Työkello Käy ööno o-ohje

Transkriptio

1 Työkello Käy ööno o-ohje

2 Työkellon käy öönoton vaiheet Työkello-työajanseurantajärjestelmän käy ööno o on helppoa ja nopeaa. Seuraamalla tätä ohje a, saat järjestelmän perusasetukset tehtyä ja lai een käy öön. Seuraavat vaiheet pitää tehdä, jo a järjestelmä saadaan käy öön: 1. Leimauslai een asennus, IP-osoi een selvi äminen tai määri äminen 2. Työkello-ohjelmiston asennus PC:lle 3. Perusasetusten määritys Työkello-ohjelmistoon: Leimauslai eet Henkilöryhmät Henkilöt Työkoodit 4. Käy äjä etojen siirto leimauslai eeseen 1. Leimauslai een asennus ja käy ööno o Leimauslaite kytketään sähköverkkoon ja lähiverkkoon mukana toimite avilla kaapeleilla. Lai een takaosassa on irroite ava muovilevy, jonka avulla laite on helppo asentaa seinään. Asennathan lai een aina sisä loihin, kuivaan paikkaan. Laite ei kestä pakkasta, eikä suoraa auringonpaiste a. Kun laite kytketään sähköverkkoon, se menee automaa ses päälle ja on muutaman sekunnin kulu ua valmis vastaano amaan leimauksia. Kun lai een ruudulla lukee Leimaus sisään toimi alla olevan ohjeen mukaan saadaksesi selville lai een verkkoosoi een (ip-osoite). Tarvitset osoite a ohjelmiston käy öönotossa. Jos käytät laite a ilman verkkoyhtey ä, lue erillinen kappale Leimauslai een käy ö USBmuis kulla. HUOM! Leimauslai een asetusten muu aminen tai nollaus voi sekoi aa lai een toiminnan. Ethän tee muutoksia leimauslai een asetuksiin lai een valikoissa! Leimauslai een hallinta Leimauslai een valikoissa liikutaan nuolinäppäimillä (F2 ja F3). OK-näppäimellä (F4) valitaan halu u kohta ja ESC-näppäimellä (F1) peruutetaan takaisinpäin. Tässä ohjeessa laitevalikoita kuvataan pystyviivalla ( ). Pystyviiva tarkoi aa siis seuraavaan valikkoon siirtymistä OK-napilla.

3 Lai een IP-osoi een selvi äminen Laite hakee automaa ses ip-osoi een verkosta. Jos osoite a ei ole saatavilla se voidaan myös määri ää käsin (ks. seuraava kappale). Lai een saaman ip-osoi een saa selville näin: 1. Paina lai een Menu-näppäintä. Laite pyytää pääkäy äjän kor a 2. Näytä lai eelle mukana tullu a pääkäy äjäkor a niin pääset valikkoon 3. Valitse valikosta Asetukset Yhteys IP-osoite 4. Kirjoita ip-osoite muis in ja paina si en ESC-nappia rii ävän monta kertaa palataksesi perus laan. Kun sinulla on lai een IP-osoite edossa, voit siirtyä asentamaan pchallintasovellusta. Lai een IP-osoi een määri äminen käsin Jos lai een ip-osoite on automaa sen haun jälkeen se ei ole saanut osoite a verkosta. Määritä osoite siinä tapauksessa käsin: 1. Paina lai een Menu-näppäintä. Laite pyytää pääkäy äjän kor a 2. Näytä lai eelle mukana tullu a pääkäy äjäkor a niin pääset valikkoon 3. Valitse valikoista Asetukset Yhteys IP-osoite 4. Kirjoita ip-osoite en sen osoi een päälle (F3 vie seuraavaan numerosarjaan) ja paina OK (F4) 5. Paina ESC (F1), OK (F4) ja vielä kaksi kertaa ESC tallentaaksesi osoi een. 2. Ohjelmiston asennus Työkello työajanseuranta perustuu edellä kuva uun leimauslai eeseen sekä sen ohjaamiseen tarkoite uun PC-sovellukseen. PC-sovellus asennetaan mukana seuraavalta medialta (CD tai muis kku). Ohjelma asennetaan pc:lle käynnistämällä asennusohjelma ylläpitäjän oikeuksilla (setup.exe) ja seuraamalla sen ohjeita. Hallintaohjelma on tehty Microso in uusimmilla työkaluilla ja se tarvitsee Microso.NET 4.0 ympäristön. Asennusohjelma osaa asentaa myös tarvi avat lisäsovellukset. Hyväksy niiden asennus tai sovellus ei toimi oikein.! Asennusohjelman käy ö ja sovelluksen ensimmäinen käynnistyskerta vaa vat pc:n ylläpitäjäoikeudet.

