Fingrid Datahub Oy Datahub ajankohtaiswebinaari
Esiintyjät: Pasi Lintunen Lauri Jännes 2
Webinaarin eteneminen Kysymyksiä voi esittää koko webinaarin ajan Webinaarin tallenne ja esitysmateriaali julkaistaan EDIELfi-portaalissa Kysymykset EDIELfi-portaalin kautta: 3
Agenda Huomioita osapuolten käyttöönottosuunnitelmista Tietokonversion ajankohtaiskatsaus Uuden datahub-tukipalvelun käyttöönotto 4
Huomioita toimijoiden käyttöönottosuunnitelmista ja toimialan valmistelutoimien etenemisen seurannasta 11.9.2019
Käyttöönottosuunnitelmien yhteenvetoa Sähkömarkkinalaissa velvoite tehdä käyttöönottosuunnitelma sekä datahubin valmistelutoimenpiteet 175 markkinaosapuolta toimittanut suunnitelman 82 jakeluverkonhaltijaa ja 93 vähittäismyyjää Osapuolille lähetetty yhteenveto suunnitelmien havainnoista ja tarkistamistoimenpiteistä > täydennykset suunnitelmiin 30.9.2019 mennessä Osapuolia, jotka ilmoittaneet, että järjestelmätoimitussopimukset solmitaan elokuun 2019 loppuun mennessä, on lähestytty 6
Keskeiset havainnot suunnitelmista Suunnitelmien tekeminen on ryhdittänyt osapuolten tekemistä Suunnitelmien taso vaihtelee suuresti Suunnitelmissa tukeuduttu vahvasti järjestelmätoimittajiin Keskeneräisiä suunnitelmia Suunnitelmista ei aina ole nähtävissä ymmärrys vaadituista toimenpiteistä 7
Havaintoja käyttöönottosuunnitelmista luvuittain
1 Projektin organisointi ja resursointi 1.1 Projektin omistaja ja ohjausryhmä Osa markkinaosapuolista on ilmoittanut projektin omistajaksi ainoastaan yrityksen 1.2 Projektipäällikkö ja projektiryhmä sekä pääkäyttäjä(t) Projektipäällikkö ei olla nimetty Eri osa-alueiden vastuuhenkilöitä puuttuu Osa osapuolista ilmoittaneet ajankohdan mihin mennessä vastuuhenkilöt nimetään Projektin ohjausryhmä sekä projektin omistaja ja hänen yhteystietonsa yhteydenottojen varalle tulee nimetä Projektipäällikkö sekä muut ohjeistuksessa edellytetyt vastuuhenkilöt tulee nimetä ilmoitettuun ajankohtaan mennessä 9
2 Toteutussuunnitelma 2.1 Projektin laajuuden määrittely Koko projektin kattava toteutusaikataulu puuttuu tai suunnitelmassa on annettu vain järjestelmätoimittajan toteutusaikataulu järjestelmätoimitukselle Useat osapuolet ovat ilmoittaneet, että niiden suunnitelmat ovat keskeneräiset Järjestelmäpäivitysten tai -vaihtojen toteutusaikataulut puuttuvat. Syyksi ilmoitettu mm., että järjestelmätoimittaja ei ole ilmoittanut tai järjestelmätoimitussopimusta ei ole tehty. Osapuolen datahub-projekti on huomattavasti laajempi kuin ainoastaan järjestelmätoimitus ja tämä tulee huomioida toteutussuunnitelmassa Suunnitelmien tarkentuessa ja päivittyessä osapuolten tulee päivittää ja toimittaa ne uudelleen Järjestelmäpäivitysten tai -vaihtojen toteutusaikataulut tulee täydentää suunnitelmiin välittömästi, kun asiat tarkentuvat Ohjeistuksen muutostenhallinnan mukaisesti kaikki muutokset tulee kuvata suunnitelman muutoshistoriaan 10
2 Toteutussuunnitelma 2.2 Toteutusprojektin ositus Toteutusaikataulu ei kata koko projektia, vaan ainoastaan tietojärjestelmiin liittyvän toteutusaikataulun Kriittinen polku ja tehtävien vastuunjakokaavio puuttuvat Kuvaukset käyttöönottoprojektin riippuvuuksista yrityksen muihin sisäisiin kehitysprojekteihin ja ulkoisiin kehityshankkeisiin ja markkinamallin muutoksista puuttuvat Resurssi- ja aikatauluriippuvuudet Mahdollisten muiden järjestelmäprojektien huomiointi työsuunnittelussa tai niiden välttäminen kokonaan Osituskaavio tulee laatia ohjeistuksen mukaisesti (Käyttöönoton päävaiheet, osaprojektit, tehtävät, hyväksymispisteet...). Taulukkona ja aikataulujanalla esittäminen on havainnollista. Kriittisen polun osalta peräkkäisinä tehtävät projektitehtävät ketjuna aikatauluineen määrittävät aikaisimman valmistumisajankohdan. Tämä tulee tehdä. Riippuvuudet muihin sisäisiin kehitysprojekteihin ja ulkoisiin hankkeisiin sekä markkinamallin muutoksista tulee täydentää 11
