SUOMEN WASHINGTONIN SUURLÄHETYSTÖN VALMIUSSUUNNITELMA

SUOMEN WASHINGTONIN SUURLÄHETYSTÖN VALMIUSSUUNNITELMA Voimassaoloaika Kohderyhmä Toimialue 1.9.2011 alkaen Suomen kansalaiset ja Suomessa pysyvästi asuvat ulkomaalaiset suurlähetystön toimialueella Washington D.C., Virginia ja Maryland

2 Suomen suurlähetystö Washington 3301 Massachusetts Avenue, N.W. Washington DC, 20008 Puh. +1-202 298 5800 Fax. +1-202 298 6030 Sähköposti: sanomat.was@formin.fi www.finland.org 1. Johdanto 2. Valmiusasteet 2.1 Perusvalmius 2.2 Tehostettu valmius 2.3 Evakuointi 3. Yhteydenpito suurlähetystöön 3.1 Henkilötietojen ilmoittaminen kriisin varalta 3.2 Henkilötiedustelut ja katoamisilmoitukset kriisin aikana 4. Toimintaohjeet poikkeustilanteissa 4.1. Turvallisuusuhkat Washingtonin suurlähetystön toimialueella 4.2. Toimenpidesuosituksia ulkomailla oleskeleville suomalaisille 5. Yhteystiedot Liite 1 Liite 2 Liite 3 Suomen kunniakonsulit Henkilötietojen rekisterilomake - aikuinen Henkilötietojen rekisterilomake - alaikäinen Valmiussuunnitelmassa mainitut poikkeusolot ja erityistilanteet ovat mahdollisia mutta samalla melko epätodennäköisiä. Tämän valmiussuunnitelman jakaminen ei merkitse poikkeusoloja tai erityistilannetta.

1. Johdanto 3 Onnettomuus- ja kriisitilanteet syntyvät tavallisesti yllättäen eikä niiden kehittymistä ole useinkaan mahdollista ennustaa. Jokaista onnettomuus- ja kriisitilannetta varten ei ole mahdollista antaa yksityiskohtaisia toimintaohjeita. Jokainen voi parantaa omia mahdollisuuksiaan selviytyä kriisistä huolehtimalla omasta perusvalmiudestaan. Perusvalmiuden kulmakivi on tämän valmiussuunnitelman sisäistäminen. Valmiussuunnitelman kohderyhmiä ovat a) Suomen kansalaiset ja b) Suomessa vakituisesti asuvat ulkomaalaiset, jotka oleskelevat suurlähetystön toimialueella (jatkossa "suomalaiset"). Kriisitilanteeksi voidaan lukea esimerkiksi tapaukset, joissa on huomattava suomalaisten turvallisuutta ulkomailla uhkaava vaara: suuronnettomuus, luonnonmullistus, ympäristöonnettomuus, poliittiset levottomuudet, sisäiset väestöryhmien väliset yhteenotot, terrorismi tai sotatila. Kriisitilanne voi kehittyä hitaasti tai syntyä hyvinkin nopeasti. Konsulipalvelulaki (498/1999) määrää kriisitilanteissa annettavista palveluista henkilökohtaisen turvallisuuden suojelemiseksi, kansalaisten evakuoimiseksi ja kotiuttamiseksi. Konsulipalvelulaissa säädetään myös kriisitilanteeseen liittyvästä tiedottamisesta sekä yhteydenpidosta. Euroopan unionilla on lisäksi ohjeet (10190/06 REV 2) EU:n kansalaisten suojelemiseksi kolmansissa maissa. Suomen suurlähetystö on konsulipalvelulain mukaan velvoitettu avustamaan suomalaisia ulkomailla ilmenevissä kriisitilanteissa. Avustustilanteita tulee arvioida myös siitä lähtökohdasta, mitkä ovat Suomen suurlähetystöjen tosiasialliset mahdollisuudet avustamiseen. Suurlähetystön avustamistoimenpiteet käsittävät ennen kaikkea asiakkaan hengen ja terveyden suojaamisen. Omaisuuden suojaaminen ei kuulu suurlähetystön tehtäviin. Suurlähetystö voi myös avustaa evakuoinnin järjestämisessä kriisialueelta lähimmälle turvalliselle alueelle tai kotimaahan, jos henkilökohtaisen turvallisuuden suojaaminen sitä edellyttää. Kansalaisen osallistuminen evakuointiin on vapaaehtoista. Evakuoinnista aiheutuvista kustannuksista vastaa jokainen evakuoitava itse. Kustannukset voidaan jälkikäteen periä takaisin evakuoidulta itseltään tai hänen työnantajaltaan. Suurlähetystön velvollisuutena on edelleen avustaa yhteydenpidossa ja tiedon välityksessä kriisitilanteen aikana. Valmiussuunnitelma on jaettu kolmeen valmiusasteeseen: perusvalmius, tehostettu valmius ja evakuointi. Ohjeet ovat yleisluontoisia ja osallistuminen suunnitelmaan ja sen toteuttamiseen on vapaaehtoista. Suunnitelmaan on liitetty suurlähetystön, pääkonsulaattien ja kunniakonsulaattien yhteystiedot, tärkeät hälytysnumerot sekä toimintaohjeita tietyissä poikkeusoloissa ja erityistilanteissa. Suurlähetystö korostaa, että poikkeusoloihin ja erityistilanteisiin on syytä varustautua ja varautua omaaloitteisesti. Viime kädessä jokainen vastaa itsestään ja päättää omista toimenpiteistään. Washington D.C. 1.9.2011 Ministeri Suurlähetystön valmiusvastaava Anne Vasara

