KINNULAN KUNTA ESITYSLISTA/KOKOUSPÖYTÄKIRJA Sivu Nro 1 20.3.2018 Kokousaika Kinnula, tiistai 20.3.2018 klo 16.00 17.56 Kokouspaikka neuvotteluhuone, kunnanvirasto Saapuvilla olleet jäsenet (merkintä, kuka toimi puheenjohtajana) Jäsenet: Varajäsenet: x = läsnä - = poissa pj vpj Ilpo Leppänen Susanna Hakala Pirkko Kauppinen Jani Myllylä Matleena Paananen (x) (x) (x) (-) (x) Esko Pelkonen Jorma Tuikka Virpi Piispanen Toni Kuorikoski Eeva-Liisa Puranen () () () (-) () Muut saapuvilla olleet (ja läsnäolon peruste) Marja Lehtonen Markku Toikkanen Esko Pelkonen Pekka Kanervio (x) (-) (x) (-) esittelijä-sihteeri kh:n puheenjohtaja kh:n edustaja kunnanjohtaja Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Käsitellyt asiat :t 1-9 Pöytäkirjan tarkastustapa (paikka, aika, tarkastajien valinta) Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty (Pöytäkirjan lehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme) Allekirjoitukset Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Pöytäkirjan tarkastusvuorossa ovat Susanna Hakala ja Pirkko Kauppinen Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Susanna Hakala ja Pirkko Kauppinen Tarkastus toimitetaan kokouksen jälkeen 20.3.2018 Puheenjohtaja Ilpo Leppänen Tarkastusaika 20.3.2018 Marja Lehtonen Susanna Hakala Pirkko Kauppinen Paikka ja aika Kansalaisopiston toimisto, Kinnula 22.3.2018 klo 9.00-15.00 Allekirjoitus Sihteeri Marja Lehtonen
20.3.2018 2 Asialista 1 KANSALAISOPISTON JOHTOKUNNAN KOKOUKSET VUONNA 2018... 3 2 KANSALAISOPISTON JOHTOKUNNAN PÖYTÄKIRJOJEN JA REHTORIN VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN NÄHTÄVILLÄOLO VUONNA 2018... 5 3 VASTUUALUEIDEN JA TULOSYKSIKÖIDEN VASTUUHENKILÖIDEN NIMEÄMINEN VUODELLE 2018... 7 4 TALOUSARVION TOIMEENPANO-OHJEET VUODELLE 2018... 8 5 VUODEN 2018 KÄYTTÖTALOUSSUUNNITELMAN VAHVISTAMINEN KANSALAISOPISTOLLE... 12 6 KANSALAISOPISTON JOHTOKUNNAN TILINPÄÄTÖSKIRJA VUODELTA 2017... 13 7 TEHTYJÄ VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSIÄ... 15 8 TALOUDEN TOTEUMA AJALTA 1.1. 31.1.2018... 16 9 MUUT MAHDOLLISET ASIAT... 17
20.3.2018 3 1 KANSALAISOPISTON JOHTOKUNNAN KOKOUKSET VUONNA 2018 20.3.2018 1 Kinnulan kunnan hallintosäännön IV Päätöksenteko- ja hallintomenettely, kappaleen 17 kokousmenettely :n 5 mukaan toimielin pitää kokouksen päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä myös peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön saman luvun ja kappaleen 6. :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, mikäli mahdollista vähintään kolme päivää ennen kokousta. Toimielinten esityslistat tulee samaisen luvun ja kappaleen :n 7 mukaan, mikäli mahdollista, julkaista kunnan verkkosivuilla kolme päivää ennen kokousta. päätösehdotus; päättää: 1) Kokoontua vuonna 2018 silloin kun on tarvetta kokoontumiseen. Pääsääntöisesti kokoukset pyritään pitämään iltapäivisin/alkuillasta vuorotteluperiaatteella ja Lestijärvellä 2) Että kokouskutsu/esityslista lautakunnan jäsenille ja muille läsnäolo-oikeutetuille lähetetään viimeistään kolmea päivää ennen kokousta mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa sekä tarvittaessa paperiversiona. Ennakkotieto kokouksesta pyritään lähettämään sähköpostitse johtokunnan jäsenille viikkoa ennen johtokunnan kokousta. Kokouksen esityslista julkaistaan, mikäli mahdollista, Kinnulan kunnan verkkosivuilla kolme päivää ennen kokousta. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Muutoksenhakukielto (valmistelua)
20.3.2018 4
20.3.2018 5 2 KANSALAISOPISTON JOHTOKUNNAN PÖYTÄKIRJOJEN JA REHTORIN VIRAN- HALTIJAPÄÄTÖSTEN NÄHTÄVILLÄOLO VUONNA 2018 20.3.2018 2 Kuntalain 140 :n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Kunnan ja kuntayhtymän muun kuin 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnan jäsenen ja 137 :n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. päätösehdotus: päättää että: 1) Kansalaisopiston johtokunnan pöytäkirjat pidetään yleisesti nähtävillä kansalaisopistolla kokousta seuraavana maanantaina. 2) Rehtorin viranhaltijapäätökset pidetään yleisesti nähtävillä kansalaisopistolla kokouspöytäkirjan nähtävilläoloaikana. Mikäli virasto on tällöin suljettu, on nähtävilläolo seuraavana arkipäivänä. 3) Tarkastetun kokouspöytäkirjan luonnos muutoksenhakuohjeineen viedään Kinnulan kunnan www-sivuille kokousiltana tai seuraavana arkipäivänä ja saatetaan myös Lestijärven kuntaan tiedoksi mahdollista Lestijärven kunnan www-sivulle viemistä varten. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen.