3 Tietokonversiosuunnitelma 3.1.1 Tiedon laadun parantaminen ja rikastaminen Kuvaus puuttuu, miten tietojen tarkastukset tehdään kolmansien osapuolten rekistereitä vastaan Kuvaus kolmansien osapuolten rekistereitä vastaa tulee laatia. Yleisesti kuvaus taulukkomuodossa on selkeä. Esimerkiksi puuttuvien tietojen keräämisen ja täydentämisen osalta taulukkona tietojoukot ja suunnitelma miten, mistä ja milloin kyseiset tiedot haetaan ja miten korjataan virhetilanteissa. 12
Tietokonversiosuunnitelma 3.1.5 Siirtotiedostojen tuottaminen ja toimitus Titta-palveluun Osapuolen ylläpitovastuulla olevia tietoja ei ole listattu tai ei ole eritelty, mitkä kuuluvat myyjälle ja mitkä verkolle vertikaalisesti integroituneen yhtiön tapauksessa (=rooleja ei ole suunnitelmassa eriytetty) Tietoturvan huomioiminen puuttuu kokonaan useilta markkinaosapuolilta Siirtotiedostojen tuottamisen ja toimittamisen kestolle asetettuja vaatimuksia ei huomioitu useiden markkinaosapuolten suunnitelmissa Ylläpitovastuulla olevat tiedot tulee eritellä osapuoliroolien mukaisesti omiin suunnitelmiin jakeluverkonhaltijan ja myyjän osalta. Tietoturvan huomioimisen osalta tulee kuvata esim. Miten siirtotiedostot käsitellään turvallisesti osapuuolen järjestelmissä ja miten tietoturvan osalta varmistetaan ettei tiedostoja tai niiden tietoja pääse vuotamaan ulos. Siirtotiedostoja tulisi hallinnoida ja käyttää vain nimetyt henkilöt eli ei koko yhtiön henkilökunta. Miten on hallinnoitu Tietokonversiopalvelun käyttäjät? Siirtotiedostojen kuvaaminen tiedostokohtaisesti (esim. osapuolitiedot, asiakastiedot, sopimustiedot) esim. taulukossa mistä lähdejärjestelmistä tiedot haetaan ja kauan niiden tuottamis- ja toimitusaika kestää? 13
3 Tietokonversiosuunnitelma 3.2 Uusien tunnusten käyttöönotto Monella osapuolella täysin suunnittelematta 3.2.1 GS1-järjestelmän mukaisten GSRN-tunnusten käyttöönotto Osalla puuttuu kartoitus, missä kaikkialla käyttöpaikkatunnus on nykyisin käytössä ja mihin uusien GSRN-tunnusten käyttöönotto vaikuttaa. Esimerkiksi taulukolla kuvaus uusien tunnusten hakemisesta vaiheittain aikatauluineen. 1. vaihe GS1-yritystunnuksen tilaaminen, aikataulu ja tarkennuksena miten haetaan ("tunnus haetaan GS1 Finlandilta). Järjestelmäintegraatioiden osalta kuvaus milloin tunnukset otetaan käyttöön integraatiossa (mitkä ovat tarvittavat muutokset, milloin otetaan käyttöön ja miten testataan integraatioiden välillä) 14
4 Testaus- ja sertifiointisuunnitelma Ohjeistuksen mukaisesti osapuolen tulee suunnitella ja kuvata oma testauksensa osana käyttöönottosuunnitelmaansa. Monesti on vain ilmoitettu esimerkiksi että järjestelmätoimittaja vastaa testauksista tai suunnittelu on kesken järjestelmätoimittajan tai sen valinnan myöhästymisen vuoksi. Varsinaisten toimenpiteiden kuvaaminen puuttuu monella osapuolella kokonaan. Puutteina ovat esimerkiksi aikataulutus sekä vaiheistuksen/hyväksymismenettelyiden kuvaus. 4.1.3 Testiaineistot Ohjeistuksen mukaisesti osapuolen tulee suunnitella ja kuvata testiaineistojen tuottaminen ja käsittely. Monesti on vain ilmoitettu esimerkiksi että järjestelmätoimittaja hoitaa testiaineistot tai osio on kesken järjestelmätoimittajan tai sen valinnan myöhästymisen vuoksi. Varsinaisten toimenpiteiden kuvaaminen puuttuu kokonaan. Osa markkinaosapuolista ei ole välttämättä ymmärtänyt, että heidän tulee itse tuottaa synteettistä aineistoa. Osapuolten tulee suunnitella myös omia testejä, joilla varmistetaan osapuolen järjestelmäkokonaisuuden toiminta, liiketoimintaprosessien jatkuvuus, järjestelmien toimivuus ja osapuolen valmius datahubin tuotantokäyttöön. Tämä puuttuu monelta kokonaan tai ei juurikaan kuvattu. Osapuolten tulee tarkistaa ja täydentää suunnitelmaa Datahubin päivitetyn testaus- ja sertifiointisuunnitelman (11.7.2019) mukaisesti ml. testaukset päästä päähän liiketoimintaprosessien mukaisesti, eikä ainoastaan datahubiin suoraan liittyvät testaukset. Testausasioiden edetessä järjestelmätoimijan kanssa tulee myös suunnitelmat tarkentaa ja toimittaa Energiavirastolle ja Datahubille 15
