HELSINGIN KAUPUNGIN MATKAILU- JA KONGRESSITOIMISTON TOIMINTAKERTOMUS 2004

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNGIN MATKAILU- JA KONGRESSITOIMISTON TOIMINTAKERTOMUS VUOSI 2004

2 HELSINGIN KAUPUNGIN MATKAILU- JA KONGRESSITOIMISTON TOIMINTAKERTOMUS 2004 Matkailu- ja kongressitoimisto palvelee Helsinkiin saapuvia matkailijoita, markkinoi Helsinkiä vapaa-ajan matka- ja kokouskohteena, tiedottaa tarjolla olevista matkailupalveluista ja kehittää niitä yhteistyössä elinkeinon ja muiden sidosryhmien kanssa. Toimisto jukaisee esitteitä, karttoja, Helsinki Newsletter sidosryhmälehteä ja muuta materiaalia sekä ylläpitää omia verkkosivuja. Matkailuneuvonta Matkailuneuvonta Pohjoisesplanadilla palveli kävijöitä ja ma-pe klo 9-18 ja la-su sekä kesäkaudella ma-pe klo 9-20 ja la-su klo Vuonna 2004 kävijöitä oli noin Hotellikeskuksen yhteydessä Rautatieasemalla sijaitsevassa neuvontapisteessä palveltiin yli kävijää. Lisäksi neuvontaa annettiin puhelimitse yli asiakkaalle sekä sähköpostitse, kirjeitse ja fakseilla noin 5000 asiakkaalle. Matkailutoimiston 20 Helsinki Help -turistineuvojaa opasti kesä-elokuussa yli asiakasta. Matkailuneuvonnassa toimii jatkuva asiakastyytyväisyysseuranta lomakekyselynä sekä nettiversiona. Vapaa-ajan matkailuun kohdistuva markkinointi Kansainvälinen markkinointi Kansainvälisen markkinoinnin päämarkkina-alueet vuonna 2004 olivat Iso-Britannia, Saksa, Yhdysvallat, Ruotsi ja Venäjä. Ulkomaisten matkailijoiden yöpymiset kasvoivat Helsingissä 1,8 % ja keskimääräinen viipymä nousi ennätysmäiseen 2,01 vuorokauteen. Helsingin majoitusliikkeissä tilastoitiin noin 2,5 miljoonaa yöpymisvuorokautta, joista 61 % (noin 1,5 miljoonaa) oli ulkomaalaisten matkailijoiden yöpymisvuorokausia. Helsingin ulkomaan markkinoinnin kärkenä ovat kaupunkilomat (city breaks), jotka ovat kestoltaan 2 3 vrk ja ohjelmaltaan kulttuuripainotteisia. Pääkohderyhmät ovat keski-ikäiset pariskunnat sekä nuoret aikuiset. Markkinointiyksikkö osallistui 32 kansainväliseen markkinointitapahtumaan, joista 2 järjestettiin Suomessa. Talviajan matkailua edistettiin Hot Helsinki Team ja Delightful Nordic Oddity kampanjoiden avulla. Kotimaan markkinointi Kotimaan markkinointi suuntautuu koko Suomeen. Kohderyhmänä ovat erityisesti lapsiperheet, keski-ikäiset pariskunnat ja ryhmämatkustajat. Toimisto osallistui yhdeksään eri markkinointitapahtumaan kotimaassa. Matkailu- ja kongressitoimisto koordinoi Helsingin seudun yhteisosaston Matka messuilla. Messujen teema oli perhematkailu. Osastolla oli mukana 14 matkailuyritystä ja organisaatiota pääkaupunkiseudulta. Lisäksi osallistuttiin Suoma ry:n tuotetoreihin ja ryhmämyyntikiertueeseen. Toimisto jatkoi markkinointiyhteistyötä Espoon ja Vantaan matkailutoimien kanssa ja tuotti toista kertaa pääkaupunkiseudun kesäkautta markkinoivan Etelään! -liitteen LomaSuomi - julkaisun yhteyteen.

