12 EI-TOIMINNALLISET VAATIMUKSET Avainkäsitteet Moreqin ei-toiminnalliset vaatimukset

Transkriptio

1 12 EI-TOIMINNALLISET VAATIMUKSET 12.1 Avainkäsitteet Moreqin ei-toiminnalliset vaatimukset Alkuperäisen Moreqin julkaisemisesta lähtien vuodesta 2001 lähtien ei-toiminnalliset vaatimukset ovat olleet tärkeä osa määritystä. Ne tarkentavat asiakirjajärjestelmän laadullisia ominaisuuksia, jotka eivät välttämättä tule ymmärretyiksi pelkästään toiminnallisten vaatimusten kautta. Toiminnallisilla vaatimuksilla on tapana keskittyä tietojärjestelmän vaatimaan tarkoin määriteltyyn toiminnallisuuteen ilman, että kiinnitetään huomiota tekijöihin, jotka läheisesti liittyvät käyttöympäristöön, operatiiviseen toimintaan, infrastruktuuriin ja käytettävyyteen. Perimmäiseltä luonteeltaan ei-toiminnalliset vaatimukset ovat vähemmän ehdottomia ja subjektiivisempia kuin toiminnalliset vaatimukset. Niitä on vaikeampi määritellä yleispätevällä tavalla, ne ovat avoimempia tulkinnalle, ja niitä on vaikeampi määrittää, mitata ja testata. Aikaisemmista Moreq -versioista saatu kokemus on osoittanut, että sekä toimittaja- että asiakasorganisaatiot usein ammentavat ei-toiminnallisista määrityksistä tärkeää ja käytännöllistä tietoa. Tämä on auttanut toimittajia parantamaan tuotteittensa laatua ja asiakasorganisaatioita valitsemaan asiakirjajärjestelmiä, jotka parhaiten soveltuvat niiden liiketoiminnan tarpeisiin ja toimintaympäristöön. Oli mielenkiintoista panna merkille, että Moreq2010 :n lausuntovaiheen aikana osallistujat osoittivat selkeästi halunsa säilyttää eitoiminnalliset vaatimukset kattavan osan määritystä tai kasvattaa sitä Moreq2010 :n toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Missä tahansa vaatimuksissa raja puhtaasti toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten välillä on usein subjektiivinen ja vaikea määritellä selkeästi. Moreq2010 on tarkoituksellisesti suunniteltu siten, että sen ei-toiminnalliset vaatimukset sisältävät toiminnallisiin vaatimuksiin verrattuna erilaisia ja erillisiä ominaisuuksia. Kahden erilaisen vaatimustyypin ominaispiirteet Moreq2010 :ssä voidaan ilmaista seuraavalla tavalla. Toiminnalliset vaatimukset Moreq2010:n toiminnalliset vaatimukset on esitetty ehdottomina vaatimuksina, esimerkiksi: Moreq-yhteensopivan järjestelmän (MYJ) täytyy tai Moreqyhteensopiva järjestelmä (MYJ) ei saa. Kukin toiminnallinen vaatimus liittyy suoraan yhteen (tai joskus useampaan kuin yhteen) selkeästi kuvattuun toimintoon, jonka Moreq-yhteensopivan järjestelmän (MYJ) täytyy suorittaa.

2 Useimpia Moreq2010 :n toiminnallisia vaatimuksia täydennetään perusteluilla, jotka antavat vaatimuksille lisäselvennystä. Toiminnallisissa vaatimuksissa yksiselitteisesti kuvatut toiminnallisuudet ovat kukin erikseen tunnistettavissa. Toiminnallisuudet on listattu luvussa 14.5 Toimintojen määritykset. Niitä hyödynnetään sekä niihin viitataan Moreq2010 :n arkkitehtuurissa sekä Käyttöoikeuksien hallintamallissa (Katso luku 4, Roolipalvelumalli) että tapahtumamallissa (katso luku 2, Järjestelmäpalvelut), Moreq2010 :n toiminnalliset vaatimukset ovat arvioitavissa määritystä täydentävien testikehyksen testitapausten ja testaussuunnitelman avulla. Valtuutetun testauskeskuksen suorittama toiminnallisiin vaatimuksiin liittyvä tuotteen testaus tai käyttöönotto voi johtaa DLM Forum Foundationin myöntämään sertifikaattiin. Ei-toiminnalliset vaatimukset Moreq2010 :n ei-toiminnallinen vaatimus liittyy toivottavaan ominaisuuteen tai Moreqyhteensopivan mukaisen järjestelmän (MYJ) laatuun. Jokaisen ei-toiminnalliseen Moreq2010 :n vaatimukseen on listattu ensin peruste, perustelu tai periaate, ja sitä seuraa ei-toiminnallinen vaatimus. Kukin ei-toiminnallinen vaatimus on osoitettu Moreq-yhteensopivan järjestelmäratkaisun toimittajalle (MYJ) joko avoimena tai suljettuna kysymyksenä, esimerkiksi Kuinka asiakirjajärjestelmä varmistaa tai Mitä palveluja asiakirjajärjestelmä toimittaa liittyen. Moreq2010 ei edellytä, että tuotteiden tai asennusten ei-toiminnallisten vaatimusten mukaisuus testataan, eikä toimita palveluja tätä tarkoitusta varten Moreq testikehyksessä. Ei-toiminnalliset vaatimukset voidaan yksittäisten organisaatioiden toimesta kuitenkin arvioida testikehyksen ulkopuolella. Jotta Moreq2010-sertifiointi voidaan suorittaa, täytyy kunkin toimittajan testauksen ja sertifioinnin esivaiheessa kuvata ja esittää vastauksensa liittyen ei-toiminnallisiin vaatimuksiin, mikäli ne kuuluvat testaukseen toimitettavaan tuotteeseen tai palveluun (tämä prosessi on kuvattu luvussa Ei-toiminnallisten vaatimusten esittäminen) Mitä ei-toiminnalliset vaatimukset kattavat? Ei-toiminnallisissa vaatimuksissa otetaan huomioon seuraavat Moreq-yhteensopivan järjestelmäratkaisun (MYJ) osa-alueet, jotka on tarkemmin kuvattu luvussa 12.3 Asiakirjajärjestelmän ei-toiminnalliset osa-alueet. Kunkin asiakirjajärjestelmän täytyy sisältää seuraavia ominaisuuksia: suorittaminen skaalautuvuus hallittavuus soveltuvuus erilaisiin ympäristöihin turvallisuus

