Maanantairastit Järjestäjän ohje Harrastesuunnistusjaosto 18.5.2015 1
Johdanto Raja-Karjala Suunnistajat ry:n tavoitteena on olla maakunnan paras ja houkuttelevin harrastesuunnistusseura. Se tuottaa laadukasta harrastesuunnistustoimintaa kaikille suunnistuksesta kiinnostuneille aikuisille ja lapsille. Harrastesuunnistuksen tärkein kivijalka seurassamme on keväästä syksyyn viikoittain järjestettävät Maanantairastit. Tähän dokumenttiin on koottu keskeiset ohjeet seuramme Maanantairastitapahtumien järjestämiseksi. Ohjeen avulla on tarkoitus tukea järjestäjiä toteuttamaan sekä lajin aktiivisille harrastajille että uusille aloittelijoille viikosta toiseen hienoja suunnistuselämyksiä. Erinomaista pohjatietoa kuntorastien järjestämisestä on saatavilla myös Suomen Suunnistusliiton sivuilta http://www.suunnistusliitto.fi. Järjestelyorganisaatio Maanantairastitapahtumien organisoinnista vastaa seuran harrastesuunnistusjaosto. Jaostossa on nimetty harrastesuunnistusvastaava, jonka johdolla suunnitellaan tapahtumakalenteri, sovitaan järjestelyvuoroista sekä tuetaan tapahtumavastaavia tarpeen mukaan järjestelyissä. Harrastesuunnistusjaosto huolehtii kaikkien tapahtumien osalta seuraavista tehtävistä tiedottaminen lehdissä, verkossa ja radiossa tapahtumapaikkojen lupa-asiat karttojen tulostaminen tapahtumiin (ostopalveluna IT-Saimaasta) tulospalvelu (osallistujakirjanpito, ajanotto, tulosten julkaisu) kassan tilittäminen (taloudenhoitaja vastaa) Yksittäisen tapahtuman järjestelyistä vastaa nimetty tapahtumavastaava, joka huolehtii yksin tai yhdessä avustajiensa kanssa seuraavista päätehtävistä maastoon tutustuminen (ratamestarin roolissa) ratojen suunnittelu (ratamestarin roolissa) rastien vienti ja haku tapahtumapaikan järjestelyt (opastus, paikoitus) tapahtuman sujuvuus ja turvallisuus karttojen myynti tapahtumassa palaute harrastesuunnistusvastaavalle Järjestelyihin tarvittavien henkilöiden määrä vaihtelee mm. ajankohdan, sijainnin ja tapahtumapaikan ja sään suhteen. Henkilöt em. tehtävien hoitamiseen organisoi tapahtumavastaava joko omien kontaktien kautta tai harrastesuunnistusvastaavan tuella. Ratojen suunnittelun voi hoitaa myös erikseen nimetty ratamestari. Näissä tapauksissa ratamestari ja tapahtumavastaava sopivat etukäteen työnjaosta esim. niin, että ratamestari vastaa maastoon tutustumisesta ja ratojen suunnittelusta. Vastaavasti rastien vienti ja haku maastoon ja muut järjestelytehtävät hoitaa tapahtumavastaava ellei toisin sovita. 2
Järjestäjien tehtävät Maastoon tutustuminen Ratamestarin tehtävänä on tutustua hyvissä ajoin ennen h-hetkeä karttaan, maastoon ja tapahtumapaikkaan. Jos suunniteltu paikka ei tunnu sopivalta, kannattaa harrastesuunnistusvastaavan kanssa katsoa vaihtoehtoinen paikka samalta kartalta. Etukäteen sovittua paikkaa ei saa vaihtaa toiseen sopimatta asiasta ensin harrastesuunnistusvastaavan kanssa. Jos alueelle on tullut uusia teitä, hakkuita tms. kohteita, kannattaa ratamestarin välittää näistä tietoa