Vakuutusmarkkinoilla toimivan yhteisön valvontaasiakirjojen toimittaminen Finanssivalvonnalle

Transkriptio

1 Vakuutusmarkkinoilla toimivan yhteisön valvontaasiakirjojen toimittaminen Määräykset ja ohjeet Vakuutusyhtiöt Ulkomaisen vakuutusyhtiön sivuliikkeet Vakuutusyhdistykset Eläkekassat Eläkesäätiöt Vakuutusomistusyhteisöt Antopäivä Voimaantulopäivä FINANSSIVALVONTA puh faksi Lisätietoja Instituutiovalvonta/Vakuutussektori

2 2 (15) Sisällysluettelo 1 Soveltaminen 3 2 Yleistä 4 3 Normiperusta 5 4 Raportointi Raportoitujen valvontatietojen oikeellisuuden varmentaminen Valvonta-asiakirjojen toimittaminen Ennen tilintarkastusta toimitettavat asiakirjat Tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen toimitettavat asiakirjat Muut asiakirjat ja selonteot 10 5 Muutoshistoria 13 6 Liitteet Raportti 22a Raportti 22b 15

3 3 (15) 1 Soveltaminen Määräys (1) Tätä raportointimääräystä sovelletaan seuraaviin Finanssivalvonnasta annetun lain (878/2008) tarkoittamiin valvottaviin: vakuutusyhtiölaissa tarkoitettu vakuutusyhtiö; työeläkevakuutusyhtiöistä annetussa laissa tarkoitettu työeläkevakuutusyhtiö; ulkomaisista vakuutusyhtiöistä annetussa laissa tarkoitettu, muussa kuin ETA-valtiossa toimiluvan saanut, ulkomaisen vakuutusyhtiön sivuliike; vakuutusyhdistyslaissa tarkoitettu vakuutusyhdistys; vakuutuskassalaissa tarkoitettu eläkekassa; eläkesäätiölaissa tarkoitettu eläkesäätiö; maatalousyrittäjän eläkelaissa tarkoitettu Maatalousyrittäjien eläkelaitos; merimieseläkelaissa tarkoitettu Merimieseläkekassa; vakuutusyhtiön ja vakuutusyhdistyksen omistusyhteisö.

4 4 (15) 2 Yleistä Määräys (1) Tämä raportointimääräys kumoaa yhdessä Finanssivalvonnan konekielisistä valvontatiedoista annetun määräyksen kanssa Vakuutusvalvontaviraston määräys- ja ohjekokoelman 2/002/2008 luvun 13 sekä määräys- ja ohjekokoelmien 4/002/2007 luvun 5. Kumottujen kohtien sijaan noudatetaan tämän määräyksen sekä konekielisistä valvontatiedoista annetun määräyksen säännöksiä. (2) Raportointimääräysten tavoitteena on varmistaa, että Finanssivalvonnalla on oikea ja riittävä kuva valvottavien taloudellisesta asemasta.

5 5 (15) 3 Normiperusta Määräys (1) Vakuutusmarkkinoilla toimivan yhteisön valvonta-asiakirjojen toimittaminen perustuu Finanssivalvonnasta annetun lain (878/2008) 18 :ään.

