UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille Käytännön opas jokapäiväiseen päätöksentekoon

Transkriptio

1 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille Käytännön opas jokapäiväiseen päätöksentekoon

2 Sisältö Sitoutuminen Toimitusjohtajan tervehdys 3 Johdanto 4 1. Sitoutuminen toimimaan oikein 5 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA 2. Ihmisten ja ihmisoikeuksien kunnioittaminen 6 3. Toiminnan ympäristövaikutukset 10 ja tuoteturvallisuus LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA 4. Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen Liiketoiminnan läpinäkyvyys Kilpailulakien noudattaminen 16 OMAISUUS 7. Omaisuuden ja tiedon suojeleminen 18 HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT 8. Vastuullinen hankinta Vuorovaikutus sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa 24 EPÄKOHTIEN ESIIN TUOMINEN 10. Lakien ja sääntöjen noudattaminen 26 2 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

3 Toimitusjohtajan tervehdys Hyvä yhteistyökumppanimme, UPM:n tavoitteena on olla luotettava liikekumppani. Uskomme, että vastuulliset ja eettiset toimintatavat tuottavat pitkän aikavälin arvoa sekä meille että sidosryhmillemme. Sitoutumisemme eettiseen ja rehelliseen toimintaan on kirjattu yhtiön Toimintaohjeeseen (UPM Code of Conduct), emmekä tingi näistä periaatteistamme missään olosuhteissa. Odotamme samaa sitoutumista myös toimittajiltamme sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa toimimme. Erityisesti kilpailuun ja korruptionvastaiseen toimintaan liittyvän lainsäädännön noudattaminen tekee meistä luotettavan liikekumppanin. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille määrittää vähimmäistason, jota UPM edellyttää kaikkien toimittajiensa ja tässä Toimintaohjeessa tarkoitettujen kolmansien osapuolien noudattavan toiminnassaan. Rehellisyys ja eettinen toiminta on meidän jokaisen asia. Odotan, että sinä ja edustamasi yritys noudatatte poikkeuksetta UPM:n Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille ja teette jokapäiväisessä toiminnassanne oikeita valintoja. Parhain terveisin, Jussi Pesonen Toimitusjohtaja, UPM UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 3

4 Johdanto Vastuullisuus on olennainen osa UPM:n jokapäiväistä toimintaa. Meille se tarkoittaa myös hyvää liiketoimintaa. Teemme enemmän vähemmällä -periaate on UPM:n resurssitehokkuusajattelun ytimessä ja merkittävä kustannustehokkuuden ja kilpailukyvyn mahdollistaja. Ekodesign-ajattelu ohjaa tuotekehitystämme ja sen avulla kehitämme uusia innovatiivisia tuotteita ja niiden kautta kestävän kehityksen mukaista liiketoimintaa. Kaiken tämän takana ovat huippusuorituksiin yltävä henkilöstö ja tiimit. Meille on tärkeää tarjota turvallinen ja innostava työympäristö, jossa kaikki voivat osallistua ja jokaisella on tasapuoliset mahdollisuudet. Näillä strategisilla toimenpiteillä ja niiden läpinäkyvyydellä osoitamme sidosryhmillemme ja rahoittajillemme, että vastuullisuus lisää kilpailuetua. UPM:n arvot Tuloksia yhdessä Luota ja ole luotettava Uudistu rohkeasti Sovellamme UPM:n Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille (myöhemmin Toimintaohje) kanssamme toimiviin ulkopuolisiin tahoihin, mukaan lukien UPM:n puolesta toimivat edustajat, konsultit, neuvonantajat, yhteisyrityskumppanit, paikalliset kumppanit ja jakelijat. Toimintaohjetta ei sovelleta asiakkaisiimme, osakkeenomistajiimme eikä pienmetsänomistajiin. Hyväksymällä Toimintaohjeen jokainen yhteistyökumppanimme sitoutuu yleisesti noudattamaan Toimintaohjeeseen kirjattuja periaatteita ja vaatimuksia sekä antamaan UPM:lle luvan varmistaa Toimintaohjeessa määriteltyjen vaatimusten täyttymistä esimerkiksi toimittaja-arviointien avulla. Mikäli toimittaja tai kolmas osapuoli rikkoo Toimintaohjetta, UPM:llä on oikeus ryhtyä asianmukaisiin toimiin, kuten irtisanoa sopimus tilanteessa, jossa Toimintaohjetta on rikottu olennaisesti tai sovittuja korjaavia toimenpiteitä ei ole toteutettu. 4 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