4 2. Valmiusasteet 2.1 Perusvalmius Mahdollisten kriisitilanteiden varalta on valmistauduttava ennalta. Varmista, että yhteystietosi ovat ajan tasalla ja suurlähetystön tiedossa, katso ohje henkilötietojen rekisteröimisestä kohdasta 3.1. Varustautumisen määrä riippuu olosuhteista. Jokainen voi parantaa omia mahdollisuuksiaan selviytyä onnettomuus- ja kriisitilanteista huolehtimalla siitä, että seuraavat asiat ovat kunnossa. Pidä lähelläsi: HENKILÖKOHTAISET TAVARAT (rastita kun asia on kunnossa) 1. Ajokortti 2. Passi 3. Rokotustodistus 4. Omat lääkkeet 5. Matkapuhelin ja laturi Hanki ja pidä kunnossa: VARMUUSVARASTO 1. lääkkeet ja ensiapuvälineitä 2. juomavettä astioihin 3. hyvin säilyviä elintarvikkeita muutamaksi päiväksi 4. retkikeitin ja siihen sopivaa polttoainetta, tulentekovälineitä 5. camping-välineistö, kartta ja kompassi 6. taskulamppu paristoineen, kynttilöitä 7. matkaradio paristoineen 8. valuuttaa, myös pieninä seteleinä 9. työkaluja Pidä kotona aina valmiina pikaista poistumista varten (esim. tulipalo) jokaiselle perheenjäsenelle: PAKATTU REPPU TAI KASSI 1. vaatekerta (alusvaatteet, verryttelypuku, tuulipuku tms.) 2. jalkineet 3. huopa tms. 4. juomavettä 5. wc-paperia, nenäliinoja tms. 6. tulitikut 7. taskulamppu ja paristo 8. välttämättömät lääkkeet 9. peseytymisvälineet

