ERÄTULITAPAHTUMAA VALMISTELEVAN TOIMIKUNNAN KOKOUSEN PÖYTÄKIRJA 2/2017

Transkriptio

1 1 (6) Aika: tiistaina klo 18:00, Paikka: Erätulipaikalla, Nikkilän Sydän Iso Kylätie 12 Sipoo Erätulia valmistelevaan toimikuntaan kutsutaan kaikki Sipoon järjestöt, joiden toimintaa luonto liittyy. Organisaatio Etunimi Puhelin Paikalla 4H Active Movers ry luontokuvaaja Borgby jf (Linnanpelto) Boxby jf Box-Hangelby marthakrets Endorfinmarthorna Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Etelän Vesimelojat ry Etelä-Sipoon Nuorisoseura Exito Hockey rf Exito Hockey rf Gerserby jf Gesterby-Pigby Byaförening rf Gesterby-Pigby Byaförening rf Gesterby-Pigby marthakrets Gijomonkai Karateclub Sipoo ry Gumbostrand byförening rf Gumbostrand-Simsalö marthakrets Gumbostrand-Vesterskogen rf Gumbostrand-Vesterskogen rf Hangelby jf Hindsby Allmogeförening rf Hindsby jf Hindsby marthakrets Anki Nyberg Tiina Pakkanen Maria Myllylä Elisabeth Eriksson Samira Jaakkola Jarmo Mikkola Teija Niemi Karl Peltonen Jonas Öhman Jill Öhman Kristian Tillander Kristina Holm Leo Närvänen Viveca Kihlman Sari Lindqvist Maija Lindholm Susanne Martin Lisbeth Lindholm Hed-Mari Björkell Hukkabasket ry Kristiina Mansén X Hukkabasket ry Hukkabasket ry Etelä-Sipoon Nuorisoseura ry Strömbergin Paukkuveikot ry Husaariratsastajat ry HV i Mårtensby rf HV i Paipis rf If Sibbo-Vargarna rf If Sibbo-Vargarna rf If S-V Cykel If S-V Fotboll If S-V Friidrott If S-V Orientering If S-V Skidning If S-V Volleyboll Immersby IK rf Immersby jf Kallbäck-Massby marthakrets Kyrkoby jf (Kirkonkylä) Riitta Wahlqvist Kristiina Mans`n Marit Siven Yvonne Malin-Hult Kirsi Roine Mikael Åhl Staffan Ahlrgbe Maria Bäkman Markku Sandström Jan-Erik Holmkvist Rita Wickholm Kaj Höglund Jori Lindroos Christina Lindqvist Gunvi Sandström Linupellon VPK Bo Grönqvist X Luonnonkuvaaja MLL Mårtensby jf (Martinkylä) Nickby Jaktförering rf Mika Laatikainen X Nickby jf (Nikkilä) Nickby-Kyrkoby FBK Hans-Peter lindgren X Norra Paipis Idrottsförening rf Norra Paipis jf (Pohjois-Paippinen) Milla Laurila

2 2 (6) Norra Sibbo Ungdomsförening rf Micaela Oljemark Norra-Paipis marthakrets Ilse Olenius Nuorten voimistelukerho Rysky ry Tom Lindholm Paipis jf (Paippinen) Partiolippukunta Sipoon hukat Partiolippukunta Sipoon Hukat Puskapartiolaiset Puskapartiolaiset, Ikonen Ossi Savijärven Kartano Scoutkåren Åfararna, Patricia Borgman Sibbo Marthaförening Sibbo marthaförening Elisabet Lundström Sibbo marthaförening Solveig Krogell Sibbo Marthaförening, Lisbeth Lundström Sibbo Sjvf. Henrik Enholm X Sibbo Sjvf. Lasse Karjalainen X Sibbo Skytte Gille Tom Sved Sibbo Skytte Gille Kristian Torsell Sibbo Skyttegille rf Elof Juselius Sibbo Skyttegille rf Curt Sjöblom Sibbo Skärgårds jf Sibbo Svenska Pensionärsförening rf Kurt Ragnar Karlsson Sipoon Eläkkeensaaajat ry Juha Huotari Sipoon Eläkkeensaajat ry Juha Huotari Sipoon Han Moo Do ry Harri Huusko Sipoon Jouset Frej Mattsson Sipoon Kanoottiklubi ry Gabriel Waller Sipoon Kanoottiklubi ry Lasse Mäki-Kahra Sipoon kunta Anne Laitinen Sipoon kunta Carola Juselius X Sipoon kunta/liikuntapalvelut Piritta Forsell X Sipoon Martat Sipoon Martat, Marja Björkell Sipoon Menomartat Sari Rouvasto-Erikson Sipoon Metsänhoitoyhdistys ry Jessica Karlsson Sipoon Metsästyskoirayhdistys ry Jessica Karlsson X Sipoon MLL Eva Kuntsi Sipoon Moottorikerho ry Petri Konttila Sipoon Moottorikerho ry Daisy Ek Sipoon Myyrät -79 ry Kari-Pekka Mankinen Sipoon Reserviläiset, Ossi Ikonen Sipoon Sjvf jf Sipoon tukikoirat Tea Lindström Sipoon Wolf Ry Jari Korpimäki Sipoon Wolf Ry Marko Ikävalko Sipoonkorven Luontoyrittäjät ry Juhana Rytioja Spjutsund jf Suomen Uudenmaan piiri pj. Timo Tanner X Suomen Uudenmaan piiri tj. Mauno Mynttinen X Suomen Uudenmaan piiri vpj. Timo Minkkinen Suursuon Tennisseura ry Mika Kesti-Helia Söderkulla Sulkapallo-Badminton rf Christoffer Andersson Södra Paipis marthakrets Ann-Mari Skogster Talman Urheiluseura ry Markus Halme Talman Urheiluseura ry Juha Kopra Taus Träskberga Träskby marthakrets Ritva Wickholm Uf Kamraterna rf Niklas Lindqvist Uf Kamraterna rf Ian Nordman