4 HUOM! Useat virustorjunta- ja palomuurisovellukset varoi avat asennusohjelmista ja kysyvät lupaa niiden sallimiseen. Jo a Työkello sovellus toimisi oikein, sallithan sen toiminnan palomuuri/virustorjuntasovelluksessa. Asennuksen jälkeen Työkello löytyy sekä Käynnistä-valikosta, e ä työpöydältä pikakuvakkeena. 3. Perusasetusten määri äminen Leimauslai een käy ö edelly ää perusasetusten määri ämistä. Ennen leimausten tekoa pitää tehdä seuraavat vaiheet: 1. Määritä leimauslai eiden asetukset 2. Perusta henkilöryhmät (Perus edot Henkilöryhmät) 3. Perusta henkilöt (Perus edot Henkilöt) 4. Perusta työkoodit tarvi aessa 5. Siirrä henkilö edot leimauslai eisiin Näiden vaiheiden jälkeen voit aloi aa leimauslai een käytön ja noutaa rapor eja. Kaikki edellä mainitut vaiheet on kuva u tässä oppaassa. Kun käynnistät PC-sovelluksen ensimmäistä kertaa, sovellus luo pohja etokannan ja kertoo sen hakemistopolun. Huolehdithan etokannan varmuuskopioinnista! Ohjeet toiseksi viimeisellä sivulla. Kaikissa perus eto-ikkunoissa on samanlainen käy ölogiikka ja napit etueiden muokkaamiseen. Nuolinapeilla voit liikkua etueissa, + -napilla lisätä uuden ja punaisella ras lla poistaa. Levykkeen kuva tallentaa tehdyt muutokset. Leimauslai eet Jo a edonsiirto PC-sovelluksen ja leimauslai eiden välillä onnistuisi, sinun pitää määri ää lai eiden asetukset. Perus edot-valikosta löytyy kohta Leimauslai eet, josta pääsee lisäämään, poistamaan ja muu amaan leimauslai eiden asetuksia. Samassa järjestelmässä voi olla useita leimauslai eita, joista edot noudetaan. Sarjanumero ken ään voit syö ää leimauslai een pohjasta löytyvän sarjanumeron. Kun käytössä on vain yksi laite, numerolla ei ole merkitystä (voit myös syö ää siihen vaikka ykkösen).

