Vacon Oyj:n varsinainen yhtiökokous 2014

Transkriptio

1 Vacon Oyj:n varsinainen yhtiökokous 2014 Aika torstaina klo Paikka Åbo Akademin Akademi-sali, Academill, Rantakatu 2, Vaasa Esityslista 1. KOKOUKSEN AVAAMINEN 2. KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN 3. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKUN VALVOJIEN VALITSEMINEN 4. KOKOUKSEN LAILLISUUDEN TOTEAMINEN 5. LÄSNÄ OLEVIEN TOTEAMINEN JA ÄÄNILUETTELON VAHVISTAMINEN 6. VUODEN 2013 TILINPÄÄTÖKSEN, TOIMINTAKERTOMUKSEN JA TILINTARKASTUSKERTOMUKSEN ESITTÄMINEN Toimitusjohtajan katsaus 7. TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN 8. TASEEN OSOITTAMAN VOITON KÄYTTÄMINEN JA OSINGONMAKSUSTA PÄÄTTÄMINEN Yhtiön taseen mukaan emoyhtiöllä on jakokelpoisia varoja yhteensä noin 76,6 miljoonaa euroa, josta tilikauden 2013 voitto on noin 23,7 miljoonaa euroa. Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokuntansa suosituksen mukaisesti, että emoyhtiön vuoden 2013 voitosta maksetaan osinkoa 1,30 euroa osakkeelta ja jäljelle jäävä osa tilikauden voitosta siirretään kertyneisiin voittovaroihin. Ehdotuksen mukaan osinkoihin käytettäisiin yhteensä noin 19,8 miljoonaa euroa. Osinkoa ei makseta täsmäytyspäivänä yhtiön omistamien omien osakkeiden perusteella. Osinko maksetaan osakkeenomistajille, jotka osingonmaksun täsmäytyspäivänä ovat merkittyinä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää, että osinko maksetaan VASTUUVAPAUDESTA PÄÄTTÄMINEN HALLITUKSEN JÄSENILLE JA TOIMITUSJOHTAJALLE 10. HALLITUKSEN JÄSENTEN PALKKIOISTA PÄÄTTÄMINEN Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan suosituksen mukaisesti hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että vuoden 2015 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka kestäväksi toimikaudeksi valittaville hallituksen jäsenille maksetaan peruspalkkiona euroa kuukaudessa ja lisäpalkkiona enintään euroa kuukaudessa. Lisäpalkkio määräytyy konsernin liikevaihdon ja liikevoiton kehityksen perusteella tilikauden 2014 aikana. Hallituksen puheenjohtajalle ehdotetaan maksettavaksi hallituksen jäsenten perus- ja lisäpalkkio kaksinkertaisena. Lisäksi ehdotetaan maksettavaksi 500 euron kokouskohtainen palkkio hallituksen pysyvien valiokuntien jäsenille heidän osallistumisestaan valiokuntien kokouksiin. Hallituksen jäsenten matkakulut ehdotetaan korvattavaksi yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

2 11. OSAKKEENOMISTAJIEN NIMITYSTOIMIKUNNAN PERUSTAMINEN Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous päättää perustaa pysyvän osakkeenomistajien nimitystoimikunnan, jonka tehtävänä on jatkossa valmistella hallituksen jäsenten valintaa ja palkitsemista sekä nimitystoimikunnan jäsenten palkitsemista koskevat ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle. Lisäksi hallitus ehdottaa, että yhtiökokous hyväksyy osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestyksen. Ehdotuksen mukaan nimitystoimikunta koostuu yhtiön neljän suurimman osakkeenomistajan edustajasta sekä lisäksi yhtiön hallituksen puheenjohtajasta. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus on niillä neljällä osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä on Euroclear Finland Oy:n pitämän yhtiön osakasluettelon perusteella suurin seuraavaa varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden elokuun 31. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja, joka on hajauttanut omistustaan esimerkiksi useisiin rahastoihin ja jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ottaa nämä omistukset huomioon ilmoittaessaan omistusosuutensa muutoksista, esittää viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden elokuun 30. päivänä yhtiön hallituksen puheenjohtajalle asiaa koskevan kirjallisen pyynnön, lasketaan tällaisen osakkeenomistajan useisiin rahastoihin tai rekistereihin merkityt omistukset yhteen ääniosuutta laskettaessa. Lisäksi osakkeenomistajien ryhmän, joka on sopinut yhteisen edustajan nimittämisestä nimitystoimikuntaan, omistukset lasketaan yhteen ääniosuutta laskettaessa. Edellytyksenä tällöin kuitenkin on, että kyseiset osakkeenomistajat esittävät yhteisen kirjallisen pyynnön asiasta ja kopion sopimuksesta yhtiön hallituksen puheenjohtajalle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden elokuun 30. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, oikeus siirtyy seuraavaksi suurimmalle omistajalle, jolla muutoin ei olisi nimeämisoikeutta. Nimitystoimikunnan ensimmäisen kokouksen koollekutsujana toimii yhtiön hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen puheenjohtaja toimii nimitystoimikunnan puheenjohtajana, kunnes nimitystoimikunta on valinnut keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitystoimikunnan on annettava ehdotuksensa yhtiön hallitukselle vuosittain, viimeistään seuraavaa varsinaista yhtiökokousta edeltävän tammikuun 31. päivänä. 12. HALLITUKSEN JÄSENTEN LUKUMÄÄRÄSTÄ PÄÄTTÄMINEN Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan suosituksen mukaisesti hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että vuoden 2015 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka kestäväksi toimikaudeksi yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan seitsemän. 13. HALLITUKSEN JÄSENTEN VALITSEMINEN Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan suosituksen mukaisesti hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että vuoden 2015 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka kestäväksi toimikaudeksi hallituksen jäseniksi valitaan uudelleen Pekka Ahlqvist, Jari Eklund, Jan Inborr, Juha Kytölä, Panu Routila ja Riitta Viitala ja hallituksen uudeksi jäseneksi valitaan Jari Koskinen. Hallituksen nykyinen varapuheenjohtaja Mika Vehviläinen on ilmoittanut, ettei hän ole käytettävissä valittaessa hallituksen jäseniä vuoden 2014 yhtiökokouksessa. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat suostuneet tehtävään ja ilmoittaneet, että mikäli he tulevat valituiksi, heidän tarkoituksenaan on nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan suosituksen mukaisesti valita hallituksen puheenjohtajaksi Panu Routila ja varapuheenjohtajaksi Jari Eklund.

3 Jari Koskista ei katsota riippumattomaksi yhtiöstä, koska hän on työsuhteessa yhtiöön, mutta pyynnöstään tutkimusvapaalla ja vapautettu työntekovelvoitteesta yhtiössä lähtien. Panu Routilaa ei katsota riippumattomaksi yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista, koska hän on toimitusjohtajana Ahlström Capital Oy:ssä, jonka tytäryhtiö AC Invest Three B.V. on Vacon Oyj:n merkittävä osakkeenomistaja. Muut ehdolla olevat henkilöt ovat riippumattomia sekä yhtiöstä että sen merkittävistä osakkeenomistajista. Kaikkien ehdotettujen henkilöiden CV:t ovat saatavina yhtiön Internet-sivuilta ( Hallituksen ehdotusta kannattavat osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 10 prosenttia yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä. 14. TILINTARKASTAJAN PALKKIOSTA PÄÄTTÄMINEN Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokuntansa suosituksen mukaisesti yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan. 15. TILINTARKASTAJIEN LUKUMÄÄRÄSTÄ PÄÄTTÄMINEN JA TILINTARKASTAJAN VALITSEMINEN Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokuntansa suosituksen mukaisesti yhtiökokoukselle, että tilintarkastajien lukumääräksi vahvistetaan yksi. Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokuntansa suosituksen mukaisesti yhtiökokoukselle, että toimikaudeksi, joka päättyy vuoden 2015 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, valitaan tilintarkastajaksi uudelleen PricewaterhouseCoopers Oy, joka on ilmoittanut KHT Markku Katajiston toimivan päävastuullisena tilintarkastajana. 16. OSAKKEEN JAKAMINEN ELI OSAKKEIDEN LUKUMÄÄRÄN LISÄÄMINEN MAKSUTTOMALLA OSAKEANNILLA Hallitus ehdottaa, että yhtiön osakkeiden lukumäärää lisätään antamalla osakkeenomistajille maksutta uusia osakkeita omistusten mukaisessa suhteessa siten, että kutakin osaketta kohden annetaan yksi (1) uusi osake. Kokouskutsun päivämäärän mukaisen osakkeiden lukumäärän perusteella uusia osakkeita annetaan siten yhteensä kappaletta, joten maksuttoman osakeannin jälkeen yhtiön osakkeita on yhteensä kappaletta. Osakeanti toteutetaan arvo-osuusjärjestelmässä eikä se vaadi osakkeenomistajilta toimenpiteitä. Oikeus osakeannissa annettaviin osakkeisiin on osakkeenomistajalla, joka on osakeannin täsmäytyspäivänä merkittynä osakkeenomistajaksi yhtiön osakasluetteloon. Uudet osakkeet tuottavat osakkeenomistajien oikeudet arviolta lukien, kun ne on rekisteröity kaupparekisteriin. Uudet osakkeet on tarkoitus ottaa julkisen kaupankäynnin kohteeksi ja liittää arvo-osuusjärjestelmään arviolta Uudet osakkeet eivät tuota oikeutta varsinaisessa yhtiökokouksessa päätettävään osinkoon tilikaudelta HALLITUKSEN VALTUUTTAMINEN PÄÄTTÄMÄÄN OMIEN OSAKKEIDEN HANKKIMISESTA Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti: Hankittavien omien osakkeiden lukumäärä on enintään osaketta, mikä vastaa noin 9,2 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla. Yhtiö ei voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa millään hetkellä enempää kuin 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista.

4 Omia osakkeita voidaan hankkia hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan. Osakkeiden hankinnassa noudatetaan NAS- DAQ OMX Helsinki Oy:n ja Euroclear Finland Oy:n sääntöjä. Hallituksella on oikeus päättää omien osakkeiden hankinnan tavasta ja muista ehdoista. Hankinnassa voidaan käyttää muun ohessa johdannaisia. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta). Valtuutus on voimassa saakka. Valtuutus kumoaa yhtiökokouksen antaman valtuutuksen omien osakkeiden hankkimisesta. Mikäli yhtiökokous hyväksyy edellä kohdan 16 mukaisen maksuttoman osakeannin, valtuutuksen kohteena olevien osakkeiden lukumäärä lisääntyy siten, että valtuutus koskee enintään yhtiön oman osakkeen hankkimista. 18. HALLITUKSEN VALTUUTTAMINEN PÄÄTTÄMÄÄN OSAKEANNISTA Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään osakeannista seuraavasti: Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään osaketta, mikä vastaa 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Hallituksella on oikeus päättää kaikista osakeannin ehdoista. Osakeanti voi tapahtua suunnatusti. Valtuutus sisältää myös hallituksen oikeuden myydä tai muutoin luovuttaa yhtiön tai sen tytäryhtiöiden hallussa olevia omia osakkeita. Valtuutus on voimassa saakka ja se kumoaa yhtiökokouksen antaman osakeantivaltuutuksen. Mikäli yhtiökokous hyväksyy edellä kohdan 16 mukaisen maksuttoman osakeannin, valtuutuksen kohteena olevien osakkeiden lukumäärä lisääntyy siten, että valtuutus koskee enintään yhtiön osakkeen antamista. 19. HALLITUKSEN VALTUUTTAMINEN PÄÄTTÄMÄÄN LAHJOITUSTEN ANTAMISESTA Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutetaan päättämään yhteensä enintään euron lahjoitusten antamisesta. Lahjoitukset voidaan antaa yhdessä tai useammassa erässä. Hallitus päättää lahjoitusten saajista, määristä ja ehdoista. Valtuutus on voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. 20. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN LIITE: Vacon Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestys

5 LIITE: Vacon Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestys 1. NIMITYSTOIMIKUNNAN TARKOITUS Vacon Oyj:n (jäljempänä Yhtiö ) osakkeenomistajien nimitystoimikunta (jäljempänä Toimikunta ) on Yhtiön osakkeenomistajien toimielin, jonka tehtävänä on vuosittain valmistella hallituksen jäsenten valintaa ja palkitsemista sekä Toimikunnan jäsenten palkitsemista koskevat ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle. Toimikunnan päätehtävänä on varmistaa, että hallituksella ja sen jäsenillä on Yhtiön tarpeita vastaava riittävä asiantuntemus, osaaminen ja kokemus. Toimikunnan on noudatettava toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä sovellettavaa muuta säännöstöä, kuten esimerkiksi arvopaperipörssin sääntöjä ja Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia (Corporate Governance Code). Toimikunnan työjärjestys sääntelee toimikunnan nimittämisen ja kokoonpanon sekä määrittelee toimikunnalle kuuluvat tehtävät ja vastuualueet. 2. TOIMIKUNNAN JÄSENTEN NIMITTÄMINEN JA KOKOONPANO Toimikunta koostuu viidestä jäsenestä, joista neljä edustaa Yhtiön neljää suurinta osakkeenomistajaa laskettuna Yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä seuraavaa varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden elokuun 31. päivänä. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja toimii Toimikunnan viidentenä jäsenenä. Yhtiön suurimmat osakkeenomistajat 31. elokuuta määräytyvät Euroclear Finland Oy:n pitämän Yhtiön osakasluettelon perusteella. Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on pyytää 31. elokuuta mukaisen osakeomistuksen mukaisesti neljää suurinta osakkeenomistajaa kutakin nimeämään yhden jäsenen Toimikuntaan. Mikäli kahdella näistä osakkeenomistajista on sama määrä osakkeita ja ääniä eikä molempien osakkeenomistajien nimeämää jäsentä voida nimittää, asia ratkaistaan arvalla. Mikäli osakkeenomistaja, joka on hajauttanut omistustaan esimerkiksi useisiin rahastoihin ja jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ottaa nämä omistukset huomioon ilmoittaessaan omistusosuutensa muutoksista, esittää viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden elokuun 30. päivänä Yhtiön hallituksen puheenjohtajalle asiaa koskevan kirjallisen pyynnön, lasketaan tällaisen osakkeenomistajan useisiin rahastoihin tai rekistereihin merkityt omistukset yhteen ääniosuutta laskettaessa. Mikäli osakkeenomistajien ryhmä on sopinut yhteisen edustajan nimittämisestä nimitystoimikuntaan, heidän omistuksensa lasketaan yhteen ääniosuutta laskettaessa. Edellytyksenä tällöin kuitenkin on, että kyseiset osakkeenomistajat esittävät yhteisen kirjallisen pyynnön asiasta ja kopion sopimuksesta Yhtiön hallituksen puheenjohtajalle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden elokuun 30. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, oikeus siirtyy seuraavaksi suurimmalle omistajalle, jolla muutoin ei olisi nimeämisoikeutta. Hallituksen puheenjohtaja kutsuu Toimikunnan ensimmäisen kokouksen koolle ja toimii Toimikunnan puheenjohtajana, kunnes Toimikunta on valinnut keskuudestaan puheenjohtajan, jonka kutsusta Toimikunta jatkossa kokoontuu.

