Hallituksen kokous. Läsnä Peltokorpi Mikko puheenjohtaja. Aittasalmi Anssi. Este Ilvo Jorma jäsen. Kulomäki Markku

Transkriptio

1 SUOMEN ISÄNNÖINTILIITTO RY Hallituksen kokous Pöytäkirja 2/2008 Aika Keskiviikko klo Paikka Fregatinranta, Leppäniementie 12, Kallvik, Helsinki Läsnä Peltokorpi Mikko puheenjohtaja Porthén Jari varapuheenjohtaja Aittasalmi Anssi jäsen Hiltunen Kari jäsen Kiljunen Mari jäsen Kosunen Kai jäsen Lahti Jouko jäsen Litja Markku jäsen Nieminen Jani jäsen Saarinen Ilkka jäsen Saastamoinen Olli varajäsen Heikkilä Tero toimitusjohtaja, sihteeri Virkamäki Mikko konsultti, kohdat 1-5 Marjut Joensuu koulutus- ja viestintäpäällikkö, kohdat 6-10 Este Ilvo Jorma jäsen Lauronen Seija jäsen Kulomäki Markku jäsen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi ja pöytäkirjantarkastajan valinta. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi siten, että yhdistysjaoston asiat otetaan listalle kohdaksi 12. Valittiin pöytäkirjantarkastajaksi Olli Saastamoinen. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttiin ja allekirjoitettiin edellisen kokouksen 1/2008 pöytäkirja. 5. Isännöinnin auktorisointi Merkittiin tiedoksi Mikko Virkamäen suullinen ja kirjallinen esitys Isännöintiliiton ja ISA:n tilaamasta auktorisointia koskevasta selvityksestä. Virkamäen raportit on pöytäkirjan liitteenä. Päätettiin, että Isännöintiliiton linjaukset kerrotaan Kiinteistöliitolle ja aloitetaan neuvottelut linjausten konkretisoimiseksi. Todettiin, että tällä hetkellä ISA järjestelmä on auktorisoinnin ja laatujärjestelmän sekoitus. Päätettiin laajan keskustelun jälkeen, että valitaan auktorisointilinja ja selvitetään seuraavaan kokoukseen mitä auktorisointi käytännössä tämän valinnan jälkeen tarkoittaa. Porthén ja Lahti jättivät asiasta eriävän mielipiteen. Todettiin, että auktorisointitoiminnan kotipesä on selkeästi Isännöintiliitossa. Päätettiin kuitenkin, että tällä hetkellä halutaan jatkaa toimintaa nykyisen

2 mallin mukaan omalla yhdistyksellä yhdessä Kiinteistöliiton ja mahdollisesti muiden toimijoiden kanssa. Tehtiin linjauspäätös, että Auktorisointiyhdistyksen operatiivinen toiminta siirretään Isännöintiliittoon, jossa työt jaetaan eri osaalueille. Toiminnan siirtämisestä Lahti jätti eriävän mielipiteen. Todettiin, että muista Virkamäen raportin kohdista ollaan pääsääntöisesti samaa mieltä. Näitä asioista käsitellään tarpeen mukaan uudestaan tarkemmin. 6. Talous ja talouteen liittyvien asioiden käsittely, varainhankinnan kehittämisen linjaukset Merkittiin tiedoksi pöytäkirjan liitteenä olevat toimitusjohtajan talousarviovertailu ja jäsenselvitys. Todettiin positiivinen talouskehitys. Päätettiin keskittyä toimitusjohtajan esityksestä varainhankinassa olemassa olevien keinojen ja tuotteiden kehittämiseen. Merkittiin tiedoksi, että liiton kustannussopimus loppuun Rakennustieto Oy:n kanssa 18 kk päästä. Päätettiin, että toimitusjohtaja voi alkaa valmistelemaan ja neuvottelemaan asian järjestämistä jatkossa. 7. Uudistuva koulutus Päätettiin toimitusjohtajan alustuksen pohjalta, että laaditaan pikaisesti Isännöintiliitolle koulutusstrategia, jotta voidaan syksyn liittokokouksessa hyväksyä toimintasuunnitelma ja talousarvio Päätettiin, että liiton talous mahdollistaa syksyllä uuden toimihenkilön rekrytoinnin. Ko. henkilö rekrytoidaan vahvistamaan liiton koulutuksen ohjausta ja koulutukseen liittyvää varainhankintaa hyväksyttävän koulutusstrategian mukaisesti. Samalla rekrytointi lisää myös panostusta viestintään. Koulutusstrategia käsitellään ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa. 8. Strategiset painopistealueet Päätettiin jatkaa samoilla painopistealueilla seuraavat kaksi vuotta. Tehtiin muutoksia painopisteiden ilmaisuus ja muutettiin painopisteiden avainprosesseja toimitusjohtajan esityksen ja pöytäkirjan liitteen mukaisesti. Päätettiin vielä lisätä avainprosesseihin Jäsenyhdistysten palvelu kohtaan henkilöt ja Yhteistoiminta sidosryhmien kanssa kohtaan kansainvälisyys. Asia hyväksytään seuraavassa kokouksessa. 9. Korkeampi ja selkeämpi profiili Käytiin keskustelu ko. strategisen painopisteen linjauksista ja toimenpiteistä Marjut Joensuun alustuksen pohjalta. Todettiin, että Isännöintiliiton profiili on merkittävä tekijä koko toimialan profiilin kannalta. Päätettiin toimintasuunnitelman 2009 perusteista pöytäkirjan liitteen mukaisesti. 10. Toimialan roolien selkeyttäminen Käytiin keskustelu ko. asian linjauksista liitteenä olevan toimitusjohtajan alustuksen pohjalta. Todettiin yhteistyön suuri merkitys ja mahdollisuus kiinteistöalan muiden toimijoiden kanssa. Päätettiin, että erityisesti yhteistyötä tulee kehittää Kiinteistöliiton, Raklin ja kiinteistönvälittäjäjärjestöjen kanssa. Toimitusjohtaja vastaa tältäkin osin operatiivisesta toiminnasta. Päätettiin hakeutua kohtuullisia kustannuksia vastaan mukaan Kiinteistö- ja rakentamisfoorumiin. Esitetään kiinteistöalan roolikartan laatimista.