5 Yhteystapa pudotusvalikosta valitaan leimauslai een edonsiirtotapa. Kun laite on samassa verkossa PC:n kanssa niin valitaan Lähiverkkoyhtes. Jos halutaan käy ää USB -muis kkua edonsiirtoon, valitaan USB-muis kku. Lai een IP-osoite ken ään kirjoitetaan lai een ip-osoite (muodossa ). Tiedostopolku ken ään kirjoitetaan USB-muis kun edostopolku silloin kun sitä käytetään edonsiirrossa ( muodossa E:\ ). Pääkäy äjän RFID ken ään kirjoitetaan pääkäy äjän kor n RFID-tunnusnumero. Pääkäy äjäkor a ei voi käy ää leimaamiseen, ainoastaan asetusten muu amiseen. Muista täy ää ensimmäiset 10 merkkiä! Kellonajan päivitys PC:ltä toiminto pitää leimauslai een kellon ajassa pc:n kellon kanssa. Työkoodin kysely käytössä toiminto mahdollistaa työkoodien keräämisen leimauksen yhteydessä. Automaa nen ip-osoite (DHCP) toiminto mahdollistaa ip-osoi een automaa sen haun. Jos tämä ei ole käytössä, ip-osoite pitää syö ää lai een asetuksiin käsin. Muista tallentaa muutokset painamalla tallennusnappia! Henkilöryhmät Leimauslai een käy äjät voidaan jakaa henkilöryhmiin. Ryhmiä käytetään rapor en tulostamisessa rajauksena, rapor t voidaan tulostaa halu uun ryhmään kuuluvista henkilöistä. Henkilöryhmille annetaan numero ja nimi, jotka näkyvät rapor eja tuloste aessa. Ryhmiä ei käytetä leimaamisessa. Henkilöt Käy äjien henkilö etoja ylläpidetään Perus edot Henkilöt toiminnossa. Henkilö etoihin syötetään henkilönumeron ja nimen lisäksi mahdollinen ryhmä eto sekä RFID-leimaustunnisteen sarjanumero. Lisäksi henkilö etoihin voidaan syö ää henkilön numero tai tunnus palkanlaskennassa tai muussa ulkoisessa järjestelmässä. Muista täy ää sekä etu e ä sukunimi kaikille käy äjille! Henkilönumero on aina numeroita, välillä RFID-tunnistenumero on tärkeä leimauksen onnistumisen kannalta, tarkistathan e ä se on oikein.

6 Työkoodit Jos leimaukset halutaan kohdistaa esimerkiksi kustannuspaikalle tai projek numerolle, käytetään työkoodeja. Kun työkoodit on ak voitu leimauslai eelle, laite kysyy aina leimauksen yhteydessä työkoodia. Koodia ei ole pakko antaa leimausta tehdessä. Työkoodien perusteella voidaan tulostaa rapor eja työajasta työkoodei ain. 4. Tiedonsiirto pc-sovelluksen ja leimauslai een välillä Työkello työajanseurannan leimauslaite toimii itsenäisenä leimauspää eenä, joka kerää leimaus etoja omaan varmenne uun muis insa. Huom! Jo a edonsiirto toimisi, pitää leimauslaiteasetusten olla määrite y. Palomuurisovellukset voivat häiritä edonsiirtoa, varmistathan e ä palomuurisi sallii liikenteen pc-sovelluksen ja leimauslai een välillä. Sovellus käy ää liikennöin in por a Käy äjä etojen siirto leimauslai eeseen Valitse päävalikosta Tiedonsiirto Päivitä käy äjä edot lai eisiin. Tämä toiminto siirtää ja päivi ää ohjelmaan perustetut henkilö edot leimauslai eeseen. Leimausavaimenperät toimivat vasta tämän toimenpiteen jälkeen. Leimausten nouto lai eesta Valitse päävalikosta Tiedonsiirto Hae leimaukset lai eesta. Tämä toiminto noutaa leimaus edot leimauslai eesta pc-sovellukseen. Noudon jälkeen leimaukset poistuvat lai een muis sta.

