Benchmarking matka Islantiin 16-20.5.2018 Opintomatkan raportti Rositsa Bliznakova Konnevesi, 13.6.2017
Sisältöluettelo 1. Matkan suunnitteluvaihe ja kohteen valinta 2. Tarjouspyyntö ja hankintapäätös 3. Osallistujien haku 4. Opintotehtävät 5. Matkan ohjelma ja toteutus 6. Palaute osallistujilta Liite 1: Opintomatkan esite, 2 sivua Liite 2: Opintomatkan ohjelma Matkatoimisto OK Matkat, 2 sivua Liite 3: Hyvä tietää -infopaketti Matkatoimisto OK Matkat, 4 sivua Liite 4: Hankkeen tarjouspyyntö opintomatkan järjestämisestä ja lähetetyt tarjouspyynnöt, 6 sivua Liite 5: Hankintapäätös OK Matkojen tarjouksen hyväksymisestä ja matkatoimistojen yhteydenotot tarjouspyyntöä koskien, 4 sivua Liite 6: Opintomatkan ilmoittautumislista, 3 sivua Liite 7: Opintomatkan palaute, 2 sivua Liite 8: Opintotehtävät, 1 sivu Liite 9: Vastaukset opintotehtäviin Mari Olkola ja Kari Leppänen, 5 sivua Liite 10: Vastaukset opintotehtäviin Bela Pavelka, 2 sivua Liite 11: Vastaukset opintotehtäviin Sirpa Jalkanen, 1 sivu Liite 12: Vastaukset opintotehtäviin Sari-Hintikka-Varis, 1 sivu Liite 13: Vastaukset opintotehtäviin Sari Airas, 1 sivu Liite 14: Vastaukset opintotehtäviin Miia Minkkinen, 1 sivu Liite 15: Vastaukset opintotehtäviin Satu Puranen, 1 sivu Liite 16: Vastaukset opintotehtäviin Teijo Haapakoski, 1 sivu Liite 17: Vastaukset opintotehtäviin Pekka Varis ja Pekka Kääriäinen, 1 sivu Liite 18: Vastaukset opintotehtäviin Rositsa Bliznakova, 3 sivua
1. Matkan suunnitteluvaihe ja kohteen valinta Matkan suunnittelu alkoi Kiehtova maisema -hankkeen ensimmäisen opintomatkan palautteesta, jossa oli kysymys osallistujien kohdetoiveista pohjoismaiden opintomatkaa koskien. Suurin osa palautetta antaneista oli maininnut mielenkiintoisena kohteena Islanti tai Norja. Hankkeen yhteistyöyrittäjien kiinnostusta kartoitettiin lisää vuonna 2017 eri tilaisuuksien ja yritystapaamisten yhteydessä ja ykköskohteeksi muodostui Islanti. Varsinaisen matkan suunnittelu alkoi vuoden 2017 syksyllä Islannin luontokohteiden kartoittamisella. Tutkittiin eri yhteistyötahojen toteutettuja aikaisempia opintomatkoja. Islanti on tällä hetkellä erittäin suosittu kohde ja opintomatkoja Suomesta sinne järjestetään mm. eri yhdistysten ja hankkeiden toimesta. Edellisistä opintomatkoista tiedettiin, että realistinen matkan kesto on 5 päivää, joista osa viikonloppuna, niin että yrittäjät pystyisivät irrottautumaan omasta toiminnasta. Toteutusaika oli toukokuun puoliväli, joka on Etelä-Konneveden aktiivisen matkailusesongin ulkopuolessa, mutta yrittäjiä silloin työllistävät valmistelutyöt. Sen takia moni alustavasti matkasta kiinnostunut ei päässytkään osallistumaan. Matkan aikatauluttamisen rajoitteina kuitenkin toimivat myös hankkeen muut toimenpiteet, mm. Meri-Lapin opintomatka maaliskuun lopussa sekä Tuloa ja hyvää oloa luonnosta - luontomatkailuseminaari huhtikuun alussa, tuleva Kolin opintomatka syyskuussa sekä hankkeen loppu vuodenvaihteessa. Realistiseksi ryhmän koon tavoitteeksi budjetin takia asetettiin 15 henkilöä. Opintomatkan tavoite oli benchmarkata maaseutu- ja luontomatkailukohteiden hyvät käytänteet kestävän kehityksen, tuotteistuksen ja saavutettavuuden suhteen. Huippuluontokohteita Islannissa on useita, mutta matkan kesto ja budjetti rajoittivat matkan suunnittelun siten, että majoituskohteena valittiin Reykjavik ja päiväretket suunnattiin Lounais-Islantiin kahteen kansallispuistoalueeseen sekä kuuluisaan kuumalähdekylpylään. Luontokohteiden lisäksi suunniteltiin yritysvierailuja ja palveluiden testausta kohteissa. Benchmarkkauskohteiden lisäksi matkan vetovoiman lisäämiseksi ja verkostoitumisen edistämiseksi matkan ohjelmaan lisättiin mm. Reykjavikin ajokierros sekä käynti eri nähtävyyskohteissa.
