Kh 24.9.2013 139 LIITE 40 12.7.2013 Paikallisyksikköraportti Paikallisyksikkö Ypäjä Tarkastuspäivä 8.11.2012 Tarkastaja Marja Antola Tarkastuksen kohteena olleen yksikön kuvaus Lausunto Ypäjän paikallisyksikkö tuottaa maatalousyrittäjien lakisääteiset lomituspalvelut Forssan ja Someron kaupungin sekä Humppilan, Jokioisten, Tammelan ja Ypäjän kuntien alueella. Someron kaupunki liitettiin Ypäjän paikallisyksikköön v. 2011. Ypäjän paikallisyksikköön kuului 313 maatalousyritystä vuonna 2011. Vuosilomaan oikeutettuja maatalousyrittäjiä oli 503, joista oikeuttaan vuosilomaan käytti 490 yrittäjää. Paikallisyksikön järjestämiä lomituspalveluja käytti 438 maatalousyrittäjää ja yrittäjistä 52 järjesti lomituksensa itse. Lomituspäiviä järjestettiin paikallisyksikön alueella yhteensä 18642 päivää. Näistä vuosilomaa oli 12406, sijaisapua 5470, tuettua maksullista 764 ja täysin maksullista lomitusta 2 päivää. Päivistä 92 % järjesti paikallisyksikkö ja yrittäjät itse 8 %. Paikallisyksikön järjestämistä lomituspäivistä suorittivat 97 % paikallisyksikköön työsuhteessa olevat lomittajat ja 3 % lomituspalveluyritysten lomittajat/ammatinharjoittajat. Paikallisyksikössä oli kuukausipalkkaisia maatalouslomittajia 65. Heistä osa-aikaisia oli 24. Näiden lisäksi paikallisyksikkö käytti 76 tilapäistä lomittajaa. Paikallisyksiköstä tarkastukseen osallistui lomituspalvelupäällikkö Karita Järvelä. Myös lomituspalveluohjaajat osallistuivat tarvittaessa tarkastukseen. Lomituspalvelulain 9 :n mukaan lomitustoiminnan toimeenpanosta vastaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela). Mela on LOMAL:n 10 :n mukaisesti järjestänyt lomituksen paikallishallinnon tekemällä valitsemiensa kuntien kanssa toimeksiantosopimukset, joiden mukaan nämä huolehtivat lomituspalveluiden järjestämisestä omalla alueellaan ja useimmiten myös lähikuntien alueella. Mela ontehnyt Ypäjän kunnan kanssa LOMAL:n 12 :ssä tarkoitetun toimeksiantosopimuksen. LOMAL:n 37 :n mukaan Mela huolehtii lomituspalveluista aiheutuneiden kustannusten korvaamisesta toimeksiantosopimuksen tehneelle kunnalle. Korvauksen saannin edellytys on, että kustannuksia voidaan pitää toiminnan asianmukaisen hoitamisen kannalta tarpeellisina ja että ne johtuvat lain 35 :n 2 momentissa mainituista perusteista. Korvaus maksetaan vähennettynä 36 :ssä mainituilla toiminnasta saaduilla tuloilla. Lomitustoiminnan toimeenpanosta vastaavana toimeksiantajana Melalla on oikeus - ja valtion varojen käytöstä vastaavana toimijana myös velvollisuus - ohjata ja valvoa paikallisyksiköiden toimintaa niin, että palvelut järjestetään lainmukaisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti sekä yhdenmukaisesti eri paikallisyksiköissä. Mela hoitaa ohjaus- ja valvontatehtäväänsä mm. tekemällä yksittäisiä tarkastuksia paikallisyksiköissä. Tarkastusten ensisijainen tehtävä on ennakoivasti ohjata paikallisyksikköjen toimintaa. Lisäksi niiden avulla tulisi voida mahdollisimman hyvissä ajoin selvittää ja ratkaista mahdolliset ongelmat, joita palvelujen järjestämisessä ja valtion varojen käytössä on esiintynyt.
