SELVITYS HALLINTO- JA 1 (9) SELVITYS HALLINTO- JA Incap Oyj noudattaa toiminnassaan Suomen lakeja, yhtiöjärjestystä sekä julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia määräyksiä ja ohjeita. Incap toimii Helsingin Pörssin (NASDAQ OMX Helsinki Oy) sääntöjen mukaisesti ja soveltaa muun muassa Pörssin sisäpiiriohjetta ja Keskuskauppakamarin Helsinki Takeover Coden suosituksia. Lisäksi yhtiö noudattaa Finanssivalvonnan sääntöjä ja määräyksiä. Incap Oyj noudattaa Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Hallinnointikoodi on julkisesti saatavilla esimerkiksi Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internetsivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi. YHTIÖKOKOUS Incap Oyj:n ylin päättävä elin on yhtiökokous, joka kokoontuu hallituksen kutsumana varsinaiseen yhtiökokoukseen kerran vuodessa. Yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, yleensä huhtikuussa. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään, jos osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään 10 % osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelyä varten. Yhtiökokoukselle kuuluvat tehtävät on määritelty osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä. Tärkeimpiä yhtiökokouksessa päätettäviä asioita ovat tilinpäätöksen hyväksyminen, tuloslaskelman ja taseen vahvistaminen, voitonjaosta päättäminen sekä hallituksen lukumäärän vahvistaminen ja hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien valitseminen. Yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista tiedotetaan osakkeenomistajille kokouskutsussa, joka julkaistaan pörssitiedotteena ja yhtiön kotisivuilla vähintään 21 päivää ennen yhtiökokousta. Samalla ilmoitetaan yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat, hallituksen tai muun toimivaltaisen elimen päätösehdotukset, osakkeenomistajien ja äänioikeuksien kokonaismäärä kokouskutsun päivänä sekä asiat, jotka on mahdollisesti otettu yhtiökokouksen asialistalle, mutta joista päätöstä ei ehdoteta tehtäväksi. Tiedot ovat saatavana yhtiön kotisivuilla (www.incap.fi) ainakin yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Hallitukselle ilmoitetut ehdokkaat hallituksen jäseniksi ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa, mikäli ehdokasta kannattavilla osakkeenomistajilla on vähintään 10 % yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä. Näin toimitaan edellyttäen, että ehdokas on antanut suostumuksensa valintaan ja että yhtiö on saanut tiedon ehdotuksesta niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää yhtiökokouskutsuun. Yhtiökokouskutsun toimittamisen jälkeen vastaavalla tavalla asetetut ehdokkaat julkistetaan erikseen. Hallitukseen ehdotettujen henkilöiden henkilötiedot julkaistaan yhtiön kotisivuilla. Yhtiökokouksen järjestelyissä edistetään käytettävissä olevin kohtuullisin keinoin osakkeenomistajien osallistumista ja omistajaoikeuksien tehokasta käyttöä. Yhtiökokouksessa ovat läsnä toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja sekä mahdollisuuksien mukaan kaikki hallituksen jäsenet. Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevat henkilöt osallistuvat valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, jollei heidän poissaololleen ole painavia syitä. Myös tilintarkastaja on läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
SELVITYS HALLINTO- JA 2 (9) Yhtiökokouksen pöytäkirja äänestystuloksineen sekä yhtiökokouksen päätöksiin liittyvät pöytäkirjan liitteet julkaistaan yhtiön kotisivuilla kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Incap Oyj:n yhtiöjärjestyksessä ei ole lunastuslausekkeita eikä yhtiöllä ole tiedossa osakassopimuksia tai sopimuksia yhtiön osakkeiden luovuttamisen rajoittamisesta. HALLITUS Vuonna 2011 varsinainen yhtiökokous pidettiin 13. huhtikuuta Helsingissä. Yhtiökokoukseen osallistui yhteensä 15 osakkeenomistajaa, joiden osuus yhtiön osakkeista ja äänivallasta oli yhteensä 41 prosenttia. Incap Oyj:n hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Vuosittain pidettävä varsinainen yhtiökokous päättää hallituksen jäsenten määrästä ja valitsee jäsenet. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksessa on neljästä seitsemään varsinaista jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on vuosi ja se alkaa valinnan tehneestä yhtiökokouksesta ja päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallituksen jäsenet voidaan valita uudelleen. Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Hallituksen jäsenten lukumäärää ja hallituksen kokoonpanoa päätettäessä otetaan huomioon yhtiön toiminnan tarpeet ja yhtiön kehitysvaihe tavoitteena mahdollistaa hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen. Hallituksen jäseneksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Hallituksessa on molempia sukupuolia. Hallituksen jäseniä valittaessa otetaan huomioon, että hallituksen jäsenten enemmistön tulee olla riippumattomia yhtiöstä. Lisäksi vähintään kahden tähän enemmistöön kuuluvista jäsenistä on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuuden ja ilmoittaa, ketkä heistä ovat riippumattomia yhtiöstä ja ketkä riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista. Hallituksen jäsenen pätevyyden ja riippumattomuuden arviointia varten hallituksen jäsenen tulee antaa hallitukselle riittävät tiedot ja ilmoittaa myös tiedoissa tapahtuvista muutoksista. Hallituksen uudet jäsenet perehdytetään yhtiön toimintaan. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että hallituksen jäsenet saavat jatkuvasti käyttöönsä riittävät tiedot yhtiön toiminnasta. Incap Oyj:n hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa. Hallituksen tärkeimmät tehtävät: - päättää konsernin strategiset tavoitteet - päättää konsernirakenteesta ja -organisaatiosta - käsitellä ja hyväksyä osavuosikatsaukset, konsernitilinpäätös ja toimintakertomus - vahvistaa konsernin toimintasuunnitelma, budjetti ja investointisuunnitelma - päättää yritys- ja liiketoimintaostoista sekä myynneistä ja muista yritysjärjestelyistä - päättää strategisesti ja taloudellisesti merkittävistä yksittäisistä investoinneista ja vastuusitoumuksista konsernin hyväksymissääntöjen mukaisesti - hyväksyä rahoitussopimukset sekä tavanomaista suuremmat sopimusriskit - vahvistaa konsernin riskienhallinta- ja raportointimenettely - hyväksyä konsernin rahoituspolitiikka - vahvistaa johtoryhmän työ- ja palkkaehtojen raamit
SELVITYS HALLINTO- JA 3 (9) - päättää konsernin tulospalkkiomallista - nimittää toimitusjohtaja ja päättää hänen palkkauksestaan - varmistaa yhtiön johtamisjärjestelmän toiminta. Hallitus huolehtii siitä, että yhtiössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan valvonnan toimivuutta. Lisäksi hallitus huolehtii siitä, että yhtiölle on määritelty sen toiminnassa noudatettavat arvot ja eettiset periaatteet. Hallitus on laatinut toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa kuvataan hallituksen keskeiset tehtävät, toimintaperiaatteet ja päätöksentekomenettely. Hallitus kokoontuu tarpeen mukaan ja se on päätösvaltainen, kun yli puolet hallituksen jäsenistä on paikalla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä ja äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Hallitus laatii itselleen toimintasuunnitelman ja vuosikellon varsinaisten yhtiökokousten väliselle ajalle. Suunnitelma sisältää muun muassa kokousaikataulun sekä kussakin kokouksessa käsiteltävät vakioaiheet. Hallituksen kokousten lukumäärä tilikaudella sekä jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin kirjataan hallituksen toimintakertomukseen. Hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan kerran vuodessa sisäisellä itsearviointimenettelyllä. Lisäksi hallitus arvioi toimikautensa alkaessa, miten edellisen kauden toimintasuunnitelma on toteutunut ja millaisia odotuksia yhtiön sidosryhmillä on hallituksen toimintaan nähden. Hallituksen jäsenten henkilö- ja omistustiedot sekä hallituksen palkkiot ja muut taloudelliset etuudet tilikaudelta julkaistaan vuosikertomuksessa ja yhtiön kotisivuilla. Incap-konsernissa ei ole hallintoneuvostoa eikä hallitus ole perustanut valiokuntia. Tarkastusvaliokunnalle kuuluvat tehtävät hoitaa hallitus vahvistamansa työjärjestyksen mukaisesti. Hallitus muun muassa - seuraa sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan tehokkuutta - seuraa ja valvoo tilinpäätösraportoinnin ja muun taloudellisen raportoinnin prosessia - seuraa konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta - arvioi tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta - valmistelee tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen yhtiökokoukselle Vuoden 2011 varsinainen yhtiökokous päätti, että hallitukseen valitaan viisi jäsentä. Hallituksen jäseniksi valittiin uudelleen Raimo Helasmäki, Kari Häyrinen, Kalevi Laurila, Susanna Miekk-oja ja Lassi Noponen. Järjestäytymiskokouksessaan hallitus valitsi keskuudestaan puheenjohtajaksi Kalevi Laurilan ja varapuheenjohtajaksi Susanna Miekk-ojan.
