ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA No 2 / 2010 Hallitus Päivämäärä Sivu 1 (12 )

Transkriptio

1 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA No 2 / 2010 Hallitus Päivämäärä Sivu 1 (12 ) _ KOKOUSAIKA Torstai klo _ KOKOUSPAIKKA Kemijärven kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone _ OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Erkki Parkkinen puheenjohtaja Panu Leinonen varajäsen Juha Kesälahti jäsen Matti Salmijärvi varajäsen Heikki Nivala jäsen ( :t 16 23) Kaarlo Jankkila jäsen Kaarina Soppela jäsen Eila Hyvönen jäsen Heidi Martin jäsen Reijo Kilpelä jäsen Muut osallistujat Heikki Onnela kehittämispäällikkö Kaarina Imponen toimistosihteeri Arto Ojala kaupunginjohtaja Mauri Aarrevaara kunnanjohtaja ( :t 16 22) Pekka Huhtala vs. kunnanjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Erkki Parkkinen Kaarina Imponen KÄSITELLYT ASIAT :t PÖYTÄKIRJAN Aika ja paikka TARKASTUS Kemijärvellä Kemijärvellä ALLEKIRJOITUKSET Kaarina Soppela Kaarlo Jankkila PÖYTÄKIRJA YLEISESTI Jäsenkuntien kunnanvirastot NÄHTÄVÄNÄ Todistaa Kaarina Imponen kuntayhtymän sihteeri

2 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Ky 16 Kokouskutsu ja asiakirjat on lähetetty postitse hallituksen jäsenille ja varajäsenille. Kokous on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä tai henkilökohtaisista varajäsenistä on läsnä kokouksessa. Esitys: Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Ky 17 Esitys: Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Kaarina Soppela ja Kaarlo Jankkila.

3 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 3 WHITE SEA TOURISM GATE ESISELVITYS- JA SUUNNITTELUHANKE Ky 18 Hankesuunnitelma on lähtenyt liikkeelle Kemijärven kaupungin elinkeino-osastolta ja sitä on valmistellut Ari Huhtala. Esiselvityshanketta on esitetty Itä-Lapin kuntayhtymän haettavaksi. Lähialuerahoitusta haetaan Ulkoasiainministeriöstä. Rahoitus on tarkoitettu EU:n rajaalueyhteistyöohjelmia (ENPI CBC) täydentäville taloudellisen yhteistyön hankkeille. Hankkeessa tehdään toteutettavuusselvitys, jossa selvitetään mahdollisuudet luoda Kantalahden ja/tai Polarnie Zorin kaupunkiin monipuolinen ja kiinnostava matkailupuolen palvelukokonaisuus, josta voisi tulla matkailun kehitysveturi. Hankkeen aikana luodaan venäläis-suomalainen yhteistyöverkosto alueen matkailun kehittämiseksi ja laaditaan selvityksen perusteella realistinen suunnitelma yhteistyöverkoston toiminnan kehittämiseksi. Hankkeen toteutusaika on (6 kk). Hankkeen kokonaiskustannukset ovat , josta UM:n rahoitusosuus on ,20, hakijan ja suomalaispartnereiden omarahoitusosuus 9 239,80 (kuntayhtymä n /muut partnerit n ) ja paikallinen rahoitus (venäläisten) Ohjeiden mukaan hakijalla tulee olla 20 % omarahoitusosuus hankkeen kokonaiskustannuksista. Omarahoitusosuudesta vähintään puolet on oltava rahallista (puolet osuudesta voi koostua esim. hakijan omasta työpanoksesta, matkakuluista jne.). Esiselvityshanke on tarkoitus toteuttaa ulkopuolisten asiantuntijoiden työnä, joiden kustannukset on sisällytetty hankebudjettiin. Hankehakemus on lähetetty ulkoasiainministeriön käsiteltäväksi. Työvaliokunta on hyväksynyt hankehakemuksen lähettämisen ja päättänyt, että mikäli esiselvityshankkeelle saadaan rahoitus, hanke tuodaan kuntayhtymän hallituksen käsittelyyn. Päätökset ENPI CBC ohjelmia täydentävien lähialuehankkeiden rahoituksesta on tehty. Ulkoasiainministeriöstä on tullut sähköpostitse ilmoitus, että ulkoasiainministeriö on päätöksellään myöntänyt Itä-Lapin kuntayhtymän White Sea Tourism Gate hankkeelle euron rahoituksen. Hanke voidaan ulkoasiainministeriön puolesta käynnistää ja että 5.2. jälkeen syntyneet kulut voidaan laskea hankkeen kokonaiskustannuksiin. Kirjallinen rahoituspäätös ulkoasiainministeriöstä tulee vielä postitse. Työvaliokunta käsitteli hankkeen käynnistämistä kokouksessaan ja oli osaltaan valmis käynnistämään hankkeen ja esittämään hallitukselle omarahoitusosuuden varaamista. Liitteenä nro 1 on hankehakemus ja -suunnitelma. Esitys: Hallitus päättää käynnistää hankkeen ja päättää kattaa omarahoitusosuuden

