Aika Torstai 14.9.2017 klo 13.00 16.06 Paikka Tarkastuslautakunta Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Korvanranta 50 (kokoustila nro 130, 1. krs.), 96300 Rovaniemi Jäsen: Varajäsen: Vesa Haapala, puheenjohtaja Riitta-Maija Hokkanen Tiina Huilaja Sari Hänninen, klo 13.27-16.06 41-47 Ville Häkkinen Anna-Liisa Keskitalo, klo 13.27-16.06 41-47 Kirsti Ojala Aaro Granroth Kimmo Suopajärvi, varapuheenjohtaja Muut osallistujat KHT, JHT Juha Väärälä, avustava tilintarkastaja, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy KHT, JHT Tapio Raappana, vastuullinen tilintarkastaja, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Hanna Hepola, avustava tilintarkastaja, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Muut kuultavat Veli-Pekka Laukkanen, kuntayhtymän varajohtaja, kehitysjohtaja, 41 Else Kaarlela, talouspäällikkö, 41 Yliviivattu= pois Puheenjohtaja Sihteeri Vesa Haapala KÄSITELLYT ASIAT 39 47 Juha Väärälä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Allekirjoitus PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka: Riitta-Maija Hokkanen Aika ja paikka: 7.11. 2017 Kuntayhtymän yleisessä tietoverkossa (viralliset kuulutukset) 1 / 9
Käsiteltävät asiat: 39 KOKOUKSEN AVAUS, LÄSNÄOLIJOIDEN, LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN... 3 40 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN JA SIHTEERIN VALINTA... 4 41 KUNTAYHTYMÄN AJANKOHTAISKATSAUS... 4 42 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖSKENTELYN YKSITYISKOHDISTA SOPIMINEN JA PÄÄTTÄMINEN... 4 LIITE 1: TARKASTUSSÄÄNTÖ... 5 LIITE 2: HALLINTOSÄÄNTÖ... 5 LIITE 3: TILINTARKASTUKSEN KÄYTTÖSUUNNITELMA... 5 43 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TARKASTUSSUUNNITELMA JA ARVIOINTISUUNNITELMA... 6 LIITE 4: TILINTARKASTUSSUUNNITELMA (SALAINEN)... 6 44 SIDONNAISUUSILMOITUKSET... 7 45 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT... 7 46 SEURAAVIEN KOKOUKSIEN AJANKOHDAT... 8 47 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN... 8 2 / 9
39 KOKOUKSEN AVAUS, LÄSNÄOLIJOIDEN, LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TO- TEAMINEN Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännön 129 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus joko sähköisesti tai postitse toimielimen päättämällä tavalla vähintään neljä päivää ennen kokousta. Tämä kokouskutsu on postitettu 7.9.2017. Hallintosäännön 84 :n mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kuntayhtymän yhtymäkokouksen 15.6.2017 10 päätös tarkastuslautakunnan valinnasta: Tarkastuslautakunnan jäsen: Keskusta: Vesa Haapala, puheenjohtaja (Rovaniemi) Kokoomus: Kimmo Suopajärvi, varapuh.joht. (Rovaniemi) Vasemmistoliitto: Kirsti Ojala (Kemijärvi) SDP: Anna-Liisa Keskitalo (Kolari) Perussuomalaiset: Ville Häkkinen (Sodankylä) Vihreät: Tiina Huilaja (Kittilä) Kristillisdemokraatit: Riitta-Maija Hokkanen (Rovaniemi) Henkilökohtainen varajäsen: Anja Joensuu (Rovaniemi) Markus Ranua (Ranua) Aaro Granroth (Kittilä) Sakari Karkkola (Sodankylä) Toni Kenttälä (Kittilä) Sari Hänninen (Rovaniemi) Sari Aikio (Sodankylä) Päätöksen tiedoksiannon jälkeen tarkastuslautakunnan varajäseneksi valittu Sari Hänninen ilmoitti 27.6.2017 sähköpostitse, että hän ei ole antanut lain vaatimaa suostumusta ottaa vastaan varajäsenen tehtävää eikä hän siten aio ottaa paikkaa vastaan. Tarkastuslautakuntaan tulisi siis valita uusi varajäsen Tiina Huilajalle. Asia etenee yhtymähallituksen 24.8.2017 tekemän esityksen kautta loppuvuoden yhtymäkokoukselle. Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHTTtilintarkastaja). 3 / 9