SELVITYS HALLINTO- JA 4 (9) Kalevi Laurila Insinööri, Executive MBA, s. 1947 Yhtiöstä riippumaton hallituksen jäsen Susanna Miekk-oja Filosofian maisteri, s. 1950 Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen Raimo Helasmäki Diplomi-insinööri, s. 1963 Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen Kari Häyrinen Diplomi-insinööri, MBA, s. 1959 Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen Lassi Noponen Oikeustieteen kandidaatti, MBA, s. 1963 Yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä omistajista riippumaton hallituksen jäsen Hallituksen sihteerinä on toiminut varatuomari Jari Pirinen 13.4.2011 saakka, jonka jälkeen sihteerinä on toiminut varatuomari Anu Kaskinen. Hallitus kokoontui vuonna 2011 yhteensä 20 kertaa ja hallituksen jäsenten keskimääräinen osallistumisprosentti oli 84. Vuoden 2011 varsinainen yhtiökokous vahvisti hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkioksi 48 000 euroa, varapuheenjohtajan vuosipalkkioksi 36 000 euroa ja hallituksen jäsenen vuosipalkkioksi 24 000 euroa. Kokouspalkkion suuruus on 200 euroa kokoukselta. Puhelinkokouksista ei makseta kokouspalkkiota. Hallituksen jäsenille vuonna 2011 maksetut palkat ja palkkiot olivat yhteensä 156 000 euroa. Hallituksen jäsenille ei maksettu konsultointipalkkioita eikä kukaan hallituksen jäsenistä kuulu yhtiön osakeperusteisen palkitsemisjärjestelmän piiriin. TOIMITUSJOHTAJA Yhtiön operatiivista toimintaa johtaa toimitusjohtaja osakeyhtiölain, muun sovellettavan lainsäädännön sekä hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja informoi hallitusta yhtiön liiketoiminnan ja taloudellisen tilanteen kehityksestä sekä huolehtii yhtiön toiminnan ja kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Hallitus nimittää toimitusjohtajan ja päättää tämän palkka- ja muista eduista. Toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot on määritelty hallituksen hyväksymässä kirjallisessa toimitusjohtajasopimuksessa. Hallituksen puheenjohtaja on toimitusjohtajan esimies. Toimitusjohtaja osallistuu hallituksen kokouksiin esittelijänä, mutta hän ei ole hallituksen jäsen.
SELVITYS HALLINTO- JA 5 (9) Toimitusjohtajan henkilö- ja omistustiedot julkaistaan vuosikertomuksessa ja yhtiön kotisivuilla samassa laajuudessa kuin hallituksen jäsenten vastaavat tiedot. Lisäksi julkaistaan toimitusjohtajan sopimuksen mukaiset palkat ja muut taloudelliset etuudet, palkkioksi saadut osakkeet ja osakeperusteiset oikeudet, eläkeikä ja eläkkeen määräytymisperusteet, irtisanomisaika sekä irtisanomisajan palkkaa sekä muita mahdollisia irtisanomisen perusteella saatavia korvauksia koskevat ehdot. Incap-konsernin toimitusjohtajana toimi vuonna 2011 insinööri Sami Mykkänen, joka on syntynyt vuonna 1973. Hänelle maksettiin vuonna 2011 palkkaa ja palkkioita 258 365 euroa. Sami Mykkänen omisti tilikauden 2011 päättyessä 208 000 kpl Incapin osakkeita ja 100 000 kpl optioita 2009A sekä 100 000 kpl optioita 2009B. Toimitusjohtajan eläkeikä määräytyy työeläkelain mukaan. Toimitusjohtajan irtisanomisaika on kuusi kuukautta ja yhtiön irtisanoessa palvelussuhteen hänelle maksetaan irtisanomisajan palkka. MUU JOHTO Incap-konsernin johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa operatiivisen toiminnan johtamisessa ja osallistuu hallituksessa käsiteltävien asioiden valmisteluun. Johtoryhmään kuuluvat toimitusjohtajan lisäksi yhtiön eri toiminnoista vastaavat johtajat. Johtoryhmän jäsenet nimittää toimitusjohtaja, joka myös päättää johtoryhmän jäsenten työ- ja palkkaehdoista yksi yli yhden - periaatteella. Johtoryhmä kokoontuu toimitusjohtajan johdolla säännöllisesti, hallituksen yleislinjauksen mukaisesti. Johtoryhmän kokoonpano ja tehtävät sekä jäsenten vastuualueet ja henkilö- ja