YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN SISÄLIIKUNTATILOJEN KÄYTTÖVUOROJEN JAKOPERUSTEET JA SÄÄNNÖT (Päivitys 5/2015) YLEISTÄ
Ylöjärven liikuntapalvelujen hallinnassa olevia sisäliikuntatiloja ovat koulujen liikuntasalit (iltaisin, viikonloppuisin ja koulujen loma-aikoina) sekä Kurun urheilutalo ja Ylöjärven uimahalliurheilutalo. Seurat, yhteisöt tai yksityishenkilöt voivat varata käyttövuoroja näistä tiloista. Pääasiassa tiloja vuokrataan liikunnalliseen tarkoitukseen, mutta myös muiden tilaisuuksien ja tapahtumien järjestäminen on mahdollista. Käyttövuoroja jaetaan sekä vakituiseen että tilapäiseen käyttöön. Vakituiset vuorot ovat pääsääntöisesti koko kauden kestäviä harjoitusvuoroja. Tilapäisellä käytöllä tarkoitetaan esimerkiksi yksittäisiä tapahtumia tai otteluita, jotka eivät ole säännöllistä toimintaa. Liikuntapaikkojen käyttövuoroja haetaan sähköisellä e-lomakkeella. Vuorot myönnetään hakemusten perusteella, ja niistä peritään voimassa olevan hinnaston mukaiset maksut. KÄYTTÖVUOROJEN JAKOPERUSTEET JA -KÄYTÄNTEET Vakiovuorot Vakiovuorot ovat haettavissa kerran vuodessa, ja ne myönnetään yhdeksi kaudeksi kerrallaan. Vakiovuorot jaetaan kesä- ja talvikausiksi erikseen, ja niihin on erilliset haut. Hakuajat julkaistaan liikuntapalveluiden internet-sivuilla vuosittain. Harjoituskaudet: Talvikausi on 1.9. 30.4. Kesäkausi 1.5. 31.8. Salien käyttövuorot jaetaan pääosin hakuajan loppuun mennessä saapuneiden hakemusten perusteella alla olevan listauksen mukaisesti. Vakiovuoroja voi kuitenkin hakea ympäri vuoden, mikäli salissa on tilaa. Tilannetta voi seurata Timmi- tilaohjelmasta. VUOROJEN MYÖNTÄMISHIERARKIA: *) 1. Kaupungin liikuntapalvelut 2. Kaupungin yksiköt ja yhteistyökumppanit, joiden toiminta on taiteen tai muun alan perusopetusta (esim. koulut, musiikkiopisto, Tampereen seudun työväenopisto) 3. Muut kaupungin yksiköt 4. Ylöjärvelle rekisteröityneiden järjestöjen järjestämät, alle 18-vuotiaiden lasten ja nuorten harjoitusvuorot (juniorivuorot). Kaikkien vuorolla harjoittelevien on oltava alle 18-vuotiaita lukuun ottamatta vastuuhenkilöitä/valmentajaa 5. Ylöjärvelle rekisteröityneiden järjestöjen aikuisten vuorot 6. Paikalliset yritykset, muut yhteisöt sekä yksityishenkilöt/kaveriporukat 7. Ulkopaikkakuntalaiset *) Järjestys on ohjeellinen. Liikuntapalvelut voi poiketa ohjeesta erityistapauksissa. MUUTA VUOROJAOSSA HUOMIOITAVAA: Lasten ja nuorten toiminta sijoitetaan arki-iltoina alkuillan tunteihin ja aikuisten toiminta loppuiltaan. Viikonlopuille varataan aikoja peli- ja ottelutapahtumille ja siksi vakiovuoroja on näille päiville jaossa rajoitetummin (koskee lähinnä isoja saleja). Vakituiset käyttövuorot voidaan peruuttaa merkittävien otteluiden, kilpailuiden ja tapahtumien vuoksi.