3 salassapito käytettävyys esteettömyys saatavuus luotettavuus palautettavuus ylläpidettävyys tuki takuu ja vaatimusten mukaisuus. Moreq2010 ei välttämättä tarjoa perusteellista tai tyhjentävää asiakirjajärjestelmän eitoiminnallisten vaatimusten listaa, joka kattaisi kaikki nämä osa-alueet. Monessa tapauksessa vaatimukset tulevat olemaan ominaisia jollekin tietylle organisaatiolle, teollisuuden alalle, tietojärjestelmätyypille, toimintaympäristölle tai lainsääntö- tai valvontajärjestelmälle. Jonkun tietyn ei-toiminnallisen vaatimuksen merkitys voi myös olla erilainen eri toimijoille Ei-toiminnallisten vaatimusten esittäminen DLM Forum Foundationin Moreq2010 -määrityksen sertifiontimenettely liittyen tuotteisiin ja toteutuksiin edellyttää tiettyjen vaiheiden läpikäyntiä. Ennen kuin tuotteen tai toteutuksen virallinen testaus voi alkaa, täytyy toimittajan suoriutua esiarviointiprosessista. Osana tätä prosessia toimittajan täytyy kuvata sertifiointia varten toimitettava tuote tai toteutus. Tämä käsittää yksityiskohtaisten kirjallisten vastausten toimittamisen Moreq2010 :n ydinpalveluiden ja moduulien testaamiseksi sekä toiminnallisiin että ei-toiminnallisiin vaatimuksiin liittyen. Tässä tarkoituksessa Moreq2010 :n ei-toiminnalliset vaatimukset on esitetty toimittajille kysymyksinä, ja toimittajien täytyy dokumentoida vastauksensa kuhunkin kysymykseen suhteessa heidän nimenomaiseen tuotteeseensa tai toteutukseensa. Valtuutettu testauskeskus testaa tämän jälkeen tuotteen tai toteutuksen käyttäen pelkästään Moreq2010 :n toiminnalliset vaatimukset sisältävää testikehystä. Onnistuneen toiminnallisen testausvaiheen, ja sitä seuraavien toimittajien alkuperäisiin vastauksiin tehtyjen tarpeellisten korjausten jälkeen toimittajien vastaukset sekä toiminnallisiin vaatimuksiin että ei-toiminnallisiin vaatimuksiin sisällytetään perinpohjaiseen testauslausuntoon yhdessä testitulosten ja testauskeskuksen suosituksen kanssa. Useiden Moreq Governance Boardin erikseen määrittelemien ja hallinnoimien oikeudellisten ehtojen ja olosuhteiden vallitessa testauslausunnot voidaan saattaa DLM Forum Foundationin jäsenten saataville ja nähtäväksi. Vaikka toimittajan tuotetta tai toteutusta ei koskaan muodollisesti testata liittyen ei-toiminnallisiin vaatimuksiin, niiden sisällyttäminen testauslausuntoon, ja toimittajalta kerätyt vastaukset eitoiminnallisiin vaatimuksiin liittyviin kysymyksiin muodostavat tärkeän viiteaineiston. Toimittajien vastaukset voidaan nähdä välineinä, jotka auttavat asiakasorganisaatioita löytämään parhaan

4 yhteensopivuuden niiden omien paikallisten tarpeiden ja sen valikoiman välillä, joka sisältää Moreq2010 -sertifioidut markkinoilla saatavilla olevat ratkaisut. Tämä ei-toiminnallisten vaatimusten sisällyttäminen sertifiointiprosessiin, vaikka niitä ei ole muodollisesti testattu, alleviivaa niiden merkitystä ja antaa lisäpainoa niiden arviointiin Moreq2010 :n yhteydessä aikaisempia määritysversioita enemmän Ei-toiminnallisten vaatimusten testaaminen Vaikka Moreq2010 :n testauskehys ei tuota palveluja asiakirjajärjestelmien ei-toiminnallisten vaatimusten muodolliseen testaukseen, tätä ei tulisi tulkita siten, ettei ei-toiminnallisia vaatimuksia koskaan voida kokemusperäisesti testata tai mitata. Useat organisaatiot voivat haluta tehdä tämän osana omaa evaluointiprosessiaan omien paikallisten arviointikriteeriensä pohjalta. Toisin kuin toiminnallisten vaatimusten testauksessa, jossa asiakirjajärjestelmä joko todennäköisesti läpäisee tai ei läpäise yksittäistä vaatimusta, arvioitaessa ei-toiminnallisten vaatimusten sääntöjen noudattamista tai noudattamatta jättämistä, on kysymys subjektiivisemmasta tehtävästä. Usein arvioinnin tuloksena on asiakirjajärjestelmän saama pistemäärä asteikolla tai tapahtumasarjassa. Esimerkiksi ei-toiminnallisena vaatimuksena voi olla, että asiakirjajärjestelmän tulee tuottaa riittävät käyttöohjeet. Kuinka tämä on arvioitavissa? Mikä on sanan riittävä merkitys? Kunkin organisaation täytyy päättää asiasta itse. Yksi tapa arvioida käyttöohjeiden laatua voi olla antaa arviointitehtävä käyttäjistä kootulle koeryhmälle, pyytää sitä arvioimaan ja käyttämään käyttöohjeita erilaisissa simuloiduissa testiolosuhteissa, ja sen jälkeen arvioimaan käyttöohjeita erilaisten kriteerien avulla, kuten esimerkiksi: oliko hakemisto laadittu ja järjestetty johdonmukaisesti? kuinka kauan kesti löytää asiaankuuluva osa-alue? kuinka paljon apua se tarjosi tehtävän suorittamiseksi? oliko osa-alueita, joissa oli riittämättömästi ohjeistusta? oliko käytetty kieli sopivaa ja kykenitkö ymmärtämään ammattikieltä? Käyttäjiä voidaan pyytää arvioimaan kokemuksiaan käyttöohjeista viisikohtaisen Likert-asteikon avulla. kuten seuraavassa esimerkissä: 1. Käyttökelvoton, käsittämätön tai puuttuva. 2. Huono tai hajanainen. 3. Hyväksyttävä ja ymmärrettävä sen jälkeen, kun osio oli löydetty. 4. Laadukas, hyvin laadittu ja hyvä sisällysluettelo. 5. Erinomainen, asianmukainen, vaivatonta hakea ja äärimmäisen hyödyllinen käytössä.