karttavastaavalle. Muutokset pyritään päivittämään karttaan mahdollisuuksien mukaan ennen tapahtumaa. Viimeisimmän version kartasta saat karttavastaavalta - älä käytä omia aikaisempia versioita kartasta. Ratojen suunnittelu Ratavaihtoehtoja tulee olla vähintään kolme: C- rata: Helppo n. 1,5-2 km rata 4-7 rastilla. Radalla on oltava mahdollisuus käyttää polkuja tai muita helposti havaittavia reittejä. Rastien läheisyydessä tulisi olla hyvät pysäyttäjät. Rastit tulee olla selvästi nähtävissä. Radan on sovelluttava myös pienille lapsille n. 8 ikävuodesta alkaen. Jos maastossa ei yksinkertaisesti ole riittävästi polkuja tai muita selkeitä maamerkkejä, kannattaa harkita viitoituspätkien käyttöä. B-rata. Helpohko n. 4 km rata. Hyväkulkuiseen metsämaastoon sijoitettu rata. Tiheiköitä, soita ja muita vaikeakulkuisia alueita sekä suuria korkeuseroja kannattaa välttää. Rastit tulee olla maastossa selvästi nähtävissä. A-rata. Vaativa 5-6 km rata maastosta riippuen. Rastivälit kannattaa olla pituudeltaan ja vaikeudeltaan vaihtelevia. Korkeuseroja, tiheiköitä ja muita vaikeakulkuisempia alueita voi olla reitin varrella, jos niiden poikki päästään suunnistuksellisesti hyville alueille. Rastit voivat sijaita vaikeammin havaittavissa rastipisteissä, jopa tiheiköissä. Kolmen perusradan lisäksi ratamestari voi mahdollisuuksien mukaan suunnitella seuraavat lisäradat: D- rata: Helppo n. 1,5 km rata 4-7 rastilla. Radalla on oltava mahdollisuus käyttää polkuja tai muita helposti havaittavia reittejä. Reitin tulisi olla helppokulkuista. Rastien tulisi olla polkujen tai muiden selkeiden kohteiden varrella tai välittömässä läheisyydessä. Rastit tulee olla selvästi nähtävissä. Radan on sovelluttava myös pienille lapsille n. 6 ikävuodesta alkaen. A-lyhyt-rata. A-radasta lyhennetty vaativahko n. 4 km rata maastosta riippuen. Radat kannattaa suunnitella kuljettavuudeltaan parhaille alueille. Ratoja suunnitellessa tulee välttää kulkua istutettuja tai kylvettyjä puuntaimia kasvavien aukkojen läpi pihojen kautta tai niiden välittömässä läheisyydessä 3
isojen jyrkänteiden päällä leveiden ojien poikki Erinomaista lisätietoja ratojen suunnitteluun löytyy SSL:n harrastesuunnistuksen sivuilta. Ratojen piirtämiseen seuralla on käytössä Condes- ratamestariohjelman. Ohjelma mm. mittaa ratojen pituudet ja tekee rastimääritteet automaattisesti eikä niitä tarvitse erikseen kirjoittaa. Ohjelma on ladattavissa: http://www.olfellows.fi/cms/index.php?page=lataa-2 Ohjelman käyttöohje löytyy: http://www.olfellows.fi/cms/uploads/file/www_help9/index.html Lisenssiavaimen Condes-ratamestariohjelmaan saa harrastesuunnistusvastaavalta. Radat tulee toimittaa tulostettavaksi seuran karttatulostukseen hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Varmista ennen ratojen toimittamista karttatulostukselle, että käytät radoissa vain käytössä olevia rastileimasimia, joiden koodit on lueteltu seuran sivuilla ylläpidettävästä varusteluettelosta http://www.rakas.net/maanantairastit/ohjeet-j-rjest-jille/varusteet