Tarkastuksen tavoitteena on varmistaa, että paikallisyksikkö on järjestänyt lomituspalvelut maatalousyrittäjien lomituspalvelulain (LOMAL 1996/1231), lomituspalveluasetuksen (LOMAA 1996/1333) sekä Melan lomitusoppaassa ja muissa Melan ohjeissa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastuksessa selvitetään myös tärkeimpien hyvään lomituspalvelukäytäntöön kuuluvien periaatteiden toteutumista. Hyvät käytännöt on määritelty Melan julkaisussa Suositus hyvästä lomituspalvelukäytännöstä. Lomituspalvelulain ja tehtäväkentän laajuus huomioon ottaen kaikkia näkökohtia kattavaa tarkastusta ei ole tarkoituksenmukaista eikä mahdollista suorittaa yhden tarkastuksen aikana. Ypäjän paikallisyksikön tarkastuksen suorittamisvuoteen ja sitä edeltävään varainhoitovuoteen 2011 kohdistuneessa tarkastuksessa tarkastuskohteiksi valittiin seuraavat asiat: 1. Sijaisapu työkyvyttömyyden perusteella: -Lääkärintodistus yli 7 päivää kestäneissä lomituksissa (LOMAL 7 :n 1 mom.) -Sijaisavun ylittäessä 300 pv on työkyvyttömyyseläkehakemus vireillä (LOMAL 7 :n 2mom.) -Sijaisapuoikeus päättyy, kun maatalousyrittäjä saa tiedon toistaiseksi myönnetystä tk-eläkkeestä (LOMAL 7 :n 3 mom.) -Sijaisavun ylittäessä 300 pv ja työkyvyttömyyseläkehakemuksen ollessa vireillä ontehty lausuntopyyntö (LOMAL 7 4 mom) -Tk-eläkehakemus hylätty, oikeus saada sijaisapua täysin maksullisen lomituksen hinnalla (LOMAL 7 :n 5 ja 6 mom.) -Sijaisapumaksun muuttuminen työkyvyttömyyden perusteella annetun sijaisavun ylittäessä 90 päivää (LOMAL 27 b 1 mom.) 2. Sijaisapu kuntoutusta sekä työkykyä ylläpitävää toimintaa varten (LOMAL 7 a ) 3. Sijaisapu lapsen hoitamista varten: -Sairaan lapsen hoitaminen (LOMAL 7 b :n 1 mom 1 kohta) -Erityishoitoraha myönnetty (LOMAL 7 b :n 1 mom 2 kohta) -Sijaisapu alle kolmevuotiaan lapsen hoitoa varten (LOMAL 7 d ) 4. Lomitusnetin käyttö -Paikallisyksikön hallintohenkilöstö -Maatalousyrittäjät -Maatalouslomittajat 5. Palveluiden järjestäminen: -Vuosiloma (LOMAL 1 ) -Sijaisapulomitus (LOMAL 5, 7 ja 7 a - 7 h ) -Tuettu maksullinen lomitus (LOMAL 16 b ) -Opastus (LOMAA 9 :n 1 mom. 1 kohta)
-Perehdytys (LOMAL 16 a ) -Palvelusuunnitelmien tekeminen (LOMAL 8 a ) 6. Lomituspäivän hinta 7. Lomittajien määrä ja työllistyminen 8. Lomituspäivän kesto (LOMAL 8 ) 9. Yhteistoimintaryhmän toiminta paikallisyksikössä Lausunto tarkastuksesta: Ypäjän paikallisyksikkö on järjestänyt maatalousyrittäjille lakisääteisiä lomituspalveluja, muun muassa vuosilomalomitusta, alueen yrittäjille lähes vastaavasti kuin paikallisyksiköt keskimäärin. Paikallisyksikkö kertoi tarkastuksen yhteydessä, että mobiilijärjestelmä, jossa lomittaja ilmoittaa työvuoron aloittamisesta ja lopettamisesta tekstiviestillä, tullaan ottamaan v. 2013 aikana käyttöön paikallisyksikössä. Lomittajat käyttivät Lomitusnettiä enemmän kuin Mela oli tuloskortilla asettanut tavoitteeksi. Ypäjän paikallisyksikössä tarkastuksen kohteena olevien tehtävien hoitamisessa on tarkennettavaa. Ypäjän paikallisyksikön tulee ensisijaisesti kiinnittää huomiota seuraaviin kohtiin: 1. Lomituspäivän keston määrittämisen lähtökohtana on maatalousyrityksen hoitoon kuuluviin välttämättömiin tehtäviin käytettävän kokonaistyöajan määrittäminen (LOMAL 8, 16 ja LOMAA 3, 4 ja 5 ). Paikallisyksikön on määrättävä LPL:n 8 :ssä tarkoitettu kokonaistyöaika maatalousyrittäjän antamien tietojen perusteella eläkelaitoksen osoittaman lomitustyöajan laskentajärjestelmän mukaisesti, jollei LPA:n 5 :stä (säännös lomituspäivän keston tarkistamisesta) muuta johdu. LPA 4 :ssä mainitulla eläkelaitoksen osoittamalla lomitustyöajan laskentajärjestelmällä tarkoitetaan TTS-Manager -Maatilan työmäärän suunnitteluohjelmaa. TTS-Manager-ohjelmalla voidaan mitoittaa lypsy-ja lihakarjan hoitoon kuluva keskimääräinen työaika. Sika-, hevos-ja siipikarjatiloille ei ole laskentaohjelmaa, joten näiden tilojen kohdalla työaika tulee mitoittaa muulla luotettavalla tavalla. 