5 Pidä ajoneuvosi kunnossa ja huolehdi, että; AJONEUVO 1. polttoainetta on riittävästi (varakanisteri) 2. vararengas on kunnossa 3. ajoneuvon asiakirjat ovat kunnossa 4. ajoneuvossa on alueen kartta 5. ajoneuvossa on ensiapuvälinelaukku 6. ajoneuvossa on juomavettä Huolehdi asuntosi turvallisuusjärjestelyistä: ASUNTO 1. tarkista aidat, kalteroinnit, lukitukset, valaistus 2. vartiointi 3. tunne naapurisi ja henkilökuntasi 4. sammutus- ja raivausvälineet Tutustu ennakkoon alueesi pelastusviranomaisten oppaisiin ja osavaltiosi viranomaisten valmiussuunnitelmiin, joista löytyy lisää hyviä neuvoja poikkeustilanteiden varalle. Hyödyllistä tietoa löydät esimerkiksi seuraavilta internet-sivuilta: Homeland Security and Emergency Management Agency: http://www.dcema.dc.gov The Federal Emergency Management Agency: http://www.fema.gov U.S. Fire Administration: http://www.usfa.dhs.gov American Red Cross: http://www.redcross.org Citizen Corps: http://www.citizencorps.gov U.S. Government avian and pandemic flu information: http://www.pandemicflu.gov Emergency Information Center For the D.C. http://emergencycenter.dc.gov/eic/site/default.asp National Hurricane Center http://www.nhc.noaa.gov http://www.makeaplan.org/ http://www.ready.gov

6 2.2 Tehostettu valmius Mikäli turvallisuustilanne suurlähetystön toimialueella huononee tai sen oletetaan huononevan olennaisesti, suurlähetystö ilmoittaa mahdollisuuksiensa mukaan kriisialueella asuville suomalaisille tehostetun valmiuden voimaansaattamisesta. Noudata silloin seuraavia toimenpiteitä: rajoita liikkumistasi kodin ja työpaikan ulkopuolella seuraa kotonasi tiedotusvälineitä, erityisesti radiota ja noudata maan viranomaisten tai suurlähetystön antamia ohjeita täydennä varmuusvarastoasi; varmista erityisesti, että juomavettä on riittävästi varaa vettä esim. kylpyammeeseen peseytymistä varten siirrä omaisuuttasi suojaan ja tarkista asuntosi turvallisuusjärjestelyjen toimivuus mikäli mahdollista, lähetä perheenjäsenesi pois kriisialueelta poistu itse kriisialueelta, mikäli läsnäolosi ei työtehtäviesi vuoksi ole välttämätöntä ilmoita kriisialueelta poistumisestasi ja muista mahdollisista matkoistasi suurlähetystöön tarkista missä on mahdollisesti lähin suojapaikka tai vastaava suojaviranomainen Ulkoasiainministeriö saattaa myös antaa suosituksen poistua kriisialueelta ja/tai matkustussuosituksen olla matkustamatta tietyille alueille tai maihin. Koska kyseessä on suositus, vastuu poistumisesta on henkilökohtainen. 2.3 Evakuointi Mikäli turvallisuustilanne suurlähetystön toimialueella edelleen huononee tai sen odotetaan huononevan, joudutaan harkitsemaan suomalaisten evakuointia. Osallistuminen evakuointiin on vapaaehtoista. Evakuointi voidaan toteuttaa vain, jos kuljetukset ovat teknisesti mahdollisia ja liikkuminen ei olennaisesti lisää riskejä paikallaan pysymiseen verrattuna. Suurlähetystö tiedottaa evakuointijärjestelyistä ja kokoontumispaikoista verkkosivuillaan (http://www.finland.org), paikallisten viranomaisten välityksellä, kunniakonsulien kautta sekä lehdistötiedotteilla. Suurlähetystö pyrkii järjestämään evakuoinnin lähimmälle turvalliselle alueelle toimialueensa sisällä. Mikäli kriisin oletetaan pitkittyvän, suurlähetystö harkitsee evakuoinnin järjestämistä Suomeen. Evakuoinnin tavoitteena on henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, jolloin omaisuutta ei voida ottaa mukaan kovinkaan suurta määrää. Kukin evakuoitava henkilö vastaa itse omaisuutensa hoidon järjestämisestä. Omaisuus on syytä pyrkiä järjestämään vartioituun ja lukittuun paikkaan ja laatia tarkka luettelo jäävistä tavaroista ja niiden arvosta evakuointihetkellä. Evakuoinnista aiheutuvista kustannuksista vastaa jokainen evakuoitava itse. Kustannukset voidaan jälkikäteen periä takaisin evakuoidulta itseltään tai hänen työnantajaltaan.