5 Käyttöönoton valmistelutoimet Käyttöönoton valmistelutoimet osio monella markkinaosapuolella mukailee paljon toimialan käyttöönottosuunnitelman listauksia. Moni osapuoli ilmoittanut tarkentavansa käyttöönoton lähestyessä. 5.1.1 Sanomaliikenteen alasajaminen Suunnitelmassa tulee kuvata tavat ja toimenpiteet sanomaliikenteen vaiheittaisen alasajon toteuttamiseksi markkinaosapuolen omissa tietojärjestelmissä ja/tai palveluntarjoajan, esim. sanomaliikenneoperaattorin toimesta. Osalla sanomaliikenteen alasajo puuttuu kokonaan esimerkiksi järjestelmätoimittajan myöhästymisen vuoksi. Yleisesti kuvaus vähäistä seuraavissa alakohdissa: Kuvaukset sanomaliikenneoperaattoreiden toimintamalleista tiedonvaihdon alasajamiseksi monella markkinaosapuolella puutteellisia Toimenpiteet "backlogien" purkamiseksi kohtaa ei ole huomioitu lainkaan Markkinaprosessien suorittamista loppuun ilman tarpeetonta viivästystä ei ole käsitelty juuri lainkaan Ylläolevia kohtia tarkennettu uusimpaan toimialan datahubin käyttöönottosuunnitelmaan versioon 1.3. ja suunnitelmat täydennettävä niiltä osin. Hyvissä suunnitelmissa yhteneväisenä piirteenä mm. että sekä valmistelutoimien, että ydinjäädytysjakson osalta eri vaiheiden vaikutukset on tunnistettu ja niiden mukainen toiminta, sekä niiden mahdollinen vaikutus eri järjestelmiin on kuvattu. 16
6 Projektin seuranta ja valvonta sekä raportointi Noin puolesta suunnitelmista kuvaus oman käyttöönottoprojektin etenemisen seurannasta puuttuu kokonaan tai on hyvin vähäistä. Monesti on vain viitattu toteutussuunnitelmaan (kappale 2) tai kopioitu ohjetta/järjestelmätoimittajan suunnitelmaa). Markkinaosapuolen tulee kuvata suunnitelmassaan, millä tavalla ja keiden toimesta osapuoli seuraa oma käyttöönottoprojektin etenemistä. Miten usein esim. ohjausryhmä kokoontuu seurannan ja valvonnan osalta ja miten etenemistä seurataan? Käyttöönottosuunnittelun ja projektin eri osa-vaiheiden tilanteiden tarkistaminen ja tarkistuspisteet Eteneekö suunnittelu ja valmiustoimenpiteet aikataulujen mukaisesti? Esille tulleet ongelmat/poikkeamat/avoimet asiat sekä miten ja milloin ratkaistaan/täydennetään? Mitä muutoksia käyttöönottosuunnitelmaan tarvitsee tehdä, milloin tehdään/päivitetään ja tarkennetaan Datahubille (myös seurantapalvelun kysymykset) sekä Energiavirastolle? Linjaukset/päätökset ja tarvittavat toimenpiteet aikatauluineen dokumentoidaan ja seurataan etenemistä. Pöytäkirjakäytännöt. 17
9 Tietoturva- ja tietosuojakäytännöt 9.1 Tietosuoja Usein on vain todettu, että datahubin käyttöönotossa noudatetaan yhtiön vallitsevia tietosuojakäytäntöjä. 9.1.1 Testaus ja testauksessa käytettävät tiedot Ohjeistuksen mukaisesti tulee kuvata testauksessa käytettävä aineisto. Epäselvyyttä aineiston laatuun liittyen, esimerkiksi ajatellaan, että tietojen vähäisen määrän vuoksi testauksessa voidaan käyttää oikeita asiakastietoja. Osa on ilmoittanut että synteettistä dataa käytetään MIKÄLI näin ohjeistetaan Tietosuojakäytäntöjen todentamiseksi markkinaosapuolen tulee listata käyttöönotossa noudatettava yrityksen keskeinen tietosuojaan liittyvä dokumentaatio sekä mahdolliset datahubin käyttöönottoon liittyvät erillisohjeistukset. Synteettisen datan käytöstä Datahub on ohjeistanut Testaus- ja sertifiointisuunnitelmassa 18
9 Tietoturva- ja tietosuojakäytännöt 9.4 Tietoturvaloukkaus Osalla puuttuu tietosuojasta vastaavan nimi ja yhteystiedot (sekä tietoturvasta vastaavan henkilön nimi, mikäli tämä on eri henkilö kuin tietosuojasta vastaava henkilö) Tietosuojasta ja tietosuojasta vastaava(t) henkilöt tulee nimetä Osapuolen tulee myös huolehtia tietosuojaloukkausprosessinsa ajantasaisuudesta myös kumppanien ja alihankkijoiden suuntaan. 19
10 Riskienhallinta ja varautuminen 10.1 Riskienhallintasuunnitelma Riskienhallintakeinot puuttuvat monelta kokonaan. Joillakin on vain viitekehys riskienhallintaan kuvattuna eikä riskejä sisällytetty lainkaan suunnitelmaan. Jotkin toimijoista ovat listanneet vain järjestelmätoimittajan tunnistamat riskit. Monella osapuolella on vain hyvin ympäripyöreitä ja yleisiä datahubiin liittyviä riskejä, ei ollenkaan osapuolikohtaisempia riskejä. Riskienhallinta on osa päivittäistä projektityötä ja kaikille projektiin osallistujilla on oikeus ja vastuu ilmoittaa tunnistetut tai havaitut riskit. Suunnitelmien tulee sisältää riskienhallintasuunnitelma ja taulukkomuodossa on hyvä kuvata vähintään esim. Riskin nimi, kuvaus ja toiminta-alue (tietokonversio, käyttöönotto) Riskin vaikutus luokittain (vähäinen, keskitaso, merkittävä) Todennäköisyys Miten riskiä hallitaan ja seurataan Miten riskiä mitigoidaan Mitkä ovat toimenpiteet riskin toteutuessa Vastuut etc. 20
11 Suunnitelmaan liittyvä muutostenhallinta Käyttöönottosuunnitelmaan tehtävien muutosten hallinta sekä suunnitelman sisäisen katselmoinnin ja hyväksyntään liittyvät menetelmät on kuvattu hyvin yleisellä tasolla. Muutostenhallintaprosessi ja toimintatavat tulee tehdä riittävän tarkasti, että Energiavirasto ja Datahub pystyvät seuraamaan, mitä muutoksia osapuolet ovat tehneet eri suunnitelmaversioiden välillä. Miten suunnitelmien muutokset käydään läpi ja arvioidaan yrityksessä? Muutosten dokumentointi, versiointi, katselmointi yrityksessä, muutosten hyväksymismenettelyt Muuttuneiden käyttöönottosuunnitelmien toimitus Energiavirastolle ja Datahubille Muutoshallinnassa huomioitava myös Titan seurantapalvelun kysymysten vastausten täydentäminen 21
Yhteenvetoa Ohjeistamisen tarkoitus on auttaa ja opastaa osapuolia, että käyttöönotto ja valmistelutoimenpiteet etenevät suunnitellusti ja aikataulussa yhtiöissä Osapuolella on vastuu käyttöönottosuunnittelustaan, valmistelutoimenpiteistään sekä suunnitelmien ja niihin liittyvien seurantakyselyjen vastausten täydentämisestä ja toimittamisesta Jatkuva suunnittelu ja omien valmistelutoimenpiteiden seuraaminen ja arviointi sekä niiden perusteella tarvittavien toimenpiteiden tekeminen on ensiarvoisen tärkeää projektin läpiviennin kannalta Markkinaosapuolten tulisi tehdä tiiviimpää keskinäistä yhteistyötä, että ne voivat paremmin vaikuttaa ja seurata läpinäkyvämmin yhteisen järjestelmätoimittajansa datahubiin liittyvän tuotekehityksen ja toimitusten etenemistä Suunnitelmien tarkistamisen ja mahdollisten täydennysten osalta päivitetyt suunnitelmat tulee toimittaa Energiavirastolle ja Fingrid Datahubille syyskuun loppuun 30.9.2019 mennessä 22
Tietokonversio
24 Agenda Ajankohtaiset asiat Datastandardi Ulkoiset rekisterit Tietokonversion tavoitteet ja aikataulu
Lauri Jännes asiantuntija lauri.jannes@fingrid.fi + 358 44 536 5671 25
26 Uusi datastandardi versio 1.9 Uusi versio datastandardista julkisitiin heinäkuussa Titta päivitetään 23.9. vastaamaan uutta versiota Tietokonversioon vaikuttavista muutoksista tullaan tiedottamaan erikseen Konversioon vaikuttavat muutokset on jo nyt luettavissa datastandardin muutoshistoria välilehdeltä. Näiden lisäksi tehdään joitain muita parannuksia ja lisäyksiä joihinkin tarkastuksiin.