3 Kongressimarkkinointi Kongressiyksikkö markkinoi Helsinkiä kokous- ja kongressikaupunkina sekä kannustematkakohteena kotimaisille ja ulkomaisille kokous- ja matkanjärjestäjille. Finland Convention Bureaun kanssa sovitun työnjaon mukaisesti yksikkö keskittyi ulkomaan markkinoilla erityisesti yrityskokouksiin ja kannustematkoihin. Kotimaassa kohteena olivat suuret yritys- ja järjestökokoukset. Yksikkö osallistui vuoden aikana 11 kansainväliseen messu- ja myyntitilaisuuteen. Yksikkö järjesti nyt kolmannen kerran Helsinki Highlights -myyntitapahtuman, jossa alan elinkeino esitteli tuotteitaan kokouksien järjestäjille. Tapahtumaan osallistui noin 50 näytteilleasettajaa ja 650 vierasta. Yksikkö osallistui yhteensä 4 kotimaan kokousalan myyntitapahtumiin ja messuille. Yksiköllä oli oma osasto Kongressi 2004 tapahtumassa. Kongressiyksikkö toimi aktiivisesti kolmessa kansainvälisessä ja yhdessä kotimaisessa alan järjestössä sekä osallistui Suomen Meeting Professionals International -osaston toiminnan kehittämiseen. Lisäksi yksikkö koulutti hotellien myyntihenkilöitä Helsingin markkinointiin kongressikaupunkina, kongressinjärjestäjiä kongressien käytännön järjestelyissä sekä kertoi alan opiskelijaryhmille yksikön toiminnasta. Viestintä Matkailijoille suunnattu perusesite Helsinki on Sinun" ilmestyi tammikuussa, esitettä painettiin 12 kielellä. Pääesitettä tukemaan tehtiin Kesä-Helsinki ja Talvi-Helsinki tapahtumaesitteet kolmella kielellä. Perusesitteestä tuotettiin kevyt versio Welcome to Helsinki, joka ilmestyi englannin-, hollannin- ja unkarinkielisenä. Lisäksi julkaistiin matkailun ammattilaisille suunnattu päivitetty "Helsinki Agent s Manual", asiantuntijavierailuja kaupungin eri virastoihin markkinoiva "Special Interest in Helsinki" ja kokousammattilaisille suunnattu Helsinki Meeting Planner s Manual. Ammattilaisille suunnattu sidosryhmälehti Helsinki Newsletter ilmestyi neljä kertaa vuodessa suomeksi ja englanniksi. Painosmäärä kasvoi syksyn lehdestä alkaen kappaleeseen numeroa kohden. Lisäksi julkaistiin internetissä Helsingin matkailun kehitys vuosiraportti sekä tilastoraportti kuukausittain. Julkaisujen yhteispainosmäärä vuonna 2004 oli Matkailu- ja kongressitoimiston viestintätiimi tuotti vuonna 2004 myös useita lehti-ilmoituksia alan kansainvälisiin ja kotimaisiin julkaisuihin sekä muuta materiaalia matkailuelinkeinon tarpeisiin. Lehdistötiedotteita julkaistiin 11. Matkailutoimiston uudet tietokantapohjaiset verkkosivut avattiin Portaali palvelee suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi. Täysin uusina palveluina sivuilla on omat osiot myös matkailun ammattilaisille ja medialle. Myös kokousjärjestäjien sivuja monipuolistettiin. Muut keskeiset toiminnot Vuonna 2004 toimisto hoiti 93 mediaryhmän tutustumiskäyntiä, vieraita oli yhteensä 400. Vapaa-ajan ja kokousmatkojen järjestäjävierailuryhmiä oli 65 ja vieraita Kannustematkailu-