3. Yhteydenpito suurlähetystöön 7 Suomen suurlähetystö on velvoitettu avustamaan suomalaisia ulkomailla ilmenevissä kriisitilanteissa. Suurlähetystö pystyy nopeuttamaan avustustoimia, mikäli sillä on toimialueellaan asuvien ja sille matkustavien suomalaisten ajan tasalla olevat yhteystiedot. 3.1 Henkilötietojen ilmoittaminen kriisin varalta Henkilötietojen ilmoittaminen käy kätevimmin sille varatun lomakkeen avulla. Lomake löytyy internetistä osoitteesta: http://formin.finland.fi/ palvelut lomakkeet henkilötietojen rekisteröimislomake. Henkilötietojen rekisteröimislomake on myös tämän valmiussuunnitelman mukana: liitteet 1 ja 2. Lomakkeen voi lähettää suurlähetystöön joko postitse (3301 Massachusetts Ave., NW, Washington DC, 20008) tai sähköpostitse (passi.was@formin.fi) Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti tietosuojasäännösten ja konsulipalvelulain mukaisesti. Ilmoitathan yhteystietosi asuinpaikkasi perusteella alueesi edustustoon. Alla Washington DC:n suurlähetystön, Los Angelesin sekä New Yorkin pääkonsulaattien toimialuejako: Toimialueet: Los Angelesin pääkonsulaatti AK, AZ, CA, CO, HI, ID, NM, NV, MT, OR, UT, WA, WY New Yorkin pääkonsulaatti AL, AR, CT, DE, FL, GA, IL, IN, IA, KS, KY, LA, ME, MA, MI, MN, MS, MO, NC, ND, NE, NH, NJ, NY, OH, OK, PA, PR, RI, SC, SD, TN, TX, VT, WV, WI Washington DC:n suurlähetystö Washington D.C., MD, VA

