Arvosanatietojen siirto Excel-ohjelmalla

Transkriptio

1 Arvosanatietojen siirto Excel-ohjelmalla Opetuksen järjestäjät siirtävät perusopetuksen päättöluokkalaisten ja perusopetuksen lisäopetusta suorittavien arvosanatiedot kevään 2017 yhteishakua ja muita hakuja varten Opintopolku-järjestelmään sähköisesti. Myös valmistavissa koulutuksissa (VALMA, TELMA, LUVA) opiskelevien arvosanatietoja voi siirtää. Lisäksi on mahdollista siirtää ammatilliseen koulutukseen hakeneiden abien päättöarviointitiedot. Tämä ohje ei koske niitä oppilaitoksia, jotka käyttävät tiedonsiirtoon oppilashallinto-ohjelmaa, jonka ominaisuutena on siirtotiedoston muodostaminen. Ohjetta voi myös soveltaa esim. Open Officen Calc-ohjelman käyttöön. Suositeltava vaihtoehto Excel-tiedonsiirrolle on, että henkilö jolla on opinto-ohjaaja- tai tiedonsiirtäjä -rooli, tallentaa arvosanat suoraan suoritusrekisteriin. Arvosanoja tallentaessa tulee käyttää painiketta "Korjaa nykyisiä arvosanoja". Painiketta "Lisää korotus" käytetään vasta valintojen jälkeen. Arvosanatiedot on siirrettävä tai tallennettava Opintopolkuun viimeistään Arvosanoja voi tarvittaessa korjata 5.6. asti. Siirrettävät arvosanatiedot Perusopetuksen oppimäärää suorittavilta siirretään opiskelijaksi ottamisessa tarvittavat perusopetuksen päättötodistuksen arvosanat. Siirrettäviä arvosanoja ovat: äidinkieli ja kirjallisuus, toinen kotimainen kieli, vieraat kielet (A- ja B-kielet), uskonto tai elämänkatsomustieto, historia, yhteiskuntaoppi, matematiikka, fysiikka, kemia, biologia, maantieto, liikunta, terveystieto, musiikki, kuvataide, käsityö ja kotitalous. Jos hakijalla on jostain oppiaineesta vapautus, ko. oppiaineen arvosanaa ei siirretä. Jos hakijalla on sanallinen arviointi jostain oppiaineesta (esim. erityiskoulut), hakijan arvosanaksi siirretään hyväksytty/suoritettu. Jos on varmaa, ettei päättöluokkalainen tule saamaan päättötodistusta, arvosanoja ei siirretä mutta siirretään/tallennetaan tieto siitä, että hakija ei suorita perusopetuksen oppimäärää loppuun, ks. kohta "Suoritus keskeytynyt". Perusopetuksen lisäopetusta tai valmistavaa koulutusta suorittavien osalta perusopetuksen päättötodistuksen arvosanoja ei siirretä. Perusopetuksen lisäopetusta tai valmistavaa koulutusta (VALMA, TELMA, LUVA) suorittavilta siirretään koulutuksen aikana suoritetut perusopetuksen päättötodistukseen tehdyt korotukset. 1. Oppiaineiden ja kielten tunnukset Oppiaine Tunnus Kielitaso Tunnus Kieli Tunnus Äidinkieli ja kirjallisuus AI A1 kieli A1 Suomi FI Matematiikka MA A1 kieli A12 Ruotsi SV Biologia BI A2 kieli A2 Englanti EN Maantieto GE A2 kieli A22 Espanja ES Fysiikka FY B1 kieli B1 Esperanto EO Kemia KE B2 kieli B21 Italia IT Terveystieto TE B2 kieli B22 Japani JA Uskonto tai elämänkatsomustieto KT B2 kieli B23 Kiina ZH Historia HI B3 kieli B3 Kreikka EL Yhteiskuntaoppi YH Latina LA Musiikki MU Latvia, lätti LV Kuvataide KU Liettua LT Käsityö KS Norja NO Liikunta LI Portugali PT Kotitalous KO Ranska FR Pohjoissaame Inarinsaame Kolttasaame Saksa Unkari Venäjä Viittomakieli Viro, eesti Muu kieli SE SMN SMS DE HU RU VK ET XX 2. Äidinkieli ja kirjallisuus Oppilaalla voi olla äidinkieli ja kirjallisuus - oppiaineessa päättötodistuksessaan kaksi eri arvosanaa. Suomen tai ruotsin kielen lisäksi arvosana voi olla oppiaineesta saame, romani tai viittomakieli. Myös muu oppilaan oma äidinkieli tulee kysymykseen silloin, jos opetus toteutetaan perusopetuslain 12 :n mukaisesti ja siinä noudatetaan äidinkielen ja kirjallisuuden tuntijakoa. Tiedonsiirrossa äidinkielen ja kirjallisuuden arvosanaksi siirretään näiden kahden arvosanan keskiarvo tarvittaessa pyöristettynä lähimpään kokonaislukuun (esim. 7,5 = 8).

