Pöytäkirja. Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Kahvit kello Läsnä: Topias Kotiniemi puheenjohtaja Seija Aalto jäsen saapui 16.

Transkriptio

1 Pöytäkirja 2/2019 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokous Kokousaika: Kokouspaikka: klo 16:30 Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Kahvit kello Läsnä: Topias Kotiniemi puheenjohtaja Seija Aalto jäsen saapui Tapio Heino jäsen Eine Hänninen jäsen Matti Kekarainen jäsen Pirjo Kopra jäsen Juha Säämänen varapuheenjohtaja Päivi Eskola sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Marja Hynninen Anna-Tiina Järvinen Pirkko Itälä Hannamari Kovakoski jäsen kirkkoherra kiinteistöpäällikkö ylipuutarhuri Kutsuttuna: Jyrki Ahokas rakennusmestari Esteestä ilmoittaminen: Päivi Eskola puh , sähköposti paivi.eskola@evl.fi

2 Pöytäkirja 2/2019 Sisällysluettelo 8 - Kokoustiedot Kiinteistö- ja hautaustoimen toimintakertomus HHR toimintakertomus As Oy Kotkan Karhulan Tapuli Oy Parikan siunauskappelin peruskorjaus Kymin kirkon vesikaton maalaustyö Muut mahdolliset asiat Kokouksen päättäminen Valitusosoitus pöytäkirjaan... 9

3 Pöytäkirja 2/ Kokoustiedot Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja kokouksen työjärjestys Ehdotus: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Pöytäkirjantarkastus Ehdotus: Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi torstaina kello Kotka- Kymin seurakunnan taloustoimistossa, Mariankatu 14 E, 2.krs, Kotka. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä taloustoimistossa 14 päivän ajan Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi ehdotetaan valittaviksi Seija Aalto ja Eine Hänninen. Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi torstaina kello Kotka- Kymin seurakunnan taloustoimistossa, Mariankatu 14 E, 2.krs, Kotka. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä taloustoimistossa 14 päivän ajan Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Pirjo Kopra ja Eine Hänninen.

4 Pöytäkirja 2/ Kiinteistö- ja hautaustoimen toimintakertomus 2018 Diaarinumero DKOT/24/ /2019 Valmistelija kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Esittelijä kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Esityslistan mukana toimitetaan kiinteistö- ja hautaustoimen toimintakertomus Ehdotus: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää käsitellä kiinteistö- ja hautaustoimen toimintakertomuksen 2018 ja esittää sen kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsitteli kiinteistö- ja hautaustoimen toimintakertomuksen 2018 ja päätti lähettää sen edelleen kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi.

5 Pöytäkirja 2/ HHR toimintakertomus 2018 Diaarinumero DKOT/24/ /2019 Valmistelija: ylipuutarhuri Hannamari Kovakoski, puh Esittelijä: kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Esityslistan mukana toimitetaan hautainhoitorahaston toimintakertomus Ehdotus: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää käsitellä hautainhoitorahaston toimintakertomuksen 2018 ja esittää sen kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsitteli hautainhoitorahaston toimintakertomuksen 2018 ja päätti lähettää sen edelleen kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi.

6 Pöytäkirja 2/ As Oy Kotkan Karhulan Tapuli Oy Diaarinumero DKOT/6/ /2019 Valmistelija: kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Esittelijä: kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Seurakunta omistaa As Oy Kotkan Karhulan Tapuli-nimisen yhtiön kaikki osakkeet. Yhtiön hallitukseen on kirkkoneuvosto kokouksessaan nimennyt kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan esityksestä kiinteistöpäällikön ja talousjohtajan sekä johtokunnan jäsenet Topias Kotiniemen ja Kari Hentusen. Kari Hentunen on luopunut kaikista seurakunnan luottamustehtävistä. Ehdotus: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta esittää kirkkoneuvostolle, että se valitsee As Oy Kotkan Karhulan Tapulin hallitukseen kiinteistöpäällikön, talousjohtajan ja kaksi jäsentä. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta esittää kirkkoneuvostolle, että se valitsee As Oy Kotkan Karhulan Tapulin hallitukseen kiinteistöpäällikön, talousjohtajan, Kari Hentusen sekä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnasta Topias Kotiniemen.