8 3.2 Henkilötiedustelut ja katoamisilmoitukset kriisin aikana Vakavassa kriisitilanteessa ulkoministeriö avaa puhelinpäivystyksen, johon omaiset voivat ilmoittaa kriisialueella kateissa olevia lähiomaisiaan tai tehdä henkilötiedustelun. Ilmoituksen voi tehdä myös www-lomakkeella ministeriön verkkosivuilla http://formin.finland.fi. Puhelinpäivystyksestä ja www-lomakkeesta ja muista mahdollisista hätänumeroista tiedotetaan ministeriön ja suurlähetystön kotisivuilla http://www.finland.org. Omaiset voivat ilmoittaa kriisialueella kateissa olevia lähiomaisiaan myös suurlähetystöön sähköpostitse (sanomat.was@formin.fi) tai puhelimitse +1-202-298 5800. Suurlähetystö ilmoittaa varsinaisen kriisipuhelinnumeron käyttöönotosta kotisivuillaan. Onnettomuus- ja kriisitilanteiden yhteydessä puhelinlinjat saattavat ylikuormittua, mikä voi vaikeuttaa yhteydenottoa. 4. Toimintaohjeet poikkeustilanteissa 4.1. Turvallisuusuhkat Washingtonin suurlähetystön toimialueella Washingtonin suurlähetystön toimialueella uhkaavimmat turvallisuusriskit liittyvät luonnonkatastrofeihin, laajamittaisiin onnettomuuksiin ja terrorismin uhkaan. Suurimmat henkilökohtaiset riskit ovat rikollisuus ja liikenne. Tieto poikkeustilanteesta voi tulla väestöhälyttimien, television, radion tai internetin kautta. Turhaa liikkumista tapahtumapaikalla on syytä välttää. Pääkaupunkiseutu on hirmumyrskyalueen reunamilla, ja myrskyn tai hirmumyrskyn iskeminen alueelle on mahdollista. Ns. hurrikaanikaudella on syytä seurata tiedotusvälineiden ilmoituksia mahdollisten hurrikaanien liikkeistä kevään ja loppusyksyn välisenä aikana. Viranomaisten antamia ohjeita ja määräyksiä on syytä noudattaa tarkasti. Jouduttaessa hirmumyrskyalueelle, on syytä hakeutua suojaan siten kuin viranomaiset kulloisessakin tapauksessa ohjaavat. Laajamittainen onnettomuustilanne voi olla esimerkiksi lento-onnettomuus, pommi-isku tai hotellipalo, jossa on lukuisia ihmisuhreja. Onnettomuuden syy voi olla inhimillinen vahinko, mutta myös terrori-isku on mahdollinen. Lento-onnettomuus kansainvälisellä lentokentällä aiheuttaisi laajoja liikenneruuhkia. Pommi-isku pääkaupunkiseudun alueella saattaa, pommin tai pommien voimakkuudesta riippuen, sortaa rakennuksia, teitä ja siltoja sekä aiheuttaa ihmishenkien menetyksiä. Onnettomuuden seuraukset voivat olla luonnonkatastrofin seurausten kaltaisia. Yhdysvaltojen viranomaiset pitävät uuden laajamittaisen terroristi-iskun mahdollisuutta todellisena. Riskialueita ovat lähinnä itärannikon ja länsirannikon suuret kaupungit. Viranomaisten antamiin mahdollisiin terrorismivaroituksiin on syytä suhtautua vakavasti ja toimia viranomaisten antamien ohjeiden mukaisesti. Mahdollisen terrori-iskun sattuessa on syytä varautua uusiin iskuihin. Pääkaupunkiseudun alueella turvallisuustilanne rikollisuuden osalta vaihtelee paljon. Liikkuminen varsinkin jalkaisin ja yöaikaan ei ole aina turvallista sellaisillakaan alueilla, jotka ovat maineeltaan turvallisia. Tietyillä alueilla, kuten tunnetuilla jengialueilla, on syytä välttää kaikkea turhaa liikkumista.

9 4.2. TOIMENPIDESUOSITUKSIA ULKOMAILLA OLESKELEVILLE SUOMALAISILLE 1. Ilmoita ajankohtaiset henkilötietosi Suomen suurlähetystöön tai pääkonsulaattiin. Yhteystietoja ei luovuteta eteenpäin. Suurlähetystö pyrkii pitämään poikkeustilanteessa yhteyttä asemamaassa asuviin ja oleskeleviin suomalaisiin tilanteen mukaan. Ulkoministeriön mobiilipalvelun käyttäminen (www.formin.fi/palvelut/mobiili) ja ulkoministeriön tai suurlähetystön www-sivujen seuraaminen on suositeltavaa. 2. Poikkeustilanteen kehittymistä kannattaa seurata tiedotusvälineistä ja paikallisten viranomaisten tiedotteista. Niiden suomalaisten, jotka haluavat siirtyä Suomeen kannattaa suunnitella mahdollisuuksien mukaan etukäteen matkustustapa ja ajankohta. TOIMINTAOHJE POIKKEUSTILANTEESSA 1. Suojaa itsesi ja hakeudu suojaan. 2. Ilmoita olinpaikkasi ja tilanteesi suurlähetystöön, alueen kunniakonsulaattiin tai ulkoministeriön puhelinpäivystykseen sekä tiedossasi oleville matkanjärjestäjille, matkakumppaneille ja muille läheisillesi tai sukulaisillesi. 3. Seuraa televisiota tai radiota - noudata viranomaisten ohjeita.