2. Lomitusnetin tiedot (mm. lomituspäivän kesto, työosuusprosentit, karjatalouskellonajat, eläinten määrä ja laatu sekä lomitustyyppi) tulee pitää ajan tasalla, jotta Lomitusnetin toimintoja voidaan hyödyntää täysimääräisesti kaikissa eri lomituspalvelujen järjestämiseen liittyvissä työvaiheissa. 3. Kun lomituspäivän pituuden määrittelyssä ja työvuorosuunnittelussa on huomioitu tässä tarkastuskertomuksessa esitetyt korjaustarpeet, voi olla, että kaikki lomittajat eivät jatkossa työllisty työsuhteissa sovittuun työaikaan. Mela edellyttää, että lomittajat työllistyvät heille määritellyn työajan mukaisesti eikä tyhjiä työpäiviä synny. Vain lomituspalvelulain 35 :n 2 momentin mukaisista palveluista aiheutuvat, toiminnan asianmukaisen hoitamisen kannalta tarpeellisina pidettävät kustannukset korvataan valtion varoista täysimääräisenä. 4. Paikallisyksikön tulee kiinnittää huomiota, että asiakas toimittaa paikallisyksikölle sijaisapuoikeuden osoittavan asiakirjan (mm. sairausvakuutuslain mukaiset päätökset päivä-, erityishoito-, äitiys-, vanhempain-ja isyysrahasta). Jos pyydettyjä asiakirjoja ei toimiteta, hakemus on lähtökohtaisesti hylättävä. Paikallisyksikön on kuitenkin tehtävä ehdollinen päätös, jos hakijan on hänestä riippumattomista syistä mahdoton toimittaa tarvittavat asiakirjat ennen lomituksen toteutumista. Ehdollisessa päätöksessä on yksilöitävä sijaisapuoikeuden
osoittava asiakirja sekä määräaika, mihin mennessä sanottu asiakirja tulee toimittaa paikallisyksikköön. Jos sijaisapuoikeuden osoittavia asiakirjoja ei toimiteta, paikallisyksikön tulee toimia ehdollisen päätöksen mukaisesti. LOMAL 29 1 momentin mukaan, jos lomituspalveluja on annettu perusteettomasti, palvelun saaja on velvollinen korvaamaan paikallisyksikölle siitä aiheutuneet kustannukset. 5. Opastuksen käyttö tulee rajoittaa lomituspalvelulain ja Melan ohjeiden mukaisesti lomittajalle annettavaksi tilan töiden tilannekartoitukseksi, joka tapahtuu juuri ennen lomitusta (LOMAA 9 ). Opastusta ei ole sallittua järjestää tuetun tai täysin maksullisen lomituksen yhteyteen. 6. Tuetussa maksullisessa lomituksessa ei ole mahdollista järjestää varallaoloa. 7. LOMAL:n 7 4 momentissa mainittu lausunto on haettava jokaista kuntoutustukijaksoa kohden erikseen. 8. Palvelusuunnitelman tarkoituksena on edistää lomitusten onnistunutta toteuttamista maatalousyrittäjän, lomittajan ja paikallishallinnon näkökulmasta. Suunnitelman tarkoitus on toimia myös tilaa koskevana tietopakettina, josta esimerkiksi tilalle osoitettavat lomittajat saavat helposti tärkeimmät työssä tarvittavat tiedot. Palvelusuunnitelman laatimista tulee käyttää tilaisuutena, jossa lomahallinto perehtyy maatalousyrityksen toimintaan. Tapaamisen yhteydessä on hyvä keskustella lomitukseen liittyvistä toimintatavoista sekä lomahallinnon ja maatalousyrittäjien odotuksista lomituspalvelujen käytännön toteutuksen suhteen. Samalla paikallisyksiköllä on mahdollisuus jakaa tietoa lomituspalveluista. Jälkitoimenpiteet ja mahdolliset jatkotoimenpiteet: 1. Paikallisyksikön antama lisäselvitys Niihin tarkastuskohteisiin, joissa tarkastuksen tuloksena oli korjattavaa, on kirjattu lisäselvityspyyntö. Yksittäisten havaintojen osalta pyydämme lisätietoja erillisellätietopyynnöllä. Mahdollisiin jatkotoimenpiteisiin ryhdytään lisäselvityksen jälkeen. Lisäselvitykset pyydämme, viimeistään 30.9.2013, lähettämään osoitteeseen: Marja Antola, Mela, Vakuutus-ja hyvinvointiyksikkö, PL 16, 02101 ESPOO. Jäljempänä on kuvattu havainnot toimenpiteineen tarkastuskohteittain eriteltynä. Havainnot Tarkastuskohde Toiminnan tarkastus Tulos Huomautettavaa Osana lomituksen paikallisyksiköiden toimintojen lainmukaisuuden, kustannusten asianmukaisuuden ja hyvän lomituspalvelukäytäntöjen toteutumisen tarkastusta on arvioitu paikallisyksikön toimintaa sekä kartoitettu mahdollisia kehittämiskohteita. Toiminnan arviointi perustuu käytyihin keskusteluihin paikallisyksikön henkilöstön kanssa ja arvioinnin on otettu huomioon myös varsinaisen tarkastuksen myötä esille nousseet kehittämiskohteet ja/tai puutteet.
