MAATALOUSYLIOPPILAIDEN YHDISTYS SAMPSA RY: N TIETOSUOJASELOSTE (EPÄVIRALLINEN OHJESÄÄNTÖ) Laadittu 29.4.2018
2 SISÄLLYS 1 JOHDANTO... 4 2 JÄSENREKISTERIT... 5 2.1 Yhdistyslain 11 vaatimukset jäsenrekisterille... 5 2.2 Sampsan keräämät jäsentiedot... 5 2.3 Suonentiedon Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelman asiakasrekisteri... 5 2.4 Sampsa -lehden postituslista... 6 2.5 Kuvapankit ja arkisto... 6 3 TIETOJA KÄSITTELEVÄT HENKILÖT JA/TAI TAHOT... 7 3.1 Jäsentiedot... 7 3.2 Anomus jäsentietojen vastaanottamiseen Sampsalta... 7 3.3 Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelman asiakasrekisteri... 8 3.4 Sampsa -lehden postituslista... 8 4 TIETOJEN HYÖDYNTÄMINEN... 8 4.1 Jäsentietojen hyödyntäminen... 8 4.2 Balanssi 2017 -asiakasrekisterin asiakastietojen hyödyntäminen... 8 4.3 Sampsa -lehden postituslistan postitustietojen hyödyntäminen... 8 5 LISÄTIETOJEN KERUU TAPAHTUMAILMOITTAUTUMISTEN YHTEYDESSÄ... 9 5.1 Talkoisiin osallistuvat jäsenet... 9 5.2 Juhliin osallistuvat jäsenet... 9 5.3 Koti- tai ulkomaanekskursiolle osallistuvat jäsenet... 9 5.4 Muihin tapahtumiin osallistuvat jäsenet... 10 6 TIETOJEN SÄILYTYS, SUOJAUS JA VUOTAMISMAHDOLLISUUKSIEN MINIMOINTI... 10 6.1 Jäsenrekisteri... 10 6.2 Balanssi 2017 -asiakasrekisteri... 11 6.3 Sampsa -lehden postituslista... 11 7 TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTUS... 11 7.1 Luovutus alakerhoille... 11 7.2 Luovutus Sampsa -lehden painotalolle... 11
3 8 JÄSENYYDEN PÄÄTTYMINEN... 12 9 TOIMINTA MAHDOLLISEN TIETOVUODON ILMETESSÄ... 12 10 JÄSENTEN OIKEUDET TIETOIHINSA... 12 11 MUUT HENKILÖTIEDOT... 12 LIITE 1: Sampsan jäsenrekisterin tietosuojaseloste (rekisteriseloste)... 13
4 1 JOHDANTO Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry (käytetään myöhemmin nimeä Sampsa) on maataloustieteitä pääaineenaan Helsingin yliopistossa opiskelevien ainejärjestö. Sampsan jäsenmaksun vuosittain maksaa noin 300 maatalous-metsätieteellisessä tiedekunnassa opiskelevaa opiskelijaa, jonka lisäksi kannattajajäseniä on vuosittain yksittäisiä ja ainaisjäseniä tällä hetkellä reilu 30 jäsentä. Sampsa järjestää jäsenilleen vuosittain lukuisia luonteeltaan erilaisia tapahtumia, kuten juhlia, illanviettoja, talkoita, urheilutapahtumia, ulko- ja kotimaanmatkoja ja kokouksia. Useimpiin tapahtumiin kuuluu lisäksi erinäisiä varotoimia, velvoitteita tai kustannuksia, joita hoitavat yhdistyksen johtokunta tai johtokunnan valtuuttamat henkilöt. Varotoimien, velvoitteiden ja/tai kustannusten hoitamiseksi, Sampsa pitää yllä jäsenrekisteriään, jossa säilytetään jäsenistöstä tietoja, kuten esimerkiksi sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, aloitusvuosia ja pääasiallinen alakerho. Joidenkin tavallista erikoisempien tapahtumien luonteesta johtuen, Sampsa voi joutua lisäksi keräämään ylimääräisiä, arkaluontoisempia henkilötietoja, kuten henkilötunnuksia tai ruoka-allergioita, jäsenistönsä turvallisuuden, terveyden, tapahtumien järjestämisen, asioiden sujuvuuden tai muutoin yleisen hyvinvoinnin vuoksi. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä tietoja Sampsa kerää jäsenistään, mihin jäsenten tietoja käytetään, missä ja miten tiedot säilytetään sekä suojataan, miten tietojen vuotamismahdollisuudet minimoidaan, kuka tai ketkä tietoihin voi päästä käsiksi, kenelle tai keille tietoja mahdollisesti siirretään tai luovutetaan ja miten toimimme tietovuodon tapahtuessa. Lisäksi selosteessa ohjeistetaan, kuinka Sampsan toimihenkilöiden tulisi toimia henkilötietojen käsittelyä vaativissa tilanteissa. Tätä ohjesääntöä päivitetään tarpeen mukaan.