5. Yhteystiedot 10 Suurlähetystö ja pääkonsulaatit Suomen suurlähetystö puhelin (202)298-5800 3301 Massachusetts Avenue, N.W. faksi (202)298-6030 Washington, D.C. 20008 sähköposti sanomat.was@formin.fi kotisivu www.finland.org Pääkonsulaatti New York puhelin (212)750-4400 866 United Nations Plaza, Suite 250 faksi (212)750-4418 New York, N.Y. 10017 sähköposti consulate.nyc@formin.fi kotisivu www.finland.org Pääkonsulaatti Los Angeles puhelin (310)203-9903 1801 Century Park East, Suite 2100 faksi (310)203-9186 Los Angeles, C.A. 90067 sähköposti sanomat.los@formin.fi kotisivu www.finland.org Suomen kunniakonsulaatit Otathan ensisijaisesti yhteyttä oman alueesi suurlähetystöön tai pääkonsulaattiin (katso toimialuejako kohdasta 3.1). Suurlähetystön alaisuudessa ei toimi kunniakonsuleita. Virginian ja Marylandin kunniakonsulin virastoja johdetaan New Yorkin pääkonsulaatista. Kunniakonsulaatin toimintakyky kriisialueella riippuu kriisin laadusta ja laajuudesta. Kunniakonsulit voivat ohjata ja avustaa edustustoja yhteydenpidossa paikallisviranomaisiin, välittää tilannekuvatietoa sekä auttaa suomalaisten paikallistamisessa ja konsuliavun perille saattamisessa. Kunniakonsulaattien avustusmahdollisuudet ovat kuitenkin rajoitetut eivätkä kunniakonsulaatit esimerkiksi voi myöntää passia. Suomen kunniakonsulit Liite 3, erillinen luettelo Ulkoasiainministeriön päivystysnumero Sanomakeskus puhelin +358 9 1605 5551

11 Tärkeät hälytysnumerot YLEINEN HÄTÄNUMERO 911 POLIISI - PALOLAITOS - SAIRASKULJETUS Kirjaa tähän alueesi tärkeät puhelinnumerot onnettomuus- tai kriisitilanteen varalta: POLICE DEPARTMENT FIRE DEPARTMENT RED CROSS FEMA Poliisiasemat Washington D.C.:n poliisipiirijako löytyy osoitteesta http://mpdc.dc.gov Marylandin poliisipiirijako löytyy osoitteesta http://www.mdsp.org Virginian poliisipiirijako löytyy osoitteesta http://www.vsp.state.va.us Radiokanavat, jotka jakavat tietoa poikkeustilanteessa: WTOP 103,5FM tai WTOP 1500AM (DC ja MD), WTOP 107,7FM (Northern VA)

LIITE 1 12 Edustusto: HENKILÖTIETOJEN REKISTERILOMAKE KRIISITILANTEITA VARTEN Osoite: Puhelin: Telefaksi: 1. Henkilötiedot Sukunimi (myös entinen) Henkilötunnus Kaikki etunimet Konsulipalvelulain 1 luvun 2 :ssä säädetään ulkomaan kansalaisen oikeudesta saada konsulipalveluja Kansalaisuus Suomi Muu, mikä Muun kuin Suomen kansalaisen selvitys perusteesta saada palveluja kriisitilanteessa Passin numero, myöntämisaika- ja paikka sekä voimassaoloaika Osoite Suomessa Puhelin NMT/GSM E-mail Osoite ulkomailla Puhelin NMT/GSM E-mail Mukana olevien huollettavien alaikäisten lasten nimet Liitteenä lapsen henkilötiedot Puolison nimi Mm. veriryhmä, terveydentilaa koskevat/ muut tiedot, jotka ovat tarpeen henkilökohtaisen turvallisuuden suojaamiseksi Muita tietoja 2. Arvioitu oleskeluaika 3. Työnantajan yhteystiedot Ulkomailla työskentelevän osalta hänen evakuoinnistaan tai kotiutumisestaan saattaa huolehtia työnantaja. Työnantajaan yhteyden saamiseksi pyydetään täyttämään tarvittaessa viereiset kohdat. 4. Lähiomaisen yhteystiedot Konsulipalvelulain 4 luvun 18 :n mukaan edustusto avustaa Työnantaja Osoite Puh. NMT/GSM Telefaksi E-mail 1.Nimi Osoite