Käyttövuoroja jaettaessa otetaan huomioon hakijoiden toiminnan luonne ja laajuus sekä laatu ja määrä niin lasten ja nuorten kuin aikuisten kilpailu- ja harrastustoiminnassa. Huomioon otetaan myös eri liikuntalajien ja -muotojen vaatimukset liikuntapaikan suhteen. Lisäksi huomioidaan kokonaisvaltaisesti liikunnanharrastamisen tarpeet liikuntatilojen ja -paikkojen suhteen. Kaikille ylöjärveläisille hakijoille pyritään antamaan vähintään yksi harjoitusvuoro jostakin kaupungin liikuntatilasta. Vuorot myönnetään hakemuksessa ilmoitettavalle joukkueelle/ryhmälle. Lasten ja nuorten joukkueille/ryhmille myönnettyjä vuoroja ei saa ilman ilmoitusta luovuttaa seuran sisällä aikuisten kilpa- tai harrasteryhmän käyttöön, eikä luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman liikuntapalveluiden lupaa. Hakemusten käsittely Hakemukset käsitellään kootusti hakuajan päätyttyä. Myöhästyneet hakemukset voidaan ottaa huomioon, jos käyttövuoroja jää jakamatta. Käyttövuoropäätökset tehdään voimassa olevien sääntöjen mukaisesti. Ennen varsinaista vuorojakopäätöstä vuoroja hakeneet seurat kutsutaan yhteiseen vuorojakotilaisuuteen, jossa esitellään hakemusten perusteella muodostettu vuorojako. Tilaisuudessa seuroilla/hakijatahoilla on mahdollisuus neuvotella lopullisesta vuorojaosta. Lopullisen vuorojakopäätöksen tekee vapaa-aikajohtaja viranhaltijapäätöksellä. Vakiovuoroja voi hakea myös koko kauden ajan. Salien varaustilanne on nähtävillä Timmi järjestelmässä. Vakiovuoroksi lasketaan varaukset, jotka kestävät yli neljä viikkoa/neljä kertaa. Myönnetyistä vuoroista ilmoittaminen Myönnetyistä vuoroista ilmoitetaan hakijoille varausvahvistuksen tai kootun varauslistan avulla. Mikäli hakija ei halua ottaa annettua vuoroa vastaan, tulee siitä ilmoittaa ennen kauden alkamista, viimeistään kahta viikkoa aikaisemmin. Jokaisen hakijan vastuulla on seurata Timmitilavarausohjelmaa, johon kaikki vuorot päivitetään ennen kausien alkua. Sinne päivittyvät myös muutokset salivuoroista, mikäli niitä lopullisen jaon jälkeen ilmenee. Myönnetyn vakiovuoron peruminen Myönnettyjen vuorojen peruminen tai muutos voidaan tehdä ainoastaan kirjallisesti (sähköpostilla tai paperilla) ennen vakiovuorojen alkamista. Muutoin vakiovuoroa ei voida perua kesken kauden. Liikuntapalveluiden harkinnan mukaan voidaan kuitenkin jo myönnetty vakiovuoro perua erityistapauksissa. Mikäli harjoitusvuoro jää käyttämättä kolmena peräkkäisenä kertana ilman käyttäjän tekemää asianmukaista ilmoitusta tai käyttömaksuja ei suoriteta määräaikaan mennessä, on liikuntapalveluille oikeus perua myönnetty vuoro. Liikuntapalveluilla on lisäksi oikeus perua vakiovuoro kokonaan, mikäli käyttäjällä on suorittamattomia velvoitteita Ylöjärven kaupungille tai myönnetyllä vuorolla ilmenee väärinkäytöksiä. Liikuntapalveluilla on oikeus perua myönnetty vuoro tilapäisesti erillisen tapahtuman (turnaukset, leirit, ottelun tms.) takia. Kouluilla on lisäksi oikeus varata koulun liikuntatiloja opetukseen liittyvän toiminnan, kuten vanhempainiltojen tai juhlien, järjestämiseen, jolloin vakiovuoro voidaan peruuttaa. Vuoronsa menettäneillä ei ole oikeutta korvaukseen tai korvaavaan vuoroon menetetystä harjoitus- tai kilpailuvuorosta. Perutuista vuoroista pyritään ilmoittamaan kahta viikkoa ennen vuoron ajankohtaa, kuitenkin viimeistään viikkoa aikaisemmin.
Mikäli vuoro peruutetaan/jää käyttämättä varaajasta riippumattomasta syystä, ei vuorosta veloiteta maksua. Vuorojen laskutus Vakiovuorot laskutetaan pääsääntöisesti kausien päätteeksi. Yksittäisvuorot Yksittäisvuoroja voi hakea ympäri vuoden. Hakeminen tapahtuu sähköisellä lomakkeella hyvissä ajoin ennen haettavaa vuoroa. Yksittäisiä harjoitusvuoroja/pienempiä tapahtumia haettaessa varaus on tehtävä 3 vrk ja isommissa tapahtumissa kahta viikkoa (14 vrk) ennen ko. varausta. Yksittäisvuoroiksi laskettavat liittojen alaiset kalenterikilpailut, sarjaottelut, suuret juhlatilaisuudet ym. merkittävät tapahtumat menevät pääsääntöisesti muiden varausten edelle. Näin ollen vakituiset käyttövuorot voidaan peruuttaa merkittävien otteluiden, kilpailujen ja tapahtumien vuoksi. Yksittäisvuoron peruminen Jos hakemasi vuoro peruuntuu, ilmoita siitä välittömästi kaupungin liikuntapalveluille. Ilmoitus on tehtävä viimeistään 14 vrk vuorokautta ennen varattua vuoroa. Määräaikaan mennessä peruuttamatta jäävästä varauksesta peritään hinnaston mukainen maksu tai harkinnan mukaan vähintään 50 % varauksen hinnasta, mikäli tilalle ole saatu toista käyttäjää. Pienempien tilojen osalta peruutusajaksi riittää 7 vrk. Yksittäisvuoron laskutus Yksittäisvuorot laskutetaan pääsääntöisesti kausien päätteeksi tai sovittaessa laskun voi saada heti vuoron jälkeen. TILOJEN VUOKRAAMISEEN JA KÄYTTÖÖN LIITTYVÄT YLEISSÄÄNNÖT Kaikissa liikuntapaikoissa tulee noudattaa järjestystä ja siisteyttä. Liikuntatilojen ohjeita on noudatettava. Vuoron varanneilla on velvollisuus tutustua vuokraamansa tilan sääntöihin. Seuraavassa yleisimpiä, kaikkia tiloja koskevia ohjeita/sääntöjä. Mikäli mainittuja yleisiä menettelytapoja ei noudateta, voidaan myönnetty vakiovuoro peruuttaa. 1. Avainhallinta - Jokaista vuoroa/joukkuetta varten on saatavilla yksi avain. Poikkeustapauksissa yhteys liikuntakoordinaattoriin. - Koulusalien avaimet lunastetaan kyseessä olevan koulun koulusihteeriltä tai rehtorilta. Muiden liikuntatilojen osalta avaimista vastaa liikuntapalvelut. - Avaimen lunastanut henkilö on henkilökohtaisesti vastuussa avaimesta, eikä sitä saa luovuttaa muiden osapuolten käyttöön. Mikäli avainta tarvitsee useampi henkilö, tulee kaikkien nimet ilmoittaa avainta lunastaessa. - Mikäli lunastettu avain häviää tai sitä on käytetty väärin, osoitetaan siitä 50 euron suuruinen maksu. Lisäksi väärinkäytöstapauksissa vuoro voidaan perua.