6 6 (15) 4 Raportointi Määräys 4.1 Raportoitujen valvontatietojen oikeellisuuden varmentaminen (1) Valvontatietojen toimittajan on laadittava seloste raportoitujen tietojen oikeellisuudesta. Menettelyn tavoitteena on varmistaa, että valvottavan toimittamat tiedot ovat tarkistettuja ja oikeita. Seloste päivätään ja sen allekirjoittavat sekä raportin laatija että tietojen oikeellisuuden varmentaja. Valvottavan on säilytettävä allekirjoitettu seloste ja esitettävä se pyydettäessä. Seloste on laadittava ensimmäisen kerran alkaen toimitetuista raporteista. Selostetta on päivitettävä aina, kun sen kuvaamassa prosessissa tapahtuu muutoksia. (2) Finanssivalvonnan kotisivujen ( Sääntely-osiosta on saatavissa ohjeet selostelomakkeen täyttämiseen ja sen toimittamiseen konekielisesti. (3) Tämän määräyksen noudattamatta jättäminen voi johtaa hallinnollisiin tai muihin seuraamuksiin. 4.2 Valvonta-asiakirjojen toimittaminen (4) Valvonta-asiakirjoilla tarkoitetaan toimitettavia muita kuin konekielisistä valvontatiedoista annetussa määräyksessä tarkoitettuja valvontatietoja. Asiakirjat toimitetaan tästä määräyksestä tarkemmin ilmenevällä tavalla. (5) Kirjallisesti toimitettavat asiakirjat annetaan yhtenä kokonaisuutena riippumatta siitä, onko tilinpäätösasiakirjoja tai muita asiakirjoja aikaisemmin toimitettu. Sähköisesti toimitettavat valvonta-asiakirjat toimitetaan Excel-muotoisena sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen tilastot(at)finanssivalvonta.fi Ennen tilintarkastusta toimitettavat asiakirjat (6) Jos ei muuta ole mainittu, kohdassa lueteltujen asiakirjojen on oltava kirjallisena Finanssivalvonnan käytettävissä 10 vuorokautta ennen vuositilintarkastusta, mutta kuitenkin viimeistään 10 vuorokauden kuluttua siitä, kun tilinpäätöksen on voimassa olevien säännösten mukaan oltava laadittuna.

7 7 (15) TAULUKKO 1: Asiakirja Ennen tilintarkastusta kirjallisena toimitettavat asiakirjat (ei koske eläkesäätiöitä eikä eläkekassoja) 1. Tilinpäätös ja toimintakertomus 2. VYL 7 luvun 6 :n mukainen tilintarkastajan tarkastuskertomus 3. Luettelo kateomaisuutta koskevista johdannaissopimuksista sekä selvitys siitä, miten ne vaikuttavat omaisuuden katearvoon 4. Laskelma vahinkovakuutusyhtiön oikaistusta vakavaraisuuspääomasta, tasoitusmäärästä ja niiden rajoista 5. Laskelma vakuutusyhdistyksen sekä kolmannen maan vakuutusyhtiön sivuliikkeen tasoitusmäärästä ja sen rajoista 6. Vakuutusyritysryhmän mukautettu vakavaraisuuslaskelma 7. Laskelma vastuuvelan muutoksista ja siitä, että tilinpäätöksen mukainen vastuuvelka on perusteiden mukaisesti laskettu 8. Työeläkevakuutusyhtiön lakisääteisen eläkevakuutuksen tilinpäätösanalyysi 9. Ote työeläkevakuutusyhtiön hallituksen pöytäkirjasta, josta ilmenee yhtiön hallituksen tekemä päätös siirrosta osittamattomasta lisävakuutusvastuusta ositettuun lisävakuutusvastuuseen 10. Laskelma lakisääteisen työeläkevakuutuksen vastuuvelan pohjana olevasta maksutulosta ja korvauksista sekä tarkistusmaksuvelasta tai -saatavasta ja velasta tai saatavasta TyEL- ja YEL-eläkkeiden vastuunjaosta 11. VYL 4 luvun 11 :n mukainen ilmoitus yhtiön/yhdistyksen omistajista tilikauden päättymishetken tilanteen mukaisena 12. Selvitys yhtiön ja muun yhteisön tai luonnollisen henkilön välisistä VYL 1 luvun 10 :ssä tarkoitetuista merkittävistä sidonnaisuuksista 13. Ilmoitus vakuutusyhtiön määräys- ja ohjekokoelman (2/002/2008) luvun 12 alakohdassa 1 tarkoitetuista luotoista 14. Todistus UVYL 29 :n mukaisesta vakuudesta 15. Vakuutusyritysryhmittymän keskinäisiä liiketoimia koskevat periaatteet 16. Ilmoitus vakuutusyritysryhmän keskinäisistä liiketoimista 17. Selvitys liitännäistoiminnan laajuudesta itsenäisenä toimintana ja suhteessa vakuutustoimintaan.