Paikallisyksikölle oli epäselvää, voidaanko ostopalveluyrittäjille maksaa viikonloppu- ja iltatyökorvauksia. He pyysivät Melalta ohjeistusta asiaan. Näyttäisi siltä, että paikallisyksikön toiminnan yhtenäistäminen on vielä kesken yksikköön liitetyn paikallisyksikön osalta. Valtion korvausta voidaan lomituspalvelulain 35 :n 2 momentin 3 kohdan nojalla maksaa ostopalvelulomituksesta paikallisyksikölle aiheutuneisiin kustannuksiin enintään sen suuruisina, kuin vastaavat paikallisyksikköön työsopimussuhteessa olevan lomittajan palkkauksesta ja muista eduista aiheutuvat kustannukset korvataan 1 kohdan mukaisesti. Ostopalvelusta paikallisyksikölle aiheutuneita kustannuksia voidaan verrata siis vain lomituspalvelulain 35 :n 2 momentin 1 kohdan mukaisiin kustannuksiin eikä mukaan voi ottaa muita 2 momentissa lueteltuja valtion varoista korvattavia paikallisyksikköön työsopimussuhteessa olevista lomittajista aiheutuvia kustannuksia kuten esimerkiksi valtionkorvausselvityslomakkeen 2 kohdan mukaisia täydennyskoulutuskuluja. On huomioitava, että valtion korvauksen määrä ei voi ostopalveluiden käytön seurauksena kasvaa. Lomituspalvelulain 35 :n 2 momentin 1 kohdan mukaisissa kustannuksissa on mukana mm. kuntaan palvelussuhteessa oleville lomittajille maksetut kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaiset matkakulut. Jos ostopalvelutilanteessa käytetään edellä mainituin tavoin laskettua lomitustunnin enimmäiseuromäärää, siihen ei voi enää lisätä kyseisen ostopalvelulomittajan matkakulujen määrää tai muita kuluja, tai ainakaan niihin ei voi maksaa valtion korvausta. Toinen vaihtoehto matkakulujen osalta on, että laskelmaan ei oteta käyttömenoista mukaan myöskään valtionkorvausselvityslomakkeen kohtaa 4.1 Matkakulut lomituspalveluista ja näin laskettu enimmäiseuromäärä ei siten pitäisi sisällään matkakuluja, joten ostopalvelulomituksen käyttämisestä voisi tässä tilanteessa suorittaa valtion korvausta lisäksi ostopalvelulomittajan matkakuluihin vastaavalta osin kuin niihin suoritettaisiin valtion korvausta, jos ne olisivat paikallisyksikköön palvelusuhteessa olevan lomittajan tekemiä työmatkoja lomitettavalle tilalle. Vastaavasti enimmäiseuromäärä voidaan laskea myös viikonloppu- ja iltatyökorvausten osalta. Tarkastuskohde Lausunnon hakeminen (LOMAL 7 4 mom Tulos Ei huomautettavaa Työkyvyttömyyden perusteella annettavaa sijaisapua voidaan jatkaa 300 päivän enimmäismäärän jälkeen, jos sijaisavun saaja on ennen sen täyttymistä pannut vireille työkyvyttömyyseläkettä koskevan hakemuksen. Jos sijaisapua jatketaan ko. perusteella, tulee paikallisyksikön lähettää Melaan lomituspalvelulain 7 :n 4 momentin mukainen lausuntopyyntö. Kun työkyvyttömyyseläke myönnetään kuntoutustukena, maatalousyrittäjällä on oikeus sijaisapuun, jos on todennäköistä, että hän kykenee myöhemmin jatkamaan työskentelyään maatalousyrittäjänä niissä tehtävissä, joita varten sijaisapua on viimeksi annettu. Eläkelaitos antaa paikallisyksikölle sijaisavun antamista koskevan päätöksen tekoa varten lausunnon siitä, onko todennäköistä, että maatalousyrittäjä kykenee myöhemmin jatkamaan työskentelyään edellä tarkoitetuin tavoin. Lausunto sitoo paikallisyksikköä sen päättäessä maatalousyrittäjän oikeudesta sijaisapuun. Lausunto koskee myönnettyä kuntoutustukiaikaa ja lausunto on haettava jokaista kuntoutustukijaksoa koskien erikseen. Maatalousyrittäjän oikeus sijaisapuun tässä momentissa tarkoitetussa tapauksessa jatkuu enintään siihen asti, kun kuntoutustukea maksetaan. Jos kuntoutustuen saaja jakson päättyessä pitää itseään edelleen työkyvyttömänä, sijaisapu voi jatkua, jos jatkohakemus on pantu vireille ennen edellisen jakson päättymistä tai heti kun asiakas on saanut tiedon kuntoutustuen päättymisestä. Asiakkaan tulee tällöinkin osoittaa työkyvyttömyytensä lääkärinlausunnolla.
Tarkastuksessa käytiin läpi lausunnon hakeminen kahdelta kuntoutustukijaksolta ja yhdeltä vireille laitetulta tkeläkehakemukselta. Tarkastuksessa ei havaittu myönnetyn sijaisapua, jossa lausuntoa ei olisi haettu LOMAL 7 :n 4 momentin mukaan. Mela toteaa, että lausunto on haettava jokaista kuntoutustukijaksoa koskien erikseen. Tarkastuskohde Yhteistoimintaryhmän toiminta Tulos Huomautettavaa Melan ja paikallisyksikön välinen toimeksiantosopimus edellyttää yhteistoimintaryhmän perustamista. Lomituksen yhteistoimintaryhmällä on keskeinen asema kaikkien lomituksen toimeenpanossa mukana olevien osapuolien näkemysten esille tuomisessa ja yhteisten yleisten pelisääntöjen luomisessa. Lisäksi se on tärkeä tiedotuskanava. Yhteistoimintaryhmältä odotetaan vuorovaikutteista ja rakentavaa toimintaa. Tavoitteena on, että yhteistoimintaryhmä kokoontuu vähintään kerran vuodessa. Paikallisyksikön mukaan yhteistoimintaryhmää ei kutsuta koolle vuonna 2012. Ryhmä kokoontui v. 2011, mutta osallistujamäärä oli vähäinen. Paikallisyksikkö koki, että heillä ei ole ollut tarpeeksi aikaa keskittyä ryhmän toimintaan. Somero yhdistettiin Ypäjän paikallisyksikköön v. 2011 ja toimintojen yhtenäistäminen on vienyt aikaa. Yhteistoimintaryhmän tarkoitus on mm. edistää tiedonkulkua. Tästä syystä on tärkeää, että ryhmä kokoontuu vuosittain, ryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa ja ne julkistetaan. Mela suosittelee miettimään keinoja, jolla yhteistoimintaryhmästä saadaan nykyistä vuorovaikutteisempi. Tarkastuskohde Lomitusnetin käyttö/paikallisyksikön hallin Tulos Korjattavaa Lomitusnettiä tulee hyödyntää mahdollisimman kattavasti. Lomitusten suunnitelmallisuus on perusta laadukkaille palveluille ja hyvälle henkilöstöhallinnolle. Lomitukset suunnitellaan Lomitusnetin suunnitteluosiossa. Toimeksiantosopimuksessa paikallisyksikkö on sitoutunut pitämään oman paikallisyksikkönsä osalta tietojenkäsittelyjärjestelmän tiedoiltaan ajan tasalla. Näin ollen voidaan katsoa, että myös suunnitteluosiota on käytettävä. Ajan tasalla pitäminen tarkoittaa, että lomitusten suunnittelu tehdään etukäteen eikä sitä käytetä vain toteutumien tallentamista edeltävänä toimenpiteenä. Tavoitteena on, että työvuorosuunnittelu tehdään kokonaisuudessaan Lomitusnetissä ja että se on lomittajalle lähetettäessä mahdollisimman lopullinen. Mela myöntää paikallisyksikön vastuuhenkilölle Lomitusnetin käyttövaltuudet kirjallisen hakemuksen perusteella. Paikallisyksikön käyttäjien käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta vastaa vastuuhenkilö. Lomitusnetin käyttöoikeudet tulee olla vain toimenkuvansa johdosta Lomitusnettiä työssään tarvitsevilla lomitushallinnon työntekijöillä. Käyttövaltuudet pitää välittömästi poistaa työntekijän työsuhteen päättyessä ja pidempien poissaolojen ajaksi.