5 1. Sitoutuminen toimimaan oikein Sitoutuminen UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu noudattamaan kaikkia sovellettavia lakeja ja asetuksia ilmoittamaan UPM:lle heti, jos toimittaja tai kolmas osapuoli ei pysty noudattamaan Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille. UPM:n toimintatapa Noudatamme sovellettavia lakeja ja säädöksiä kaikessa toiminnassamme. Lakien noudattaminen ja vastuullinen ja eettinen toiminta ovat liiketoimintamme perusta. Rehellisyys tarkoittaa, että toimitaan oikein Käytännön esimerkkejä Tunne yrityksesi toiminnan luonteeseen ja toimialaan liittyvät sekä yrityksesi toiminta-aluetta koskevat lait ja säädökset ja pidä tietosi jatkuvasti ajan tasalla. Varmista, että yrityksessäsi on toimintatapa, jolla yrityksen henkilöstö ohjeistetaan vähintäänkin noudattamaan lakeja ja säädöksiä sekä torjumaan korruptiota ja lahjontaa. Varmista myös, että työntekijät sitoutetaan toimintatapaan ja sen toteutumista valvotaan asianmukaisesti. Tarkista säännöllisesti, että edellä mainittu toimintapa on ajan tasalla. Varmista, että yrityksen johto on sitoutunut tähän toimintatapaan ja sen käytännön toteutukseen ja että se reagoi tarvittaessa toimintatapaa koskeviin rikkomuksiin. Järjestä yrityksesi henkilöstölle säännöllisesti lakien ja säädösten noudattamiseen liittyvää koulutusta. Ota käyttöön ja ylläpidä yrityksesi päätöksentekoa, johtamista, riskienhallintaa, valvontaa ja tiedonkulkua ohjaava toimintajärjestelmä, joka määrittelee tarvittavat ohjeet, prosessit ja toimintatavat yrityksellesi asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ota huomioon toimintajärjestelmäsi määrittelyssä yrityksesi koko, toimiala ja maantieteellinen toiminta-alue. Jos havaitset Toimintaohjeeseen kirjattujen vaatimusten ja sovellettavien lakien ja säädösten välisiä tai muita ristiriitoja, kerro niistä viipymättä UPM:lle, jotta voimme yhdessä ryhtyä toimenpiteisiin epäkohtien korjaamiseksi. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 5

6 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA 6 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

7 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA 2. Ihmisten ja ihmisoikeuksien kunnioittaminen UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu noudattamaan Yhdistyneiden kansakuntien ihmisoikeuksien julistuksen määrittelemiä ihmisoikeuksia, Kansainvälisen työjärjestön (ILO) perussopimuksia sekä YK:n Global Compact -aloitteen kymmentä periaatetta kunnioittamaan yleismaailmallisia ihmisoikeuksia, kuten ajattelun, mielipiteen, ilmaisun, uskonnon ja rauhanomaisen kokoontumisen vapautta sekä sitä, ettei ketään syrjitä esimerkiksi rodun, iän, kansallisuuden, sukupuolen tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella kunnioittamaan ILO:n perussopimuksia ja paikallista lainsäädäntöä koskien työaikaa ja palkkaa sen varmistamiseksi, ettei missään toimittajan/kolmannen osapuolen toimipaikoissa tai toiminnoissa käytetä pakko- tai lapsityövoimaa missään muodossa eikä palveluksessa ole alle 15-vuotiaita työntekijöitä; mikäli pakko- tai lapsityövoiman käyttöä havaitaan, toimittajan tai kolmannen osapuolen on ilmoitettava siitä heti UPM:lle ja korjattava asia UPM:n hyväksymien periaatteiden mukaisesti UPM:n toimintatapa UPM on sitoutunut noudattamaan Yhdistyneiden kansakuntien ihmisoikeuksien julistuksen määrittelemiä ihmisoikeuksia. UPM edistää henkilöstön hyvinvointia ja terveyttä. UPM pyrkii vastuullisella johtamisella sitouttamaan ja osallistamaan henkilöstöään kaikilla organisaation tasoilla. Lue lisää YK:n Global Compact -aloitteen 10 periaatetta YK:n kestävän kehityksen tavoitteet huolehtimaan työntekijöiden, vierailijoiden ja muiden toimintansa vaikutuspiirissä olevien henkilöiden terveydestä ja turvallisuudesta noudattamaan UPM:n turvallisuusvaatimuksia työskennellessään tai vieraillessaan UPM:n tiloissa sekä suorittamaan vaadittavan turvallisuuskoulutuksen. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 7

8 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA Käytännön esimerkkejä Varmista, että yrityksessäsi kohdellaan henkilöstöä tasavertaisesti kaikissa tilanteissa (kuten rekrytointi, palkkiot ja etuudet) ja ettei ketään syrjitä rodun, iän, kansalaisuuden, sukupuolen, seksuaalisen suuntautumisen, kielen, uskonnon, poliittisten tai muiden mielipiteiden, sosiaalisen taustan, varallisuuden, syntyperän tai muun aseman perusteella (ILO:n yleissopimukset nro 100 ja nro 111). Varmista, että yrityksesi työntekijöillä on järjestäytymisvapaus ja kollektiivinen neuvotteluoikeus (ILO:n yleissopimus nro 98). Osallistu ja anna muiden osallistua Suojaa yrityksesi työntekijöitä työn aiheuttamilta sairastumisilta, taudeilta ja tapaturmilta kiinnittämällä huomiota työoloihin ja työaikaan (ILO:n yleissopimus nro 155). Varmista, että yrityksesi työntekijöillä on maksutta käytettävissään tarvittavat työturvallisuutta edistävät välineet ja henkilökohtaiset suojaimet ja että niitä käytetään asianmukaisesti (ILO:n yleissopimus nro 155). Varmista, ettei yrityksesi palveluksessa ole alle 15-vuotiaita lapsia. Mikäli yrityksessäsi on vuotiaille soveltuvaa työtä, määritä tämän ikäryhmän työntekijöille soveltuvat työtehtävät ja työajat (ILO:n yleissopimukset nro 138 ja nro 182). Varmista, ettei yrityksesi käytä pakkotyövoimaa missään muodossa (ILO:n yleissopimukset nro 29 ja nro 105). Työn voidaan katsoa olevan pakkotyötä mikäli henkilö pakotetaan tekemään työtä psyykkisen tai fyysisen uhan alaisena henkilö pakotetaan tekemään työtä lainaa tai takavarikoitua omaisuutta, kuten passia tai henkilökorttia, vastaan työnantaja omistaa henkilön tai hallitsee tätä tavallisesti psyykkisellä tai fyysisellä väkivallalla tai sen uhalla henkilön ihmisarvoa ei kunnioiteta tai häntä kohdellaan kauppatavarana tai ostetaan ja myydään kuin omaisuutta henkilöön kohdistetaan fyysisiä rajoituksia tai hänen liikkumistaan rajoitetaan henkilö pakotetaan tekemään päivittäin, viikoittain tai kuukausittain kohtuuton määrä työtunteja ilman sovellettavissa laeissa tai työehtosopimuksissa määriteltyjä taukoja. 8 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

