HSC/Aegis Services Ltd. Oy Albertinkatu 36a, 00180 Helsinki, FINLAND Tel: +358 (0)9 85696980 Email: hsc@hsc.fi URL:www.hsc.fi Arvoisa yhteistyökumppani, Liitteenä tietoa ShootFest 2014 -tapahtumaan osallistuville seuroille. Koska tapahtuma on vasta suunnitteluvaiheessa, käydään tässä asioita läpi varsin yleisellä tasolla. Tarkemmat ohjeistukset laaditaan kunhan olemme keskustelleet keskeisimpien toimijoiden kanssa ja tapahtuman lopullinen luonne hieman kirkastuu. Alkää epäröikö ottaa minuun yhteyttä jos teillä on kysyttävää tapahtumasta. Ystävällisin terveisin, Otso Vainio, MSc, MPhil (Cantab.) Toiminnanjohtaja HSC/Aegis Services Ltd. Oy +358 (0)41528 0383 otso.vainio@gmail.com
SEUROJEN OSALLISTUMINEN ShootFest 2014 (työnimi) Shootfest 2014 Suomen suurin ampumaurheilutapahtuma Paikka: Sipoon keskusampumarata Aika: Lauantai tai sunnuntai elokuussa (tarkempi aika vielä auki) klo. 10-18.00 1. Tapahtuman kuvaus ShootFest 2014 tapahtuma tuo yhteen ampumaseurat ja ampumisesta kiinnostuneen yleisön. Tapahtuman pääasiallinen tarkoitus on tarjota potentiaalisille uusille harrastajille mahdollisuus tutustua ampumaurheilulajeihin ja seuroihin. Uusien harrastajien houkuttelemisen lisäksi ta- pahtuman on tarkoitus herättää jo ampumaurheilua harrastavien kiinnostusta muihin, kuin päälajiinsa sekä lisätä yhteistyötä seurojen, viranomaisten ja muiden ampumaurheilun sidos- ryhmien välillä. Tapahtumaan kutsutaan median edustajia ja sillä toivotaan olevan normali- soiva vaikutus yleisön suhtautumiseen ampumiseen ihan tavallisena, hauskana harrastuk- sena. Tapahtuma on tarkoitettu koko perheelle. Eri seuroilla ja lajeilla on tapahtuma- alueella omat rastinsa, joissa on mahdollisuus keskustella seuran edustajien kanssa ja tutustua lajeihin sekä ampumaesitysten että maksullisten ampumarastien muodossa. Lippuja rasteihin saa portilta ja erillisiltä lipunmyyjiltä. Tapahtumassa esittäytyvät kaikki yleisimmät ampumaurheilulajit sekä monet harvinaisemmat- kin lajit. Huipputarkkuutta vaativat perinteiset pistooli ja kiväärilajit ovat edustettuina ISSF:n la- jien kirjossa: 300m kivääri, 50m pistooli, pienoiskivääri ja pistooli ja ilmakivääri ja pistooli. Nopeutta ja tarkkuutta yhdistellään toiminnallisissa lajeissa, kuten practical- ja reserviläisam- munnassa. ShootFestissä voi tutustua niin tarkka- ampujatoimintaan kuin mustaruutiammun- taan ja jousiammuntaan. Paikalla on mahdollista kokeilla erilaisia aseita uusimmista aseteknologian tuotoksista villin lännen aseisiin. Perheen nuorimmille on omat rastinsa, joissa kokeneet ohjaajat opettavat turvallista aseenkäsittelyä ja ampumatekniikkaa jousilla ja ilma- aseilla. Aseluvan hakemista harkitseville on tarjolla neuvoja ja ohjeistusta lupaprosessista. YLEISÖLLE Turvallinen ja positiivinen koko perheen ampumaurheiluta- pahtuma Paras tapa tutustua pääkau- punkiseudulla aktiivisesti harrastet- tuihin ampumalajeihin ja niitä edistäviin seuroihin Mahdollisuus kokeilla eri am- pumaurheilulajeja oman kiinnostuk- sen mukaan Faktatietoa aseen hankkimis- esta ja lupaprosessista SEUROILLE Vuoden tehokkain markkinointitapahtuma Mahdollisuus puffata vahvim- pia lajeja tai kerätä harrastajia vähemmän suosittujen lajien tai esimerkiksi nuorisotoiminnan pariin Oman rastin tai rastit voi laatia esittelymielessä tai varaink- eruulogiikalla Loistavat verkostoitumismahdollisuudet! Osallistuminen on ilmaista