Työvuorosuunnittelun lähtökohtana ei näyttäisi pidetyn Lomitusnettiin tallennettuja lomituspäivän kestoja. Lomitusnetin tiedot olivat ristiriidassa keskenään. Yrittäjän karjatalouskellonajat eivät täsmänneet yrittäjälle mitoitettuun työaikaan. Yrittäjien henkilökohtaiset karjatalouskellonajat näyttivät joissain tapauksissa puuttuvan Lomitusnetistä. Palvelusuunnitelmalla kerättyjä tietoja ei näyttäisi tallennetun Lomitusnettiin. 1. Lomitusnetin tiedot (mm. lomituspäivän kesto, työosuusprosentit, karjatalouskellonajat, eläinten määrä ja laatu sekä lomitustyyppi) tulee pitää ajan tasalla, jotta Lomitusnetin toimintoja voidaan hyödyntää täysimääräisesti kaikissa eri lomituspalvelujen järjestämiseen liittyvissä työvaiheissa. Yrittäjän karjatalouskellonaikojen on täsmättävä yrittäjälle mitoitettuun työaikaan. 2. Palvelusuunnitelmalla kerätyt tiedot on tallennettava Lomitusnettiin siltä osin kuin se on mahdollista ja niitä on käytettävä lomitusten suunnittelussa. Lisäselvityspyyntö: Pyydämme teiltä selvitystä siitä, mihin toimenpiteisiin paikallisyksikössä ryhdytään tarkastuskohteeseen kirjattujen toimenpiteiden 1-2 johdosta ja millä aikataululla nämä toteutetaan. LISÄSELVITYS: 1. HETI MELAN TEKEMÄN KUNTATARKASTUKSEN JÄLKEEN MARRASKUUSSA 2012 OTETTIIN LOMITTAJILLA MOBIILI KÄYTTÖÖN. 14.2.2013 MENNESSÄ KAIKKI OLIVAT SIIRTYNEET KÄYTTÄJIKSI. VUODEN 2013 LOPPUUN SAADAAN PALVELUSUUNNITELMAT TEHTYÄ KAIKILLE TILOILLE. TYÖAIKAMITOITUKSET JA KARJATALOUSKELLONAJAT JA TILAN KOKONAISTYÖAIKA ON PÄIVITETTY VUOSILOMIEN 2013 MYÖNTÄMISEN YHTEYDESSÄ. 2. VUOSILOMAHAKEMUSTEN MUKANA OLEVALLA UUDELLA LIITTEELLÄ SAADUT TIEDOT TARKASTETTIIN JA PÄIVITETTIIN. TULEVASSA VUOSILOMIEN HAUSSA PYYDETÄÄN SAMAINEN LIITE TÄYTTÄMÄÄN JA ALLEKIRJOITTAMAAN MAHDOLLISTEN MUUTOSTEN TOTEAMISEKSI JA TIETOJEN KORJAAMISEKSI. TYÖVUOROSUUNNITELUSSA TÄMÄ AUTTAA VÄLITTÖMÄSTI JA PYRKIMYKSENÄ ON, ETTÄ SUUNNITELMA ON TOTEUMA. MAHDOLLISIIN YLITÖIHIN TULEE TYÖNJOHDOLTA LUPA MOBIILIPÄIVYSTYKSEN MYÖTÄ. Tarkastuskohde Opastus (LOMAA 9 :n 1 mom. 1 kohta) Tulos Korjattavaa
Maatalouslomittajan tilannekohtaisesta opastamisesta ennen lomitusjakson alkamista on säädetty lomituspalveluasetuksessa. Sen mukaan maatalousyrittäjän tulee antaa tarvittaessa lomittajalle opastusta lomitukseen kuuluvien tehtävien suorittamisessa. Lisäksi hänen tulee antaa lomittajalle ohjeet kotieläinten käsittelyyn liittyvistä erityiskysymyksistä sekä koneiden ja laitteiden käyttämisessä. Opastus järjestetään välittömästi ennen lomitusjakson alkamista, esimerkiksi ensimmäisen lomituspäivän aamuna. Opastukseen kuluva aika ei vielä ole yrittäjän loma-aikaa. Mikäli lomittaja tuntee hyvin tilan olosuhteet tai lomitetaan vain toista yrittäjää, ei opastamiseen ole yleensä tarvetta varata erillistä aikaa. Tarkastuksessa kävi ilmi, että opastusta oli suunniteltu tuetun maksullisen lomituksen yhteyteen. Paikallisyksikköä kehotetaan tarkentamaan toimintatapaa LOMAA 9 :n 1 mom. 1kohdan mukaiseksi. Opastusta ei ole sallittua järjestää tuetun tai täysin maksullisen lomituksen yhteyteen. Lisäselvityspyyntö: Pyydämme teiltä selvitystä siitä, mihin toimenpiteisiin paikallisyksikössä ryhdytään tarkastuskohteeseen kirjattujen toimenpiteiden johdosta ja millä aikataululla nämä toteutetaan. LISÄSELVITYS OPASTUSTA EI OLE TARKOITUKSELLISESTI SUUNNITELTU MAKSULLISEN LOMITUKSEN ALKUUN. ON OLLUT TILANTEITA KUN LOMITTAJA ON ÄKILLISESTI SAIRASTUNUT JA TILALLE SAATU UUSI LOMITTAJA EI OLEKKAAN ENNEN KÄYNYT KYSEISELLÄ TILALLA. YRITTÄJIEN VUOSILOMAT ON PIDETTY, JOTEN ON MENTY LUPAAMAAN OPASTUS VAIKKA LOMITUKSEN OLISI PITÄNYT OLLA MAKSULLISTA