3 Keskusteltiin rooleista taloyhtiössä ja siitä kuka johtaa taloyhtiötä. Yksiselitteistä päätös ei pystytty tekemään, mutta todettiin, että optimitilanteessa taloyhtiötä johtaa isännöitsijä tavoitteellisesti, aktiivisesti ja pitkäjänteisesti. Päätettiin, että Isännöintiliitto ei aktiivisesti käytä isännöitsijästä toimitusjohtaja nimitystä. 11. Hallituksen työskentelyn arviointi ja kehittäminen Merkittiin tiedoksi hallitusten jäsenille tehdyn kyselyn tulokset. Merkittiin tiedoksi vaalivaliokunnan ehdotus Isännöintiliiton sääntöjen muuttamisesta siten, että hallitusten jäsenten kaudet olisivat 1-vuotisia ja puheenjohtajien 1-2 -vuotisia. Todettiin hallituksen toiminnan olevan kohtuullisen hyvällä tasolla ja erityisiä toimenpiteitä ei tarvita. Pyritään kuitenkin parantamaan työskentelyä tulosten pohjalta. Päätettiin, että kokouskutsut materiaaleineen tulee toimittaa jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta. Päätettiin, että mahdollista sääntömuutosasiaa valmistelee työvaliokunta. 12. Jäsenasiat Hyväksyttiin uudet jäsenet ja mahdolliset erot pöytäkirjan liitteenä olevan listan mukaisesti. Todettiin erojen johtuvan lähinnä fuusioista ja muista omistusjärjestelyistä. 13. Isännöitsijöiden auktorisointiyhdistys ISA ry:n hallitus Valittiin hallitukseen Isännöintiliiton edustajiksi Jari Porthén, Ilkka Saarinen ja Tero Heikkilä ja esitetään Porthénin jatkavan puheenjohtajana. Jouko Lahti ilmoitti kohdan 5 käsittelyn jälkeen, että hän ei jatka auktorisointitoimikunnassa. Valittiin Isännöintiliiton edustajaksi Kai Haarma ja varalle Anssi Aittasalmi, jos Haarma on estynyt. 14. Ilmoitusasiat Merkittiin tiedoksi rekryviestintäkampanjan tilanne. 15. Muut esille tulevat asiat Merkittiin tiedoksi ja onniteltiin Timo Multasta todennäköisen CEPI puheenjohtajuuden johdosta. 16. Seuraava kokous Päätettiin pitää seuraava kokous klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Pöytäkirjan vakuudeksi Mikko Peltokorpi puheenjohtaja Tero Heikkilä sihteeri Olli Saastamoinen pöytäkirjantarkastaja

4 ISA toiminnan kehittäminen lyhyesti Suomen Isännöintiliitto ry ei ole vielä koskaan tehnyt linjapäätöstä ISA toiminnan strategisesta kehittämisestä. Nyt on sen aika. ISA ry perustettiin kolmen isännöintialan järjestön ja Suomen Kiinteistöliiton toimesta 1987 auktorisointijärjestelmäksi. ISA ry määritteli melko yksiselitteiset kriteerit, jotka täyttämällä henkilö tai yritys sai ISA auktorisoinnin. Vaikka kyse oli puhtaasti isännöintitoimintaa koskevasta asiasta, Kiinteistöliiton mukana oleminen toi järjestelmälle uskottavuutta. Vuonna 2000 ISA auktorisointijärjestelmään lisättiin runsaasti liiketoiminnan suunnitteluun ja laatujärjestelmään liittyviä elementtejä. Silloisten tarpeiden mukaan otettiin askel kohti laatujärjestelmää. Tarkoituksena oli ilmeisesti saada isännöintiyrityksiä kehittämän toimintaansa liiketoiminnalliseen suuntaan. Katsottiin, että isännöintiyritykset ovat laajasti ottaen alkeellisella tasolla liiketoiminnan harjoittamisessa, minkä vuoksi oli tarkoituksenmukaista kouluttaa yrityksiä myös ISA järjestelmän kautta. ISA oli kuitenkin tämän askeleen jälkeen ensisijaisesti auktorisointijärjestelmä. Omasta mielestäni auktorisointiosien, liiketoiminnan suunnittelun osien ja laatujärjestelmäosien sekoitus oikeuttaa kutsumaan silloin kehitettyä järjestelmää sekajärjestelmäksi. Seitsemän vuoden aikana on tapahtunut paljon. Isännöintitoimiala ja yritykset ovat kehittyneet ja muuttuneet olennaisesti. On syytä arvioida ja kehittää myös ISA järjestelmää strategisesti. Onko syytä edelleen kehittää laatujärjestelmäpuolta eli onko isännöintitoimiala ja yritykset edelleen kehittymättömiä laajasti katsoen? Vai olisiko syytä painottaa auktorisointipuolta, jolloin hyväksytään se, että markkinoilla on riittävästi liiketoiminnallisia isännöintiyrityksiä, jotka ohjaavat isännöintitoimialan kehityksen oikeaan suuntaan. Kyse on selkeästä valintatilanteesta. Sekajärjestelmästä on joka tapauksessa syytä luopua. Jos valitaan laatujärjestelmän tie, on oltava valmiutta tehdä ISA järjestelmästä aito laatujärjestelmä. Siis järjestelmä, joka kilpailee muiden kaupallisten laatujärjestelmien kanssa (esim. ISO). Joillakin harvoilla isännöintiyrityksillä on jo olemassa ISO järjestelmä, joten tämän tien valintaa lienee syytä arvioida niiden kokemusten perusteella. ISA järjestelmän kehittäminen aidoksi laatujärjestelmäksi vaatii todennäköisesti merkittäviä rahallisia ja henkilöpanostuksia ISA ry:n ja sen omistajajäsenten puolelta, jos toimitaan nykyisellä toimintamallilla. Koska ISA laatujärjestelmä kilpailisi avoimilla markkinoilla muiden laatujärjestelmien kanssa, lienee Isännöintiliiton syytä rajoittaa omaa riskiään tavalla tai toisella. Voihan käydä niin, että ISA laatusertifikaatin haluaakin vain harva isännöintiyritys, kuten ISO laatusertifikaatin nykyään. Tämä toiminta olisi ehkä hyvä siirtää osaksi Kiinteistöalan Koulutuskeskuksen toimintaa (mahdollisesti erillisen ISA Oy:n alle), jolloin taloudelliset panostukset voitaisiin rajata paremmin ja toiminnan taloudellinen seuranta olisi selkeämpää kuin yhdistysmuotoisessa toiminnassa. Jos valitaan auktorisointijärjestelmän tie, tulee järjestelmää yksinkertaistaa voimakkaasti. Auktorisoinnissa tulisi korostaa ISA yrityksen luotettavuutta ja vakavaraisuutta. Asiakkaan tulisi voida luottaa, että ISA yrityksessä on keskeiset