5 2 JÄSENREKISTERIT 2.1 Yhdistyslain 11 vaatimukset jäsenrekisterille Yhdistyslain 11 :ssä pykälässä Jäsenluettelo sanotaan jäsenluettelosta (rekisteristä) seuraavaa (14.4.2018): Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua 1 momentissa tarkoitettuihin tietoihin. Jäsenluettelossa olevien tietojen luovuttamisesta muutoin säädetään henkilötietolailla (523/1999). Luovuttamisesta voi päättää yhdistyksen hallitus. Henkilötietolaki (523/1999) korvautuu 25.5.2018 alkaen EU:n tietosuoja-asetuksella (Euroopan Parlamentin ja Neuvoston asetus (EU) 2016/ 679). 2.2 Sampsan keräämät jäsentiedot Sampsan sääntöjen 6. :ssä sanotaan seuraavanlaisesti: Jäsen on velvollinen suorittamaan vuosittain vahvistettavan jäsenmaksun kalenterivuosittain. Sääntöpykälästä johtuen, Sampsan jäsenten tiedot kerätään ja rekisterit laaditaan uudestaan vuosittain, koska jäsenyys raukeaa kalenterivuoden lopussa. Vanhat jäsenrekisterit poistetaan tai tuhotaan niin, ettei niitä voi enää hyödyntää. Jäseniltä kerätään jäsenmaksun yhteydessä kohdan 2.1 vaatimien tietojen lisäksi seuraavat tiedot: 1. Sähköpostiosoite 2. Puhelinnumero 3. Opintojen aloitusvuosi 4. Alakerhot, joiden jäsenmaksun haluaa suorittaa. 5. Pääasiallinen alakerho. 2.3 Suonentiedon Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelman asiakasrekisteri Sampsan taloudenhoitaja käyttää Suonentiedon Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelmaa laskutukseen ja rahastukseen niin jäseniltä kuin yhteistyö- ja sponsoriyrityksiltä. Jäsenten osalta kirjanpito-ohjelman
6 asiakasrekisteri sisältää samat tiedot kuin kohdassa 2.2 on ilmoitettu. Yhteistyö- ja sponsoriyrityksiltä asiakasrekisteriin on yleisimmin kerätty seuraavat tiedot: 1. Yrityksen nimi 2. Yrityksen yhteyshenkilön nimi 3. Yhteyshenkilön puhelinnumero 4. Yhteyshenkilön sähköpostiosoite 5. Yrityksen laskutusosoite 2.4 Sampsa -lehden postituslista Sampsa julkaisee Sampsa -nimistä lehteä, jota jaetaan ilmaisjakeluna jäsenille sekä yhteistyökumppaneille. Yhteistyökumppaneille postittamista varten, Sampsa -lehden toimituskunnan tiedotussihteeri, kukin vuosittaisella vuorollaan, ylläpitää Sampsa -lehden postituslistaa. Postituslista sisältää lehden postittamisen vuoksi seuraavia tietoja: 1. Lehden vastaanottajan nimi 2. Lehden vastaanottajan postiosoite (ja postilokero) 2.5 Kuvapankit ja arkisto Yhdistyksemme Sampsa on perustettu vuonna 1907, ja vuosien saatossa yhdistyksen järjestämistä tapahtumista ja tilaisuuksista on yhdistyksen arkistoon tallennettu lukemattomia kuvia ja dokumentteja yhdistyksen toiminnasta. Arkistokaapit ovat lukittuja ja kaappien sisältöön pääsevät halutessaan käsiksi vain johtokunnan jäsenet. Ennen 25.5.2018 otetut ja kerätyt kuvat sekä arkiston sisältö: Tätä päivämäärää vanhempia materiaaleja käytetään vain ja ainoastaan yhdistyksen historiantutkimuksen ja/tai historiikkien laadintaan. Jälkeen 25.5.2018 otetut ja kerätyt kuvat ja arkistoon toimitettava materiaali: Arkistoon talletettavan materiaalin osalta huolehditaan, että selvästi tietyksi henkilöksi tunnistettavia valokuvia tai henkilötietoa sisältäviä dokumentteja ei ole, ja jos on, kuviin tai dokumentteihin sisältöineen on saatu asianomaisilta henkilöiltä lupa.
