TOIMINTAKATSAUS 2015 Oy Porvoo EventFactory Ab
PORVOO EVENTFACTORY OY AB Yhtiö vastaa ulosvuokrattavien tapahtuma- ja kokoustilojen korkeasta käyttöasteesta. Yhtiön toiminta keskittyy aktiiviseen B2B- yritysmyyntiin, kokous ja kongressitoimintaan, tavoitteena toiminnan kannattavuus, taloudellisuus ja tuloksellisuus. Yhtiö vastaa Taidetehtaan tapahtumatilojen varauskalenterin ylläpidosta ja koordinoinnista, yritysmyynnin markkinoinnin linjauksista, tapahtuma- ja kokoustilojen alihankinta- ja yhteistyöverkoston johtamisesta tavoitteena laadukas ja kustannustehokas palveluvalikoima. Yhtiö osallistuu Taidetehtaan johtoryhmässä yritysmyynnin ja tapahtumatuotannon kehittämiseen kannattavan liiketoiminnan lähtökohdasta ja toteuttaa Taidetehtaan infopisteen matkailuneuvontapalvelut ostopalveluna. Omistus ja hallinto Yhtiön osakekannan omistaa Porvoon kaupunki. Yhtiön hallitus vuosikokoukseen asti: Ann Sandelin, puheenjohtaja Pekka Otollinen, varapuheenjohtaja Veikko Vuoristo, varapuheenjohtaja Anssi Autio Sari Glad Johnny Holmström Silja Metsola Yhtiön hallitus vuosikokouksen jälkeen: Ann Sandelin, puheenjohtaja Pekka Otollinen, varapuheenjohtaja Anssi Autio Sari Glad Johnny Holmström Silja Metsola Hallitus on vuoden aikana kokoontunut 8 kertaa. Yhtiökokous pidettiin 21.5. Yhtiön toimitusjohtaja: Susanne Dahlqvist Yhtiön kirjanpitopalvelut: Porvoon Yrityslaskenta Oy Yhtiön tilintarkastusyhtiö: PricewaterhouseCoopers Oy Henkilöstö Yhtiön palveluksessa on 5 työntekijää. Operatiivista toimintaa johtaa toimitusjohtaja, myynnissä on 2 henkilöä ja Taidetehtaan infossa, lipunmyynnissä ja matkailuneuvonnassa 2 henkilöä. Yhtiön oma henkilökunta vastaa hallinnosta, myynnistä, markkinoinnin linjauksista, yhteistyökumppaneiden palveluiden koordinoinnista sekä Taidetehtaan infopisteen ja ostopalveluna matkailuneuvonnan toiminnasta. Tapahtumien cateringpalveluista vastasi heinäkuun loppuun yksinoikeudella Vuoristo-Yhtiöt Oy ja elokuun alusta alkaen Fazer Food Services Oy. Tekninen pääyhteistyökumppani tuottaa esityksiin liittyvät sali- ja tilajärjestelyt sekä esitystekniikan tapahtumakohtaisesti. Muut oheis- ja elämyspalvelut tuotetaan yhteistyökumppaniverkostolla.
Tapahtumatilat ja oheispalvelut Taidetehdas tavoittelee kansallista ja kansainvälistä asemaa kulttuuri-, tapahtuma-, kokous- ja kongressipalveluita tarjoavana vetovoimaisena keskuksena pääkaupunkiseudun välittömässä läheisyydessä. Taidetehdas kuuluu kansallisesti isojen tapahtumatalojen kategoriaan ja tarjoaa monipuoliset ja muuntautuvat tilat kokouksille, kongresseilla ja tapahtumille. Yhtiö solmi 2014 määräaikaisen vuokrasopimuksen Porvoon kaupungin kanssa. Vuokrasopimus käsittää 4.086,2 m2 ja on voimassa 31.12.2032 asti. Sopimus käsittää seuraavat tilat: - Avanti-sali o kapasiteetti nousevalla katsomolla 570 henkilöä, tasalattialla 800 henkilöä - Tehdassali o kapasiteetti nousevalla katsomolla 200 henkilöä, seisova tilaisuus 300 henkilöä - tapahtumasalien tausta- ja varastotilat - lämpiöt o Avanti-salin lämpiö o Taidehallin lämpiö - kokoustilat, 5 kpl Vuokrasopimuksessa olevien tilojen lisäksi yhtiö myy Bio Rexin auditorioita kokouskäyttöön ja Aleksanterinaukion toripaikkoja erilaisiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin. Palvelut - monipuolisesti muuntuvat tapahtumatilat - kokouspaketit - räätälöidyt kokous- ja tapahtumakokonaisuudet - taide-elämyspalvelut - saaristo-, luonto- ja elämyspalvelut itäisellä Uudellamaalla yhteistyössä matkailualan yritysten