2. Tarjouspyyntö ja hankintapäätös Tarjous matkan ohjelmasta pyydettiin viideltä suomalaiselta matkatoimistolta OK Matkat, Kaleva Travel (CWT Finland), Matkavekka, Suomen matka-agentit ja Saga Matkat, joista alustavan nettikartoituksen perusteella tiedettiin järjestävän ryhmämatkoja Islantiin. Tarjouspyyntö (liite 4) lähetettiin matkatoimistoille 18.12.2017. Määräaikaan 19.1.2018 mennessä saatiin 2 tarjousta OK Matkoilta sekä Kaleva Travelilta (liite 5). Lisäksi Saga Matkoilta otettiin yhteyttä ja pyydettiin rahaa tarjouksen valmistelua varten (liite 5), joten hanke peruutti tarjouspyyntönsä Saga Matkojen osalta. Hankintapäätöksellä 29.1.2018 edullisempana valittiin OK Matkojen tarjous. Tarjous sisälsi pääohjelman kohteita ja tarpeita, mutta sen hyväksymisen jälkeen ohjelma on tarkennettu ja yksityiskohtia on lisätty, esim. kävelyretki lampaan farmissa ja tapaaminen Hey Iceland -edustajan kanssa (liite 2). Kustannuksissa näkyy myös hotellilta vuokrattu kokoustila Satu Rämön tapaamista varten sekä lisämaksu ryhmän pienestä kooksta johtuen (tarjoushinta laskettu 15:lle, todellinen ryhmä =13 henkilöä). OK Matkat oli strateginen yhteistyökumppani matkan toteuttamisessa, koska se oli ainoa matkatoimisto, joka tarjosi syvää paikallista osaamista ja oikeita benchmarkkauskohteita ja yritysvierailuja, jonka lisäksi matkatoimisto joustavasti toteutti erikoisryhmän kaikki toiveet ja tarpeet ja ratkaisi kaikki ongelmatilanteet ennen matkaa, matkan aikana sekä matkan jälkeen (liite 2-3). Bussimatka Rautalammilta ja Konnevedeltä Helsinki-Vantaa lentokentälle ja takaisin varattiin erikseen. OK Matkat tarjosi kyseisen kuljetuksen, mutta itsekin totesi, että todennäköisesti se järjestyy edullisemmin Etelä-Konneveden paikallisen kuljettajan kautta. Hanke selvitteli hintoja ja edullisimman vaihtoehdon tarjosi Rautalammin auto, jonka palvelu valittiin matkan toteuttamiseksi. 3. Osallistujien haku Ilmoittautuminen opintomatkaan oli niin kuin kaikki muutkin hankkeen toimenpiteet avoin kaikille yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille Keski-Suomesta ja Pohjois- Savosta. Edellytys oli, että osallistujat kuuluvat Etelä-Konneveden tavalla tai toisella matkailun palveluketjuun tai haluavat kehittää yhteistyötä alueella / alueemme kanssa. Lisäksi edellytyksenä on, että yritys/henkilö on osallistunut ainakin yhteen aikaisempaan kehitystoimenpiteeseen Kiehtova maisema -hankkeessa. Matkasta ilmoitettiin ensin hankkeen verkkosivuilla osoitteessa http://etela-