4 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä euroa säästyneistä kuntarahoitusosuuksista sillä edellytyksellä, että myös hankkeen yksityinen rahoitusosuus on varmistettu ja sopimukset osapuolien kanssa on tehty.

5 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 5 ITÄ-LAPIN KYLÄMATKAILUHANKE Ky:n hallitus / Ky 11 Hankesuunnittelija Minna Hamara on yhteistyössä Pohjoisemman Lapin Leaderin ja Kemijärvi-Pelkosenniemen maaseututoimiston kanssa valmistellut kylien kehittämiseen tähtäävän hankkeen. Hankkeen valmistelua on toteutettu alueellisen maaseutuohjelman puitteissa ja se pohjautuu selvitystyöhön, joka toteutettiin 21 kylässä. Hanke toteutetaan Kemijärven kaupungin, Pelkosenniemen, Savukosken ja Sallan kuntien alueella. Hankkeessa ovat mukana Joutsijärven, Kairalan, Kostamon, Luusuan, Oinas-Kalkiaisen, Paloperän, Päiväjoki-Raajärven, Räisälän, Soppelan, Suvannon, Tohmon, Vuostimon, Aapajärven, Lunkkauksen, Pelkosenniemen kirkonkylä, Pyhäjärvi, Tanhua, Tapionniemi, Tenniön ja Värriön kylät. Hankkeeseen voi liittyä mukaan myös hankeaikana. Hankkeen tavoitteena on saattaa kylien kehittämisideoita toteutukseen. Hankkeen kautta kylille syntyy aktiivista toimintaa ja lisätään toimijoiden kiinnostusta kylien kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Samalla edistetään toimijoiden verkostoitumista ja yhteistyötä kylien, yritysten ja kunnallisten päättäjien välillä. Tavoitteena on myös tuoda kyliä esiin matkailijoiden vierailukohteina sekä viihtyisinä asuinpaikkoina. Hankkeessa tuotetaan kyliin opastetaulut sekä markkinointimateriaalia. Hankkeessa on kaikille osallistujille yhteisiä sekä kyläkohtaisia toimenpiteitä. Hankkeen toteutusaika on 5/2010 4/2011. Hankkeen kokonaiskustannukset ovat Rahoitusta on tarkoitus hakea Pohjoisimman Lapin Leaderin kautta. Mikäli toimintaryhmä puoltaa hanketta Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus tekee hankkeen lopullisen rahoituspäätöksen. Hankkeen kuntarahoitusosuus on yhteensä , mikä tulee toimintaryhmän kautta. Kyseessä on yleishyödyllinen hanke, jonka julkinen rahoitusosuus on 90% ja yksityinen 10%. Yksityinen rahoitusosuus voi sisältää myös vastikkeetta tehtävää työtä. Hankesuunnitelman luonnos, joka sisältää kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman on esityslistan liitteenä nro 3. Hankkeen hakijana ja hallinnoijana toimii Itä-Lapin kuntayhtymä. Kehittämispäällikön esitys: Hallitus hyväksyy hankehakemuksen, joka lähetetään Pohjoisimman Lapin Leaderin käsittelyyn. Päätös: Hallitus päätti jättää asian pöydälle Ky 19 Työvaliokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan ja neuvotellut asiasta myös Kemijärven elinkeinojohtajan kanssa. Työvaliokunta hyväksyi osaltaan hankehakemuksen jättämisen, mutta edellyttää että hanketyöntekijä toimii tiiviissä yhteistyössä kuntien matkailu- ja elinkeinotoimijoiden kanssa. Työntekijän sijoituspaikaksi on sovittu Kemijärven kaupungin elinkeino-osasto.