20.3.2018 6 Oikaisuvaatimus
20.3.2018 7 3 VASTUUALUEIDEN JA TULOSYKSIKÖIDEN VASTUUHENKILÖIDEN NIMEÄMINEN VUODELLE 2018 20.3.2018 3 Kunnanhallitus on talousarvion täytäntöönpano-ohjeissaan määrännyt, että toimielinten tulee nimetä vuoden ensimmäisessä kokouksessaan henkilöt, jotka tekevät tulosyksikkönsä hankintoja ja hyväksyvät ostolaskut ja muut kirjanpitotositteet. päätösehdotus: nimeää seuraavat henkilöt oikeutetuiksi tekemään kansalaisopiston tulosyksiköiden hankintoja ja hyväksymään ostolaskut ja muut kirjanpitotositteet. Kansalaisopisto: (hallinto, opetus, taiteen perusopetus ja projektit): kansalaisopiston rehtori. Vastaanottomerkinnän opiston tositteisiin voi tehdä toimistonhoitaja Tarja Urpilainen. Mikäli kansalaisopiston rehtori on esteellinen tai estynyt, hyväksyjänä on Kinnulan kunnanjohtaja tai sivistysjohtaja. Kansalaisopiston johtaokunta hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Oikaisuvaatimus
20.3.2018 8 4 TALOUSARVION TOIMEENPANO-OHJEET VUODELLE 2018 20.3.2018 4 Liite 1, talousarvion toimeenpano-ohje vuodelle 2018 Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 21.12.2017 101 hyväksynyt vuoden 2018 talousarvion sekä vuosien 2019 2020 taloussuunnitelman. Vuoden 2018 talousarvio on 922 756 euroa alijäämäinen ja talouden tasapainottamista varten on asetettu eri poliittisia ryhmiä edustava talouden tasapainottamisryhmä, jonka tehtävänä on tehdä kunnanvaltuustolle ehdotus talouden tasapainottamisesta suunnitelmakauden aikana siten, että kunnan talous on tasapainossa suunnitelmakauden 2019-2020 aikana. Kunnanhallitus on kokouksessaan 22.1.2018 käsitellyt vuoden 2018 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet sekä lähettänyt ne edelleen hallintokunnille ohjeeksi ja toimeenpantavaksi. Hallintokuntien tulee käsitellä talousarvion täytäntöönpano-ohjeet omassa kokouksessaan vuoden alussa sekä toiminnassaan ohjeita noudattaa läpi vuoden. Tavoitteena talouden tasapainon saavuttaminen: Täytäntöönpano-ohjeissa korostetaan kunnan talouden tasapainoon saattamista. Talousarviovuoden aikana on noudatettava talousarviossa vahvistettuja sekä talouden tasapainottamisohjelman tavoitteita. Toiminnan tehokkuutta on jatkuvasti seurattava ja esille tuleviin muutostarpeisiin on reagoitava riittävän oikea-aikaisesti. Erityisen tärkeää on, että kaikki kunnan hallintokunnat seuraavat säännöllisesti viikoittain talousarvioidensa toteutumista ja mikäli poikkeamia syntyy, reagoivat niihin välittömästi. Ennen talousarvioon vaikuttavien päätösten tekoa tulee aina pohtia päätösten talousvaikutuksia myös määrärahan riittävyys koko talousarviovuodelle ennakoiden. Talousarvion sitovuus ja käyttösuunnitelmat: Talousarviossa esitetyt toimialakohtaiset tavoitteet ovat sitovia. Toimielinten tulee huomioida nämä vahvistaessaan omat käyttösuunnitelmansa. Lautakuntien on vahvistettava käyttösuunnitelmat 1.3.2018 mennessä. Käyttötaloussuunnitelmat tulee laatia riittävän realistisina, ennakoituina ja kohdennettuina siten, että ne ohjaavat hallintokuntien käytännön toimintaa sekä asetettujen tavoitteiden toteutumista. Hyväksyttyjen käyttösuunnitelmien pohjalta toimielinten tulee tarkistaa tavoitteet ja mittarit. Asetettuja tavoitteita ja niiden mukaisia mittareita on seurattava siten, että niiden toteutumista voidaan vertailukelpoisesti