13 mahdoll. mukaan kriisitilanteessa Puh. NMT/GSM Telefax E-mail välttämättömässä yhteydenpidossa 2. Nimi asianomaisen ja hänen yhden kotimaassa olevan lähiomaisensa välillä. Osoite Puh. NMT/GSM Telefax E-mail Kohtaan pyydetään merkitsemään ainakin kahden lähiomaisen yhteystiedot yhteyden 3. Nimi Osoite saamisen varmistamiseksi Puh. NMT/GSM Telefax E-mail Tietojen luovuttaminen edustuston muuhun käyttöön Suostumus siihen, että edustusto voi antaa nimeni ja yhteystietoni (eli osoite, puhelin, GSM/NMT, telefaksi, e-mail) maassa oleskeleville Suomen kansalaisille tai muulle nimeämälleni henkilölle tiedotteiden lähettämiseen. Annan En anna Allekirjoitus ja nimen selvennys Päivämäärä ja allekirjoitus Konsulipalvelulain 37 2 mom. mukaan suostumus hankitaan, ellei se ole mahdotonta tai siitä aiheutuisi kohtuutonta vaivaa. Tietojen käsittelyn kieltäminen Jos henkilötiedot on vastaanotettu puhelimitse tai muutoin niin, ettei lomaketta ole täytetty henkilökohtaisesti taikka tiedot on hankittu konsulipalvelulain 11 luvun 37 :n 2 momentin nojalla ilman rekisteröidyn suostumusta, lomakkeen allekirjoittaa tiedot kirjannut edustuston henkilökuntaan kuuluva Tiedoksisaantitapa (puhelimitse, faksitse/muulla tavoin): Perustelu tietojen hankkimiseen suostumuksetta Edustuston henkilökuntaan kuuluvan allekirjoitus ja nimen selvennys Kiellän annettujen henkilötietojeni käsittelyn Allekirjoitus ja nimen selvennys Edustusto on saanut ilmoituksen siitä, että rekisteröity kieltää henkilötietojensa käsittelyn. Tiedoksisaantitapa (puhelimitse, faksitse/muulla tavoin): Allekirjoitus ja nimen selvennys Henkilötietojen kerääminen rekisteriin ja niiden käsittely: Henkilötietojen kerääminen ja muu käsittely perustuu konsulipalvelulain (498/1999) 4 ja 11 lukuun. Edustustolla on oikeus pitää henkilörekisteriä, jos se on välttämätöntä asianomaisen henkilökohtaisen turvallisuuden suojaamiseksi kriisitilanteessa. Tällaisia kriisitilanteita voivat olla mm. sota, luonnonmullistus, ympäristöonnettomuus taikka suuronnettomuus. Rekisterin avulla edustustolla on mahdollisuus paremmin avustaa kriisialueella olevia Suomen kansalaisia ja muita avustamiseen oikeutettuja henkilöitä. Mikäli edustustolla ei ole henkilötietoja (käsittelyn kielto tai muu syy), avustaminen voi vaikeutua tai olla mahdotonta. Lähtökohta tietojen käsittelemiselle on rekisteröitävän antama suostumus. Tietojen hankkiminen rekisteriin on kuitenkin mahdollista ilman asianomaisen suostumusta, jos suostumuksen hankkiminen on mahdotonta tai se aiheuttaa kohtuutonta vaivaa (esimerkiksi viestiyhteyksien ollessa poikki). Rekisteröity voi kieltää tietojen käsittelyn.