Yhtymäkokous valitsi kokouksessaan 15.6.2017 11 Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vuosien 2017 2020 tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n. Päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT, JHT Tapio Raappana ja hänen varahenkilönä KHT, JHT Juha Väärälä, joka toimii myös avustavana tilintarkastajana. Puheenjohtaja avaa kokouksen, toteaa läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 40 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAN JA SIHTEERIN VALINTA Kokouksen järjestäytymistoimista on tarpeen mm. hyväksyä asialista ja valita pöytäkirjan tarkastaja ja tarkastuslautakuntaan sihteeri. Suoritetaan kokouksen järjestäytymistoimet, hyväksytään asialista, valitaan pöytäkirjan tarkastaja (aakkosjärjestyksessä vaihtuva) sekä valitaan tarkastuslautakunnan sihteeri. Hyväksyttiin asialista. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Riitta-Maija Hokkanen. Todettiin, että tarkastuslautakunnan sihteerinä toimii tilintarkastaja Juha Väärälä. 41 KUNTAYHTYMÄN AJANKOHTAISKATSAUS Kuullaan kuntayhtymän varajohtajan, kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkasen selostus kuntayhtymän toiminnasta ja ajankohtaisista asioista sekä talouspäällikkö Else Kaarlelan selostus koulutuskuntayhtymän taloustilanteesta 31.8.2017. Merkitään asiat tiedoksi. Merkittiin tiedoksi kuullut ajankohtaiskatsaukset. Pykälän aikana kokoukseen saapuivat jäsen Anna-Liisa Keskitalo klo 13.27 ja varajäsen Sari Hänninen klo 13.27. Kokouksessa pidettiin tauko klo 14.30 14.40. 42 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖSKENTELYN YKSITYISKOHDISTA SOPIMINEN JA PÄÄT- TÄMINEN Tarkastuslautakunnan tehtävistä säädetään kuntalain 121 ja 125 :ssä sekä kuntayhtymän tarkastussäännön 4 :ssä. Tarkastuslautakunnan työn käytännön järjestelyt on tarpeen sopia ja todeta niiltä osin kuin se on mahdollista, mm: 4 / 9
Tarkastussäännön ja hallintosäännön toteaminen (liitteet 1-2). Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen. Tilintarkastuksen käyttösuunnitelman hyväksyminen (liite 3). Laskujen hyväksyjä ja varahyväksyjä. Tarkastuslautakunnan esittelijästä päättäminen. Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat. Tarkastuslautakunnan jäsenten mahdollinen työnjako. Tarkastuslautakunnan jäsenten pysyvät esteellisyydet. Tarkastuslautakunnan tiedottaminen. Tarkastuslautakunnalle jaettava materiaali. LIITE 1: LIITE 2: LIITE 3: Tarkastussääntö Hallintosääntö Tilintarkastuksen käyttösuunnitelma Todetaan tarkastussääntö (liite 1). Todetaan hallintosääntö (liite 2). Kokouskutsu/esityslista asetetaan lautakunnan työalustalle ROKKI-intraan ja siitä lähetetään tieto sähköpostitse varsinaisille jäsenille ja tiedoksi varajäsenille sekä muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus vähintään neljä päivää ennen kokousta. Lautakunnan jäsenille ja tilintarkastajille annetaan oikeudet ROKKI-intraan. Esityslista julkaistaan kuntayhtymän julkisessa tietoverkossa (www.redu.fi) virallisten kuulutusten ilmoitustaululla kaksi päivää ennen kokousta. Hyväksytään tilintarkastuksen käyttösuunnitelma (liite 3). Tarkastuslautakunnan laskut hyväksytään hallintopalveluissa siihen saakka kunnes toisin päätetään (hyväksyjä talouspäällikkö, varahyväksyjänä varajohtaja). Lautakunnan esittelijänä toimii puheenjohtaja siihen saakka kunnes