5 luottamukseen perustuvat asiat kunnossa. ISA auktorisoinnista tulisi näin jatkuvaan valvontaan perustuva järjestelmä. Tällöin hyväksyttäisiin se, että yritysten liiketoiminnan kehittäminen on yritysten oma asia ja että vapaa kilpailu huolehtii siitä, että asiakkailla on koko ajan valinnan varaa ja hyviä vaihtoehtoja. ISA auktorisointijärjestelmästä olisi hyötyä kaikille niille yrityksille, joilla on tarve korostaa asiakkailleen yrityksen luottamusnäkökohtien kunnossa olemista. Riskinä tässä on, että vapaa kilpailu ei tuotakaan riittävästi hyviä vaihtoehtoja asiakkaille ja että isännöintitoiminnan laadun kehittäminen hidastuu toimimattomien markkinoiden vuoksi. Vaihtoehdot ovat mielestäni selvät. Sekajärjestelmä ei toimi enää. On valittava joko laatujärjestelmälinja tai auktorisointilinja. Molemmissa vaihtoehdoissa ISA toimintaa on virtaviivaistettava. Ratkaisu perustuu kunkin omistajajäsenten näkemykseen isännöintimarkkinoiden kehitysasteesta. Omistajajäsenten tahto liittohallitusten jäsenten perustuu taas kunkin jäsenen käsitykseen markkinoiden tilanteesta. Myös molempien vaihtoehtojen riskit ovat selvästi näkyvillä. Asia on mielestäni valmis päätettäväksi. Oma suositukseni on auktorisointilinjan valinta. Itse laatimani strategiaselvityksen mukaan ja muiden saamieni kokemusteni mukaan isännöintitoimialalla on riittävästi kehityspotentiaalia omaavia yrityksiä. Markkinat huolehtivat jatkossa siitä, että asiakkailla on riittävästi hyviä vaihtoehtoja. Toimivalla ISA luottamusauktorisoinnilla olisi arvioni mukaan kysyntää myös hyvin kehittyneillä markkinoilla ja pysyvästi myös isojen isännöintiyritysten liiketoiminnassa. Näin sen vuoksi, että asiakkailla on muuten hyvin rajallinen määrä keinoja arvioida helposti isännöintiyrityksensä luotettavuutta, joka on asiakkaan näkökulmasta isännöinnin tärkein ominaisuus. ISA laatujärjestelmän kehittämiseen liittyy mielestäni liian suuria investointiriskejä ja todellisena mahdollisuutena on, että se ei menesty laatujärjestelmien vapailla markkinoilla. Jos laatujärjestelmälinjaus valitaan, voi tulevaisuudessa olla tarpeen kehittää erillinen hyvin läpinäkyvä auktorisointijärjestelmä, jonka hallinto olisi kokonaan isännöintiliiton hallussa. Tämän järjestelmän uskottavuus ei perustuisi Kiinteistöliiton mukana oloon vaan toiminnan laatuun ja läpinäkyvyyteen.

6 ISA ry:n strateginen kehittäminen Toimeksianto ja työn suorittaminen Keskeiset näkökohdat Kotialue Oy teki tarjouksen ISA ry:n strategisesta kehittämisestä Suomen Isännöintiliitto ry:lle ja ISA ry:lle. Molemmat yhdistykset hyväksyivät tarjouksen. Toimeksiannon tarkoituksena oli selvittää Isännöintiliiton hallituksen kokoukseen mennessä, jolloin on tarkoitus tehdä päätökset ISA ry:n kehittämisen suunnasta. Selvityksessä tuli esittää ISA ry:n pitkäjänteisen kehittämisen kannalta tärkeät näkökohdat sekä vaihtoehtoja/suositus ISA ry:n toiminnan ja organisoinnin uudistamiseksi. Lisäksi selvityksessä tuli esittää kehitystoiminnan eteneminen. Toimeksiannon taustalla olivat Isännöintiliiton hallituksen kesäkokous 6/2007 sekä hallituksen päätös (asia 9) ja toimialajaoston päätös (asia 3). Selvityksen aluksi konsultti kävi lähetekeskustelun Isännöintiliiton toiminnanjohtaja Tero Heikkilän ja ISA ry hallituksen puheenjohtajan Jari Porthenin kanssa. Keskustelussa tuli esiin erilaisia kehityssuuntia ja kehittämisen periaatteita. Työ jatkui tutustumalla ISA ry:n sääntöihin, kotisivuihin sekä osallistumalla ISA auktorisoinnin perehdyttämispäivään. Perehdyttämispäivän yhteydessä konsultti sai tietoonsa kaiken ISA ry:tä koskevan kirjallisen materiaalin. Taustatyön jälkeen konsultti laati esityksen (liite 1) siinä vaiheessa mielestään tarkoituksenmukaisesta etenemistiestä. Haastatteluvaiheen aikana haastateltavilta avainhenkilöiltä kysyttiin mielipidettä tähän vaihtoehtoon. Lisäksi haastattelussa oli avoimia kysymyksiä. Haastattelujen jälkeen konsultti päätti, ettei tarvetta erillisille ISA yrityksille suunnattuun kyselyyn ole, koska strategiset vaihtoehdot selvisivät riittävällä tavalla jo haastattelujen yhteydessä. Konsultin tekemän taustatyön ja haastattelujen perusteella havaitsemat näkökohdat sekä etenemisvaihtoehdot suosituksineen on kirjattu tähän loppuraporttiin. Loppuraportista on laadittu myös tiivistelmä Power Point esityksen muotoon. Asia 1: Omistajaohjauksen lisääminen Ongelma: Erityisesti haastattelujen yhteydessä kävi selväksi, että keskeinen ongelma ISA ry:n strategisessa kehittämisessä on omistajaohjauksen puute. ISA ry:llä on vain kaksi jäsentä, joten vuosikokouksessa ei ole mahdollista käydä kehityskeskusteluja eikä ratkaista erimielisyyksiä. Tämän vuoksi vuosikokouksista on tullut pelkkiä muodollisuuksia, joissa käsitellään sääntömääräiset asiat. Tilanne on johtanut siihen, ISA ry:n hallituksen jäsenillä ei ole selkeää käsitystä, mitä yhdistyksen jäsenet haluavat yhdistykseltään. Kun omistajaohjaus on pysyvästi mahdotonta jäsenmäärän