kanssa. - majoituspalvelut yhteistyössä majoitusalan yritysten kanssa - kokousemäntäpalvelut, tapahtumakoordinaattoripalvelut - järjestyksenvalvonta ja naulakkopalvelut - lipunmyyntipalvelut; lippusopimukset, tapahtuman perustaminen, lipunmyynti, tilitykset B2B yritysmyynti Kokoukset, seminaarit, juhlat, messut 333 tilaisuutta 54.600 osallistujaa Yritystilaisuuksien osuus tilavuokrauksista on 60 %. Yhtiön tavoitteena on jatkuva liikevaihdon kasvattaminen kokousryhmien volyymia kasvattamalla ja Taidetehtaan tunnettuuden lisäämisellä suurten tapahtumien talona. Suurten seminaarien määrä kasvoi edellisvuoteen verrattuna 50 %:lla. Tämä siitä huolimatta, että suuret tapahtumasalit olivat pohjoissiiven kattoremontin takia erittäin rajoitetussa käytössä reilun kolmen kuukauden ajan. Yhtiö palveli yhteensä 331 yritystilaisuutta, joista suuria seminaaria tai juhlatilaisuutta. Pitkäjänteisen myyntija markkinointityön tuloksena asiakaskunta kasvaa ja tunnettuus lisääntyy. Suhdanneherkällä alalla markkinoiden liikkeitä seurattaan jatkuvasti, muutoksiin reagoidaan nopeasti ja palvelutasoon kiinnitetään erityistä huomiota. Kokous- ja yrityspalveluja kehitetään toimitusjohtajan johdolla ja yhteistyökumppaneiden kanssa säännöllisissä operatiivisissa tapaamisissa. Uusasiakashankintaa suoritettiin mm. Kongressimessuilla, Kokouspisteen tapahtumissa, Toimistosissien ja Idea Gardenin myyntitapahtumissa sekä järjestämällä asiakastilaisuuksia eri teemojen ympärillä. Yhtiö on Hanselin puitesopimustoimittaja.
Kulttuuritapahtumat Avanti- ja Tehdassalissa 111 tapahtumaa yleisöä 24.900 Kulttuuritapahtumien osuus kaikista tilavuokrauksista Avanti- ja Tehdassalissa on 40 %. Kulttuurituotannoista 60 % on tuotantoyhtiöiden tilavuokratuotantoja ja 40 % Kulttuuri ja vapaa-aikaosaston ja Taidetehtaan säätiön tuotantoja. Taidetehtaan tavoitteena on tarjota monipuolista, kiinnostavaa ja tasokasta kulttuuriohjelmatarjontaa. Vuoden 2015 ohjelmatarjontaan kuului mm. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden tuottamat Taidetehtaan Klassisen musiikin sarja, teatteriesitykset, itsenäisyyspäivän juhlallisuudet sekä lapsille ja senioreille suunnatut tapahtumat. Taidetehtaan säätiö tuotti laajan Meksiko-aiheisen tapahtumakokonaisuuden. Tarjonta on täydentynyt tuotantoyhtiöiden tilavuokratuotannoilla, viihdekonserteilla, stand up-esityksillä ja kansainvälisillä balettiesityksillä. Kulttuuriohjelmasisällön suunnittelusta vastaa Taidetehtaan kulttuurituotantoryhmä, joka kulttuuri- ja vapaaaikajohtajan johdolla ohjaa sisältöä omilla tuotannoilla sekä kunnallisin avustuksin ja tukivaroin. Yhtiö osallistuu ryhmän työskentelyyn ja ohjelmasisällön kehittämiseen. Yhtiö solmi v. 2015 Porvoon kaupungin Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden ja Taidetehtaan säätiön kanssa sopimuksen tapahtumatilojen vuokrista mahdollistaen kulttuuritapahtumille edullisemman vuokratason. Suosituimmat pääsymaksuttomat yleisötapahtumat olivat Duunitehdas ja Taidetehtaan Joulumarkkinat. Pääsymaksullisista esityksistä suurimman yleisön keräsivät stand up- esitykset, Avantin Suvisoitto, kansainväliset balettiesitykset, Taidetehtaan klassinen sarja ja monipuoliset viihdekonsertit. Markkinointi Taidetehtaan markkinoinnin toteutuksesta vastaa Porvoon kaupungin matkailu- ja markkinointiyksikkö. Markkinointitoimenpiteisiin kuuluivat yritysmyynnissä messu- ja myyntitilaisuudet, segmentoidut markkinointikampanjat, sähköiset markkinointikampanjat, uutiskirjeet ja