Tapahtumanpaikan suunnittelu Suunnittelemalla tapahtumapaikan toiminnot ja tilankäyttö etukäteen huolehditaan parhaiten tapahtuman sujuvuudesta ja turvallisuudesta. Parkkitilaa täytyy olla riittävälle määrälle autoja (n. 50-100) osallistujamäärästä riippuen. Ota huomioon mahdolliset oheispalvelut tai ryhmät (esim. suunnistajan kauppa) pisteiden ja paikoituksen sijoittelussa. Harrastesuunnistusvastaava ilmoittaa etukäteen sinulle mahdollisten ryhmien tai oheispalvelujen saapumisesta tapahtumaan. Sijoita lähtöleimasin riittävän kauas maalileimasimesta, jotta osallistujat eivät maaliin tullessaan sekoita niitä keskenään. Lähtöleimasin voi olla selvästi erillään ilmoittautumisesta, jolloin suunnistajalle jää mukavasti aikaa verrytellä ja valmistautua omaan suoritukseen. Tapahtumavastaavan vastuulla on järjestää riittävä määrä apuvoimia karttamyyntiin ja paikoitukseen tapahtuman sujuvuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi. Harrastesuunnistusvastaava auttaa apuvoimien saamisessa tarvittaessa. Tapahtumapaikan järjestelyt Sovi edellisen vuoron järjestäjän kanssa mistä ja milloin maanantairastivarusteet ovat noudettavissa. Tarkista varusteet saatuasi niiden kunto ja ilmoita mahdolliset puutteet harrastesuunnistusvastaavalle. Sijoita ensimmäiset opasteet maanantairastikalenterissa kohdassa "Opastus" mainitulle tielle. Tieltä kääntymisestä kertova ennakko-opastus tulee sijoittaa riittävän kauaksi itse tienhaarasta. Laita lisäksi tienhaaraan vielä rastilippu, jotta kääntyminen monesti tuntemattomalle sivutielle sujuisi mahdollisimman turvallisesti. Sijoita turvallisuuden vuoksi aina "Suunnistajia tiellä"-kyltit tien varteen varoittamaan autoilijoita. 4
Tapahtuman aikana tapahtumavastaavan tehtävänä on opastaa osallistujia ratoihin, maastoon tms. liittyvissä kysymyksissä. Mikäli kysymykset tai kommentit liittyvät iltarastitoimintaan yleensä (esim. suunnistusohjaukseen), pyydä heitä ottamaan yhteyttä seuran harrastesuunnistusvastaavaan. Samoin mahdollinen palaute maanomistajilta tai paikallisilta asukkailta kannattaa ehdottomasti välittää harrastesuunnistusvastaavalle. Karttamyynti Tapahtumavastaava voi noutaa myytävät karttatulosteet tapahtumapäivänä (arkisin) IT- Saimaasta klo 12 16 välisenä aikana tai muuten sopimaansa aikaan. IT Saimaan yhteystiedot: Paalukatu 7 (sisäänkäynti Itulan toimitalon länsipäädystä) yhteyshenkilö: Janne Saarinen puh. 040 772 2596 Karttoja myydään klo 16:45-19:00 välisenä aikana (klo 17 alkavissa tapahtumissa). Kartoille on olemassa useita eri hintavaihtoehtoja sekä maksutapoja ja ne päivittyvät vuosittain. Tästä syystä kannattaa tutustua huolellisesti etukäteen voimassa olevaan hinnastoon ja maksutapoihin (ks. oma kappale) seuran nettisivulta. Karttamyynnin sulkeuduttua taloudenhoitaja tai hänen valtuuttama henkilö ottaa haltuun rahat, liikuntasetelit ja sarjaliput tapahtumapaikalla. Paikoitus Paikoituksen sujuvuudesta vastaa tapahtumavastaava. Joillakin tapahtumapaikoilla paikoitus hoituu ilman