9 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA Käytännön esimerkkejä Varmista, että UPM:n tiloissa työskentelevät tai vierailevat yrityksesi työntekijät tuntevat UPM:n työturvallisuusmääräykset ja että heille annetaan tehtävä- ja yksikkökohtainen työturvallisuuskoulutus. Työturvallisuusvaatimusten perusteet esitellään UPM:n turvallisuusperehdytystyökalussa. Tietyt työtehtävät edellyttävät hyväksytysti suoritettua työturvallisuuskoulutusta jo ennen tehdasalueelle saapumista. Lisätietoja saat tutustumalla seuraaviin kansainvälisiin sopimuksiin ja julistuksiin sekä UPM:n ohjeisiin. ILO:n yleissopimukset Ammatillinen järjestäytymisvapaus ja ammatillisen järjestäytymisoikeuden suojelu (nro 87) Järjestäytymisoikeuden ja kollektiivisen neuvotteluoikeuden periaatteiden soveltaminen (nro 98) Pakollinen työ (nro 29) Pakkotyön poistaminen (nro 105) Työhön pääsemiseksi vaadittava vähimmäisikä (nro 138) Lapsityön pahimpien muotojen kieltäminen ja välittömät toimet niiden poistamiseksi (nro 182) Samanarvoisesta työstä miehille ja naisille maksettava sama palkka (nro 100) Työmarkkinoilla ja ammatin harjoittamisen yhteydessä tapahtuva syrjintä (nro 111) Työturvallisuus ja -terveys sekä työympäristö (nro 155) sekä yleissopimukseen nro 155 liittyvä pöytäkirja: Työturvallisuus ja -terveys YK:n Global Compact -aloitteen kymmenen periaatetta YK:n ihmisoikeuksien julistus UPM:n turvallisuusperehdytys UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 9

10 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA 3. Toiminnan ympäristövaikutukset ja tuoteturvallisuus UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu minimoimaan haitalliset ympäristövaikutukset maaperään, vesistöihin, luonnon monimuotoisuuteen ja ilmaan käsittelemään lain ja valmistajan ohjeiden mukaisesti kaikki jätteet (ml. vaaralliset jätteet), jotka syntyvät toimittajan tai kolmannen osapuolen omasta toiminnasta tai tuotteista tai sen hallinnassa olevasta asiakkaan omaisuudesta. UPM:n toimintatapa UPM noudattaa sovellettavia ympäristölakeja. Ymmärrämme, että toiminnallamme on ilmaan, veteen, maahan ja luonnon monimuotoisuuteen kohdistuvia ympäristövaikutuksia, jotka pyrimme minimoimaan. Toiminnastamme aiheutuvia suoria ja epäsuoria ympäristövaikutuksia ja -kuormitusta mitataan ja arvioidaan jatkuvasti. 10 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