7 5. Leimauslai een käy ö Leimauslaite a voidaan käy ää ilman työkoodin kyselyä tai työkoodikysely ak- voituna. Valinta tehdään leimauslai een asetuksissa. Leimaus ilman työkoodikyselyä Kun työkoodikysely ei ole käytössä, leimauksen teko on eri äin yksinkertaista: 1. Ensin valitaan leimaustapa: F1 SISÄÄN F2 ULOS 1. Tämän jälkeen käytetään leimaustunniste a (avaimenperä tai tarra) lai een edessä oikeassa reunassa merkkivalojen alapuolella. 2. Laite piippaa lyhyes ja leimaus on tehty. Jos lai eessa oleva valo on punainen, käy äjää ei tunniste u. Tämä voi johtua siitä, e ä käy äjä etoja ei vielä ole siirre y edonsiirrolla lai eeseen tai RFIDtunnistenumero on väärin käy äjä edoissa. Leimaus työkoodikyselyn kanssa Kun halutaan kerätä tarkempaa etoa työajasta, voidaan ak voida työkoodikysely. Tällöin laite kysyy aina leimatessa työkoodia. Työkoodi kysytään sekä sisääne ä ulosleimauksessa. Ulosleimauksessa anne u työkoodi ylikirjoi aa sisäänleimauksen työkoodin. Jokaisella työaikakirjauksella on siis vain yksi työkoodi. Leimaustapahtuma on myös työkoodikyselyn kanssa hyvin yksinkertainen ja nopea: 1. Ensin valitaan leimaustapa, F1 SISÄÄN tai F2 ULOS painamalla oikeaa näppäintä. 2. Tämän jälkeen käytetään leimaustunniste a (avaimenperä tai tarra) lai een edessä oikeassa reunassa merkkivalojen alapuolella. 3. Laite kysyy työkoodia. Koodi syötetään numeronäppäimillä ja painetaan OK (F4) 4. Laite piippaa lyhyes ja leimaus on tehty.

8 6. Leimausten käsi ely Lai eesta siirre yjen leimausten käsi ely tehdään samanlaisessa näkymässä kuin perus etojenkin. Voit tarvi aessa muu aa, poistaa tai lisätä leimauksia valitsemalla valikosta Leimaukset Muokkaa/Selaa leimauksia. Voit järjestää leimaukset halu uun järjestykseen helpos klikkaamalla sarakeotsikkoja (henkilö, nimi, sisään, ulos). Voit myös ryhmitellä ne esimerkiksi henkilöi äin vetämällä nimi-sarakkeen taulukon yläreunaan ryhmi elyalueelle. Klikkaamalla sarakeotsikon alla olevaa suodatusalue a voit suoda aa näkyvät leimaukset haluamillasi rajauksilla. Voit myös viedä rajaamasi edot Microso Exceliin helpos painamalla Vie Exceliin nappia. 7. Leimausten manuaalinen syö ö ja muokkaus Leimauksia voidaan syö ää käsin tai lai eella tehtyjä leimauksia voidaan muokata valikossa Leimaukset Muokkaa / Selaa leimauksia tai klikkaamalla pikakuvake a Muokkaa leimauksia. Uuden rivin lisäys Uuden rivin lisääminen tapahtuu suoraan taulukon ensimmäisellä rivillä, jossa lukee Klikkaa tätä riviä lisätäksesi uuden leimaukset. Kun klikkaat kyseisellä rivillä tyhjää ken ää Nimi-sarakkeen kohdalla, aukeaa pudotusvalikko, jolta voit valita työntekijän nimen. Kentästä toiseen kanna aa liikkua hiirellä. Vali uasi nimen, klikkaa hiirellä tyhjää ken ää Sisään-sarakkeessa, jolloin pääset syö ämään sisäänleimausajan. Syötä leimauspäivä ja aika kaksinumeroisina merkkeinä, eli muodossa pp.kk.vvvv 00:00:00. Kellonajan voit myös valita painamalla kentässä näkyvää kellon kuvake a.

