Yhdistyksen säännöt Yhdistyksen nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on suomeksi Helsingin miekkailijat ry, ruotsiksi Helsingfors fäktare rf ja sen virallinen lyhenne on HFM. Siitä käytetään näissä säännöissä nimitystä seura. Seuran kielet ovat suomi ja ruotsi. Sen kotipaikka on Helsinki. Seuran epävirallinen englanninkielinen nimi on Helsinki Fencing Club. Tarkoitus ja toiminnan laatu Seuran tarkoituksena on edistää miekkailua sen kaikissa muodoissa ja levittää kiinnostusta miekkailua kohtaan ja tarjota erilaisista lähtökohdista oleville ihmisille mahdollisuus harrastaa kunto- ja terveysliikuntaa, kilpa- ja huippu-urheilua tai liikuntaan liittyvää seuratoimintaa edellytystensä ja tarpeidensa mukaisesti. Tarkoituksensa toteuttamiseksi: seura järjestää harjoituksia, valmennustoimintaa, näytöksiä, tapahtumia ja kilpailuja sekä osallistuu muuhun toimintaan, jolla miekkailuharrastusta tehdään tunnetuksi tai muuten edistetään miekkailun harrastusmahdollisuuksia. harjoittaa julkaisutoimintaa edistää liikunnan avulla tasa-arvoa ja suvaitsevaisuutta sekä tukee kulttuurien moninaisuutta ja ympäristön kestävää kehitystä Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellisia kiinteistöjä sekä hankkia varoja järjestäen huvitilaisuuksia, keräyksiä ja arpajaisia. Yhdistys voi kuulua jäsenenä kotimaisiin ja ulkomaisiin yhdistyksiin, joiden tarkoitus vastaa yhdistyksen tarkoitusta. Jäsenet Yhdistykseen jäsenyyttä voi hakea jokainen, joka hyväksyy seuran tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta seuran hallitus. Seuran kokous voi hallituksen esityksestä kutsua kunniajäseneksi henkilön, joka erittäin merkittävästi edistänyt seuran toimintaa. Kunniajäsenen arvo on elinikäinen. Kunniajäseniä koskevat samat velvoitteet kuin seuran muitakin jäseniä, paitsi velvollisuus liittymis- ja jäsenmaksun suorittamiseen. Jäsenen eroaminen ja erottaminen Jäsenellä on oikeus erota seurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta seuran kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Ero katsotaan tapahtuneeksi heti, kun ilmoitus on tehty, mutta eroava jäsen on velvollinen suorittamaan
maksunsa sekä muut näiden sääntöjen edellyttämät velvoitteet kuluvan kalenterivuoden loppuun asti. Hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi seurasta, jos jäsen ei ole maksanut kahteen vuoteen erääntyneitä jäsenmaksujaan. Hallitus voi erottaa jäsenen seurasta, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta, muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut seuraa tai toiminut törkeästi vastoin urheilun eettisiä periaatteita. Lajin yleisten tai hallituksen erityisesti päättämien turvallisuus- tai käyttäytymismääräysten rikkominen on aina riittävä peruste jäsenen erottamiselle. Päätös tulee voimaan heti ja sen katsotaan tulleen asianomaisen tietoon viisi päivää sen jälkeen, kun päätös on lähetetty sille kirjeessä. Erotetulla ei ole oikeutta vaatia takaisin seuralle suorittamiaan maksuja. Liittymis- ja jäsenmaksu Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Hallitus voi erityisen painavin perustein vapauttaa jäsenen liittymis- tai jäsenmaksusta. Hallitus Seuran toimintaa ja taloutta hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja sekä vähintään 3 ja enintään 6 muuta varsinaista jäsentä. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuorossa vuosittain. Ensimmäisellä kerralla eroaa puolet arvan perusteella. Hallitukseen valitaan sekä miehiä että naisia ja sen tulee muutenkin pyrkiä edustamamaan monipuolisesti seuran jäsenistöä, ellei erityisiä syitä ole. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja valitsee lisäksi sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt, jotka voidaan valita myös hallituksen ulkopuolelta. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Hallituksen kokouksiin voi osallistua puhelimitse tai sähköisesti hallituksen enemmistö sen hyväksyy. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen tehtäviin kuuluu erityisesti: 1. Toteuttaa seuran kokouksen päätökset 2. Johtaa ja kehittää seuran toimintaa 3. Vastata seuran taloudesta 4. Pitää jäsenluetteloa 5. Tehdä seuran vuosikertomus ja tilinpäätös 6. Tehdä toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten 7. Hoitaa seuran tiedotustoimintaa 8. Hyväksyä ja erottaa jäsenet sekä päättää jäseniä koskevista kurinpitotoimista
9. Valita ja erottaa seuran palkatut toimihenkilöt sekä sopia heidän eduistaan 10. Ryhtyä muihin toimenpiteisiin, joita seuran etu vaatii 11. Luovuttaa tilit toiminnantarkastajille tarkastettavaksi vähintään kuukautta ennen kevätkokousta. Seuran nimen kirjoittaminen Seuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa. Nimenkirjoittajien on oltava täysi-ikäisiä. Tilikausi ja toiminnantarkastus Seuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille riittävän ajoissa niin, että he voivat tehtävissään toimia tehtävän edellyttämää huolellisuutta noudattaen. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen toiminnantarkastuskertomus hallitukselle hyvissä ajoin ennen vuosikokousta. Pöytäkirjat Seuran ja sen hallituksen kokouksissa on pidettävä pöytäkirjaa. Seuran kokousten pöytäkirjat ovat kokousten puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitettava sekä valittujen tarkastajien tarkastettava. Hallituksen pöytäkirjat tarkistetaan heti tai seuraavassa kokouksessa. Seuran jäsenillä on pyynnöstä oikeus tutustua hallituksen pöytäkirjoihin niiltä osin kuin se yksittäisten henkilöiden yksityisyyden suojan ja lain mukaan on mahdollista. Hallituksen päätöksistä tiedotetaan seuran verkkosivuilla. Jos hallituksen kokouksessa on käsitelty jotakin jäseneen liittyvää asiaa on tällä jäsenellä oikeus saada ote kyseisestä pöytäkirjan kohdasta. Seuran kokoukset Seuran vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-toukokuussa. Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Ylimääräisen kokouksen kutsussa on mainittava asiat, joiden vuoksi kokous on koolle kutsuttu. Äänestys Seuran kokouksissa on jokaisella liittymismaksunsa ja kokoukseen mennessä jäsenmaksunsa maksaneella, hallituksen jäsenenksi hyväksyneellä viisitoista vuotta täyttäneellä varsinaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä on yksi ääni. Valtakirjalla ei saa äänestää.
Seuran kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Kaikissa kokouksissa suoritetaan vaadittaessa äänestys suljettuja lippuja käyttämällä. Seuran kokousten koollekutsuminen Hallituksen on kutsuttava seuran kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, ilmoituksella seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä, seuran verkkosivuilla, seuran säännöllisesti käyttämän miekkailusalin ilmoitustaululla taikka sähköpostitse. Vuosikokous Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Kokouksen avaus 2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa 3. Todetaan läsnäolevat äänivaltaiset jäsenet 4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 5. Hyväksytään kokouksen työjärjestys 6. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastuskertomus 7. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille 8. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus 9. Valitaan joka toinen vuosi seuran puheenjohtaja 10. Valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle 11. Valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajat ja heille varatoiminninantarkastajat 12. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta. Seuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Pesänselvitysmiehinä toimivat kokouksen valitsemat henkilöt. Seuran purkamisesta on ilmoitettava yhdistysrekisteriin. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.