7 vähäisyyden vuoksi, on hallitus pysyvästi väärässä roolissa, kun se joutuu pohtimaan ISA ry:n strategisia linjauksia. Vaihtoehdot: Konsultin esityksessä lähdettiin siitä, että olisi järkevintä siirtää ISA toiminta osaksi Isännöintiliiton toimintaa. Tämä vaihtoehto sai kannatusta, mutta suurin osa haastatelluista oli eri mieltä. Vaihtoehdon kannattajia sekä vastustajia oli molempien jäsenyhdistysten joukossa. Vastustajien pääperusteluna oli, että ensisijaisesti se, että ISA ry:n uskottavuus vähenisi olennaisesti, jos asiakastaho (= Kiinteistöliitto) ei olisi enää mukana ISA toiminnan hallinnossa. Käytännön ongelmia tuottaisi myös se, että ISA ry:n (voimassaolevien ja vanhentuneiden) sääntöjen mukaan yhdistyksen purkaminen edellyttää ¾ määräenemmistöä. Monissa erityisesti kiinteistöliiton piiristä olevilta haastatelluissa todettiin, että he eivät tiedä, mitä Kiinteistöliitto haluaa ISA toiminnalta. Kiinteistöliiton passiivisuus ISA ry:n kehittämisessä lieneekin suurin syy tämän hetken pinnan alla olevien ja julkisten linjaerimielisyyksien syntyyn. Toisaalta ei Isännöintiliittokaan ole käsitellyt johdonmukaisesti kaikilla päätöksentekotasoilla omia tavoitteitaan ja periaatteitaan ISA ry:n suhteen. Lisäksi liittojen välinen vuoropuhelu on ollut vähäistä, satunnaista, reagoivaa ja alhaisella tasolla tapahtunutta. Omistajaohjausta voitaisiin parantaa liittojen oman päätöksenteon linjakkuudella ja säännöllisen vuoropuhelun käynnistämisellä ISA ry:n strategisesta kehittämisestä. Lisäksi haastatteluissa tuli esille seuraavia vaihtoehtoja omistajaohjauksen parantamiseksi: - Joidenkin haastateltujen mielestä päätöksenteossa ei ole esiintynyt käytännön ongelmia, jolloin mitään muutostarvettakaan ei ole. Tähän voisi todeta, että nykyjärjestelmällä on ollut mahdotonta käsitellä linjaerimielisyyksiä ja juuri sen takia niitä on patoutunut useita. Tätä mieltä olleet kokivat, että ISA päivillä käydyt keskustelut ovat riittävä omistajaohjauksen muoto. - RAKLI ry:n tai joidenkin muiden yhdistysten ottaminen mukaan ISA ry:n toimintaan, jolloin vuosikokouksessa olisi kolme jäsentä ja linjapäätökset olisivat edes teoriassa mahdollisia - ISA Oy:n perustaminen, jolloin omistajaohjaus siirtyisi perustettavan osakeyhtiön yhtiökokoukselle. - Kukaan ei kannattanut uuden ISA ry:n rakentamista olemassa olevien ISA yritysten jäsenyyden pohjalle Suositus: Isännöintitoimialan melko voimakas kehittyminen ja Isännöintiliiton johdonmukaisuus oman strategiansa jalkauttamisessa on nostanut esille tarpeen myös ISA ry:n kehittämiseksi uuden ajan vaatimusten mukaiseksi. Normaaliyhdistyksessä, jossa on useita jäseniä, muutospaineet olisi käsitelty vuosikokouksessa hallituksen esittämässä muodossa. ISA ry:ssä tämä ei ole ollut eikä ole jatkossakaan -

8 mahdollista jäsenten vähäisyyden vuoksi. Asia voitaisiin ratkaista kätevästi siirtämällä ISA toiminta osaksi Isännöintiliiton toimintaa. Tähän ei ole kuitenkaan riittävää yksimielisyyttä liittojen välillä eikä liittojen sisällä. Sen sisältöisen päätöksen tekeminen on täten käytännössä mahdotonta. Ongelma voidaan ratkaista yksinkertaisimmin kehittämällä molempien liittojen sisäistä päätöksentekoa ISA ry:tä koskevissa asioissa (erityisesti strategisissa asioissa) sekä käynnistämällä epäviralliset, mutta säännölliset tapaamiset jäsenten kesken (= pyöreän pöydän menetelmä). Näin toimien liitot löytänevät yhteisen strategian, joka hyödyttää eniten sekä asiakasosapuolta (taloyhtiöt, asukkaat, osakkaat) sekä isännöintiosapuolta (isännöintiyritykset, isännöitsijät). Näin myös ISA ry:n hallituksen jäsenet pääsevät selkeän omistajaohjauksen piiriin, jolloin hallituksen jäsenet toimivat oikeassa roolissa (= omistajien tahdon toteuttajina). Eteneminen: Isännöintiliiton tulee tehdä mahdollisimman nopeasti selkeät strategiset linjaukset ISA ry:n pitkänä tähtäimen kehittämisestä. Tämä päätös tulee lähettää Kiinteistöliitolle ja pyytää sitä tekemään liittohallitustasolla päätös vastaavista strategisista linjauksista. Näin saadaan todelliset erimielisyydet ja yksimielisyydet selville. Kun Kiinteistöliitto on tehnyt omat päätöksensä ja lähettänyt ne Isännöintiliiton tietoon, tulee Isännöintiliiton ehdottaa Kiinteistöliitolle pyöreän pöydän neuvottelujen aloittamista ISA ry:n kehittämistä koskien. On tärkeää, että pyöreä pöytä käsittelee asioita ainoastaan tasapuolisen ja asiantuntevan valmistelun pohjalta. Noin vuoden kuluttua molemmat liitot lienevät kypsiä tekemään tarvittavat päätökset ISA toiminnan ja organisoinnin kehittämisestä. Asia 2: ISA auktorisointi vai ISA laatujärjestelmä? Ongelma: ISA toiminnan tarkoitus oli alun perin (1987) olla auktorisointijärjestelmä, jota keskeinen asiakasyhdistys (Kiinteistöliitto) ja keskeiset isännöintiyhdistykset (Isännöitsijäliitto, KIHO ja Isännöintiyritysten liitto) johtavat. Auktorisointi tarkoittaa, että hakijan tulee täyttää tietyt minimiehdot, jotta auktorisointi voidaan hyväksyä. Myöhemmin (2000) alkuperäisesti ajattelumallista liikuttiin kohti laatujärjestelmämallia, joka tarkoittaa yritysten toimintaprosessien kehittämistä ja seurantaa. Aitoa laatujärjestelmää ISA toiminnasta ei tullut, joten tällä hetkellä ISA malli on tietynlainen sekamalli, jossa on sekä auktorisoinnin ja laatujärjestelmän piirteitä. Ongelma on, että sekamalli heikentää auktorisointijärjestelmän että laatujärjestelmän tavoitteita. Lisäksi sekamallia on vaikeaa ymmärtää ja siksi myös vaikea viestittää. Vaihtoehdot: Nykyinen ISA -malli ei liene käyttökelpoinen, joten on vain kaksi strategista vaihtoehtoa. ISA toiminnasta pitää kehittää aito laatujärjestelmä tai aito auktorisointijärjestelmä. Nykyisen sekamallin taustalla on ajatus, että kaikkia isännöintiyrityksiä voidaan kehittää suunnilleen samalla ISA laatujärjestelmä paketilla. Nykytilanne on kuitenkin sellainen, että isännöintiyritykset tuntevat hyvin yksilöllisen strategisen kehittämistarpeensa ja lähtökohtansa ja liikkuvat omista

9 lähtökohdistaan eteenpäin jokainen omalla tavallaan. Sekamalli on aikanaan kiinnittänyt huomion yritystoiminnan kehittämisen tarpeeseen, mutta tällä hetkellä, kun kehitystoiminta on jo eriytynyt, se tuntuu vanhanaikaiselta. Laatujärjestelmää puoltaa se, että ISA toimintaa on tavallaan kehitetty siihen suuntaan. Joidenkin haastateltujen mukaan ISA mallista voitaisiin saada pienellä kehitysponnistuksella laatujärjestelmä, joka hyväksyttäisiin muiden kaupallisten laatujärjestelmien joukkoon. Tällöin myös ISA Oy ajattelu tulisi relevantiksi. ISA Oy myisi ISA brändiä ja huolehtisi oman uskottavuutensa säilymisestä samalla tavalla kuin useat kaupalliset laatujärjestelmät tekevät nykyisin. ISA brändi kilpailisi tällöin muiden tunnettujen laatujärjestelmä brändien kanssa. Auktorisointijärjestelmää puoltaa se, että ISA malli mielletään jo nyt auktorisointijärjestelmäksi. ISA brändi takaa asiakkaiden mielestä sen, että perusasiat ovat kunnossa. Kun isännöintitoiminnan tärkein ominaisuus asiakkaalle lienee luotettavuus, olisi ISA auktorisointia edelleen kehitettävä siihen suuntaan, että luotettavuus tekijät varmistettaisiin yhä paremmin. Tämä perusajattelu puoltaa palaamista ISA toiminnan alkujuurille ja nykyisen sekajärjestelmän yksinkertaistamista. On huomattava, että isännöintiyritys, joka haluaa todellisen toimintaprosessiensa laatujärjestelmä brändin, voi hankkia sen jo nytkin huomattavasti vakiintuneimmilta ja uskottavimmilta tahoilta kuin ISA ry (esim. ISO järjestelmä). Lisäksi on tunnettava se liiketoiminnan kehittämistrendeihin liittyvä mielipide, että laatuajattelu ei ole suinkaan ainoa tapa kehittää liiketoimintaa. Tietyissä turbulenteissa markkinatilanteissa laatujärjestelmä ajattelusta voi olla jopa haittaa. Suositus: Suosittelen, että ISA toimintaa ryhdyttäisiin kehittämään yhä selkeämmin auktorisointijärjestelmän suuntaan. Isot ja parhaat keskisuuret isännöintiyritykset kehittävät jo tällä hetkellä omaa liiketoimintaansa ja tuotevalikoimaansa omilla malleillaan. ISA sekajärjestelmästä on niille yhä vähemmän ja vähemmän hyötyä. Jossain vaiheessa jopa sekamallin tuottama ISA brändi käy niille jopa rasitteeksi, koska ne haluavat erilaistua isosta isännöintiyritysten massasta. Sen sijaan ISA auktorisointi, joka takaisi yrityksen luotettavuuden asiakkaalle mahdollisimman hyvin, olisi pysyvästi hyödyllinen myös isolle isännöintiyritykselle. Pienelle yritykselle ISA auktorisoinnin antama luotettavuustakuu on todennäköisesti aivan välttämätön jo lähitulevaisuudessa, jolloin erilaiset vastuukysymykset konkretisoituvat yhä enemmän (vrt. AsOy lain uudistus). Eteneminen: Isännöintiliiton hallituksen tulee tehdä päätös ISA toiminnan kehittämisestä auktorisointijärjestelmän suuntaan. Molempien liittojen tulee antaa ISA hallitukselle tulee antaa selkeä tehtävä ISA sekamallin muuttamisesta yksiselitteiseksi, ymmärrettäväksi ja helposti viestitettäväksi auktorisointijärjestelmäksi.

10 ISA ry:n tulee ohjata aidosta laatujärjestelmästä kiinnostuneet isännöintiyritykset ISO järjestelmän piiriin sekä osallistua näiden kaupallisten laatujärjestelmien kehittämiseen isännöintitoimialan tarpeisiin yhä paremmin sopiviksi. Edellä mainitut kaksi asiaa ovat keskeiset strategiset linjaukset. Sen lisäksi työn aikana tuli esille muitakin asioita, joilla on strateginen ulottuvuus. Näiden asioiden käsittelyn lähtökohtana on se, että ISA toimintaa suunnataan kahdessa edellä mainitussa suhteessa suositusten mukaisesti. Käsittelen ne tässä lyhyesti: Asia 3: HIT ohjeiden uudistaminen - ISA toiminnan linjauksen mukaisesti ehdotetaan, että myös HIT ohjeita yksinkertaistetaan voimakkaasti. Ohjeissa tulee olla ensisijaisesti luotettavuuteen liittyvän toimintatapojen ohjeita. Kaikki itsestään selvyydet ja epäselvät ohjeet tulee karsia pois. Asia 4: Auktorisointiedellytysten ja -menetelmän uudistaminen - jos ISA toiminta muuttuu yhä selkeämmin auktorisoinnin suuntaan, tulee auktorisointiedellytyksiä karsia paljon. Nykyjaottelun mukaiset Yleiset edellytykset korostuvat tällöin. Suurin osa luvussa 2 mainituista laatujärjestelmäedellytyksistä tulee karsia. Lisäksi uusissa edellytyksissä voi olla mainintoja toiminnallisista vähimmäisedellytyksistä (esim. kirjallinen sopimus, kaikilla kiinteistöillä PTS jne), mutta näiden pitää olla tarkoin harkittuja ja yksiselitteisiä. - ISA auktorisoinnin hyväksyy erillinen elin (auktorisointivaliokunta), jonka edustajien valinnassa tulee korostua puolueettomuus. Valitusoikeus auktorisointipäätöksestä ISA ry:n hallitukselle poistetaan, koska se ei ole puolueeton valituselin. Asian valmistelu tulee tapahtua kahden toisistaan riippumattoman henkilön toimesta. - Jatkuva auktorisointi tapahtuu siten, että ISA yritys velvoitetaan ilmoittamaan ISA edellytyksiin liittyvistä muutoksista määräajassa niiden tapahduttua. Lisäksi ISA yritys valtuuttaa ISA yhteisön tarkistamaan oma-aloitteisesti pistokokein edellytyksin liittyviä asioita. Asia 5: Auditointimenettelyn uudistaminen - Vaikka auditointi yksinkertaistuu huomattavasti, esitetään sitä säilytettäväksi. Konkreettisesti isännöinnin toimipisteessä tapahtuvalla käynnillä saadaan selvitetyksi osa auktorisointiedellytyksistä luotettavammin kuin kirjallisella tai oma-aloitteisella tarkistuksella. - Auditointi tulee joka tapauksessa ulkoistaa uskottavuuden lisäämiseksi. On huomattavaa, että auditoinnilla ei auktorisointimallissa tarkoiteta prosessien laadun laajaa selvittämistä, vaan yksiselitteisten isännöintitoiminnan luotettavuuteen liittyvien seikkojen olemassaoloa.

11 Asia 6: Kurinpitomenettelyn uudistaminen - auktorisointijärjestelmän uskottavuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseksi on syytä myös kiristää kurinpitoa. Tähän liittyy myös kurinpidon julkisuuden lisääminen. - kurinpitoelin uskottavuutta tulee edelleen lisätä uudistamalla nykyiset jäsenet ja tekemällä elimen jäsenyydestä määräaikainen. Kurinpitoelimeen tulisi saada mukaan ulkopuolisia tahoja edustavia henkilöitä (Kauppakamari, KTM, tms.) ISA ry:ssä tulee olla erillinen auktorisointielimen ja erillinen kurinpitoelin. ISA ry:n hallitus ei voi toimia muutoksenhakuelimenä, koska se ei ole puolueeton. - Jokainen asia tulee käsitellä alustavasti kahden toisistaan riippumattoman valmistelijan muodostamassa työryhmässä (esivalmistelu). Työryhmä valitsee, mitkä asiat viedään kurinpitoelimen käsittelyyn. Jos työryhmä on erimielinen, asia käsitellään kupinpitoelimessä. Valmistelijat valmistelevat vuorotellen asiat. Asia 7: ISA vaikuttavuuden lisääminen taloyhtiöissä - ISA toiminnasta vastaavan yhteisön tulee lisätä olennaisesti ISA järjestelmän markkinointia. Se helpottuu ja halpenee, kun sekamalli muuttuu auktorisointimalliksi. Koska selkeä auktorisointimallin ISA -brändi on arvokkaampi isännöintiyrityksen liiketoiminnan kannalta kuin sekamalli, on se perusteena ISA vuosimaksujen jonkinasteiselle korotukselle. Näin voidaan kattaa markkinoinnin mahdollisesti kasvavat kustannukset. - On hylättävä ajatus, jonka mukaan ISA järjestelmän markkinointi tapahtuisi edes osaksi ISA yritysten kautta. Yritys markkinoi aina ensi sijassa omaa toimintaansa ja tuotteitaan. ISA on yrityksen markkinoinnissa vain luotettavuusperälaudan osoittamista, joka on kaikilla luotettavilla isännöintiyrityksillä. Jos asiakas valitsee EI - ISA yrityksen, ottaa se tietoisen riskin luotettavuuden suhteen. Asia 8: ISA henkilöauktorisoinnit - ISA auktorisointijärjestelmän tehtävänä on osoittaa ISA yritysten luotettavuus, ei henkilöiden luotettavuutta tai osaamista. Yritys vastaa henkilöstöstään. Tämän vuoksi uusia Henkilö ISA arvoja ei enää myönnetä. Vanhat henkilö-isat voivat säilyä voimassa, mutta niiden käyttöä yritysten markkinoinnissa tulee rajoittaa. Asia 9: Ketjuauktorisoinnit - Isännöintiketjujen markkinointi on monitahoinen asia, koska ketjuja on monenlaisia. Perusperiaate on, että isännöintiyritys voi saada ISA brändin. Esim. Franchising yhtiössä tämä tarkoittaa, että jokainen yritys tulee auktorisoida erikseen. Franchising antajan auktorisointi ei ole välttämätöntä, jos se ei harjoita isännöintitoimintaa, vaan ainoastaan isännöintiyritysten myyntiä. Jos valtakunnallinen yritys perustaa erillistoimistoja eri puolille, on ainoastaan yritys auktorisoitavat, ei toimipisteitä. Jos ketju perustuu paikallisten yritysten osaomistukseen, on kukin paikallisyritys auktorisoitava. Itse ketju ei voi hakea ISA -auktorisointia.

12 Asia 10: Moniportainen ISA järjestelmä - Varsinaiseen ISA auktorisointijärjestelmään ei tule laatia useita portaita. Isännöintiyrityksille syntyy itse asiassa kolmiportainen järjestelmä, jos edellä mainitut asiat toteutetaan: o ensimmäinen porras, kun isännöintiyritys liittyy Isännöintiliittoon ja sitoutuu HIT ohjeiden noudattamiseen ja kurinpitomenettelyyn o toinen porras, kun isännöintiyritys saa ISA auktorisoinnin tuottaman luotettavuusleiman o kolmas porras, kun isännöintiyritys hankkii ISO laatujärjestelmä sertifikaatin tai vastaavan liiketoiminnan strategista suunnitelmallisuutta osoittavan brändin. Asia 11: Sääntöjen uudistaminen - ISA ry:n säännöt ovat osittain vanhentuneet, joten niiden uudistaminen tulee käynnistää. Kun ISA ry myy uskottavuutta ja luotettavuutta, tulee sen oman toiminnan olla jatkuvasti avoimesti ja aukottomasti organisoitu. Se on osa ISA brändia. Asia 12: ISA ry:n mission tarkistaminen - ISA ry:n tehtävänä on huolehtia yhdestä tarkasti rajatusta osatehtävästä isännöinnin kehittämisessä. ISA ry:n missiota tulee tältä osin täsmentää, jolloin ristiriita Isännöintiliiton mission kanssa poistuu. Asia 13: HIT sitoumus - Isännöintiliiton jäsenyysehdoksi - HIT ohjeiston uudistamisen jälkeen siitä tulee tehdä Isännöintiliiton jäsenyysehto. Liittyessään Suomen Isännöintiliittoon isännöintiyritys sitoutuu noudattamaan HIT ehtoja ja alistuu kurinpitotoimintaan. - Nykyisten isännöintiliiton jäsenten katsotaan hyväksyvät HIT ehdot ja alistuvat kurinpitomenettelyyn, elleivät ne ilmoita määräajassa toisin. Asia 14: Isännöintiliiton jäsenyys ISA ehdoksi - ISA auktorisointiehtojen tulee olla yksiselitteisiä ja luotettavuuteen perustuvia. Kun HIT ehtojen hyväksyminen on luottamusuran ensimmäinen askel ja, koska toimialayhteisöön kuuluminen liittyy tietyllä tavalla luotettavuuteen, voisi isännöintiliiton jäsenyys olla mahdollinen ISA edellytys. Yhdistymis- ja elinkeinovapauden kannalta tämä edellytys on ongelmallinen. Yritys voi haluta osoittaa olevansa luotettava ja hankkia ISA brändin ja samaan aikaan se ei ehkä hyväksy Isännöintiliiton enemmistön linjauksia. Koska periaatteellinen ristiriita on mahdollinen jälkimmäisessä tilanteessa, en suosittele Isännöintiliiton jäsenyyttä ISA auktorisoinnin edellytykseksi. - Vaikka asiallisesti Isännöintiliittoon kuuluminen mielestäni on yrityksen luotettavuuteen liittyvä asia ja siksi mahdollinen ISA -edellytys, voi liiton

13 jäsenyyden asettaminen ISA auktorisoinnin edellytykseksi olla perustuslain vastaista. Asia tulee selvittää. Asia 14: Voimassaolevat ISA-brändit ja uudet ISA brändit - Kun ISA järjestelmää muutetaan melko voimakkaasti, tulee ongelmaksi erilaisten ISA auktorisointien voimassaolo. Siirtymäaikana vanhoille ISA yrityksille annetaan oikeus hakea uutta ISA brändiä. Itse asiassa kyse on vanhojen ISA yritysten näkökulmasta vain uusien ehtojen täyttämisestä, joka on niille normaalia toimintaa. Siirtymäajan ongelmia ei siis ole. Lopuksi. Suosittelen, että ISA ry:lle laadittaisiin vuoden 2008 aikana - muutosvoima- ja arvoanalyysi - missio ja visiotavoitteet - strategiset linjaukset (tämän asiakirjan mukaisesti) - strategian jalkauttamissuunnitelma Täten ISA ry:n strateginen kehys saataisiin samaan systematiikkaan kuin Isännöintiliiton strateginen johtaminen. Tämän konsulttityön aikana itselleni on varmistunut, että ISA ry:n arvot ovat jotain siihen suuntaan kuin - ymmärrettävyys taloyhtiöt ja ISA brändistä kiinnostuneet isännöintiyritykset - luotettavuus taloyhtiöille - vaikuttavuus ISA -yrityksille Helsingissä Mikko Virkamäki Kotialue Oy

14 Talousraportti Varainhankinta TP 2007 TA 2008 Tilanne arvio 2008 Isännöintipäivät Jäsenmaksut, yhdistykset Jäsenmaksut, henkilöt Jäsenmaksut, yritykset Kumppanuussopimukset Kiinteistömessut Sijoitustoiminnan tuotot + muut Kesäseminaari Lehden myyntiprovisio Myytävät palvelut Ansiomerkit Yhteensä Toimintakulut Tutkimus ja kehitys Kansainvälinen toiminta Viestintä ja markkinointi Palkat Kokouspalkkiot Toimiston vuokra+muut kulut Matka ja edustuskulut Muut kulut Yhteensä Tilikauden tulos

15 Jäsenselvitys Tulokset jäsenrekisteristä Yritysjäseniä yj 202 kpl Henkilöitä jäsenyhdistyksissä 1149 kpl Jäsenmaksu 85 euroa, 420 henkilöä Jäsenmaksu 148 euroa, 696 henkilöä Seniori- ja vapaajäseniä 33 kpl Jäsenyrityksissä työskentelee 424 yhdistysten jäsentä 73 jäsenyrityksessä ei ole yhtään yhdistysten jäsentä 468 yritystä toimii yhdistysten jäsenten työnantajina jäsenyritysten lisäksi ISA auktorisoituja yrityksiä on 121 kpl ISA auktorisoiduista jäsenyrityksiä on 68 kpl Jäsenyrityksistä auktorisoituja on 68 kpl 1