konnevesi.fi/kiehtova-maisema/benchmarking-matkat/islanti/. Matkasta tehtiin esite (liite 1), Facebook -tapahtumasivu https://www.facebook.com/events/338111660041099/ ja tiedotettiin hankkeen uutiskirjeillä 30.1.2018, 9.2.2018, 20.2.2018 ja 5.3.2018. Ilmoittautumisaika oli 30.1.-28.2.2018. Määräaikaan mennessä ryhmä ei täyttynyt, joten osallistujahankinta jatkettiin vielä maaliskuussa. Valitettavasti tämänkin jälkeen ryhmän koko jäi 13:ksi, joten hanke joutui maksamaan lisämaksua tyhjäksi jääneistä paikoista. Lisämaksu koski vain palveluita, joiden hinta matkapaketin tarjouksessa oli laskettu 15:lle, kuten päiväretket, oppaan palvelut, vuokrat, eikä hotellihuoneita, aterioita tai lentopaikkoja. Matkaan ilmoittautui yhteensä 13 henkilöä (liite 6). Lopulliseen ryhmään kuului: Pekka Kääriäinen kuopiolaiselta Syvänniemen seikkailu osk:lta, joka on ollut mm. Etelä-Konneveden matkailuyrittäjien yhdistyksen jäsenenä Mari Olkola ja Kari Leppänen Ilonen hauki eräruokapalvelun ja Hotelli-Ravintola Mireontien yrittäjät Konnevedeltä Bela Pavelka jyväskylälaiselta Tavinsulka melontayritykseltä; hänen toimintaalueeseen kuuluu mm. Etelä-Konnevesi Pekka Varis majoitusyrittäjä Rautalammilta; hankkeen ohjausryhmän jäsen ja Etelä- Konneveden matkailuyrittäjien yhdistyksen jäsen Sirpa Jalkanen Kahvila Auroran yrittäjä Rautalammilta Sari Hintikka-Varis Törmälän yrittäjä Rautalammilta Satu Puranen yrittäjä, Virvatulen taika, Vesanto, toiminta Etelä-Konnevedellä Teijo Haapakoski yrittäjä, HyvänTähen, Uurainen, toiminta Etelä-Konnevedellä Miia Minkkinen Konneveden kunnan edustaja, Konneveden kunnan hallituksen jäsen Anu Sepponen Rautalammin kunnan edustaja, Rautalammin kunnanjohtaja Sari Airas Metsähallituksen asiakaspalvelupäällikkö Rositsa Bliznakova Kiehtova maisema -hankkeen päällikkö; toimi matkanjohtajana Ryhmän monipuolisuus varmisti tuottoisan verkostoitumisen ja tehokkaan oppimisen matkan aikana. 4. Opintotehtävät Koska tämä oli opintomatka, osallistujat sitoutuivat suorittamaan opintotehtävät, jotka hanke oli asettanut (liite 8). Vastauksissa (liite 9-18) nousi esille seuraavat asiat:
VASTUULLISUUS: Luontomatkailulla on tietty kapasiteetti, jonka ylittämisen jälkeen matkailu tuottaa enemmän haittaa kuin hyötyä kohteelle ja luonnolle. Matkalla huomattiin pääosin hienosti hoidettu infra, joka estää kulumisen ja palvelee yhä isompia kävijämääriä. Islanti on tietoisesti valinnut vastuullisen matkailijan kohderyhmänä ja vastuullisuuden ja kestävän kehityksen tiedotus palvelee sitä. Islannissa on viime aikoina perustettu mm. valtakunnallinen laatumerkki VAKINN. Vastuullisuus ja kestävä kehitys ovat Islannissa itsestäänselvyytenä, elämän tapana, osittain Islannin maantieteellisestä sijoituksesta ja niukoista resursseista johtuen. Tämä ei kuitenkaan poista vastuullisuuden tiedotustarpeita. Kierrätys- ja siisteysasiat olivat sekä kaupungissa että maaseudulla kunnossa. Tosiaan hotellissa oli ristiriitaisia käytäntöjä. YHTEISTYÖ: Hey Iceland on luonut