7 3 TIETOJA KÄSITTELEVÄT HENKILÖT JA/TAI TAHOT 3.1 Jäsentiedot Sampsan jäsenten tietoja yhdistyksessä käsittelee pääsääntöisesti kolme henkilöä: 1. Sihteeri 2. Taloudenhoitaja 3. Tiedottaja Perustelut: Sampsan nykyisen hallinto-ohjesäännön mukaan sihteeri hoitaa yhdistyksen jäsenluetteloa. Lisäksi yhdistyksen tiedottajan tehtävänä on tiedottaa jäsenille yhdistyksen ja sen yhteistyökumppaneiden toiminnasta. Sihteerin ja tiedottajan yhteistehtävä on myös vuoden päätteeksi laatia toimintakertomus, johon sihteeri ja tiedottaja ilmoittavat vuoden lopulla olevan Sampsan jäsenmäärän. Laatimisesta on määrätty Sampsan hallinto-ohjesäännön 4. luvun 24. : ssä. Tiedottaja käsittelee Sampsan sähköpostilistoja. Taloudenhoitaja perii jäseniltä jäsenmaksuja ja saamisia kaikista yhdistyksen myymistä ja/tai järjestämistä tapahtumista. Yhdistyksen taloudenhoidon sujuvuuden vuoksi, taloudenhoitaja hallinnoi yhdistyksen jäsenten laskutuksen ja rahastuksen kannalta oleellisia yhteystietoja. Taloudenhoitaja säilyttää yhdistyksen jäsenten laskutukseen ja rahastukseen tarvittavia tietoja Suonentiedon Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelmassa. 3.2 Anomus jäsentietojen vastaanottamiseen Sampsalta Sampsan johtokunta voi myös päättää kokouksessaan luovuttaa jäsenrekisterin tietoja muille Sampsan johtokunnan jäsenille tai johtokunnan luottamusta nauttivalle henkilölle hakemuksesta (esimerkiksi vuosijuhlatoimikunnalle), joka sisältää ainakin seuraavat tiedot: 1. Sampsalta tietojen luovutusta hakevan nimi/nimet 2. Luovutettavien tietojen luonne 3. Mihin tietoja aiotaan käyttää 4. Miten tietojen vuotaminen ulkopuolisille aiotaan estää 5. Miten tiedot aiotaan hävittää, kun tehtävä, jota varten ne on haettu, on tullut päätökseen
8 3.3 Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelman asiakasrekisteri Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelman asiakasrekisterin tietoja käsittelee yhdistyksen vuosittain vaihtuva taloudenhoitaja. Taloudenhoitajan oikeus asiakasrekisterin tietoihin kestää taloudenhoitajan toimikauden ajan. 3.4 Sampsa -lehden postituslista Sampsa -lehden postituslistan postitustietoja käsittelee Sampsa -lehden toimituskunnan toimitussihteeri. Toimitussihteerin oikeus postituslistan tietoihin kestää toimitussihteerin toimikauden ajan. 4 TIETOJEN HYÖDYNTÄMINEN 4.1 Jäsentietojen hyödyntäminen Sampsan keräämiä jäsentietoja hyödynnetään seuraaviin asioihin: 1. Yhteydenpito jäseniin yleisissä jäsenasioissa 2. Yhdistyksen jäsenten tiedotus talkoista 3. Yhdistyksen jäsenten tiedotus tapahtumista 4. Yhdistyksen jäsenten tiedotus muissa yhdistystä koskevissa asioissa 5. Yhdistyksen jäsenten laskutus ja saatavien perintä 6. Yhdistysten jäsenten rekrytoiminen vastuu- ja toimihenkilövirkoihin 4.2 Balanssi 2017 -asiakasrekisterin asiakastietojen hyödyntäminen Sampsan taloudenhoitaja hyödyntää Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelman asiakasrekisteriä seuraaviin asioihin: 1. Yhdistyksen jäsenten laskutus ja saatavien perintä 2. Yhdistyksen yhteistyö- ja sponsorikumppaneiden laskutus 4.3 Sampsa -lehden postituslistan postitustietojen hyödyntäminen Sampsa -lehden toimituskunnan toimitussihteeri hyödyntää postituslistaa seuraaviin asioihin: 1. Sampsa -lehden postittaminen ainais- ja kannattajajäsenille sekä yhteistyökumppaneille