2 Maahanmuuttajalle omasta äidinkielestä annettavan erillisen todistuksen arvosanaa ei oteta huomioon yhteishaussa, joten sitä ei sisällytetä tiedonsiirtoon (koskee erillisen valtionavun turvin järjestettävää, tuntimäärältään suppeampaa oman äidinkielen opetusta). Suomen tai ruotsin kielessä voi toisena kotimaisena kielenä opiskella myös äidinkielenomaisen oppimäärän. Arvosanojen tiedonsiirrossa tällaisen oppiaineen arvosana tulee joko A- tai B-kielen kohdalle oppilaan opinto-ohjelman mukaisesti. 3. Yhteiseen aineeseen kuuluvien valinnaisaineiden arvosanat Perusopetuksen päättöluokkalaisilta ja perusopetuksen lisäopetusta suorittavilta siirretään päättötodistuksen yhteiseen aineeseen kuuluvien valinnaisaineiden arvosanat, kun oppimäärän laajuus on vähintään kaksi vuosiviikkotuntia perusopetuksen vuosiluokkien 7 9 aikana. Perusopetuksen lisäopetusta suorittavilta siirretään lisäopetuksessa suoritettujen valinnaisaineiden arvosanat jos kyseisistä valinnaisaineista on arvosana perusopetuksen päättötodistuksessa. Valinnaisaineita, jotka eivät koulun opetussuunnitelman mukaan kuulu mihinkään yhteiseen oppiaineeseen, ei oteta huomioon opiskelijaksi ottamisessa, eikä niiden arvosanoja siirretä Opintopolku-järjestelmään. Tällaisia aineita voivat olla esim. tietotekniikka ja ilmaisutaito. Mikäli oppilaan huoltaja on pyytänyt, ettei oppilaan päättötodistukseen merkitä numeroarvosanaa valinnaisesta A2- tai B2- kielestä (vapaaehtoisesta A-kielestä tai valinnaisesta B-kielestä), eikä numeroarvosanaa ole todistuksessa, numeroarvosanan tilalle laitetaan merkintä hyväksytty/suoritettu. 4. Siirrettävien arvosanatietojen kuvaukset Sarake Otsikko Excelissä Kuvaus PAKOLLISUUS? Sisältö Huom! A HETU Hakijan henkilötunnus. EHDOLLISESTI x tai A999x Pakollinen tieto, jos hakijalla on henkilötunnus. Henkilötunnusta käytetään aina kun sellainen on. HUOM! Ei keinotekoisesti generoituja hetuja. B OPPIJANUMERO Henkilön oppijanumero Opintopolussa. EHDOLLISESTI Pakollinen tieto jos hetu puuttuu. Jos hetua ei ole, käytetään Oppijanumeroa. K aikille hakijoille on muodostunut oppijanumero. Henkilön oppijanumeron voi tarkistaa hakijan hakemukselta. C HENKILÖTUNNISTE Tämä tunniste on henkilön yksilöivä tunniste lähettävässä järjestelmässä. Esim. henkilöid tai generoitu henkilötunnus. Ei käytössä arvosanasiirrossa (Tiedot siirretään aina hetulla, jos hakijalla on hetu. Jos henkilöllä ei ole hetua, siirretään tiedot oppijanumerolla. Jos molemmat puuttuvat, tarvitaan tämä tunniste.) Huom! Ei käytössä arvosanasiirroissa. D SYNTYMÄAIKA Henkilön syntymäaika. Ei käytössä arvosanasiirrossa yyyy-mm-dd (Pakollinen jos hetu tai oppijanumero puuttuu) Huom! Ei käytössä arvosanasiirroissa. Kaikille hakijoille on muodostunut oppijanumero tässä vaiheessa. E SUKUNIMI Henkilön sukunimi PAKOLLINEN xxx Esitystapa: Virtanen