5 Menettelyä, jossa käytetään organisaation käyttäjistä muodostettua pilottiryhmää kerättäessä asiakirjajärjestelmiin liittyviä vastauksia, kutsutaan yleensä käyttäjien hyväksymistestaukseksi. Se on yksi arviointimenetelmistä joka sisältää mutta jota ei ole rajoitettu seuraaviin testauksiin: käyttäjien hyväksyntätestaus turvallisuus/läpäisytestaus kuormitustestaus rasitustestaus asennus- ja konfigurointitestaus katastrofista palautumistestaus yhteentoimivuustestaus ja ympäristötestaus. Asiakirjajärjestelmien ei-toiminnallisia ominaisuuksia voidaan myös testata ulkoisten standardien ja määritysten avulla silloin, kun ne soveltuvat tarkoitukseen, kuten esimerkiksi arviointi tietoturvastandardiin ISO/IEC nähden (ISO/IEC 27000:2009: Information Technology Security techniques Information security management systems Overview and vocabulary). Kysymykseen voi tulla paikallisia vaatimuksia, jotka perustuvat tiettyyn lainsäädäntöön. Esimerkiksi Iso-Britanniassa brittiläinen standardi BSI DISC PD0008 (Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically, 2009) sisältää harjoituskirjan, jonka mukaan organisaation sallitaan suorittavan itsenäisen arvion johonkin tiettyyn laitteistoon liittyen. Kun käytettävissä on asianmukaisia edellä kuvattujen kaltaisia standardeja, ne usein tarjoavat kriteerit, joiden avulla yksittäisiä tuotteita ja toteutuksia voidaan arvioida. Muutoin eitoiminnallisten vaatimusten arvioinnin olisi tarpeen olla pikemminkin suhteellista kuin ehdotonta. Tämä vaatisi kahden tai useamman asiakirjajärjestelmän vertailua, jotta voitaisiin suoralla rinnakkaisvertailulla saada selville, mikä niistä on soveltuvin johonkin tiettyyn ei-toiminnalliseen vaatimukseen nähden. Erillään suorasta havainnoinnista ja arvioinnista, voivat organisaatiot myös hyötyä tarkistamalla toimittajien Moreq-yhteensopivan järjestelmän (MYJ) ei-toiminnallisia vastauksia, jotka sisältyvät testauslausuntoon, ja tekemällä päätöksiä niiden pohjalta. Tietoa voidaan myös hakea tutustumalla olemassa oleviin toteutuksiin, jotka ovat jo käytössä ja ovat toimittajan ratkaisun mukaisia. Toiset vertailukelpoiset organisaatiot voivat usein tuottaa hyödyllistä kokemusperäistä tietoa ei-toiminnallisista vaatimuksista, kuten: esille nousseiden tukipyyntöjen lukumäärä toimittajan reaktiot kriittisiin ongelmiin liittyen vaaditun käyttäjäkoulutuksen määrä prosenttiosuus tietojärjestelmän toimintakykyisestä toiminta-ajasta jollain tietyllä ajanjaksolla tuotteen päivitystiheys

6 käyttäjätyytyväisyys jne. Määritettäessä ja arvioitaessa ei-toiminnallisia vaatimuksia on tärkeää, että organisaation eri toimijoiden tarpeet otetaan huomioon. Organisaatiot voivat haluta virallistaa toiminnan hyväksyttävän tason liittyen Moreq2010 :n ei-toiminnallisiin vaatimuksiin liittymällä toimittajan palvelutasosopimukseen (service level agreement, SLA) Ei-toiminnallinen näkökulma asiakirjajärjestelmään Suorituskyky Suorituskyky liittyy asiakirjajärjestelmän kuormituksenaikaiseen reagointivalmiuteen, tehokkuuteen ja suorituskykyyn. Näitä on vaikea kunnolla arvioida esittelysovelluksen, pilottitutkimuksen tai mallintamisen (model office) avulla ja tulokset voivat huomattavasti muuttua siinä vaiheessa, kun koko organisaatio käyttää asiakirjajärjestelmää. Suorituskyky on usein hyvin riippuvainen käytetystä laitteistosta, kuten verkon siirtonopeudesta, keskusyksikön tehosta, muistin määrästä, kovalevyllä vapaana olevasta tilasta jne. Yksi pullonkaula voi aiheuttaa koko järjestelmän hidastumisen. Käyttäjäorganisaatio ja toimittaja voivat sopia suorituskykyyn liittyvästä palvelun tasosta, joka määrää, kuinka kauan saa kulua asiakirjan tallentamiseen, asiakirjan hakuun ja asiakirjan avaamiseen,jne Skaalautuvuus Skaalautuvuus liittyy tietojärjestelmän suorituskykyyn ja muistikapasiteettiin kun aika kuluu ja kuorma kasvaa. Kun asiakirjojen lukumäärä kasvaa yhdessä käyttäjien lukumäärän kanssa ja tietojärjestelmän kuormitus kasvaa, kuinka helppoa tällöin on ylläpitää kohdassa N asetettu suorituskyvyn taso. Toimittajat usein varautuvat skaalautuvuuteen joko kasvattamalla asiakirjajärjestelmän kokoa ja muistikapasiteettia (scaling up) jakamalla kasvanutta kuormaa useamman asiakirjajärjestelmän kesken tai lisäämällä palvelimia (scaling out). Organisaatio voi haluta suorittaa uudelle asiakirjajärjestelmälle suorituskykytestin ennen järjestelmän käyttöönottoa arvioidakseen järjestelmän suorituskyvyn ja skaalautuvuuden Hallittavuus Kullekin asiakirjajärjestelmälle tulee määrittää hallittavuus ja hallinnointi. Tähän liittyy kaksi eri näkökulmaa.