11 HENKILÖSTÖ JA TOIMINTA Käytännön esimerkkejä Määritä ja arvioi yrityksesi toiminnan ympäristövaikutukset. Varmista, että yrityksesi hallitsee toiminnastaan aiheutuvat merkittävät ympäristövaikutukset sekä tavanomaisissa että poikkeuksellisissa olosuhteissa. Varmista, että yritykselläsi ja sen alihankkijoilla on vaadittavat jätteisiin, ilmaan, vesistöihin, kemikaaleihin ja meluun liittyvät ympäristöluvat. Huolehdi, että yrityksesi ilmaan, maaperään ja vesistöihin tuottamat päästöt ja jätekuormat mitataan ja tulokset tallennetaan. Varmista, että yrityksesi valmistamat tuotteet täyttävät sekä lakisääteiset että UPM:n tuoteturvallisuusvaatimukset. Varmista, että kaikki yrityksesi käyttämät materiaalit ja raaka-aineet ovat peräisin laillisista lähteistä. Huolehdi, että yrityksessäsi on käytössä asianmukaiset kemikaalien ja muiden vaarallisten aineiden käsittelyyn liittyvät prosessit ja toimintatavat, joilla estetään kyseisten aineiden vuodot. Raportoi kaikki poikkeamat ja vuodot välittömästi UPM:lle. Huolehdi, että kaikki jätteet (ml. vaaralliset jätteet), jotka syntyvät yrityksesi toiminnasta tai tuotteista tai sen hallinnassa olevasta asiakkaan omaisuudesta, käsitellään yrityksesi toimintaan sovellettavien lakien mukaisesti. Tämä koskee myös kaikkia elinkaarensa loppuun tulevia tuotteita ja jätteeksi luokiteltavia tuotteita. Huolehdi, että yrityksessäsi on määritelty toimintatavat, joilla voidaan varmistaa jätteenkäsittelyä koskevien velvoitteiden noudattaminen. Pyri jatkuvasti vähentämään toiminnastasi aiheutuvan jätteen määrää ja etsi uusia kierrätysvaihtoehtoja. Varmista, että yritykselläsi on käytössä asianmukainen ympäristöjärjestelmä (EMS). UPM:n suositus on, että ympäristöjärjestelmä on yleisesti hyväksytyn ympäristöstandardin, kuten ISO 14001:n, mukainen. Varmista, että yrityksesi noudattaa lakisääteisiä ja UPM:n asettamia materiaalirajoituksia. Huolehdi, että yrityksessäsi ylläpidetään kattavaa tietokantaa yrityksesi käyttämistä raaka-aineista, kuten kemikaaleista ja yhdisteistä. Vähennä, käytä uudelleen ja kierrätä! UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 11

12 LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA 4. Nollatoleranssi korruption ja lahjonnan suhteen UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu siihen, ettei missään olosuhteissa suoraan tai epäsuorasti maksa, anna, tarjoa tai hyväksy lahjusta virkamiehille tai yksityishenkilöille siihen, ettei missään olosuhteissa suoraan tai epäsuorasti vastaanota, pyydä tai hyväksy lahjusta miltään osapuolelta välttämään kaikkea sellaista toimintaa, joka voisi edes luoda vaikutelman lahjonnasta, korruptiosta tai muusta kielletystä toiminnasta ylläpitämään riittäviä menettelytapoja korruption ja lahjonnan estämiseksi toiminnassaan ilmoittamaan UPM:lle heti, jos UPM:n henkilöstön keskuudessa havaitaan korruptiota tai lahjontaa missään muodossa. UPM:n toimintatapa UPM:llä on korruption ja lahjonnan suhteen ehdoton nollatoleranssi. Emme missään olosuhteissa tarjoa tai maksa lahjuksia virkamiehille tai yksityishenkilöille. Emme myöskään koskaan pyydä emmekä hyväksy lahjuksia. Käytännön esimerkkejä Älä anna, tarjoa, pyydä tai vastaanota mitään sellaisia arvokkaita lahjoja tai palveluksia, joiden tarkoituksena on vaikuttaa sopimattomasti liiketoimintapäätökseen tai muuten tuottaa jommallekummalle osapuolelle sopimatonta liiketoimintahyötyä. Tämä on kiellettyä sekä suoraan että epäsuorasti eli puolestasi toimivan kolmannen osapuolen kautta. Arvokas lahja tai palvelus on käsitettävä laajasti, ja se voi olla mikä tahansa maksu, laina, hinnanalennus, poliittinen tai hyväntekeväisyyteen tehty avustus tai lahjoitus, korvaus, lahja, lahjakortti, ateria, kestitseminen, työ- tai harjoittelupaikka, liiketoimintamahdollisuus, palvelu tai muu etu. 12 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

13 LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA Käytännön esimerkkejä Ei kompromisseja, poikkeuksia tai tekosyitä! Virkamiesten suhteen korruptiota ja lahjontaa koskevat säännöt ovat vieläkin tiukemmat, ja pientäkin virkamiehelle tarjottua tai annettua etua voidaan pitää lahjuksena. Termi virkamies käsitetään korruptionvastaisessa lainsäädännössä hyvin laajasti. Se voi tarkoittaa ketä tahansa virkailijaa, työntekijää, toimihenkilöä, edustajaa, ehdokasta tai viranhakijaa missä tahansa valtionhallintoon kuuluvassa ministeriössä, virastossa, yksikössä, valtion omistamassa tai hallinnoimassa yrityksessä, tai kunnan, seurakunnan, poliittisen puolueen tai kansainvälisen julkisen organisaation palveluksessa. Älä tarjoa, anna tai hyväksy kohtuuttomia lahjoja, vieraanvaraisuutta, aterioita, matkoja tai kestitystä, joiden tarkoituksena on vaikuttaa liiketoimintapäätöksiin tai saada etuoikeutettua kohtelua tai jotka voivat luoda vaikutelman kielletystä toiminnasta. Pidä kirjaa kaikkiin lahjoihin, vieraanvaraisuuteen, aterioihin, matkoihin ja kestitykseen liittyvistä kuluista. Huolehdi, että yrityksesi ylin johto on sitoutunut nollatoleranssiin korruption ja lahjonnan suhteen ja viestii sen sisäisesti ja ulkoisesti. Huolehdi, että yrityksessäsi on olemassa korruption ja lahjonnan vastaiset toimintatavat (mikä tarkoittaa mm. toimintaohjeita, koulutusta ja kannustamista väärinkäytösten raportointiin), jotka on mitoitettu sen mukaan, millainen riski yritykselläsi on kohdata korruptiota ja lahjontaa. Arvioi säännöllisesti yritykseesi kohdistuvia sisäisiä ja ulkoisia korruptio- ja lahjontariskejä ja dokumentoi ne. Tee yrityksesi puolesta toimivia toimittajia ja kolmansia osapuolia koskeva riskiarviointi, velvoita heidät sopimuksen nojalla noudattamaan korruptiota ja lahjontaa koskevia säännöksiä ja valvo velvoitteen noudattamista. Varmista viestinnällä ja koulutuksella, että yrityksesi työntekijät ovat tietoisia korruptiota ja lahjontaa koskevasta nollatoleranssista ja että he ovat sitoutuneet siihen. Valvo ja arvioi yrityksesi korruption ja lahjonnan vastaisia toimintatapoja ja kehitä niitä tarpeen mukaan. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 13