9 5 LISÄTIETOJEN KERUU TAPAHTUMAILMOITTAUTUMISTEN YHTEYDESSÄ 5.1 Talkoisiin osallistuvat jäsenet Sampsan jäsenten ilmoittautuessa vapaaehtoiseksi työntekijäksi Sampsan järjestämiin talkoisiin, voi talkoiden vastuuhenkilö (johtokunnan luottamusta nauttiva henkilö) kerätä talkoita varten harkinnanvaraisesti ylimääräisiä henkilötietoja, kuten henkilötunnuksia tai järjestyksenvalvojakortin tunnuksia. Talkoita Sampsan puolesta järjestelevä vastuuhenkilö säilyttää talkoolaisilta mahdollisesti keräämiään henkilötietoja vastuullisesti. Vastuuhenkilö on myös velvollinen tuhoamaan tai anonymisoimaan talkoiden järjestämiseen vaaditut, vastaanottamansa henkilötiedot viimeistään talkootapahtuman päätyttyä. Tietojen luovutuksen yhteydessä luovuttajalta voidaan kysyä lupaa tietojen säilytykseen. Pääsääntöisesti vastuuhenkilöllä ei ole oikeutta luovuttaa tai käyttää keräämiään tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten talkoiden järjestämiseen. 5.2 Juhliin osallistuvat jäsenet Sampsan jäsenten ilmoittautuessa Sampsan järjestämään, rajoitetun osallistujamäärän juhlaan, voi juhlien vastuuhenkilö (johtokunnan luottamusta nauttiva henkilö) kerätä jäsen(t)en hyvinvoinnin, mukavuuden ja/tai terveyden takaamiseksi ilmoittautumisen yhteydessä nimen lisäksi esimerkiksi tietoa mahdollisista ruoka-allergioista tai tiedon alkoholillisesta tai alkoholittomasta menusta. Juhlia Sampsan puolesta järjestelevä vastuuhenkilö on velvollinen säilyttämään juhlaosallistujilta mahdollisesti keräämiään henkilötietoja vastuullisesti. Vastuuhenkilö on myös velvollinen tuhoamaan tai anonymisoimaan juhlien järjestämiseen vaaditut, vastaanottamansa henkilötiedot viimeistään juhlatapahtuman päätyttyä. Vastuuhenkilöllä ei ole oikeutta luovuttaa tai käyttää keräämiään tietoa mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten juhlien järjestämiseen. 5.3 Koti- tai ulkomaanekskursiolle osallistuvat jäsenet Sampsan jäsenten ilmoittautuessa Sampsan järjestämään, rajoitetun osallistujamäärän koti- tai ulkomaanekskursiolle, voi ekskursion vastuuhenkilö (johtokunnan luottamusta nauttiva henkilö) kerätä jäsen(t)en hyvinvoinnin, mukavuuden ja/tai terveyden takaamiseksi ilmoittautumisen
10 yhteydessä nimen lisäksi esimerkiksi tietoa mahdollisista ruoka-allergioista tai henkilötunnuksen lentojen järjestämistä varten. Ekskursiota Sampsan puolesta järjestelevä vastuuhenkilö on velvollinen säilyttämään ekskursion osallistujilta mahdollisesti keräämiään henkilötietoja vastuullisesti. Vastuuhenkilö on myös velvollinen tuhoamaan tai anonymisoimaan ekskursion järjestämiseen vaaditut, vastaanottamansa henkilötiedot viimeistään ekskursion päätyttyä. Vastuuhenkilöllä ei ole oikeutta luovuttaa tai käyttää keräämiään tietoa mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen ekskursion järjestämiseen. 