7 Asiakirjajärjestelmän tekninen hallinnointi sisältää: asentamisen ja konfiguraation tietojärjestelmän resurssien käytön valvonnan tallennuskapasiteettien ja muiden resurssien lisäämisen virhelokiin pääsyn ja sen hallinnoinnin asiakirjajärjestelmän päivittämisen ja teknisten kysymysten ratkaisemisen ja vikojen etsinnän. Asiakirjahallinnan asiantuntijan näkökulmasta asiakirjajärjestelmän hallinnointi sisältää: hallinnollisen raportoinnin tietojärjestelmän käyttöön liittyvän tilastoinnin, esimerkiksi suoritettujen hakujen lukumäärän ja hakutyypit tilastojen keräämisen ja niiden seurannan asiakirjojen lukumäärän ja erityyppisten niihin liittyvien hallinnoitavien kokonaisuuksien osalta mahdollisuuksien tarjoaminen asiakirjajärjestelmien auditointia varten jne Siirrettävyys Siirrettävyys viittaa asiakirjajärjestelmän kykyyn toimia menestyksellisesti erilaisissa ympäristöissä. Asiakirjajärjestelmä voi olla suunniteltu toimimaan ainoastaan yksittäisessä teknologiakokonaisuudessa, jonka on toimittanut jokin yksittäinen ohjelmistotoimittaja kuten Microsoft Windowsin palvelin- ja työasemaympäristössä. Asiakirjajärjestelmä voi myös toimia useilla eri alustoilla. Joissain asiakirjajärjestelmissä on palvelinkomponentti, joka on sidottu tiettyyn käyttöympäristöön, joka tukee työasemakomponenttia, jota puolestaan ei ole sidottu. Siirrettävyyden toteuttamiseksi toimittaja voi tarjota joukon erilaisia työasemaympäristöjä internetissä ja tietyillä alustoilla käytettäväksi sekä operatiivisissa tietojärjestelmissä ja mobiililaitteissa käytettäväksi. Niiden asiakirjajärjestelmien siirrettävyys, joita ei ole tarkoitettu toimimaan yhteisessä rajapinnassa muiden liiketoimintasovellusten kanssa riippuu siitä, tukeeko ratkaisu erilaisia rajapintastandardeja ja teknologioita, kuten esimerkiksi Java-rajajapintaa, internet-palveluja tai REST-pohjaista API:a. Mikäli asiakirjajärjestelmä on vain laajemman liiketoimintasovelluksen erityiskomponentti, voi olla vain vähän valinnanvaraa siinä, mitä teknologiaa tai teknologioita se tukee. Asiakirjajärjestelmä voi olla esimerkiksi suunniteltu tukemaan asiakkuudenhallintaa (CRM), ja olemaan osa sitä.

8 Siirrettävyys laajenee siihen pisteeseen saakka, jossa ratkaisu voidaan räätälöidä erilaisiin ympäristöihin. Vaikka räätälöinti- ja asennusvaihtoehdot ovatkin hyödyllisiä, voivat ne myös olla asiakirjajärjestelmän kannalta ongelmallisia, kuten on kuvattu luvussa Sääntöjen noudattaminen Turvallisuus Turvallisuus liittyy asiakirjajärjestelmän ulkoiseen eheyteen ja sen kykyyn estää asiaton pääsy tietojärjestelmään, hakkerointi tai peukalointi, tietokonevirukset ja muut sattumanvaraiset tai ilkivaltaiset vahingot. ISO tietosuojastandardin mukaiset tietoturvatarkastukset ja tietoturva-arvioinnit ovat suositeltavia. Ihannetilanteessa asiakirjajärjestelmän tulisi olla: fyysisesti suojattu - rajoitetun laitteistoon pääsyn avulla, laitteisto ja asennettu ohjelmisto erottamattomana osana suojausta tiedon osalta suojattu - varmistetaan, että palvelimelle tai työasemiin ei ole pääsyä kuin sovelluksen kautta suojattu asiattomalta pääsyltä - vaatii yhden tai useampia tunnistamistekijöitä suojattu tiedonvälitys - hyödynnetään sähköisiä sertifikaatteja ja kryptausta, silloin kun se on mahdollista sen varmistamiseksi, että tietoa on vaihdettu ainoastaan halutun vastaanottajan kanssa ja sisäinen turvallisuus - pakotetaan käyttöoikeushallintaan, joka ei mahdollista käyttäjien suorittavan toimintoja tai pääsyä aineistoihin, joihin heillä ei ole nimenomaisesti myönnetty oikeutta Yksityisyys Yksityisyys liittyy läheisesti turvallisuuteen. On tärkeää, että kussakin asiakirjajärjestelmässä otetaan huomioon henkilötietojen yksityisyys. Tämä on erityisen tärkeää asiakirjajärjestelmissä, joiden avulla ylläpidetään arkaluonteista informaatiota, kuten terveydenhoitoon liittyviä asiakirjoja. Useissa maissa sekä Euroopassa että sen ulkopuolella noudatetaan henkilötietoihin liittyviä säännöksiä. Kunkin käytössä olevan asiakirjajärjestelmän tulee noudattaa paikallisia asetuksia ja suojata kansalaisten oikeudet. Esimerkiksi tietosuojadirektiivi (Euroopan unionin parlamentin ja komission direktiivi 95/46/EC, ), joka käsittelee yksilönsuojaa henkilötietojen käsittelyssä säätää ilmoitusvelvollisuudesta silloin kun henkilötietoja säilytetään. Direktiivi takaa henkilöille pääsyn heitä koskevaan tietoon ja oikeuden vastustaa tietojen käsittelyä sekä asettaa rajoituksia henkilötietojen siirrolle kolmansiin maihin. Tällä on suora vaikutus asiakirjajärjestelmiin,