7 Pöytäkirja 2/ Parikan siunauskappelin peruskorjaus Diaarinumero 29/ /2019 Valmistelija: kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Esittelijä: kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Parikan siunauskappelin peruskorjauksen suunnitelmat valmistuivat vuoden 2018 lopulla. Suunnittelijoina ovat; - arkkitehtisuunnittelu Arkkitehtuuritoimisto Ovaskainen Oy / Markku Ovaskainen - sähkösuunnittelu Kallio & Stammeier Consulting Oy / Heikki Kallio - LVIA-suunnittelu Sitowise Oy / Rauno Haakane - rakennuttajakonsulttina Suomen Controlteam Oy / Markku Kaarlela Arkkitehtuuritoimisto Ovaskainen on tehnyt kohteesta rakennusselvityksen, joka on toimitettu Museovirastolle tiedoksi. Peruskorjaus on lähinnä pintamateriaaliremontti, jonka yhteydessä uusitaan talotekniikkaa sähköasennusten ja ilmanvaihdon osalta. Tilamuutoksia ovat inva-wc:n rakentaminen kappelin eteiseen ja henkilökunnan pukuhuoneen laajentaminen käytöstä poistettuun kukkakylmiöön. Suunnitelmat ovat nähtävänä kokouksen yhteydessä. Urakkalaskenta päättyi Määräaikaan mennessä saatiin yksi tarjous. Peruskorjausta varten on investointiohjelmassa 2019 varattu määräraha. Saatu tarjous ylittää selvästi käytettävissä olevan määrärahan. Ehdotus: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää - hyväksyä Parikan siunauskappelin peruskorjauksen suunnitelmat - keskeyttää Parikan siunauskappelin peruskorjauksen hankinnan - hylätä saadun tarjouksen liian kalliina Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti - hyväksyä Parikan siunauskappelin peruskorjauksen suunnitelmat - keskeyttää Parikan siunauskappelin peruskorjauksen hankinnan - hylätä saadun tarjouksen liian kalliina

8 Pöytäkirja 2/ Kymin kirkon vesikaton maalaustyö Diaarinumero DKOT/28/ /2019 Valmistelija: rakennusmestari Jyrki Ahokas, puh Esittelijä: kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, puh Tarjouksia pyydettiin 7 urakoitsijalta. Tarjousaika päättyy Saadut tarjoukset ja ehdotus valittavasta urakoitsijasta esitellään kokouksessa. Investointiohjelmassa 2019 hankkeeseen on varattu määräraha. Tarjouksia saatiin määräaikaan mennessä 2 kpl. Selonottoneuvottelu pidettiin 6.3. klo 10. Pöytäkirja on nähtävänä kokouksessa. Ehdotus: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää - valita Kymin kirkon vesikaton maalausurakoitsijaksi Kymera Oy:n (sis. alv 24 %) - valtuuttaa kiinteistöpäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen - todeta, että tämä hankintapäätös ei ole hankintasopimus; hankintasopimus voidaan solmia aikaisintaan kun oikaisuvaatimukselle varattu aika on päättynyt Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti - valita Kymin kirkon vesikaton maalausurakoitsijaksi Kymera Oy:n (sis. alv 24 %) - valtuuttaa kiinteistöpäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen - todeta, että tämä hankintapäätös ei ole hankintasopimus; hankintasopimus voidaan solmia aikaisintaan kun oikaisuvaatimukselle varattu aika on päättynyt

9 Pöytäkirja 2/ Muut mahdolliset asiat Ei ollut muita asioita.

10 Pöytäkirja 2/ Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitettiin pöytäkirjaan ja päätti kokouksen kello T o p i a s K o t i n i e m i Topias Kotiniemi puheenjohtaja P ä i v i E s k o l a Päivi Eskola sihteeri Pöytäkirja on todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa E i n e H ä n n i n e n Eine Hänninen P i r j o K o p r a Pirjo Kopra Pöytäkirja on allekirjoitettu sähköisesti Domus-asianhallintajärjestelmässä.

11 Pöytäkirja 2/ Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Muutoksenhakukiellot ja niiden perusteet Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat muutoksenhakukiellot Seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24. luvun 5. :n mukaan saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5. :n 1 momentin nojalla hallintovalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Julkista hankintaa koskevasta päätöksestä ei saa tehdä julkisista hankinnoista annetun lain mukaista valitusta, koska päätös koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua. Pöytäkirjan pykälät 8, 9, 10, 11, 14, 15 Oikaisuvaatimusoikeudesta aiheutuva valituskielto Koska päätöksestä voidaan tehdä kirkkolain 24. luvun 3. :n 1. momentin mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pöytäkirjan pykälät 12, 13 Alistusasiaa koskeva muutoksenhakukielto Kirkkolain 24. luvun 3. :n 2. momentin mukaan oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka alistetaan tuomiokapitulin tai kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Pöytäkirjan pykälät Erikseen säädetyt muutoksenhakukiellot 1. kirkkolain 6 luvun 72 :n 2 mom:n, 2. kirkkolain 24. luvun 14. :n 2. mom:n, 3. hallintolainkäyttölain 5. :n 2. mom:n, tai 4. muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pöytäkirjan pykälät ja valituskieltojen perusteet Hankintoja koskevat muutoksenhakukiellot Hankintaa koskevista seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24. luvun 8 a :n 2. mom. nojalla saa tehdä kirkkolain mukaista oikaisuvaatimusta eikä kirkollisvalitusta, jos asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan. Asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 25. :n mukaisen kynnysarvon. Kansallisen kynnysarvon suuruus on tavarat ja palvelut, käyttöoikeussopimukset/palvelut, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut, rakennusurakat, käyttöoikeusurakat ja suunnittelukilpailut. Pöytäkirjan pykälät Oikaisuvaatimusohjeet Oikaisuvaatimusviranomainen ja -aika Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimusviranomainen Käyntiosoite Postiosoite Sähköposti: Kotka-Kymin seurakunta/kirkkoneuvosto Mariankatu 14 E, Kotka PL 7, Kotka hallintotoimisto.kotka-kymi@evl.fi Pöytäkirjan pykälät 12, 13 Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Seurakunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi.