KOKONAAN. JATKOSSA OLLAAN TARKEMPIA KO. ASIAN SUHTEEN. Tarkastuskohde Lomituspäivän kesto (LOMAL 8 ) Tulos Korjattavaa Lomituspäivän kesto määritellään lomitustunteina siten, että se keskimäärin vastaa lomitettavan maatalousyrittäjän tehtäväosuutta maatalousyrityksen hoitoon kuuluviin välttämättömiin tehtäviin käytettävästä kokonaistyöajasta. Lomitustuntien määrä arvioidaan tilan kotieläintuotantoon kuuluvien kotieläinten määrän ja laadun, tilan tuotantomenetelmien ja -olosuhteiden sekä lomitusajankohdan perusteella. Lomitustuntien määrää arvioitaessa otetaan huomioon myös lomittajana toimivan henkilön ammattitaito ja kyky suoriutua lomitukseen kuuluvista tehtävistä. Paikallisyksikön on määrättävä lomituspalvelulain 8 :ssä tarkoitettu kokonaistyöaika maatalousyrittäjän LOMAA 3 :n 1 kohdan nojalla antamien tietojen perusteella eläkelaitoksen osoittaman lomitustyöajan laskentajärjestelmän mukaisesti, jollei LOMAA 5 :stä muuta johdu. Kokonaistyöaikaa määrättäessä paikallisyksikön tulee lisäksi ottaa huomioon sellaiset maatalousyrityksen hoitoon kuuluvat välttämättömät tehtävät ja olosuhteet, jotka eivät sisälly laskentajärjestelmään.
Jos vuosilomaa varten järjestetyn lomituksen aikana myös muu kuin vuosilomalla oleva samassa maatalousyrityksessä työskentelevä henkilö irrottautuu lomituksen avulla oman tehtäväosuutensa hoitamisesta siten, että tästä aiheutuu maatalouslomittajan tehtävien lisääntyminen, katsotaan sanotun henkilön pitäneen vuosilomaansa näin lomitettujen päivien osalta. Jollei sanottuja päiviä ole mahdollista katsoa tehtäväosuudestaan irrottautuneen henkilön vuosilomapäiviksi, hänen on korvattava 29 :n 1 momentin mukaisesti se osuus lomituskustannuksista, jonka voidaan katsoa aiheutuneen hänen tehtäväosuutensa hoitamisesta (LOMAL 21 ). Lomituspäivän pituus oli Ypäjän paikallisyksikön järjestämässä lomituksessa v. 2011 keskimäärin 7,27 h/päivä (v. 2010 7,5 h/pv). Koko maassa vastaava luku oli 6,74 h/pv ja Hämeen maakunnassa 7,16 h/pv. Ypäjän paikallisyksikössä lomituspäivän keskimääräinen pituus paikallisyksikön järjestämässä lomituksessa oli Hämeen maakuntaa ja koko maan keskiarvoa pidempi v. 2011. Itse järjestetyssä lomituksessa lomituspäivän keskimääräinen pituus oli 6,55 h/pv Ypäjän paikallisyksikön alueella v.2011 (v. 2010 6,3 h/pv). Ypäjän paikallisyksikön alueella lomituspäivän keskimääräinen pituus itse järjestetyssä lomituksessa oli v. 2011 lyhyempi kuin paikallisyksikön järjestämässä lomituksessa. Lomittajan toteutunut työaika vuosilomassa oli Ypäjän paikallisyksikössä keskimäärin 23 min/ky v.2011. Koko maassa vastaava luku oli 22 min/ky. Ypäjän paikallisyksikössä lomittajan toteutunut työaika vuosilomassa (min/ky) oli koko maan keskiarvoa pidempi. Tarkastuksessa käytiin läpi lomituspäivän kesto kahdellatoista tilalla. Tilastorekisteritietojen pohjalta yrittäjän lomituspäivän pituus (h/pv ja/tai min/ky) oli näillä tiloilla pidempi kuin paikallisyksikön muilla tiloilla. Muutamalla tarkastetulla tilalla lomituspäivän kesto näyttäisi olleen selkeästi ylimitoitettu kotieläinyksiköiden määrään nähden. Niiden tilojen osalta, jotka olivat edelleen toiminnassa, paikallisyksikkö kertoi ryhtyvänsä toimenpiteisiin lomituspäivän keston korjaamiseksi. Tarkastuksessa kävi ilmi, että LOMAL määräämä työajanlaskenta, perustuen työajan mittaamiseen eläinmäärän ja työmenetelmien perusteella, näyttäisi jääneen tekemättä. Tarkastuksessa todettiin tilanteita, joissa lomituksen yhteydessä näyttäisi tehdyn myös tilalle palkatun työntekijän tai toisen yrittäjän työosuutta. Paikallisyksikkö kertoi, että TTS-manageria ei käytetä lomituspäivän pituuden määrittelyssä. Paikallisyksikkö kertoi, että lomittajat eivät hae päiväkohtaista ylityölupaa. Tällä tavalla päivystys pystytään pitämään kevyenä. 