8 8 (15) (7) Vakuutusyhtiölain mukainen tilintarkastajan tarkastuskertomus tulee olla Finanssivalvonnan käytettävissä viimeistään kaksi vuorokautta ennen vuositilintarkastusta. (8) Kolmannen maan vakuutusyhtiön sivuliikkeen asiakirjojen on oltava Finanssivalvonnan käytettävissä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. (9) Eläkekassan ja eläkesäätiön tulee antaa erikseen sekä lakisääteisen että muun toiminnan osalta kirjallisena seuraavat asiakirjat: tasekirja; yhteenveto katteesta/vastuuvelan katelaskelma (eläkekassa) tai yhteenveto katteesta/laskelma eläkevastuusta (eläkesäätiö) ja tarkempi erittely omaisuuden jakautumisesta kateluokkiin/sijoitusluokkiin sekä riskikeskittymälaskelma (määräys- ja ohjekokoelman liitteet 1 tai 2 ja 3); selvitys eläkekassan osakasyhteisöille myönnetyistä lainoista; selvitys eläkesäätiön työnantajayritykselle myönnetyistä lainoista eriteltyinä ennen ja sen jälkeen annettuihin lainoihin sekä lainojen vakuuksista (määräys- ja ohjekokoelman liite 7); arvostuserolaskelma (määräys- ja ohjekokoelman liite 5). (10) Lakisääteistä toimintaa harjoittavan eläkekassan ja eläkesäätiön on lisäksi toimitettava kirjallisena seuraavat asiakirjat: toimintapääomalaskelmat (määräys- ja ohjekokoelman liite 4); eläkekassan toimintapääomalaskelman liitteenä kopiot VKL 83 b :n 2 momentin 7) - kohdan mukaisista mahdollisista takaus- ja vakuussopimuksista; eläkesäätiön toimintapääomalaskelman liitteenä kopiot ESL 48 a :n 2 momentin 5) - kohdan mukaisista mahdollisista takaus- ja vakuussopimuksista; ote hallituksen pöytäkirjasta, josta ilmenevät lisävakuutusvastuun purkamista ja kartuttamista koskevat päätökset. (11) AB-eläkesäätiön on edellä esitetyn lisäksi toimitettava kirjallisena: osastokohtainen tuloslaskelma ja tase; osastokohtainen kateluettelo liitteineen ja yhteenveto katteesta (määräys- ja ohjekokoelman liitteet 1 ja 2); selvitys eläkesäätiön hallituksen vahvistamista jakosäännöistä eläkesäätiön tuottojen ja kulujen jakamiseksi A- ja B-osaston kesken. (12) A-yhteiseläkesäätiön, joka noudattaa työnantajakohtaista kirjanpitoa, on toimitettava kirjallisena kohdassa (9) mainittujen asiakirjojen lisäksi: tuloslaskelma ja tase työnantajittain; työnantajakohtainen kateluettelo liitteineen ja yhteenveto katteesta (liite 1 ja 3); selvitys eläkesäätiön hallituksen vahvistamista jakosäännöistä eläkesäätiön tuottojen ja kulujen jakamiseksi työnantajien kesken. (13) B-yhteiseläkesäätiön on toimitettava kohtien (9) ja (10) mukaiset asiakirjat. Mikäli B- yhteiseläkesäätiö toimii työnantajakohtaisen kirjanpitojärjestelmän mukaisesti, on lisäksi toimitettava kohdassa (12) mainitut asiakirjat ja kohdan (10) toimintapääomalaskelmat työnantajakohtaisesti.