5.4 Muihin tapahtumiin osallistuvat jäsenet Sampsan jäsenten ilmoittautuessa Sampsan järjestämään muuhun tapahtumaan, voi tapahtuman vastuuhenkilö (johtokunnan luottamusta nauttiva henkilö) kerätä tapahtuman onnistuneen järjestämisen vuoksi, jäsen(t)en hyvinvoinnin, mukavuuden ja/tai terveyden takaamiseksi ilmoittautumisen yhteydessä nimen lisäksi lisätietoja, jotka luokitellaan henkilötiedoiksi. Tapahtumaa Sampsan puolesta järjestelevä vastuuhenkilö on velvollinen säilyttämään tapahtumaosallistujilta mahdollisesti keräämiään henkilötietoja vastuullisesti. Vastuuhenkilö on myös velvollinen tuhoamaan tai anonymisoimaan tapahtuman järjestämiseen vaaditut, vastaanottamansa henkilötiedot viimeistään tapahtuman päätyttyä. Vastuuhenkilöllä ei ole oikeutta luovuttaa tai käyttää keräämiään tietoa mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen tapahtuman järjestämiseen. 6 TIETOJEN SÄILYTYS, SUOJAUS JA VUOTAMISMAHDOLLISUUKSIEN MINIMOINTI 6.1 Jäsenrekisteri Sampsan jäsenrekisteri säilytetään Sampsan toimistolla ulkoisella kovalevyllä Microsoft Excel - tiedostona, joka on salasanasuojattu. Jäsenrekisterin salasanan tietävät Sampsan johtokunnasta jäsenrekisterin hallinnointiin oikeutetut jäsenet. Toimisto on lukittu, ja sinne avaimen kulkuoikeus on ainoastaan johtokunnan jäsenillä.
11 Tietoja saatetaan säilyttää väliaikaisesti Helsingin yliopiston palvelimella, sillä ulkoiselle kovalevylle laadittu jäsenrekisteri -excel on peräisin Helsingin yliopiston e-lomakkeelta. Jäsentiedot kerätään e- lomakkeen avulla. 6.2 Balanssi 2017 -asiakasrekisteri Balanssi 2017 -kirjanpito-ohjelma on asennettu Sampsan toimiston tietokoneelle, jolta ohjelmaa käytetään. Ohjelman avaamiseen tarvittavan salasanan tuntee taloudenhoitaja. Toimisto on lukittu, ja sinne avaimella kulkuoikeus on ainoastaan johtokunnan jäsenillä. 6.3 Sampsa -lehden postituslista Sampsa -lehden postituslista on Sampsa -lehden toimituskunnan tiedotussihteerillä Microsoft Excel -tiedostona. Sihteeri säilyttää tiedostoa niin, että vuotamismahdollisuudet ovat mahdollisimman pienet, esimerkiksi ulkoisella muistitikulla. 7 TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTUS Tietoja ei siirretä tai luovuteta Sampsan jäsen- tai muista rekistereistä pääsääntöisesti kuin kohdissa 7.1 ja 7.2 määritellyille tahoille. Tietoja ei siirretä missään hetkessä EU:n tai Euroopan kauppa-alueen (ETA) ulkopuolelle. 7.1 Luovutus alakerhoille Sampsan alakerhoille (Akateeminen Karjakerho, Akateemiset Kasvintuottajat, Markkina-Agraarit ja Tekniikka-Agraarit) luovutetaan jäsenten tiedot kullekin alakerholle sen mukaan, minkä pääasiallisen alakerhon jäsenet ovat kukin kohdallaan ilmoittaneet. 7.2 Luovutus Sampsa -lehden painotalolle Sampsa -lehden painotalolle luovutetaan Sampsa -lehden postituslistalla olevien nimi ja osoitetiedot, jotta lehti voidaan lähettää asiakkaalle.