opastusta (esim. peltoalueet ja suuret soramontut), mutta usein ensimmäisen tunnin aikana saapuvat autot kannattaa paikoittaa ohjatusti. Autojen paikoittamisessa tulee huomioida seuraavat asiat: Kapealle tielle pysäköityjen autojen ohi pitää päästä tarvittaessa hälytysajoneuvolla Pysäköinnissä tulee noudattaa muutoinkin tieliikennelakia Tienvarsipysäköinnissä tarvitaan riittävän suuri kääntöpaikka Varo kiviä, kantoja ja pehmeitä paikkoja Varo vahingoittamasta puuntaimia Tapahtuman sulkeminen ja raportointi Maali suljetaan klo 20. Tapahtumavastaava huolehtii yhdessä tulospalvelun kanssa siitä, että jokainen ilmoittautunut suunnistaja palaa maastosta. Kun kaikki ovat tulospalvelun mukaan saapuneet, tarkista vielä, ettei paikoitusalueelle tai tapahtumapaikalle jää merkkejä metsässä olevista suunnistajista. Mikäli 30 minuutin kuluttua maalin sulkeutumisesta kaikki suunnistajat eivät ole vielä palanneet, aloitetaan turvallisuussuunnitelman mukaiset etsintätoimet. Tapahtumavastaava huolehtii tapahtumapaikan purkamisesta ja tarkistaa, ettei mitään roskia tms. jää alueelle Nouda rastit maastosta viimeistään seuraavana päivänä. Kun purat rasteja, muista ettei metsään jää näkyviin teipin kappaleita tai narun pätkiä. 5
Sovi seuraavan järjestelyvuoron tapahtumavastaavan kanssa mistä ja milloin maanantairastivarusteet ovat noudettavissa. Jos tapahtumassa ilmeni jotain normaalista poikkeavaa, esim. palautetta maanomistajilta, alueen asukkailta tai suunnistajilta, välitä niistä tieto harrastesuunnistusvastaavalle. Seura korvaa toimihenkilötehtävistä aiheutuneet matkakustannusten kilometrikorvaukset. Voimassaolevan korvaussäännön ja hakuohjeet löydät: http://www.rakas.net/j-sensivut/korvaukset Yhteystietoja Harrastesuunnistusvastaava Arto Sopanen arto.sopanen@gmail.com 040 552 7036 Tulospalvelu Arto Sopanen arto.sopanen@gmail.com 040 552 7036 Karttavastaava Matti Kyöstilä matti.kyostila@gmail.com 040 557 1856 Karttatulostus Pentti Närhi p.narhi@gmail.com 050 371 8668 Taloudenhoitaja Leena Kantanen leena.kantanen@gmail.com 040 579 9572 6
Hinnasto ja maksutavat Karttamyynti hoitaa seuraavien tuotteiden myynnin: Tuote Hinta Huomautus Osallistuminen Aikuiset 6 tai sarjalippu RaKaS, LappRi, JoKu ja SK Vuoksi Seuran jäsenet 4 Juniorit (alle 21 v) ja sopimuskumppanit 0 Sopimuskumppanit: Tulli Lyly (heinäkuussa) Emit-kortin lainaus 1 Ei peritä junioreilta RaKaS-sarjaliput 10 kpl 50 Suunnistusopastus (sis. osallistumisen) 10 Sovittava etukäteen Tuotteet voi maksaa seuraavilla maksutavoilla käteisellä tai etuseteleillä. Etuseteleistä ei anneta rahaa takaisin. Seuraavia voimassaolevia etuseteleitä otetaan vastaan: Smartum setelit (5 ja 4 ) Smartum verkkomaksu Virikesetelit Tykysetelit (2 ja 4 ) EeKoo-setelit sähköinen Sportti-passi (erillinen ohje) Lisäksi seuralla on yhteistyösopimukset seuraavien tahojen kanssa Tullin työntekijät Lylyn jäsenet erikseen sovittuihin tapahtumiin Sopimusten piiriin kuuluvien henkilöiden tulee merkitä osallistuminen erilliseen vihkoon. 7