9 9 (15) (14) AB-yhteiseläkesäätiön on toimitettava vastaavat erittelyt ottaen huomioon toimivatko osastot työnantajakohtaisen vai tasaavan kirjanpitojärjestelmän mukaisesti. (15) Asiakirjoihin mahdollisesti toimittamisen jälkeen tehtävistä muutoksista on ilmoitettava viipymättä. (16) Vahinkovakuutusyhtiön on toimitettava taulukon 1 kirjallisten asiakirjojen lisäksi seuraavat raportit sähköisesti Excel-tiedostoina: toimintapääoman ja oman pääoman vähimmäismäärä sekä takuumäärän muodostuminen (määräys- ja ohjekokoelman raportti 1 taulukot T4 ja T8) tietoja run-off -yhtiön tilinpäätöksestä (määräys- ja ohjekokoelman raportti 4) vahinkovakuutusyhtiön ja sivuliikkeen korvausvastuun riittävyyslaskelma (määräys- ja ohjekokoelman raportti 8a) laskelma elinkorkovastuun riittävyydestä (määräys- ja ohjekokoelman raportti 9) luettelo jälleenvakuutuksenantajista (määräys- ja ohjekokoelman raportti 11) menevä jälleenvakuutus (määräys- ja ohjekokoelman raportti 12) (17) Henkivakuutusyhtiön on toimitettava taulukon 1 kirjallisten asiakirjojen lisäksi seuraavat raportit sähköisesti Excel-tiedostoina: toimintapääoman ja oman pääoman vähimmäismäärä sekä takuumäärän muodostuminen (määräys- ja ohjekokoelman raportti 1 taulukot T5 ja T9) luettelo jälleenvakuutuksenantajista (määräys- ja ohjekokoelman raportti 11) menevä jälleenvakuutus (määräys- ja ohjekokoelman raportti 12) henkivakuutusyhtiön vakavaraisuusaseman ennakoiva valvonta (määräys- ja ohjekokoelman raportti 23) (18) Henkivakuutusyhtiöiden on toimitettava lisäksi neljännesvuosittain laskelma perus- ja jatkuvuusvaatimustestien mukaisista laajennetuista toimintapääomista ja vakavaraisuusvaatimuksista (raportin 23 taulukot 1-4). Laskelmat toimitetaan Excel-taulukoina / / / mennessä. Helmikuun 15. päivään mennessä toimitetaan neljännen vuosineljänneksen alustavat tiedot. Neljännen vuosineljänneksen lopulliset laskelmat ja selvitykset toimitetaan kohdan (17) mukaisesti. (19) Vakuutusyhdistyksen on toimitettava taulukon 1 kirjallisten asiakirjojen lisäksi seuraavat raportit sähköisesti Excel-tiedostoina: tuloslaskelma, tase ja tilinpäätöksen liitetiedot tunnusluvut ja analyysit vuositasolla (määräys- ja ohjekokoelman liite 3) määräys- ja ohjekokoelman raportit 1-3, 5-8, 11, 12 ja 17 (20) Kolmannen maan vakuutusyhtiön sivuliikkeen on toimitettava taulukon 1 kirjallisten asiakirjojen lisäksi seuraavat raportit sähköisesti Excel-tiedostoina: tuloslaskelma, tase ja tilinpäätöksen liitetiedot määräys- ja ohjekokoelman raportit 1, 2a, 5, 6, 7a, 8a, 11 ja 12 (21) Kohtien 16, 17, 18, 19 ja 20 mukaiset raportit tulee toimittaa Excel-raportointipohjalla, jotka ovat haettavissa Finanssivalvonnan kotisivuilta.

