun tuottaja ei taas välttämättä museoalan osaaja 3. Laadun valvonta ei jatkuvaa 4. Aineistot vaativat muualta ostetusta digitoinnista huolimatta museon työpanosta 5. Sopimusten hallinnointi ja täsmälliset määrittelyt työllistävät 6. Kuvien kuljettaminen, turvallisuus? 7. Ostopalvelun tuottajan luotettavuuden arviointi 8. Mistä otetaan ammattitaitoiset resurssit suurten tiedostomäärien viemiseen tietokantaan, jos ostetaan pelkkä digitointityö ulkopuolelta?