4.5.2009 SUKUSEURAN SÄÄNNÖT 1 NIMI JA KOTIPAIKKA Yhdistyksen nimi on Suontientaipaleen Lapit ry, kotipaikka Pieksämäen kaupunki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi. 2 SUKUSEURAN TARKOITUS JA TOIMINTA Sukuseuran tarkoituksena on selvittää ja tallentaa Pieksämäen Jäppilässä sijaitsevassa Suontientaipaleessa asuneen Heikki (s.1679) tai Antti (s.1654) Lapin jälkeläisten vaiheita ja historiaa, vaalia näiden sukujen perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta sukujen jäsenten keskuudessa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan: kerää ja tallentaa sukujen nykyhistoriaa. pitää luetteloa sukujen jäsenistä. selvittää tai auttaa sukujen jäseniä selvittämään ja tutkimaan sukujen vaiheita sekä saattaa tutkimustyön tulokset sukujen jäsenten tietoon. järjestää yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja neuvotteluja sekä muita sukuseuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia. harjoittaa sukuseuran tarkoitusta ja toimintaa edistävää julkaisu-, kustannus- ja tiedotustoimintaa. tukee taloudellisesti sukujen historian tutkimista. Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Sukuseura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä. 1
3 JÄSENET Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on Pieksämäen Jäppilässä sijaitsevassa Suontientaipaleessa asuneen Heikki (s.1679) tai Antti (s.1654) Lapin jälkeläinen tai joka avioliiton kautta on tähän liittynyt. Sukuseuraan tulee liittyä täyttämällä sukuseuran ilmoittautumislomake ja toimittaa se joko hallituksen jäsenelle tai jäsenluettelon hoitajalle. Jäsenyys alkaa, kun hän on maksanut kuluvan vuoden jäsenmaksun. Maksettuaan jäsenmaksun jäsen saa jäsennumeron. Jäsenet lopullisesti hyväksyy sukuseuran hallitus, joka voi kumota jäsenyyden, jolloin maksettu jäsenmaksu palautetaan. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle taikka ilmoittamalla eroamisestaan varsinaisessa sukukokouksessa. Eroaminen tulee voimaan seuraavan kalenterivuoden alussa. Vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukuseuran varsinainen sukukokous. Sukuseuran hallitus voi myöntää henkilölle vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai maksukyvyn huomattavan heikentymisen perusteella. Hallituksen esityksestä varsinainen sukukokous voi kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut sukuseuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti sukuseuran tarkoituksen toteutumista. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta Jäsenen erottamisesta päättää sukuseuran hallitus. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka varoituksesta huolimatta rikkoo sukuseuran sääntöjä, toiminnallaan tai käytöksellään haittaa sukuseuran toimintaa. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran varsinaisen sukukokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa saatuaan erottamisesta tiedon. Jäsenen katsotaan eronneen, jos hän jättää jäsenmaksunsa ilman lupaa suorittamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta. Jäsenyys päättyy toisen vuoden päättyessä, mikäli erääntyneet jäsenmaksut eivät ole tulleet siihen mennessä sukuseuran pankkitilille. Ylimääräinen varsinainen sukukokous voi erottaa puheenjohtajan, hallituksen jäsenen tai tilintarkastajan. Eroamista tai erottamista edeltäviä maksettuja jäsenmaksuja ei palauteta. Sukuseuran jäsenluetteloa ylläpitää sukuseuran hallituksen toimesta jäsenluettelon hoitaja. Jäsenen tulee ilmoittaa yhteystietojensa muuttumisesta sukuseuralle. 2
4 HALLITUS Sukuseuran asioita hoitaa sukuseuran hallitus, joka valitaan sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen puheenjohtajan sekä varajäsenten toimikausi on varsinaisen sukukokouksen välinen aika eli noin kolme vuotta ja muiden varsinaisten jäsenten toimikausi kolmen varsinaisen sukukokouksen välinen aika eli noin kuusi vuotta. Sukuseuran hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, sekä kuusi muuta jäsentä, joista yksi on varapuheenjohtaja sekä kaksi varajäsentä. Hallituksesta on erovuorossa kolme varsinaista jäsentä kolmen vuoden välein ja perustamiskokouksen jälkeisessä, ensimmäisessä varsinaisessa sukukokouksessa nämä valitaan arvalla. Erovuoroinen voidaan valita halutessa uudelleenkin. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja jäsenluettelon hoitajan sekä muut tarvittavat toimihenkilöt. Näitä toimia voi hoitaa sama tai samat henkilöt. Hallitus voi asettaa keskuudestaan tai muista seuran jäsenistä toimikuntia erityisten tehtävien hoitamiseen. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kolme hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai tämän estyneenä varapuheenjohtaja ja vähintään kolme muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen jäsenen estyessä osallistumaan kokoukseen, hänen on otettava yhteys varamiehiin ja pyytää jompaakumpaa heistä puolestaan osallistumaan kokoukseen. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat. 5 SUKUSEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN Sukuseuran nimen kirjoittaa joko sukuseuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi näistä varsinaisen hallituksen jäsenen kanssa. 3