lautakunta erikseen toisin päättää. Tarkastuslautakunnan asioiden valmistelijana toimii lautakunnan sihteeri. Todetaan lautakunnan jäsenten tietojensaantioikeus ja että jäsenille toimitetaan yhtymäkokouksen ja yhtymähallituksen pöytäkirjat sähköpostitse. Näiden perusteella lautakunnan jäsenet voivat tehdä esityksen lautakunnan puheenjohtajalle mahdollisista esille otettavista asioista lautakunnan käsiteltäväksi. Päätetään lautakunnan jäsenten mahdollisesta työnjaosta. Todetaan lautakunnan jäsenten pysyvät esteellisyydet. Todetaan, että puheenjohtaja tiedottaa tarvittaessa tarkastuslautakunnan päätöksistä. Todetaan, että hallintopalvelut toimittaa mm. säännöt, talousarvion ja suunnitelman 2017 ja kuntayhtymän muuta tietoaineistoa jäsenille ja huolehtii materiaalin hankkimisesta tarpeen mukaan jäsenille. - Todettiin tarkastussääntö ja hallintosääntö. - Todettiin esityslistan käsittely. - Hyväksyttiin käyttösuunnitelma. - Hyväksyttiin laskujen hyväksyjät esityksen mukaisesti. - Hyväksyttiin lautakunnan esittelijänä toimiminen sekä asioiden valmistelijana toimiminen esityksen mukaisesti. - Todettiin lautakunnan jäsenten tietojensaantioikeus. 5 / 9
- Päätetiin lautakunnan jäsenten työnjaosta. - Todettiin, että lautakunnan jäsenet eivät tunnistaneet esteellisyyksiä. - Todettiin, että puheenjohtaja tiedottaa tarvittaessa tarkastuslautakunnan päätöksistä. - Todettiin hallintopalveluiden rooli tiedottamisessa ja materiaalien toimittamisessa. - Päätettiin, että tarkastuslautakunnan kokouspöytäkirjan tarkastaa yksi kokoukseen osallistuneista jäsenistä. 43 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TARKASTUSSUUNNITELMA JA ARVIOINTISUUNNITELMA Tilintarkastuksesta esitetään tarkastuslautakunnalle tarkastuksen painopistealueet sisältävä tarkastussuunnitelma vuosille 2017 2020 ja tarkempi työsuunnitelma tilivuodelle 2017. Tarkastuslautakunnan työsuunnitelmassa määritellään tilivuoden kokousaikataulu, arviointikohteet ja -menetelmät sekä kuultaviksi kutsuttavat henkilöt ja mahdollisesti arvioinnin pohjaksi kerättävä tausta-aineisto. Suunnitelmaa täsmennetään kullekin vuodelle tarkastusta aloitettaessa. Kuntayhtymän tarkastussäännön 8 :n mukaan tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan toiminta perustuu arviointisuunnitelmaan, joka tehdään tarkastuskaudelle 2017 2020. Tilintarkastaja JHT, KHT Juha Väärälä/KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy esittelee kokouksessa ehdotuksen tarkastus-/työsuunnitelmaksi tilivuodelle 2017. Tarkastussuunnitelma vuosille 2017 2020 käsitellään kokouksessa. LIITE 4: Tilintarkastussuunnitelma (salainen) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kokouksessa annetun selostuksen tilintarkastajan tarkastus-/työsuunnitelmasta vuodelle 2017 sekä käsittelee arviointisuunnitelman vuosille 2017 2020. Tilintarkastuksen toteutumisesta raportoidaan tarkastuslautakunnalle keväisin tilinpäätösaikataulun mukaisesti. Merkittiin tiedoksi tilintarkastajan tarkastus-/työsuunnitelma vuodelle 2017. Tarkastuslautakunta päätti jatkaa arviointisuunnitelman laatimista seuraavassa kokouksessa. 6 / 9