1. Lomituspäivän keston määrittämisen lähtökohtana on maatalousyrityksen hoitoon kuuluviin välttämättömiin tehtäviin käytettävän kokonaistyöajan määrittäminen (LOMAL 8, 16 ja LOMAA 3, 4 ja 5 ). Paikallisyksikön on määrättävä LPL:n 8 :ssä tarkoitettu kokonaistyöaika maatalousyrittäjän antamien tietojen perusteella eläkelaitoksen osoittaman lomitustyöajan laskentajärjestelmän mukaisesti, jollei LPA:n 5 :stä (säännös lomituspäivän keston tarkistamisesta) muuta johdu. Kokonaistyöaikaa arvioitaessa paikallisyksikön tulee lisäksi ottaa huomioon sellaiset maatalousyrityksen hoitoon kuuluvat välttämättömät tehtävät ja olosuhteet, jotka eivät sisälly laskentajärjestelmään. (LPA 4 :n 1 mom.) Maatilan kokonaistyöajan määrittely tulee tehdä tilan vakiintunutta eläinmäärää ja työmäärää kuvaavan tilanteen pohjalta. Kokonaistyömäärää arvioitaessa ei oteta vielä huomioon lomitusajankohtaa eikä lomittajana toimivan henkilön ammattitaitoa ja kykyä suoriutua lomitukseen kuuluvista tehtävistä. Näiden tekijöiden vaikutus työaikaan voidaan
määritellä vasta siinä vaiheessa, kun vuosiloman ajankohta tai lomitustehtävää hoitava maatalouslomittaja ovat varmuudella tiedossa. LPA 4 :ssä mainitulla eläkelaitoksen osoittamalla lomitustyöajan laskentajärjestelmällä tarkoitetaan TTS-Manager - Maatilan työmäärän suunnitteluohjelmaa. Jos maatalousyrityksen tuotantosuunnan mukaisen työajan määrittäminen ei ole mahdollista TTS-Manager -ohjelmalla, kokonaistyöajan määrittämistä varten maatalousyrittäjältä on pyydettävä selvitys lomitettavista työvaiheista ja arvio niiden suorittamiseen kuluvasta ajasta. Kokonaistyöajan arvioinnissa voidaan käyttää tietona myös sitä, kuinka kauan lomittajalta on keskimäärin kulunut työaikaa tilanteessa, kun maatalousyrittäjät ovat olleet samanaikaisesti vuosilomalla. Maatalousyrityksen kokonaistyöaikaa määritettäessä laskentaan otetaan mukaan sellaiset maatalousyrityksen välttämättömät tehtävät, jotka tulevat lomituspalveluiden hoidettavaksi pidettäessä vuosiloma vähintään viikon jaksossa. Yrityksen hoitoon kuuluvilla välttämättömillä tehtävillä tarkoitetaan niitä samoja tehtäviä, jotka hoidetaan paikallisyksikön palveluksessa olevien lomittajien avulla. Lähtökohtana on, että yritys säilyy tuotantokunnossa. TTS Manager -ohjelmalla laskettu työaika kertoo sen työajan, joka keskimäärin kuluu maatalousyrityksen kotieläinten hoitoon vastaavanlaisissa maatalousyrityksissä. Tämän vuoksi maatalousyrittäjille tulee varata mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä siitä, kuinka laskentajärjestelmällä mitoitettu työaika vastaa maatalousyrityksen todellista tilannetta. Maatalousyrittäjien näkemyksen selvittäminen voi tapahtua tilakäynnin yhteydessä tai lähettämällä työaikalaskelma maatalousyrittäjille tarkistettavaksi. Jos kokonaistyöajan määrittäminen ei ole mahdollista saatujen tietojen tai laskentajärjestelmän avulla tai jos paikallisyksikkö ja maatalousyrittäjät ovat eri mieltä LPL 8 :n mukaisesta maatalousyrityksen kokonaistyöajasta, todellinen työaika voidaan todentaa tekemällä tilakäynti ja ottamalla aika kustakin lomitettavasta työvaiheesta maatalouslomittajan suorittaessa työt. Kellottamisen jälkeen voidaan kokonaistyöajan määrittämisessä vielä huomioida kyseisen kellotuksen kohteena olleen maatalouslomittajan ammattitaito. Lomituspäivän kestoa voidaan tarkistaa, jos LPA 5 :n 1 momentissa tarkoitetut seikat, lomituspalvelulain 8 :ssä tarkoitetut lomittajan henkilökohtaiset ominaisuudet taikka lomituksen aikana esille tulleet arvaamattomat tehtävät tai olosuhteet sitäedellyttävät. Lomittajan tai maatalousyrittäjän tulee viipymättä ilmoittaa paikallisyksikölle seikoista, jotka aiheuttavat tarvetta tarkistaa lomituspäivän kestoa.