Facebook-markkinointi. Kulttuuritapahtumat saavat osana tilavuokrasopimusta näkyvyyttä Taidetehtaan kotisivuilla, uutiskirjeissä, Facebookissa, Taidetehtaan info-tv-näytöissä ja lehdistötiedotteissa. Vuoden aikana julkaistiin kaksi ohjelmaesitettä yleisöohjelmatarjonnasta, joista syksyn esite jaettiin suorapostituksena kotitalouksille. Muusta markkinoinnista tapahtuman järjestäjä vastaa itse. Miljoona kävijää, kattoremontti ja Taidetehtaan strategian päivittäminen Taidetehtaan pääovien henkilölaskureiden mukaan kävijöitä oli vuoden 2015 aikana 327.770. Luvussa ei ole huomioitu Taidetehtaan muiden sisäänkäyntien kävijämääriä. Kasvua edellisvuoteen nähden 10 %. Kokonaiskävijämäärä ylitti 1.000.000 rajapyykin loppuvuodesta, reilu 3 vuotta Taidetehtaan avaamisen jälkeen. Mittarina on käytetty pääovien henkilölaskureita. Miljoonas kävijä kukitettiin ja palkittiin konserttilipulla ja illalliskortilla. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut järjestivät omissa tiloissaan näyttelyitä, työpajoja ja esityksiä. Taidehallin kävijämäärä oli 23.000 ja piha-alueella kesätapahtuma UrbCult houkutteli 20.000 kävijää. Taidetehtaan pohjoissiiven katto korjattiin. Korjaustyöt vaikuttivat rajoittavasti suurten tapahtumatilojen käyttöön toukokuusta syyskuuhun. Avanti- ja Tehdassalissa tapahtumia toteutettiin pysäyttämällä työmaa tapahtumien ajaksi, muilta osin myynti suljettiin korjaustöiden ajaksi. Hartela korvasi tältä osin kiinteät menot, joskin kate jäi tältä osin saamatta. Taidetehtaan info palveli asiakkaita korjaustöiden takia pihaparakissa kesäelokuun. Taidetehtaan toimistot toimivat väistötiloissa vuoden alusta marraskuuhun asti ja pohjoissiiven muut vuokralaiset vuoden loppuun asti.
Porvoo Event Factoryn ja Taidetehtaan säätiön hallitukset, sivistystoimen ja kaupunkikehityksen johto ja Taidetehtaan henkilökunta kokoontuivat vuoden aikana kaksi kertaa. Taidetehtaan yhteisen strategian päivitystyö käynnistettiin strategiatyöryhmän perustamisella tapaamisten tuloksena. Strategiatyöryhmä aloitti työn syksyllä. Päivitetty versio Taidetehtaan toimijoiden yhteisestä strategiasta valmistuu keväällä 2016. Tavoitteiden ja talouden toteutuminen Hallituksen asettama tavoite, positiivinen liiketulos saavutettiin. Liikevaihto 865 teur, kasvua edellisvuoteen 1,9 %. Kokonaistulot 1,58 meur, sisältäen yhtiön toimintaavustuksen. Tilamyynnille asetetusta haasteellisesta 10 % kasvutavoitteesta toteutui 9 % pohjoissiiven kattoremontista ja katemenetyksestä huolimatta. Tilojen käyttöaste on keskimäärin 54 %. Liikevaihdosta 62 % on tilavuokra- tai muita tuloja ja 38 % alihankkijoiden palvelumyyntiä. Henkilöstökuluja on karsittu 18 % edellisvuoteen nähden. Muut kulut ovat edellisvuoden tasolla. Toiminnallinen tulos on 121 teur ylijäämäinen, tulosparannus edellisvuoteen nähden kolminkertainen ja prosenteissa 206 % (v. 2014 tulos 39 teur ylijäämäinen). Poistojen osuus on 120 teur. Tilikauden liikevoitto on 729 euroa ylijäämäinen, tulosparannus 101 % (v. 2014 tulos 82 teur alijäämäinen). Tilikauden voitto on rahoituserien, Porvoon kaupungille maksetun lainakoron jälkeen, 21.352 euroa alijäämäinen (v. 2014 138 teur alijäämäinen). Ennuste vuodelle 2016 Vuoden 2016 näkymät ovat edellisvuosien kaltaiset, vaikka alan arvioiden mukaan pientä piristystä on kuitenkin näkyvissä. Vuoden 2016 tavoite on saavuttaa liiketoiminnassa taso, joka mahdollistaa toimintaavustuksen asteittaisen pienentämisen ja oman pääoman vahvistamisen vuodesta 2017 alkaen.