esimerkillisen valtakunnallisen yhteistyömallin maaseutukohteiden välissä, siis konkreettisella tasolla, eikä vain näkyvillä lippuna pihalla. Eri kohteet / farmin / yritykset toimivat yhteisten linjausten mukaisesti, mutta jokainen on säilyttänyt omanperäisuutensa. Yhteistyö Islannissa on esimerkillinen opintomatkalla se näkyi varsinkin lähiruoan toimitusketjuissa yhteistyönä naapurifarmin kanssa. Opintomatka nosti esille huolenaiheen yrittäjän jaksamisesta. Vahvistettiin fakta, että Etelä-Konnevedellä tarvitaan alueellinen organisaatio, jolla henkilökunta yrittäjien apulaisena ainakin kehitys- ja markkinointiasioissa. TUOTTEISTUS JA TARINALLISTAMINEN: Matkan tärkein oppi ja benchmarkkauskohta olivat ehdottomasti tarinat. Tarinallistaminen on Islannissa erittäin vahva ja sen kautta tavalliset arkiasiat muuttuvat eksoottisiksi, yrittäjän arki, historia ja persoona ovat osana tuotetta, ruokailu on oikeana elämyksenä sekä muiden elinkeinojen toiminta on yhdistetty matkailuun. Vahvan tuotteistuksen kääntöpuolena ylikaupallistaminen, esim. Blue Lagoonilla. Hyvästä tuotteesta tulee erinomainen tuote, kun yrittäjällä on usko omaan tekemiseen. Innovatiivisuus on erittäin tärkeä hullut ideat ovat sallittuja (esim. navetta-ravintola, tomaattitila matkailunähtävyytenä, turistit paimentavat itse lampaita jne.). Yritystoiminnassa pitää laittaa yksityiskohdatkin kuntoon, koska yleensä nämä ovat juuri se, mitä matkailija heti huomaa.
MUUTA: Asioiden epäbyrokraattinen toteutus ja mahdollisuuksiin nopea tarttuminen Islannissa. Bokun diginaalinen varausjärjestelmä varteenotettavana vaihtoehtona. Opintomatkojen tärkeys yrittäjien mahdollisuus irrottautua omasta toiminnasta ja arjen huolenaiheista ja verkostoitua tehokkaasti, ottaa asiakkaan roolin ja testata palveluita sekä ideoida luovasti. 5. Matkan ohjelma ja toteutus Matka toteutettiin suunnitelman mukaisesti. Kävelyretki lampaantilassa ei toteutunut johtuen tietokatkoksesta suomalaisen toimiston, DMC -toimiston ja palveluntarjoajan välissä. Siitä maksetun rahan hanke saa palautuksena. 6. Palaute osallistujilta Palautetta matkasta antoi 8 osallistunutta (liite 7). Kaikki palautetta antaneet pitivät matkaa hyödyllisenä organisaationsa kannalta. Palautteessa pyydettiin arviointia matkan eri osa-alueista: kohde ajankohta kesto lennot majoitus ohjelma nähtävyydet ohjelma yrityskohteet ja tapaamiset tehtävät matkanjohtajan opastus matkaoppaan opastus tiedotus matkasta kuljetuspalvelut Islannissa kuljetuspalvelut Suomessa vuorovaikutus matkan ohjelman ja vapaa-ajan välinen tasapaino Viiden pisteen asteikolla, jossa 1 on erittäin huono ja 5 erittäin hyvä, kaikki osa-alueet paitsi matkaoppaan opastus saivat yli 3,75 pistettä. Keskiarvo koko matkasta oli 4,16.