20.3.2018 9 seurata talousarviovuoden aikana ja tilivuoden toimintakertomuksessa. Kate ylitykselle etsitään ensisijaisesti sisäisesti: 1) tulosyksikön kesken 2) lautakunnan päätöksellä vastuualueen sisällä 3) kunnanhallituksen päätöksellä hallintokuntien välillä 4) valtuuston päätöksellä esitetään rahoitettavaksi muilla keinoin Talousarviomuutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuonna välittömästi kun muutostarve on tiedossa. Henkilöstöasiat: Vapautuvia virkoja ja toimia saa täyttää ainoastaan kunnanhallituksen luvalla (täyttölupa). Vapautuvien virkojen ja toimien tehtävien hoito pitäisi ensisijaisesti pyrkiä järjestämään sisäisin työjärjestelyin toimenkuvia tarkistaen ja tehtäviä uudelleen järjestäen. Vapautuvien virkojen ja toimien uudelleen järjestelyissä tulee sisäisten järjestelyjen jälkeen ottaa huomioon myös seutukunta- ja naapurikuntayhteistyö sekä työvoiman tarve vuoden 2020 jälkeen kun mahdollinen sote- ja maakuntauudistus ovat astuneet voimaan. Henkilöstöasioihin (mm. eräät virka- ja työvapaat, työvuorosuunnittelu ja työajan toteutumisen seuranta, tehokkaan työajan käytön periaate jne.) liittyviin käytännön toiminnan tehokkuuteen, oikeellisuuteen ja osaamisen lisäämiseen on kiinnitettävä erityitä huomiota. Laskutukset ja muut kirjanpitotositteet sekä saatavien perintä: Toimielinten tulee nimetä vuoden ensimmäisessä kokouksessaan henkilöt, jotka tekevät tulosyksiköissä hankintoja ja hyväksyvät ostolaskut sekä muut kirjanpitotositteet. Hyväksyjän on tarkistettava, että ostolasku/muu kirjanpitotosite on muodollisesti ja asiallisesti oikein, ja että tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi ja toimintakulun suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa. Hallintokuntien tulee huomioida työskentelyrytmissään mm. osto- ja myyntilaskujen oikea-aikainen käsittely, jotta vältetään mm. viivästysseuraamuksilta ja ylimääräiseltä moninkertaiselta tekemiseltä kunnan taloudenhoidossa ja maksuliikenteessä. Sisäisen valvonnan suorittamiseksi vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Päätös vastaanottajista, hyväksyjistä ja heidän oikeuksistaan tulee toimittaa kirjanpitoon. Sähköinen laskutusjärjestelmä on otettu käyttöön ja hallintokuntien on tiedotettava mahdollisimman laajasti uudesta sähköisestä laskutusosoitteesta yhteistyökumppaneilleen hankintoja tehdessä. Arvonlisäveron asianmukainen merkintä tulee sisältyä myös ostolaskuun tai muuhun kirjanpitotositteeseen.