Porvoo Event Factory Oy Ab Läntinen Aleksanterinkatu 1 06100 Porvoo Y-tunnus 2386999-9 TULOSLASKELMA Sivu 2.1 Rahayksikkö EURO LIIKEVAIHTO Liiketoiminnan muut tuotot Materiaalit ja palvelut Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ostot tilikauden aikana Varastojen lisäys / vähennys Ulkopuoliset palvelut Henkilöstökulut Palkat ja palkkiot Henkilösivukulut Eläkekulut Muut henkilösivukulut Poistot ja arvonalentumiset Suunnitelman mukaiset poistot Liiketoiminnan muut kulut LIIKEVOITTO (-TAPPIO) Rahoitustuotot ja -kulut Muut korko- ja rahoitustuotot Muilta Korkokulut ja muut rahoituskulut Saman konsernin yrityksille Muille VOITTO (TAPPIO) ENN EN SATUNNAISIA ERIÄ 1.1.2015-31.12.2015 865 378,31 713 932,97-1 405,74-3 810,90-416 482 68-421 699,32-260 87 1,23-43 962,29-12 909,68-317 743,20-120 205 87-120 205,87-718 933,00 729,89 465,20-22 500,00-47 43-22 082,23-21 352,34 1.1.2014-31.12.2014 849 534,07 719 445,22-720,26-9 800,64-42813331 -438 654,21-313 030,70-52 042,21-9 959 29-375 032,20-121 427 51-121 427,51-715 820,76-81 955,39 1 400, 18-57 587,67-15,83-56 203,32-138 158,71 VOITTO (TAPPIO) ENNEN TILINPÄÄTÖS SIIRTOJA JA VEROJA TILIKAUDEN VOITTO (TAPPIO) -21 352,34-2 1 352,34-138 158,7 1-138 158,7 1
Porvoo Event Factory Oy Ab TASE Sivu 3.1 Läntinen Aleksanterinkatu 1 06100 Porvoo Y-tunnus 2386999-9 Rahayksikkö EURO 31.12.2015 31.12.2014 VASTAAVAA PYSYVÄT VASTAAVAT Aineettomat hyödykkeet Muut pitkävaikutteiset menot 598 839,52 698 280,49 598 839,52 698 280,49 Aineelliset hyödykkeet Koneet ja kalusto 62 294,70 65 959160 62 294,70 65 959,60 661 134,22 764 240,09 VAIHTUVAT VASTAAVAT Vaihto-omaisuus Valmiit tuotteet/tavarat 946,60 4 757,50 946,60 4 757,50 Saamiset Lyhytaikaiset Myyntisaamiset 94 667,00 293 532,49 Muut saamiset 31 315,70 7 126,03 Siirtosaamiset 1 983,18 314,76 127 965,88 300 973,28 Rahat ja pankkisaamiset 372 773,97 308 204,50 50 1 686,45 613 935,28 VASTAAVAA YHTEENSÄ 1 162 820,67 1 378 175,37
Porvoo Event Factory Oy Ab TASE Sivu 3.2 Läntinen Aleksanterinkatu 1 06100 Porvoo Y-tunnus 2386999-9 Rahayksikkö EURO 31.12.2015 31.12.2014 VA STATTAVAA OMA PÄÄOMA Osakepääoma Osakepääoma 50 000100 50 000100 50 000,00 50 000,00 Muut rahastot Sijoitetun vapaan oman pääoman rahasto 310 000100 310 000100 310 000,00 310 000,00 Edellisten tilikausien voitto (tappio) -1 141 560,77-1 003 402,06 Tilikauden voitto (tappio) -21 352,34-138 158,71-802913,11-781 560,77 VIERAS PÄÄOMA Pitkäaikainen Pääomalainat 1 800 000100 1 800 000100 1 800 000,00 1 800 000,00 Lyhytaikainen Ostovelat 48 313,23 1 077,88 Velat saman konsernin yrityksille 0,00 232 587,67 Muut velat 73 520,52 82 355, 19 Sii rtovelat 43 900 03 43 715 40 165 733,78 359 736, 14 1 965 733,78 2 159 736, 14 VASTATTAVAA YHTEENSÄ 1 162 820,67 1 378 175,37