9 esimerkiksi siihen, mihin tietokokonaisuuksia tallennetaan silloin, kun se liittyy MYJ:n tarjoamaan kansainväliseen tai pilviperusteiseen tallennuspalveluun Käytettävyys On tärkeää pohtia asiakirjajärjestelmän helppokäyttöisyyttä, erityisesti käyttäjän hyväksyntää ajatellen. Kokemus osoittaa, että käyttäjät eivät käytä tietojärjestelmää, joka on liian monimutkainen tai jonka käyttö vie liikaa aikaa. Tällä on vakavia vaikutuksia organisaatioiden asiakirjajärjestelmien kannalta, mikäli tärkeitä asiakirjoja ei saada tallennetuksi järjestelmään tai työntekijät eivät hyödynnä niihin kertynyttä yhteistä tietoa. Niihin ominaisuuksiin, jotka edistävät eniten käytettävyyttä kuuluu: siistit selkeät ja tutunomaiset käyttöliittymät johdonmukaisuus kaikkialla sovelluksessa ja toimintaympäristössä tietojärjestelmä vastaa annettuihin komentoihin herkästi informatiiviset vikailmoitukset ja viestiruudut automatiikka, joka tarjoaa hyödyllisiä oletuksia, ja muilla tavoin minimoi niiden päätösten määrää, jotka käyttäjän on pakko tietojärjestelmässä tehdä niiden käyttäjältä edellytettyjen toimenpiteiden minimointi, jotka vaaditaan toimenpiteen suorittamiseksi vaihtoehtoisten tapojen tarjoaminen toimintojen suorittamiseksi näppäinyhdistelmien tai työkalupalkkien painonäppäinten avulla jne. eräajojen mahdollistaminen tuki kansainvälistymiseen tuki liittyen personointiin ja lokalisointiin tilannekohtaiset käyttöohjeet korkeatasoiset käyttöoppaat usein kysytyt kysymykset ja verkosta saatavat videot ja opetusohjelmat. Harjoittelu- ja koulutusohjelmat ovat usein välttämättömiä, jotta uutta tietojärjestelmää ymmärrettäisiin ja se otettaisiin käyttöön, eivätkä asiakirjajärjestelmät ole erilaisia tässä suhteessa Esteettömyys käytölle Läheisesti käytettävyyteen liittyen, asiakirjajärjestelmän tulisi olla ihannetapauksessa kaiken tyyppisten, erilaiset valmiudet omaavien käyttäjien käytettävissä, myös niiden, joilla on joku tietty vamma. Tällaisilla käyttäjillä on tärkeä osa kaikilla niillä inhimillisen toiminnan alueilla, joilla he säännöllisesti ovat vuorovaikutuksessa asiakirjajärjestelmien kanssa. Useat esimerkit osoittavat, että yritykset suojelevat työntekijöittensä oikeuksia päästä mihin tahansa tietojärjestelmiin, ja tämän johdosta hankkivat ainoastaan ratkaisuja, jotka sisältävät laajan käyttömahdollisuuden.

10 Esteettömän käytön ei-toiminnallisten vaatimusten aktiivisen arvioinnin johtava puolustaja on World Wide Web konsortion (W3C) Web Accessibility Initiative (WAI). W3C:n WAI julkistaa internetin sisällön esteettömän käytön suuntaviivat (the Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), jotka kattavat suositukset internetin sisällön esteettömän käytön parantamiseksi. Näiden suuntaviivojen seuraaminen tekee sisällön saavutettavaksi suurelle joukolle ihmisiä, joilla on vamma, kuten sokeille ja huononäköisille, kuuroille ja huonokuuloisille, oppimishäiriöisille, niille joilla on kognitiivisia rajoituksia, liikuntarajoitteisille, puhevikaisille, valoyliherkille ja näiden yhdistelmistä kärsiville henkilöille. Näiden suuntaviivojen seuraaminen voi usein tehdä internetin käytettävämmäksi yleisestikin. (WCAG 2.0:2008, Abstract). Kutakin suuntaviivaa kohden WCAG tarjoaa onnistumiskriteerit, joiden avulla niitä voidaan testata ja arvioida. Testikriteerit sisältävät kolme tasoa. A ratkaisu täyttää pakolliset tarkistuskriteerit (checkpoints) AA ratkaisu täyttää pakolliset ja hyvin toivottavat tarkastuskriteerit ja AAA ratkaisu täyttää pakolliset, hyvin toivottavat ja WCGA-määrityksen sisältämät tarkastuskriteerit. Vaikka WCAG-määritys on suunnattu internet-sovelluksille, on esteetön käyttö tärkeä asia pohdittavaksi kaikkien asiakirjajärjestelmien yhteydessä, ja nämä periaatteet tulisi omaksua käytettäväksi kaikilla alustoilla Saatavuus Saatavuuden vaatimuksia on tärkeä pohtia siinä yhteydessä, kun arvioidaan, mikä asiakirjajärjestelmätoteutus sopii organisaation käytäntöihin. Tulos on usein esitetty prosenttilukuna tai suhteena verrattaessa tietojärjestelmän käytössä oloaikaa sen seisokkeihin. Organisaation luonteesta riippuu, vaaditaanko pääsy asiakirjajärjestelmään työaikojen mukaisesti arkipäivinä, vai edellytetäänkö pääsyä tietojärjestelmään ja tukea periaatteella 24/7. Kaikkia asiakirjajärjestelmiä ei kyetä pitämään käynnissä jatkuvasti ilman säännöllistä ylläpitoa, päivittämistä ja varmistuksia, jolloin ne on pakko ottaa pois käytöstä. Kuitenkin kaikessa liiketoiminnassa on tiettyjä kriittisiä ajanjaksoja, jolloin pääsy tietojärjestelmään on välttämätöntä. Toimittajan tulisi selkeästi ilmaista järjestelmäratkaisun saatavuustaso vastauksena eitoiminnallisiin vaatimuksiin. Saatavuustaso tulisi myös sisällyttää toimittajan ja organisaation välisiin palvelutasosopimuksiin. Kun kolmas osapuoli isännöi asiakirjajärjestelmää, voi erillinen palvelutasosopimus olla myös välttämätön. Organisaation tulisi olla realistinen arvioidessaan tarvettaan hyödyntää asiakirjajärjestelmää. Organisaatiolle voi tulla kalliiksi 24-tuntia vuorokaudessa kattava toimittajan tai palveluintegraattorin järjestämä tukipalvelu.