6 TILIT Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen on jätettävä tilintarkastajalle viimeistään ko. tilikauden jälkeisen helmikuun loppuun mennessä. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään saman vuoden huhtikuussa. 7 VARSINAINEN SUKUKOKOUS Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana kolmen vuoden välein elo-, syys- tai lokakuussa. Kokouksesta on ilmoitettava sukuseuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin joko kirjeitse tai kutsulla, joka on julkaistu vähintään Pieksämäen lehdessä, Savon Sanomissa ja Helsingin Sanomissa sekä sukuseuran kotisivuilla. Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan seuran jäsenet joko hallituksen toimesta tai jos 1/10 sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä pyytää hallitukselta kirjallisesti koollekutsumista, hallitus kutsuu varsinaisen sukukokouksen koolle joko kirjeitse tai sanomalehti-ilmoituksella vähintään yo. lehdissä ja sukuseuran kotisivuilla vähintään kolme viikkoa ennen kokousta. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen kun se on sääntöjen mukaan kutsuttu kokoon. Äänioikeus on kaikilla edellisen ja kuluvan vuoden jäsenmaksun maksaneilla jäsenillä, myös kuluvana vuonna liittyneellä. Äänioikeus on myös kunniajäsenellä ja hallituksen päätöksellä vapautuksen jäsenmaksusta saaneella jäsenellä. Asiamiehen käyttö ei ole sallittu. Jokaisella jäsenellä on yksi ääni Varsinaisen sukukokouksen päätökseksi tulee 9 tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänestystuloksen ratkaisee arpa, jos äänet menevät tasan vaaleissa, muissa äänestyksissä puheenjohtajan ääni. 4
Varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Kokouksen avaus 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa 4. Valitaan kaksi ääntenlaskijaa 5. Hyväksytään kokoukselle työjärjestys 6. Esitetään sukuseuran vuosikertomukset, tilinpäätökset ja tilintarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta 7. Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle 8. Vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle toimintakaudelle 9. Määrätään vuotuiset jäsenmaksut seuraaville kolmelle kalenterivuodelle ja vahvistetaan talousarvio seuraavalle kolmelle tilikaudelle 10. Päätetään mahdollisista kulukorvauksista hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille 11. Valitaan hallituksen puheenjohtaja 12. Valitaan kolme hallituksen varsinaista jäsentä erovuoroisten tilalle ja 2 varajäsentä. Varsinaisen sukukokouksen päätyttyä hallitus pitää järjestäytymiskokouksen. Kokouspöytäkirja liitetään varsinaisen sukukokouksen pöytäkirjan liitteeksi. Tiedot järjestäytymiskokouksen päätöksistä on oltava nähtävillä sukuseuran kotisivuilla viimeistään viikon kuluttua kokouksesta. 13. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja 14. Muut kokouskutsussa mainitut asiat 15. Kokouksen päättäminen Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. 8 ASIAKIRJOJEN JA TIEDOSTOJEN SÄILYTTÄMINEN Kirjanpitolain mukaan tilien kirjanpitotiedot on säilytettävä kuuden vuoden ajan. Henkilötietoja on käsiteltävä henkilötietolain edellyttämällä tavalla. 5
9 SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SUKUSEURAN PURKAMINEN Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta, kiinteistön ostamisesta, myymisestä tai kiinnittämisestä voidaan tehdä vain, jos siitä on varsinaisen sukukokouksen kutsussa nimenomaan ilmoitettu. Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kolme neljäsosaa annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä suvun kokouksessa. Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä varsinaisessa sukukokouksessa on päätettävä sukuseuran omaisuuden käyttämisestä sukuseuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Valtionarkistolle tai Mikkelin maakunta-arkistolle. 10 MUU PÄÄTÖKSENTEKO Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä. 6