4 ryhmiä Helsingissä vieraili 14, yhteensä 117 henkilöä. Muita ryhmiä, esim. koululaisryhmiä oli 15, jotka koostuivat yhteensä 330 henkilöstä. Ryhmien kokonaisluku oli 187 ja vieraiden Matkailu- ja kongressitoimisto ylläpiti yhteyksiä ja tietovaihtoa Euroopan kaupunkien matkailutoimistojen yhteistyöjärjestössä European Cities Tourism issa, jossa matkailupäällikkö toimii hallituksen jäsenenä. Itämeren alueella yhteistyötä jatkettiin Baltic Sea Tourism Commission in kanssa. Lokakuussa käynnistyi EU:n myöntämällä tuella Itämeren maiden ja kaupunkien yhteinen risteilyprojekti Baltic Cruise Project. Vuonna 2003 perustettu Helsingin matkailun yhteistyöryhmä kokoontui kolme kertaa. Matko järjesti virallisille turistioppaille useita koulutustilaisuuksia sekä informaatiotilaisuuden. Pääkaupunkiseudun alan toimijoille toimisto järjesti Helsingin alueen matkailufoorumin ja meriturvallisuusseminaarin. Kaupungin tiedottajille järjestettiin tiedotustilaisuus. Lisäksi osallistuttiin aktiivisesti Helsingin vetovoimakohteiden, kuten Suomenlinnan, Korkeasaaren ja Seurasaaren palvelujen parantamiseen sekä kaupunkitapahtumien kehittämiseen. Kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnittelun kanssa järjestettiin edellisvuoden tapaan Tiepalvelun liikenteenohjausta Temppeliaukion kirkolle ja Senaatintorille matkailun huippusesongin ajaksi. Uusi toimintastrategia Matkailu- ja kongressitoimisto julkaisi uuden toimintastrategian syksyllä Strategia esiteltiin pääkaupunkiseudun matkailuelinkeinolle ja Helsingin matkailun yhteistyöryhmälle. Strategiset päämäärät ajanjaksolla ovat: -Matkailun merkitys Helsingin taloudelle tunnustetaan yleisesti -Helsingillä on yhteisesti hyväksytty alueellinen matkailustrategia -Helsinki lisää alueellista yhteistyötä -Matkailuelinkeinon yhteistyölle kiinteät toimintamallit -Helsingin markkinointi on systemaattista -Yhteismarkkinointi toimii tehokkaasti -Matkailupalveluja ja niiden laatua kehitetään systemaattisesti -Matkailijoiden palvelua tehostetaan perustamalla uusi matkailijakeskus -Yhtenäinen markkinointiviestintä luo imagoa ja rakentaa Helsinki-brändiä -Tapahtumat toimivat markkinoinnin kärkinä Organisaatio & henkilöstö Henkilöstön määrä - vakituista henkilökuntaa 17 - neuvonnan osa-aikaisia työntekijöitä 4 - Helsinki Help turistineuvojia 20 - neuvonnan kesätyöntekijöitä 10 (eri pituisia ajanjaksoja) - 1 oppisopimusoppilas, useita harjoittelijoita ja työllistettyjä erimittaisia työjaksoja

5 Helsingin Matkailu Oy Helsingin kaupunki lunasti kesällä 2004 Helsingin Matkailu Oy:n kaikki osakkeet ja yhtiö käynnisti toimintansa Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimiston teknisenä apuyhtiönä marraskuussa Yhtiön toimitusjohtajana toimii päätyönsä ohella matkailu- ja kongressitoimiston yhteyspäällikkö Tuulikki Becker. Yhtiön palveluksessa oli vuoden lopussa kaksi määräaikaista työntekijää. Henkilöstön kouluttaminen ja kehittäminen Matko jatkoi vuonna 2003 aloitettua laatuvalmennusta Matkailun edistämiskeskuksen Laatutonni-mallin mukaisesti. Henkilökuntaa koulutettiin matkailu- ja kongressialan seminaareissa, kongresseissa ja koulutustilaisuuksissa. Lisäksi opiskeltiin mm. vieraita kieliä, visuaalista suunnittelua ja atk-taitoja. Toimisto teki opintomatkan Tukholmaan joulukuussa. Tutustumiskohteita olivat MEKin Tukholman toimisto sekä Tukholman matkailutoimisto (Stockholm Visitors Board). Lisäksi tehtiin tutustumisvierailuja Helsingin hotelleihin, kokouspaikkoihin ja matkailukohteisiin. MATKAILU- JA KONGRESSITOIMISTON TOIMINNAN TUNNUSLUKUJA Vuosi 2002 Vuosi 2003 Vuosi 2004 Matkailun tunnuslukuja Yöpymiset Helsingissä, yhteensä * Yöpymiset Helsingissä, kotimaiset * Yöpymiset Helsingissä, ulkomaalaiset * Matkailu- ja kongressitoimiston tunnuslukuja Matkailuneuvonnan asiakkaat Puhelimitse palvellut asiakkaat Sähköpostitse, kirjeitse ja faksein palvellut asiakkaat Helsinki Help -turistineuvojien asiakkaat *** Painetut esitteet Osallistumiset alan messuille ja myyntitapahtumiin ulkomailla Osallistumiset alan messuille ja myyntitapahtumiin kotimaassa Mediavierailuja Matkanjärjestäjävierailuja 344 ** Muut markkinointivierailut * Lähde Tilastokeskus ** Luvussa mukana Finland Purpuri Travel Market myyntitapahtumaan osallistuneet matkanjärjestäjät. ***Neuvontakausi oli yli 2 viikkoa lyhyempi kuin aiempina vuosina ja neuvojien määrä oli vähentynyt 7 henkilöllä.