6 Yhtiön on julkistettava Toimikunnan kokoonpano pörssitiedotteella, kun Toimikunnan jäsenet on nimitetty ja puheenjohtaja on valittu. Osakkeenomistajan nimeämän jäsenen on erottava Toimikunnasta, jos kyseinen osakkeenomistaja luovuttaa yli puolet nimeämisoikeuden ratkaisseen elokuun 31. päivän mukaisesta osakeomistuksestaan eikä luovutuksen seurauksena enää ole Yhtiön kymmenen suurimman osakkeenomistajan joukossa. Toimikunta voi nimittää uuden jäsenen ennenaikaisesti vapautuneelle paikalle ja mikäli Toimikunnan jäsenten lukumäärä laskee alle kolmeen jäsenten toimikauden aikana, Toimikunnan on päätettävä uusien jäsenten nimittämisestä. Toimikunnan on tarjottava täytettäviä paikkoja ääniosuuden suuruusjärjestyksessä Yhtiön niille osakkeenomistajille, jotka eivät ole nimenneet jäsentä Toimikuntaan. Ääniosuuden suuruusjärjestys määräytyy nimeämispyynnön esittämispäivänä Yhtiön osakasluettelossa olevien omistustietojen perusteella. Toimikunta on perustettu toimimaan toistaiseksi. Toimikunnan jäsenten toimikausi päättyy vuosittain uuden Toimikunnan nimitykseen. 3. TOIMIKUNNAN TEHTÄVÄT Toimikunnan tehtäviin kuuluu a) valmistella ja esitellä varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotus hallituksen jäsenten palkitsemisesta niin hallitustyössä kuin hallituksen valiokunnissakin sekä ehdotus nimitystoimikunnan jäsenten palkitsemisesta; b) valmistella ja esitellä varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotus hallituksen jäsenten lukumääräksi; c) valmistella ja esitellä varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotus hallituksen jäseniksi; ja d) etsiä hallituksen jäsenten seuraajaehdokkaita. 4. PÄÄTÖKSENTEKO Toimikunta on päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet sen jäsenistä. Toimikunta ei saa tehdä päätöstä, ellei kaikille jäsenille ole varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn ja kokoukseen. Toimikunnan on tehtävä päätöksensä yksimielisesti. Mikäli yksimielisyyttä ei saavuteta, jäsenet voivat esittää omat ehdotuksensa varsinaiselle yhtiökokoukselle yksin tai yhdessä Toimikunnan muiden jäsenten kanssa. Kaikista Toimikunnan päätöksistä on laadittava pöytäkirja. Pöytäkirja on päivättävä, numeroitava ja säilytettävä luotettavalla tavalla. Puheenjohtaja ja vähintään yksi Toimikunnan jäsen allekirjoittavat pöytäkirjan. 5. TOIMIKUNNAN PUHEENJOHTAJAN TEHTÄVÄT Toimikunnan puheenjohtajan on ohjattava Toimikunnan työskentelyä siten, että Toimikunta saavuttaa sille asetetut tavoitteet tehokkaasti ja ottaa huomioon osakkeenomistajien odotukset sekä Yhtiön edun. Toimikunnan puheenjohtaja a) kutsuu koolle Toimikunnan kokoukset, valmistelee kokouksen asialistan ja kokousmateriaalin sekä toimii kokouksissa puheenjohtajana; b) valvoo, että Toimikunnalle suunnitellut kokoukset toteutuvat sovitun aikataulun mukaisesti; ja c) kutsuu koolle ylimääräisiä kokouksia tarvittaessa ja joka tapauksessa 14 päivän kuluessa Toimikunnan jäsenen esittämästä pyynnöstä. 6. HALLITUKSEN KOKOONPANOA KOSKEVAN EHDOTUKSEN VALMISTELU Toimikunta valmistelee ehdotuksen hallituksen kokoonpanoksi Yhtiön varsinaiselle yhtiökokoukselle.

7 Jokainen Yhtiön osakkeenomistaja voi tästä riippumatta kuitenkin tehdä oman ehdotuksensa suoraan varsinaiselle yhtiökokoukselle osakeyhtiölain mukaisesti. Toimikunnan on otettava hallituksen kokoonpanoa koskevan ehdotuksen valmistelussaan huomioon myös kulloinkin Yhtiötä koskevan hallinnointikoodin riippumattomuusvaatimukset sekä hallinnointikoodin mukaisesti tehdyn vuosittaisen hallituksen toiminnan arvioinnin tulokset. Toimikunta voi myös käyttää yhtiön hyväksymin kustannuksin ulkopuolista asiantuntijaa sopivien ehdokkaiden löytämiseksi ja arvioimiseksi. 7. HALLITUKSEN JÄSENTEN PÄTEVYYS Yhtiön hallituksella on oltava riittävä asiantuntemus, osaaminen ja kokemus Yhtiön toimialaan, teknologiaan ja liiketoimintaan kuuluvissa asioissa. Hallituksella on kollektiivina oltava riittävä osaaminen ja pätevyys erityisesti a) Yhtiön toimialaan, teknologiaan ja liiketoimintaan liittyvistä asioista; b) vastaavankokoisen julkisen osakeyhtiön johtamisesta; c) konserni- ja taloushallinnosta; d) strategiasta ja yritysjärjestelyistä; e) sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta; sekä f) hyvästä hallintotavasta (corporate governance). 8. EHDOTUKSET VARSINAISELLE YHTIÖKOKOUKSELLE Toimikunnan on toimitettava ehdotuksensa Yhtiön hallitukselle vuosittain viimeistään 31. tammikuuta ennen seuraavaa varsinaista yhtiökokousta. Toimikunnan ehdotukset julkaistaan pörssitiedotteella ja sisällytetään yhtiökokouskutsuun. Toimikunta myös esittää ja perustelee ehdotuksensa sekä antaa toiminnastaan selvityksen varsinaiselle yhtiökokoukselle. 9. LUOTTAMUKSELLISUUS Toimikunnan jäsenten sekä heidän edustamiensa osakkeenomistajien on pidettävä varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäviä ehdotuksia koskevat tiedot luottamuksellisina, kunnes Toimikunta on tehnyt lopulliset ehdotuksensa ja Yhtiö on julkistanut ne. Toimikunnan jäsenten ja heidän edustamiensa osakkeenomistajien salassapitovelvoite kattaa myös muut Toimikunnan toiminnassa saadut luottamukselliset tiedot ja on kunkin tiedon osalta voimassa, kunnes Yhtiö on julkistanut kyseisen tiedon. Toimikunnan puheenjohtaja voi harkintansa mukaan esittää Yhtiön hallitukselle, että Yhtiö solmii erilliset salassapitosopimukset osakkeenomistajien tai heidän nimeämiensä Toimikunnan jäsenten kanssa. 10. TYÖJÄRJESTYKSEN MUUTTAMINEN, MÄÄRÄPÄIVÄT JA KIELI Toimikunnan on tarkistettava tämän työjärjestyksen sisältö vuosittain ja ehdotettava mahdolliset muutokset esimerkiksi Toimikunnan jäsenten määrässä tai valintaprosessissa varsinaiselle yhtiökokoukselle sen hyväksyttäväksi. Toimikunta on valtuutettu tekemään tähän työjärjestykseen tarpeen vaatiessa teknisluonteisia päivityksiä ja muutoksia. Mikäli tässä työjärjestyksessä mainittu määräpäivä ei ole arkipäivä, tulkitaan työjärjestyksessä tarkoitettavan viimeistä sitä edeltävää arkipäivää. Työjärjestys on laadittu suomen- ja englanninkielisenä. Mahdollisessa ristiriitatilanteessa suomenkielinen versio on määräävä.