Rekisteriin kerätään sellaisia tietoja, joita edustusto välttämättä tarvitsee hoitaakseen konsulipalvelulaissa säädetyt, rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseen liittyvät velvollisuutensa kriisitilanteessa. Tietojen luovuttaminen rekisteristä: Tietoja rekisteristä luovutetaan ulkoasiainministeriölle, joka avustaa edustustoja kriisitilanteissa ja niiden uhatessa. Tietoja luovutetaan myös kriisialueen viranomaisille taikka maassa oleville EU-maiden tai Pohjoismaiden edustustoille, kun nämä avustavat rekisteröidyn henkilökohtaisen turvallisuuden suojaamiseksi. Tietoja rekisteristä voidaan luovuttaa vieraan valtion viranomaiselle rekisteröidyn suostumuksella taikka jos se on välttämätöntä rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi. Tietojen hävittäminen ja säilyttäminen: Tarpeeton henkilörekisteri hävitetään, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty säilytettäviksi taikka arkistoitavaksi ulkoasiainhallinnon arkistointia koskevien säännösten mukaisesti. Henkilörekisterin säilyttämisen perustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään viiden vuoden välein. Rekisteriseloste: Rekisteriseloste on saatavissa yllä mainitusta edustustosta ja tämän kaavakkeen liitteenä. Tarkastusoikeus ja vaatimus virheellisen tiedon oikaisemiseksi: Henkilötietolain 26 ::n mukainen tarkastuspyyntö kirjallisena ja allekirjoitettuna lähetetään edustustoon yllä olevaan osoitteeseen. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti edustustossa. Virheen oikaisuvaatimus esitetään kirjallisesti tai henkilökohtaisesti yllä olevalle edustustolla. 14

LIITE 2 EDUSTUSTO: Liite ALAIKÄISEN HENKILÖTIETOJEN REKISTERILOMAKE KRIISITILANTEITA VARTEN 15 Henkilötiedot Nimi Henkilötunnus Passin numero, myöntämisaika- ja paikka sekä voimassaoloaika Kansalaisuus Suomi Muu, mikä? Konsulipalvelulain 1 luvun 2 :ssä säädetään ulkomaan kansalaisen oikeudesta konsulipalvelujen saamiseen Muun kuin Suomen kansalaisen selvitys perusteesta saada palveluja kriisitilanteessa Muita tietoja (mm. veriryhmä, terveydentilaa koskevat/muut tiedot, jotka ovat tarpeen henkilökohtaisen turvallisuuden suojaamiseksi). Huom. myös yhteystiedot, jos eroavat huoltajan tiedoista. Arvioitu oleskeluaika Päiväys ja allekirjoitus (huoltaja täyttää) Päiväys ja allekirjoitus Allekirjoitus ja nimenselvennys Edustuston merkinnät Jos henkilötiedot on vastaanotettu puhelimitse tai muutoin niin, ettei lomaketta ole täytetty henkilökohtaisesti taikka tiedot on hankittu konsulipalvelulain 11 luvun 37 :n 2 momentin nojalla ilman rekisteröidyn huoltajan suostumusta, lomakkeen allekirjoittaa tiedot kirjannut edustuston henkilökuntaan kuuluva. Perustelu tietojen hankkimiseen huoltajan suostumuksetta Edustuston henkilökuntaan kuuluvan allekirjoitus ja nimenselvennys Tiedoksisaantitapa (puhelimitse, telefaksitse/muulla tavoin) Kiellän annettujen henkilötietojen käsittelyn Tietojen käsittelyn kieltäminen (huoltaja täyttää) Allekirjoitus ja nimenselvennys Edustuston merkinnät Edustusto on saanut ilmoituksen siitä, että huoltaja kieltää henkilötietojen käsittelyn. Edustuston henkilökuntaan kuuluvan allekirjoitus ja nimenselvennys