27 Ulkoiset rekisterit Tarkastus ulkoisia rekistereitä vasten ajettiin elokuun puolivälissä ensimmäisen kerran Tarkastuksessa on ollut ongelmia ulkoisissa rekistereissä Kaikkia tietoja ei ole pystytty tarkastamaan luotettavasti tai tulokset on palautettu virheellisesti Tarkastukset jouduttu uusimaan muutaman kerran Lopulliset tulokset pyritään saamaan seuraavaan statuspalaveriin
Tietokonversion tavoitteet 2019-2020 Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Titan kehitystyöt Statuspalaverit viikoittain II Vaihe (98% / 95%) Osapuolten tietojen eheys, ulkoiset rekisterit, mittaustiedot III Vaihe (99,5% / 98%) Tietojen yhdenmukaisuus, GS1 tunnukset, suorituskyky Kysely rajapisteistä Kysely perustietojen toimitusajoista 1. tarkastus ulkoisiin rekistereihin GS1 ja EIC koodien tilaus Kysely perustietojen toimitusajoista 2. tarkastus ulkoisiin rekistereihin Ulkoisten rekisterien online-tarkastus GS1 ja EIC koodien käyttöönotto Puuttuvien hetujen kerääminen
Konversion alustava agenda ja tavoitteet 2019-2020 Aika Tavoite /Aihe 11.9 Ulkoisten rekisterien tarkastusten tulokset Titan päivitys 18.9 Datan laatu 96%/87% Tietojen poiminta-ajat 25.9 Datan laatu 96%/90% 2.10 Datan laatu 97%/92% Mittaustiedot 9.10 GS1- ja EIC koodien tilaus 16.10 Datan laatu 98%/95% 23.10 valmistautuminen 3. vaiheeseen 30.10 2. Vaihe päättyy Arviointi tavoitteiden toteutumisesta ja valmistautuminen 3. vaiheeseen Aika Tavoite / Aihe 6.11 3. Vaihe alkaa 13.11 Tietojen poiminta-ajat ja suorituskyky Ulkoisten rekisterien tarkastusten tulokset (2. tarkastus) 20.11 Datan laatu 98,5%/96% 27.11 Valmistautuminen GS1-koodien käyttöönottoon 4.12 Ajankohtaisia asioita 11.12 Tietojen poiminta-ajat ja suorituskyky 18.12 Datan laatu 99%/97% 25.12 Ei statuspalaveria 1.1 Ei statuspalaveria 8.1 Valmistautuminen GS1-koodien käyttöönottoon 15.1 Ajankohtaisia asioita 22.1 Ajankohtaisia asioita
Datahubin tukipalvelu (ServiceNow) Palvelemme teitä datahub-projektiin liittyvissä kysymyksissä osoitteessa: https://support.datahub.fi/fingrid Ei vielä tunnuksia? Rekisteröidy palveluun kirjautumissivulta Yhtiönne pääkäyttäjä hyväksyy rekisteröitymispyynnöt Yhtiönne nimi toimii rekisteröintitunnuksena Tukea palvelun käyttöön saat osoitteesta datahub@fingrid.fi 30
Kysymyksiä?
Tulevia webinaareja kalentereihin 1.11. Datahub-prosessit teemawebinaari GS1-tunnukset tuotetiedot laskurivitiedot taseselvitys 22.11. Datahub-ajankohtaiswebinaari 32
Kiitos! Fingrid Datahub Oy c/o Fingrid Oyj Läkkisepäntie 21 00620 Helsinki PL 530, 00101 Helsinki Puh. 030 395 5000 Y-tunnus: 2745543-5