2. Seurojen rooli tapahtumassa Tapahtuman kokonaissuunnittelusta vastaa HSC/Aegis- palvelut Oy, jonka ase- elinkeinoluvat mahdollis- tavat kaupallisen tapahtuman järjestämisen. Isäntäseurana toimii Sipoon keskusampumaradan omis- tava Sibbo Skyttegille r.f. (SSG). Liitot (SAL, SML, RES, RUL, RESUL, MPKL) ovat mukana tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa. PK- seudulla toimivat seurat ja niiden eri jaokset kutsutaan osallistu- maan tapahtumaan. Tarkoituksena on antaa kaikille kiinnostuneille seuroille mahdollisuus olla mukana tapahtumassa, kuitenkin niin, että tapahtuma kokonaisuutena antaa selkeän kuvan sekä lajikirjosta että tosiasiallisista harrastusmahdollisuuksista. Seurat voivat lähteä mukaan tapahtumaan esimerkiksi houkuttelemaan uusia harrastajia, lisäämään näkyvyyttään ja/tai keräämään varoja toiminnalle. ShootFest on tarkoitettu jokavuotiseksi tapahtu- maksi, joten tämän vuoden tapahtumaan mukaan lähteminen takaa seuralle mahdollisuuden päästä vaikuttamaan myös tulevien tapahtumien luonteeseen. Tapahtumaan osallistuminen on seuroille maksutonta. Osallistuvilla seuroilla voi olla yksi tai useampia rasteja. Kullakin rastilla esitellään yhtä seurassa harjoitettua ampumaurheilulajia. Jokaisella rastilla järjestetään yhden tai useamman kerran tapahtuman aikana näytösammunta, jonka sisältö on seuran päätettävissä. Esimerkkeinä voitaisiin mainita jonkun huippuampujan näytösluon- toinen suoritus, lyhyt kisa kahden tai useamman ampujan välillä, ase- esittely ja käytön demonstraatio tms. Näytösammunnan tulisi olla mielenkiintoinen, informatiivinen ja tietysti houkutella harrastuksen pariin. Näytösammunnat pyritään ajoittamaan perättäin riittävillä siirtymä- ajoilla jotta mahdollisimman moni kiinnostunut voi ne nähdä. Näytösammunnan lisäksi rastilla tulee olla mahdollisuus tutustua edustettuun ampumalajiin yksinker- taistetun ampumaharjoitteen muodossa. Rastien sisällöt (ja hinnat) vaihtelevat riippuen lajista, käytey- istä aseista ja seuran edellytyksistä johtaa ammuntaa. Alla muutama esimerkki siitä, mitä rasti voisi sisältää: Tarkkuuslajit yksi tai useampia viiden laukauksen kierroksia, osumien seuranta esimerkiksi rata- kaukoputkeen liitetyn kameran/monitorin kautta Ilma- aseammunta kolme viiden laukauksen kierrosta 10m matkalta. Maalitaulun saa mukaan. Trap yksi (mahdollisesti lyhennetty) kierros Jousimetsästys 10 nuolta 3d tauluihin maastossa tuntemattomilta etäisyyksiltä IPSC lyhennetty, yksinkertaistettu ja yhdestä paikasta ammuttu stage reaktiivisiin tauluihin TA- toiminta kolmen eri etäisyydellä olevan metallimaalin ampuminen tähystäjän avustuksella CAS.22 vipulukoilla ammuttava kaksintaistelu, kaksi identtistä lyhyttä stagea joissa viimeiset maalit kaatuvat toistensa päälle ilmaisten voittajan Mahdollisuus kokeilla eri ampumaurheilulajeja on yksi tärkeimpiä tekijöitä jolla osallistujia houkutellaan tapahtumaan. Tarkoitus ei kuitenkaan ole järjestää elämysammuntoja, vaan antaa osallistujille real- istinen kuva eri lajien luonteesta ja haasteista. Tästä syystä ampumakokeilujen on oltava mahdollisim- man lähellä lajille tyypillistä ampumasuoritusta. Staattisempien lajien kohdalla tämä tuskin on onglema mutta tiettyjen dynaampisempien lajien ollessa kyseessä joudutaan suorituksia turvallisuussyistä yksink- ertaistamaan. Oleellista on tehdä kustakin rastista verrattain nopea sekä suorituksen että maalien toimintakuntoon laittamisen osalta ja silti antaa ampujille vahva onnistumisen tunne. Seuralla voi myös olla useampi am- pumarasti samaan aikaan tai rastia voidaan muuttaa kesken päivän toiminnan monipuolistamiseksi.