omistustiedot julkaistaan vuosikertomuksessa ja yhtiön kotisivuilla. Vuonna 2011 johtoryhmälle maksettiin palkkaa ja muita lyhytaikaisia työsuhdeetuuksia yhteensä 795 813 euroa. PALKITSEMINEN Hallituksen jäsenten palkkiot ja muut taloudelliset etuudet samoin kuin toimitusjohtajan ja johtoryhmän omistamien osakkeiden ja optio-oikeuksien yhteismäärä julkaistaan vuosikertomuksessa ja yhtiön kotisivuilla. Toimitusjohtajalle ja muulle johdolle suunnatun palkitsemisjärjestelmän periaatteet päättää hallitus ja ne selostetaan vuosikertomuksessa ja yhtiön kotisivuilla. Tilikauden 2011 päättyessä hallituksen jäsenten ja heidän määräysvaltayhteisöjensä sekä toimitusjohtajan ja johtoryhmän omistamien osakkeiden yhteismäärä on 3 402 760 ja optioiden 341 000 kappaletta. Tilikaudella 2011 Incap-konsernin toimitusjohtajalle ja johdolle maksetuista palkoista ja palkkioista kiinteän palkan osuus oli 95 %.
SELVITYS HALLINTO- JA 6 (9) Vuonna 2009 perustetusta optio-ohjelmasta on jaettu toimitusjohtajalle 100 000 kappaletta A-optioita ja 100 000 kappaletta B-optioita sekä konsernin johtoryhmän jäsenille yhteensä 141 000 kappaletta C-optioita. RISKIENHALLINTA Incap Oyj:n riskienhallinnan tavoitteena on havainnoida ja analysoida tekijöitä, jotka vaikuttavat negatiivisesti yrityksen tavoitteiden saavuttamiseen pitkällä ja lyhyellä tähtäimellä sekä ryhtyä toimenpiteisiin riskien minimoimiseksi ja lykkäämiseksi tai poistamiseksi kokonaan. Riskienhallinta on osa yhtiön valvontajärjestelmää. Yhtiön riskienhallinnan periaatteet on määritelty kirjallisesti ja liiketoiminnan riskien seuranta on osa johtoryhmän ja hallituksen normaalia työskentelyä. Riskienhallinnan keskeisiä asioita ovat valvonnan ja toimenpiteiden kattavuus, systemaattisuus, oleellisuus, jatkuvuus, asiantuntevuus, jäljitettävyys ja dokumentointi. Liiketoimintaan liittyviä merkittäviä lähiajan riskejä ja epävarmuustekijöitä kuvataan osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöstiedotteissa. Lisäksi hallituksen toimintakertomuksessa arvioidaan merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä. SISÄINEN VALVONTA JA TARKASTUS Incapin hallitus vastaa sisäisen valvonnan toimintaperiaatteiden määrittelystä ja sisäisen valvonnan seurannasta. Incapin sisäistä valvontaa toteuttavat eri tasoilla hallitus, johto ja Incapin henkilöstö. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa johdon varmuus siitä, että - toiminnot ovat tehokkaita, toimivia ja strategian mukaisia - taloudellinen raportointi ja johdolle annettavat tiedot ovat luotettavia, täydellisiä ja ajantasaisia - yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta - yhtiössä toimitaan määriteltyjen sisäisten toimintaohjeiden mukaisesti - konserni noudattaa sovellettavia lakeja ja määräyksiä Toimitusjohtaja sekä liiketoimintayksiköiden ja konsernitoimintojen johtajat vastaavat riittävien valvontatoimien sekä määräysten noudattamista koskevan koulutuksen järjestämisestä yksiköissään. Lisäksi he vastaavat siitä, että heidän omien vastuualueidensa kirjanpito ja hallinto ovat lain, konsernin toimintaperiaatteiden ja Incap Oyj:n hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisia. Incapin sisäinen valvonta koostuu hallitus- ja johtoryhmätason toiminnoista sekä erilaisista talousja laskentatoiminnoista. Organisaation kaikille tasoille on määritetty valvontatoimia, joilla varmistetaan, että kaikkia sovellettavia lakeja, määräyksiä, sisäisiä toimintaohjeita ja eettisiä arvoja noudatetaan. Valvontatoimilla tarkoitetaan toimintaohjeita ja menettelytapoja, joilla varmistetaan johdon ohjeiden toteutuminen. Näitä valvontatoimia ovat muun muassa hyväksynnät, valtuutukset, tarkastukset, täsmäytykset, suoritusten seuranta, omaisuuden suojaaminen ja tehtävien eriyttäminen.