Matkaoppaan tiukka aikataulu ja joustamattomuus sekä sopimattomuus asiakaspalvelutehtäviin puhutti ryhmää koko matkan aikana. Kyseinen suomenkielinen opas oli muilta suomalaisilta ryhmiltä suositeltu ja sen käyttäytyminen ja palvelutaso yllättivät kaikkia. Tästä palautetta on annettu OK Matkoille ja sen toimesta välitetty myös DMC:lle. Parhaan pistemäärän (4,63) sai kohde itse, joka vahvistaa, että Islanti oli opintomatkalle hyvä valinta. Palautteessa on annettu myös ehdotuksia siitä, miten matka olisi voinut järjestää paremmin. Esimerkiksi maaseutumajoitus hotellin sijaan olisi toivottu. Tämä asia on nousut esille edellistenkin opintomatkojen yhteydessä, mutta se on erittäin hankalasti toteutettavissa, sillä järjestäjällä (hanke tai matkatoimisto) pitää olla hyvät henkilökohtaiset kontaktit alueella, niin että se pystyisi tarjoamaan samantasoista, hyvänlaatuista ja edullista maaseutumajoitusta suhteellisen isolle ryhmälle. Lisäksi jos matka on kiertomatka paikasta paikkaan, niin kuin palautteessa mainittu, tämä vain tarkoittaa vastaavaa majoitusta kaikissa kohteissa ja on käytännössä mahdotonta. Maaseutumajoitus myös lisää matkan kustannuksia, kun matkaoppaalle ja bussikuskille pitää järjestää majoitusta myös. Matkan eri järjestäjien tehtävät ovat ehkä väärin ymmärretty. Matkaoppaan, matkanjohtajan, suomalaisen matkatoimiston ja islantilaisen DMC-organisaation roolit on palautteessa sekoitettu ja esim. huonosta tiedonkulusta syytetään projektijohtajaa. Opintomatkan järjestämisen ketju on varsin pitkä ja valitettavasti aina välillä tiedonkatkoksia tapahtuu, mutta tässä tapauksessa tiedonkatkos, joka aiheutti kävelyretken toteutumattomaksi jäämistä ja meidän ryhmän tarpeiden väärinymmärtämistä, oli täysin Islannin puolella, eli DMC:n ja palveluntarjoajien välissä. Suomen puoli järjestäjistä, eli matkanjohtaja ja matkatoimisto OK Matkat, ovat yksityiskohtaisesti keskustelleet yrittäjäryhmän tarpeita ja huolellisesti valinneet yhdessä käyntikohteet ja aktiviteetit. Opintomatkan järjestäminen Matkanjohtaja Matkatoimisto Suomessa DMC - organisaatio Islannissa Matkaopas, hotelli ja muut palveluntarjoajat tuntee osallistujat ja heidän tarpeet, asettaa opintomatkan ohjelman raamit valmistaa matkailupaketin, tilaa tarvittavat palvelut välittämällä tietoa ryhmältä (matkanjohtajan kautta) DMCorganisaatiolla tuntee paikalliset palveluntarjoajat, välittää tietoa palveluiden saatavuudesta ja sisällöstä matkatoimistolle sekä ryhmän tarpeista matkatoimistolta palveluntarjoajille toteuttavat tilatut palvelut kuten sovittu DMC:n kanssa
Palautteessa näkyy myös tarve suorittaa yhteenveto- ja kehityskeskustelut yhteisistä kokemuksista ryhmän kanssa. Tiukan aikataulun ja ryhmädynamiikan takia nämä yhteiset keskustelut jäivät tästä matkasta väliin. Matkan kesto jakaa ryhmäläisiä kahteen. Jotkut olisivat halunneet jopa pidemmän matkan (7vrk), kun toiset pohtivat palautteessa sitä, olisiko voinut matka-aika optimoida paremmin.