14 LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA 5. Liiketoiminnan läpinäkyvyys UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli vakuuttaa, että se on asianmukaisesti perustettu ja sovellettavien lakien mukaisesti olemassa oleva oikeushenkilö sillä on oikeus harjoittaa liiketoimintaa, solmia sopimuksia UPM:n kanssa ja toimia niiden mukaisesti se ylläpitää voimassa olevaa, asianmukaista vastuuvakuutusta ja riittävää vakuutusturvaa hyvämaineisessa vakuutusyhtiössä koskien vastuita, jotka voivat vaikuttaa UPM:ään se tuntee toimintaansa koskevat riskit, on ottanut käyttöön riittävät menettelytavat riskien minimoimiseksi ja ilmoittaa UPM:lle heti, mikäli näillä riskeillä voi olla vaikutusta UPM:n liiketoimintaan se noudattaa sovellettavaa verolainsäädäntöä ja maksaa kaikki vaaditut verot ja muut viralliset maksut viranomaisten määräämällä tavalla se noudattaa kaikkia sovellettavia rahanpesun torjuntaan liittyviä lakeja ja pakotesäännöksiä. Tunne riskisi, tiedä velvollisuutesi 14 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

15 LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA UPM:n toimintatapa Se, että UPM tuntee liikekumppaninsa, vähentää riskiämme joutua tekemisiin laittoman liiketoiminnan kanssa. Tämän vuoksi valitsemme liikekumppanimme huolellisesti ja edellytämme, että he noudattavat liiketoiminnassaan voimassa olevia lakeja ja tätä Toimintaohjetta. Pyrimme noudattamaan kaikkia liiketoimintaamme koskevia rahanpesun torjuntaan liittyviä lakeja ja pakotesäännöksiä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että seuraamme yhteistyökumppaniemme toimintaa varmistaaksemme, ettemme toimi pakotelistalla olevien tahojen kanssa. Tarvittavat lisätarkastukset tehdään muiden vaatimuksenmukaisuusriskien tunnistamiseksi. Käytännön esimerkkejä Varmista, että edustamasi oikeushenkilö on asianmukaisesti rekisteröity. Varmista, että yritykselläsi on kaikki sen liiketoiminnan edellyttämät ja sopimusten tekemiseen tarvittavat luvat ja lisenssit ja että ne ovat aina ajan tasalla. Varmista, että yritykselläsi on asianmukainen vastuuvakuutus ja riittävä vakuutusturva hyvämaineisessa vakuutusyhtiössä, joka pystyy kattamaan yrityksesi vastuut. Huolehdi, että yrityksessäsi tehdään säännöllisesti kattava riskiarviointi sen liiketoimintaan kohdistuvien riskien tunnistamiseksi. Varmista, että yrityksessäsi ryhdytään johdonmukaisesti riskien edellyttämiin toimiin ja että yrityksessäsi on käytössä riskien hallintaan tarvittavat suojamekanismit. Huolehdi riskien ja suojamekanismien jatkuvasta seurannasta ja ryhdy tarvittaessa toimenpiteisiin. Ilmoita UPM:lle, mikäli havaitset riskin, joka voi vaikuttaa UPM:n liiketoimintaan. Näin voimme yhdessä ryhtyä toimenpiteisiin kyseisen riskin hallitsemiseksi tehokkaasti ja ennaltaehkäisevästi. Varmista, että yrityksesi tuntee siihen sovellettavan verolainsäädännön sekä sen toimintaan liittyvät vero- ja muut viralliset maksuvelvoitteet. Ehkäise veronkiertoon liittyvät toimet esim. asianmukaisella valvonnalla. Estä rahanpesu yrityksesi toiminnassa muun muassa selvittämällä liikekumppaneidesi taloudellinen asema ja taustat. Selvitä kansainvälisistä pakotesäännöksistä johtuvat kaupparajoitteet ja noudata niitä. Varmista pakotelistojen avulla, ettei yrityksesi tee kauppaa pakotteiden alaisten tahojen kanssa. Ryhdy tarvittaessa myös muihin valvontatoimiin lainmukaisuuteen liittyvien riskien tunnistamiseksi ja vähentämiseksi esimerkiksi tietyillä maantieteellisillä alueilla. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 15