11 Mikäli organisaatio on päättänyt tietystä asiakirjajärjestelmän saatavuuden tasosta palvelutasosopimuksessa, tulisi saatavuutta tiiviisti valvoa, jotta nähtäisiin, saavutetaanko sovitut tavoitteet palvelutasossa vai ylitetäänkö ne. Palvelutasosopimuksen sisältämien sakkolausekkeiden rinnalla valvotaan tietojärjestelmän käyttöaikoja. Tämä tuottaa hyödyllistä palautetta sekä toimittajalle, että organisaatiolle asiakirjajärjestelmän saatavuuteen liittyviin odotuksiin nähden Käyttövarmuus Käyttövarmuus kuvaa tietojärjestelmän sisäistä eheyttä, ohjelmiston tarkkuutta ja täsmällisyyttä sekä sen kykyä sietää virheitä, toimintahäiriöitä ja odottamattomia toimintaolosuhteita. Asiakirjajärjestelmissä on mahdollista soveltaa virheettömyydestä todistavia algoritmeja sekä arvioida virheellisten tietojen ja odottamattomien tapahtumien, kuten viestiyhteyden äkillisen katoamisen sietokykyä. Todella vakaat asiakirjajärjestelmät kykenevät käsittelemään virhetilanteita sulavasti, ilman kaatumisia tai äkillisiä katkoksia. Käyttövarmuus liittyy läheisesti myös järjestelmän esteettömään käyttöön ja sitä usein mitataankin keskimääräisenä aikana epäonnistumisten välillä. Käyttövarmemmat tietojärjestelmät tarjoavat enemmän käyttöaikaa ja huomattavasti vähemmän suunnittelematonta seisokkia tehden tietojärjestelmästä käytettävämmän. Toimittajan aktiivisesti tukema ja käyttövarmempi tietojärjestelmä on yleisesti ottaen helpompi ylläpitää. Valtuutetut testauskeskukset voivat käyttää Moreq2010 -testikehystä tarkastamaan yhteensopivia asiakirjajärjestelmiä toiminnallisten vaatimusten osalta, ja suorittamaan käyttövarmuusmittauksen liittyen asiakirjahallinnan välttämättömiin toimintoihin. Testikehys ei kuitenkaan testaa kaikkia asiakirjajärjestelmän mahdollisia syötteitä ja tuotoksia, joten voi olla, ettei organisaatio halua nojautua pelkästään yhteen mittaukseen vertaillessaan eri asiakirjajärjestelmien laatua ja käyttövarmuutta Palautumiskyky Menipä asiakirjajärjestelmä epäkuntoon mistä syystä tahansa, on tärkeää, että organisaatio kykenee palauttamaan tiedot siten, että ne ovat pääasiassa vahingoittumattomia. Toimintoja, jotka tapahtuivat sinä hetkenä, kun häiriö sattui ei ehkä pystytä palauttamaan. Ympäristössä, jossa volyymit ovat suuria, on organisaation pakko huolehtia siitä, ettei se ole riippuvainen päivää vanhemmista varmuuskopioista. Asiakirjajärjestelmän tulee olla palautettavissa tai korjattavissa. Nämä toimenpiteet tulee suorittaa oikea-aikaisesti, jotta vältytään tarpeettomilta vaikutuksilta organisaation kriittiseen liiketoimintaan. Palautumisprosessi, jossa tietojärjestelmä on useita päiviä tai viikkoja pois käytöstä ei sovellu useimmille liikealoille. Eräille aloille suunnittelematon muutamien tuntien käyttökatkokin voi olla liian pitkä.