Etelä-Konneveden opintomatka Islantiin 16-20.5.2018 Matka on tarkoitettu Etelä-Konneveden matkailuyrittäjille ja -toimijoille sekä yrittäjille, jotka osallistuvat Etelä-Konneveden matkailupalveluketjuun. Lisäksi edellytyksenä on, että yritys on osallistunut ainakin yhteen aikaisempaan kehitystoimenpiteeseen Kiehtova maisema -hankkeessa. Matkaan otetaan mukaan ensimmäiset 15 ilmoittautunutta. Ilmoittautumisaika: 30.1.-28.2.2018 Sitovat ilmoittautumiset sähköisesti: goo.gl/khvpft Lisäinfoa projektipäälliköltä: Rositsa Bliznakova, 0406 210 253 rositsa.bliznakova@konnevesi.fi Matkan hinta: 795 / osallistuja, sis.: bussikuljetukset Rautalampi-Konnevesi-Helsinki ja takaisin, lennot, lentokenttäkuljetukset ja retkikuljetukset Islannissa, hotellimajoitusta yhden ja kahden hengen huoneissa (Island Hotel *** Reykjavik) ja aamiaista, kaikki ilmoitetut retket ja yritysvierailut, suomenkielisen oppaan palvelut. Matkanjohtaja: projektipäällikkö Rositsa Bliznakova Vastuullinen matkanjärjestäjä: OK Matkat ALUSTAVA MATKAOHJELMA: Lentojen tiedot: 16.05.2018 Helsinki Reykjavik 15:35-16:00 FI343 20.05.2018 Reykjavik Helsinki 07:30-13:50 FI342 KE 16.05. 8:30 Nouto Rautalammilta 9:00 Nouto Konnevedeltä 13:30 Saapuminen Helsinki-Vantaa lentoasemalle 15:35-16:00 Lento Suomenkielinen opas ottaa ryhmän vastaan lentokentällä. Lyhyt kaupunkikierros bussilla. Kirjautuminen hotelliin Island Hotel *** Illalla vapaa-aikaa.
TO 17.05. Aamiainen hotellissa Lähtö bussilla Opastettu retki kultaiseen kolmioon Gullfossin vesiputous, suihkuttava lähde Geysir, Thingvellirin kansallispuisto. Yritysvierailut Efstidalur maatilamatkailu (karjaa, hevosia ja majoitusta) + lounas, Frioheimer Greenhouse (tomaattiviljelmä, hevosia, ravintola, kauppa, saanut 11/2017 turistipalkinnon Icelandic Industry Association SAF) Illalla vapaa-aikaa. PE 18.05. Aamiainen hotellissa Lähtö bussilla Opastettu retki Snaefellsnes niemimaalle ja Snaefellsjokulin kansallispuistoon. Yritysvierailut Bjarteyjarsandur (lammasfarmi, majoitusta, patikointia) + 1,5t patikkaretki, Lysuholl (hevostila, majoitusta, ratsastusvaelluksia) + lounas Illalla vapaa-aikaa. LA 19.05. Aamiainen hotellissa Tapaaminen Satu Rämön kanssa (suomalainen, ekonomi, yrittäjä, kirjailija, kahden lapsen äiti) Iltapäivällä kylpylähetki Sinisellä laguunilla Illalla vapaa-aikaa. SU 20.05. Aikainen aamuherätys ja uloskirjautuminen hotellista. Aamiaiseksi kroissantti + kahvi. Lähtö bussilla. 7:30 Lento Helsinkiin. 14:45 lähtö bussilla kohti Konnevettä ja Rautalampia. Arvioitu saapuminen klo 19:00-20:00. Matkaohjelma täydennetään kevään aikana. Aikataulut tarkennetaan ja ilmoitetaan osallistujille hyvissä ajoin. Oikeudet muutoksiin pidätetään.