SELVITYS HALLINTO- JA 7 (9) Omaa toimintaa seurataan yhtiössä jatkuvasti myös erillisten arviointien, kuten sisäisten tarkastusten ja tilintarkastusten, asiakkaiden suorittamien toimittaja-auditointien sekä laatujärjestelmään liittyvien ulkoisten ja sisäisten auditointien avulla. Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta toteutetaan konsernin Suomessa toimivan talousosaston toimesta. Konsernin talous- ja controller-toiminnot seuraavat taloudellisen raportoinnin prosessien ja valvonnan noudattamista. Talous- ja controller-toiminnot seuraavat myös ulkoisen ja sisäisen talousraportoinnin oikeellisuutta. Konsernin ulkoisen ja sisäisen raportoinnin lisäksi talousosaston tehtäviin kuuluu myös rahoitus, valuuttariskeiltä suojautuminen ja siirtohinnoittelu. Taloudellisen raportoinnin tavoitteena on tuottaa oikea-aikaista ja olennaista tietoa päätöksentekoa varten. Yhtiön raportointi perustuu IFRS-standardeihin. Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin taloushallintoon. Standardien pohjalta on luotu konsernin yhteiset kirjausperiaatteet sekä raportointi- ja laskentastandardit. Osana talousosastoa toimiva Controlling-toiminto ohjeistaa koko organisaatiolle kuukausiraportoinnin yleisperiaatteet sekä vastaa budjetointiin ja ennustamiseen liittyvistä raportoinnin erityisohjeista. Konsernin talousosasto jakaa sisäisesti tietoa taloudelliseen raportointiin liittyvistä prosesseista ja käytännöistä. Taloushallinto myös järjestää tarpeen mukaan kohdennettua koulutusta muulle organisaatiolle taloudelliseen raportointiin liittyvistä käytännöistä ja niiden muutoksista. Konsernin talousosasto hoitaa myös suomalaisen emoyhtiön kirjanpidon ja raportoinnin. Viron tytäryhtiön ulkoinen laskenta ja raportointi hoidetaan paikallisen talousosaston toimesta, mutta sisäinen laskenta hoidetaan konsernin talousosastolla. Intian yhtiön sisäinen ja ulkoinen laskenta hoidetaan paikallisella talousosastolla. Tytäryhtiöt raportoivat kuukausittain toteutuneet luvut konsernin raportointijärjestelmään. Konsolidoitu tilinpäätös laaditaan valitun konsolidointi- ja raportointityökalun avulla. Konsernin talousosasto laatii toteuma- ja ennusteraportit osaksi kuukausittaista hallituksen kokousaineistoa. Konsernin toiminnan laajuus huomioiden sillä ei ole erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota. Sisäinen tarkastus on järjestetty siten, että tarkastuspalvelu ostetaan konsernin hallituksen valitsemalta ulkopuoliselta riippumattomalta, ammattitaitoiselta ja riittävästi resurssoidulta palvelun tarjoajalta, joka on pääsääntöisesti KHT-yhteisö. Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma otetaan myös huomioon vuosittaisen tilintarkastussuunnitelman sisällössä. Sisäinen tarkastus raportoi suoraan hallitukselle ja ylimmälle johdolle. Hallitus vastaa siitä, että sisäinen tarkastus on tarkoituksenmukainen ja voi toimia riippumattomasti. Talousjohtaja toimii sisäisen tarkastuksen koordinaattorina. Sisäinen tarkastus toimii Incap-konsernin hallituksen hyväksymän toimintaohjeen ja toimintasuunnitelman mukaan. Tarkastuksen suunnittelu perustuu vuosittaiseen toimintasuunnitelmaan, jossa määritellään tarkastuskohteet ja tarkastusresurssit. Sisäinen tarkastus valvoo kaikkia Incap-konsernin yksiköitä ja toimintoja. Tarkastus kohdistuu ensisijaisesti niihin toimintoihin, jotka ovat yhtiön toiminnan luotettavuuden kannalta keskeisiä.