12 Muiden ei-toiminnallisten vaatimusten tapaan vaatimukset palautumisen osalta vaihtelevat huomattavasti eri organisaatioiden välillä. On välttämätöntä, että organisaation tarpeet on määritetty ennen onnettomuuden tapahtumista, ja että perinpohjainen ja kokonaisvaltainen toipumissuunnitelma on määritelty koko organisaatiolle liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Kokemus osoittaa, että toiminnan jatkuvuuden vaatimukset tulee määritellä kaikkien toiminnan kannalta kriittisten tietojärjestelmien osalta, eikä pelkästään joillekin erillisille tietojärjestelmille, kuten asiakirjajärjestelmille. Tämä siitä syystä, että asiakirjajärjestelmät muodostavat vain osan yrityksen infrastruktuurista. Mikäli esimerkiksi asiakirjajärjestelmät ovat riippuvaisia jostain tietystä laitteistosta, tulee organisaatiolla tällöin olla korvaava välineistö käsillä sillä aikavälillä, joka on asetettu tavoitteeksi asiakirjajärjestelmän palautumiselle. On myös hyvä säännöllisesti suorittaa palautumistestausta, jotta henkilökunta tuntee toimintoprosessit ja toimintatavat liittyen asiakirjojen palauttamiseen tietojärjestelmävian ilmetessä, ja jotta koko palautumisprosessi tulisi tutuksi. Kun asiakirjajärjestelmien sisältämä tieto kasvaa ajan kuluessa, organisaatioiden odotukset liittyen asiakirjajärjestelmien palautumisaikoihin eivät ehkä ole samassa tahdissa sen ajan kanssa, joka vaaditaan tiedon siirtämiseksi palautettuun tietojärjestelmään. Jotkut kriittisiä tehtäviä suorittavat organisaatiot eivät voi sallia tunteja tai edes minuutteja seisokkiaikaa palauttamisen yhteydessä. Näiden organisaatioiden on pakko harkita moninkertaisten rinnakkaisten peilattua dataa sisältävien tietojärjestelmien pyörittämistä. Nämä tietojärjestelmät mahdollistavat vaihdon varsinaisen ja varajärjestelmän välillä. Vaihtoehtoisesti organisaatio voi ajaa yksittäistä tietojärjestelmää useassa sisäänrakennetussa ylimääräisessä kerroksessa, jotka esimerkiksi mahdollistavat yksittäisen laitteiston ja ohjelmistokomponenttien, kuten tietokoneiden, reitittäjien ja kovalevyjen vaihdon tietojärjestelmän kokonaisuudessaan säilyessä toiminnallisena vaihdon aikana. Palautettavuus, kuten esteetön käyttö, maksaa organisaatiolle sitä enemmän mitä enemmän päällekkäisyyksiä ja välttämättömiä tarpeita on määritelty. Organisaatioiden tulee olla varovaisia ja sen vuoksi ymmärtää, mitä palautuminen edellyttää ja toipumissuunnitelmissa tulee määritellä realistiset tavoitteet. Siellä missä tavoitteiden saavuttaminen on tehtävien kannalta kriittistä, tulisi organisaation testata palautumista ja ottaa toimittajan kanssa käyttöön palvelutasosopimus, jotta varmistetaan, että asiakirjajärjestelmät noudattavat organisaation toiminnallisia vaatimuksia Ylläpidettävyys Asiakirjajärjestelmän tulee olla ylläpidettävä. Tämä tarkoittaa, että sen tulee olla suhteellisen helposti korjattavissa ja päivitettävissä. Useimmilla toimittajilla on järjestelmä suuria, pieniä ja ylläpitoon tarkoitettuja versioita varten, joita voidaan vaihtelevasti kutsua vaikkapa uusiksi versioiksi, palvelupaketeiksi tai korjaustiedostoiksi.

13 Kullakin näistä on hinta, joka on yhteydessä käyttöönottoresursseihin ja aikaan, joka kuluu niiden käyttöönottoon. Uusia ominaisuuksia ja toimintoja saatetaan myös sisällyttää versioon, jolloin uudelleen koulutuksesta ja opetuksesta voi syntyä kuluja. Yleissääntönä on, että mitä suurempi toimitus, sitä todennäköisemmin sillä on vaikutusta organisaatioon, ja se voi mahdollisesti sisältää tiedon siirron aiemmasta versiosta. Asiakirjajärjestelmiä ei aina rakenneta yhden ohjelmistotoimittajan komponenteista. Usein toimittajat lisenssoivat (OEM 1 ) toisten toimittajien komponentteja, kuten hakukoneita ja tietokantoja tai ottavat käyttöön vastaavia avoimenlähdekoodin ratkaisuja sovelluksissaan. Uudelleen käyttö tai erilaisten teknologioiden yhdistäminen voi olla paljon tehokkaampaa kuin se, että yksittäinen toimittaja keksisi uudelleen jokaisen asiakirjajärjestelmän komponentin. Organisaatioiden kuitenkin tulisi olla tietoisia asiakirjajärjestelmiensä taustalla olevasta erilaisten teknologioiden tilkkutäkistä, koska nämä voivat kukin erikseen, eri aikaan ja eri syistä tarvita päivittämistä. Asiakirjajärjestelmä voi esimerkiksi käyttää tunnettua tietokanta moottoria, jonka on tehnyt itsenäinen tietokantatoimittaja. Aina kun toimittaja päivittää tai paikkaa tietokantaohjelmistoa, on muutosten yhteensopivuus pakko testata asiakirjajärjestelmäratkaisussa. Asiakirjajärjestelmien päivitysten on pakko tästä syystä kulkea samassa tahdissa sen tietokantamoottoreiden päivitysten kanssa. Tämä sama tilanne voi yhtä lailla koskea hakukonetta, tallennusratkaisua ja muita asiakirjajärjestelmän osia Tuen saatavuus Asiakirjajärjestelmän ylläpidettävyydestä riippumatta tulee toimittajan aktiivisesti tukea sitä. Kokemus osoittaa, että useilla organisaatioilla on perintönä tietojärjestelmiä, joiden osalta toimittajaa ei enää ole olemassa. On myös mahdollista, että asiakirjajärjestelmää on päätetty vain käyttää mutta päivityksiä siihen ei enää tehdä. Tästä syystä ennen asiakirjajärjestelmän hankintaa organisaation tulisi pyytää yksityiskohtaiset tiedot tuotteelle annettavan tuen tasosta, kuten kuinka usein sitä päivitetään, milloin viimeinen versio on julkaistu ja mitkä ovat toimittajan suunnitelmat asiakirjajärjestelmän suhteen. Organisaatioiden tulisi ymmärtää, että nykyajan informaatioteknologian markkinapaikka on hyvin epävakaa, eivätkä edes nämä varotoimenpiteet saata tulevaisuudessa estää jopa suurimpien toimittajien asiakirjajärjestelmien tuen epäonnistumisia. Onneksi Moreq2010 tarjoaa jotain lohtua sen tukiessa yhteentoimivuutta. Huonoimmassa tapauksessa organisaatio voi joutua siirtämään asiakirjansa vanhasta Moreq2010-yhteensopivasta järjestelmästä (MYJ) uuteen Moreq2010-yhteensopivaan ratkaisuun. Tuki myös viittaa tukiorganisaation tarjoaman päivittäisen tuen tasoon tai tukiorganisaation puolesta kolmannen osapuolen toimittamaan tukeen. Organisaatioiden tulisi oppia, kuinka pyytää apua toimittajalta, miten raportoida vioista ja sovellusten ohjelmointivirheistä ja minkä tasoiseen paikanpäällä tapahtuvaan tukeen ja apuun varautua. Useilla toimittajilla on aktiivisia