10 10 (15) Tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen toimitettavat asiakirjat (22) Taulukossa 2 lueteltujen asiakirjojen on oltava Finanssivalvonnan käytettävissä kirjallisena kuukauden kuluessa siitä kokouksesta, joka on tilinpäätöksen vahvistanut. (23) Kolmannen maan vakuutusyhtiön sivuliikkeen tulee toimittaa UVYL 39 :n mukainen selvitys kirjallisena viimeistään tilinpäätöstä seuraavan heinäkuun loppuun mennessä. TAULUKKO 2: Asiakirja Tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen kirjallisena toimitettavat asiakirjat (ei koske eläkesäätiöitä eikä eläkekassoja) 1. Jäljennös vahvistetusta tilinpäätöksestä sekä toimintakertomuksesta (emoyhtiö/emoyhdistys ja konserni). 2. Jäljennös tilintarkastuskertomuksesta 3. Sen kokouksen pöytäkirjanote, josta käy ilmi tilinpäätöksen vahvistaminen tai vakuutusyhdistyksen hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan kirjallinen ilmoitus tilinpäätöksen vahvistamisen päivämäärästä ja yhdistyksen voittoa tai tappiota koskevasta yhdistyskokouksen päätöksestä (24) Eläkekassan on toimitettava vuosittain kirjallisena yhden kuukauden kuluessa siitä kokouksesta, jossa tilinpäätös on vahvistettu määrämuotoinen tilastokertomus (määräys- ja ohjekokoelman liite 7). Kertomuksen mukana on toimitettava sen etusivulla mainitut liitteet. Eläkekassan tilastokertomus tulee antaa erikseen sekä lakisääteisen että muun toiminnan osalta. (25) Eläkesäätiön on toimitettava vuosittain kirjallisena viiden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä määrämuotoinen tilastokertomus toiminnastaan ja tilastaan (määräys- ja ohjekokoelman liite 8). Tilastokertomuksen yhteydessä on toimitettava sen etusivulla mainitut liitteet. AB-eläkesäätiön on toimitettava tilastokertomus ja siihen liitettävät asiapaperit erikseen A- ja B-osaston osalta. (26) Luvun mukaisesti Excel-taulukoina toimitetut tiedot tulee tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen toimittaa samassa muodossa ja korjattuna niiltä osin kuin tiedot ovat muuttuneet kuukauden kuluessa siitä kokouksesta, joka on tilinpäätöksen vahvistanut Muut asiakirjat ja selonteot (27) Vakuutusyhtiön tulee toimittaa kirjallisesti ilmoitus vakuutusyritysryhmän keskinäisiä liiketoimia koskevissa periaatteissa tapahtuneista muutoksista sekä yksilöllisesti ilmoitettavista keskinäisistä liiketoimista kolmen ensimmäisen vuosineljänneksen osalta viimeistään vuosineljännestä seuraavan toisen kuukauden 15. päivänä.