16 LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA 16 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

17 6. Kilpailulakien noudattaminen LAINMUKAISUUS JA EETTISYYS LIIKETOIMINNASSA UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu noudattamaan kaikkia sovellettavia kilpailulakeja eikä osallistu kilpailua rajoittaviin sopimuksiin, kauppatapoihin tai tapaamisiin asiakkaiden, jakelijoiden, toimittajien tai muiden liikekumppanien kanssa, eikä myöskään osallistu mihinkään muuhun kilpailua rajoittavaan toimintaan. UPM:n toimintatapa Noudatamme kaikessa toiminnassamme kilpailuun sovellettavia lakeja ja säädöksiä. Kilpailulainsäädäntöä noudattamalla varmistamme, ettemme tee kilpailua rajoittavia sopimuksia tai ryhdy muihin kilpailua rajoittaviin toimenpiteisiin. Lakien noudattaminen on menestyksen perusta Käytännön esimerkkejä Älä osallistu hinta- tai tarjouskartelleihin, markkina-alueiden tai asiakkaiden jakamiseen, boikotteihin tai tuotannon rajoituksiin yrityksesi kilpailijoiden kanssa. Älä ilmaise tai luovuta arkaluontoisia tietoja yrityksesi kilpailijoille tai vaihda tällaisia tietoja kilpailijoiden kanssa kilpailulakien vastaisesti. Toimi kilpailulakien mukaisesti, kun olet yhteydessä tai teet sopimuksia kilpailijoiden kanssa tai kun osallistut teollisuusjärjestöjen tai ammatillisten yhdistysten toimintaan. Ota huomioon, että tietyt sopimusehdot, kuten jälleenmyyntirajoitukset, jälleenmyyntihinnasta sopiminen ja yksinoikeuksiin liittyvät järjestelyt, saattavat edellyttää lakimiehen arviota. Jos yritykselläsi on määräävä markkinaasema, sitä ei saa käyttää väärin. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 17

18 OMAISUUS 7. Omaisuuden ja tiedon suojeleminen UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu käsittelemään UPM:n omaisuutta huolellisesti suojelemaan UPM:n luottamuksellista tietoa luvattomalta käytöltä ja ilmitulolta olemaan julkaisematta mitään UPM:ää koskevia ilmoituksia, lehdistötiedotteita tai muita julkisia tiedoksiantoja ilman UPM:n hyväksyntää kunnioittamaan muiden immateriaalioikeuksia välttämään kaikkia eturistiriitoja UPM:n kanssa ja ilmoittamaan UPM:lle välittömästi, mikäli sellaisia esiintyy. UPM:n toimintatapa UPM:n henkilöstö käsittelee jokapäiväisessä työssään UPM:n ja sen liikekumppaneiden omaisuutta ja luottamuksellista tietoa. Tämän tulee tapahtua huolellisesti. UPM:n henkilöstö ei käytä yrityksen omaisuutta tai muiden työntekijöiden työpanosta omaksi hyväkseen UPM:n etujen vastaisesti. Lisäksi UPM huolehtii tietoturvasta ja luottamuksellisten tietojen salassapidosta asianmukaisesti ja käsittelee henkilötietoja soveltuvien lakien ja UPM:n etujen mukaisesti. Pörssiyhtiönä UPM:n tulee huolehtia siitä, että kaikki sen julkiset tiedotteet ovat arvopaperimarkkinalakien ja -sääntöjen mukaisia. Väärinkäytösten ehkäisemiseksi sisäpiirin kaupankäyntiä sekä sisäpiiritiedon paljastamista ja muunlaista hyödyntämistä on rajoitettu. 18 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

19 OMAISUUS Käytännön esimerkkejä Älä käytä UPM:n omaisuutta tai tietoja omaksi hyödyksesi. Varmista tietojen luottamuksellisuuden säilyminen ja tietoturva asianmukaisilla salassapitosopimuksilla ja muilla turvajärjestelyillä. Tämä koskee esimerkiksi UPM:n liikesalaisuuksia, kuten hintoja, tuotanto- ja myyntimääriä, reseptejä, jne). Varmista myös, että luottamuksellisia tietoja annetaan vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on luovutettu. Älä keskustele luottamuksellisista asioista julkisilla paikoilla tai sosiaalisessa mediassa. Varmista, että yrityksesi henkilöstö ja liikekumppanisi tuntevat yrityksesi salassapitokäytännöt ja ohjeistukset ja noudattavat niitä. Varmista myös, että yrityksesi pystyy osoittamaan esimerkiksi, että salassapitokäytännöistä on tiedotettu henkilöstölle ja sille on myös annettu tarvittava koulutus salassapitokäytäntöihin liittyen. Estä, suojaa, ole tarkkana! Varmista luottamuksellisten tietojen suojaaminen ja yrityksesi kyberturvallisuus asianmukaisilla IT-työkaluilla ja tietoturvakäytännöillä. Käsittele ja säilytä kaikki henkilötiedot yritystäsi koskevien lakien mukaisesti. Käsittele huolellisesti UPM:n immateriaalioikeuksia, kuten keksintöjä, patentteja, tavaramerkkejä ja domain-nimiä. Varmista, että yrityksesi tuotteet ja palvelut eivät riko minkään kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia. Eturistiriita UPM:n kanssa syntyy, jos toimittajan tai kolmannen osapuolen ja UPM:n edut ovat ristiriidassa keskenään. Vältä sellaisia tilanteita ja ilmoita UPM:lle välittömästi, mikäli sellaisia ilmaantuu, jotta mahdolliset ristiriidat voidaan ratkaista yhteistyössä. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 19