16 Tulokset liikevaihto- ja talouskyselystä Isännöitsijöitä töissä 123:ssa jäsenyrityksessä 707 kpl Teknisiä isännöitsijöitä 89 kpl Avaran tiedot puuttuvat Puuttuvista 75:stä yrityksestä lisää 2 kpl per yritys Yhteensä =1000 henkilöä Yhteenveto jäsenrekisteristä 202 / 670 yritystä jäsenenä = 30% 1149 / 1730 henkilöä jäsenenä = 66% Henkilöpotentiaali euroa Yrityspotentiaali euroa (n. 500 euroa per yritys) 2

17 Strategiset linjaukset ja avainprosessit

18 Isännöintiliiton strategiset linjaukset ja avainprosessit Yritys- ja henkilöjäsenten palvelu palvelumuotojen kehittäminen, toteutus ja tiedotus Paikallistoiminnan tukeminen yhteistoiminta- ja tukimuotojen kehittäminen ja toteutus Korkeampi ja selkeämpi profiili viestintäympäristön seuranta, viestintästrategian laadinta, viestintä Uudistuva koulutus rekrytointi- ja koulutusohjelman kehittäminen, koulutuksen organisointi Jäsenhankinta jäsenyyden myynti ja markkinointi Yhteistoiminta sidosryhmien kanssa sidosryhmien toiminnan seuranta, arviointi ja osallistuminen Oman toiminnan seuranta mittausjärjestelmän kehittäminen, datan hankinta ja raportointi Liiton resurssien lisääminen ulkopuolisella rahoituksella palveluiden kehittäminen, myynti ja toteuttaminen

19 Isännöintiliiton strategiset linjaukset ja avainprosessit Yritysjäsenten palvelu palvelumuotojen kehittäminen, toteutus ja tiedotus Jäsenyhdistysten palvelu palvelu- ja yhteistoimintamuotojen kehittäminen, toteutus ja tiedotus Korkeampi ja selkeämpi profiili viestintäympäristön seuranta, viestintästrategian ylläpito ja toteutus Uudistuva koulutus rekrytoinnin ja koulutuksen kehittäminen, koulutuksen organisointi koulutusstrategian mukaan Jäsenhankinta jäsenyyden myynti ja markkinointi Yhteistoiminta sidosryhmien kanssa sidosryhmien toiminnan seuranta ja vaikuttaminen Oman toiminnan seuranta mittausjärjestelmän kehittäminen, tiedon hankinta ja raportointi Liiton resurssien lisääminen ulkopuolisella rahoituksella palveluiden kehittäminen, myynti, markkinointi ja toteutus

20 Korkeampi ja selkeämpi profiili

21 Avainprosessit: viestintäympäristön seuranta, viestintästrategian ylläpito ja toteutus Toimintasuunnitelma 2009, linjaukset, uudet: Viestintästrategian päivittäminen, tarkastelu markkinoinnin näkökulmasta Sidosryhmien mielikuvien selvittäminen Suunnitelma sidosryhmävaikuttamiseen» Kokouskauden kaatajaiset» Isännöintipäivät Medianäkyvyyden laadullinen analyysi Verkkosivujen kokonaisuudistus(jäsentyytyväisyystutkimus, kävijämäärät) Viestintäpalkinnot Talousmediat Jatkuva sisällön tuottaminen! Eettisten ohjeiden viestintä

22 Avainprosessit: viestintäympäristön seuranta, viestintästrategian ylläpito ja toteutus Toimintasuunnitelma 2009, linjaukset, nykyiset: Mediaseuranta Jäsenviestinnän kehittäminen Jäsenviestintä Mediasuhteet ja niiden kehittäminen» Tiedottajaverkoston kehittäminen Kehittyvä Kiinteistö lehti» Lukijatutkimus ei-isännöitsijöille

23 Toimialan roolien selkeyttäminen

24 Isännöintiliiton tavoitteet saavutetaan yhteistyöllä Sidosryhmätyön merkitys Muiden avulla saavutetaan tuloksia Kiinteistöliiton rooli ja yhteistyö Taloyhtiöomistajat Strateginen yhteistyö Operatiivinen yhteistyö Operatiivinen yhteistyö muiden järjestöjen kanssa RAKLI Kiinteistövälitysalan keskusliitto / SKVL

25 Kiinteistöalan roolikartta Laaditaan yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa KIINTEISTÖ- JA RAKENTAMISFOORUMI

26 Roolit taloyhtiössä Hallitus / isännöitsijä Kuka kantaa vastuun? Isännöitsijä / Isännöintiyritys Isännöinti on luottamukseen perustuvaa johtamista ja palvelua Onko johtamista? Pitääkö määritellä uudestaan? Kuka johtaa taloyhtiötä? Luovutaan toimitusjohtaja -termistä

27 Uudet yritysjäsenet Uudenkaupungin Isännöitsijäkeskus Ky Uusikaupunki Karimak Oy Hyvinkää Isännöintipalvelu Kangasniemi Kajaani Korhonen Oy Tili- ja kiinteistötoimisto Kajaani Valkeakosken Tili ja Isännöinti Oy Valkeakoski Yrityspalvelu Niinisalo Oy Pori Olarin Huolto Oy Espoo Isännöinti ja Tilipalvelu Porin Balanssi Ky Pori Huoneisto.com Innofori LKV Espoo Kiinteistö-Tahkola Oy Helsinki Rovaniemen Isännöitsijätoimisto Oy Rovaniemi Auranmaan Kiinteistöpörssi Ky Kyrö Isännöinti Matti Laakso Salo Isännöintipalvelu Heikki Lahti Oulu Verkkoisännöinti.fi Oy Helsinki 2

28 Eronneet yritysjäsenet Istive Oy Yritys- ja Isännöintipalvelu Viskaali Ky Mellunmäen Huolto Oy Juvan OP-Kiinteistökeskus Oy LKV Pyhäjärviseudun Tili- ja Isännöintikeskus Oy