3 3 (6) Vänner av Hembygden i Sydöstra Sibbo rf Västra Paipis jf Yhdistys Ådalens If rf Ådalens If rf Åfararna Östersundom jf Östersundom marthakrets Patrick Lindblad Michaela Lindqvist Kia Lehmusvuori Britt-Marie Lindqvist 1. KOKOUKSEN AVAUS JA JÄRJESTÄYTYMINEN Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin SML :n puheenjohtaja Timo Tanner ja sihteeriksi, toiminnanjohtaja Mauno Mynttinen. 2. TODETAAN KOKOUKSEN OSANOTTAJAT JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen sihteeri toimittaa nimenhuudon ja todetaan paikallaolijat Todettiin paikallaolijat (12 henkilöä) 3. ERÄTULITOIMIKUNNAN / OSANOTTAJIEN TÄYDENTÄMINEN. Keskustellaan mitä järjestöjä ja yhteisöjä voisi olla kiinnostuneita tulemaan mukaan tapahtumaan. Tapahtumaan osallistuvat yhdistyksen täyttävät ilmoittautumislomakkeen. (Liite 1) Lisättiin uudet osallistujat, osallistujaluetteloon osallistujalistan mukaan. 4. TAPAHTUMAN PÄIVÄMÄÄRÄ, AUKIOLOAIKA JA PAIKKA Erätulipaikka on Nikkilän Sydän, osoite on Iso Kyläntie 12 Sipoo. Erätulipäiväksi sovittiin, lauantai klo 14:00-18:00. Joulun avajaiset Nikkilässä vietetään samanaikaisesti Erätulien yhteydessä. 5. ERÄTULIEN TALOUS Suomen ja Sipoon kunta ovat sopineet tapahtuman talousarvion. Kunta luovuttaa tilat tapahtumaan veloituksetta. Erätulitoimikunnan mukaan hyväksymille järjestöille ei tule mitään paikkakustannuksia, jokainen vastaa ainoastaan omista talkoo-, ruokailu- ym. kuluistaan. Jokainen järjestö voi esitellä tapahtumassa toimintaansa ja myydä omia tuotteitaan toimintansa tukemiseksi. Kenellekään ei makseta korvauksia tai palkkioita. Tapahtumaan on vapaa pääsy, eikä pysäköintimaksuja peritä. 6. ERÄTULIEN OHJELMA Ohjelmaan liittyy mm seuraavia kokonaisuuksia: suojelija, Sipoon kunta / kunnanhallitus / johtoryhmää esittää suojelijan juhlapuhuja, Sipoon kunta / kunnanhallitus / johtoryhmää esittää juhlapuhujan fanfaarien puhaltaja etsiminen aloitettu juontajan etsiminen aloitettu lasten ohjelmaa hirvenlihahuutokauppa selvityksen alaisena tuotemyyntiä