6 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 6 Hankkeen käsittelyä kiirehditään, koska kyläkohtaisissa suunnitelmissa on jo ensi kesälle toteutettavaksi tarkoitettuja asioita, joten aikataulullisesti hankehakemus pitää olla jätettynä Pohjoisimman Lapin Leaderin hallitukselle ennen Leaderin hallitus ratkaisee kuntaosuudet tehtyjen toimenpiteiden mukaisesti. Kuntayhtymän hallitus ei käsittele kuntaosuuksia. Hankkeen osalta on tehty täydennyksiä ja kerätty sitoumuksia toimijoilta hankehakemuksen liitteeksi. Täydennyksistä johtuen hankkeen kokonaiskustannusarvio on nyt Kuntarahoituksen osuus on ja yksityinen rahoitusosuus Lapin ELY-keskuksen rahoitusosuus on Hankkeen hakemuksessa nimeksi on muutettu Itä-Lapin Kotikylä hankkeeksi vastaamaan hankkeen toimintasuunnitelmaa. Liitteenä nro 2 päivitetty hankesuunnitelma ja rahoitushakemus. Esitys: Hallitus hyväksyy Itä-Lapin Kotikylä hankkeen hankehakemuksen jättämisen Pohjoisimman Lapin Leaderin käsittelyyn. Kehittämispäällikkö esitteli kokouksessa hankehakemukseen tehdyt muutokset. Päätös: Hallitus hyväksyy Itä-Lapin Kotikylä hankkeen korjatun hankehakemuksen jättämisen Pohjoisimman Lapin Leaderin käsittelyyn. Hallitus edellyttää, että hanketyöntekijä toimii tiiviissä yhteistyössä kuntien matkailu- ja elinkeinotoimijoiden kanssa. Työntekijän sijoituspaikka on Kemijärven kaupungin elinkeino-osasto. Pohjoisemman Lapin Leaderille esitetään, että kuntarahoitusosuus ( ) jaettaisiin kunnittain toteutuneitten toimenpiteiden mukaan.

7 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 7 ARKISTOTOIMESTA VASTAAVAN HENKILÖN NIMEÄMINEN Ky 20 Yhtymähallituksella on arkistolain mukaan vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, suunnittelusta ja resursoinnista. Yhtymähallituksen on nimettävä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vastuuhenkilö kuntayhtymän organisaatiossa. Vastuuhenkilö toimii arkistotointa johtavana, valvovana ja kehittävänä viranhaltijana. Arkistotoimen vastuuhenkilö päättää arkistotoimen käytännön työtehtävistä hoitavista viran- ja toimenhaltijoista, heidän tehtävistään ja vastuista sekä huolehtii että tehtävät, vastuut ja sijaisjärjestelyt määritellään ko. henkilöiden tehtäväkuvauksissa ja erillisissä toimintaohjeissa. Esitys: Hallitus nimeää Itä-Lapin kuntayhtymän arkistotoimesta vastaavaksi henkilöksi kehittämispäällikön.

8 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 8 ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Ky 21 Itä-Lapin kuntayhtymän asiakirjahallintoa ja arkistotointa on viime ja kuluvan vuoden aikana pyritty järjestämään arkistolain vaatimalle tasolle. Toimistosihteeri Kaarina Imponen on ollut asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutuksessa ja tekee osana opinnäytetyötä kuntayhtymän asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvää kehittämistyötä. Kehittämistyön tuloksena on laadittu kuntayhtymälle asiakirjahallinnon toimintaohje. Kuntayhtymälle ollaan laatimassa myös arkistonmuodostussuunnitelmaa, joka valmistuu myöhemmin. Arkistonmuodostussuunnitelma on arkistolain mukaan pakollinen kunnille ja kuntayhtymille. Dynasty asianhallintaohjelma on otettu kuntayhtymässä käyttöön Asiakirjahallinnon toimintaohje on yleisohje asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista, minkä lisäksi laaditaan vielä erillisiä tarkempia toimintatapaohjeita. Asiakirjahallinnon toimintaohje on esityslistan liitteenä nro 3. Esitys: Hallitus hyväksyy liitteen 3 mukaisen asiakirjahallinnon toimintaohjeen.

9 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 9 KUNTAYHTYMÄN STRATEGIAKOKOUS Ky 22 Kuntayhtymä kutsuu jäsenkuntiensa kuntien johtajat, hallitusten- ja valtuustojen puheenjohtajat strategiakokoukseen, jossa käsitellään Tulevaisuuden Itä-Lappi hankkeen mukaisesti strategisia linjauksia ja keskustellaan kuntayhtymän roolista. Strategiakokouksen ajankohdaksi on sovittu Strategiakokoukseen kutsutaan myös ulkopuolisia asiantuntijoita kertomaan mm. Soklin kaivoksen tilanteesta sekä tietoliikenne yhteyksistä ja niiden kehitysnäkymistä. Esityslistan liitteenä nro 4 on strategiakokouksen alustava ohjelma. Esitys: Hallitus merkitsee tiedoksi alustavan ohjelman. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Merkittiin, että Mauri Aarrevaara poistui kokouksesta klo 9.45.

10 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 10 TIEDOKSI KUNTAYHTYMÄLLE Ky 23 a) Tulevaisuuden Itä-Lappi hankkeen ohjausryhmän kokouspöytäkirja on esityslistan liitteenä nro 5. b) Alueellisen maaseutuohjelman (AMO) ohjausryhmän kokouspöytäkirja on esityslistan liitteenä nro 6. c) Työvaliokunnan kokouksen pöytäkirja on esityslistan liitteenä nro 7. Kehittämispäällikön esitys: Hallitus merkitsee tiedoksiantoasiat tietoonsa saatetuiksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Merkittiin, että Heikki Nivala poistui kokouksesta klo 9.50.

11 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 11 MUUT MAHDOLLISET ASIAT Ky 24 Kuusamon kaupunginjohtaja Timo Halosen 50-vuotispäivä Esitys: Hallitus päättää, että kuntayhtymä hankkii yhteisen lahjan, jonka kustannuksiin myös kunnat osallistuvat. Kannanotto lohennousun mahdollistamiseksi ja kalakantojen turvaamiseksi Esitys: Hallitus päättää, että kuntayhtymässä valmistellaan Lapin liitolle yhteinen kannanotto Kemijoen lohennousun mahdollistamiseksi myös Yliselle Kemijoelle ja latvavesien taimen- ja harjuskannan turvaamiseksi.

12 ITÄ-LAPIN KUNTAYHTYMÄ Kokouspäivämäärä 12 HALLITUKSEN SEURAAVA KOKOUS Ky 25 Hallituksen seuraava kokous on edellisessä kokouksessa sovittu pidettäväksi Kemijärvellä. Kehittämispäällikön esitys: Hallitus päätti pitää seuraavan kokouksensa klo 9.00 alkaen Sallassa. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Ky 26 Hallituksen puheenjohtaja päätti kokouksen klo