20 HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT 20 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

21 8. Vastuullinen hankinta HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu tuntemaan ja valitsemaan liikekumppaninsa huolellisesti ja siten tunnistamaan ja ehkäisemään riskit laittomaan liiketoimintaan sekaantumiseen tai tämän Toimintaohjeen rikkomiseen liittyen ylläpitämään aukottomia ja täsmällisiä tietoja kaikista liiketapahtumista edistämään tämän Toimintaohjeen vaatimusten noudattamista omassa toimitusketjussaan. Käytännön esimerkkejä Sitoudu julkisesti eettiseen liiketoimintaan. Aseta liikekumppaneillesi, jotka liittyvät UPM:n liiketoimintaan, tätä Toimintaohjetta vastaavat vaatimukset. Kerro nämä vaatimukset avoimesti näille liikekumppaneille. UPM:n toimintatapa UPM on sitoutunut vastuulliseen hankintaan ja odottaa liikekumppaneidensa noudattavan sovellettavia lakeja ja UPM:n Toimintaohjeessa (UPM Code of Conduct) mainittuja periaatteita. UPM:n Toimintaohjeessa toimittajille ja kolmansille osapuolille määritetään ne vaatimukset, joita kaikkien toimittajien ja kolmansien osapuolien on noudatettava ja edistettävä omassa toimitusketjussaan. Tunnetko liikekumppanisi? UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 21

22 HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT Käytännön esimerkkejä Arvioi liikekumppaneihisi liittyviä riskejä työntekijöiden oikeuksien ja ihmisoikeuksien, lahjusten- ja korruptionvastaisen toiminnan, materiaalien tai palveluiden laadun, ympäristöpäästöjen ja muun lainmukaisuuden kannalta. Voit esimerkiksi tehdä potentiaaliselle yhteistyökumppanillesi riskiarvioinnin ennen yhteistyön aloittamista ja auditoida sen toimintaa sopimuksen voimassaoloaikana. Varmista pakotelistoja hyväksi käyttäen, etteivät yrityksesi liikekumppanit ole kauppapakotteiden alaisia. Pidä tarkkaa kirjaa kaikista liiketapahtumista, jotta voit tarvittaessa todistaa niiden lainmukaisuuden. Viranomaiset saattavat edellyttää tätä esimerkiksi rahanpesun torjuntaan liittyvässä tai korruptionvastaisessa tutkinnassa. Vaadi liikekumppaneiltasi kirjallinen sitoumus siitä, että he noudattavat lakeja ja erityisesti lahjusten- ja korruptionvastaisia menettelytapoja. Valvo vaatimusten täyttymistä ja pidätä itselläsi oikeus tehdä säännöllisiä toimittaja-arviointeja ja riskipohjaisia auditointeja. 22 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

23 HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT Käytännön esimerkkejä Tue liikekumppaneitasi aktiivisesti vastuullisten liiketoimintakäytäntöjen kehittämisessä. Seuraa liikekumppaneidesi toiminnan ympäristövaikutuksia sekä sitä, miten he toimivat esimerkiksi pakko- tai lapsityövoiman ehkäisemiseksi. Apuna voi käyttää esimerkiksi riskipohjaista tarkastusohjelmaa. Ryhdy toimenpiteisiin, jos väärinkäytöksiä esiintyy. Tarkasta yrityksesi toimitusketjun toimijoiden luottokelpoisuus ja taloudellinen tilanne säännöllisesti. Älä hyväksy käteismaksuja tai niihin rinnastettavia maksuja ilman, että varmistat toimivasi yrityksesi määrittämien asianmukaisten käytäntöjen mukaisesti. Kiinnitä huomiota hälytysmerkkeihin, joita ovat esimerkiksi monimutkaiset tai epätavalliset maksujärjestelyt, monelta eri taholta tulevat maksut, pyynnöt ohjata maksu ulkopuoliselle tilille tai kolmannelle osapuolelle sekä epätavallisen suuret tilauserät, joille ei ole selkeää liiketoiminnallista syytä. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 23

24 HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT 9. Vuorovaikutus sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sitoutuu viestimään sidosryhmiensä kanssa avoimesti ja läpinäkyvästi ja edistämään vuoropuhelua heidän kanssaan vaikuttamaan positiivisesti paikallisyhteisöjen hyvinvointiin ja kehitykseen aina, kun se on mahdollista varmistamaan, että yhteistyö paikallisviranomaisten kanssa ei riko korruptiota koskevia lakeja ja noudattaa tämän Toimintaohjeen periaatteita. 24 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