3. Rastien suunnittelu ja toteutus RASTIKOULUTUS (HSC) Tavoitteet ja mittarit Roolitus ja vastuut Turvallisuus SUUNNITTELU (SEURA) Tehtävien jako Kirjallinen suunnitelma Resurssit ja logistiikka TURVALLISUUS (HSC) Turvallisuusanalyysi Dialogi seuran/ viranomaisten kanssa Kirjallinen hyväksyntä TOTEUTUS (SEURA) Kuljetus ja aseiden valvonta Rastin rakentaminen Rastitoiminta LOPETUS (SEURA JA HSC) Rastien purku Yhteenveto Tulojen tilitys Rastien suunnittelu ja toteutus on seuran vastuulla. Seuran on asetettava jokaiselle rastille rastivas- taava, joka vastaa rastin suunnittelusta sekä tarvittava määrä valvojia, jotka vastaavat ampumakokei- lusta. Ennen tapahtumaa seurojen rastivastaaville järjestetään koulutus, jonka tarkoituksena on antaa työkaluja rastin suunnitteluun ja yhtenäistää turvallisuuskäytännöt. Rastikoulutuksessa käydään läpi: - tavoitteiden asettelu - rastin suunnittelu - turvallisuus - viestintä ja markkinointi - käytännön toteutus - onnistumisen mittarit Kolutuksen jälkeen seuran työryhmä suunnittelee rastin ja lähettää kirjallisen ehdotuksen tapahtuman järjestäjälle hyväksyttäväksi. Jokaisesta rastista tehdään turvallisuusanalyysi ja ne käydään läpi virano- maisten kanssa. Mahdollisista muutosehdotuksista keskutellaan seuran kanssa, kunnes yhteisymmär- rys rastin turvallisesta toteutuksesta löydetään. Tapahtuman rakentaminen aloitetaan tapahtumapäivän aamuna. Portit aukeavat yleisölle klo. 10.00. Tapahtumaan tuleville ja sieltä poistuville järjestetään bussikuljetus Mellunmäen metroasemalta useamman kerran päivän aikana. Tapahtuman aikana rastivalvojat vastaavat kunkin rastin turvallisuudesta mutta kokonaisturvallisuus on järjestäjän vastuulla. Järjestäjä asettaa tapahtumaan viranomaisten kanssa sovitun määrän jär- jestyksenvalovjia vastaamaan yleisestä järjestyksestä ja turvallisuudesta ja joukon kokeneita ampuma- asekouluttajia tukemaan seurojen rastivastaavia. Tapahtuma loppuu klo. 18.00, jonka jälkeen rastit puretaan ja pidetään lyhyt yhteenvetotilaisuus, jossa käydään läpi kunkin rastin kokemukset päivästä. Lopuksi seurojen rastivastaavilta kerätään maksuliput tulojen tilitystä varten.
4. Markkinointi Tapahtuman markkinointi tapahtuu pääasiassa sosiaalisten medioiden ja osallistuvien liittojen ja seuro- jen sähköisten postituslistojen kautta. Markkinointia tehdään myös puffaamalla tapahtumaa järjestäjien mediakontakteille, joiden joukkoon kuuluu myös ammunnanharrastajia. Tällä tavalla tapahtumalle saadaan ilmaista mainosta televisioon, radioon ja painomedioihin. Seurojen osalta erittäin tärkeää on myös aktivoida ammunnanharrastajia tuomaan läheisiään tutustumaan tapahtuman antiin. 5. Lupa- asiat HSC/Aegis- palvelut Oy vastaa tapahtuman vaatimien lupien lupaehtojen täyttymisestä ja lupien hake- misesta hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tapahtuman suunnittelu toteutetaan läheisessä yhteistyössä viranomaisten kanssa. 6. Tulevaisuus ShootFest on alusta lähtien kaavailtu jokavuotiseksi ampumaurheilulajien esittelytapahtumaksi. Ta- pahtumaa kehitetään siihen osallistuvien seurojen toiveiden mukaisesti. Tapahtuma voidaan laajentaa esimerkiksi kaksipäiväiseksi yleisötapahtumaksi tai siihen voidaan liittää seuroille ja niiden sidosryhmille tarkoitettu verkostoitumispäivä.