11 11 (15) (28) Työeläkelaitoksen on toimitettava vuosittain tammikuun 12. päivään mennessä ennakkotietoraportti laitoksen toiminnasta edellisenä vuonna (määräys- ja ohjekokoelman raportti 27). Raportti toimitetaan Excel-taulukkona. Finanssivalvonta lähettää yhteenvedon ennakkotiedoista Tilastokeskukselle kansantalouden tilinpitoa varten. (29) Työeläkevakuutusyhtiön tulee ilmoittaa kuukausittain tiedot huomattavista liiketoimista, jotka yhtiö on tehnyt asiakkaidensa kanssa, ellei liiketoimi ole tavanomainen. Liiketoimi on huomattava, jos kertaluontoinen liiketoimi on yli 1 miljoonaa euroa tai jos toistaiseksi jatkuva liiketoimi synnyttää kassavirtaa yli 1 miljoonaa euroa vuoden aikana. Tavanomaisia liiketoimia ovat yhtiön tekemät likviditeettisijoitukset asiakkaana olevan pankin kanssa ja yhtiön myöntämät takaisinlainat. (30) Työeläkevakuutusyhtiön tulee ilmoittaa kuukausittain tiedot poikkeuksellisista liiketoimista, jotka yhtiö on tehnyt tai luvannut tehdä. Liiketoimi on poikkeuksellinen, jos se on tehty asiakkaiden hankkimiseksi tai säilyttämiseksi, eikä toimea ole kohdistettu rajoittamattomalle yleisöjoukolle tai jos liiketoimi liittyy työhyvinvointihankkeisiin. (31) Tiedot huomattavista ja poikkeuksellisista liiketoimista toimitetaan sekä raportilla 22a (liite 6.1) että raportilla 22b (liite 6.2) raportointikuukautta seuraavan kuukauden loppuun mennessä. Näistä raportti 22a on julkinen asiakirja. (32) Valvottavan on ilman erillistä pyyntöä toimitettava tilintarkastajien tilikauden aikana toimitusjohtajalle, hallitukselle tai pääasiamiehelle luovuttamat raportit ja tarkastusmuistiot välittömästi sen jälkeen, kun tilintarkastajat ovat ne luovuttaneet. (33) Henkivakuutusyhtiön ja henkivakuutusta harjoittavan sivuliikkeen on ilman erillistä pyyntöä toimitettava uudet henkivakuutuksen sekä vahinkovakuutusluokkiin 1 ja 2 kuuluvien vakuutusten, silloin kun ne liittyvät henkivakuutusluokkaan 1 tai vastaaviin henkivakuutusluokan 3 vakuutussopimuksiin, maksuperusteet perusteluineen sekä vastuuvelan laskuperusteet perusteluineen ennen niiden käyttöönottoa. Lisäksi tammikuun loppuun mennessä yhtiöiden tulee toimittaa elektronisessa muodossa kalenterivuoden lopussa voimassa olevista vakuutuslajeista kaikki sovellettavat laskuperusteet lisäetuperusteet mukaan luettuina vakuutuslajeittain eri hakemistoihin ryhmiteltyinä. Tällöin yksi laskuperuste voi esiintyä useammassa hakemistossa. Lisäksi omassa hakemistossaan tulee toimittaa tasoitusmäärän, laajennetun toimintapääoman, perusvaatimustestin ja jatkuvuusvaatimustestin laskuperusteet perusteluineen. (34) Vahinkovakuutusyhtiön tilinpäätöksessä sovellettavat uudet vastuuvelan laskuperusteet on perusteluineen toimitettava tilikauden loppuun mennessä. Jos yhtiö kokonaisuudessaan soveltaa edellisen vuoden laskuperusteita, on myös tästä ilmoitettava tilikauden loppuun mennessä. (35) Liikennevakuutusta harjoittavan vakuutusyhtiön on toimitettava VN-tiedonkeruun liitteenä Kysely liikennevakuutuksen vakuutusmaksujen muutoksista (määräys- ja ohjekokoelman raportti 28b). Tämä selvitys on toimitettava vuosittain kuukauden kuluessa siitä yhtiökokouksesta, joka on tilinpäätöksen vahvistanut.

12 12 (15) (36) Eläkekassan ja eläkesäätiön hallituksen hyväksymä tilinpäätöstä seuraavan vuoden sijoitussuunnitelma on toimitettava seuraavan tilikauden ensimmäisen kuukauden loppuun mennessä. (37) Eläkekassan ja eläkesäätiön on toimitettava maksuperusteista lisäeläkejärjestelyä koskevat laskuperusteet ennen niiden käyttöönottoa.

13 13 (15) 5 Muutoshistoria Määräys (1) Määräykseen ei ole tehty muutoksia.

14 14 (15) 6 Liitteet 6.1 Raportti 22a TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖN ILMOITUS HUOMATTAVISTA TAI POIKKEUKSELLISISTA LIIKETOIMISTA Raportti 22a Vakuutuslaitoksen nimi: Y-tunnus: Yhteyshenkilön nimi: Puhelinnumero: Sähköpostiosoite: Raportointikuukauden viimeinen päivä Liiketoimen osapuolena olevan asiakkaan tiedot Liiketoimen luonne euromäärä liiketoimen tekopäivä yhtiömuoto kotipaikka asiakkuuden alkamispäivä

15 15 (15) 6.2 Raportti 22b TYÖELÄKEVAKUUTUSYHTIÖN ILMOITUS HUOMATTAVISTA TAI POIKKEUKSELLISISTA LIIKETOIMISTA Raportti 22b Vakuutuslaitoksen nimi: Y-tunnus: Yhteyshenkilön nimi: Puhelinnumero: Sähköpostiosoite: Raportointikuukauden viimeinen päivä Liiketoimen osapuolena olevan asiakkaan tiedot Liiketoimen luonne euromäärä liiketoimen tekopäivä yhtiömuoto kotipaikka asiakkuuden alkamispäivä asiakkaan nimi