25 HANKINTAKETJU JA MUUT SIDOSRYHMÄT UPM:n toimintatapa Haluamme ymmärtää sidosryhmäkohtaisia odotuksia paremmin ja keskustella eri sidosryhmien kanssa tavoitteistamme, liiketoimintaperiaatteistamme ja meihin kohdistuvista haasteista. Kunnioitamme erilaisia mielipiteitä ja siksi pyrimme ylläpitämään vuoropuhelua sidosryhmiemme ja meitä ympäröivien yhteisöjen kanssa. Osallistumme paikallisyhteisöjen kehittämiseen erilaisten hankkeiden ja projektien kautta. Projekteihin ja hankkeisiin liittyvässä (paikallis) viranomaisyhteistyössä toimimme eettisesti ja noudatamme kaikkia sovellettavia korruptionvastaiseen toimintaan liittyviä lakeja sekä yhtiön omia käytäntöjä. Käytännön esimerkkejä Tunnista yrityksesi sidosryhmät ja kuuntele heidän näkemyksiään. Dokumentoi mahdolliset valitukset asianmukaisesti. Tee yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja ole valmis vuoropuheluun. Luo kestävä ja häiriötön liiketoimintaympäristö edistämällä ympäröivien yhteisöjen vakautta. Toimimalla oikein ja oikeissa kanavissa luot varmasti lisäarvoa myös omalle yrityksellesi. Vuoropuhelu sidosryhmien kanssa perustuu luottamukseen UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 25

26 Commitment EPÄKOHTIEN ESIIN to integrity TUOMINEN 10. Lakien ja sääntöjen noudattaminen UPM:n toimittaja/kolmas osapuoli sallii UPM:n tehdä toimipaikkakohtaisia auditointeja, joilla sisäiset tai ulkoiset tarkastajat varmistavat, että tätä Toimintaohjetta noudatetaan vastaa UPM:n kyselyihin annetussa aikataulussa ymmärtää, että UPM katsoo lakien rikkomisen, tämän Toimintaohjeen noudattamatta jättämisen tai epäkohtien korjaamatta jättämisen sopimusrikkomukseksi, joka voi oikeuttaa UPM:n päättämään liikesuhteen toimittajan tai kolmannen osapuolen kanssa antaa työntekijöilleen mahdollisuuden ilmoittaa nimettömästi sääntöjen vastaisesta toiminnasta, ehdottaa parannuksia ja antaa yleistä palautetta. UPM:n toimintatapa Koko UPM:n henkilöstöllä on velvollisuus ylläpitää yrityksen mainetta ja eettisiä standardeja. Lainmukaisen toiminnan tärkeydestä kerrotaan säännöllisesti kaikille UPM:n työntekijöille ja UPM:ää edustaville osapuolille. Väärinkäytösepäilyissä otamme asian käsittelyyn välittömästi, jotta se voidaan korjata mahdollisimman nopeasti. Raportoi väärinkäytöksestä Ilmoittaa UPM:lle välittömästi tämän Toimintaohjeen rikkomuksesta tai sen epäilyistä. Ilmoituksen voi lähettää nimettömästi seuraavien kanavien kautta: Verkossa: Sähköpostitse: Postitse: UPM-Kymmene Oyj Sisäisen tarkastuksen johto/reklamaatio PL Helsinki Suomi UPM käy huolellisesti läpi kaikki ilmoitukset ja käsittelee ne mahdollisimman luottamuksellisesti. 26 UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille

27 EPÄKOHTIEN ESIIN TUOMINEN Käytännön esimerkkejä Anna UPM:lle lupa varmistaa yrityksesi toiminnan läpinäkyvyys ja lainmukaisuus toimipaikkakohtaisilla auditoinneilla. Auditoinnit hyödyttävät molempia osapuolia: UPM saa varmistuksen, että sen liikekumppanit noudattavat UPM:n Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille, ja liikekumppanit saavat palautteen kautta mahdollisuuden kehittää omaa toimintaansa. Varmista, että yrityksessäsi on käytössä helpot ja selkeät, ulkoiset ja sisäiset raportointijärjestelmät, erityisesti koskien ympäristölupia, päästöjä, henkilöstöä ja lahjustenvastaista toimintaa. Varmista, että yrityksesi henkilöstöllä ja ulkoisilla sidosryhmillä on pääsy luotettavaan kanavaan, jonka kautta he voivat ilmoittaa turvallisuuteen tai ihmisoikeuksiin liittyvistä havainnoistaan tai muista väärinkäytöksistä tai jakaa omia kehitysideoitaan. Joissakin tapauksissa henkilöstöllä on rajallinen tai ei lainkaan mahdollisuutta antaa palautetta. Siksi heille on luotava kanava, jonka kautta he voivat antaa palautetta nimettömästi. Henkilöstölläsi on valtava määrä osaamista ja hyviä ideoita, joita kannattaa hyödyntää. Varmista, että yritykselläsi on prosessi palautteen hallintaan ja että yrityksesi henkilöstö tuntee sen. Jos joku raportoi väärinkäytöksestä, varmista, että korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään ja että ratkaisuista kerrotaan kaikille asianosaisille. Joskus toimenpiteisiin on ryhdyttävä nopeasti tapaturmien tai läheltä piti -tilanteiden välttämiseksi. Varmista kuitenkin, että ongelmaan kehitetään samalla myös pitkän aikavälin ratkaisu. Jos UPM:n henkilöstön toiminnassa tai Toimintaohjeen noudattamisessa epäillään tai havaitaan väärinkäytöksiä, niistä voi ilmoittaa joko suoraan UPM:n yhteyshenkilölle tai nimettömästi UPM:n Raportoi väärinkäytöksestä -kanavan kautta. UPM:n Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille 27

28 Published: 3/2017. Copyright: UPM-Kymmene Corporation. The Supplier and Third Party Code is available in several languages. In case of a conflict between the language versions, the English language version prevails.