- Avaimet tulee palauttaa välittömästi, kun vuoro on päättynyt. Näin varmistetaan, että avaimia on saatavilla myös seuraavina kausina. Mikäli avainta ei palauteta, voidaan siitä osoittaa 50 euron maksu ja harkinnan mukaan jättää uudet vuorot myöntämättä. - Mikäli samalla joukkueella/varaajalla jatkuu vuoro keskeytyksettä samassa tilassa, ei avainta tarvitse palauttaa. Asiasta tulee kuitenkin ilmoittaa liikuntapalveluille sekä koulusihteereille, jotta tieto avaimen haltijasta pysyy ajantasaisena. Avaimen haltijan (vuoron vastuuhenkilön) vaihtuessa on aina ilmoitettava asiasta liikuntapalveluille sekä kouluille. 2. Vastuuhenkilö - Jokaiselle vuorolle on nimettävä vastuuhenkilö, joka vastaa tilojen asianmukaisesta käytöstä. - On se taho, johon otetaan yhteyttä, mikäli vuoro peruutetaan tai vuoroon liittyy jotain muuta tiedotettavaa. Tästä syystä on tärkeää, että tiedot ovat ajan tasalla. - Vastaa vuoron avainhallinnasta koko kauden ajan, ja on henkilökohtaisesti vastuussa sen käytöstä. Avainta ei saa luovuttaa kauden päätteeksi toiselle henkilölle ilmoittamatta ko. koululle tai liikuntapalveluihin. - On ensisijaisesti vastuussa vuoron aikana tapahtuneista väärinkäytöksistä. - Vuorojen vastuuhenkilöiden vaihtuessa, asiasta tulee ilmoittaa liikuntapalveluille. (Avain ei voi siirtyä toiselle henkilölle ilman ilmoitusta!) - Vastuuhenkilön on oltava täysikäinen. Vuorolla on aina oltava yksi täysikäinen henkilö paikalla. 3. Tilojen käyttö - Käyttäjät ovat vastuussa vuokraamansa tilan siisteydestä ja kunnosta. - Vuoron päättyessä on huolehdittava, että tila jää asianmukaiseen kuntoon. Tämä tarkoittaa mm., että käytetyt välineet ovat palautettuina oikeille paikoilleen, roskat ovat niille osoitetussa paikassa ja valot ovat sammutettuina. - Ulko-ovet tulee pitää lukittuina myös vuoron aikana, ettei asiattomat pääse koulun tiloihin, ja varsinkin vuoron päättyessä on tärkeää varmistaa, että ovi menee lukkoon. - Ulko-ovia ei saa jättää auki eikä oven väliin saa jättää kiiloja. Ovien aukijättäminen aiheuttaa hälytyksen. Turhista hälytyksistä laskutetaan suoraan vuoron käyttäjää. 4. Välineistön käyttö - Pääsääntöisesti liikuntasaleissa ovat käytettävissä maalit, verkot ym. perusvälineet. Mailat, pallot ym. täytyy käyttäjän itse huolehtia. - Tarjolla oleva liikuntavälineistön määrä ja laatu vaihtelevat tiloittain. Koulusalien osalta niistä kannattaa tiedustella suoraan kouluilta. - Mikäli tilan välineistöä käyttää, kaikki tulee kaikki palauttaa paikoilleen vuoron päättyessä. 5. Vahingoista ilmoittaminen - Mikäli käyttövuorolla tapahtuu jotain vahinkoa, esimerkiksi jokin väline rikkoutuu, tulee siitä välittömästi tehdä ilmoitus liikuntapalveluille.