14 käyttäjäryhmiä, joissa erilaiset organisaatiot kokoontuvat jakamaan kokemuksia, vihjeitä ja vinkkejä ja muuta informaatiota liittyen siihen, kuinka parhaiten hyödyntää tiettyä asiakirjajärjestelmää Takuu Organisaatioiden tulisi olla täysin selvillä lisenssoinnista ja muista ehdoista ja olosuhteista, jotka liittyvät asennukseen ja jonkin tietyn toimittajan nimenomaisen asiakirjajärjestelmän käyttöön. Myös avoimen lähdekoodin ratkaisuissa on immateriaalioikeudet ja käyttöehdot. Hyväksyessään toimittajan ehdot asiakirjajärjestelmän toteuttamiseksi, tulee organisaation myös varmistaa, että se saa toimittajalta takuun. Takuun tulee kattaa asiakirjajärjestelmän käyttö ja siinä tulee sopia korjattavan mikä tahansa ongelma, joka kohdataan käyttöönotossa ja tuotantokäytössä. Useat organisaatiot edellyttävät, että asiakirjajärjestelmien lähdekoodi luovutetaan kolmannen osapuolen haltuun. Siltä varalta, että jotakin tapahtuisi toimittajalle, säilyisi asiakirjajärjestelmä tuettuna. Moreq2010 pyrkii aktiivisesti poistamaan sen mahdollisuuden, että tietoa katoaisi sellaisesta asiakirjajärjestelmästä, jota ei tueta. Tämä tapahtuu varmistamalla, että jokainen Moreq2010-yhteensopiva järjestelmä (MYJ) sisältää perustoiminnallisuuden, joka mahdollistaa koko tietojärjestelmän sisältämän tiedon siirtämisen toiseen Moreq2010-yhteensopivaan järjestelmään (MYJ) menettämättä tietoa tiedonsiirrossa Sääntöjen noudattaminen Sääntöjen noudattamisen taso on viimeinen ei-toiminnallinen asiakirjajärjestelmään liittyvä näkökulma. Tämä on jo mainittu muiden kriteerien yhteydessä. Asiakirjajärjestelmien saattaa olla tarpeellista olla yhteensopivia teollisuusstandardien ja paikallisten määräysten kanssa seuraavilla tavoilla: niiden tulee noudattaa Moreq2010 määritystä niiden on noudatettava kaikkea lainsäädäntöä ja sääntelyä, jota sovelletaan organisaatioon, sen toimialaan ja lainkäyttövaltaan, jossa ne toimivat (terveys- ja turvallisuusmääräykset tai tiedonvälityksen vapaus) niiden tulisi noudattaa laajalti käytettyjä ja hyväksyttyjä teollisuusstandardeja käyttöönotetussa teknologiassaan ja alustassaan, kuten selainpohjaisissa sovelluksissa HTML ja HTML5 niiden tulisi organisaatioiden edellyttämällä tavalla pyrkiä noudattamaan yleisiä dokumenttimuotoja, kuten PDF-formaattia erityisesti niissä organisaatioissa, joissa asiakirjajärjestelmän tarkoituksena on hallinnoida ja säilyttää asiakirjoja kyseisissä formaateissa mahdollistaen näin dokumenttien rakenteen tarkastelun, metatietojen poimimisen ja sisällön indeksoinnin hakujen suorittamista varten.

15 Koska asiakirjajärjestelmien sääntöjen noudattamiselle asetettavat vaatimukset voivat olla laajoja ja vaihdella paikallisten olosuhteiden mukaan, rakentavat monet toimittajat sovelluksiinsa jonkin asteisen konfiguroitavuuden. Vaikka konfiguroitavuus on usein hyvin myönteinen sovelluksen ominaisuus, voi se olla uhka sääntöjen noudattamiselle asiakirjajärjestelmässä. Tämä on erityisesti totta, mikäli konfigurointi- ja asennusvaihtoehdot sallivat välttämättömän asiakirjahallinnan toiminnallisuuden peukaloinnin tai kytkemisen pois päältä. Moreq2010 :n ei-toiminnalliset vaatimukset edellyttävät, että toimittajat ilmaisevat, mikäli niiden tietojärjestelmät sallivat räätälöintimahdollisuuden, joka voi mitätöidä Moreq2010 :n toiminnalliset vaatimukset. Ominaisuuden esiintyessä on välttämätöntä, että organisaatio tarkastaa, että asiakirjajärjestelmä säilyy Moreq2010-yhteensopivana sen jälkeen, kun se on asennettu ja tuotantokäytössä. Tämä voidaan toteuttaa hyödyntämällä Moreq2010 :n raportointiominaisuuksia (ks. toiminnalliset vaatimukset R2.4.5). 1) Original equipment manufacturer (OEM) viittaa yritykseen, joka on alun perin valmistanut tuotteen (kääntäjän huomautus).