(lpa 5 :n 2 mom.). Jos tarve lomituspäivän keston tarkistamiseen on tiedossa jo ennen lomitusjaksoa, tulee tästä ilmoittaa paikallisyksikköön etukäteen. Työaika voidaan mitoittaa edellä mainituin edellytyksin uudelleen siitä riippumatta, onko kyse paikallisyksikön järjestämästä vai itse järjestetystä lomituksesta. Itse järjestetyssä lomituksessa lomituspäivän keston tarkistaminen ei kuitenkaan ole mahdollista lomittajan henkilökohtaisten ominaisuuksien takia, koska käytännössä lomittajan ammattitaidon vaikutusta lomituspäivän kestoon ei voida määrittää. 2. Jos tilalla työskentelee vakituisesti kaksi tai useampia henkilöitä, jokaiselle määrätään henkilökohtainen osuus tilan kokonaistuntimäärästä, joka vastaa kyseisen henkilön työpanosta (LOMAA 4 :n 2 mom.). Lomitustilanteessa lomittaja tulee tekemään vain kulloinkin vuosilomalla olevan tai lain mukaan sijaisapuun oikeutetun henkilön tehtäväosuuden. Jos muu kuin vuosilomalla tai sijaisavulla oleva samassa maatalousyrityksessä työskentelevä henkilö irrottautuu lomituksen avulla oman tehtäväosuutensa hoitamisesta, paikallisyksikön on toimeenpantava LOMAL 21 seuraukset. Jos paikallisyksiköllä on aihetta epäillä ylimitoitettua työaikaa, tulee sen ryhtyä toimenpiteisiin asian todentamiseksi ja korjaamiseksi.
3. Lomituspalveluasetuksen 5 :n 2 momentin mukaan myös lomittajan tulee viipymättä ilmoittaa paikallisyksikölle seikoista, jotka aiheuttavat tarvetta tarkistaa lomituspäivän kestoa. Lomittajalle maksetaan palkkaa vain tehtyjen tuntienmukaan, jotka hallintohenkilöstö on suunnitellut tai hyväksynyt em. momentin mukaan. Käytännössä tämä viipymättä ilmoittaminen tarkoittaa sitä, että lomittajien kanssa on sovittu pelisäännöt sen suhteen, kuinka nämä yllättävät tilanteet ilmoitetaan hallintoon ja hyväksytään hallinnossa. Jos työaika säännöllisesti ja useimpien lomittajien kohdalla jonkin tilan lomituksessa poikkeaa määritellystä lomituspäivän kestosta jompaan kumpaan suuntaan, voi se olla osoituksena siitä, että työajan mitoitusta tulisi tarkistaa. Lisäselvityspyyntö: Pyydämme teiltä lisäselvitystä, mihin toimenpiteisiin paikallisyksikössä ryhdytään tarkastuskohteeseen kirjattujen toimenpiteiden 1-3 johdosta ja millä aikataululla nämä toteutetaan. LISÄSELVITYS: 1. LOMITUSPÄIVÄN KESTON MÄÄRITTÄMISEN HOITOON KUULUVIIN VÄLTTÄMÄTTÖMIIN TEHTÄVIIN KÄYTETTÄVÄN KOKONAISTYÖAJAN MÄÄRITTÄMINEN ON YKSI HYVÄ JA TÄRKEÄ KESKUSTELUNAIHE YHTEISTOIMINTARYHMÄSSÄ. AJATUSTENVAIHTO JA MIELIPITEET KULKEVAT KENTÄLLE JA KENTÄLTÄ MEILLE. TARVITTAESSA TYÖAIKAA TARKASTETAAN AINA UUDELLEEN JA VOIDAAN TEHDÄ PALVELUSUUNNITELMA UUDELLEEN. 2. LOMITUKSIA ON MUUTETTU TILANTEEN VAATIMALLA TAVALLA, POLTTAMALLA MOLEMPIEN LOMIA TAI LASKUTTAMALLA YLIMENEVIÄ TUNTEJA MAKSULLISENA. SEURAAVA TOIMINTATAPA NYT KÄYTÖSSÄ: LOMITUSPÄIVÄN KESTOT TARKISTETTU KUN SIIRRYTTIIN MOBIILIIN JA TYÖ JATKUU EDELLEEN MUUTOSTEN OSALTA. 3. HALLINTO PÄIVYSTÄÄ MOBIILI-HÄLYTYSPUHELINTA JOKA PÄIVÄ 5.00-21.00. MAHDOLLISET YLLÄTTÄVÄT TILANTEET PÄÄSTÄÄN ILMOITTAMAAN HALLINTOON HETI Tarkastuskohde Lomittajien yrityskohtainen perehdytys (L Tulos Ei huomautettavaa Paikallisyksikön tulee huolehtia yhteistyössä yrittäjän kanssa siitä, että maatalousyritykseen osoitetut maatalouslomittajat saavat tilalla maatalousyrityskohtaista perehdytystä 16 :ssä tarkoitettuihin lomitustehtäviin (LOMAL 16 a ).