3 F ETUNIMET Henkilön etunimet PAKOLLINEN xxxx Esitystapa: Aila Inkeri G KUTSUMANIMI Henkilön kutsumanimi Esitystapa: Inkeri PAKOLLINEN xxxx Jos kutsumanimi ilmoitetaan, sen on oltava joku ilmoitetuista etunimistä samassa muodossa kirjoitettuna. H MYÖNTÄJÄ Todistuksen myöntänyt oppilaitos (sen oppilaitosnumero) PAKOLLINEN I SUORITUSKIELI Tähän kenttään merkitään tieto todistuksen suorituskielestä PAKOLLINEN J VALMISTUMINEN Valmistumisen tiedetty tai oletettu pvm. PAKOLLINEN Huom. valmistumisen päivämäärän pitää olla viimeistään ( ). M OPETUS PÄÄTTYNYT Huom. koskee vain perusopetuksen päättötodistusta. Vain kentän "ei valmistu" yhteydessä Ehdollisesti Päivämäärän tulee olla ennen N EI VALMISTU Jos henkilö jättää syystä tai toisesta peruskoulun kesken eikä ole syytä olettaa hänen valmistuvan TAI henkilö ei saa perusopetuksen lisäopetuksen oppimäärää tai muuta valmistavaa koulutusta kokonaan suoritettua, käytetään tätä tietoa. Ehdollisesti PERUSOPETUS PAATTYNYT VALMISTUMATTA (perusopetus) SUORITUS HYLATTY (lisäopetus tai muu valmistava koulutus) O AI_YH Äidinkielen yhteinen (eli varsinainen) arvosana Lisäopetuksen P-R AI_VAL-AI_VAL3 Äidinkielen valinnaiset arvosanat

4 S TYYPPI Äidinkielen tyyppi. Suomi, suomi toisena kielenä jne. esim: FI Koodisto: FI_2 Suomi toisena kielenä Finska som andraspråk SV_VK Ruotsi viittomakielisille Svenska för teckenspråkiga XX Muu oppilaan äidinkieli Modersmål för elever med annat SE Saame Samiska som RI Romani Romani som SV_2 Ruotsi toisena kielenä Svenska som andraspråk FI_SE Suomi saamenkielisille Finska för samisktalande FI_VK Suomi viittomakielisille Finska för teckenspråkiga VK Viittomakieli Teckenspråk som SV Ruotsi Svenska som FI Suomi Finska som T-AM A1-KIELI-B2-KIELI (PAKOLLISET JA VALINNAISET KIELET) A1-kieli, B1-kieli, jne. ja niiden valinnaiset kielet Ks. kielen tunnukset kohdassa 1. Oppiaineiden ja kielten tunnukset. Lisäopetuksen AN-CQ MA_YH-GE_VAL3 Pakolliset ja valinnaiset oppiaineet Ks. Oppiaineiden tunnukset kohdassa 1. Oppiaineiden ja kielten tunnukset. Todistuksessa nelosia Mikäli perusopetuksen päättöluokkalainen ei saa vielä päättötodistusta, mutta on mahdollista, että hän saa sen kesän 2017 aikana suorittamalla ehdot, kaikki arvosanat siirretään (myös neloset). Suoritus keskeytynyt Lisäopetuksen Perusopetuksen oppimäärän sekä perusopetuksen lisäopetuksen/muun valmistavan koulutuksen tänä keväänä suorittavilla on Opintopolun suoritusrekisterissä annettu oletettu valmistumispäivämäärä sekä suorituksen tila (kesken). Suorituksen tila muuttuu automaattisesti valmiiksi oletettuna valmistumispäivämääränä. Tämän tiedon perusteella annetaan yhteishaussa kaikille perusopetuksen oppimäärän ja perusopetuksen lisäopetuksen/muun valmistavan koulutuksen suorittaneille ammatillisen koulutuksen opiskelijaksi ottamisen perusteiden

5 mukaisesti kuusi valintapistettä. Jos hakija ei kuitenkaan tule saamaan perusopetuksen päättötodistusta valmiiksi tai suorita hyväksytysti kaikkia lisäopetuksen opintoja/valmistavaa koulutusta, ei hänen tule saada näitä lisäpisteitä. Jos tiedetään varmasti, ettei oppilas tule saamaan perusopetuksen päättötodistusta tai todistusta lisäopetuksen/muun valmistavan koulutuksen suorittamisesta 5.6. mennessä, tieto tulee päivittää Opintopolun suoritusrekisteriin suorituksen tilan tietoihin. Tällöin suorituksen tilaksi päivitetään keskeytynyt ja päivämääräksi muutetaan se päivä, jolloin hakijan suoritus on keskeytynyt. Tiedonsiirto vaiheittain 1. Muodosta siirtotiedosto Käytä vain Excel-pohjataulukkoa, joka löytyy Opintopolusta Tiedonsiirto-näytöltä ( Rekisterit ja tiedonsiirrot Tiedonsiirrot Arvosanat: Excel-pohja tiedonsiirtoa varten). Muodosta Excel-ohjelman avulla siirtotiedostokuvauksen mukainen siirtotiedosto. Täytä sarakkeet suorituksen mukaiselle välilehdelle kuvausten mukaisesti. Samaa ohjetta voi soveltaa myös Open Office Calc-ohjelman käyttöön. Nimeä siirtotiedosto haluamallasi tavalla, kuitenkin tiedosto siten että se sisältää oppilaitoksen koodin (esim. oppilaat09999). Nimen avulla tiedoston löytäminen helpottuu esim. ongelmatilanteissa. Jos siirtotiedostossa on useamman oppilaitoksen tiedot, nimeä tiedosto minkä tahansa yhden näistä oppilaitoksista tunnuksella. Opintopolku tarkistaa oppilaiden oppilaitoskohtaiset tiedot tiedoston sisällöstä. Kun olet muodostanut siirtotiedoston, tallenna se haluamaasi paikkaan (esim. omalle työpöydälle tai omiin tiedostoihin). Tiedostomuodon tulee ehdottomasti olla xls ( ) tai xlsx (ms-excel). Calc-ohjelmalla tai vastaavalla ohjelmalla muodostetun siirtotiedoston tulee tallentaa xls-muotoon. 2. Siirrä tiedosto Kirjaudu Opintopolkuun ja valitse Rekisterit ja tiedonsiirrot Tiedonsiirrot. Valitse siirrettävän tiedoston tyypiksi "Arvosanat". Paina painiketta Selaa" ja etsi aiemmin muodostamasi tiedosto paikasta, johon se on tallennettu. Paina lopuksi Lähetä -painiketta, joka käynnistää siirron. Opintopolku tarkistaa käyttäjätunnuksen valtuudet siirtää kyseessä olevan oppilaitoksen tietoja sekä siirretyn tiedoston teknisen oikeellisuuden. Saat ilmoituksen, että tiedosto on lähetetty ja että se on muodollisesti oikein. Opintopolku salaa yhteyden automaattisesti.tiedonsiirto tapahtuu aina suojattua tiedonsiirtoväylää pitkin. 3. Tarkista Opintopolusta, että arvosanatiedot ovat siirtyneet Henkilön, jolla on tiedonsiirtäjä-rooli, tulee tarkistaa tiedonsiirron onnistuminen Opintopolusta Tiedonsiirtojen tila-näytöltä ( Rekisterit ja tiedonsiirrot Tiedonsiirrot Tiedonsiirtojen tila). Näytön "TILA" kohdassa näkyy onnistuneesti siirtyneiden oppilaiden määrä ( Käsitelty OK xx TOTAL xx ) sekä mahdollisten ei-siirtyneiden oppilaiden määrä ( Käsitelty NOK xx TOTAL xx). Lisäksi henkilön, jolla on tiedonsiirtäjä- tai opinto-ohjaaja rooli, tulee tarkistaa suoritusrekisteristä ( Rekisterit ja tiedonsiirrot SURE-suoritustiedot) tietojen oikeellisuus. Yksittäiset virheet voi korjata suoraan suoritusrekisteriin. Tiedonsiirrossa voi olla pientä viivettä, joten tarkistukset on hyvä tehdä vasta seuraavana päivänä. 4. Miten toimia, jos tiedoston siirtäminen ei onnistu Jos tiedostossa on muodollinen virhe, koko tiedosto hylätään. Tiedosto on korjattava ja se on lähetettävä uudelleen. Kaikkia sisällöllisiä virheitä ei voida tarkistaa ohjelmallisesti. Jos henkilöllä on esim. väärä arvosana jostain oppiaineesta, se ei jää tarkistuksessa kiinni. Virheellinen tieto korjataan tiedostoon ja siirto on tehtävä uudelleen. Ellei tiedonsiirto onnistu on syytä tarkistaa, että jokainen tieto on tallennettu ohjeen mukaan.