12 Pöytäkirja 2/ Oikaisuvaatimuksen voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti (telekopioilla tai sähköpostilla). Oikaisuvaatimuksen on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi seurakunnalle silloin kun se on seurakunnan käytettävissä tietojärjestelmässä siten, etä sitä voidaan käsitellä. Oikaisuvaatimuksen sisältö Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot oikaisuvaatimuksen kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteella oikaisua päätökseen vaaditaan. Hankintaoikaisu Hankintaoikaisun tekeminen, pöytäkirjan pykälät: 13 Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön asianosainen voi tehdä hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun (hankintalaki ). Hankintaoikaisu toimitetaan hankintayksikölle. Hankintayksikkö Käyntiosoite Postiosoite Sähköposti Kotka-Kymin seurakunta/kirkkoneuvosto Mariankatu 14 E, Kotka PL 7, Kotka Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankintaoikaisun on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Hankintaoikaisun voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Hankintaoikaisun sisältö Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot hankintaoikaisun kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan. Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa. Valitusosoitus Kirkollis- ja hallintovalitukset Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Valitusaika on 30 päivää. Valitusviranomainen Itä-Suomen hallinto-oikeus Käyntiosoite Minna Canthin katu 64 Postiosoite PL 1744, Kuopio Puh Faksi Sähköposti

13 Pöytäkirja 2/ Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelun kautta osoitteessa: Kirkollisvalitus, pöytäkirjan pykälät Hallintovalitus, pöytäkirjan pykälät Kirkollisvalitus alistusasiassa Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Valitusaika on 30 päivää. Valitusviranomainen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli Pöytäkirjan pykälät Käyntiosoite Kirkkokatu 10, Mikkeli Postiosoite PL122, Mikkeli Faksi Sähköposti Valitusviranomainen Kirkkohallitus Pöytäkirjan pykälät Käyntiosoite Eteläranta 8, Helsinki Postiosoite PL 210, Helsinki Faksi Sähköposti Valitus markkinaoikeuteen, pöytäkirjan pykälät: Valitus on tehtävä kirjallisesti markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon asemaansa vaikuttavasta ratkaisusta tai tarjousmenettelyn ratkaisusta ja sen perusteista sekä kirjallisen ohjeen asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi (valitusosoitus). Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä siitä, että sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankinta-asiaan muutosta hakevan on lisäksi kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön ilmoittamaan osoitteeseen viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Hankintayksikön yhteystiedot ovat edellä hankintaoikaisua koskevassa kohdassa. Valitusviranomainen Markkinaoikeus Osoite Radanrakentajantie 5, Helsinki Faksi Sähköpostiosoite Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa Muutoksenhakuajan laskeminen Valitus- ja oikaisuvaatimusaika lasketaan päätöksen tiedoksisaannista, tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä,

14 Pöytäkirja 2/ seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Valituskirjelmä Valituskirjelmässä on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta postiosoite ja puhelinnumero ja muut tarvittavat yhteystiedot sähköpostiosoite, jos valitusviranomaisen päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi perusteet, joilla muutosta vaaditaan. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä taikka jos valituksen laatijana on muu henkilö, on valituskirjelmässä ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Valituskirjelmään on liitettävä päätös, johon haetaan muutosta, alkuperäisenä tai jäljennöksenä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisajankohdasta asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Asiamiehen, jollei hän ole asianajaja tai julkinen oikeusavustaja, on liitettävä valitukseen valtakirja. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella voidaan saattaa hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikön päätös tai hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee 1) yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua, 2) sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin hankintalain 75 :n nojalla tai 3) sitä, että hankintalain 93 :ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia. Asia voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, jos hankinnan arvo ylittää hankintalain 25. :n mukaisen kynnysarvon. Valitusasiakirjojen toimittaminen Valitusasiakirjat on toimitettava valitusajassa päätöksessä mainitulle valitusviranomaiselle. Omalla vastuulla valitusasiakirjat voi lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille valitusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Oikeudenkäyntimaksu Tuomioistuinmaksulain (1445/2015) 2. :n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksuja seuraavasti, jollei lain 5., 7. tai 8. :istä muuta johdu. Hallinto-oikeudet 260 Oikeudenkäyntimaksua ei peritä, jos hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi. Markkinaoikeus Julkinen hankinta alle Julkinen hankinta Julkinen hankinta vähintään