9 Kun painat Enteriä viimeisessä Tyyppi-sarakkeessa, lisätään rivi taulukkoon. Rivi on tallenne ava vielä erikseen Tallennus-kuvakkeella. Mikäli suljet ikkunan painama a Tallenna, katoaa lisä y rivi taulukosta. Sen vuoksi on suositeltavaa painaa Tallennakuvake a jokaisen lisätyn rivin jälkeen. Leimausten muokkaus Tehtyjä leimauksia voi muokata suoraan taulukossa. Klikkaa hiirellä esimerkiksi leimausaikaa ja kirjoita päälle uusi arvo. Muista tallentaa muutokset Tallennakuvakkeella. Leimauksen poistaminen Valitse poiste ava rivi ja paina sen jälkeen Poista. 8. Rapor t Kun leimaukset on tarkiste u, niistä voidaan tulostaa rapor t toiminnolla Leimaukset Työaikarapor t. 1. Valitse sopiva rapor malli pudotusvalikosta 2. Valitse haluamasi henkilöryhmä tai henkilö (tai kaikki henkilöt) 3. Valitse oikea aikaväli 4. Paina Muodosta rapor nappia Voit tulostaa rapor n painamalla kirjoi men kuvaa rapor n yläreunassa. Tallennnusnapilla voit tehdä rapor sta esimerkiksi PDF- tai excel-muotoisen. 9. Varmuuskopioin Tietokanta on tärkeää varmuuskopioida, jo a edot voidaan palau aa varmuuskopioista, jos alkuperäinen eto häviää tai tuhoutuu syystä tai toisesta. Henkilö edot ja leimaukset ovat vain etokannassa, niitä ei säilytetä leimauslai eessa. Tietokannan sijain vaihtelee asennuksesta riippuen. Sen vuoksi se on tarkiste ava valikosta Ohje Tietoja. Avautuvan ikkunan alarivillä on kerro u hakemistopolku, joka kanna aa varmuuskopioida säännöllises.

10 10. Leimauslai een käy ö USB-muis kulla (valinnainen) Silloin kun lähiverkkoa ei ole käyte ävissä, leimaukset ja henkilö edot voidaan siirtää lai een ja pc-sovelluksen välillä myös USB-muis kulla. Tällöin leimauslaiteasetuksissa määritetään yhteystavaksi ja edostopoluksi se levyasematunnus jona muis kku näkyy pc:ssä (esim. E:\ muista myös kenoviiva!). Ohjelma osaa siirtää käy äjä edot muis kulle ja noutaa sieltä leimaus edot. Käy äjien siirto muis kulta lai eelle Siirrä ensin henkilö edot muis kulle pc-sovelluksella. Toimi si en seuraavas leimauslai eella: 1. Laita muis kku lai een sivussa olevaan USB-lii meen 2. Paina lai een Menu-näppäintä. Laite pyytää näy ämään pääkäy äjän kor a 3. Näytä lai eelle mukana tullu a pääkäy äjäkor a niin pääset valikkoon 4. Valitse valikosta kohta USB- kku painamalla kaksi kertaa nuoli alas (F3) - näppäintä ja si en OK (F4) 5. Valitse valikosta Lue käy äjät ja paina OK. 6. Kun kopioin on tehty, näytölle tulee Kopio valmis. Paina si en ESC (F1) kaksi kertaa niin pääset takaisin alkunäy öön. Leimausten siirto lai eesta muis kulle Kun haluat siirtää leimaukset leimauslai eesta muis kulle, toimi seuraavas : 1. Laita muis kku lai een sivussa olevaan USB-lii meen 2. Paina lai een Menu-näppäintä. Laite pyytää näy ämään pääkäy äjän kor a 3. Näytä lai eelle mukana tullu a pääkäy äjäkor a niin pääset valikkoon 4. Valitse valikosta kohta USB- kku painamalla kaksi kertaa nuoli alas (F3)- näppäintä ja si en OK (F4) 5. Kopioi leimaukset kulle valitsemalla valikon kohta (Siirrä kulle) painamalla OK (F4) 6. Kun kopioin on tehty, näytölle tulee Kopio valmis. Paina si en ESC (F1) kaksi kertaa niin pääset takaisin valikkoon. 7. Valitse valikosta Asetukset Järjestelmä Lisäasetukset Poista leimaukset käy ämällä nuoli alas/ylös ja ok-näppäimiä. Vahvista poisto vielä painamalla OK. 8. Palaa alkunäy öön painamalla neljä kertaa ESC (F4)-näppäintä

11

12 Tuotetuki Käy öongelmissa voit o aa yhtey ä tuotetukeemme sähköpos tse osoi eeseen tuki@aacon.fi Sähköpos tuki on neljän kuukauden ohjelmistotakuun ajan maksutonta. Takuuajan jälkeen veloitamme tuesta palveluhinnastomme mukaises. Ylläpitoasiakkaille tuki on aina maksutonta. Lisä etoa tuo eistamme löydät www-sivuiltamme: