YHDISTYSAVAINTA EI TARVITA, KOSKA Oikaistuja harhaluuloja kotisivuihin ja Yhdistysavaimeen liittyen. Alle on listattu monia yleisiä kysymyksiä ja väittämiä, joita liiton tai yhdistyksen henkilöt usein esittävät Yhdistysavaimesta ja yleensä kotisivuista puhuttaessa. Pyrimme antamaan hyvät perustelut ja oman rehellisen näkökulmamme kuhunkin asiaan. Meidän tuotteemme eroaa muista kotisivupalveluista siinä, että se on tehty alusta lähtien nimenomaan yhdistyksille: kotisivuilla on paljon juuri yhdistysten tarpeisiin suunniteltuja ominaisuuksia (tapahtumakalenteri, jäsenlista, kyselyt, jne.), se sisältää yhdistyksille suunnitellut viestintäominaisuudet (ryhmäposti, jäsenluettelo) ja tuotetta kehitetään jatkuvasti yhdistysaktiivien ideoihin perustuen. Mihin yhdistykset ylipäänsä tarvitsevat nettisivuja? Ennenkin on pärjätty ilman. Nettinäkyvyys on nykypäivänä elintärkeää niin yrityksille kuin myös yhdistyksillekin. Kärjistettynä voidaan todeta jos et ole internetissä, et ole olemassa. Mietipä hetki vaikka omaa tiedonhakuasi: jos haluat tietoa jostakin, kirjoitat sen lähes aina hakukoneeseen ja ensimmäiset hakutulokset ohjaavat sinut eteenpäin. Jos yhdistystä ei löydykään, ihmiset luulevat helposti sen toiminnan loppuneen tai he voivat ajautua muuten täysin väärille raiteille. Ja kuinka helppoa onkaan, kun voit sanoa tapahtumista tai yhteystiedoista keskustellessa todeta kiinnostuneille netistä löytyy. Kaikkea ei tarvitse muistaa, selvittää ja etsiä hetkessä itse, vaan tiedot on koottuna kaikille yhteiseen paikkaan. Yhdistyksen päätehtävä ei tietenkään ole netissä - Yhdistysavaimen tärkein tarkoitus onkin oikeastaan minimoida tuo nettitouhuihin kuluva aika, jotta sitä jää mahdollisimman paljon yhdistyksen oikeaan agendaan. Toimivat ja aktiiviset kotisivut kuitenkin helpottavat valtavasti arkea ja sieltä ihmiset löytävät nopeimmin oikeat ajantasaiset tiedot ja pääsevät itsekin helposti mukaan! Miksi maksaa nettisivuista? Ne voi tehdä ilmaispalveluillakin. Netistä löytyy tietenkin pilvin pimein ilmaispalveluja kotisivujen tekoon, useat ovat heikkoja ja muutamat kohtalaisia. Ensinnäkin ilmaispalvelut ovat lähes poikkeuksetta englanninkielisiä ja mikäli kieli ei taitu erittäin hyvin, on sivujen teko mahdotonta. Yhdistysavain tarjoaa paitsi täysin suomenkielisen käyttöliittymän ja ohjeiston, myös ystävällisen asiakaspalvelun, joka vastaa nopeasti pienimpäänkin kysymykseen. Oletko ikinä yrittänyt saada esimerkiksi Googlelta nopeaa suomenkielistä vastausta, miten joku pikku homma hoituu heidän ilmaispalvelussaan? Netin ilmaispalvelujen suhteen on olemassa sanonta jos et maksa tuotteesta mitään, olet itse tuote. Ilmaispalveluita käytettäessä sivut täyttyvät usein mainoksista, joiden sisältöön käyttäjällä ei ole mitään kontrollia; koko sivun täydeltä voi vilkkua mitä vaan, pahimmillaan täysin yhdistyksen ideologian vastaisia asioita. Kohdistettujen mainosten lisäksi käyttäjän henkilökohtaisia sekä yhdistyksen tietoja voidaan myydä eteenpäin ja käyttää vaikka mihin. Monille on tärkeää, että yhdistyksen tiedot ovat mieluummin luotettavan Suomalaisen toimijan palvelussa. Ilmaispalveluita tulee ja menee ja niiden kehittäjillä ei ole mitään velvollisuutta jatkuvuuteen tai tuotteen kehittämiseen. Ne yrittävät usein palvella mahdollisimman suurta joukkoa (yksityishenkilöt, yritykset jne), eivätkä ole keskittyneen kunnolla mihinkään. Yhdistysavaimen tiimi on sitoutunut kehittämään palvelua jatkuvasti eteenpäin nimenomaan yhdistysten ehdoilla ja näiden tarpeiden mukaisesti. Sen laatu ja jatkuvuus on taattu pitkälle tulevaisuuteen. Mekin kuitenkin tarjoamme ilmaisversiota tuotteestamme ja tämän täysin maksuttoman Free-version taustalla on pääasiassa kaksi ajatusta. Ensinnäkin se tuo palvelulle positiivista julkisuutta ja tieto hyvästä tuotteesta liikkuu puskaradiossa nopeasti. Toisekseen luotamme tuotteen olevan niin hyvä, että hieman rajoitettua ilmaisversiota kokeiltuaan yhdistys haluaa pian maksullisen version kaikki herkut käyttöönsä. Kaikilta yhdistyksiltä löytyy ainakin yksi nettinörtti, joka tekee sivut itse ja ylläpitää niitä ilmaiseksi. Useassa yhdistyksessä on henkilö, joka taitaa vähintäänkin yksinkertaiset nettisivujen teon. Usein nämä sivut näyttävät amatöörimäisiltä ja vanhanaikasilta, mutta toki taidolla pystyy tekemään näyttävääkin jälkeä itse. Yhteistä
niille on kuitenkin se, että homma on yhden ihmisen niskassa ja sitä on usein paljon. Päättäjien on helppo unohtaa koko nettitouhu kommentilla meillä on se yksi IT-tyyppi ja se hoitaa sivut ilmaiseksi. Onko kukaan kysynyt haluaako tämä IT-tyyppi edes tehdä sivuja tai haluaisiko hän niiden ylläpitämiseen edes kätevämmät työkalut? Usein tilanne on se, että sivuja hoidetaan pakon edessä, kun kukaan muu ei osaa tai halua. Mikäli tästä yhden niskaan koituvasta työmäärästä ei muuten välitetä, ongelmia tulee viimeistää siinä vaiheessa kun tämä henkilö ei enää ole yhdistyksessä. Yhdistys on liian riippuvainen yhden ihmisen osaamisesta ja homma kaatuu välittömästi kun tämä ei enää hoidakaan asiaa. Yhdistysavaimen työkaluilla kuka tahansa osaa rakentaa näyttävät sivut ja ylläpitää niitä muutamalla klikkauksella viikossa. Vastuuta ja päivitysoikeuksia voidaan jakaa monelle henkilölle niin, että kaikkien työmäärä pysyy lähes mitättömänä. Yksi voi hoitaa esimerkiksi tapahtumat, toinen yhteystiedot ja kolmas jäsenalueen jne. Myös yhdistystoiminnan jatkuvuutta helpottaa se, että kun uuden toimihenkilöt tai hallituksen jäsenet astuvat puikkoihin, vanhat dokumentit ja tapahtumat ovat selkeästi tallennettuina yhteen paikkaan. Meillähän on jo toimivat sivut. Sivujen päivityksen hoitaa joku yritys. Vaikka sivut ajavatkin tällä hetkellä asiansa, eikä ole mitään syytä miksei aina silloin tällöin kannattaisi päivittää tietojaan uusista mahdollisuuksista ja tutustua toisiin palveluntarjoajiin. Yhdistysavain tarjoaa uutta teknologiaa ja huippuasiakaspalvelua erittäin kilpailukykyiseen hintaan, mielestämme se onkin hinta-laatu suhteelta ylivoimainen nettituote yhdistyksille. Ja täytyy muistaa että palvelumme ei ole pelkkä kotisivu, vaan samaan hintaan kuuluu myös netissä toimiva innovatiivinen jäsenluettelo, kätevät ryhmäposti-ominaisuudet ja kirjautumisen vaativa jäsenalue privaatimpaan työskentelyyn yhdistyksen sisällä. Monesti nettiasiat annetaan jonkun toisen harteille, ja mikäli yhdistyksestä ei löydy henkilöä jonka vastuulle ne sysätä, turvaudutaan usein ulkopuolisen yrityksen apuun. Tämä on usein todella kallista ja nettisivujen päivityskin välikäden kautta hidasta. Spontaanit pienet jutut jäävät monesti kokonaan laittamatta sivuille, koska niitä ei voi lisätä siinä hetkessä kun siihen olisi intoa! Yhdistysavaimella voi asiat hoitaa itse samalla vaivalla kuin ilmoituksen kolmannelle osapuolelle päivityksistä. Yhdistys on niin pieni, että mitään sivuja ei tarvita. Rahaa ei ole. Ihmiset haluavat tietoa pienistäkin yhdistyksistä ja nykypäivänä tätä tietoa etsitään lähes poikkeuksetta ensimmäiseksi netistä. Mikäli sivuja ei ole, tieto jää usein löytymättä ja tietyn yhdistyksen toiminta-alasta kiinnostuneet eivät vahingossakaan saa tietää sen olemassaolosta. Juuri nettisivujen puuttuminen voi olla yksi merkittävä syy siihen miksi yhdistyksen jäsenmäärä pysyy pienenä. On kuitenkin täysin ymmärrettävää, että pienillä n.20-50 jäsenen yhdistyksillä ei usein ole varaa maksullisiin nettisivuihin; olemme ottaneet tämän huomioon ja tarjoammekin näille yhdistyksille Yhdistysavaimen ilmaista Freeversiota, jota voi käyttää maksutta niin pitkään kuin haluaa. Kun yhdistyksen koko kasvaa ja nettitoiminta halutaan pitää mukana kehityksessä, yhdistys voi siirtyä seuraavaksi edulliseen Start-versioon, joka tuo kaikki herkut käyttöön. Suuri osa jäsenistä on jo vanhoja. Eivät eläkeläiset käytä nettiä, saati osaa päivittää oman yhdistyksen sivuja. Suomen Tilastokeskuksen tutkimuksen mukaan 65-74 vuotiaista suomalaisista yli 60% käyttää nettiä (vuonna 2012). Tämä luku on kasvanut räjähdysmäisesti vuosi vuodelta, eikä ole mitään syytä sille ettei nousu jatkuisi. Tätä nuoremmista nettiä käyttää jo lähes 100%. Meidänkin kumppaninliittona toimii muun muassa Eläkkeensaajien Keskusliitto ja Marttaliitto, jonka jäsenet ovat ottaneet nettisivut ilolla vastaan ja päivittävätkin niitä ahkerasti itse. On siis jo vanhanaikainen harhaluulo, että vanhemmat ihmiset eivät nettiä käytä ja tarvitse. Tarve tulee vain kasvamaan jatkossa ja yhdistysten tulisi vastata tähän tarpeeseen. Yhdistysavaimen yksi parhaista puolista on se, ettei veljenpoikaa tarvitse pakottaa yhdistyksen nettivastaavaksi, vaan myös ikäihminen voi tehdä sivut ja niiden päivitykset helposti itse. Mikäli ongelmia tulee vastaan, tarjolla on koulutuksia, kattava ohjeisto sekä tietenkin ystävällinen ja nopea suomalainen asiakaspalvelu.
Eihän jäsenluetteloa voi nettiin laittaa, senhän saa sieltä kuka vaan ja päivityskin on hankalaa. Yhdistysavaimen Jäsenluettelo on turvallisesti suojattu ja siihen pääsevät käsiksi vain ne, joille yhdistys itse haluaa antaa oikeudet. Voidaan jopa perustellusti todeta, että jäsenluettelo on paremmassa turvassa palvelimillamme kuin esimerkiksi sihteerin kovalevyllä Excel-tiedostona. Me hoidamme tietoturvan ammattitaidolla ja se on aina ajan tasalla kaikki eivät voi sanoa samaa omasta tietokoneestaan. Tietoturvallisuuteen kuuluvat myös tiedon tavoitettavuus ja ajantasaisuus. Yhdistysavaimen jäsenluettelo on saatavilla kaikkialta missä vain selaimen saa auki eli se ei ole ankkuroituna yhden ihmisen kotikoneelle tiedostomassaan. Parasta jäsenluettelossa on sen innovatiivisen helppo päivitettävyys: jäsenet voivat päivittää omat tietonsa itse, näkemättä kuitenkaan muiden jäsenten tietoja. Luettelo pysyy aina ajan tasalla ja sihteerin ei tarvitse näpytellä kaikkia tietoja yksin. Lue lisää jäsenluettelon toiminnasta osoitteesta www.yhdistysavain.fi/lue-lisaa/jasentietojen-yllapito Kaikilla jäsenillä ei ole sähköpostia. Ryhmäposti ja jäsensivut ovat siis turhia. Kotisivut antavat mahdollisuuden viestiä helposti niillekin jäsenille, joilla ei sähköpostia ole. Ryhmäpostia ja jäsensivuja voi käyttää kohdennetumpaan viestintään oikeasti aktiivisten jäsenten kesken. Tämän lisäksi sähköposti-osoitteen hankkiminen on nykyään niin vaivatonta, että jäseniä voi sivuilla rohkaista hankkimaan sellaisen (antamalla suorat ohjeet) mikäli he haluavat osallistua toimitaan aktiivisemmin ja saada yhdistyksen viestejä myös sähköpostilla.