44 SIDONNAISUUSILMOITUKSET Hallintosääntö: Tarkastuslautakunnan on tarkastettava ilmoitukset ennen tiedon viemistä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Ilmoitukset voidaan julkaista yleisessä tietoverkossa ennen tiedon viemistä yhtymäkokoukselle. Yhtymäkokous pitää kokouksensa vasta joulukuussa (ehdolla vk 51). Tarkastetaan tähän mennessä tulleet sidonnaisuusilmoitukset. Tarkastetut sidonnaisuudet viedään kuntayhtymän julkiseen tietoverkkoon. Keskusteltiin sidonnaisuusilmoitusten sisällöstä ja käsittelystä. Siirretään sidonnaisuusilmoitusten käsittely seuraavaan kokoukseen. Tiedoksi: Tarja Piittisjärvi 45 KOKOUKSESSA TIEDOKSI ANNETTAVAT ASIAT JA MUUT MAHDOLLISET ASIAT Kokouksessa voidaan käsitellä kokouskutsussakin mainitsematon asia. Laajakantainen asia on kuitenkin syytä valmistella ennakkoon ennen päätöksentekoa. Todetaan tiedoksi annettavat asiat ja käsitellään muut mahdolliset asiat. Keskusteltiin koulutuksista ja koulutuksiin osallistumisista tulevaisuudessa. Päätettiin, että koulutusmahdollisuudet tuodaan kokouksiin tiedoksi. 7 / 9
46 SEURAAVIEN KOKOUKSIEN AJANKOHDAT Hallintosääntö: Yhtymähallitus päätti syksyn 2017 kokousaikansa kokouksessaan 24.8. seuraavasti: ke 27.9.2017 Ammatillisen koulutuksen reformi kohti uusia toimintatapoja, Oulu to 28.9.2017 klo 12.00 + aamukoulu klo 9-11 (perehdyttäminen) to 26.10.2017 klo 12.00 to 30.11.2017 klo 12.00 ti 19.12.2017 klo 12.00 Lisäksi kuntayhtymän johtoryhmä ja yhteistyötoimikunta kokoustavat pääsääntöisesti viikkoa ennen yhtymähallituksen kokousta. Kokouksissa on kuultavana virkamies- /toimihenkilöjohtoa. Johtoryhmän ja yhteistyötoimikunnan suunnitellut kokousajat syyskaudelle 2017 ovat seuraavat: Jory klo 8.15: YTT klo 14.00: to 21.9. pe 22.9. ma 23.10. ma 23.10. to 23.11. to 23.11. klo 12.00 (YTT+TS yhteiskokous) ti 12.12. ke 12.12. Päätetään syksyn 2017 kokousten ajankohdat ja kokouspaikat. Seuraavat kokoukset pidetään 6.11.2017 klo 13.00 alkaen ja 7.12.2017 klo 09.00 alkaen. Seuraavaan kokoukseen 6.11.2017 kutsutaan kuultavaksi Veli-Pekka Laukkanen (sidonnaisuusilmoitukset) sekä luottamusmies ja HR-edustaja aiheesta työhyvinvointi muutostilanteessa. Kokouksessa suunnitellaan loppuun myös tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma. Tiedoksi: Veli-Pekka Laukkanen ja Tarja Piittisjärvi 47 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.06. 8 / 9
Muutoksenhakuohjeet Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kokouspäivämäärä 14.9.2017 Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohje Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea oikaisua. Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään: Tarkastuslautakunta, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Korvanranta 50, 96300 Rovaniemi. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivä kuluttua kirjeen lähettämisestä. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteluineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä. Valitusosoitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen. Valitusviranomainen on Pohjois-Suomen hallinto-oikeus. Postiosoite on PL 189, 90101 OULU ja käyntiosoite Isokatu 4, Oulu. Puhelin 029 56 42800 (vaihde), telekopio 029 56 42842 ja sähköposti pohjoissuomi.hao@oikeus.fi. Muu valitusviranomainen: pykälä Valitusaika on kolmekymmentä (30) päivää. Valitusaika alkaa päätöksen tiedoksisaannista. Valituskirjassa on ilmoitettava - valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite - päätös, johon haetaan muutosta - miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi - muutosvaatimuksen perusteet Valituskirja on valittajan tai laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite. Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä. Muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 :n mukaisesti. 9 / 9