SELVITYS HALLINTO- JA 8 (9) Yhtiön sisäinen tarkastus tarkastaa ja arvioi Incap-konsernin sisäisen valvonnan järjestelmiä ja riskienhallintatoimintojen lainmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta, resurssien tehokasta ja taloudellista käyttöä sekä johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta. Ulkopuolisen palveluntarjoajan suorittama sisäinen tarkastus toteutettiin suunnitelman mukaisesti Intiassa keväällä 2011. SISÄPIIRIASIAT Incap-konsernin sisäpiiriohjeet noudattavat NASDAQ OMX Helsinki Oy:n 9.10.2009 voimaan tulleita ohjeita ja ne on julkaistu yhtiön kotisivuilla. Sisäpiiriohjeet on jaettu kaikille sisäpiiriläisille, ja ohjeiden noudattamista seurataan muun muassa tarkistamalla sisäpiiriläisten tiedot ja kaupankäynti kerran vuodessa. Yhtiön sisäpiiriohjeiden mukaan pysyvään sisäpiiriin kuuluvat henkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla tai niihin rinnastettavilla arvopapereilla 14 päivää ennen osavuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamista. Sopiva kaupankäynnin ajankohta on 28 päivän kuluessa osavuosikatsauksen ja tilinpäätöstiedotteen julkistamisesta kuitenkin edellyttäen, ettei pysyvään sisäpiiriin kuuluvalla henkilöllä ole tuona ajankohtana hallussaan jotakin muuta sisäpiiritietoa. Hallituksen ja johtoryhmän jäsenten sekä hallituksen sihteerin tulee aina tarkistaa oman kaupankäyntinsä sopivuus sisäpiirivastaavalta ennen toimeksiantojen tekemistä. Tilapäiseen sisäpiiriin kuuluvat eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla sinä aikana, kun he kuuluvat hankkeen sisäpiiriin. Konsernin pysyvään sisäpiiriin kuuluvista henkilöistä pidetään rekisteriä Euroclear Finland Oy:ssä. Rekisteri on jaettu julkiseen ja ei-julkiseen rekisteriin. Julkiseen rekisteriin kuuluvat hallituksen jäsenet, tilintarkastaja ja varatilintarkastaja, toimitusjohtaja sekä johtoryhmä. Ei-julkisessa rekisterissä ovat hallituksen sihteeri sekä sellaiset Incapin työntekijät, jotka saavat säännöllisesti tehtäviensä yhteydessä sisäpiiritietoa ja jotka toimitusjohtaja on määritellyt sisäpiiriin kuuluviksi. Hankekohtaisista sisäpiiriläisistä pidetään rekisteriä konsernihallinnossa. TILINTARKASTUS Tilintarkastuksen ensisijaisena tehtävänä on vahvistaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Lisäksi tilintarkastaja tarkastaa yhtiön hallinnon lainmukaisuutta. Tilintarkastaja valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallituksen tai osakkeenomistajien, joilla on vähintään 10 % yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, tekemä ehdotus tilintarkastajaksi ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa edellyttäen, että ehdokas on antanut suostumuksensa valintaan ja että yhtiö on saanut tiedon ehdotuksesta niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää yhtiökokouskutsuun. Jos tilintarkastajaehdokas ei ole hallituksen tiedossa yhtiökokouskutsua toimitettaessa, vastaavalla tavalla asetettu ehdokas julkistetaan erikseen.
SELVITYS HALLINTO- JA 9 (9) Tilintarkastajan palkkiot sekä mahdolliset palkkiot tilintarkastukseen liittymättömistä palveluista tilikaudelta ilmoitetaan vuosikertomuksessa ja yhtiön kotisivuilla. Vuoden 2011 yhtiökokous valitsi tilintarkastajaksi edelleen tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy:n. Tilintarkastajalle maksettiin vuonna 2011 palkkioita tilintarkastuksesta 17 170 euroa, veroneuvonnasta 1 515 ja muista palveluista 10 045 euroa. TIEDOTTAMINEN Incap antaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen julkaisun yhteydessä erillisen selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä. Hallinnointisuosituksen mukaisista seikoista annetaan tietoa yhtiön kotisivuilla (www.incap.fi) suomeksi ja englanniksi. Incapin sijoittajaviestinnän tavoitteena on tukea osakkeen oikeaa hinnanmuodostusta tuottamalla täsmällistä ja ajan tasalla olevaa tietoa yhtiön liiketoiminnasta ja taloudellisesta kehityksestä. Avoimella, oikea-aikaisella ja monipuolisella tiedottamisella varmistetaan, että kaikki markkinaosapuolet saavat saman ja riittävän informaation voidakseen arvioida yhtiötä sijoituskohteena. Helsingissä INCAP OYJ Hallitus