4 4 (6) erätulien sytyttäjät (jokainen järjestö ja yhteisö, nimeää sytyttäjänsä). ohjelma ja kutsukortti Erätulien suojelijan haku vielä kesken Juontaja valinta kunnossa Juhlapuhujan haku vielä kesken Fanfaarin soittaja selvillä Tilaisuudessa on lasten ohjelmaa Hirvenlihahuutokauppa selvitellään vielä Tilaisuudessa suoritetaan tuotemyyntiä eri toimijoiden toimesta Erätulien sytyttäjät selviävät myöhemmin Erätulien ohjelma ja kutsukortin sisältö selviävät myöhemmin materiaalit ohjelmaan ja kutsukorttiin viimeistään pohjakartan kokoaja Carola Juselius sähkön saanti ja tarve selvitetään myöhemmin äänentoiston hoitaa Carola Juselius pelastussuunnitelman laatii Carola Juselius 7. ERÄTULIEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT, Keskustellaan seuraavista Erätulien tehtävistä ja vastuista: Tapahtumassa tarvitaan kolme rakotulta. Rakotulipuiden pituus on noin kolme metriä. Lisäksi tarvitaan niin sanottuja jätkänkynttilöitä niin monta kuin on tapahtumaan osallistuvia järjestöjä, käytännössä useita kymmeniä. Rakotulet ja jätkänkynttilät sekä linnunpönttöjen sorvauspuut hankkii Sipoon Riistanhoitoyhdistys. Muita tehtäviä, jotka Sipoon kunta hoitaa Järjestyksen valvonta Liikenteenohjaus Äänentoisto Turvallisuussuunnitelma Pelastussuunnitelma Tarvittavat pöydät, sisätiloissa Lattioiden suojaus Uudenmaan Erätulet Sipoo 2017 tapahtuman rakennustalkoopäiviksi sovittiin, perjantai klo 17:00 ja jatketaan tarvittaessa aamupäivän ajan Tapahtuman tilat, sisällä ja ulkona, tarvittavat pöydät ja lattiansuojaus näyttelyhallissa. Erä- ja luontoaiheinen näyttely, jokainen järjestö rakentaa ja purkaa oman osastonsa. Tapahtuman jälkeen jokainen hoitaa pois tavaransa ja roskat pois paikaltansa. Nimetään vastuuhenkilö. Erätulien rakovalkeiden rakennus ja jätkänkynttilöiden asennus erätulipaikalle. Vastuutoimija asiassa Sipoon Riistanhoitoyhdistys Ruokailun järjestämisoikeus ja hinta, leipä / levite / juusto + juoma (5 Raasepori 2016) Ruokailun järjestäjäksi esitettiin Sipoon Martat Makkaran myynnin järjestämisoikeus ja hinta ("Lihaisa" makkara 2 Raasepori 2016) Esitettiin makkaranmyyjäksi Sipoon teatteria

5 5 (6) Lettujen/vohvelien myynnin järjestämisoikeus ja hinta (Lettu/vohveli 2 Raasepori 2016) Letunmyyntiin esitettiin Sipoon Partiolaiset Kahvituksen järjestämisoikeus ja hinta (Kahvi ja makea/suolainen 2,50 Raasepori 2016) Kahvituksen järjestäjäksi esitettiin Sipoon Martat Äänentoisto ja vastuuhenkilö tapahtumapaikalla Vastuuhenkilö Carola Juselius Yleisötilaisuuden järjestäminen / luvat Sipoon kunta / Suomen Tilaisuuden lupa-asiat hoitaa Sipoon kunta vastuuhenkilö Carola Juselius 8. TIEDOTUS SML toimittaa Sipoon kunnalle esityksen ulkomainoksen tekstityksestä ja ulkoasusta hyväksymistä varten, jonka jälkeen valmistetaan kunnalle 3-4 isoa Uudenmaan Erätulet Sipoossa 2017 ulkomainosta veloituksetta. Ulkomainokset toimitettu kunnalle hyväksymisen jälkeen. SML toimittaa myös Sipoon kunnalle Erätulien tarra-mainoksia. Ulkoasu ja tekstitys toimitetaan kuitenkin ensin kunnalle hyväksymistä varten. Tarrat toimitettu kunnalle hyväksymisen jälkeen. Tapahtuman järjestely vaatii seuraavia tiedotusasioita: tiedotustilaisuudet lehdistö, radio ja TV erätuliopasteiden asennus ryhmään nimetään: tiedote Sipoon kunnan www sivuille ja tapahtumakalenteriin merkintä tapahtumasta tiedote SML Uudenmaan piirin www sivuille tietoa tapahtumasta jokaisen mukana olevan tahon tiedottaminen omissa lehdissä ja www sivuilla piirustuskilpailu, kutsukortin kansikuvasta (Sipoon kunnan ala-asteen kouluilla) SML Uudenmaan piirin 200,00 luokka stipendi 6 luokkien haettavaksi Lehdistö ja radion yhteydet, vastuuhenkilö, Carola Juselius Tilaisuudesta tiedotuslinkit Sipoon kunnan ja SML Uudenmaan piirin kotisivuille Stipendi ja piirustuskilpailun yhteyshenkilö Carola Juselius 9. TILAVARAUKSET ULKOALUEILLA JA SISÄTILOISSA Käydään läpi sisä- ja ulkotilojen tilavarauksien tämänhetkinen tilanne (Liite 4). Tilavaraukset hoitaa Sipoon kunta, vastuuhenkilö Carola Juselius 10. MUUT ASIAT Tärkeitä yhteystietoja lomake, Täydennetään tietoja (Liite 3). SML Uudenmaan piirin kotisivulle Erätuliin ilmoittautumista varten kaavake (liite 1)

6 6 (6) 11. SEURAAVA ERÄTULITOIMIKUNNAN KOKOUS Seuraava kokous Nikkilän Sydän, osoite on Iso Kyläntie 12 Sipoo klo 18: KOKOUKSEN PÄÄTÖS. SML :n puheenjohtaja Timo Tanner päätti kokouksen klo 19:25 Timo Tanner Mauno Mynttinen puheenjohtaja toiminnanjohtaja