20.3.2018 10 Hallintokuntia sitoo vastuu toimintatulojen kertymisen varmistamisesta. Hallintokuntien on huolehdittava toimialallaan syntyvien saatavien säännöllisestä ja oikea-aikaisesta laskutuksesta, maksuvalvonnasta että saatavien saattamisesta maksuvalvonnasta perintään. Hallintokuntien on tuotava alaskirjattavat saatavat kunnanhallituksen tietoon vuosittain syksyllä. Saatavat on laskutettava oikeamääräisinä viivytyksettä laskutuskauden päättymisestä ja/tai tavaran/palvelun toimittamisesta. Erääntynyt saatava voidaan kuitata vastasaatavasta. Tällöin kuittauksesta on lähetettävä ilmoitus. Asiointipisteen ja muiden mahdollisten toimipisteiden käteiskassavarat tilitetään kuukausittain ja kuitit tilityksistä toimitetaan välittömästi kirjanpitoon. Maksuvalvonta kuuluu hallintokuntien vastuulle. Tilivelvollisia maksuvalvonnan osalta ovat kussakin hallintokunnassa toimielin ja toimielimen esittelijä (johtava viranhaltija). Maksuvalvonta suoritetaan kunnassa hallintokuntien taholta yhteistyössä keskushallinnon (kirjanpito) kanssa. Maksuvalvonnan laatuun ja kehittämiseen on laitettava erityinen painoarvo. Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa hankintalakia ja kunnan omaa hankintasääntöä. Hankintojen valmistelu on aloitettava riittävän ajoissa, ja kilpailutusprosessi on tehtävä avoimuutta edistäen. Ennen mittavien hankintojen, sopimusten ja tilausten valmistelua ja tekemistä on informoitava kunnanjohtoa jo valmisteluvaiheessa. Sisäinen valvonta: Kuntalaki edellyttää kunnan toimintakertomukseen lisättäväksi tietoja kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä tietoa keskeisistä järjestelmän toimivuutta koskevista johtopäätöksistä. Esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan jatkuvasta toteutuksesta omissa toimintaprosesseissaan. Hallintokuntien tulee noudattaa toiminnassaan voimassaolevia kunnanvaltuuston hyväksymää kunnan sisäisen valvonnan ohjesääntöä sekä kunnanhallituksen antamia täydentäviä ohjeita. Ohjeet täydentyvät vuoden 2018 aikana mm. kunnanhallituksen ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaoston toimesta.
20.3.2018 11 päätösehdotus: merkitsee vuoden 2018 talousarvion toimeenpano-ohjeet tiedokseen. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Muutoksenhakukielto (valmistelua)
20.3.2018 12 5 VUODEN 2018 KÄYTTÖTALOUSSUUNNITELMAN VAHVISTAMINEN KANSA- LAISOPISTOLLE 20.3.2018 5 Liite 2, Kansalaisopiston käyttötaloussuunnitelma vuodelle 2018 Toimielinten on vahvistettava toimielimen käyttötaloussuunnitelma vuoden ensimmäisessä kokouksessaan. Käyttötaloussuunnitelmia vahvistaessaan lautakuntien on huomioitava meneillään oleva talouden tasapainottamistyö ja sen jatkotyöstäminen ja mahdollinen toimeenpano. Kunnanvaltuusto on joulukuun kokouksessaan (21.12.2017, 101) hyväksynyt kansalaisopiston talousarvion loppusummaksi 260 215 euroa. Liitteessä 2 esitetään kansalaisopiston johtokunnan käyttötaloussuunnitelma vuodelle 2018. päätösehdotus: hyväksyy kansalaisopiston käyttötalaoussuunnitelman vuodelle 2018 liitteen 2 mukaisena. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Muutoksenhakukielto (toimeenpanoa)
