YTHS POTILASREKISTERI

Transkriptio

1 YTHS POTILASREKISTERI INFORMOINTILOMAKE (Henkilötietolaki 10 ja 24 ) Tällä lomakkeella ovat Henkilötietolain 10 mukaiset rekisteriselosteen tiedot sekä Henkilötietolain 24 perustuva rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä. Laatimispäivä: Uudistamispäivä: Versio: 1.2 Laatija: Jukka Männistö, toimitusjohtaja 1. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Katuosoite Postitoimipaikka Rekisteriasioista vastaava henkilö Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Töölönkatu 37 A Helsinki Sami Raasakka, johtajaylilääkäri 2. TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYKSIKÖIDEN VASTUUHENKILÖT Ajantasainen tieto kunkin terveyspalveluyksikön vastuuhenkilöistä on päivitettynä osoitteessa 3. REKISTERIN NIMI Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilasrekisteri, mukaan lukien jatkuva potilaskertomusjärjestelmä sekä tutkimuspotilaita koskeva osarekisteri. 4. POTILASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus Asiakkaan terveyden edistäminen ja sen suunnittelu Lainmukaisen toiminnan valvonta sekä lain edellyttämien tilastotietojen tuottaminen

2 Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu Potilasmaksujen laskutus Potilaan suostumuksen mukaisesti tutkimustoimintaan osallistuminen Potilasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Potilaan rekisteritietoja saa käyttää rekisterinpitäjän tai luvallansa tieteelliseen tutkimukseen viranomaissäännösten mukaisesti. 5. POTILASREKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT potilaan nimi (nimet), henkilötunnus, yhteystiedot (mm. puhelin, osoite, sähköposti ja muut potilaan antamat yhteystiedot) kotikunta, lupa suojatun sähköpostin käyttöön YTHS:n ja potilaan välisessä tiedonvaihdossa, hoitoaikojen muistutuksissa ja hoitomaksulaskutuksessa, asiointikieli, kotimaa, terveydenhoitomaksun maksutieto, oppilaitostiedot, opintojen aloituspäivämäärä, opinto-oikeustieto potilaan nimeämä yhteyshenkilö potilaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot Kaikki potilasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Potilasasiakirjojen laatimisessa noudatetaan viranomaismääräyksiä. Talletettavat potilasasiakirjat laaditaan sekä potilastiedot ryhmitellään ja laaditaan siten, että sisäinen käyttö ja luovutukset ulkopuolisille voidaan jatkohoitotilanteissa toteuttaa asianmukaisesti ja potilaslain ja muun lainsäädännön salassapitosäännösten sekä henkilötietolain huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteiden sekä tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimusten mukaisesti. 5.1 Säännönmukaiset tietolähteet Potilas: potilaan ilmoittamat tiedot Hoitohenkilökunta: tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot Muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä saadut potilastiedot: tietolähde ja tiedonsaannin peruste ja potilaan suostumustieto tulee ilmetä tiedoissa kansallinen arkisto potilaan antaman luvan laajuudessa

3 Muualta hankitut tiedot ja peruste: oppilaitosten antamat perustiedot, jotka määrittävät oikeuden YTHS:n palveluihin 6. POTILASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Potilastietojen käyttöä, luovuttamista ja suojaamista ohjaavan lainsäädännön pohjalta on muotoiltu YTHS:n Potilasrekisterin tietosuojaohje, jolla varmistetaan yhtenäinen toiminta potilastietojen käsittelyssä. Potilastietoja voidaan luovuttaa Lain potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 mukaisesti Potilaan antamalla suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. STM voi myöntää luvan potilasrekisteritietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (Potilaslain 4 luvun 13 :n 4 momentti: Sosiaali- ja terveysministeriö voi lisäksi antaa tieteellistä tutkimusta varten yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa tarkoitetun terveydenhuollon palveluja tuottavan yksikön sellaisista potilasasiakirjoista, joita ei voida pitää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuina viranomaisen asiakirjoina.) 6.1. Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen ja luovutuksensaajaryhmät Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3, tartuntatautilaki (589/86) 23 a ). Näitä rekistereitä ovat hoitoilmoitusrekisteri syntyneiden lasten rekisteri raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri

4 implanttirekisteri huumausaineseurantarekisteri tartuntatautirekisteri Muut mahdolliset luovutuksensaajat ja luovutuksen peruste: Jatkohoidon järjestämiseksi potilaan suullisella tai asiayhteydestä muutoin ilmenevällä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle. 7. POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET Lainsäädännön yleiset periaatteet: Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen välittömästi liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 ). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Potilastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla tietokoneella olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla potilastietojen käyttöä valvotaan ja tarvittaessa selvitetään lokitiedoin potilasrekisterin tietoihin pääsy on suojattu ulkoisesta verkosta palomuurilla potilasrekisteriin liittyvä paperiarkisto säilytetään erillisessä lukitussa tilassa Potilasasiakirjojen lainauksen yleiset periaatteet: Potilastietoja säilytetään, arkistoidaan ja hävitetään STM:n asetuksen 99/2001 mukaisesti. Potilastiedot ja kaikki tietosuojan alainen materiaali hävitetään siten, etteivät sivulliset tai ulkopuoliset henkilöt pääse siihen käsiksi. 8. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Tarkastusoikeuden sisältö:

5 Potilaalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja -merkinnät (Henkilötietolaki 26 ). Tarkastusoikeus toteutetaan ilman tarpeetonta viivytystä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (Henkilötietolaki 27 ). Tarkastusoikeuden epääminen on perusteltava kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta, mikäli edellisestä tarkastuskerrasta on kulunut vähintään vuosi. 8.1 Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi Miten toteutetaan: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan terveyspalveluyksikön vastuuhenkilölle tai johtajaylilääkärille. Tarkastusoikeudesta päättää terveyspalveluyksikön vastuuhenkilö, tarvittaessa yhdessä johtajaylilääkärin kanssa. Potilaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö. Potilaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena. 9. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma- aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. 9.1 Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi Miten toteutetaan: Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Potilaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan.

6 Pyyntö osoitetaan terveyspalveluyksikön vastuuhenkilölle tai johtajaylilääkärille. Korjauksen toteuttamisesta päättää terveyspalveluyksikön vastuuhenkilö, tarvittaessa yhdessä johtajaylilääkärin kanssa. Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä potilasasiakirjoista. Terveydenhuollon ammattihenkilö päättää, mitkä tiedot ovat oleellisia kirjata. Kirjaukset kuvastavat kirjaamishetkellä syntynyttä tilannearviota. Jälkikäteen arvio voi osoittautua virheelliseksi, mutta tämä ei tee itse merkintää asiaankuulumattomaksi. Potilaan saattaa olla vaikea hyväksyä tätä tulkintaa, mutta terveydenhuollon ammattihenkilön perustellessa asian tarpeellisuuden, yhteisymmärrys usein löytyy. Mikäli yhteisymmärrystä ei synny, potilaalla on oikeus saada kirjallinen selvitys, miksei hänen pyyntöönsä ei ole suostuttu. Tämän jälkeen potilaalla on oikeus alistaa terveydenhuollon ammattihenkilön päätös tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi. Liite POTILASREKISTERIN TIEDON KORJAAMINEN 10. MENETTELY POTILASTIETOJEN VÄÄRINKÄYTÖSEPÄILYJEN OSALTA Potilaalla on oikeus pyytää lokitietojen tarkistusta oheisen liitteen mukaisesti epäillessään väärinkäytöstä. Pyyntö osoitetaan terveyspalveluyksikön vastuuhenkilölle tai johtajaylilääkärille. Lokitietojen tarkistuksesta päättää terveyspalveluyksikön vastuuhenkilö, tarvittaessa yhdessä johtajaylilääkärin kanssa. Liite POTILASREKISTERIN LOKITIETOJEN TARKASTAMINEN

7 POTILASREKISTERIN LOKITIETOJEN TARKASTAMINEN Haluan saada tietää kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu minua koskevia sairauskertomukseen tehtyjä merkintöjä sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Perustelut ja / tai mahdolliset väärinkäytösepäilyt: Henkilötunnus: Puhelin: Pyytäjän allekirjoitus Päivämäärä Nimen selvennys Pyytäjän henkilöllisyys tarkastettu: Kuvallinen henkilökortti Ajokortti Passi Henkilötiedot tarkastaneen allekirjoitus Päivämäärä

8 POTILASREKISTERIN TIEDON KORJAAMINEN Henkilötietolain 29 :n perusteella vaadin, että potilasrekisteristänne minusta olevat tiedot korjataan seuraavasti: Vaadin seuraavat tiedot poistettavaksi (mainitse sanatarkasti poistettava tieto ja perustelut): Vaadin seuraavat tiedot muutettavaksi (mainitse sanatarkasti korjattava tieto, ehdotettu muutos ja perustelut): Vaadin seuraavat tiedot täydennyksenä liitettäväksi yllä olevaan rekisteriin (perustelut): Henkilötunnus: Osoite: Puhelin: Muutoksen pyytäjän allekirjoitus Päivämäärä Nimen selvennys Jos tiedon korjausvaatimukseeni ei suostuta, rekisterinpitäjän on henkilötietolain 29 :n mukaisesti annettava oma-aloitteisesti asiaa koskeva kirjallinen kieltäytymistodistus. Kieltäytymistodistuksessa on mainittava myös kieltäytymisen syy.