12 8 JÄSENYYDEN PÄÄTTYMINEN Yhdistyksen jäsenyys päättyy kalenterivuoden viimeisenä päivänä. Jäsen voi uudistaa jäsenyytensä uudelleen seuraavan vuoden alussa suoritettavalla jäsenmaksulla, jonka toimeenpanee sihteeri yhdessä taloudenhoitajan kanssa. 9 TOIMINTA MAHDOLLISEN TIETOVUODON ILMETESSÄ Mahdollisen tietovuodon ilmetessä, tietovuodon uhriksi päätyneitä rekisteröityjä jäseniä tiedotetaan tapahtuneesta. Lisäksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu) tehdään ilmoitus 72 tunnin kuluessa vuodon ilmitulosta. Ilmoitusten jälkeen yhdistyksen johtokunta pohtii, miten/miksi mahdollisuus tietovuotoon oli, miten/miksi se konkretisoitui ja kuinka vastaavanlaiselta tietovuodolta voidaan välttyä jatkossa. 10 JÄSENTEN OIKEUDET TIETOIHINSA Jäsenellä on oikeus saada kopio kaikista Sampsan keräämistä henkilötiedoista. Tiedot pitää toimittaa jäsenelle kuukauden kuluessa pyynnöstä. Jäsentietojen tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen sampsa-johtis@helsinki.fi otsikolla Henkilötietojen tarkastuspyyntö. Jäsenellä on oikeus vaatia tietojensa oikaisua, poistamista tai vastustaa tietojensa käsittelyä. Edellä mainitusta toimista tulee toimittaa pyyntö sähköpostitse osoitteeseen sampsa-johtis@helsinki.fi. 11 MUUT HENKILÖTIEDOT Sampsan jäsenten tietoja käsittelevät henkilöt käsittelevät myös seuraavien henkilöryhmien tietoja: 1. Yhdistyksen kunniajäsenet 2. Yhdistyksen entiset esimiehet 3. Yhdistyksen entisten johtokuntien jäsenet 4. Yhdistyksen ainaisjäsenet 5. Yhteistyö- ja sponsoriyritykset/tahot Yllä listattujen ryhmien henkilötietoja käsitellään samoilla periaatteilla kuin jäsentietoja. Poikkeuksena tästä on tietojen säilyttämisen ajanjakso, joka muilla henkilötiedoilla on (yhteys)henkilöiden elinaika tai toimiaika yrityksessä/tahossa.
13 LIITE 1: Sampsan jäsenrekisterin tietosuojaseloste (rekisteriseloste) 1. Johdanto Tämä on Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste. 2. Rekisterin pitäjä Nimi (y-tunnus): Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry (0651715-8) Lähiosoite: Postiosoite: Talonpojantie 13, pk 00790 HELSINKI Matkapuhelin: 044-3556696 Sähköpostiosoite: sampsa-johtis@helsinki.fi 3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi: Lähiosoite: Postiosoite: Jaakko Haarala Talonpojantie 13, pk 00790 HELSINKI Matkapuhelin: 044-2117702 Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@helsinki.fi 4. Rekisterin nimi Maatalousylioppilaiden yhdistys Sampsa ry:n jäsenrekisteri 5. Henkilötietojen (jäsentietojen) käsittelyn tarkoitus Yhdistyksen jäsenten tiedotus, yhteydenpito ja laskutus/rahastus. 6. Rekisterin tietosisältö Jäsenen nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero, opintojen aloitusvuosi, alakerhot, joiden jäsenmaksun haluaa suorittaa ja pääasiallinen alakerho. 7. Jäsenrekisterin tietolähteet Jäsenrekisterin tietolähteenä toimii yhdistyksen sihteerin ja/tai taloudenhoitajan laatima vuosittainen jäsentietolomake.
14 8. Jäsentietojen säännönmukaiset luovutukset Jäsentiedot luovutetaan Sampsan alakerhoille (Akateeminen Karjakerho, Akateemiset Kasvintuottajat, Markkina-Agraarit, Tekniikka-Agraarit) sen perusteella, minkä pääasiallisen alakerhon jäsenet ovat kukin kohdallaan valinneet. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet Sampsan jäsenrekisteri säilytetään Sampsan lukitussa toimistossa ulkoisella kovalevyllä Microsoft Excel -tiedostona, joka on salasanasuojattu. Tietoja ei käsitellä muiden kuin oikeutettujen henkilöiden läsnä ollessa. 11. Tarkastusoikeus Jäsenellä on oikeus tarkastaa ilmoittamansa tiedot. Tarkastusta tulee vaatia lähettämällä sähköpostiviesti otsikolla Henkilötietojen tarkastuspyyntö osoitteeseen sampsa-johtis@helsnki.fi. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jäsenellä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista. Korjausvaatimus tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen sampsa-johtis@helsinki.fi. 13. Muut jäsentietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Jäsen voi vaatia muiden kuin lakisääteisten tietojensa poistamista. Poistovaatimus tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen sampsa-johtis@helsinki.fi.