20.3.2018 13 6 KANSALAISOPISTON JOHTOKUNNAN TILINPÄÄTÖSKIRJA VUODELTA 2017 20.3.2018 6 Liite 3, Kansalaisopiston tilinpäätöskirja vuodelta 2017 Kunkin kunnan hallintokunnan on laadittava kertomus edellisen vuoden toiminnastaan ja esitettävä se edelleen kunnanhallituksen ja valtuuston hyväksyttäväksi. Suomenselän kansalaisopisto alitti sille asetetun talousarvioraamin 62 518 eurolla vuonna 2017. Alitus johtui tiukasta taloudenpidosta ja toisaalta pidettyjen opetustuntien alenemasta ja henkilöstömenojen laskusta. Kustannuspaikoittain tarkasteltuna edellä mainittu talousarvion alitus koostui seuraavasti: Kustannuspaikka Budjetti Toteuma Hallinto - 54 206-48 796 Opetus - 181 622-127 844 Opintosetelit 670-14 Taiteen perusopetus - 29 623-24 963 Kansalaisopiston rehtori esittelee kansalaisopiston toimintakertomuksen vuodelta 2017 johtokunnan kokouksessa. Sisällöllisinä tavoitteina vuodelle 2017 oli kirjattu mm. seuravaa: - vähintään 22 % toiminta-alueen kuntalaisista osallistuu opiston toimintaan. Tavoite on täyttynyt. - kestävää kehitystä (erityisesti sosiaalinen ja kulttuurinen kestävä kehitys) tukevien kurssien osuuden nostaminen opiston tarjonnassa. Tavoite ei ole suunnitellussa määrin toteutunut. - lyhytkurssien määrän kasvattaminen palvelemaan kuntalaisten tarpeita. Lyhytkurssien toteutumisen osalta on ollut ongelmia erityisesti kädentaidoissa. - aliedustettujen ryhmien osallistumisen nostaminen osana sosiaalista kestävää kehitystä. Opintoseteliavusuksella on osa kohderyhmästä aktivoitunut. Tavoite on kuitenkin toetutunut vain vähäisessä määrin. - kansalaisopiston palvelutarjonnan ja työmuotojen kehittäminen vastaamaan entistä paremmin kuntien strategisiin linjauksiin. Hyvinvoinnin edistämisen osalta tavoite on toteutunut. Muilta osin vielä kehittämistä (esim. elinvoimaisuus) - valtionosuuteen oikeuttavien tuntien vähittäinen kasvattaminen opiston toiminnassa. Tuntien määrä on pysynyt jotakuinkin ennallaan.
20.3.2018 14 - opiston toimintamahdollisuuksista tiedottaminen ja kehittämisideoiden kerääminen vuorovaikutteisena toimintatapana. Tavoitteen saavuttamisen osalta on vielä paljon tehtävää. - kansalaisopiston - opetussuunnitelmatyö taiteen perusopetuksessa osana kulttuurista kestävää kehitystä. Ops-työ on aloitettu. - uusimuotoisten (talouden) mittareiden käyttöönotto. Tavoite ei ole toteutunut. Rehtori selostaa toimintakertomusta opiston johtokunnan kokouksessa. päätösehdotus: hyväksyy kansalaisopiston tilinpäätöskirjan vuodelta 2017 liitteen 3 mukaisena ja esittää sitä edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Muutoksenhakukielto (valmistelua)
20.3.2018 15 7 TEHTYJÄ VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSIÄ 20.3.2018 päätösehdotus; Kansalaisopiston rehtori on tehnyt edellisen johtokunnan kokouksen jälkeen seuraavat viranhaltijapäätökset: :t 1-41 merkitsee tehdyt viranhaltijapäätökset tiedokseen eikä käytä niiden osalta otto-oikeuttaan. Merkitään pöytäkirjaan, että Matleena Paananen ilmoitti esteellisyytensä rehtorin viranahltijapäätöksen 14 osalta eikä osallistunut asian käsittelyyn. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Muutoksenhakukielto (valmistelua)
20.3.2018 16 8 TALOUDEN TOTEUMA AJALTA 1.1. 31.1.2018 20.3.2018 Liite 4, Talousarvion toteuma ajalta 1.1. 31.1.2018 Kinnulan kunnan talousarvion toimeenpano-ohjeissa on kiinnitetty erityistä huomiota hallintokuntakohtaiseen talousarvion toteutumisen jatkuvaan seurantaan. Mikäli seurannan pohjalta ilmenee joitakin muutostarpeita, on niihin reagoitava välittömästi ensin hallinnonalan sisällä ja mikäli tämä on mahdotonta, ottamalla asia esille tarvittaessa aina kunnanhallitus- ja valtuustotasoille saakka. Kansalaisopiston rehtori esittelee Suomenselän kansalaisopiston johtokunnan vuoden 2018 talousarvion toteuman ajalta 1.1. 31.1.2018. päätösehdotus; merkitsee tiedokseen kansalaisopiston talousarvion toteuman ajalta 1.1-31.1.2018. hyväksyi rehtorin päätösehdotuksen. Muutoksenhakukielto (valmistelua)
20.3.2018 17 9 MUUT MAHDOLLISET ASIAT 20.3.2018 9 päätösehdotus; päättää keskustella muista mahdollisista asioista. kävi keskustelua opiston uusista laadituista kurssiaihioista. Muutoksenhakukielto (valmistelua)